Caja
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title: Caja y arqueo
scope: Consulta del estado de caja, arqueo (cierre de caja), opciones avanzadas del arqueo, pagos e ingresos manuales, límite legal de pagos en efectivo y relación con otros módulos en Estancos Élite
consolidated_from: [Cómo_hacer_un_arqueo_de_caja_Cierre_de_caja, Opciones_avanzadas_del_arqueo_de_caja, FAQ_Caja_Consultas_y_diferencias_habituales, Cómo_consultar_el_estado_de_la_caja_sin_cerrar, Pagos_e_Ingresos, Límite_de_pagos_en_efectivo]
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Caja y arqueo
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Este documento cubre todo lo relacionado con la caja en Estancos Élite: la consulta del estado de la caja sin cerrarla (F1 Info Caja); el arqueo o cierre de caja en sus dos modalidades (simple con F2 No Contar y recomendado con F5 Contar); las opciones avanzadas del arqueo (ver arqueos anteriores, consolidar arqueos, definir cambio inicial, integración con cajón inteligente); el registro manual de pagos e ingresos que no corresponden a ventas; las diferencias habituales entre los distintos listados de caja y su relación con el Análisis de Ventas y el Listado contable; y el límite legal de pagos en efectivo.
Este documento no cubre:
- El Análisis de Ventas para consultas por periodos, día a día o forma de pago en un rango de fechas. Ver la documentación de Análisis y reportes. Aquí se explica cuándo debe usarse esa vía en lugar de la información de caja.
- El Listado contable para uso fiscal (gestoría, trimestrales, mensuales). Ver la documentación de Facturación y Contabilidad. Aquí se explica cuándo hay diferencias entre los tickets de caja y el Listado contable, y por qué.
- La gestión de deuda y cobros de clientes. Ver la documentación de Clientes, sección Cuenta de cliente. Aquí se explica cuándo un cobro se registra desde caja y por qué no es lo recomendable para gestionar deudas.
- La configuración del cajón portamonedas y otros periféricos. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.
- La configuración del cajón inteligente como módulo. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.
1. Conceptos básicos
1.1 Qué es la caja
La caja es el registro de movimientos económicos del punto de venta durante una sesión de trabajo. Recoge las operaciones de venta (por forma de pago), los movimientos manuales de dinero (pagos e ingresos), el cambio inicial, las retiradas y los cobros a cuenta de clientes.
1.2 Qué es el arqueo
El arqueo de caja es el proceso que permite comprobar que el dinero registrado en el sistema coincide con el dinero real que hay en la caja al final del turno o del día. También se conoce como cierre de caja.
Se utiliza para comprobar el efectivo real en caja, verificar que no existen descuadres, registrar diferencias entre sistema y dinero físico, cerrar una sesión de caja, y establecer el cambio inicial para la siguiente sesión.
1.3 Qué incluye el arqueo
En el arqueo se tienen en cuenta las ventas realizadas (agrupadas por forma de pago: efectivo, tarjeta, etc.), los pagos realizados desde caja, los ingresos manuales, los cobros a cuenta de clientes, el cambio inicial y las retiradas de efectivo.
2. Consultar el estado de la caja sin cerrarla
2.1 Para qué sirve
Las consultas de caja permiten ver la situación actual sin realizar un arqueo. Sirven para comprobar cómo va el día en cualquier momento.
Esta consulta puede realizarse tantas veces como se necesite durante el día. No cierra la caja ni afecta al arqueo.
2.2 Qué información muestra
Total de ventas por forma de pago. Pagos e ingresos realizados. Saldo actual de caja. Detalle de movimientos del día.
2.3 Cómo acceder
Se accede a Control y Gestión, Caja. Se pulsa F1 Info Caja.
Desde esta pantalla se puede ver el resumen general. Desde la pestaña Detalle del arqueo se puede consultar cada movimiento individual.
