Verifactu y ticket bai

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title: Verifactu y TicketBAI
scope: Sistemas fiscales de comunicación de ventas a la Agencia Tributaria en Estancos Élite (Verifactu estatal y TicketBAI del País Vasco), su activación, funcionamiento dentro del programa y seguimiento de envíos
consolidated_from: [Verifactu, Sistema_Verifactu_activo, FAQ_Sistema_Verifactu, Ticket_Bai, Qué_es_TicketBAI, Activación_de_TicketBAI, Seguimiento_de_envíos, Incidencias_TicketBAI]

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Verifactu y TicketBAI

Alcance de este documento

Este documento cubre los dos sistemas fiscales de comunicación de ventas a la Agencia Tributaria que soporta Estancos Élite: Verifactu (normativa estatal antifraude) y TicketBAI (obligatorio en el País Vasco). Explica el marco normativo general de cada uno, los requisitos técnicos y el proceso de activación en el programa, cómo funciona dentro de la operativa diaria de ventas, la gestión de subfamilias para excluir productos no facturables, el seguimiento de envíos a Hacienda, la resolución de envíos pendientes y rechazados, y las incidencias más habituales.

Este documento no cubre:

La normativa fiscal en detalle. La información legal que se incluye aquí es orientativa; para dudas normativas debe consultarse con la gestoría o asesoría.
La operativa habitual de venta y su totalización. Ver la documentación de Ventas operativa. La activación de Verifactu o TicketBAI no cambia la forma de trabajar en ventas para el usuario.
Los abonos y rectificaciones sobre ventas. Ver la documentación de Ventas operativa, sección Abonar. Aquí se explica el efecto que tienen los abonos sobre los envíos.
La configuración general del correo electrónico o de los datos de empresa (excepto cuando afectan a la cabecera de los tickets emitidos bajo Verifactu/TicketBAI).

1. Conceptos y marco normativo

1.1 Qué es TicketBAI

TicketBAI es un sistema obligatorio de control fiscal implantado en el País Vasco que regula cómo se deben emitir, registrar y comunicar las ventas realizadas por un negocio. Su objetivo es evitar el fraude fiscal mediante el envío automático de la información de las ventas a la Hacienda foral correspondiente.

Funcionamiento general. Cada venta genera un registro fiscal único. Se crea un fichero TicketBAI asociado a la operación. Este fichero se envía automáticamente a Hacienda. La información queda registrada y no puede ser modificada sin dejar rastro.

Es obligatorio en el País Vasco. Requiere conexión a internet para el envío de los registros. Si no hay conexión, las ventas quedan pendientes de envío.

1.2 Qué es Verifactu

Verifactu es un sistema de control fiscal impulsado por la Agencia Tributaria estatal que regula cómo se deben generar, registrar y conservar las facturas. Forma parte de la normativa antifraude y obliga a utilizar sistemas que garanticen la integridad y trazabilidad de la información.

Funcionamiento general. Cada factura genera un registro interno seguro. Este registro incluye un identificador único. El sistema debe impedir la modificación o eliminación sin registro. La información puede ser enviada o consultada por la Agencia Tributaria.

1.3 Diferencias entre Verifactu y TicketBAI

No son lo mismo, y es habitual que se confundan. Las diferencias principales:

Ámbito. TicketBAI es obligatorio en el País Vasco. Verifactu es una normativa estatal (no aplica en País Vasco ni Navarra ni a contribuyentes del SII).
Envío. TicketBAI envía automáticamente las ventas a Hacienda. Verifactu no siempre implica envío inmediato como TicketBAI: regula sobre todo la integridad de los registros.
Objetivo común. Ambos garantizan que las facturas no puedan manipularse y aseguran la trazabilidad de las operaciones.

1.4 Cuándo entra en vigor Verifactu

La entrada en vigor depende de la forma jurídica del negocio: Sociedades el 1 de enero de 2027; Autónomos el 1 de julio de 2027.

1.5 Quién está obligado a utilizar Verifactu

Todas las sociedades y autónomos que emitan facturas, salvo aquellos que residan en País Vasco o Navarra o estén incluidos en el SII.

Si el negocio está exento, debe ejecutar el Asistente de configuración de Verifactu y seguir las instrucciones para usuarios exentos. El programa solicitará completar una declaración responsable indicando que no se está obligado a cumplir con Verifactu.

