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CATÁLOGO UNIFICADO

El catálogo unificado es una base de datos centralizada que contiene información de los productos de tabaco y de otros tipos de productos que se pueden comercializar en los estancos.

Introducción
  • ¿Qué es el catálogo unificado (CU)?

El catálogo unificado es una base de datos centralizada que contiene información de los productos de tabaco y de otros tipos de productos que se pueden comercializar en los estancos. 

El propósito principal de trabajar con CU son:

    • Automatización del proceso de alta de nuevos productos. 

    • Actualización de precios de labores de tabaco y timbre tomando como fuente el BOE.

    • Actualización de precios de labores de todas las labores de tabaco de cualquier proveedor.

 

  • El papel del BOE en la actualización de precios

El BOE es el diario oficial del Estado español, donde se publican leyes, reglamentos y otras disposiciones normativas. Para el sector del tabaco , el BOE publica actualizaciones de precios regulados, esto hace que sea necesario mantener los precios actualizados de acuerdo con la normativa vigente.

Al actualizar precios tomando como fuente el BOE nos asegura informar de un precio publicado en el BOE y no depender, únicamente, de la información proporcionada por los proveedores.

 

  • Sincronización entre productos del cliente y el catálogo

La sincronización (vinculación entre los productos que se encuentran en la base de datos del programa y los productos existentes en CU) es el proceso clave que permite la actualización automática de precios y alta de productos. Implica:

    • Identificación de productos comunes: El sistema debe ser capaz de identificar los productos del programa que coinciden con los del catálogo unificado. Esto se hace mediante identificadores únicos, códigos de proveedor y EANs.

    • Comparación de precios: Una vez identificados los productos comunes, el sistema compara los precios de los productos con los precios actualizados publicados en el BOE.

    • Actualización automática: Si se detectan diferencias, el sistema actualiza automáticamente los precios de los productos asegurando la conformidad con la normativa vigente.

    • Alta de productos: El sistema es capaz de detectar si un producto no está dado de alta en la base de datos del programa y darlo de alta de forma automática.

 

  • Beneficios de un catálogo unificado con sincronización BOE:

    • Precisión: Garantiza que los precios de los productos estén siempre actualizados y estén actualizados de acuerdo con la normativa vigente, evitando errores y posibles sanciones.

    • Mayor número de productos regulados. El sistema permite actualizar precios de todos los productos publicados en el BOE. No depende de ningún proveedor.

 

  • Beneficios de un catálogo unificado para el alta automática de productos:

    • Eficiencia: Reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para dar de alta nuevos productos.

    • Precisión: Minimiza los errores humanos en la entrada de datos.

    • Escalabilidad: Permite gestionar grandes volúmenes de productos de forma eficiente.

 

La sincronización (vinculación entre los productos que se encuentran en la base de datos del programa y los productos existentes en CU) es un proceso automático que permite la actualización automática de precios y alta de productos. Este proceso, se repite al salir  del programa, (una vez al  día) con productos nuevos que  se hayan  dado  de alta o modificado desde el  software.

¿Cómo consultar la  sincronización de los productos y cómo crear/eliminar/modificar? 

Para acceder al apartado para gestionar la sincronización, accederemos desde Control y Gestión > Catalogo Unificado > Sincronizar catálogo

  • F2 Familias: Sincronización de Familias

    • En esta pantalla vemos “Código Estancos” (Código FAMILIA en Estancos Élite) y “Nombre Estancos” (Nombre FAMILIA en Estancos Élite) “código catálogo” (Código que tiene la familia en el CU) y “Nombre Catálogo” (Nombre que tiene la FAMILIA en el CU)

    • Para sincronizar Familia podemos hacerlo situándonos en la fila del “Código Catálogo”, nos mostrará una flecha para buscar y seleccionar la FAMILIA o en la fila donde queramos sincronizar dándole al botón “Insert Sincronizar”

  • F4 SubFamilias: Sincronización de Subfamilias

    • En esta pantalla vemos “Código Estancos” (Código SUBFAMILIA en Estancos Élite) y “Nombre Estancos” (Nombre SUBFAMILIA en Estancos Élite) “código catálogo” (Código que tiene la SUBFAMILIA en el CU) y “Nombre Catálogo” (Nombre que tiene la SUBFAMILIA en el CU)

    • Para sincronizar SubFamilia podemos hacerlo situándonos en la fila del “Código Catálogo”, nos mostrará una flecha para buscar y seleccionar la SUBFAMILIA o en la fila donde queramos sincronizar dándole al botón “Insert Sincronizar”

  • F6 Proveedores: Sincronización de Proveedores.

    • En esta pantalla vemos “Código Estancos” (Código PROVEEDOR en Estancos Élite) y “Nombre Estancos” (Nombre PROVEEDOR en Estancos Élite) “código catálogo” (Código que tiene el PROVEEDOR en el CU) y “Nombre Catálogo” (Nombre que tiene el PROVEEDOR en el CU)

    • Para sincronizar Proveedores podemos hacerlo situándonos en la fila del “Código Catálogo”, nos mostrará una flecha para buscar y seleccionar un PROVEEDOR o en la fila donde queramos sincronizar dándole al botón “Insert Sincronizar”

    • Proveedores disponibles: ALDISTA, COMET, DTC, ESTANCLICK, LA CASA DEL TABACO y LOGISTA

Importante tener bien sincronizada el PROVEEDOR porque al dar de alta un artículo nuevo se dará de alta con el PROVEEDOR sincronizado.

