Arqueo de Caja

• Arqueo de Caja
• Consultas de Caja
• Opciones Especiales y Funcionalidades Adicionales

Arqueo de Caja

El Arqueo de Caja (también conocido como Cierre de Caja) es uno de los procesos más importantes del control diario. Esta función permite verificar y registrar todos los movimientos económicos realizados durante la jornada en el punto de venta.

¿Qué es?

Es el proceso mediante el cual se compara el dinero físico o virtual que hay en la caja al final del día (o turno), con el total de transacciones registradas en el sistema. Este cierre permite saber si el dinero cuadra y detectar errores, faltantes o excesos.

¿Qué se incluye en el Arqueo?

• Ventas realizadas, agrupadas por forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)

• Pagos por ejemplo los pagos que se realizan a proveedores, o retiradas de dinero para comprar consumibles, etc...

• Ingresos  de cuentas de cliente (cobro de deudas)

• Apertura inicial de caja dinero con el que empezamos la caja

• Comprobación de la retirada de caja

¿Por qué es clave?

• Garantiza el control de todos los movimientos económicos del día.

• Permite detectar errores, robos o descuadres.

• Es el punto de partida para los informes de ventas, ingresos y contabilidad diaria.

• Facilita la rendición de cuentas por parte de cada empleado o turno.

Beneficios

• Mayor transparencia y seguridad en la gestión del efectivo.

• Registro completo y detallado de todas las transacciones.

• Reducción de errores contables y conflictos entre empleados.

• Base sólida para auditorías internas o externas.

Importante contar todo el efectivo : billetes y monedas.
No contarlo todo, conllevará a problemas de cierre de caja. Existen herramientas que facilitan el control de la caja, desde las soluciones más completas Cajones Inteligentes, hasta Contadores de Billetes y de Monedas.

Para acceder al arqueo de caja lo haremos desde el menú de Control y Gestión:

Arqueo Simple (No Contar)

Utilizamos la función de No Contar de la pantalla de Arqueo, es la forma más rápida para realizar el arqueo.

Para realizar el Arqueo Simple se utiliza la opción de No Contar dentro de Arqueo.

Cómo...

1.-Una vez dentro de Arqueo pulsar en el botón F2 No Contar (nos mostrara el total de efectivo, albaranes...)

2- El cursor se queda en el cambio siguiente por si queremos modificarlo o confirmarlo.

3.-Pulsamos F8 Finalizar arqueo. 

4.- Al pulsar en F8 Finalizar arqueo nos sale una pantalla informando de cómo queremos imprimirlo. 3 opciones

• Ticket 
• Listado
• Cancelar, no queremos imprimir

El Arqueo Simple o No Contar, no es el sistema recomendado!  Porque no utilizamos las herramientas que facilita el programa para realizar el arqueo. Cómo no se cuenta la caja el programa no guarda el descuadre si lo hay.

Arqueo Recomendado (Contar Caja)

Utilizamos la función de Contar Caja de la pantalla de Arqueo, es la forma recomendada de realizar el arqueo.

Para realizar el Arqueo Recomendado, se utiliza la opción de Contar Caja de la pantalla de Arqueo.

Cómo...

1.- Una vez dentro de Arqueo veremos una apartado de CONTAR CAJA con los tipos de billetes y monedas, en el campo CDAD, indicaremos la cantidad que tenemos de cada tipo.

2.- Una vez hemos indicado todos los billetes y monedas, pulsaremos el botón F5 Arqueo. Este botón solo se activa si introducimos alguna cantidad o si pulsamos el botón F4 Suma Caja.

3.-Al pulsar F5 Arqueo, nos muestra la pantalla con los totales de caja de cada forma de pago que hemos utilizado en este arqueo. En la parte inferior derecha, veremos que nos indica el descuadre. Tendremos dos opciones

Descuadre con cambio: En el caso de tener un cambio anterior en caja, nos indica el descuadre si al contar la caja hemos introducido el importe de ese cambio (es decir hemos sumado absolutamente todo lo que teníamos en el cajón sin separar nada). Si es así el descuadre deberá ser 0. En el caso que ese cambio no se haya indicado en el apartado de contar caja, el descuadre deberá ser igual a ese cambio anterior.

Descuadre sin cambio: Este caso es el contrario del anterior. En el caso de contar todo lo que tenemos en el cajón el descuadre que me indicara es igual al cambio del día anterior. En el caso de no contar el cambio el resultado deberá ser 0.

4.- El cursor se queda en el cambio siguiente por si queremos modificarlo o confirmarlo.

