Prepara Venta

Prepara venta permite adelantar la preparación de una venta sin que se cierre de forma definitiva en el momento. Es, por  ejemplo, un presupuesto o pedido que se crea con el objetivo de agilizar el proceso de venta cuando el cliente decida formalizar la compra más adelante.

• Define una referencia

Indicar una referencia para la venta a preparar. 

La referencia servirá para poder recuperar la venta preparada a posteriori. Se puede introducir un nombre,  un código... En caso de no indicar ninguna, el software generará una automáticamente. 

• Define el prepara venta sin o con cliente

Las ventas preparadas se pueden generar asignándoles un cliente ya existente o no. No es obligatorio (aunque sí recomendable) asignarlo a un cliente.

Al generar un prepara venta, por defecto  no tienen asignado  ningún cliente. En caso de querer asignar un cliente existen diferentes opciones:

1. Pulsar sobre la lupa del campo Cliente.

     2. Pulsar sobre el botón F6 Cliente que se encuentra en la barra de funciones.

En cualquiera de los 2 casos anteriores, se mostrará un buscador desde la cual buscar el cliente que se quiere asignar al prepara venta. Selecciónalo y pulsa INTRO.

• Seleccionar productos

El sistema admite múltiples métodos de búsqueda para añadir artículos en el prepara venta:

Escáner de código de barras: Escanea el producto para que se añada automáticamente a la grilla.

Código del producto: Se puede indicar el código del artículo, código2, código de proveedor o de asignación. 

Búsqueda por descripción: Es posible escribir el nombre o parte del nombre. El sistema mostrará los resultados y selecciona el producto deseado.

Listado de Artículos: Pulsa en la flecha y aparecerá un buscador de todos los productos existentes en el sistema. Busca el artículo deseado y selecciónalo.

Formato táctil: En caso de trabajar con el formato táctil de la pantalla de ventas, permite seleccionar productos directamente desde  botones de la parte derecha. Con solo tocarlos, se agregan automáticamente al prepara venta, agilizando el proceso.

• Realiza modificaciones

Modificar cantidad:

Al seleccionar un artículo, la cantidad que aparece por defecto será 1 o en caso de haber seleccionado el artículo a través de un código de asignación, aparecerá la cantidad asignada.

Para cambiar la cantidad existen diferentes formas de modificarla.

1. Sitúa el cursor en el campo cantidad de la línea donde está el artículo del que se desea modificar la cantidad. Cambia la cantidad y pulsa Intro.

2. Situado en la línea donde está el artículo del cual se quiera modificar la cantidad, y pulsa la tecla asterisco (*). Aparecerá una pantalla solicitando la nueva cantidad.

Modificar descuento:

En el caso que se deba aplicar un descuento, existen diferentes formas.

1. Sitúa el cursor en el campo %DTO de la línea donde está el artículo del que se desea asignar el descuento. Cambia el descuento y pulsa INTRO.

2. Situado en la línea donde está el artículo del cual se quiera asignar un descuento, pulsa la tecla F7 Descuento.

Aparecerá una pantalla preguntando si el descuento se debe aplicar al artículo seleccionado o a todos los artículos del prepara venta.

Si se quiere aplicar el descuento al artículo seleccionado, hay que pulsar en NO

Si se quiere aplicar un mismo descuento a todos los productos , hay que pulsar SI.

Modificar PVP:

En el caso que se deba cambiar el precio de venta sitúa el cursor en el campo PVP de la línea donde está el artículo del que se desea modificar el precio de venta.  Cambia el  PVP y pulsa Intro.

Modificar Tarifa:

Los productos pueden tener hasta 4 tarifas (precios de venta) diferente. Por defecto, al seleccionar los productos, la tarifa que se aplica es la 1. Pero en el caso en querer aplicar otra tarifa seguiremos los siguientes pasos :

Situado en la línea donde está el artículo del cual se quiera cambiar la tarifa, pulsa la tecla F8 Tarifa.

Aparecerá una pantalla con las diferentes tarifas del producto seleccionado.

Selecciona la tarifa que se quiere aplicar, y a continuación pulsa en Intro o en F8 Apli. Todos:

                  - Intro : la tarifa indicada se aplicará únicamente al producto seleccionado.

                  - F8 Apli. Todos : la tarifa indicada se aplicará a todos los productos del prepara ventas.

Aplicar a TODOS la misma tarifa, no quiere decir que todos los productos se vayan a vender al mismo precio. Quiere decir, que a todos se les aplicará la misma tarifa, pero cada uno de los productos tendrá un precio de venta en dicha tarifa.
Por ejemplo, el producto A en la tarifa 2 tiene un precio de venta de 11€, el producto B en la tarifa 2 tiene un precio de venta de 25€, el producto C en la tarifa 2 tiene un precio de venta de 37€.. en el caso de seleccionar la tarifa 2 y seleccionar TODOS, cada producto pasará a tener su precio de venta correspondiente.

Suprimir línea:

En el caso de haber seleccionado productos y querer eliminar alguna de las líneas, puedes eliminarla de diferentes formas:

1. Sitúa el cursor en  línea que deseas suprimir, y pulsa la tecla SUPR de tu teclado
2. Sitúa el cursor en  línea que deseas suprimir, y pulsa la tecla SUPR de la barra de funciones.

Descartar Venta:

En el caso de haber seleccionado productos y querer eliminar todos los productos , existen diferentes formas

1. Pulsa la tecla escape (ESC) de tu teclado
2. Pulsa la tecla escape (ESC) de la barra de funciones.
   

En cualquiera de los 2 casos anteriores, se mostrará una pantalla de confirmación.

