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Artículos

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title: Artículos scope: Gestión de artículos y datos maestros relacionados en Estancos Élite consolidated_from: [Crear_nuevo_artículo, Cómo_Modificar_un_artículo, Dar_de_baja_artículo, Reactivar_o_recuperar_un_artículo_dado_de_baja, Reutilización_de_códigos_de_artículo, Asignaciones_de_artículos, Liberar_código_de_artículo, Cambio_de_precios_de_artículos, Modificación_del_PVP_de_los_artículos, Modificación_del_PVP_de_Asignaciones_Múltiples, Familias, Subfamilias, Unidades_de_Caja, Listado_de_Artículos, Inventario, Otras_modificaciones_de_artículos, FAQ_de_Artículos] 

Artículos

Alcance de este documento

Este documento cubre la gestión de artículos en Estancos Élite y todo lo relacionado con sus datos maestros: alta, modificación, baja y reactivación de artículos; asignaciones y códigos de barras; precios de venta y coste; familias y subfamilias; unidades de caja; listados y consultas de stock; recuento físico mediante inventario; y preguntas frecuentes sobre artículos.

Este documento no cubre:

• La operativa de venta al cliente ni el cobro (ver documentación de Ventas).
• La gestión de pedidos a proveedores (ver documentación de Pedidos).
• La trazabilidad de productos con FNMT (ver documentación de Trazabilidad).
• El análisis de ventas o compras por artículo (ver documentación de Análisis).
• El alta de artículos de prensa (ver documentación específica de Prensa).
• La configuración de datos del cliente (ver documentación de Clientes).

Rutas principales según la operación

Antes de indicar una ruta, identifica qué quiere hacer el usuario:

• Crear, consultar, modificar, dar de baja o reactivar un artículo: Control y Gestión → Artículos y Prensa.

• Añadir un código de barras a un artículo que ya existe: Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones.

• Crear o modificar familias y subfamilias: Control y Gestión → Familias y F.pago.

• Realizar inventarios o modificaciones masivas: Control y Gestión → Modificación de artículos.

• Consultar o actualizar catálogos de proveedores: Control y Gestión → Portales de Proveedor.

Instrucción para el agente: no menciones varias rutas posibles. Indica únicamente la ruta correspondiente a la operación solicitada.

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1. Ciclo de vida del artículo

Los artículos en Estancos Élite pasan por cuatro estados posibles: alta, modificación, baja y reactivación. Si un artículo ya existía y fue dado de baja, no debe crearse de nuevo, sino reactivarse. Los códigos de artículos dados de baja pueden además reutilizarse para nuevos productos.

1.1 Crear un artículo nuevo (alta)

Crear un artículo, (también llamado dar de alta un artículo o alta de artículo), permite registrar un nuevo producto o servicio en el sistema para poder venderlo, gestionarlo y controlar su stock.

(Instrucción para el agente: Si el cliente quiere dar de alta un artículo, NO le digas que busque un botón de "Nuevo" o "Alta". El proceso empieza directamente al entrar en la pantalla. Guíale paso a paso y no le leas todos los campos de golpe).

Este procedimiento se utiliza cuando se quiere dar de alta un producto o servicio que aún no existe en el sistema, ya sea tabaco, prensa u otro tipo de artículo, para poder utilizarlo posteriormente en ventas, pedidos o control de stock.

Si el artículo ya existía anteriormente y fue dado de baja, no debe crearse de nuevo. En ese caso, es necesario reactivarlo (ver sección 1.4).Las publicaciones periódicas (periódicos, revistas o coleccionables) no deben crearse con este procedimiento. Para esos casos se debe utilizar el procedimiento específico de alta de artículos de prensa desde el módulo de Prensa.

Identificación de la intención

Instrucción prioritaria para el agente:

Si el usuario dice que quiere crear, meter, añadir o dar de alta un producto nuevo que todavía no tiene en el programa, inicia directamente el procedimiento de alta de artículo.

No le pidas que busque previamente el producto y no le expliques casos de duplicados, bajas, liberación de códigos o asignaciones, salvo que:

• el sistema le muestre que el código ya existe;

• el usuario diga que el producto estuvo creado anteriormente;

• o el usuario indique que solamente quiere añadir otro código de barras a un artículo existente.

Durante un alta normal, mantén el procedimiento centrado únicamente en la creación del artículo.

Incidencias durante el alta

(Instrucción prioritaria para el agente: No menciones la liberación de códigos, la reutilización de códigos, los artículos dados de baja ni la tecla ALT+B durante un alta normal.)

Solo debes explicar cómo liberar un código cuando se cumplan las dos condiciones siguientes:

• El programa muestra expresamente que el código ya existe.

• El usuario confirma que dicho código pertenece a otro producto diferente.

Si el programa no ha mostrado ningún aviso, continúa con el alta normal sin plantear incidencias hipotéticas.

Si el código introducido está libre, indica al usuario que pulse Escape y continúe rellenando la ficha del nuevo artículo.

Pasos para dar de alta un artículo:

1. Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

2. Código del artículo. Al entrar en Artículos, el campo Código aparece rellenado automáticamente. Puedes usar el código propuesto o introducir uno manualmente. Pulsa Intro para comprobar que el código no existe. Pulsa Escape para continuar con el alta del artículo.

3. Campos obligatorios del artículo. Los campos indicados a continuación son necesarios para poder guardar el artículo. Si falta alguno de ellos, el sistema no permitirá completar el alta. (Instrucción para el agente: Dile al cliente que ahora debe rellenar los datos de la ficha. Nómbrale solo los más importantes para que no se abrume y ofrécete a ayudarle).

   • Código: Identificador del producto. Recomendación: usar el código generado por el sistema. No introducir el código de barras en este campo como identificador principal del artículo.
   • Cod.Prov: Código de artículo que asigna el proveedor. En el caso del tabaco, muy importante indicarlo correctamente para la actualización de precios y la realización de pedidos.
   • Familia y Subfamilia: Categorías del producto (obligatorias).
   • Proveedor y Empresa: Deben seleccionarse de la lista.
   • Descripción: Nombre del producto que aparecerá en tickets y facturas.
   • PVP1: Precio de venta con IVA incluido.
   • Unidades por caja: Unidad de compra al proveedor (caja, paquete, lote, etc.). Ver sección 5 para el detalle.

(Instrucción prioritaria para el agente: No confirmes que el artículo está creado, dado de alta o finalizado mientras el usuario solo haya introducido o comprobado el código.)

El artículo únicamente queda dado de alta cuando se han rellenado los campos necesarios de la ficha y se ha pulsado Insertar / Guardar, o Intro hasta el final.

Hasta ese momento, utiliza expresiones como:

• “Ya has comprobado el código.”

• “Ahora puedes continuar con la ficha.”

• “Todavía falta rellenar y guardar los datos del artículo.”

No utilices expresiones como “el artículo ya está creado”, “queda dado de alta” o “ya está listo para vender” antes de guardar.

4. Guardar el artículo. Una vez rellenados los datos, pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar para finalizar el alta.

Solo después de completar esta acción puede confirmarse que el artículo ha quedado dado de alta correctamente.

Opciones tras guardar:

Tras guardar, el sistema puede preguntar si deseas Generar etiquetas (imprimir códigos de barras) o Incluir en la pantalla de ventas (pantalla táctil). El cliente debe elegir la opción que necesite.

Códigos de barras en artículos ya creados

Si el artículo ya está creado y necesitas añadir un código de barras, modificar o asignar un código, o solucionar un artículo que no se reconoce al escanear, debes utilizar la opción de Asignaciones de artículos (ver sección 2). No es necesario crear un nuevo artículo para añadir códigos de barras.

1.1.2 Crear un artículo genérico(alta)

Un artículo genérico se utiliza para vender productos, conceptos o servicios que no necesitan control de stock individual.