1.6 Obligaciones del negocio y errores comunes

Obligaciones generales. Utilizar un sistema de facturación adaptado a la normativa. No manipular ni eliminar facturas indebidamente. Mantener los datos fiscales correctos. Conservar la información durante el periodo legal.

Obligaciones específicas de TicketBAI. Emitir todos los tickets conforme a la normativa. No eliminar ni modificar ventas ya registradas. Asegurar el envío de la información a Hacienda. Mantener los datos fiscales correctamente configurados.

Errores comunes. Confundir Verifactu con TicketBAI. Pensar que siempre hay envío automático (no es así en Verifactu). Usar software no adaptado. No revisar la configuración fiscal. No enviar las ventas pendientes. Problemas de conexión a internet. Configuración incorrecta del certificado digital.

2. Activación y configuración

2.1 Requisitos previos

Para activar tanto Verifactu como TicketBAI se necesita: tener una versión compatible del programa, disponer de certificado digital en formato .PFX o .P12 con contraseña, tener .Net Framework 4.8 o superior instalado, disponer de conexión a internet, y disponer de impresora con capacidad de imprimir códigos QR.

2.2 Certificado digital

El certificado digital se obtiene a través de la gestoría o desde la Agencia Tributaria. Debe entregarse en formato .P12 o .PFX con contraseña.

Caducidad. Los certificados tienen fecha de caducidad. Si el certificado caduca, no se podrán realizar ventas hasta renovarlo. El sistema avisará con antelación cuando el certificado esté próximo a caducar.

2.3 Instalación de .Net Framework 4.8

Si no está instalado se descarga desde: www.soportelkb.com/frame4.8.exe. Si se utilizan sistemas anteriores a Windows 10, puede ser necesario actualizar el equipo.

2.4 Asistente de configuración

Cuando se cumplen todos los requisitos, se ejecuta el Asistente de configuración dentro del software. En cualquier momento se puede volver a ejecutar el asistente pulsando F12 Asistente de configuración desde la pantalla de Verifactu.

2.5 Activación de TicketBAI (procedimiento específico)

Para activar TicketBAI en el programa: se accede a Control y Gestión, se entra en Parámetros, Empresas. Se selecciona la empresa. Se pulsa F6 Configurar TicketBAI.

Una vez activado: aparece un botón de TicketBAI en el menú, se habilita el acceso al seguimiento de envíos, y se activan opciones adicionales en subfamilias.

Comprobación. Aparece un indicador en la parte superior. Aparece un botón con el nombre de la Hacienda correspondiente.

2.6 Configurar productos que se envían a Hacienda (subfamilias)

No todos los productos deben enviarse a Verifactu o TicketBAI. Los productos en los que el negocio actúa como comisionista o intermediario no deben enviarse, porque la facturación corresponde a un tercero.

Ejemplos de productos que normalmente NO deben enviarse: loterías, sellos, servicios de terceros, productos con comisión (recargas, Western Union, etc.).

Cómo configurarlo. Una vez activado el sistema, en las subfamilias de artículos aparece un nuevo campo: Enviar a TicketBAI (o Enviar a Verifactu, según el sistema activo). Por defecto tiene el valor S (Sí), lo que significa que las ventas de esa subfamilia se enviarán a Hacienda.

Para excluir una subfamilia: se accede a Subfamilias. Se localiza la subfamilia. Se busca el campo Enviar a TicketBAI (o Enviar a Verifactu). Se marca N (No se envía).

Importante. Es obligatorio revisar todas las familias y subfamilias tras activar TicketBAI o Verifactu para evitar envíos incorrectos o rechazos. Una mala configuración de subfamilias o epígrafes puede provocar rechazos en los envíos.

2.7 Epígrafes

Si se tienen dudas sobre qué epígrafe corresponde a cada tipo de artículo, debe consultarse con la gestoría o asesoría. El programa permite configurarlos, pero la asignación correcta depende de la normativa fiscal aplicable al negocio.

En TicketBAI (Bizkaia), el campo Epígrafe es obligatorio en la subfamilia para el envío. Ver la documentación de Familias y Subfamilias.

2.8 Declaración responsable

Desde la pantalla de Verifactu, F10 Declaración responsable permite obtener la declaración responsable para usuarios exentos.

3. Funcionamiento dentro del programa

3.1 La operativa de ventas no cambia

Cuando Verifactu o TicketBAI están activos en el software, la operativa diaria de ventas sigue siendo la misma para el usuario. El programa se encarga automáticamente de enviar la información de cada venta a la Agencia Tributaria correspondiente.

