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title: Artículos scope: Gestión de artículos y datos maestros relacionados en Estancos Élite consolidated_from: [Crear_nuevo_artículo, Cómo_Modificar_un_artículo, Dar_de_baja_artículo, Reactivar_o_recuperar_un_artículo_dado_de_baja, Reutilización_de_códigos_de_artículo, Asignaciones_de_artículos, Liberar_código_de_artículo, Cambio_de_precios_de_artículos, Modificación_del_PVP_de_los_artículos, Modificación_del_PVP_de_Asignaciones_Múltiples, Familias, Subfamilias, Unidades_de_Caja, Listado_de_Artículos, Inventario, Otras_modificaciones_de_artículos, FAQ_de_Artículos] ~~version: v30-voz —~~

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Alcance de este documento

Este documento cubre la gestión de artículos en Estancos Élite y todo lo relacionado con sus datos maestros: alta, modificación, baja y reactivación de artículos; asignaciones y códigos de barras; precios de venta y coste; familias y subfamilias; unidades de caja; listados y consultas de stock; recuento físico mediante inventario; y preguntas frecuentes sobre artículos.

Este documento no cubre:

La operativa de venta al cliente ni el cobro (ver documentación de Ventas).
La gestión de pedidos a proveedores (ver documentación de Pedidos).
La trazabilidad de productos con FNMT (ver documentación de Trazabilidad).
El análisis de ventas o compras por artículo (ver documentación de Análisis).
El alta de artículos de prensa (ver documentación específica de Prensa).
La configuración de datos del cliente (ver documentación de Clientes).

Los procedimientos se acceden habitualmente desde el menú Control y Gestión y desde ahí, según el caso, a Artículos y Prensa, Familias y F.pago, Modificación de artículos o Portales de Proveedor.

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1. Ciclo de vida del artículo

Los artículos en Estancos Élite pasan por cuatro estados posibles: alta, modificación, baja y reactivación. Si un artículo ya existía y fue dado de baja, no debe crearse de nuevo, sino reactivarse. Los códigos de artículos dados de baja pueden además reutilizarse para nuevos productos.

1.1 Crear un artículo nuevo (alta)

Crear un artículo, también llamado dar de alta un artículo o alta de artículo, permite registrar un nuevo producto o servicio en el sistema para poder venderlo, gestionarlo y controlar su stock.

Este procedimiento se utiliza cuando se quiere dar de alta un producto o servicio que aún no existe en el sistema, ya sea tabaco, prensa u otro tipo de artículo, para poder utilizarlo posteriormente en ventas, pedidos o control de stock.

Si el artículo ya existía anteriormente y fue dado de baja, no debe crearse de nuevo. En ese caso, es necesario reactivarlo (ver sección 1.4).

Las publicaciones periódicas (periódicos, revistas o coleccionables) no deben crearse con este procedimiento. Para esos casos se debe utilizar el procedimiento específico de alta de artículos de prensa desde el módulo de Prensa.

Pasos para dar de alta un artículo:

Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
Código del artículo. Al entrar en Artículos, el campo Código aparece rellenado automáticamente. Puedes usar el código propuesto o introducir uno manualmente. Pulsa Intro para comprobar que el código no existe. Pulsa Escape para continuar con el alta del artículo.
Campos obligatorios del artículo. Los campos indicados a continuación son necesarios para poder guardar el artículo. Si falta alguno de ellos, el sistema no permitirá completar el alta.
- Código: Identificador del producto. Recomendación: usar el código generado por el sistema. No introducir el código de barras en este campo como identificador principal del artículo.
- Cod.Prov: Código de artículo que asigna el proveedor. En el caso del tabaco, muy importante indicarlo correctamente para la actualización de precios y la realización de pedidos.
- Familia: Categoría principal del producto. Define el tipo de IVA aplicado al artículo. Para poder asignar una familia al artículo, debe existir previamente en el sistema (ver sección 4.1).
- Subfamilia: Nivel adicional de clasificación. Permite identificar comisiones. Para poder asignar una subfamilia al artículo, debe existir previamente en el sistema (ver sección 4.2).
- Empresa: Empresa a la que pertenece el artículo (si hay varias).
- Proveedor: Proveedor asociado al producto. Para poder asignar un proveedor al artículo, debe existir previamente en el sistema.
- Descripción: Nombre del producto que aparecerá en tickets y facturas.
- IVA compra: IVA de compra del producto. Se asigna automáticamente según la familia y no se puede modificar directamente.
- PVP1: Precio de venta con IVA incluido.
- Unidades por caja: Unidad de compra al proveedor (caja, paquete, lote, etc.). Ver sección 5 para el detalle.
- Lote mínimo: Cantidad mínima exigida por el proveedor.
- Mostrar en busca: Indica si el artículo aparece en la búsqueda de venta. El valor S significa que el artículo es visible para la venta (valor por defecto). El valor N significa que el artículo no se muestra en la búsqueda. Si el artículo no aparece al buscarlo para vender, revisa que este campo esté configurado como S.
- En pedidos, pedir siempre: Con valor S se añade automáticamente en los pedidos del proveedor. Con valor N no se añade (valor por defecto).
- En pedidos, pedir al alza: Con valor S se incrementa la cantidad según el stock mínimo. Con valor N no se incrementa (valor por defecto).
Además de los campos obligatorios, existen otros campos opcionales que permiten ampliar la información del artículo, como precios adicionales (PVP2, PVP3, PVP4) por ejemplo un precio específico para fin de semana, observaciones, imágenes o configuraciones específicas según el tipo de producto. Estos campos son informativos u opcionales y no impiden guardar el artículo si se dejan vacíos.
Guardar el artículo. Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar para finalizar el alta del artículo. Una vez guardado, el artículo queda creado en el sistema y disponible según su configuración (venta, pedidos y control de stock).

Opciones tras guardar:

Tras guardar el artículo, el sistema puede solicitar las siguientes opciones:

Generación de etiquetas: permite imprimir etiquetas con el código de barras del artículo. Se puede indicar la cantidad de etiquetas a generar.
Incluir en la pantalla de ventas: permite añadir el artículo a la pantalla de ventas. Si se indica Sí, se podrá seleccionar la ubicación o crear un nuevo nivel o categoría.

Códigos de barras en artículos ya creados

Si el artículo ya está creado y necesitas añadir un código de barras, modificar o asignar un código, o solucionar un artículo que no se reconoce al escanear, debes utilizar la opción de Asignaciones de artículos (ver sección 2). No es necesario crear un nuevo artículo para añadir códigos de barras.

1.1.2 Crear un artículo genérico(alta)

Un artículo genérico se utiliza para vender productos, conceptos o servicios que no necesitan control de stock individual.

También puede aparecer en las consultas del usuario como:

* producto genérico

* artículo sin stock

* artículo sin coste

* artículo para ventas puntuales

* concepto genérico

Cuando el usuario pregunte por cualquiera de estos casos, debe explicarse este procedimiento y no únicamente el alta normal de un artículo.

Diferencia entre un artículo normal y un artículo genérico

Un artículo normal se utiliza cuando se quiere controlar un producto concreto, con su código, precio, coste, proveedor y stock.

Un artículo genérico se utiliza cuando no se quiere controlar stock ni coste del producto. Sirve para ventas más abiertas o conceptos que no necesitan una ficha completa de producto.

Pasos para dar de alta un artículo genérico:

El alta de un artículo genérico se realiza desde la ficha de Artículos, igual que el alta de un artículo normal, pero con una diferencia importante en el campo Código.

Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
Código del artículo. Al entrar en Artículo introduce un número entre el 1 y el 1700.Pulsa Intro para comprobar que el código no existe. Pulsa Escape para continuar con el alta del artículo.

3. Completa los datos como familia, subfamilia, descripción… para poder venderlo.

4. Guarda el artículo.

Reglas importantes de los artículos genéricos

Los artículos genéricos no llevan control de stock.

Los artículos genéricos no tienen coste definido.

El porcentaje de beneficio no se calcula desde el coste del artículo.

El beneficio de estos artículos se configura desde la familia asignada, utilizando el campo Beneficio (%).