También puede aparecer en las consultas del usuario como:

* producto genérico

* artículo sin stock

* artículo sin coste

* artículo para ventas puntuales

* concepto genérico

Cuando el usuario pregunte por cualquiera de estos casos, debe explicarse este procedimiento y no únicamente el alta normal de un artículo.

Diferencia entre un artículo normal y un artículo genérico

Un artículo normal se utiliza cuando se quiere controlar un producto concreto, con su código, precio, coste, proveedor y stock.

Un artículo genérico se utiliza cuando no se quiere controlar stock ni coste del producto. Sirve para ventas más abiertas o conceptos que no necesitan una ficha completa de producto.

Pasos para dar de alta un artículo genérico:

El alta de un artículo genérico se realiza desde la ficha de Artículos, igual que el alta de un artículo normal, pero con una diferencia importante en el campo Código.

1. Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
2. Código del artículo. Al entrar en Artículo introduce un número entre el 1 y el 1700.Pulsa Intro para comprobar que el código no existe (Instrucción para el agente: si el sistema dice que ya existe, indica al cliente que pruebe con otro número dentro de ese rango). Cuando encuentres un número libre, pulsa Escape para continuar con el alta del artículo.

3. Clasificación y Detalles. Rellena los siguientes campos en el orden en el que aparecen en pantalla:

• Familia y Subfamilia: (Instrucción para el agente: Las familias y subfamilias dependen de la configuración de cada negocio. Si el cliente duda, sugiérele familias comunes como "Tabaco", "Artículos de fumar" o "Genéricos"; y subfamilias como "Cigarrillos negros", "Rubios" o "Genéricos". Si ninguna le encaja, pídele que te lea las opciones que le aparecen en pantalla para ayudarle a elegir).

• Proveedor y Empresa: Selecciona los correspondientes del listado.

• Descripción: Escribe el nombre del producto o concepto, que será el texto que aparecerá impreso en el ticket y en las facturas.

4. Precio del artículo. Configura el precio de venta al público en los campos correspondientes. El precio de venta principal (con IVA incluido) se debe introducir en el campo PVP1. Opcionalmente, si el cliente maneja diferentes tarifas, puede usar los campos PVP2, PVP3 o PVP4.

5. Guarda el artículo. Pulsa Insertar / Guardar (o Intro hasta el final) para completar el alta.

Reglas importantes de los artículos genéricos

Los artículos genéricos no llevan control de stock.

Los artículos genéricos no tienen coste definido.

El porcentaje de beneficio no se calcula desde el coste del artículo.

El beneficio de estos artículos se configura desde la familia asignada, utilizando el campo Beneficio (%).

Respuesta recomendada del agente

Para dar de alta un artículo genérico, debes crearlo desde Artículos y Prensa, igual que un artículo normal, pero en el campo Código debes indicar un número entre el 1 y el 1700 y pulsa Intro para ver si está libre; si lo está, pulsa Escape. Luego rellena en orden la familia, la subfamilia, el proveedor, la empresa y la descripción. Por último, pon el precio de venta en el campo PVP1 y guárdalo. Estos artículos no llevan control de stock y no tienen coste definido. El porcentaje de beneficio se configura desde la familia asignada, en el campo **Beneficio (%)**.

Notas importantes sobre la creación de artículos

• La gestión de múltiples códigos de barras o la asignación de códigos a artículos existentes se realiza desde el módulo de Asignaciones, no desde Artículos.
• Si un artículo ya existe y solo se necesita añadirle un código de barras, no debe crearse de nuevo.
• Si el artículo existía anteriormente y fue dado de baja, no debe crearse otra vez. En ese caso, debe reactivarse.
• Las publicaciones periódicas, como periódicos, revistas o coleccionables, deben darse de alta desde el módulo específico de Prensa, no desde el alta normal de artículos.

Problemas habituales al crear artículos

El producto recibido no coincide con el pedido: puede deberse a código de proveedor incorrecto en el artículo o a un error en la configuración del artículo. Solución: revisar el campo Cod.Prov en la ficha del artículo.

El proveedor envía un producto diferente (Logista, Comet, etc.): normalmente ocurre porque el código de proveedor no corresponde exactamente con el artículo esperado. Solución: verificar y corregir el código de proveedor en el artículo antes de realizar el pedido.

1.2 Modificar un artículo existente

Modificar un artículo permite actualizar la información de un artículo ya existente en el sistema, como precios, descripción, proveedor, familia u otros datos asociados. Este procedimiento se utiliza cuando un artículo ya está creado y es necesario corregir o actualizar alguno de sus datos, sin necesidad de eliminarlo ni volver a crearlo.

Pasos para modificar un artículo:

1. Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
2. Búsqueda del artículo. Localiza el artículo que deseas modificar utilizando alguno de los siguientes métodos: introduciendo el código del artículo, introduciendo el código del proveedor, escaneando o introduciendo uno de sus códigos de barras, búsqueda por descripción (completa o parcial), o pulsando sobre la lupa que muestra el listado de todos los artículos. Una vez localizado, accede al artículo para editarlo.
3. Modificación de los campos. Cuando el artículo esté en pantalla, sitúate sobre el campo que quieras cambiar (por ejemplo PVP1, Familia o Descripción) y realiza la modificación correspondiente.
4. Guardar el artículo. Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar. Los cambios quedarán guardados y el artículo se actualizará automáticamente en el sistema. Las modificaciones se aplicarán a partir de ese momento.

Notas importantes sobre la modificación de artículos

• Modificar un artículo no crea uno nuevo, solo actualiza la información del existente.
• Cualquier cambio en el precio, IVA o descripción se aplicará solo a las ventas futuras.
• Si el artículo tiene códigos de barras asociados, estos no deben eliminarse salvo que sea estrictamente necesario.
• El IVA no puede modificarse directamente desde el campo IVA del artículo. Si es necesario corregir el IVA de un producto: comprueba primero la familia del artículo, ya que el tipo de IVA puede depender de la familia asignada; si la familia no es correcta, modifícala para que el artículo herede el IVA adecuado; si la familia es correcta y el IVA sigue siendo incorrecto, realiza el ajuste en los datos contables del artículo. Los cambios se aplicarán únicamente a las ventas futuras.

Modificar la familia del artículo solo es necesario cuando el producto está clasificado en una familia incorrecta. Si la familia es correcta, el cambio debe realizarse en los datos contables del artículo.

Caso: el producto ya existe en el sistema

Incidencia durante el alta: el programa indica que el código ya existe

Este procedimiento se utiliza únicamente cuando el usuario ya está realizando un alta y el programa muestra expresamente un aviso indicando que el código introducido ya existe.

No utilices este procedimiento como comprobación previa. Si el usuario afirma que el producto es nuevo y el programa todavía no ha mostrado ningún aviso, no le pidas que lo busque. Inicia directamente el procedimiento de alta descrito en la sección 1.1.

Cuando el programa indique que el código ya existe, las posibles causas son:

• El producto ya está dado de alta con el mismo código de proveedor o código de barras.

• El artículo existe con otra descripción.

• El código de barras pertenece a otro artículo creado anteriormente.

• El artículo existe, pero no tiene informado el código de proveedor.

Cómo actuar cuando el programa ya ha indicado que el código existe:

1. Busca el producto utilizando el código de barras, el código de proveedor o la descripción del artículo.
2. Si encuentras el artículo, revisa si corresponde al producto que deseas crear. Si es el mismo producto, simplemente modifica los datos necesarios.
3. Si el sistema indica que el código ya existe pero pertenece a otro artículo, comprueba si el fabricante ha reutilizado ese código de barras. En ese caso puede ser necesario liberar el código del artículo anterior. Para realizar esta operación utiliza ALT+B (Liberar código de artículo) desde la ficha de artículo (ver sección 2.5).

El sistema no permite duplicar artículos con el mismo código para evitar errores en ventas y control de stock.