3.2 Qué ventas se envían y qué no

Se envían: las ventas que se cobran en el momento (efectivo, tarjeta, transferencia y otros medios de pago directos).

No se envían: los albaranes, ya que no se consideran ventas finales. Si posteriormente se genera una factura a partir de un albarán, será entonces cuando se envíe la información a Hacienda.

3.3 Código QR en tickets y facturas

Con Verifactu o TicketBAI activos, aparecerá un código QR en todos los tickets y facturas. Este código permite verificar la información enviada a la Agencia Tributaria.

3.4 Cabecera de tickets con Verifactu o TicketBAI

Cuando el sistema está activo, la cabecera de los tickets no se puede modificar manualmente desde la configuración de tickets. Los datos que aparecen en la cabecera del ticket se toman directamente de la configuración de la empresa.

Si es necesario modificar datos como nombre de la empresa, dirección, CIF u otros datos fiscales, deberán modificarse en Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Empresas. Una vez modificados los datos de la empresa, aparecerán automáticamente en los nuevos tickets y facturas.

3.5 Tiempo de envío de las ventas

Los envíos no son inmediatos. Cuando se realiza una venta, inicialmente aparece con estado En cola. Aproximadamente 5 minutos después, el sistema envía la información a la Agencia Tributaria y recibe la respuesta automáticamente.

3.6 Abonos y facturas rectificativas

Las devoluciones o cambios deben realizarse mediante facturas rectificativas (abonos). Ver la documentación de Ventas operativa, sección Abonar.

Cada tienda tiene su propia serie de facturación independiente.

3.7 Cabecera y modificación de facturas

Una factura ya emitida no puede modificarse ni eliminarse. Las correcciones deben realizarse mediante abonos (facturas rectificativas), no manipulando la factura original.

Verifactu no envía a la Agencia Tributaria el método de pago de las facturas simplificadas.

3.8 Verificación de QR de proveedores

No es necesario comprobar el QR de las facturas recibidas de proveedores. La normativa solo exige emitir correctamente las facturas del propio negocio.

3.9 Impresión de facturas

Las facturas no tienen por qué imprimirse obligatoriamente. Pueden entregarse impresas, en formato digital o mediante otros sistemas de acceso al documento.

4. Seguimiento de envíos a Hacienda

4.1 Acceso al seguimiento

Una vez activado el sistema, aparece un botón nuevo llamado Verifactu (o el nombre de la Hacienda correspondiente, en el caso de TicketBAI) en la parte inferior de Control y Gestión.

Desde este botón se puede consultar los envíos realizados, ver el estado de cada envío y revisar las respuestas de la Agencia Tributaria.

4.2 Estados de envío

En cola: la venta está pendiente de enviarse a la Agencia Tributaria. Es el estado inicial de cualquier venta recién realizada; unos 5 minutos después pasa a enviado.
Enviado/Aceptado: la Agencia Tributaria ha aceptado el envío.
Pendiente (fondo rosado): el envío no se ha podido realizar correctamente (ver sección 5).
Rechazado: la Agencia Tributaria no ha aceptado la información enviada (ver sección 5).

4.3 Ver la información enviada y la respuesta

F5 Ver petición muestra el fichero enviado a Hacienda en formato XML.

F6 Ver respuesta muestra la respuesta recibida de la Agencia Tributaria. Esto permite comprobar el motivo en caso de que un envío sea rechazado.

Los datos enviados también son consultables desde: Control y Gestión, Verifactu (o TicketBAI), F6 Ver Respuesta.

4.4 Tipos de facturas enviadas

En el seguimiento de envíos aparece una numeración en la primera columna que indica el tipo de documento: S para factura simplificada, F para factura ordinaria, R para factura rectificativa. Cada tipo de factura tiene su propia numeración.

4.5 Información del certificado

En la pantalla de Verifactu se puede consultar el certificado utilizado para el envío. Con la opción F3 Certificado se muestra la información del certificado y sus fechas de vigencia.

Los certificados tienen fecha de caducidad. Si el certificado caduca, no se podrán realizar ventas hasta renovarlo. El sistema avisa con antelación cuando el certificado esté próximo a caducar.

5. Envíos pendientes y rechazados

5.1 Envíos pendientes: qué son

Un envío queda pendiente cuando no se puede enviar correctamente en el momento de la venta. Puede ocurrir por falta de conexión a internet o por problemas temporales de comunicación.