  • F7 Artículos: Apartado donde gestionaremos la sincronización de artículos.


  • Buscar: filtra artículo por Descripción Estancos y Catálogo, Código Proveedor de estancos y catálogo, Códigos de barras de Estancos

  • Las tres primeras columnas “Descripción Estancos” (Nombre de artículo), “Proveedor” (Nombre del proveedor) y “Código Proveedor” (Código del proveedor del artículo) pertenecen a los artículos del Estancos Élite.

  • Las tres últimas columnas “Descripción Catálogo” (Nombre de artículo), “Proveedor” (Nombre del proveedor) y “Código Proveedor” (Código del proveedor del artículo) pertenecen a los artículos del Catálogo Unificado

  • Los artículos con códigos de barra aparecerán en la parte inferior derecha en el apartado que pone “Códigos de barras de Estancos”


  • Apartados para Sincronizar los artículos:


  • “F12 Sincronizar” - Sincronizar todos los artículos de una familia

  • “F6 Añadir Sincronización”: Sincronizar un artículo

  • “F8 Sincronización manual”: Sincronizar un artículo por código de barras (EAN)

Sincronizar Artículos


  • “F12 Sincronizar”:

  • Apartado desde el que sincronizaremos todos los artículos de una familia con el Catálogo Unificado.

  • Al pulsar el botón tendremos que indicar el código de la familia a sincronizar, el código de la familia de Estancos Élite.



  • Se sincronizan los articulos por:

  • Por el CODPROV.

  • Si el artículo no tiene CODPROV revisa los EAN asociados a este artículo y si el EAN existe en el catálogo lo sincronizará.

  • Si tiene en un artículo el EAN del artículo unitario y el EAN del cartón en otro artículo ambos artículos se sincronizarán.

  • Artículos dados de baja, que no tengan ni CODPROV ni EAN, que no estén en el catálogo unificado y que no pertenezcan a la familia (que se pone en el inicio de la sincronización) no se sincronizarán.

  • Al finalizar sincronización saldrá mensaje indicando “Sincronización Finalizada”

  • “F6 Añadir Sincronización” el botón se activará al tener seleccionado un artículo no sincronizado y mostrará un listado de artículos del catálogo unificado donde se podrá buscar el artículo a sincronizar

  • “F8 Sincronización manual” introducir el EAN para sincronizar con el Catálogo Unificado

 

Aparte de los apartados “F6 Añadir Sincronización” y “F8 Sincronización manual” estan los siguientes apartados:


  • “F3 Pendientes”: Mostrará un listado de los artículos pendientes de sincronizar, es decir artículos que no se han podido sincronizar a falta del CODPROV y los EAN. En el listado las tres últimas columnas aparecerán en blanco (“Descripción Catálogo”, “Proveedor” y “Código Proveedor”)

  • Al estar en el apartado de artículos Pendientes el botón “F3 Pendientes” cambiará a “F3 Sincronizados” y mostrará sólo los artículos sincronizados

  • Al estar en el apartado de artículos Sincronizados el botón “F3 Sincronizados” cambiará a “F3 Todos” y mostrará todos los artículos.

  • “F5 Eliminar Sincronización”: Apartado desde donde podremos quitar la sincronización de un artículo con el catálogo unificado.

  • El botón se activará al tener seleccionado un artículo sincronizado y su función es quitar la sincronización con el catálogo sincronizado del artículo seleccionado.

  • Un ejemplo sería un artículo en Estancos Élite que no tiene CODPROV, (en el ejemplo de la imagen un marlboro) pero tiene un EAN de otro artículo (en el ejemplo de la imagen un Ducados) y al sincronizarse se sincroniza el marlboro con el ducados. Desde este apartado podemos quitar esta sincronización para hacerla después manualmente desde “F6 Añadir Sincronización” y “F8 Sincronización manual”

  • “F9 Discrepancias” apartado que muestra:

  • La parte superior los artículos sincronizados donde el PVP es diferente en el Estancos Élite que en el Catálogo Unificado. 

  • Aquí suelen salir artículos que no tienen CODPROV y al sincronizarse por el EAN tienen un PVP que no se ha actualizado.

  • En el ejemplo de la imagen se puede ver un Marlboro que en estancos Élite tiene un PVP de 5€ y en catálogo 6€

  • La parte inferior muestra artículos duplicados que se han sincronizado. 

  • Muestra artículos que en el Estancos Élite un artículo tiene el CODPROV y en otro artículo tiene el EAN y al sincronizarse para el catálogo pertenecen al mismo artículo

  • En el ejemplo de la imagen se pueden ver artículos que tienen diferente código de artículo en el estancos Élite y que para el Catálogo Unificado son el mismo artículo.

 

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