3. Realizar el arqueo (cierre de caja)
3.1 Cómo acceder
Se accede desde la pantalla principal a Control y Gestión, Arqueo de Caja.
3.2 Formas de realizar el arqueo
Existen dos formas: arqueo simple (F2 No Contar) y arqueo recomendado (F5 Contar Caja).
3.3 Arqueo simple (F2 No Contar)
Es la forma rápida de cerrar la caja sin contar físicamente el dinero.
Pasos. Dentro de Arqueo se pulsa F2 No Contar. El sistema muestra los totales. Se revisa el campo de cambio siguiente. Se pulsa F8 Finalizar arqueo. Se elige si se desea imprimir: ticket, listado o no imprimir.
Importante. Este método no guarda información de descuadres si existen. No es el sistema recomendado.
3.4 Arqueo recomendado (F5 Contar Caja)
Es la forma aconsejada porque permite registrar correctamente el efectivo y los descuadres.
Pasos. En la pantalla de Arqueo, en el apartado Contar Caja, se introduce la cantidad de cada tipo de billete y moneda. Se pulsa F5 Arqueo. Se revisan los totales y el descuadre. Se confirma el cambio siguiente si es necesario. Se pulsa F8 Finalizar arqueo. Se elige el tipo de impresión.
3.5 Descuadre con cambio y sin cambio
El sistema puede mostrar dos tipos de descuadre: descuadre con cambio y descuadre sin cambio. El resultado depende de si se ha contado o no el cambio inicial junto con el efectivo.
Si el conteo es correcto, el descuadre debe coincidir con la lógica del cambio anterior.
3.6 Información importante sobre el arqueo
El arqueo corresponde a una sesión concreta de caja. El efectivo mostrado depende de los movimientos registrados (ventas, pagos, ingresos). Si no se realiza conteo, no se detectan errores reales. El cambio inicial influye en el resultado final. El sistema permite cerrar caja aunque exista descuadre.
3.7 Situaciones habituales durante el arqueo
El efectivo no cuadra con la caja. Puede deberse a errores al contar el dinero, no haber incluido el cambio inicial, pagos o retiradas no tenidas en cuenta, o cierres realizados sin contar.
Hay importes de otros días en la caja. Puede ocurrir si la caja no se cerró correctamente o si se han acumulado movimientos de varias sesiones.
El descuadre no es cero. Puede ser normal si el conteo no coincide con el dinero real, si hay errores manuales, o si falta incluir algún movimiento.
3.8 Preguntas habituales sobre el arqueo
¿Cómo hacer un cierre de caja? Se accede a Arqueo de Caja y se finaliza el proceso con F8.
¿Es obligatorio contar la caja? No, pero es recomendable para detectar descuadres.
¿Por qué no cuadra la caja? Porque el dinero real no coincide con el sistema o faltan movimientos.
¿Cómo ver lo cobrado en efectivo o tarjeta? El arqueo muestra un resumen, pero para análisis detallado se debe usar el módulo de Análisis de Ventas.
¿Cómo ver la caja por días o periodos? El arqueo solo muestra una sesión. Para periodos se debe usar Análisis de Ventas (ver sección 6.2). Para consultar varios arqueos ya realizados, ver sección 4.2 (F10 Consolidar arqueos).
4. Opciones avanzadas del arqueo
4.1 Ver arqueos anteriores (F9)
Para visualizar, imprimir o consultar arqueos de otros días o días anteriores: dentro de Arqueo se pulsa F9 Anteriores. Se selecciona el arqueo que se desea consultar. Se pulsa Intro para visualizarlo. Desde esa pantalla también es posible imprimir el arqueo si es necesario.
4.2 Consolidar arqueos (F10)
Permite ver varios arqueos como si fueran uno solo.
Pasos. Se pulsa F10 Consolida Arqueos. Se indica el intervalo de números de arqueo. Se muestran los datos consolidados. Se puede volver a imprimir.