Respuesta recomendada del agente

Para dar de alta un artículo genérico, debes crearlo desde Artículos, igual que un artículo normal, pero en el campo Código debes indicar un número entre el 1 y el 1700. Estos artículos no llevan control de stock y no tienen coste definido. El porcentaje de beneficio se configura desde la familia asignada, en el campo **Beneficio (%)**.

Notas importantes sobre la creación de artículos

La gestión de múltiples códigos de barras o la asignación de códigos a artículos existentes se realiza desde el módulo de Asignaciones, no desde Artículos.
Si un artículo ya existe y solo se necesita añadirle un código de barras, no debe crearse de nuevo.
Si el artículo existía anteriormente y fue dado de baja, no debe crearse otra vez. En ese caso, debe reactivarse.
Las publicaciones periódicas, como periódicos, revistas o coleccionables, deben darse de alta desde el módulo específico de Prensa, no desde el alta normal de artículos.

Problemas habituales al crear artículos

El producto recibido no coincide con el pedido: puede deberse a código de proveedor incorrecto en el artículo o a un error en la configuración del artículo. Solución: revisar el campo Cod.Prov en la ficha del artículo.

El proveedor envía un producto diferente (Logista, Comet, etc.): normalmente ocurre porque el código de proveedor no corresponde exactamente con el artículo esperado. Solución: verificar y corregir el código de proveedor en el artículo antes de realizar el pedido.

1.2 Modificar un artículo existente

Modificar un artículo permite actualizar la información de un artículo ya existente en el sistema, como precios, descripción, proveedor, familia u otros datos asociados. Este procedimiento se utiliza cuando un artículo ya está creado y es necesario corregir o actualizar alguno de sus datos, sin necesidad de eliminarlo ni volver a crearlo.

Pasos para modificar un artículo:

Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
Búsqueda del artículo. Localiza el artículo que deseas modificar utilizando alguno de los siguientes métodos: introduciendo el código del artículo, introduciendo el código del proveedor, escaneando o introduciendo uno de sus códigos de barras, búsqueda por descripción (completa o parcial), o pulsando sobre la lupa que muestra el listado de todos los artículos. Una vez localizado, accede al artículo para editarlo.
Modificación de los campos. Cuando el artículo esté en pantalla, sitúate sobre el campo que quieras cambiar (por ejemplo PVP1, Familia o Descripción) y realiza la modificación correspondiente.
Guardar el artículo. Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar. Los cambios quedarán guardados y el artículo se actualizará automáticamente en el sistema. Las modificaciones se aplicarán a partir de ese momento.

Notas importantes sobre la modificación de artículos

Modificar un artículo no crea uno nuevo, solo actualiza la información del existente.
Cualquier cambio en el precio, IVA o descripción se aplicará solo a las ventas futuras.
Si el artículo tiene códigos de barras asociados, estos no deben eliminarse salvo que sea estrictamente necesario.
El IVA no puede modificarse directamente desde el campo IVA del artículo. Si es necesario corregir el IVA de un producto: comprueba primero la familia del artículo, ya que el tipo de IVA puede depender de la familia asignada; si la familia no es correcta, modifícala para que el artículo herede el IVA adecuado; si la familia es correcta y el IVA sigue siendo incorrecto, realiza el ajuste en los datos contables del artículo. Los cambios se aplicarán únicamente a las ventas futuras.

Modificar la familia del artículo solo es necesario cuando el producto está clasificado en una familia incorrecta. Si la familia es correcta, el cambio debe realizarse en los datos contables del artículo.

Caso: el producto ya existe en el sistema

Si al intentar añadir un producto el sistema indica que ya existe, significa que ese código ya está asociado a un artículo en el sistema.

Posibles causas: el producto ya está dado de alta con el mismo código de proveedor o código de barras (EAN); el artículo existe pero tiene otra descripción; el código de barras pertenece a otro artículo creado anteriormente y ahora se está reutilizando para un producto distinto; el artículo existe pero no tiene indicado el código de proveedor, por lo que puede parecer que no está creado.

Cómo solucionarlo. Antes de crear un nuevo artículo:

Busca el producto utilizando el código de barras, el código de proveedor o la descripción del artículo.
Si encuentras el artículo, revisa si corresponde al producto que deseas crear. Si es el mismo producto, simplemente modifica los datos necesarios.
Si el sistema indica que el código ya existe pero pertenece a otro artículo, comprueba si el fabricante ha reutilizado ese código de barras. En ese caso puede ser necesario liberar el código del artículo anterior. Para realizar esta operación utiliza ALT+B (Liberar código de artículo) desde la ficha de artículo (ver sección 2.5).

El sistema no permite duplicar artículos con el mismo código para evitar errores en ventas y control de stock.

Modificar el precio de compra (coste)

Para modificar el precio de compra de un artículo, es decir su coste, es necesario realizar un movimiento de stock. Ver detalle en sección 3.6.

1.3 Dar de baja un artículo

Dar de baja un artículo permite dejarlo inactivo en el sistema, de forma que ya no pueda utilizarse. El artículo no se elimina definitivamente de la base de datos y puede reactivarse en el futuro si fuera necesario.

Condiciones previas obligatorias

Antes de realizar la baja, deben cumplirse las dos condiciones siguientes. Si alguna no se cumple, el sistema no permitirá continuar.

Stock a 0: el artículo no puede tener existencias.
Sin pedidos: el artículo no debe estar incluido en ningún pedido a proveedor.

Pasos para dar de baja un artículo:

Ve al menú Control y Gestión y accede a Artículos y Prensa.
Busca el artículo utilizando el lector de códigos de barras, el código del artículo, el nombre o descripción, o la lupa para ver el listado.
Una vez en la ficha del artículo, pulsa el botón F5 – Baja.
Confirma el mensaje del sistema.

Información importante

Al dar de baja un artículo, el artículo deja de estar disponible para su uso en el sistema. Se eliminan automáticamente el código de proveedor y las asignaciones asociadas.
El artículo queda guardado en la base de datos y no se borra de forma definitiva.
Si en el futuro decides reactivar el artículo, deberás volver a introducir manualmente el código de proveedor y los códigos asignados.

1.4 Reactivar un artículo dado de baja

Un artículo dado de baja no se elimina definitivamente del sistema y puede volver a activarse en cualquier momento.

Si un artículo ya existe en el sistema y fue dado de baja, no debes crearlo de nuevo: debes reactivarlo o recuperarlo. El alta de artículo solo se utiliza para productos que nunca han existido en el sistema.

¿Cuándo debo reactivar un artículo?

Debes reactivarlo cuando el artículo ya existía anteriormente, fue dado de baja por error o ya no se utilizaba, necesitas volver a vender ese mismo producto, o es un artículo de tabaco que ya estaba creado en el sistema.

Formas de reactivar el artículo

Existen dos formas de recuperarlo, según si dispones o no del código de barras.

Mediante código de barras. Si el artículo conserva su código de barras:

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
Introduce o escanea el código de barras.
El sistema avisará de que el artículo está dado de baja.
Confirma la opción de reactivarlo.

El artículo volverá a estar disponible para la venta.

Mediante listado de artículos. Si no se dispone del código de barras:

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
Pulsa F7 – Listados.
Filtra por artículos en estado de baja (muestra = B).
Localiza el artículo deseado.
Introduce su código en la pantalla de artículos.

El sistema mostrará un aviso indicando que está dado de baja y permitirá reactivarlo.

1.5 Reutilizar códigos de artículos dados de baja

Cuando se introduce en el campo Código un identificador que el sistema reconoce como histórico (dado de baja), el sistema ofrece automáticamente cuatro opciones para decidir qué hacer con ese código:

Liberar Código: desvincula el código del artículo antiguo totalmente. Se usa cuando quieres que ese código quede libre para cualquier producto nuevo en el futuro. Para el detalle del proceso de liberación desde la ficha, ver sección 2.5.
Reasignar Código: permite asignar ese código específico a un nuevo artículo que estás creando ahora mismo. Se usa cuando tienes un producto nuevo y quieres aprovechar el código de uno que ya no existe.
Reactivar Código: recupera la ficha original del artículo sin el código de proveedor ni las asignaciones. Se usa cuando borraste un artículo por error y quieres volver a trabajar con él. Ver sección 1.4 para el proceso completo de reactivación.
No Hacer Nada: cierra la ventana sin realizar cambios en el código. Se usa si has introducido el código por error y no quieres tocar nada.