Modificar el precio de compra (coste)

Para modificar el precio de compra de un artículo, es decir su coste, es necesario realizar un movimiento de stock. Ver detalle en sección 3.6.

1.3 Dar de baja un artículo

Dar de baja un artículo permite dejarlo inactivo en el sistema, de forma que ya no pueda utilizarse. El artículo no se elimina definitivamente de la base de datos y puede reactivarse en el futuro si fuera necesario.

Condiciones previas obligatorias

Antes de realizar la baja, deben cumplirse las dos condiciones siguientes. Si alguna no se cumple, el sistema no permitirá continuar.

• Stock a 0: el artículo no puede tener existencias.
• Sin pedidos: el artículo no debe estar incluido en ningún pedido a proveedor.

Pasos para dar de baja un artículo:

1. Ve al menú Control y Gestión y accede a Artículos y Prensa.
2. Busca el artículo utilizando el lector de códigos de barras, el código del artículo, el nombre o descripción, o la lupa para ver el listado.
3. Una vez en la ficha del artículo, pulsa el botón F5 – Baja.
4. Confirma el mensaje del sistema.

Información importante

• Al dar de baja un artículo, el artículo deja de estar disponible para su uso en el sistema. Se eliminan automáticamente el código de proveedor y las asignaciones asociadas.
• El artículo queda guardado en la base de datos y no se borra de forma definitiva.
• Si en el futuro decides reactivar el artículo, deberás volver a introducir manualmente el código de proveedor y los códigos asignados.

1.4 Reactivar un artículo dado de baja

Un artículo dado de baja no se elimina definitivamente del sistema y puede volver a activarse en cualquier momento.

Si un artículo ya existe en el sistema y fue dado de baja, no debes crearlo de nuevo: debes reactivarlo o recuperarlo. El alta de artículo solo se utiliza para productos que nunca han existido en el sistema.

¿Cuándo debo reactivar un artículo?

Debes reactivarlo cuando el artículo ya existía anteriormente, fue dado de baja por error o ya no se utilizaba, necesitas volver a vender ese mismo producto, o es un artículo de tabaco que ya estaba creado en el sistema.

Formas de reactivar el artículo

Existen dos formas de recuperarlo, según si dispones o no del código de barras.

Mediante código de barras. Si el artículo conserva su código de barras:

1. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
2. Introduce o escanea el código de barras.
3. El sistema avisará de que el artículo está dado de baja.
4. Confirma la opción de reactivarlo.

El artículo volverá a estar disponible para la venta.

Mediante listado de artículos. Si no se dispone del código de barras:

1. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
2. Pulsa F7 – Listados.
3. Filtra por artículos en estado de baja (muestra = B).
4. Localiza el artículo deseado.
5. Introduce su código en la pantalla de artículos.

El sistema mostrará un aviso indicando que está dado de baja y permitirá reactivarlo.

1.5 Reutilizar códigos de artículos dados de baja

Cuando se introduce en el campo Código un identificador que el sistema reconoce como histórico (dado de baja), el sistema ofrece automáticamente cuatro opciones para decidir qué hacer con ese código:

• Liberar Código: desvincula el código del artículo antiguo totalmente. Se usa cuando quieres que ese código quede libre para cualquier producto nuevo en el futuro. Para el detalle del proceso de liberación desde la ficha, ver sección 2.5.
• Reasignar Código: permite asignar ese código específico a un nuevo artículo que estás creando ahora mismo. Se usa cuando tienes un producto nuevo y quieres aprovechar el código de uno que ya no existe.
• Reactivar Código: recupera la ficha original del artículo sin el código de proveedor ni las asignaciones. Se usa cuando borraste un artículo por error y quieres volver a trabajar con él. Ver sección 1.4 para el proceso completo de reactivación.
• No Hacer Nada: cierra la ventana sin realizar cambios en el código. Se usa si has introducido el código por error y no quieres tocar nada.

Notas importantes

• Estas opciones aparecen automáticamente al introducir en el campo Código un identificador que el sistema reconoce como histórico (dado de baja).
• Precaución: reactivar un código recuperará también los datos contables y descripciones antiguas. Asegúrate de revisarlos tras la reactivación.

1.6 Ajuste rápido de stock de un artículo (F2 Entradas / F3 Salidas)

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Si el cliente quiere corregir el stock de un único artículo, ponerlo a cero por una rotura, o añadir unidades sueltas, NO le mandes a hacer un inventario ni a otras opciones. Guíale para que use los botones F2 o F3 desde la propia ficha del artículo).

Esta opción se utiliza para regularizar mermas concretas, pequeñas correcciones o para dejar a cero un artículo directamente desde su ficha, sin tener que ir al menú de inventarios.

Pasos para realizar el ajuste:

1. Acceso: Desde el menú principal, entra en Control y Gestión y accede a Artículos y Prensa.

2. Localizar el artículo: Busca el artículo (por código de barras, descripción o con la lupa) y abre su ficha.

3. Elegir la operación (F2 o F3):

   • (Instrucción para el agente: Pregúntale al cliente si quiere AÑADIR stock o RESTAR stock. Según lo que te diga, indícale una tecla u otra).

   • Para disminuir stock (F3 - Salidas): Pulsa la tecla F3. El sistema te pedirá cuántas unidades quieres sacar. (Nota para el agente: Si el cliente tiene 15 unidades en pantalla y quiere dejarlo a 0, indícale que debe introducir un 15 en la salida para restar todo el stock).

   • Para aumentar stock (F2 - Entradas): Pulsa la tecla F2. El sistema te pedirá cuántas unidades nuevas quieres añadir.

4. Guardar: Una vez introducida la cantidad, el stock se ajustará inmediatamente.

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2. Códigos de barras y asignaciones

2.1 Qué son las asignaciones y cuándo usarlas

Las asignaciones son una funcionalidad que permite vincular uno o varios códigos de barras a un artículo. Se utilizan tanto para asignar códigos de barras a artículos ya creados, permitiendo su uso en ventas al escanearlos, como para crear conjuntos o packs de productos. Por ejemplo, se utilizan para definir los códigos de los cartones especificando que un cartón contiene X cajetillas.

Las asignaciones de artículos se utilizan cuando un mismo producto necesita varios códigos de barras, diferentes cantidades según el código de barras (por ejemplo cartones), o diferentes configuraciones según proveedor. No se deben crear varios artículos si se pueden usar asignaciones.

Existen dos tipos: asignación simple (un nuevo código para un artículo existente) y asignación múltiple (varios artículos diferentes agrupados en un pack o promoción). El tipo se define al crearla.

Importante sobre formatos de un mismo producto: en el sistema, cuando un mismo producto se trabaja en distintos formatos (por ejemplo cajetillas y cartones), la relación entre ellos se gestiona siempre desde Asignaciones. Esto significa que el artículo base (por ejemplo la cajetilla) se crea en el módulo de Artículos; los formatos asociados (como cartones) no se crean como artículos independientes, sino como asignaciones; y en la asignación se indica cuántas unidades contiene cada formato (por ejemplo, un cartón igual a 10 cajetillas). Esta configuración permite que el sistema ajuste correctamente las cantidades al vender, reconozca distintos códigos de barras para un mismo producto, y mantenga el control correcto de stock y precios.

La gestión de formatos de un mismo producto (como cartones y cajetillas) se realiza desde Asignaciones, no desde el módulo de Artículos ni desde el campo Unidad de Caja.

2.2 Asignación simple

Uso: Asignar un nuevo código de barras a un artículo existente en el sistema. Por ejemplo, añadir un código alternativo a un producto, o configurar el código de barras de un cartón de tabaco para que el sistema sepa que contiene 10 cajetillas.

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Si el cliente quiere añadir un código de barras a un producto que ya existe, DEBE usar este procedimiento. NO le digas que busque primero el artículo en la pestaña principal. Llévalo directamente a la pestaña Asignaciones y guíale paso a paso por los siguientes 5 puntos sin saltarte ninguno).