Esta opción es la alternativa correcta cuando el usuario pide "un informe diario de cajas", "cajas por fechas" o "consultar cajas anteriores agrupadas". Se accede desde Arqueos de caja, F9 Anteriores, F10 Consolida arqueo. Desde ahí se puede seleccionar por fechas, filtrar por números de arqueo, consultar varios cierres agrupados y revisar información consolidada de caja.
4.3 Imprimir detalles del arqueo (F7)
Desde la pantalla de detalles se pulsa F7 Imprimir.
4.4 Ver detalle del cambio entregado
Desde la pantalla de detalle del arqueo es posible consultar el desglose del cambio entregado en las operaciones realizadas. Este detalle es útil para comprobar el efectivo entregado sin necesidad de revisar o reimprimir tickets.
4.5 Definir cambio inicial (F6)
Pasos. Se accede a F1 Info Caja. Se pulsa F6 Def. Cambio. Se introduce el importe de cambio inicial.
Este acceso puede estar protegido por clave (ver documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de contraseñas y claves de acceso).
El cambio inicial definido para un terminal es el mismo para todos sus turnos.
4.6 Arqueo con Cajón Inteligente
Si se utiliza cajón inteligente, los arqueos siempre se realizan del terminal completo. No se pueden hacer por turno individual. Las cantidades de "Contar Caja" se rellenan automáticamente. Se puede consultar el estado con F6 Ver CashKeeper. Pagos e ingresos pueden gestionarse directamente desde el dispositivo.
Para la configuración del cajón inteligente como módulo, ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.
5. Pagos e ingresos (movimientos manuales de caja)
5.1 Qué son
El apartado de Pagos e Ingresos permite registrar movimientos de dinero en caja que no corresponden a ventas normales. Incluye pagos (salidas de dinero) e ingresos (entradas de dinero). Estos movimientos afectan directamente al arqueo de caja.
Permite registrar entradas y salidas de dinero en caja, ajustar y controlar la caja, y llevar un control de movimientos no asociados a ventas.
5.2 Cómo acceder
Se accede desde Control y Gestión, Pagos e Ingresos.
5.3 Tipos de movimientos
Pago. Un pago es una salida de dinero de la caja. Ejemplos: pago a proveedor, ingreso en banco, gastos.
Ingreso. Un ingreso es una entrada de dinero en caja. Ejemplos: aporte de efectivo, ajustes de caja, cobros puntuales.
5.4 Cómo realizar un pago o ingreso
Selección de tipo. Se pulsa F2 Ingreso para alternar entre Pago e Ingreso.
Datos a introducir. Importe (cantidad total). Concepto (descripción). Forma de pago (seleccionable; algunas no están permitidas: Albarán, Deuda, Puntos, Vales). Vendedor (asignado por defecto, modificable). Cuenta contable (opcional). Comentario (opcional).
Confirmar operación. Se pulsa Insert/Guardar. El movimiento se registra y afecta al arqueo de caja.
5.5 Modificar o anular movimientos
No se pueden editar ni eliminar directamente. Los movimientos se corrigen mediante movimientos compensatorios.
Rectificar un importe incorrecto. Se realiza el movimiento contrario por la diferencia. Ejemplo: si se hizo un pago incorrecto de 500 € y lo correcto era 50 €, se hace un ingreso de 450 €.
Anular un movimiento. Se realiza el movimiento contrario por el mismo importe. Ejemplo: para anular un ingreso de 100 €, se hace un pago de 100 €.
Se recomienda añadir siempre un comentario explicativo al hacer una corrección.
5.6 Consultar movimientos
Buscar movimientos. F3 Anteriores permite consultar movimientos previos.
Opciones disponibles. F3 Pág/Ingr cambia tipo de movimiento. F6 Buscar por fecha filtra por fecha. F8 Ticket imprime justificante. F7 Listados consulta por filtros. F5 Guardar plantilla para movimientos recurrentes. AvPág / RePág navegar entre registros. F4 Teclado teclado en pantalla.