5.-Pulsamos F8 Finalizar arqueo. 

6.- Al pulsar en F8 Finalizar arqueo nos sale una pantalla informando de cómo queremos imprimirlo. 3 opciones

• Ticket 
• Listado
• Cancelar, no queremos imprimir

El Arqueo contando caja, es el sistema recomendado pues utilizamos las herramientas que facilita el programa y guardará toda la información relativa al arqueo, descuadres, cambio y retirada de caja.

Es recomendable tener un Cajón Inteligente, ya que es el mejor dispositivo para la gestión del efectivo. Evita fraudes, detecta billetes falsos, facilita el arqueo de caja. Consulta el siguiente enlace si quieres + Información

Consultas de Caja

Las consultas de caja en Estancos permiten revisar, en cualquier momento del día, el estado actual de la caja. Es una herramienta esencial para tener control en tiempo real sobre lo que está ocurriendo en el punto de venta.

¿Qué información muestra?

• Total acumulado de ventas por forma de pago (efectivo, tarjeta, etc.)

• Entradas y salidas de caja manuales o automáticas

• Ingresos, Pagos y cobros a cuenta

• Saldo total en caja hasta el momento

¿Para qué sirve?

• Saber cómo va el día sin necesidad de cerrar la caja.

• Detectar posibles errores o anomalías en tiempo real.

• Ayuda a tomar decisiones operativas (retirar efectivo, reforzar stock, etc.)

Para acceder a las consultas de caja sólo se puede hacer accediendo a caja desde el menú de Control y Gestión.

Una vez dentro pulsaremos el botón F1 Info caja. 

En esta pantalla que aparece podemos ver agrupado la cantidad de Ventas y Pagos Ingresos por cada forma de pago

Para tener más detalle podemos acceder desde la pestaña Detalle del arqueo.

En esta pantalla podremos ver el detalle de cada venta y pago/ingreso que hemos ido realizando durante el día.

Esta acción la podemos hacer tantas veces como queramos durante el día.

Opciones Especiales y Funcionalidades Adicionales

• Ver Arqueos Anteriores (F9 Anteriores):
• • Puedes consultar arqueos realizados previamente pulsando F9 Anteriores.
  • Se mostrará un listado de los arqueos existentes. Selecciona el arqueo deseado y pulsa Intro para visualizarlo.

• Consolidar Arqueos (F10 Consolida Arqueos):

  • Esta función te permite ver varios arqueos conjuntamente como si fueran uno solo. Es útil para consolidar arqueos de diferentes turnos de un mismo día.
  • Pulsa F10 Consolida Arqueos y se te pedirán el intervalo de números de arqueos a consolidar.
  • Después de introducir los números, se mostrarán los datos consolidados. Desde esta vista, también podrás volver a imprimir la caja como ticket o listado.

• Imprimir Detalles del Arqueo (F7 Imprimir):

  • Dentro de la pantalla de detalles del arqueo (después de seleccionar Terminal y Turno), puedes pulsar F7 Imprimir para obtener un listado impreso del arqueo.

• Ver el Estado de la Caja Actual (F1 Info Caja):

  • Esta opción te permite ver el estado de la caja desde el último arqueo hasta el momento actual, sin necesidad de realizar un arqueo completo.
  • Pulsa F1 Info Caja e introduce las casillas de Terminal y Turno según desees consultar. Este acceso puede estar restringido por una clave específica.

• Definir Cambio Inicial (F6 Def. Cambio):

  • Dentro de la opción F1 Info Caja, puedes pulsar F6 Def. Cambio para definir el cambio inicial para cada Terminal y turno. Esto es útil para establecer la cantidad de efectivo con la que se inicia cada turno. Este acceso está restringido por una clave de acceso propia. El programa considera que el cambio inicial definido para cada Terminal es el mismo para todos sus turnos.

• Integración con Cajón inteligente:

  • Si utilizas el sistema Cajón inteligente, los arqueos de caja se gestionan de forma particular. Con cajón inteligente, los arqueos siempre se realizan del propio Terminal y de todos los turnos, y no pueden realizarse por Terminales o turnos individuales como en el método tradicional.
  • Al usar F1 Ver Caja o F5 Arqueo con cajón inteligente, las casillas de "Contar Caja" se rellenan automáticamente con las cantidades existentes en el dispositivo. Puedes usar F6 Ver CashKeeper para ver el estado actual.
  • Las operaciones de Pagos e Ingresos también se pueden realizar a través del sistema cajón inteligente, gestionando el efectivo directamente en la máquina.