Pasos para crear una asignación simple:

1. Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.

2. Código de la asignación. (Instrucción para el agente: Pide al cliente que escanee el NUEVO código de barras o lo escriba en el campo Código). Al introducirlo, si el código es nuevo, aparecerá una pantalla en blanco. Pulsa ESC para continuar.

3. Tipo de asignación. El programa preguntará "¿Es asignación múltiple?". Selecciona la opción NO.

4. Datos de la asignación: (Instrucción para el agente: Ahora sí, dile al cliente que debe vincular este código al producto correcto rellenando estos tres campos):

   • Artículo: Introduce el código del producto base o búscalo con la lupa (por ejemplo, buscar la cajetilla de tabaco a la que pertenece el cartón).
   • Cdad. (cantidad): Indica cuántas unidades contiene este código de barras. (Ejemplo: pon 10 si es un cartón que lleva 10 paquetes. Si es solo un código de barras alternativo para una unidad suelta, pon 1).
   • Descuento: Descuento automático al escanear el código. En tabaco, el descuento siempre debe ser 0.

5. Guardar la asignación. Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación simple.

2.3 Asignación múltiple (packs)

Uso: Agrupar varios artículos diferentes en un conjunto, como por ejemplo crear un pack de promoción de mechero más papel.

(Instrucción CRUCIAL para el agente: No leas todos los pasos de golpe. Llévale poco a poco. Primero haz que ponga el código y le diga que SÍ a la pregunta del sistema. Luego guíale con los datos, después con los artículos y por último el precio con F2).

Pasos para crear una asignación múltiple:

1. Acceso al módulo. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.

2. Código de la asignación. E(Instrucción para el agente: Pide al cliente que escanee el código de barras del pack o introduzca uno manual). En el campo Código, introduce el código de la asignación o pulsa F6 (Código EAN). Si el código es nuevo, aparecerá una pantalla en blanco. Pulsa ESC para continuar.

3. Tipo de asignación. Al preguntar si es asignación múltiple, selecciona SÍ.

4. Datos de la asignación: (Instrucción para el agente: Dile al cliente que rellene estos campos generales del pack):

   • Descripción conjunto: nombre del pack o promoción.
   • Familia y Subfamilia: Categoría principal y secundaria a la que pertenece.
   • Empresa: empresa a la que pertenece la asignación.
   • Detalle Tiquet: Pon 'S' si quieres que en el ticket salgan todos los productos desglosados, o 'N' si prefieres que solo salga el nombre del pack.

5. Añadir artículos a la asignación. (Instrucción para el agente: Ahora dile que introduzca los productos que forman parte de la promoción). En la parte inferior (grilla), ve añadiendo los artículos que componen el pack y la cantidad de cada uno.

6. Finalizar asignación. Una vez añadidos los artículos, pulsa la tecla F2 – Finalizar Asignación. (Instrucción para el agente: Recuérdale al cliente que aquí es donde debe poner el precio total de venta del conjunto. Por defecto saldrá la suma de todos, pero puede cambiarlo).

7. Guardar la asignación. Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación múltiple.

Notas importantes sobre las asignaciones

• Las asignaciones simples y múltiples se gestionan desde el mismo módulo.
• El tipo de asignación se define al crearla y no debe confundirse con un artículo normal.

2.4 Modificar o dar de baja una asignación

En la mayoría de casos, si una asignación está mal configurada no es necesario eliminarla: basta con modificarla.

Pasos para modificar una asignación:

1. Accede a Control y Gestión y de ahí a Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones.
2. Localiza la asignación introduciendo su código.
3. Ábrela en pantalla.
4. Modifica el campo necesario, por ejemplo: el artículo asociado es incorrecto, la cantidad incluida en la asignación es errónea, o es necesario ajustar algún dato de la asignación.
5. Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Cuándo dar de baja una asignación

Utiliza F5 – Baja cuando la asignación ya no se va a utilizar, el código no corresponde a ningún artículo válido, o se quiere eliminar completamente la asignación del sistema.

Pasos para dar de baja una asignación:

1. Accede a Control y Gestión y de ahí a Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones.
2. Introduce el código de la asignación.
3. Abre la asignación en pantalla.
4. Pulsa F5 – Baja para eliminarla.

Una vez eliminada, el código dejará de funcionar como asignación en las ventas.

Corregir errores habituales en asignaciones

El artículo asociado es incorrecto: abre la asignación desde Control y Gestión, Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones y modifica el campo Artículo con el producto correcto. Pulsa Insertar / Guardar para aplicar el cambio.

La cantidad incluida en la asignación es errónea: accede a la asignación y modifica el campo Cdad. con la cantidad correcta. Guarda los cambios.

El código de asignación ya no debe utilizarse: localiza la asignación por su código y pulsa F5 – Baja para eliminarla del sistema.

El código escaneado no corresponde al artículo esperado: comprueba que el código está asociado al artículo correcto dentro de la asignación. Si es necesario, modifica la asignación o crea una nueva con el código adecuado.

2.5 Liberar un código de artículo

(Instrucción para el agente: Este procedimiento no forma parte del alta normal de un artículo. Solo debes recuperarlo cuando el usuario indique que el programa muestra que el código ya existe y que está asociado a otro producto distinto.)

Liberar un código permite desvincular un código de barras (EAN) de un artículo existente para que quede libre y pueda asignarse a otro producto distinto.

Este procedimiento también se utiliza cuando al crear un artículo el sistema indica que el código de barras ya existe, porque ese código está asociado a otro artículo.

Cuándo utilizar esta opción

Esta opción es útil cuando un fabricante reutiliza un código de barras antiguo para un producto nuevo y dicho código ya no corresponde al artículo actual. Si ese código ya está asociado a otro artículo en el sistema, será necesario liberarlo primero para poder asignarlo al nuevo producto. Una vez liberado, el código podrá asignarse a otro artículo existente o utilizarse al crear un artículo nuevo.

Diferencia con borrar: liberar un código no elimina el artículo. Esta acción solo elimina la relación entre el artículo y ese código concreto.

Pasos para liberar un código de un artículo:

1. Ve al menú Control y Gestión y accede a Artículos y Prensa.
2. Busca el artículo que tiene el código asignado, utilizando el lector de códigos de barras, el código del artículo, el nombre o descripción, o la lupa para ver el listado.
3. Una vez en la ficha del artículo, pulsa las teclas ALT + B (Liberar códigos).
4. El sistema te pedirá que escribas o escanees el código exacto que quieres liberar.
5. Introdúcelo y confirma la operación.

Una vez confirmada la operación, el código queda liberado y podrá utilizarse para asignarlo a otro artículo o crear un artículo nuevo. El artículo original sigue existiendo, pero ya no tiene ese código asociado.

Notas importantes sobre la liberación de códigos

• Esta acción debe utilizarse únicamente cuando el código ya no corresponde al artículo actual.
• Liberar un código no borra el artículo, no elimina otros datos del artículo, solo desvincula el código indicado.
• Una vez liberado, el código queda disponible para su reutilización.

2.6 Caso concreto: cartones de tabaco

En el sistema, los cartones deben estar configurados como asignaciones de la cajetilla. Por tanto, el precio del cartón se calcula según la cajetilla asociada y la cantidad de unidades indicadas en la asignación.

Los cartones de tabaco no deben crearse como artículos independientes si corresponden al mismo producto en formato cartón. Deben gestionarse desde Asignaciones, vinculando el código del cartón con la cajetilla correspondiente e indicando cuántas unidades contiene.

Si la asignación está mal configurada, el sistema puede mostrar un precio incorrecto, calcular mal el importe de venta o descontar mal el stock.