Notas importantes

Estas opciones aparecen automáticamente al introducir en el campo Código un identificador que el sistema reconoce como histórico (dado de baja).
Precaución: reactivar un código recuperará también los datos contables y descripciones antiguas. Asegúrate de revisarlos tras la reactivación.

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2. Códigos de barras y asignaciones

2.1 Qué son las asignaciones y cuándo usarlas

Las asignaciones son una funcionalidad que permite vincular uno o varios códigos de barras a un artículo. Se utilizan tanto para asignar códigos de barras a artículos ya creados, permitiendo su uso en ventas al escanearlos, como para crear conjuntos o packs de productos. Por ejemplo, se utilizan para definir los códigos de los cartones especificando que un cartón contiene X cajetillas.

Las asignaciones de artículos se utilizan cuando un mismo producto necesita varios códigos de barras, diferentes cantidades según el código de barras (por ejemplo cartones), o diferentes configuraciones según proveedor. No se deben crear varios artículos si se pueden usar asignaciones.

Existen dos tipos: asignación simple (un nuevo código para un artículo existente) y asignación múltiple (varios artículos diferentes agrupados en un pack o promoción). El tipo se define al crearla.

Importante sobre formatos de un mismo producto: en el sistema, cuando un mismo producto se trabaja en distintos formatos (por ejemplo cajetillas y cartones), la relación entre ellos se gestiona siempre desde Asignaciones. Esto significa que el artículo base (por ejemplo la cajetilla) se crea en el módulo de Artículos; los formatos asociados (como cartones) no se crean como artículos independientes, sino como asignaciones; y en la asignación se indica cuántas unidades contiene cada formato (por ejemplo, un cartón igual a 10 cajetillas). Esta configuración permite que el sistema ajuste correctamente las cantidades al vender, reconozca distintos códigos de barras para un mismo producto, y mantenga el control correcto de stock y precios.

La gestión de formatos de un mismo producto (como cartones y cajetillas) se realiza desde Asignaciones, no desde el módulo de Artículos ni desde el campo Unidad de Caja.

2.2 Asignación simple

Uso: asignar un nuevo código a un artículo existente. Por ejemplo, un cartón de tabaco que contiene 10 cajetillas de un mismo tipo de cigarrillo.

Pasos para crear una asignación simple:

Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.
Código de la asignación. En el campo Código introduce el código de la asignación. Si el código no existe aparecerá una pantalla en blanco. Pulsa ESC para continuar.
Tipo de asignación. Al preguntar si es asignación múltiple, selecciona NO.
Datos de la asignación:
- Artículo: artículo al que se asigna el código.
- Cdad. (cantidad): cantidad incluida en la asignación (por ejemplo 8 si el cartón contiene 8 cajetillas).
- Descuento: descuento automático al escanear el código. En tabaco, el descuento siempre debe ser 0.
Guardar la asignación. Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación simple.

2.3 Asignación múltiple (packs)

Uso: agrupar varios artículos diferentes en un conjunto, como un pack de mechero más papel.

Pasos para crear una asignación múltiple:

Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.
Código de la asignación. En el campo Código introduce el código de la asignación o pulsa F6 (Código EAN). Si el código no existe aparecerá una pantalla en blanco. Pulsa ESC para continuar.
Tipo de asignación. Al preguntar si es asignación múltiple, selecciona SÍ.
Datos de la asignación:
- Descripción conjunto: nombre del pack o promoción.
- Familia: categoría principal (define el tipo de IVA).
- Subfamilia: nivel adicional de categoría.
- Empresa: empresa a la que pertenece la asignación.
- Detalle Tiquet: con valor S se muestran todos los artículos en el ticket; con valor N solo se muestra el nombre del conjunto.
Añadir artículos a la asignación. Desde la grilla de artículos, selecciona los productos y sus cantidades.
Finalizar asignación. Pulsa F2 – Finalizar Asignación e indica el precio de venta del conjunto (por defecto mostrará la suma de los PVP de los artículos). Opcionalmente puedes aplicar un descuento al conjunto.
Guardar la asignación. Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación múltiple.

Notas importantes sobre las asignaciones

Las asignaciones simples y múltiples se gestionan desde el mismo módulo.
El tipo de asignación se define al crearla y no debe confundirse con un artículo normal.

2.4 Modificar o dar de baja una asignación

En la mayoría de casos, si una asignación está mal configurada no es necesario eliminarla: basta con modificarla.

Pasos para modificar una asignación:

Accede a Control y Gestión y de ahí a Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones.
Localiza la asignación introduciendo su código.
Ábrela en pantalla.
Modifica el campo necesario, por ejemplo: el artículo asociado es incorrecto, la cantidad incluida en la asignación es errónea, o es necesario ajustar algún dato de la asignación.
Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Cuándo dar de baja una asignación

Utiliza F5 – Baja cuando la asignación ya no se va a utilizar, el código no corresponde a ningún artículo válido, o se quiere eliminar completamente la asignación del sistema.

Pasos para dar de baja una asignación:

Accede a Control y Gestión y de ahí a Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones.
Introduce el código de la asignación.
Abre la asignación en pantalla.
Pulsa F5 – Baja para eliminarla.

Una vez eliminada, el código dejará de funcionar como asignación en las ventas.

Corregir errores habituales en asignaciones

El artículo asociado es incorrecto: abre la asignación desde Control y Gestión, Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones y modifica el campo Artículo con el producto correcto. Pulsa Insertar / Guardar para aplicar el cambio.

La cantidad incluida en la asignación es errónea: accede a la asignación y modifica el campo Cdad. con la cantidad correcta. Guarda los cambios.

El código de asignación ya no debe utilizarse: localiza la asignación por su código y pulsa F5 – Baja para eliminarla del sistema.

El código escaneado no corresponde al artículo esperado: comprueba que el código está asociado al artículo correcto dentro de la asignación. Si es necesario, modifica la asignación o crea una nueva con el código adecuado.

2.5 Liberar un código de artículo

Liberar un código permite desvincular un código de barras (EAN) de un artículo existente para que quede libre y pueda asignarse a otro producto distinto.

Este procedimiento también se utiliza cuando al crear un artículo el sistema indica que el código de barras ya existe, porque ese código está asociado a otro artículo.

Cuándo utilizar esta opción

Esta opción es útil cuando un fabricante reutiliza un código de barras antiguo para un producto nuevo y dicho código ya no corresponde al artículo actual. Si ese código ya está asociado a otro artículo en el sistema, será necesario liberarlo primero para poder asignarlo al nuevo producto. Una vez liberado, el código podrá asignarse a otro artículo existente o utilizarse al crear un artículo nuevo.

Diferencia con borrar: liberar un código no elimina el artículo. Esta acción solo elimina la relación entre el artículo y ese código concreto.

Pasos para liberar un código de un artículo:

Ve al menú Control y Gestión y accede a Artículos y Prensa.
Busca el artículo que tiene el código asignado, utilizando el lector de códigos de barras, el código del artículo, el nombre o descripción, o la lupa para ver el listado.
Una vez en la ficha del artículo, pulsa las teclas ALT + B (Liberar códigos).
El sistema te pedirá que escribas o escanees el código exacto que quieres liberar.
Introdúcelo y confirma la operación.

Una vez confirmada la operación, el código queda liberado y podrá utilizarse para asignarlo a otro artículo o crear un artículo nuevo. El artículo original sigue existiendo, pero ya no tiene ese código asociado.

Notas importantes sobre la liberación de códigos

Esta acción debe utilizarse únicamente cuando el código ya no corresponde al artículo actual.
Liberar un código no borra el artículo, no elimina otros datos del artículo, solo desvincula el código indicado.
Una vez liberado, el código queda disponible para su reutilización.

2.6 Caso concreto: cartones de tabaco

En el sistema, los cartones deben estar configurados como asignaciones de la cajetilla. Por tanto, el precio del cartón se calcula según la cajetilla asociada y la cantidad de unidades indicadas en la asignación.

Los cartones de tabaco no deben crearse como artículos independientes si corresponden al mismo producto en formato cartón. Deben gestionarse desde Asignaciones, vinculando el código del cartón con la cajetilla correspondiente e indicando cuántas unidades contiene.

Si la asignación está mal configurada, el sistema puede mostrar un precio incorrecto, calcular mal el importe de venta o descontar mal el stock.