• Guardar el prepara venta

Una vez la venta está preparada, pulsa la tecla + Totalizar para guardar la venta.

En este momento aparecerá una  pantalla de confirmación indicando que la venta se ha guardado.

Generar un prepara venta NO descuenta stock. El stock se descontará en el momento de formalizar la venta.

• Generar Venta

Para generar una venta (factura simplificada, factura ordinaria o albarán) de una venta preparara, deberemos seguir unos pasos :

 

• Indicar el importe entregado por el cliente (no obligatorio)

En caso de querer indicar el importe que entrega el cliente para que el software pueda indicarnos el cambio que deberíamos entregar, en el momento de pulsar + Totaliza, aparecerá el importe de la venta en color azul. En caso de que el cliente entregue un importe superior al de la venta, se puede modificar el valor.  

Para indicar el importe entregado por el cliente, se puede teclear el importe directamente con el teclado numérico del teclado, o en caso de tener pantalla táctil y no querer usar el teclado, se puede indicar el importe entregado y leyenda de billetes y monedas para poder seleccionar el importe entregado.

• Indicar la forma de pago

Al totalizar una venta, por defecto, la forma de pago con la que se finalizará es Efectivo. En caso de querer modificar la forma de pago, existen 2 opciones para realizarlo :

       1. Clicando sobre la forma de pago deseado : 

       2. Clicando en F5 Forma de Pago: Selección de la forma de pago a través de teclado. Al pulsar F5, se activa la casilla de Formas de pago y se debe buscar la forma de pago deseado.

Es importante conocer la afectación que tiene el finalizar una venta con una forma de pago o con otra. 

1. Efectivo

• Sin cliente 

  • Documento generado: Factura simplificada (comúnmente un ticket de venta).
    

  • Salida de stock: La factura simplificada certifica la entrega de productos al cliente (se descuenta el stock de los productos)

• Con cliente

  • Documento generado: Factura Ordinaria. Se emite una factura ordinaria que incluye los datos del cliente (nombre, NIF/CIF, dirección, etc.). 

  • Salida de stock: La factura ordinaria certifica la entrega de productos al cliente (se descuenta el stock de los productos)

2. Visa (Tarjeta de Crédito/Débito)

• Sin cliente (o cliente genérico/anónimo):

  • Documento generado: Factura Simplificada (comúnmente un ticket de venta).
    

  • Salida de stock: La factura simplificada certifica la entrega de productos al cliente (se descuenta el stock de los productos)

• Con cliente (cliente identificado):

  • Documento generado: Factura Ordinaria. Se emite una factura ordinaria que incluye los datos del cliente (nombre, NIF/CIF, dirección, etc.). 

  • Salida de stock: La factura ordinaria certifica la entrega de productos al cliente (se descuenta el stock de los productos)

3. A Crédito

• Obligación: Siempre requiere tener un cliente identificado.

• Documento generado : Factura Ordinaria. Se emite una factura ordinaria que incluye los datos del cliente (nombre, NIF/CIF, dirección, etc.). 

• Afectación:

  • Salida de stock: La factura ordinaria certifica la entrega de productos al cliente (se descuenta el stock de los productos)

  • Deuda generada: El importe de la factura se registra como una deuda del cliente. 
    

  • Cobro: Al haber generado deuda al cliente, el pago se realizará desde el apartado de cuenta de cliente, una vez se reciba el dinero.

4. Albarán

• Obligación: Siempre requiere tener un cliente identificado.

• Documento generado : Albarán de entrega.

• Afectación:

  • Salida de stock: El albarán certifica la entrega de productos al cliente (se descuenta el stock de los productos)

  • Deuda generada: El importe del albarán se registra como una deuda del cliente. 

  • Facturación posterior: Es obligatorio facturar posteriormente el albarán (o agrupar varios albaranes en una única factura). 

  • Cobro: El albarán no es un documento de cobro. El pago se realizará desde el apartado de cuenta de cliente, una vez se reciba el dinero.

Intro Totaliza: Confirmación de datos y se finaliza la venta

Una vez se pulsa Intro Totaliza, aparecerá una última pantalla indicando el cambio que debe entregarse al cliente y confirmando que la venta se ha totalizado.

Una vez se ha finalizado la venta, existen diferentes operaciones que se pueden realizar desde esta misma pantalla como son :

F2 Imprimir factura: imprime el ticket o factura por la impresora de listados

F3 ticket: imprime el ticket por la impresora de tickets

F4 Enviar factura por mail: se solicita el mail del cliente para enviarle la factura por email.

• Desde la pantalla de ventas, pulsaremos TAB o el ratón para acceder a la pestaña
• En el campo referencia podemos Introducir un nombre, código... para que sea mas fácil su búsqueda, si no indicamos nada el programa generara una. Opcionalmente, podemos indicar un cliente. 
• Seleccionaremos los productos como en una venta normal. Ver Realizar una venta
• Para guardar la preparación, pulse + Totaliza.
• El botón F5 Pasar a Venta se usa para realizar la venta de los artículos visualizados. El proceso preguntará si desea conservar la venta preparada como plantilla. La venta preparada se carga automáticamente en la pantalla de Ventas Nº4.
• Advertencia: Si la pantalla de Ventas Nº4 no está vacía al pasar una venta preparada, los artículos se añadirán a los ya existentes.