Problema habitual: el cartón de tabaco aparece con precio incorrecto

Cuando un cartón de tabaco aparece con un precio incorrecto, normalmente no debe corregirse creando un artículo nuevo ni modificando manualmente el precio del cartón.

Qué revisar. Accede a Control y Gestión, Artículos y Prensa, pestaña Asignaciones. Busca el código del cartón y comprueba:

• Que el cartón esté asignado a la cajetilla correcta.
• Que el campo Cdad. tenga las unidades reales que contiene el cartón. Por ejemplo, si el cartón contiene 10 cajetillas debe indicar 10; si contiene 8 cajetillas debe indicar 8.
• Que el campo Descuento esté a 0, ya que en tabaco no debe aplicarse descuento.

Pasos para corregir la asignación del cartón:

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Artículos y Prensa.
3. Abre la pestaña Asignaciones.
4. Busca el código del cartón.
5. Comprueba que el campo Artículo corresponde a la cajetilla correcta.
6. Revisa el campo Cdad. e indica las unidades que contiene el cartón (por ejemplo si el cartón contiene 10 cajetillas debe indicar 10).
7. Comprueba que el campo Descuento esté a 0.
8. Guarda los cambios con Insertar / Guardar.

En tabaco, el descuento debe estar siempre a 0. El cartón debe venderse mediante asignación a la cajetilla, indicando las unidades que contiene.

2.7 Problema típico: al escanear sale otro artículo

Si al escanear un artículo el sistema muestra otro diferente, normalmente significa que el código de barras está asignado incorrectamente dentro del sistema.

Causas más habituales

• El código de barras pertenece a otro artículo.
• Existe un código duplicado.
• El artículo tiene una asignación incorrecta.
• El proveedor ha cambiado el código del producto.
• Existe una asignación adicional configurada sobre otro artículo.

Comprobaciones recomendadas

1. Revisar la ficha del artículo. Comprobar código de barras, código de proveedor y datos del artículo.
2. Revisar las asignaciones del artículo. Verificar que el código de barras no esté asociado a otro producto.
3. Revisar Asignaciones múltiples. Acceder a Control y Gestión y de ahí a Asignaciones múltiples. Comprobar que no existan códigos duplicados o asignaciones incorrectas.

Si un mismo código está asociado a varios artículos, el sistema puede reconocer un producto diferente al esperado.

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3. Precios (PVP y coste)

Esta sección cubre todas las formas de modificar precios de artículos en Estancos Élite. Es importante distinguir bien entre las distintas opciones, porque cada una responde a una necesidad diferente:

• Para cambiar el precio de un solo artículo puntual, ver sección 3.1.
• Cuando el sistema detecta actualizaciones al iniciar el programa, ver sección 3.2.
• Para actualizar precios de un proveedor concreto revisando cada cambio, ver sección 3.3.
• Para modificaciones masivas por porcentaje o filtros, ver sección 3.4.
• Para modificar precios de asignaciones múltiples (packs), ver sección 3.5.
• Para modificar el coste (precio de compra), ver sección 3.6.

3.1 Cambiar el precio de UN artículo (manual, desde su ficha)

Se utiliza cuando se desea modificar el precio de un artículo concreto directamente desde su ficha.

Pasos:

1. Accede a Control y Gestión.
2. Selecciona la opción Artículos y Prensa.
3. En el campo Código introduce el código de barras del producto o el código del artículo.
4. Selecciona el artículo cuyo precio deseas modificar.
5. En el campo PVP introduce el nuevo precio.
6. Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Importante

• El cambio solo afecta a ese artículo.
• No modifica otros productos.
• Se aplicará a las ventas futuras.
• No modifica ventas ya realizadas.

3.2 Actualización automática al arrancar el programa

Este proceso aparece automáticamente al abrir el programa cuando el sistema detecta actualizaciones disponibles.

Si existen actualizaciones, se muestra una pantalla con las siguientes opciones:

• ESC – Cancelar: cancela la actualización y no se aplican cambios en los precios.
• F2 – Actualizar Manualmente: permite revisar los cambios de precio artículo por artículo y decidir manualmente cuáles aceptar.
• F10 – Aceptar: aplica automáticamente los nuevos precios a todos los artículos detectados.
• F7 – Imprimir: permite imprimir un listado con los cambios de precios detectados antes de aplicarlos.

Importante

• Solo aparece si existen actualizaciones disponibles.
• Depende de la activación del portal correspondiente.
• Puede verse afectado por la configuración del proveedor y la unidad de caja.

3.3 Actualización semiautomática desde portal de proveedor

Se utiliza cuando se desea actualizar los precios de un proveedor concreto revisando cada cambio.

Pasos:

1. Accede a Control y Gestión.
2. Selecciona la opción Portales de Proveedor.
3. Elige el proveedor al que deseas actualizar los precios.
4. Accede a la segunda pestaña Act. Precios.
5. Pulsa Intro para iniciar el proceso.
6. El sistema mostrará cada cambio de precio detectado. Pulsa Intro para aceptar el cambio o AvPag para rechazar el cambio.
7. Al finalizar, el sistema mostrará un listado con todos los precios modificados.

Importante

• Solo afecta al proveedor seleccionado.
• No modifica artículos de otros proveedores.

3.4 Modificación masiva de PVP por filtros o porcentaje

Esta opción permite modificar el precio de venta al público (PVP) de muchos artículos a la vez, ya sea modificando artículos concretos filtrados o aplicando incrementos o reducciones de precio mediante un porcentaje. No se usa para actualizar precios del tabaco ni de portales.

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Si el cliente quiere subir o bajar precios de muchos artículos a la vez o de una familia entera, guíale por aquí. Llévale paso a paso, no le leas los parámetros de golpe)

Acceso:

1. Desde el menú principal de Estancos Élite, dirígete a Control y Gestión.
2. Entra en el apartado Modificación de artículos.
3. Selecciona la opción Modificar .P.V.P. de artículos.

(Instrucción para el agente: Cuando el cliente esté en esta pantalla, dile que primero debe elegir qué artículos modificar).

Paso 1: Selección de artículos

• Indica la Familia, Subfamilia o Proveedor que quieres modificar. Si pones un asterisco (*), seleccionarás todos.

(Instrucción para el agente: Ahora, pregúntale al cliente si quiere ir cambiando los precios uno a uno en una tabla, o si prefiere aplicar un porcentaje automático de subida/bajada a todos de golpe. Según lo que te responda, sigue una de las dos rutas).

Ruta A: Modificación automática (por porcentaje)

1. En la casilla Automático, introduce la letra S.

2. (Instrucción para el agente: Pídele que rellene estos datos clave para hacer el cálculo automático):

   • Incremento (%): Pon el porcentaje de aumento (ejemplo: 10) o de bajada (ejemplo: -5).

   • Tarifa: Pon en qué tarifa (1 a 4) aplicar los cambios.

   • Sobre (C = Coste / P = PVP): Pon la letra C si se calcula sobre el coste, o P si es sobre el PVP actual.

   • Redondeo: Por ejemplo, pon 0,50 para que redondee a cincuenta céntimos, o 0 para no redondear.

   • Etiquetas: 0 para no imprimir, 1 para imprimir una por artículo, o T para imprimir según el stock.

3. El sistema preguntará si deseas añadir el IVA en los precios modificados. Normalmente se responde No, ya que el PVP que se introduce suele incluir ya el IVA.

4. El programa aplicará los cambios y mostrará una tabla con los artículos y sus nuevos precios por si quieres hacer algún ajuste manual. Pulsa ESC para salir.

Ruta B: Modificación manual (uno a uno con filtros)

1. En la casilla Automático, introduce la letra N.

2. El sistema preguntará si deseas añadir el IVA. Normalmente se responde No.

3. El sistema mostrará una tabla con los artículos seleccionados. Modifica el precio en el campo PVP1. (Instrucción para el agente: Si el producto está regulado, recuérdale que PVP2, PVP3 y PVP4 deben tener el mismo precio).