Problema habitual: el cartón de tabaco aparece con precio incorrecto

Cuando un cartón de tabaco aparece con un precio incorrecto, normalmente no debe corregirse creando un artículo nuevo ni modificando manualmente el precio del cartón.

Qué revisar. Accede a Control y Gestión, Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones. Busca el código del cartón y comprueba:

Que el cartón esté asignado a la cajetilla correcta.
Que el campo Cdad. tenga las unidades reales que contiene el cartón. Por ejemplo, si el cartón contiene 10 cajetillas debe indicar 10; si contiene 8 cajetillas debe indicar 8.
Que el campo Descuento esté a 0, ya que en tabaco no debe aplicarse descuento.

Pasos para corregir la asignación del cartón:

Accede a Control y Gestión.
Entra en Artículos y Prensa.
Abre la pestaña Asignaciones.
Busca el código del cartón.
Comprueba que el campo Artículo corresponde a la cajetilla correcta.
Revisa el campo Cdad. e indica las unidades que contiene el cartón (por ejemplo si el cartón contiene 10 cajetillas debe indicar 10).
Comprueba que el campo Descuento esté a 0.
Guarda los cambios con Insertar / Guardar.

En tabaco, el descuento debe estar siempre a 0. El cartón debe venderse mediante asignación a la cajetilla, indicando las unidades que contiene.

2.7 Problema típico: al escanear sale otro artículo

Si al escanear un artículo el sistema muestra otro diferente, normalmente significa que el código de barras está asignado incorrectamente dentro del sistema.

Causas más habituales

El código de barras pertenece a otro artículo.
Existe un código duplicado.
El artículo tiene una asignación incorrecta.
El proveedor ha cambiado el código del producto.
Existe una asignación adicional configurada sobre otro artículo.

Comprobaciones recomendadas

Revisar la ficha del artículo. Comprobar código de barras, código de proveedor y datos del artículo.
Revisar las asignaciones del artículo. Verificar que el código de barras no esté asociado a otro producto.
Revisar Asignaciones múltiples. Acceder a Control y Gestión y de ahí a Asignaciones múltiples. Comprobar que no existan códigos duplicados o asignaciones incorrectas.

Si un mismo código está asociado a varios artículos, el sistema puede reconocer un producto diferente al esperado.

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3. Precios (PVP y coste)

Esta sección cubre todas las formas de modificar precios de artículos en Estancos Élite. Es importante distinguir bien entre las distintas opciones, porque cada una responde a una necesidad diferente:

Para cambiar el precio de un solo artículo puntual, ver sección 3.1.
Cuando el sistema detecta actualizaciones al iniciar el programa, ver sección 3.2.
Para actualizar precios de un proveedor concreto revisando cada cambio, ver sección 3.3.
Para modificaciones masivas por porcentaje o filtros, ver sección 3.4.
Para modificar precios de asignaciones múltiples (packs), ver sección 3.5.
Para modificar el coste (precio de compra), ver sección 3.6.

3.1 Cambiar el precio de UN artículo (manual, desde su ficha)

Se utiliza cuando se desea modificar el precio de un artículo concreto directamente desde su ficha.

Pasos:

Accede a Control y Gestión.
Selecciona la opción Artículos y Prensa.
En el campo Código introduce el código de barras del producto o el código del artículo.
Selecciona el artículo cuyo precio deseas modificar.
En el campo PVP introduce el nuevo precio.
Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Importante

El cambio solo afecta a ese artículo.
No modifica otros productos.
Se aplicará a las ventas futuras.
No modifica ventas ya realizadas.

3.2 Actualización automática al arrancar el programa

Este proceso aparece automáticamente al abrir el programa cuando el sistema detecta actualizaciones disponibles.

Si existen actualizaciones, se muestra una pantalla con las siguientes opciones:

ESC – Cancelar: cancela la actualización y no se aplican cambios en los precios.
F2 – Actualizar Manualmente: permite revisar los cambios de precio artículo por artículo y decidir manualmente cuáles aceptar.
F10 – Aceptar: aplica automáticamente los nuevos precios a todos los artículos detectados.
F7 – Imprimir: permite imprimir un listado con los cambios de precios detectados antes de aplicarlos.

Importante

Solo aparece si existen actualizaciones disponibles.
Depende de la activación del portal correspondiente.
Puede verse afectado por la configuración del proveedor y la unidad de caja.

3.3 Actualización semiautomática desde portal de proveedor

Se utiliza cuando se desea actualizar los precios de un proveedor concreto revisando cada cambio.

Pasos:

Accede a Control y Gestión.
Selecciona la opción Portales de Proveedor.
Elige el proveedor al que deseas actualizar los precios.
Accede a la segunda pestaña Act. Precios.
Pulsa Intro para iniciar el proceso.
El sistema mostrará cada cambio de precio detectado. Pulsa Intro para aceptar el cambio o AvPag para rechazar el cambio.
Al finalizar, el sistema mostrará un listado con todos los precios modificados.

Importante

Solo afecta al proveedor seleccionado.
No modifica artículos de otros proveedores.

3.4 Modificación masiva de PVP por filtros o porcentaje

Esta opción permite modificar el precio de venta al público (PVP) de muchos artículos a la vez, ya sea modificando artículos concretos filtrados o aplicando incrementos o reducciones de precio mediante un porcentaje.

Esta opción no se utiliza para actualizar los precios oficiales del tabaco ni para aplicar actualizaciones automáticas de precios procedentes del portal (para eso ver secciones 3.2 y 3.3).

Acceso:

Desde el menú principal de Estancos Élite, dirígete a Control y Gestión.
Entra en el apartado Modificación de artículos.
Selecciona la opción Modificación de precios.

Hay dos modos: modificación manual y modificación automática.

Modificación manual (uno a uno con filtros)

Selección de artículos. Puedes seleccionar los artículos utilizando los filtros Familia, Subfamilia o Proveedor. Si introduces un asterisco (*), se seleccionarán todos los artículos. También puedes buscar un artículo concreto: con F2 buscas por código de artículo; con F3 buscas por código de proveedor.
En la casilla Automático, introduce la letra N.
El sistema preguntará si deseas añadir el IVA al precio introducido. Esto se utiliza cuando el precio que introduces no incluye el IVA y deseas que el programa lo calcule automáticamente.
El sistema mostrará una tabla con los artículos seleccionados. Modifica el precio en el campo PVP1 según sea necesario. Si se trata de un producto regulado, los campos PVP2, PVP3 y PVP4 deben tener el mismo precio.
Confirma cada cambio pulsando Intro en el campo modificado.
Cuando hayas terminado, pulsa ESC para guardar los cambios y salir de la tabla.

Modificación automática (por porcentaje)

Selección de artículos. Utiliza los filtros disponibles (Familia, Subfamilia, Proveedor) o el asterisco (*) para seleccionar todos los artículos.
En la casilla Automático, introduce la letra S.
Define los parámetros de modificación automática:
- Incremento (%): indica el porcentaje de aumento o disminución del precio. Ejemplos: 10 aumenta el precio un 10 por ciento; menos 5 reduce el precio un 5 por ciento. El valor menos 99,99 puede utilizarse para volver al precio anterior después de una oferta o promoción.
- Tarifa: indica la tarifa (1 a 4) en la que se aplicarán los cambios.
- Sobre (C = Coste / P = PVP): indica si el cálculo se realizará sobre el coste del artículo o sobre su PVP actual.
- Redondeo a (0 = sin redondeo): permite redondear el precio final. Ejemplo: si se indica 0,50, los precios se redondearán para que terminen en X,00 o X,50.
- Etiquetas (0, 1, T): define si se generarán etiquetas con el nuevo precio. Con 0 no se generan etiquetas. Con 1 una etiqueta por artículo. Con T tantas etiquetas como unidades haya en stock.
El sistema preguntará si deseas añadir el IVA en los precios modificados. Esta opción se utiliza cuando el precio introducido no incluye el IVA y se desea que el programa lo calcule automáticamente. Normalmente se responde No, ya que el PVP que se introduce suele incluir ya el IVA.
El programa aplicará los cambios automáticamente. Una vez finalizado el proceso, se mostrará una tabla con los artículos y sus nuevos precios. En esta tabla aún es posible realizar ajustes manuales si es necesario.
Pulsa ESC para salir de la tabla.