5.7 Relación con clientes (importante)
Este apartado puede utilizarse para registrar cobros de clientes, indicando el cliente en el movimiento. Sin embargo, no es la forma recomendada para gestionar deudas o facturas de clientes.
Uso recomendado. Para cobrar deudas o facturas se utiliza el apartado de Cuenta de cliente. Así se gestiona correctamente la deuda y su seguimiento. Ver la documentación de Clientes, sección Cuenta de cliente.
Uso alternativo. Desde Pagos e Ingresos se puede registrar un cobro como ingreso, indicando el cliente, a efectos de caja. Esto puede provocar que aparezca en el arqueo como un ingreso genérico y no como una regularización de deuda.
5.8 Preguntas habituales sobre pagos e ingresos
¿Puedo cobrar una deuda desde aquí? Sí, indicando el cliente en el movimiento. Sin embargo, no es lo recomendable. Para un control correcto, debe hacerse desde la Cuenta de cliente.
¿Se pueden modificar los movimientos? No, deben corregirse con movimientos contrarios (ver 5.5).
¿Afecta al arqueo de caja? Sí, todos los movimientos afectan directamente al arqueo.
6. Diferencias entre listados de caja (FAQ)
6.1 Por qué hay diferencias entre los tickets de caja y el Listado contable de ventas
Puede haber diferencias porque los tickets de caja y el Listado contable utilizan información distinta del sistema.
Los tickets de caja muestran las operaciones registradas en el terminal de venta en el momento en que se realizan. Por ejemplo, pueden incluir operaciones como ventas, albaranes, pagos o ingresos.
El Listado contable de ventas muestra las ventas registradas en la contabilidad del sistema. En este listado las operaciones pueden agruparse o registrarse de forma distinta según el tipo de venta o la forma de pago. Por ejemplo, cuando se factura un albarán creado anteriormente, esa facturación aparece en el Listado contable, pero el albarán original no aparece como venta en ese listado.
Por este motivo, el número de tickets o el volumen total de ventas puede no coincidir exactamente entre ambos listados. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Listado contable.
6.2 Por qué no coincide el efectivo de ventas de caja con el efectivo del análisis de ventas
Si el efectivo de caja no coincide con el efectivo mostrado en el Análisis de Ventas, se revisan las siguientes situaciones habituales.
La caja incluye ventas de varios días. Si la caja no se ha cerrado al finalizar la jornada, puede acumular ventas de días anteriores.
La caja se ha cerrado antes de finalizar las ventas del día. En ese caso, las ventas realizadas después del cierre no aparecen en esa caja.
El periodo que se está revisando no es el mismo. La caja puede estar mostrando un periodo distinto al seleccionado en el Análisis de Ventas.
Se están comparando datos de cajas diferentes. Si existen varios terminales o cajas, es posible que el análisis incluya ventas que no pertenecen a la misma caja.
Ver la documentación de Análisis y reportes, sección Análisis de Ventas.
6.3 Cómo obtener un listado de cajas diarias en Excel
El sistema no dispone de un listado detallado de cajas diarias que permita obtener el desglose completo por periodos (como trimestres) en formato Excel.
Qué sí se puede consultar. Información de los cierres de caja: fecha del cierre, número de arqueo y terminal. Este listado permite revisar los cierres realizados, pero no ofrece un desglose detallado de cada caja ni permite aplicar filtros por trimestres.
Alternativa recomendada. Si se necesita obtener información por periodos (por ejemplo, primer trimestre) y exportarla a Excel, se utiliza el Análisis de Ventas: Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis de Ventas. Se puede filtrar por rango de fechas, agrupar la información (por ejemplo, por día) y exportar los resultados a Excel. El Análisis de Ventas muestra información agregada de ventas, pero no sustituye el detalle de los cierres de caja, ya que se trata de funcionalidades diferentes dentro del sistema.