4. Confirma cada cambio pulsando Intro y, cuando hayas terminado, pulsa ESC para guardar y salir.

3.5 Modificación de precios de asignaciones múltiples

Este proceso es similar a la modificación masiva de precios de artículos, pero aplicado a asignaciones múltiples (packs de varios productos).

Acceso: accede a Control y Gestión y selecciona Modificación de Precios.

Modificación manual

1. Selecciona las asignaciones por Familia, Subfamilia o Proveedor, o usa asterisco para todas.
2. En la casilla Automático introduce N.
3. Modifica los precios en la tabla generada y confírmalos pulsando Intro o usando las flechas de cursor.
4. Pulsa ESC para salir.

Modificación automática

1. Selecciona las asignaciones (Familia, Subfamilia, Proveedor) o usa asterisco para todas.
2. En la casilla Automático introduce S.
3. Define los parámetros: Incremento (%), Tarifa, Sobre (C=Coste / P=PVP), Redondeo y Etiquetas (0, 1, T). El significado es el mismo que en la sección 3.4.
4. El sistema aplicará los cambios automáticamente. Pulsa ESC para salir de la tabla resultante.

3.6 Modificar el coste (precio de compra)

Para modificar el precio de compra de un artículo, que en el sistema se corresponde con el coste del artículo, es necesario realizar un movimiento de stock.

Pasos:

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Artículos y Prensa.
3. Busca el artículo que deseas modificar.
4. Pulsa F2 – Entradas y realiza una entrada de stock. Puedes introducir cantidad 1 si el stock ya es correcto. Opcionalmente, puedes realizar una salida de stock con F3 – Salidas para equilibrar el stock.
5. Introduce el nuevo coste en el apartado correspondiente.
6. Pulsa Intro hasta guardar los cambios.

En el sistema, el “precio de compra” se corresponde con el coste del artículo.

3.7 Por qué no se actualiza un precio

Si un precio no se actualiza automáticamente o desde portal, revise:

1. Conexión a Internet activa.
2. Si aparece el mensaje “No es posible comprobar si existen actualizaciones disponibles”, puede existir un problema de configuración o conexión.
3. Que el portal del proveedor esté activado.
4. Que el código de proveedor esté correctamente informado en la ficha del artículo.
5. Que el proveedor esté correctamente asignado al artículo.
6. Que la unidad de caja esté correctamente configurada.

Una configuración incorrecta puede impedir la actualización del precio.

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4. Clasificación: Familias y Subfamilias

En Estancos Élite, las Familias y Subfamilias forman parte de los datos maestros del sistema. Su función es organizar los productos y servicios en grupos lógicos, facilitando la gestión de artículos, el control fiscal, y el análisis de ventas y compras.

Las familias y subfamilias se utilizan al dar de alta artículos, por lo que deben existir previamente en el sistema.

4.1 Familias

Las Familias representan el primer nivel de organización de productos. Definen el tipo de IVA que se aplica a los artículos.

Cómo acceder

1. Accede a Control y Gestión.
2. Selecciona Familias y F.pago.

Desde este apartado se pueden realizar tres acciones principales: crear una nueva familia, modificar una familia existente, y dar de baja una familia.

Crear nueva familia (dar de alta familia)

(Instrucción CRUCIAL para el agente: NO le digas al cliente que simplemente rellene los campos y guarde. Guíale paso a paso por los 3 bloques siguientes y menciónale los campos para que no se deje ninguno en blanco, especialmente el IVA. Al entrar en la pestaña Familias, no le indiques que pulse Insertar, Guardar, Nuevo o Alta antes de rellenar los datos. El botón Insertar / Guardar solo debe utilizarse al finalizar, cuando ya se hayan completado los campos necesarios).

Paso 1: Abrir la ficha de la familia

Accede a la pestaña Familias. La pantalla permite comenzar directamente el alta rellenando los campos de la ficha.

(Instrucción para el agente: Pregunta al usuario si ve los campos Código Familia y Descripción. Si los ve, empieza directamente por Código Familia. No le indiques que pulse Insertar.)

Paso 2: Datos principales

(Instrucción para el agente: Pide al cliente que rellene los dos primeros campos y explícale cómo hacerlo):

• Código Familia: Es obligatorio. Debe poner un código de 3 caracteres, libre y único. Se recomienda que tenga relación con la descripción para facilitar su identificación (por ejemplo, "REG" para regalos).

• Descripción: Es obligatorio. Es el nombre de la familia (mínimo 3 caracteres).

Paso 3: Configuración de Impuestos

(Instrucción para el agente: Una vez haya puesto el código y nombre, recuérdale que revise los impuestos):

• IVA (%): Tipo de impuesto aplicable a los artículos de esta familia, tanto en compra como en venta.

• Recargo Compras / Recargo Ventas: Impuesto adicional aplicable a las compras o a la venta (si procede).

• Rec. Ventas incluido en PVP: Indica si el recargo de venta ya está incluido en el precio de venta al público.

Paso 4: Beneficios y otros ajustes

(Instrucción para el agente: Por último, menciónale estas opciones antes de guardar):

• Beneficio (%): Permite aplicar un porcentaje de beneficio automático en artículos sin coste definido (como los genéricos).

• Casillas de configuración: Que revise si necesita marcar opciones como Bloquear Artículos, Activar Trazabilidad (obligatorio para tabaco) o Bloq. Descuento (impide aplicar descuentos a esta familia).

Paso 4: Guardar Una vez completados todos los campos, pulsa Intro hasta el último campo o utiliza el botón Insertar, que en este momento guarda la nueva familia.

Modificar una familia

Permite cambiar la configuración de una familia existente.

1. Recupere la familia deseada.
2. Modifique los campos necesarios.
3. Guarde los cambios pulsando Intro hasta el último campo o Insertar / Guardar.

Los cambios de IVA o configuración fiscal afectan a todos los artículos asociados.

Dar de baja una familia

Permite eliminar una familia que ya no se utiliza.

1. Seleccione la familia.
2. Pulse F5 – Baja.
3. Confirme la operación cuando el sistema lo solicite.

No es posible dar de baja una familia si existen artículos asociados. En ese caso, primero debes cambiar los artículos a otra familia o darlos de baja.

4.2 Subfamilias

Las Subfamilias representan el segundo nivel de organización de productos y servicios dentro del sistema. Se utilizan para refinar la clasificación definida por las Familias y permiten una gestión más precisa y flexible del catálogo de artículos. Las subfamilias son especialmente relevantes para la gestión de comisiones.

Cómo acceder

1. Accede a Control y Gestión.
2. Selecciona Familias y F.pago.
3. Accede a la pestaña Subfamilia.

Al igual que en Familias, se pueden realizar tres acciones principales: crear, modificar y dar de baja.

Crear nueva subfamilia (dar de alta subfamilia)

Crear una subfamilia permite añadir un nuevo nivel de clasificación que podrá asignarse posteriormente al dar de alta artículos.

• Código: campo obligatorio. Código de 3 caracteres, libre y único. Se recomienda que tenga relación con la descripción para facilitar su identificación.
• Descripción: campo obligatorio. Nombre de la subfamilia (mínimo 3 caracteres).
• Comisión para artículos en este modo (%): permite calcular el beneficio de productos cuyo régimen es comisionista, no de compra o venta tradicional. Ejemplos habituales: loterías, tabaco, recargas telefónicas, medios de pago.
• La comisión se aplica sobre PVP + IVA: indica si el porcentaje de comisión se calcula sobre el PVP base (sin IVA) cuando la casilla está desmarcada, o sobre el PVP más IVA cuando la casilla está marcada.
• Porcentaje IVA sobre la Comisión (%): indica si la comisión (beneficio) está sujeta a IVA y el porcentaje correspondiente.
• Porcentaje Retención sobre Comisión (%): en productos comisionistas, además del IVA, suele aplicarse una retención de IRPF.
• Sistema de Puntos: permite activar el sistema de fidelización para los productos de esta subfamilia.
• Aviso Ventas NO Permitidas: permite definir alertas o limitaciones de venta (por ejemplo, límite de paquetes de tabaco por operación).
• Comentario: campo libre para añadir información adicional.
• Epígrafe: obligatorio para envíos al sistema TicketBAI (Bizkaia).