3.5 Modificación de precios de asignaciones múltiples

Este proceso es similar a la modificación masiva de precios de artículos, pero aplicado a asignaciones múltiples (packs de varios productos).

Acceso: accede a Control y Gestión y selecciona Modificación de Precios.

Modificación manual

Selecciona las asignaciones por Familia, Subfamilia o Proveedor, o usa asterisco para todas.
En la casilla Automático introduce N.
Modifica los precios en la tabla generada y confírmalos pulsando Intro o usando las flechas de cursor.
Pulsa ESC para salir.

Modificación automática

Selecciona las asignaciones (Familia, Subfamilia, Proveedor) o usa asterisco para todas.
En la casilla Automático introduce S.
Define los parámetros: Incremento (%), Tarifa, Sobre (C=Coste / P=PVP), Redondeo y Etiquetas (0, 1, T). El significado es el mismo que en la sección 3.4.
El sistema aplicará los cambios automáticamente. Pulsa ESC para salir de la tabla resultante.

3.6 Modificar el coste (precio de compra)

Para modificar el precio de compra de un artículo, que en el sistema se corresponde con el coste del artículo, es necesario realizar un movimiento de stock.

Pasos:

Accede a Control y Gestión.
Entra en Artículos y Prensa.
Busca el artículo que deseas modificar.
Pulsa F2 – Entradas y realiza una entrada de stock. Puedes introducir cantidad 1 si el stock ya es correcto. Opcionalmente, puedes realizar una salida de stock con F3 – Salidas para equilibrar el stock.
Introduce el nuevo coste en el apartado correspondiente.
Pulsa Intro hasta guardar los cambios.

En el sistema, el “precio de compra” se corresponde con el coste del artículo.

3.7 Por qué no se actualiza un precio

Si un precio no se actualiza automáticamente o desde portal, revise:

Conexión a Internet activa.
Si aparece el mensaje “No es posible comprobar si existen actualizaciones disponibles”, puede existir un problema de configuración o conexión.
Que el portal del proveedor esté activado.
Que el código de proveedor esté correctamente informado en la ficha del artículo.
Que el proveedor esté correctamente asignado al artículo.
Que la unidad de caja esté correctamente configurada.

Una configuración incorrecta puede impedir la actualización del precio.

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4. Clasificación: Familias y Subfamilias

En Estancos Élite, las Familias y Subfamilias forman parte de los datos maestros del sistema. Su función es organizar los productos y servicios en grupos lógicos, facilitando la gestión de artículos, el control fiscal, y el análisis de ventas y compras.

Las familias y subfamilias se utilizan al dar de alta artículos, por lo que deben existir previamente en el sistema.

4.1 Familias

Las Familias representan el primer nivel de organización de productos. Definen el tipo de IVA que se aplica a los artículos.

Cómo acceder

Accede a Control y Gestión.
Selecciona Familias y F.pago.

Desde este apartado se pueden realizar tres acciones principales: crear una nueva familia, modificar una familia existente, y dar de baja una familia.

Crear nueva familia (dar de alta familia)

Para crear una nueva familia, rellene los campos disponibles en la ficha de Familias:

Código Familia: campo obligatorio. Código de 3 caracteres, libre y único. Se recomienda que tenga relación con la descripción para facilitar su identificación.
Descripción: campo obligatorio. Nombre de la familia (mínimo 3 caracteres).
IVA (%): tipo de impuesto aplicable a los artículos de esta familia, tanto en compra como en venta.
Recargo Compras: impuesto adicional aplicable a las compras (si procede).
Recargo Ventas: impuesto adicional aplicable a la venta, distinto al de compras.
Rec. Ventas incluido en PVP: indica si el recargo de venta ya está incluido en el precio de venta al público.
Beneficio (sobre PVP en artículos sin coste definido %): permite aplicar un porcentaje de beneficio automático en artículos sin coste definido. Este porcentaje se aplica, por ejemplo, a los artículos genéricos.
Bloquear Artículos: impide la modificación de las fichas de los artículos asociados a la familia.
Activar Trazabilidad: obligatorio para productos sujetos a control de trazabilidad (por ejemplo tabaco).
Bloq. Descuento: impide aplicar descuentos a los artículos de esta familia.

Una vez completados los campos, pulsa Intro hasta el último campo o pulsa Insertar / Guardar.

Modificar una familia

Permite cambiar la configuración de una familia existente.

Recupere la familia deseada.
Modifique los campos necesarios.
Guarde los cambios pulsando Intro hasta el último campo o Insertar / Guardar.

Los cambios de IVA o configuración fiscal afectan a todos los artículos asociados.

Dar de baja una familia

Permite eliminar una familia que ya no se utiliza.

Seleccione la familia.
Pulse F5 – Baja.
Confirme la operación cuando el sistema lo solicite.

No es posible dar de baja una familia si existen artículos asociados. En ese caso, primero debes cambiar los artículos a otra familia o darlos de baja.

4.2 Subfamilias

Las Subfamilias representan el segundo nivel de organización de productos y servicios dentro del sistema. Se utilizan para refinar la clasificación definida por las Familias y permiten una gestión más precisa y flexible del catálogo de artículos. Las subfamilias son especialmente relevantes para la gestión de comisiones.

Cómo acceder

Accede a Control y Gestión.
Selecciona Familias y F.pago.
Accede a la pestaña Subfamilia.

Al igual que en Familias, se pueden realizar tres acciones principales: crear, modificar y dar de baja.

Crear nueva subfamilia (dar de alta subfamilia)

Crear una subfamilia permite añadir un nuevo nivel de clasificación que podrá asignarse posteriormente al dar de alta artículos.

Código: campo obligatorio. Código de 3 caracteres, libre y único. Se recomienda que tenga relación con la descripción para facilitar su identificación.
Descripción: campo obligatorio. Nombre de la subfamilia (mínimo 3 caracteres).
Comisión para artículos en este modo (%): permite calcular el beneficio de productos cuyo régimen es comisionista, no de compra o venta tradicional. Ejemplos habituales: loterías, tabaco, recargas telefónicas, medios de pago.
La comisión se aplica sobre PVP + IVA: indica si el porcentaje de comisión se calcula sobre el PVP base (sin IVA) cuando la casilla está desmarcada, o sobre el PVP más IVA cuando la casilla está marcada.
Porcentaje IVA sobre la Comisión (%): indica si la comisión (beneficio) está sujeta a IVA y el porcentaje correspondiente.
Porcentaje Retención sobre Comisión (%): en productos comisionistas, además del IVA, suele aplicarse una retención de IRPF.
Sistema de Puntos: permite activar el sistema de fidelización para los productos de esta subfamilia.
Aviso Ventas NO Permitidas: permite definir alertas o limitaciones de venta (por ejemplo, límite de paquetes de tabaco por operación).
Comentario: campo libre para añadir información adicional.
Epígrafe: obligatorio para envíos al sistema TicketBAI (Bizkaia).

Una vez completados los campos, pulsa Intro hasta el último campo o pulsa Insertar / Guardar.

Modificar una subfamilia

Permite cambiar la configuración de una subfamilia existente.

Recupere la subfamilia deseada.
Modifique los campos necesarios.
Guarde los cambios pulsando Intro hasta el último campo o Insertar / Guardar.

Los cambios afectan a todos los artículos asociados a la subfamilia.

Dar de baja una subfamilia

Permite eliminar una subfamilia que ya no se utiliza.

Seleccione la subfamilia.
Pulse F5 – Baja.
Confirme la operación.

No es posible dar de baja una subfamilia si existen artículos asociados. En ese caso, primero debes cambiar los artículos a otra subfamilia o darlos de baja.

4.3 Cómo afectan Familias y Subfamilias al artículo

Impacto de la Familia

Define el tipo de IVA aplicado al artículo. El IVA no puede modificarse directamente desde el campo IVA del artículo: si es necesario corregirlo, hay que comprobar primero la familia asignada.
Puede activar el bloqueo de modificaciones en las fichas de los artículos asociados.
Puede activar la trazabilidad obligatoria (por ejemplo para tabaco).
Puede impedir aplicar descuentos a los artículos de esa familia.