Qué ocurre. El ticket puede salir sin QR. La venta queda pendiente. Las siguientes ventas no se enviarán correctamente hasta resolver los pendientes.

5.2 Cómo resolver envíos pendientes

Se recupera la conexión a internet. Se accede a TicketBAI (o Verifactu), o se entra en ventas. Se pulsa F12 Enviar pendientes.

Importante. Si existen envíos pendientes, el sistema NO permitirá enviar nuevas ventas a Hacienda hasta que se resuelvan. Es prioritario revisar el motivo y solucionarlo.

Antes de reintentar, conviene revisar la conexión, revisar la configuración de subfamilias y comprobar qué productos se están enviando. Esto evita errores en cadena.

5.3 Ventas pendientes con fondo rosado

Las ventas pendientes con fondo rosado indican que no se han enviado correctamente a Hacienda y están en estado pendiente. Puede ocurrir por: falta de conexión a internet en el momento de la venta, errores en la configuración de los artículos, o problemas en la clasificación fiscal (familia / epígrafe).

En el caso de recargas u otros servicios (sellos, loterías, Western Union, etc.), este problema suele estar relacionado con que el sistema está intentando enviar a Hacienda productos que no deben informarse. En estos casos el estanco actúa como comisionista, por lo que estos artículos no son facturables y no deben enviarse a TicketBAI/Verifactu.

5.4 Envíos rechazados: cómo actuar

Un envío rechazado indica que Hacienda no ha aceptado la información enviada.

Pasos. Se accede al seguimiento de envíos. Se localiza el envío rechazado. Se pulsa F6 Ver respuesta. Se revisa el motivo del rechazo.

Comprobaciones recomendadas: verificar la configuración de subfamilias, revisar productos que no deben enviarse, comprobar datos fiscales, revisar certificado digital, verificar epígrafes.

5.5 Si el problema continúa

Si las ventas siguen apareciendo en rosa y corresponden a un mismo tipo de artículos, se revisa que los artículos estén correctamente configurados (familia correcta, epígrafe correcto). Se verifica que se trata de productos no facturables (recargas, sellos, loterías, servicios como DHL, Western Union, etc.). Se ajusta la configuración para que estos artículos no se envíen a TicketBAI/Verifactu. Se pulsa F8 para intentar enviar los rechazados.

5.6 Qué ocurre si Verifactu no puede enviar una venta

Si una venta no puede enviarse a la Agencia Tributaria, el sistema muestra el motivo en la respuesta del envío. Puede consultarse esta información desde Control y Gestión, Verifactu, F6 Ver Respuesta.

6. Incidencias específicas de TicketBAI

6.1 Aviso en rojo al entrar en Ventas (base de datos con TicketBAI)

Si al acceder a la pantalla de Ventas aparece un aviso en rojo y el sistema no permite entrar en ventas, puede tratarse de una incidencia relacionada con la base de datos en instalaciones con TicketBAI.

Importante. En este caso no se recomienda continuar realizando pruebas ni intentar modificar configuraciones del sistema. Será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para que puedan revisar la base de datos y solucionar la incidencia correctamente.

6.2 Sin conexión a internet

Se puede seguir vendiendo aunque no haya internet. Pero: no se genera código QR y los envíos quedan pendientes hasta recuperar la conexión y ejecutar F12 Enviar pendientes (ver sección 5.2).

7. Preguntas y consideraciones finales

7.1 Diferencia entre Verifactu y TicketBAI

TicketBAI es obligatorio en el País Vasco y envía las ventas automáticamente a Hacienda. Verifactu es una normativa estatal que regula cómo deben generarse y almacenarse las facturas. No son lo mismo. Un negocio en el País Vasco usa TicketBAI; un negocio en el resto de España (excepto contribuyentes del SII y de Navarra) usa Verifactu.

7.2 Impresión y formato de entrega

Las facturas pueden entregarse impresas, en formato digital o mediante otros sistemas de acceso al documento. No es obligatorio imprimirlas.

7.3 Series independientes por tienda

Cada tienda tiene su propia serie de facturación independiente.

7.4 Uso normativo vs uso operativo

Este documento describe cómo funcionan Verifactu y TicketBAI dentro del programa Estancos Élite. El programa permite cumplir con la normativa, pero no define la normativa. Para dudas normativas (obligatoriedad, plazos, exenciones, epígrafes) debe consultarse con la gestoría o asesoría.