Una vez completados los campos, pulsa Intro hasta el último campo o pulsa Insertar / Guardar.

Modificar una subfamilia

Permite cambiar la configuración de una subfamilia existente.

1. Recupere la subfamilia deseada.
2. Modifique los campos necesarios.
3. Guarde los cambios pulsando Intro hasta el último campo o Insertar / Guardar.

Los cambios afectan a todos los artículos asociados a la subfamilia.

Dar de baja una subfamilia

Permite eliminar una subfamilia que ya no se utiliza.

1. Seleccione la subfamilia.
2. Pulse F5 – Baja.
3. Confirme la operación.

No es posible dar de baja una subfamilia si existen artículos asociados. En ese caso, primero debes cambiar los artículos a otra subfamilia o darlos de baja.

4.3 Cómo afectan Familias y Subfamilias al artículo

Impacto de la Familia

• Define el tipo de IVA aplicado al artículo. El IVA no puede modificarse directamente desde el campo IVA del artículo: si es necesario corregirlo, hay que comprobar primero la familia asignada.
• Puede activar el bloqueo de modificaciones en las fichas de los artículos asociados.
• Puede activar la trazabilidad obligatoria (por ejemplo para tabaco).
• Puede impedir aplicar descuentos a los artículos de esa familia.

Impacto de la Subfamilia

• Define las comisiones aplicables cuando el artículo se gestiona en régimen de comisionista (loterías, tabaco, recargas, medios de pago).
• Define si esa comisión está sujeta a IVA y a retención.
• Puede activar el sistema de puntos de fidelización.
• Puede definir avisos o limitaciones al vender (por ejemplo límite de paquetes de tabaco por operación).
• Es imprescindible para TicketBAI en Bizkaia por el epígrafe.

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5. Unidades de caja

La unidad de caja indica al sistema cómo se compra, vende y controla el stock de un artículo, si se trabaja por unidades sueltas o por cajas o lotes completos.

Configurar este valor correctamente es vital, ya que afecta directamente al Precio de Venta (PVP) y al Control de Stock.

¿Qué valor debo indicar en la unidad de caja?

Para definir este valor correctamente, debe preguntarse cuántas unidades contiene el formato con el que trabaja el artículo y cómo debe gestionarlo el sistema.

Ejemplos prácticos

Trabajar por unidades (valor = 1)

Se utiliza cuando la unidad de venta es el paquete individual, independientemente de cómo venga embalado de fábrica.

• Ejemplo con puros en caja cerrada: si solo vendes la caja entera y quieres que el stock cuente “1 caja”, la unidad de caja será 1.

Trabajar por unidades sueltas (valor mayor que 1)

Se utiliza cuando recibes un envase grande (mazo, caja, bote) pero vendes el contenido por unidades individuales.

• Ejemplo con puros sueltos: si recibes un mazo de 25 puros y los vendes de uno en uno, la unidad de caja será 25.
• Ventaja: en caso de cambio de precios, el programa calculará el nuevo PVP automáticamente en función de la unidad individual.

Notas importantes

• La unidad de caja no tiene por qué coincidir con el lote mínimo del proveedor.
• Un valor incorrecto puede afectar al precio de venta, al stock y a las actualizaciones de precios.
• Este campo debe definirse correctamente en el momento de crear o modificar el artículo.
• Para la gestión de formatos de un mismo producto (cajetilla vs cartón) no se usa unidad de caja, se usan asignaciones (ver sección 2.1).

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6. Consultas y listados

6.1 Listado de artículos (F7)

El Listado de Artículos permite generar listados de los productos existentes en la base de datos. Estos listados permiten consultar información de los artículos, como el stock actual registrado en el sistema, sin realizar modificaciones. Pueden incluir distintos campos (por ejemplo precio, IVA o familias) según las opciones seleccionadas al imprimir. Esta pantalla incluye un sistema de filtros avanzados que permite realizar búsquedas muy específicas antes de generar el listado.

Cómo acceder al listado de artículos

1. Desde el menú Control y Gestión.
2. Accede a Artículos y Prensa.
3. Al entrar en Artículos, pulsa F7 – Listado.

Configuración del filtro de búsqueda

La pantalla de filtro se divide en dos partes: la superior para seleccionar el tipo de agrupación y la inferior para la búsqueda propiamente dicha.

Agrupaciones. Estas opciones son excluyentes entre sí para agrupar, pero se pueden combinar con otros filtros:

• AGRUPA Familia: agrupa los artículos por familias, mostrando su coste total.
• AGRUPA Subfamilia: agrupa los artículos por subfamilias, mostrando su coste total.
• AGRUPA Proveedor: agrupa los artículos por proveedores, mostrando su coste total.

Filtros de búsqueda. Los filtros pueden combinarse entre sí para afinar el resultado del listado:

• Fecha última compra: permite listar productos que han tenido entradas de stock en un periodo específico.
• Familia / Subfamilia / Proveedor / Empresa / Fabricante-Promotor / Comentario: permiten filtrar los artículos por estas categorías. Un asterisco (*) en un campo indica “todos”.
• Bajo mínimo (S/N): lista artículos con stock por debajo del mínimo establecido.
• Artículos con Stock=0 (S / N / 0): permite listar artículos según si su stock es igual a cero, diferente de cero o todos.
• Sin compras ni ventas (S/N): lista artículos que no han tenido movimientos (ninguna venta ni entradas/salidas de stock) en el ejercicio actual, útil para identificar artículos obsoletos.
• Con compras o ventas (S/N): lista artículos que sí han tenido movimientos. Es la opción inversa a la anterior.
• Muestra stock a una fecha determinada (S/N): permite generar un listado con el stock que tenían los artículos en una fecha concreta.

Este listado muestra el stock a una fecha, pero el coste y PVP utilizado es el actual del artículo. No es válido para obtener el coste total del stock en una fecha pasada (por ejemplo, cierre de ejercicio). Para eso ver sección 9.8.

Ejecutar la búsqueda

1. Rellena las casillas del filtro según tus necesidades.
2. Pulsa F2 – Realizar búsqueda o pulsa Intro hasta el final.
3. El sistema mostrará un listado de los artículos encontrados.

Funciones disponibles tras la búsqueda

Una vez mostrado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

• F2 – Nueva búsqueda: vuelve a la pantalla de filtros para realizar una nueva consulta.
• F7 – Imprimir: en esta pantalla se pueden seleccionar los campos que se mostrarán en el listado (por ejemplo código, descripción, stock, precios, IVA).
• F9 – Ordena: ordena la columna donde se encuentra el cursor (ascendente / descendente).
• F10 – Disco tarifas: permite indicar una ruta para guardar un archivo con las tarifas de los artículos listados.
• F11 – Columna 1ª: coloca la columna seleccionada como la primera del listado.
• BloqDesp – Fijar columna: fija la columna seleccionada a la izquierda del listado, evitando el desplazamiento horizontal.

6.2 Consulta de stock actual y a fecha

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Si el cliente pregunta cómo ver el stock de UN SOLO artículo, dile que simplemente lo busque y abra su ficha; el dato está ahí mismo. Si quiere ver el stock de VARIOS artículos, de una familia entera, o un listado general, entonces guíale para que use la tecla F7 - Listado).