Impacto de la Subfamilia

Define las comisiones aplicables cuando el artículo se gestiona en régimen de comisionista (loterías, tabaco, recargas, medios de pago).
Define si esa comisión está sujeta a IVA y a retención.
Puede activar el sistema de puntos de fidelización.
Puede definir avisos o limitaciones al vender (por ejemplo límite de paquetes de tabaco por operación).
Es imprescindible para TicketBAI en Bizkaia por el epígrafe.

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5. Unidades de caja

La unidad de caja indica al sistema cómo se compra, vende y controla el stock de un artículo, si se trabaja por unidades sueltas o por cajas o lotes completos.

Configurar este valor correctamente es vital, ya que afecta directamente al Precio de Venta (PVP) y al Control de Stock.

¿Qué valor debo indicar en la unidad de caja?

Para definir este valor correctamente, debe preguntarse cuántas unidades contiene el formato con el que trabaja el artículo y cómo debe gestionarlo el sistema.

Ejemplos prácticos

Trabajar por unidades (valor = 1)

Se utiliza cuando la unidad de venta es el paquete individual, independientemente de cómo venga embalado de fábrica.

Ejemplo con puros en caja cerrada: si solo vendes la caja entera y quieres que el stock cuente “1 caja”, la unidad de caja será 1.

Trabajar por unidades sueltas (valor mayor que 1)

Se utiliza cuando recibes un envase grande (mazo, caja, bote) pero vendes el contenido por unidades individuales.

Ejemplo con puros sueltos: si recibes un mazo de 25 puros y los vendes de uno en uno, la unidad de caja será 25.
Ventaja: en caso de cambio de precios, el programa calculará el nuevo PVP automáticamente en función de la unidad individual.

Notas importantes

La unidad de caja no tiene por qué coincidir con el lote mínimo del proveedor.
Un valor incorrecto puede afectar al precio de venta, al stock y a las actualizaciones de precios.
Este campo debe definirse correctamente en el momento de crear o modificar el artículo.
Para la gestión de formatos de un mismo producto (cajetilla vs cartón) no se usa unidad de caja, se usan asignaciones (ver sección 2.1).

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6. Consultas y listados

6.1 Listado de artículos (F7)

El Listado de Artículos permite generar listados de los productos existentes en la base de datos. Estos listados permiten consultar información de los artículos, como el stock actual registrado en el sistema, sin realizar modificaciones. Pueden incluir distintos campos (por ejemplo precio, IVA o familias) según las opciones seleccionadas al imprimir. Esta pantalla incluye un sistema de filtros avanzados que permite realizar búsquedas muy específicas antes de generar el listado.

Cómo acceder al listado de artículos

Desde el menú Control y Gestión.
Accede a Artículos y Prensa.
Al entrar en Artículos, pulsa F7 – Listado.

Configuración del filtro de búsqueda

La pantalla de filtro se divide en dos partes: la superior para seleccionar el tipo de agrupación y la inferior para la búsqueda propiamente dicha.

Agrupaciones. Estas opciones son excluyentes entre sí para agrupar, pero se pueden combinar con otros filtros:

AGRUPA Familia: agrupa los artículos por familias, mostrando su coste total.
AGRUPA Subfamilia: agrupa los artículos por subfamilias, mostrando su coste total.
AGRUPA Proveedor: agrupa los artículos por proveedores, mostrando su coste total.

Filtros de búsqueda. Los filtros pueden combinarse entre sí para afinar el resultado del listado:

Fecha última compra: permite listar productos que han tenido entradas de stock en un periodo específico.
Familia / Subfamilia / Proveedor / Empresa / Fabricante-Promotor / Comentario: permiten filtrar los artículos por estas categorías. Un asterisco (*) en un campo indica “todos”.
Bajo mínimo (S/N): lista artículos con stock por debajo del mínimo establecido.
Artículos con Stock=0 (S / N / 0): permite listar artículos según si su stock es igual a cero, diferente de cero o todos.
Sin compras ni ventas (S/N): lista artículos que no han tenido movimientos (ninguna venta ni entradas/salidas de stock) en el ejercicio actual, útil para identificar artículos obsoletos.
Con compras o ventas (S/N): lista artículos que sí han tenido movimientos. Es la opción inversa a la anterior.
Muestra stock a una fecha determinada (S/N): permite generar un listado con el stock que tenían los artículos en una fecha concreta.

Este listado muestra el stock a una fecha, pero el coste y PVP utilizado es el actual del artículo. No es válido para obtener el coste total del stock en una fecha pasada (por ejemplo, cierre de ejercicio). Para eso ver sección 9.8.

Ejecutar la búsqueda

Rellena las casillas del filtro según tus necesidades.
Pulsa F2 – Realizar búsqueda o pulsa Intro hasta el final.
El sistema mostrará un listado de los artículos encontrados.

Funciones disponibles tras la búsqueda

Una vez mostrado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

F2 – Nueva búsqueda: vuelve a la pantalla de filtros para realizar una nueva consulta.
F7 – Imprimir: en esta pantalla se pueden seleccionar los campos que se mostrarán en el listado (por ejemplo código, descripción, stock, precios, IVA).
F9 – Ordena: ordena la columna donde se encuentra el cursor (ascendente / descendente).
F10 – Disco tarifas: permite indicar una ruta para guardar un archivo con las tarifas de los artículos listados.
F11 – Columna 1ª: coloca la columna seleccionada como la primera del listado.
BloqDesp – Fijar columna: fija la columna seleccionada a la izquierda del listado, evitando el desplazamiento horizontal.

6.2 Consulta de stock actual y a fecha

Consulta de stock actual

La forma recomendada para consultar el stock actual de los artículos es el listado de artículos (F7) descrito en la sección 6.1. No se debe utilizar el inventario para consultar el stock, ya que el inventario se utiliza únicamente para ajustar o regularizar las cantidades tras un recuento físico (ver sección 7).

Consulta de stock a una fecha determinada

Para consultar cuánto stock tenía un artículo en una fecha concreta:

Accede a Control y Gestión.
Entra en Artículos y Prensa.
Pulsa F7 – Listado.
En el filtro, marca “Muestra stock a una fecha determinada” e indica la fecha.
Ejecuta la búsqueda.

Este listado muestra el stock a la fecha indicada, pero el coste y PVP utilizado en el listado es el actual del artículo. No sirve para obtener el coste total del stock a fecha pasada. Para el coste total a cierre de ejercicio, hay que utilizar Resumen de ejercicio (F5), ver sección 9.8.

6.3 Consulta de artículos dados de baja

Actualmente no existe un filtro específico para visualizar artículos dados de baja desde los listados de artículos (F7 no dispone de esa opción).

Para consultar las bajas realizadas:

Accede a Control y Gestión y luego a Vendedores y Horarios.
Abre la pestaña Incidencias.
Selecciona el rango de fechas que deseas consultar.
En el campo Incidencias, selecciona Baja del artículo.

El sistema mostrará todas las bajas de artículos registradas en el periodo seleccionado, indicando la fecha y hora en la que se realizó cada baja.

La consulta de artículos dados de baja no se realiza desde Artículos y Prensa con F7 – Listados, ya que actualmente no existe un filtro específico para ello.

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7. Inventario (recuento físico)

El Inventario es el proceso mediante el cual se revisa, comprueba y ajusta el stock del almacén para que coincida con el stock registrado en el sistema. Este proceso se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para verificar posibles diferencias, corregir errores y asegurar la fiabilidad de los datos de ventas, compras y cierres de ejercicio.

7.1 Cuándo usar inventario (y cuándo NO)

Para qué sirve el Inventario

Comprobar que el stock registrado en el sistema coincide con las cantidades reales contadas en el almacén.
Detectar diferencias por errores, mermas o incidencias.
Ajustar correctamente las cantidades de los artículos.
Garantizar la fiabilidad de informes, valoraciones y cierres de ejercicio.

Cuándo NO se debe usar el Inventario

No debe utilizarse el Inventario en los siguientes casos:

Para corregir el stock de un único artículo.
Para pequeños ajustes puntuales.
Para consultar el stock de los artículos (usar sección 6.1 y 6.2).
Para regularizar una rotura o merma concreta.

En estos casos, debe utilizarse F2 – Entradas para aumentar stock, o F3 – Salidas para disminuir stock.

