Catálogo Unificado

El catálogo unificado es una base de datos centralizada que contiene información de los productos de tabaco y de otros tipos de productos que se pueden comercializar en los estancos.

¿Qué es el catálogo unificado (CU)?

El catálogo unificado es una base de datos centralizada que contiene información de los productos de tabaco y de otros tipos de productos que se pueden comercializar en los estancos. 

El propósito principal de trabajar con CU son:

• • Automatización del proceso de alta de nuevos productos. 

  • Actualización de precios de labores de tabaco y timbre tomando como fuente el BOE.

  • Actualización de precios de labores de todas las labores de tabaco de cualquier proveedor.

El papel del BOE en la actualización de precios

El BOE es el diario oficial del Estado español, donde se publican leyes, reglamentos y otras disposiciones normativas. Para el sector del tabaco , el BOE publica actualizaciones de precios regulados, esto hace que sea necesario mantener los precios actualizados de acuerdo con la normativa vigente.

Al actualizar precios tomando como fuente el BOE nos asegura informar de un precio publicado en el BOE y no depender, únicamente, de la información proporcionada por los proveedores.

Sincronización entre productos del cliente y el catálogo

La sincronización (vinculación entre los productos que se encuentran en la base de datos del programa y los productos existentes en CU) es el proceso clave que permite la actualización automática de precios y alta de productos. Implica:

• • Identificación de productos comunes: El sistema debe ser capaz de identificar los productos del programa que coinciden con los del catálogo unificado. Esto se hace mediante identificadores únicos, códigos de proveedor y EANs.

  • Comparación de precios: Una vez identificados los productos comunes, el sistema compara los precios de los productos con los precios actualizados publicados en el BOE.

  • Actualización automática: Si se detectan diferencias, el sistema actualiza automáticamente los precios de los productos asegurando la conformidad con la normativa vigente.

  • Alta de productos: El sistema es capaz de detectar si un producto no está dado de alta en la base de datos del programa y darlo de alta de forma automática.

Beneficios de un catálogo unificado con sincronización BOE:

• • Precisión: Garantiza que los precios de los productos estén siempre actualizados y estén actualizados de acuerdo con la normativa vigente, evitando errores y posibles sanciones.

  • Mayor número de productos regulados. El sistema permite actualizar precios de todos los productos publicados en el BOE. No depende de ningún proveedor.

Beneficios de un catálogo unificado para el alta automática de productos:

• • Eficiencia: Reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para dar de alta nuevos productos.

  • Precisión: Minimiza los errores humanos en la entrada de datos.

  • Escalabilidad: Permite gestionar grandes volúmenes de productos de forma eficiente.

Sincronizar catálogo

La sincronización (vinculación entre los productos que se encuentran en la base de datos del programa y los productos existentes en CU) es un proceso automático que permite la actualización automática de precios y alta de productos. Este proceso, se repite al salir  del programa, (una vez al  día) con productos nuevos que  se hayan  dado  de alta o modificado desde el  software.

¿Cómo consultar la  sincronización de los productos y cómo crear/eliminar/modificar? 

Para acceder al apartado para gestionar la sincronización, accederemos desde Control y Gestión > Catalogo Unificado > Sincronizar catálogo

• F2 Familias: Sincronización de Familias

  • En esta pantalla vemos “Código Estancos” (Código FAMILIA en Estancos Élite) y “Nombre Estancos” (Nombre FAMILIA en Estancos Élite) “código catálogo” (Código que tiene la familia en el CU) y “Nombre Catálogo” (Nombre que tiene la FAMILIA en el CU)

  • Para sincronizar Familia podemos hacerlo situándonos en la fila del “Código Catálogo”, nos mostrará una flecha para buscar y seleccionar la FAMILIA o en la fila donde queramos sincronizar dándole al botón “Insert Sincronizar”

Importante tener bien sincronizada la FAMILIA porque al dar de alta un artículo nuevo se dará de alta con la FAMILIA sincronizada.

• F4 SubFamilias: Sincronización de Subfamilias

  • En esta pantalla vemos “Código Estancos” (Código SUBFAMILIA en Estancos Élite) y “Nombre Estancos” (Nombre SUBFAMILIA en Estancos Élite) “código catálogo” (Código que tiene la SUBFAMILIA en el CU) y “Nombre Catálogo” (Nombre que tiene la SUBFAMILIA en el CU)

  • Para sincronizar SubFamilia podemos hacerlo situándonos en la fila del “Código Catálogo”, nos mostrará una flecha para buscar y seleccionar la SUBFAMILIA o en la fila donde queramos sincronizar dándole al botón “Insert Sincronizar”
    

Importante tener bien sincronizada la SUBFAMILIA porque al dar de alta un artículo nuevo se dará de alta con la SUBFAMILIA sincronizada.

• F6 Proveedores: Sincronización de Proveedores.

  • En esta pantalla vemos “Código Estancos” (Código PROVEEDOR en Estancos Élite) y “Nombre Estancos” (Nombre PROVEEDOR en Estancos Élite) “código catálogo” (Código que tiene el PROVEEDOR en el CU) y “Nombre Catálogo” (Nombre que tiene el PROVEEDOR en el CU)

  • Para sincronizar Proveedores podemos hacerlo situándonos en la fila del “Código Catálogo”, nos mostrará una flecha para buscar y seleccionar un PROVEEDOR o en la fila donde queramos sincronizar dándole al botón “Insert Sincronizar”

  • Proveedores disponibles: ALDISTA, COMET, DTC, ESTANCLICK, LA CASA DEL TABACO y LOGISTA

Importante tener bien sincronizada el PROVEEDOR porque al dar de alta un artículo nuevo se dará de alta con el PROVEEDOR sincronizado.