6.4 Informe diario de cajas (consolidado de arqueos)
Si se necesita consultar un informe diario de cajas o revisar varios arqueos agrupados, la ruta es Arqueos de caja, F9 Anteriores, F10 Consolida arqueo (ver sección 4.2). Esta opción permite seleccionar por fechas, filtrar por números de arqueo, consultar varios cierres agrupados y revisar información consolidada de caja.
7. Relación de la caja con otros módulos
7.1 Con el Análisis de Ventas
El arqueo y el Análisis de Ventas no siempre muestran lo mismo. El arqueo incluye movimientos de caja (pagos, retiradas, cambio). El Análisis muestra únicamente ventas.
Para consultas como ventas por días, totales por tarjeta o efectivo en un periodo, o informes o listados, se debe utilizar el módulo Análisis de Ventas, no la caja. Ver la documentación de Análisis y reportes.
7.2 Con el Listado contable
La caja muestra el resultado de una sesión concreta de caja. El Listado contable está orientado a uso fiscal (gestoría, trimestrales, mensuales) y muestra las ventas de forma distinta (ver sección 6.1).
7.3 Con la Cuenta de cliente
Los cobros de deudas de clientes deben registrarse desde Cuenta de cliente, no desde Pagos e Ingresos (ver sección 5.7). Ver la documentación de Clientes.
8. Límite legal de pagos en efectivo
8.1 Qué es
Es la limitación legal para realizar pagos en efectivo cuando una de las partes actúa como empresario o profesional.
8.2 Límite actual
El límite general en España es de 1.000 euros por operación.
8.3 Qué significa en la práctica
No se puede cobrar en efectivo una operación superior a 1.000 €. El pago debe realizarse mediante tarjeta, transferencia u otros medios electrónicos.
Aspectos importantes. El límite se aplica por operación. No se pueden dividir pagos para evitar la normativa. Aplica tanto a ventas como a cobros.
8.4 Obligaciones del negocio
No aceptar pagos en efectivo por encima del límite. Informar al cliente si se supera el importe permitido. Ofrecer medios de pago alternativos.
8.5 Sanciones
El incumplimiento puede conllevar sanciones económicas tanto para el negocio como para el cliente.
8.6 Alcance normativo
Esta normativa es de carácter legal. El programa permite registrar los cobros, pero no define los límites legales. Para dudas normativas concretas debe consultarse con la gestoría o asesoría.
9. Regla de desambiguación entre módulos de caja
Cuando el usuario habla de "caja", conviene identificar de qué necesita.
- Ver la caja actual sin cerrarla → F1 Info Caja (sección 2).
- Cerrar la caja al final del día o turno → Arqueo de Caja, F5 Contar Caja + F8 Finalizar (sección 3).
- Cerrar caja rápido sin contar → Arqueo, F2 No Contar + F8 (sección 3.3).
- Consultar arqueos ya realizados → Arqueo, F9 Anteriores (sección 4.1).
- Informe consolidado de varios arqueos por fechas → Arqueo, F9 Anteriores, F10 Consolida arqueo (sección 4.2).
- Cambio inicial → F1 Info Caja, F6 Def. Cambio (sección 4.5).
- Registrar un pago o ingreso manual → Pagos e Ingresos (sección 5).
- Corregir un pago o ingreso mal registrado → Movimiento contrario, no edición directa (sección 5.5).
- Cobrar deuda de un cliente → Cuenta de cliente, NO Pagos e Ingresos (sección 5.7).
- Ver caja por días o por periodos → Análisis de Ventas o F10 Consolida arqueo (secciones 6.4 y 7.1).
- Listado para gestoría → Listado contable, NO tickets de caja (sección 6.1).
- El cajón se abre al cobrar con tarjeta y no se quiere → parámetro local 36. Ver Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.
- Cajón inteligente → integración específica, sección 4.6 y Configuración del sistema, sección Módulos.