Arqueo de Caja

El Arqueo de Caja (también conocido como Cierre de Caja) es uno de los procesos más importantes del control diario. Esta función permite verificar y registrar todos los movimientos económicos realizados durante la jornada en el punto de venta.

¿Qué es?

Es el proceso mediante el cual se compara el dinero físico o virtual que hay en la caja al final del día (o turno), con el total de transacciones registradas en el sistema. Este cierre permite saber si el dinero cuadra y detectar errores, faltantes o excesos.

¿Qué se incluye en el Arqueo?

• Ventas realizadas, agrupadas por forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)

• Pagos por ejemplo los pagos que se realizan a proveedores, o retiradas de dinero para comprar consumibles, etc...

• Ingresos  de cuentas de cliente (cobro de deudas)

• Apertura inicial de caja dinero con el que empezamos la caja

• Comprobación de la retirada de caja

¿Por qué es clave?

• Garantiza el control de todos los movimientos económicos del día.

• Permite detectar errores, robos o descuadres.

• Es el punto de partida para los informes de ventas, ingresos y contabilidad diaria.

• Facilita la rendición de cuentas por parte de cada empleado o turno.

Beneficios

• Mayor transparencia y seguridad en la gestión del efectivo.

• Registro completo y detallado de todas las transacciones.

• Reducción de errores contables y conflictos entre empleados.

• Base sólida para auditorías internas o externas.

Importante contar todo el efectivo : billetes y monedas.
No contarlo todo, conllevará a problemas de cierre de caja. Existen herramientas que facilitan el control de la caja, desde las soluciones más completas Cajones Inteligentes, hasta Contadores de Billetes y de Monedas.

Para acceder al arqueo de caja lo haremos desde el menú de Control y Gestión:

Arqueo Simple (No Contar)

Utilizamos la función de No Contar de la pantalla de Arqueo, es la forma más rápida para realizar el arqueo.

Para realizar el Arqueo Simple se utiliza la opción de No Contar dentro de Arqueo.

Cómo...

1.-Una vez dentro de Arqueo pulsar en el botón F2 No Contar (nos mostrara el total de efectivo, albaranes...)

2- El cursor se queda en el cambio siguiente por si queremos modificarlo o confirmarlo.

3.-Pulsamos F8 Finalizar arqueo. 

4.- Al pulsar en F8 Finalizar arqueo nos sale una pantalla informando de cómo queremos imprimirlo. 3 opciones

• Ticket 
• Listado
• Cancelar, no queremos imprimir

El Arqueo Simple o No Contar, no es el sistema recomendado!  Porque no utilizamos las herramientas que facilita el programa para realizar el arqueo. Cómo no se cuenta la caja el programa no guarda el descuadre si lo hay.

Arqueo Recomendado (Contar Caja)

Utilizamos la función de Contar Caja de la pantalla de Arqueo, es la forma recomendada de realizar el arqueo.

Para realizar el Arqueo Recomendado, se utiliza la opción de Contar Caja de la pantalla de Arqueo.

Cómo...

1.- Una vez dentro de Arqueo veremos una apartado de CONTAR CAJA con los tipos de billetes y monedas, en el campo CDAD, indicaremos la cantidad que tenemos de cada tipo.

2.- Una vez hemos indicado todos los billetes y monedas, pulsaremos el botón F5 Arqueo. Este botón solo se activa si introducimos alguna cantidad o si pulsamos el botón F4 Suma Caja.

3.-Al pulsar F5 Arqueo, nos muestra la pantalla con los totales de caja de cada forma de pago que hemos utilizado en este arqueo. En la parte inferior derecha, veremos que nos indica el descuadre. Tendremos dos opciones

Descuadre con cambio: En el caso de tener un cambio anterior en caja, nos indica el descuadre si al contar la caja hemos introducido el importe de ese cambio (es decir hemos sumado absolutamente todo lo que teníamos en el cajón sin separar nada). Si es así el descuadre deberá ser 0. En el caso que ese cambio no se haya indicado en el apartado de contar caja, el descuadre deberá ser igual a ese cambio anterior.

Descuadre sin cambio: Este caso es el contrario del anterior. En el caso de contar todo lo que tenemos en el cajón el descuadre que me indicara es igual al cambio del día anterior. En el caso de no contar el cambio el resultado deberá ser 0.

4.- El cursor se queda en el cambio siguiente por si queremos modificarlo o confirmarlo.

5.-Pulsamos F8 Finalizar arqueo. 

6.- Al pulsar en F8 Finalizar arqueo nos sale una pantalla informando de cómo queremos imprimirlo. 3 opciones

• Ticket 
• Listado
• Cancelar, no queremos imprimir

El Arqueo contando caja, es el sistema recomendado pues utilizamos las herramientas que facilita el programa y guardará toda la información relativa al arqueo, descuadres, cambio y retirada de caja.

Es recomendable tener un Cajón Inteligente, ya que es el mejor dispositivo para la gestión del efectivo. Evita fraudes, detecta billetes falsos, facilita el arqueo de caja. Consulta el siguiente enlace si quieres + Información