• F7 Artículos: Apartado donde gestionaremos la sincronización de artículos.

        En este apartado tenemos los siguientes apartados:

• • Buscar: Filtra artículos por descripción estancos y Catálogo y/o código proveedor de estancos y catálogo y/o códigos de barras de Estancos.

  • Las tres primeras columnas “Descripción Estancos” (Nombre de artículo), “Proveedor” (Nombre del proveedor) y “Código Proveedor” (Código del proveedor del artículo) pertenecen a los artículos del Estancos Élite.

  • Las tres últimas columnas “Descripción Catálogo” (Nombre de artículo), “Proveedor” (Nombre del proveedor) y “Código Proveedor” (Código del proveedor del artículo) pertenecen a los artículos del Catálogo Unificado

  • Los artículos con códigos de barra aparecerán en la parte inferior derecha en el apartado que pone “Códigos de barras de Estancos”

Funcionalidades para sincronizar artículos:

• F12 Sincronizar: Sincroniza todos los artículos de una familia
  • Apartado desde el que sincronizaremos todos los artículos de una familia con el Catálogo Unificado.

  • Al pulsar el botón tendremos que indicar el código de la familia a sincronizar, el código de la familia de Estancos Élite.

  • La sincronización se realizará  a través de los siguientes campos: 

    • Código de proveedor

    • EAN del producto.

Recuerda que el proceso de sincronización es automática. La funcionalidad de F12 Sincronizar en un proceso manual que se puede realizar voluntariamente.

•  F6 Añadir Sincronización: Sincronizar un artículo.
  • Esta funcionalidad sólo se activa en el caso de seleccionar un artículos que NO esté sincronizado.  En este caso, al pulsar F6 se mostrará un listado de artículos del catálogo unificado donde se podrá buscar el artículo a sincronizar de forma manual.

• F8 Sincronización manual: Sincronizar un artículo por código de barras (EAN)
  • Esta funcionalidad permite sincronizar un producto de forma manual, introduciendo el código de barras del artículo.

Otras funcionalidades de la pantalla de sincronización de artículos.

• F3 Pendientes: Mostrará un listado de los artículos pendientes de sincronizar.

  • Es un listado de artículos que no se han podido sincronizar por falta del código de proveedor y los EAN.

  • En el listado las tres últimas columnas aparecerán en blanco (“Descripción Catálogo”, “Proveedor” y “Código Proveedor”)

  • El botón “F3 Pendientes” cambiará a “F3 Sincronizados” y mostrará sólo los artículos sincronizados

    • Al estar en el apartado de artículos Sincronizados el botón “F3 Sincronizados” cambiará a “F3 Todos” y mostrará todos los artículos.

• F5 Eliminar Sincronización: Apartado desde donde podremos eliminar la sincronización de un artículo con el catálogo unificado.

  • El botón se activará al tener seleccionado un artículo sincronizado y su función es quitar la sincronización con el catálogo sincronizado del artículo seleccionado.

• F9 Discrepancias: Apartado donde se pueden visualizar sincronización que requieren de revisión.

  • En la parte superior de la pantalla, se visualizan los artículos sincronizados donde el PVP es diferente en el Estancos Élite que en el Catálogo Unificado. 

• • En la parte inferior de la pantalla muestra artículos duplicados que se han sincronizado.

    • Muestra artículos que en el Estancos Élite un artículo tiene el CODPROV y en otro artículo tiene el EAN y al sincronizarse para el catálogo pertenecen al mismo artículo

Pantalla de Novedades

Para acceder a la pantalla de novedades, accederemos desde Control y Gestión > Catalogo Unificado > Novedades catálogo.

Desde este apartado, se accede a todos los productos del catálogo unificado.

Se pueden consultar las últimas novedades del mercado, y pulsando sobre el producto en cuestión, existe la posibilidad de darlo de alta en el sistema.

Los productos que han  sido creados en los últimos 7 días, aparecen con la  etiqueta Novedad y los que han sufrido alguna modificación aparecen con la etiqueta de Modificado.

En la zona superior de la pantalla, se muestra un buscador para poder filtrar los productos a visualizar por campos como la familia, subfamilia, descripción...

• Alta de Artículo: Desde la pantalla de Novedades es posible dar de alta productos nuevos siguiendo los siguientes pasos:
  • Pulsa , con INTRO o con ratón, sobre el producto que deseas dar de alta.
  • Aparece pantalla con información del producto.
  • Pulsa Insert/Alta.

• Funcionalidades pantalla de novedades
  • F2 Selección: Sitúa el cursor en el primer campo del apartado de selección.
  • F6 Buscar: Ejecuta el filtro de artículo en función de los campos de selección.
  • F7 Imprimir: Permite imprimir un listado de los artículos.
  • F8 Mostrar Grilla: Visualiza el listado de artículos en formato grilla.
  • AvPag/RePag: Avanza o retrocede por las diferentes pantallas para visualizar mas productos.
  • F9 Novedades: Visualiza directamente los artículos que sean Novedad.
  • F10 Modificaciones: Visualiza directamente los artículos que haya sufrido alguna modificación.

Actualizar Precios

La actualización de precios se realiza de forma automática en el inicio del programa, pero en caso de querer realizar una actualización de forma manual puedes acceder desde Control y Gestión > Catalogo Unificado > Actualizar precios.

Pulsa sobre la opción de Actualizar y comenzará a realizarse el proceso de actualización de precios.