El inventario se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para revisar el stock existente. No se utiliza para consultar el stock de los artículos ni para obtener listados. Para estas acciones debe utilizarse el listado de artículos.

7.2 Realizar un inventario

Cómo acceder a Inventario

Accede a Control y Gestión.
Selecciona Modificación de artículos.
Elige la opción Inventario.

Pasos para crear un inventario

Introduce un nombre de inventario.
Añade los artículos al inventario desde el campo Artículo mediante:
- Introducción manual del artículo.
- Pulsando F3 – Añadir selección, que permite elegir Familia, Subfamilia o Proveedor.
Realiza el recuento físico de los artículos.
Introduce en el campo Recuento la cantidad real contada.

Campos importantes del Inventario

Al introducir los artículos en la grilla del inventario, se muestran los siguientes campos relevantes:

Stock: muestra el stock actual registrado en el sistema.
Recuento: cantidad real introducida tras el conteo físico.
Diferencia: diferencia entre el stock del sistema y el recuento.
Coste Recuento: valor del stock según el coste y el recuento.
PVP Recuento: valor del stock según PVP y recuento.
Rev. (S/N): indica si el artículo ha sido revisado. Cambia a S cuando se introduce un valor en el recuento.
Coste Diferencia: valor económico de la diferencia en coste.
PVP Diferencia: valor económico de la diferencia en PVP.

Funciones disponibles en el Inventario

Una vez mostrado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

F2 – Entrar stock: ajusta el stock del sistema introduciendo la cantidad indicada en el campo Recuento. Al pulsar F2 se cambiará todo el stock de los artículos del inventario en el programa. Importante estar seguro que las cantidades están revisadas.
F5 – Añadir al recuento: la cantidad indicada se suma al valor ya existente en el campo Recuento.
F6 – Ver pendiente: muestra únicamente los artículos que aún no han sido revisados.
F7 – Listado: accede a la pantalla de impresión, donde puedes configurar las opciones de impresión y seleccionar los campos que deseas incluir en el listado.

Importante sobre los inventarios

Una vez creado un inventario en el programa, no es posible eliminarlo ni darlo de baja o anularlo posteriormente.

7.3 Retomar un inventario ya iniciado

Si has empezado un inventario y lo has guardado con un nombre, puedes volver a él desde la pantalla de inventario.

Para ello:

Accede a Inventario (Control y Gestión, Modificación de artículos, Inventario).
Puedes introducir directamente el nombre del inventario.
O bien pulsar la lupa para buscarlo y seleccionarlo de la lista.

Una vez seleccionado, podrás continuar con el inventario.

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8. Otras modificaciones (herramientas avanzadas)

Esta sección incluye distintas herramientas para realizar modificaciones y ajustes sobre los artículos del sistema. Permiten realizar cambios sobre tarifas, artículos sin movimientos, códigos de barras, costes y stock de los artículos.

Acceso general

Dirígete a la sección Control y Gestión desde el menú principal de Estancos Élite.
Entra en el apartado Modificación de artículos.
Selecciona Modificar otros.

8.1 Establecer tarifas de venta en base a otra tarifa

Esta función permite modificar una tarifa de venta tomando como referencia otra tarifa existente.

Para realizar la modificación se deben indicar los siguientes campos:

Tarifa Origen: tarifa que se utilizará como base para el cálculo.
Tarifa Destino: tarifa que se modificará utilizando la tarifa origen.
Incremento (%): porcentaje de incremento que se aplicará sobre la tarifa origen.
Redondeo: permite definir el tipo de redondeo que se aplicará al resultado.

Una vez finalizado el proceso, el programa mostrará un mensaje indicando que la modificación se ha completado.

8.2 Anulación global de artículos sin movimientos

Esta función permite eliminar artículos que no han tenido actividad durante el ejercicio actual.

Un artículo puede considerarse sin movimientos cuando no tiene ventas, entradas de stock ni salidas de stock.

Es posible seleccionar los artículos a revisar utilizando los siguientes filtros: Familia, Subfamilia o Proveedor.

El proceso puede realizarse de dos formas:

Proceso manual (N): el sistema muestra un listado de artículos para confirmar cada eliminación. Opciones disponibles: F4 Sacar No Eliminar excluye el artículo del proceso; F5 Eliminar Todos elimina todos los artículos del listado.
Proceso masivo (S): el sistema elimina automáticamente todos los artículos seleccionados.

8.3 Cambiar el código principal de un artículo (EAN)

Esta función permite cambiar el código principal de un artículo por uno nuevo. Este es el código que se define al dar de alta el producto y que no puede modificarse ni eliminarse directamente desde la ficha del artículo. Por este motivo, el sistema dispone de este proceso específico para realizar el cambio.

Cuándo utilizar esta función

Utiliza esta función solo cuando necesites sustituir el código principal del artículo, por ejemplo si has introducido el EAN como código principal y ahora necesitas utilizarlo para otro producto.

Importante

Este proceso sustituye el código principal actual por uno nuevo.
No añade códigos adicionales.
Si necesitas trabajar con varios códigos de barras, debes utilizar la opción de Asignaciones (ver sección 2).

Durante el proceso también se puede modificar la descripción del artículo de forma opcional.

Pasos para realizar el cambio

Accede a Control y Gestión.
Entra en Modificación de artículos.
Selecciona Modificar otros.
Accede a la opción de Cambio de código de artículo.
Busca y selecciona el artículo que deseas modificar.
Introduce el nuevo código EAN.
Opcionalmente, introduce una nueva descripción.
Confirma y guarda los cambios.

Si el código EAN introducido ya está siendo utilizado por otro artículo, el sistema mostrará un aviso.

8.4 Regenerar los precios medios y los costes de los artículos

Esta función permite recalcular el coste medio de los artículos.

El proceso utiliza el último coste registrado y el IVA aplicado en la última compra. Con esta información, el sistema actualiza el coste medio de los artículos.

La regeneración se puede aplicar a artículos filtrados por Familia, Subfamilia o Proveedor.

8.5 Modificación puntual de stock desde ficha

Esta opción permite modificar directamente el stock de los artículos desde la ficha de artículos. Se utiliza para ajustar el stock manualmente en casos puntuales.

Pasos para modificar el stock

Acceder a la pestaña Modificaciones.
Entrar en la opción Modificar stock.
Aplicar filtros si se desea: Familia, Subfamilia, Proveedor. Si no se indica nada, se mostrarán todos los artículos.
Localizar el artículo mediante código de barras, código de proveedor o descripción.
Seleccionar el artículo.
El campo stock aparecerá resaltado en azul.
Introducir el valor correcto de stock.

El cambio se aplica directamente y queda reflejado en la ficha del artículo.

Aviso importante

Esta opción debe utilizarse solo en casos puntuales:

No registra movimientos de stock.
No queda reflejado como inventario.
No se registra como entrada ni como salida.

Aunque se puede consultar desde el apartado de incidencias que se ha realizado una modificación, no sustituye a un inventario. Para regularizar stock tras un recuento físico, usar Inventario (sección 7).

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9. Preguntas frecuentes

Este apartado recoge las preguntas más frecuentes relacionadas con la gestión de artículos en el sistema.

9.1 Cambio de régimen (Recargo de Equivalencia ↔︎ General)

El cambio de régimen permite pasar de Recargo de Equivalencia a Régimen General, o viceversa.

Pasos

Accede a Control y Gestión.
Ve a Parámetros y Configuración.
En la sección Empresa, pulsa F4 para realizar el cambio de régimen.
El sistema mostrará una pantalla de confirmación del cambio.

Si el cambio se realiza dentro de los dos primeros meses del año, el sistema avisará para recalcular costes de compras y ventas automáticamente.

Verificación de artículos

Accede a Control y Gestión, Artículos y Prensa, F7 Listados. Comprueba:

En Régimen General: IVA compra al 21%, beneficio aproximado entre 10,29% y 10,89%. En familia TA1: Recargo Ventas = 1,75 y “Rec. Ventas incluido en PVP” = S.
En Recargo de Equivalencia: IVA compra al 22,75%, beneficio aproximado de 8,5% o 9%.

Verificación de clientes

Régimen de equivalencia: consultar con el gestor qué clientes deben llevar recargo. Marcar S en la ficha del cliente.
Régimen general: marcar N en la ficha del cliente.

9.2 Beneficios, costes y comisiones

Cómo corregir los beneficios de un artículo

Los beneficios se ajustan desde los datos contables del artículo.

Accede a Control y Gestión.
Entra en Artículos y Prensa.
Busca y selecciona el artículo.
Accede a la sección Datos Contables y revisa: IVA (porcentaje correcto según el producto); Recargo de compras (configurado correctamente si aplica); Beneficio sobre PVP (en artículos sin coste definido); Comisión del artículo (en tabaco suele ser del 8,5%).
Realiza los ajustes necesarios.
Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Cómo modificar los costes de los artículos

Para modificar el coste de un artículo es necesario realizar un movimiento de stock. Ver sección 3.6.

Por qué no puedo modificar el coste de un artículo

Puede deberse a que el artículo tiene una comisión configurada. En estos casos, el sistema no permite modificar directamente el coste.

9.3 Bloqueo de artículos

Por qué no puedo modificar un artículo

Puede deberse a que el artículo está bloqueado, o a que tiene una configuración que limita cambios (por ejemplo, comisión).

Revisa el estado del artículo en Datos Contables, Bloquear artículo = S.

Cómo bloquear los campos en la ficha de un artículo

El bloqueo de un artículo impide modificar ciertos campos de su ficha.

Pasos

Accede a Control y Gestión.
Entra en Artículos y Prensa.
Selecciona el artículo.
Accede a Datos Contables.
En la opción Bloquear artículo, con S bloquea el artículo y con N lo desbloquea.
Pulsa Insertar / Guardar para confirmar.

9.4 Códigos de proveedor

Cómo obtener el código de proveedor de un artículo

Para obtener el código de proveedor de artículos como el tabaco, puedes hacerlo de varias formas.

Buscarlo desde el portal del proveedor (Logista, Comet, Aldista):

Accede al portal del proveedor.
Entra en el apartado de artículos.
Busca el producto.
Consulta el código de proveedor correspondiente.

Buscarlo desde el propio programa:

Accede a Artículos y Prensa.
Entra en la ficha del artículo (o créalo si no existe).
En el campo Cod.Prov, pulsa la lupa.
Busca el producto en el listado del proveedor y selecciónalo.

Si el artículo ya existe en el sistema:

Revisa el campo Cod.Prov.
Si está vacío o incorrecto, utiliza la lupa para asignar el código correcto.

El código de proveedor es necesario para que el sistema identifique correctamente el artículo, especialmente en productos de tabaco o relacionados.

No encuentro un artículo en el portal o catálogo del proveedor

Si no conseguimos localizar un artículo dentro del portal o catálogo de un proveedor, lo primero que debemos hacer es realizar la descarga o actualización del portal que estamos visualizando.

Una vez realizada la descarga, volver a buscar el artículo y comprobar si ya aparece disponible en el catálogo.

Si después de actualizar el portal el artículo continúa sin aparecer, el cliente deberá ponerse en contacto directamente con el proveedor correspondiente. En estos casos, normalmente la incidencia se debe a que el proveedor todavía no ha publicado o cargado el artículo en su portal.

Problemas con códigos de proveedor en artículos

El sistema no permite tener códigos de proveedor ni códigos de barras duplicados.

Si detectas un problema en un artículo (por ejemplo, que no coincide con el pedido o con el producto recibido), normalmente se debe a que el código de proveedor es incorrecto o no está informado.

Cómo corregirlo: accede a la ficha del artículo, revisa el campo Cod.Prov, comprueba que corresponde exactamente al producto del proveedor, corrígelo si es necesario, y guarda los cambios.

9.5 Duplicados aparentes

Por qué parece que hay artículos duplicados

El sistema no permite tener artículos duplicados con los mismos códigos. Sin embargo, puede ocurrir que existan artículos con la misma descripción pero configurados de forma diferente.

Por ejemplo, puede haber un artículo con el código de proveedor correcto, y otro artículo con la misma descripción pero sin código de proveedor y con código de barras. En estos casos, el sistema los trata como artículos distintos, aunque parezcan iguales.

Cómo corregirlo: identifica el artículo correcto, elimina el artículo incorrecto o duplicado, corrige los datos si es necesario.

Antes de eliminar un artículo, asegúrate de que no tenga movimientos de stock o ventas asociados.

Puedo tener varios códigos de barras en un mismo artículo

Sí. Un artículo puede tener varios códigos de barras asociados. Para ello, se debe utilizar la opción de Asignaciones de artículos (ver sección 2). No es necesario crear varios artículos para el mismo producto.

Aunque un artículo puede tener varios códigos de barras, estos no pueden estar duplicados en otros artículos.

Cuándo utilizar asignaciones de artículos

Las asignaciones de artículos se utilizan cuando un mismo producto necesita varios códigos de barras, diferentes cantidades según el código de barras (por ejemplo cartones), o diferentes configuraciones según proveedor. No se deben crear varios artículos si se pueden usar asignaciones.

El producto recibido no coincide con el pedido

Si un producto recibido no corresponde con el pedido, normalmente se debe a un código de proveedor incorrecto. Qué debes revisar: el campo Cod.Prov en la ficha del artículo, y que el código corresponde al producto del proveedor.

9.6 Precios de tabaco vs precios libres

Por qué un artículo tiene un precio incorrecto

Depende del tipo de artículo.

Artículos de tabaco. El precio del tabaco está regulado y se actualiza automáticamente según los datos oficiales del BOE. Si un artículo tiene un precio incorrecto, normalmente se debe a código de proveedor incorrecto o a unidades por caja mal configuradas. El precio no puede modificarse manualmente, ya que se actualiza automáticamente.

Resto de artículos (precio libre). En los artículos con precio libre, el precio depende de la configuración del artículo. Puede variar por coste incorrecto, beneficio configurado, comisión del artículo o configuración de la familia. En estos casos, se recomienda revisar la ficha del artículo y sus datos contables.

Antes de realizar cambios, comprueba siempre si se trata de un artículo de tabaco o no.

Por qué un artículo de tabaco vuelve a tener un precio incorrecto después de actualizar precios

Los precios del tabaco se actualizan automáticamente en el sistema según los datos oficiales publicados en el BOE.

Si después de una actualización un artículo vuelve a tener un precio incorrecto, normalmente se debe a una configuración errónea del artículo.

Qué debes revisar:

Código de proveedor: es el dato clave para identificar el artículo en las actualizaciones de precios. Si es incorrecto, el artículo puede no actualizarse o puede tomar el precio de otro producto.
Unidades por caja: si están mal configuradas, el sistema puede dividir el precio incorrectamente, mostrando importes erróneos en venta.

Importante: el precio del tabaco no es editable libremente. Se actualiza automáticamente. Cualquier corrección manual puede perderse tras una actualización.

9.7 IVA en sellos

Se puede desglosar el IVA en una factura de sellos

No. Los sellos no llevan IVA desglosado, ya que se consideran efectos timbrados y se venden por su valor oficial. Por este motivo, no es posible emitir facturas con IVA para este tipo de artículos.

Si un cliente solicita IVA desglosado, debe informarse de que no es posible. Si necesita un documento con tratamiento fiscal distinto, puede consultarlo con el organismo oficial correspondiente o el punto de venta que lo emita según su normativa.

9.8 Coste total de stock a cierre de ejercicio

Cómo obtener el coste total del stock a 31 de diciembre o cierre de ejercicio

Para obtener el coste total del stock a cierre de año, debes utilizar el módulo Resumen de ejercicio (F5), ya que el listado de artículos no muestra el coste de ese momento.

9.9 Análisis por promotor

Cómo puedo analizar compras o ventas por promotor

Para poder realizar análisis de compras o ventas por promotor, es necesario que los artículos tengan informado este dato en su ficha.

Si el campo Promotor no está rellenado en los artículos, el sistema no podrá agrupar ni mostrar la información correctamente en los informes.

Pasos recomendados

Accede a Control y Gestión.
Entra en Artículos y Prensa.
Busca y selecciona el artículo.
Indica el nombre del promotor en el campo correspondiente dentro de la ficha.
Guarda los cambios.

Una vez informado el promotor en los artículos, podrás utilizar los distintos listados y análisis para obtener información filtrada o agrupada por promotor.