Consulta de stock de un artículo concreto (Rápida) Si solo se necesita consultar las existencias de un producto específico:

1. Accede a Control y Gestión > Artículos y Prensa.

2. Busca el artículo (por código de barras, descripción o con la lupa).

3. Dentro de la propia ficha del artículo, revisa el campo llamado Stock.

Consulta masiva de stock (F7) La forma recomendada para consultar el stock actual de varios artículos a la vez es el listado de artículos (F7) descrito en la sección 6.1. (Instrucción para el agente: Recuérdale al cliente que nunca debe utilizar el menú de "Inventario" solo para consultar el stock, ya que el inventario sirve únicamente para ajustar cantidades tras un recuento físico).

Consulta de stock a una fecha determinada

Para consultar cuánto stock tenía un artículo en una fecha concreta:

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Artículos y Prensa.
3. Pulsa F7 – Listado.
4. En el filtro, marca “Muestra stock a una fecha determinada” e indica la fecha.
5. Ejecuta la búsqueda.

Este listado muestra el stock a la fecha indicada, pero el coste y PVP utilizado en el listado es el actual del artículo. No sirve para obtener el coste total del stock a fecha pasada. Para el coste total a cierre de ejercicio, hay que utilizar Resumen de ejercicio (F5), ver sección 9.8.

6.3 Consulta de artículos dados de baja

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Existen dos formas de ver los artículos dados de baja. Pregúntale al cliente si solo quiere ver la lista de artículos, o si necesita saber exactamente qué día y hora se borró uno. Según lo que te diga, usa la Opción 1 o la Opción 2).

Opción 1: Desde el listado de Artículos (Para ver la lista completa o reactivar) Esta es la forma más rápida y recomendada si solo se quiere consultar qué artículos están dados de baja o buscar uno para recuperarlo.

1. Accede a Control y Gestión y entra en Artículos y Prensa.

2. Pulsa F7 – Listados.

3. En la pantalla de filtros, busca la opción de estado y marca que filtre por artículos en estado de baja (muestra = B).

4. Ejecuta la búsqueda para ver el listado.

Opción 2: Desde el registro de Incidencias (Para auditoría o fechas exactas) Se utiliza únicamente cuando el cliente necesita saber la fecha y hora exacta en la que se eliminó un producto.

1. Accede a Control y Gestión y luego a Vendedores y Horarios.

2. Abre la pestaña Incidencias.

3. Selecciona el rango de fechas que deseas consultar.

4. En el campo Incidencias, selecciona Baja del artículo. El sistema mostrará todas las bajas registradas con su fecha y hora.

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7. Inventario (recuento físico)

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Si el cliente te dice que quiere "contar el género", "recontar el almacén" o "hacer un recuento físico", DEBES guiarle para hacer un Inventario. Sigue estrictamente la ruta documentada aquí y NUNCA te inventes menús como "Artículos y stock").

El Inventario es el proceso mediante el cual se revisa, comprueba y ajusta el stock del almacén para que coincida con el stock registrado en el sistema. Este proceso se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para verificar posibles diferencias, corregir errores y asegurar la fiabilidad de los datos de ventas, compras y cierres de ejercicio.

7.1 Cuándo usar inventario (y cuándo NO)

(Instrucción para el agente: Solo debes usar esta opción si van a contar muchos productos. Si solo quieren cambiar el stock de un producto suelto, llévales al ajuste rápido con F2/F3).

Para qué sirve el Inventario

• Comprobar que el stock registrado en el sistema coincide con las cantidades reales contadas en el almacén.
• Detectar diferencias por errores, mermas o incidencias.
• Ajustar correctamente las cantidades de los artículos.
• Garantizar la fiabilidad de informes, valoraciones y cierres de ejercicio.

Cuándo NO se debe usar el Inventario

No debe utilizarse el Inventario en los siguientes casos:

• Para corregir el stock de un único artículo.
• Para pequeños ajustes puntuales.
• Para consultar el stock de los artículos (usar sección 6.1 y 6.2).
• Para regularizar una rotura o merma concreta.

En estos casos, debe utilizarse F2 – Entradas para aumentar stock, o F3 – Salidas para disminuir stock.

El inventario se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para revisar el stock existente. No se utiliza para consultar el stock de los artículos ni para obtener listados. Para estas acciones debe utilizarse el listado de artículos.

7.2 Realizar un inventario

Cómo acceder a Inventario

(Instrucción para el agente: Guía al cliente paso a paso por estos 3 clics exactos. No te saltes el paso intermedio de "Modificación de artículos").

1. Accede a Control y Gestión.
2. Selecciona Modificación de artículos.
3. Elige la opción Inventario.

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Al entrar en Inventario, NO indiques que pulse F7. La tecla F7 solo sirve para imprimir o consultar un listado del inventario y no inicia el proceso de recuento. El primer paso es introducir un nombre para el inventario. Después se deben añadir los artículos que se van a contar).

Pasos para crear un inventario

(Instrucción para el agente: Una vez dentro, ve guiando al cliente punto por punto):

1. Nombre: Introduce un nombre para el inventario (por ejemplo, la fecha o el tipo de producto).

2. Añadir artículos: Añade los artículos que vas a contar.

   (Instrucción para el agente: Ten en cuenta lo que ya ha dicho el usuario y no vuelvas a preguntarlo si la intención está clara).

   • Si quiere contar pocos artículos concretos, indícale que los añada uno a uno.
   • Si quiere contar todo el género, una familia, una subfamilia o un proveedor completo, indícale que pulse F3 – Añadir selección.
   • Si no ha indicado el alcance del recuento, pregúntale si quiere añadir artículos sueltos o una selección amplia.

   Después de añadirlos, continúa con el recuento físico y con la introducción de las cantidades en la columna Recuento.

3. Contar: Realiza el recuento físico de los artículos en la tienda.

4. Introducir datos: Introduce en la columna Recuento la cantidad real que has contado.

Campos importantes del Inventario

Al introducir los artículos en la grilla del inventario, se muestran los siguientes campos relevantes:

• Stock: muestra el stock actual registrado en el sistema.
• Recuento: cantidad real introducida tras el conteo físico.
• Diferencia: diferencia entre el stock del sistema y el recuento.
• Coste Recuento: valor del stock según el coste y el recuento.
• PVP Recuento: valor del stock según PVP y recuento.
• Rev. (S/N): indica si el artículo ha sido revisado. Cambia a S cuando se introduce un valor en el recuento.
• Coste Diferencia: valor económico de la diferencia en coste.
• PVP Diferencia: valor económico de la diferencia en PVP.

Funciones disponibles en el Inventario

Una vez introducido el recuento, el cliente tiene estas opciones:

• F2 – Entrar stock: (Instrucción para el agente: Advierte al cliente de que esto es irreversible. Al pulsar F2, el programa sobrescribirá el stock de todos los artículos de esa lista con las cantidades que haya puesto). Ajusta el stock del sistema introduciendo la cantidad indicada en el campo Recuento.
• F5 – Añadir al recuento: la cantidad indicada se suma al valor ya existente en el campo Recuento.
• F6 – Ver pendiente: muestra únicamente los artículos que aún no han sido revisados.
• F7 – Listado: se utiliza únicamente para imprimir o consultar un listado del inventario que ya se está preparando. No crea el inventario, no añade artículos y no debe utilizarse como primer paso del recuento.
  (Instrucción para el agente: No menciones F7 salvo que el usuario quiera imprimir, revisar o generar un listado del inventario).
  

Importante sobre los inventarios

Una vez creado un inventario en el programa, no es posible eliminarlo ni darlo de baja o anularlo posteriormente.

7.3 Retomar un inventario ya iniciado

Si has empezado un inventario y lo has guardado con un nombre, puedes volver a él desde la pantalla de inventario.

Para ello:

1. Accede a Inventario (Control y Gestión, Modificación de artículos, Inventario).
2. Puedes introducir directamente el nombre del inventario.
3. O bien pulsar la lupa para buscarlo y seleccionarlo de la lista.

Una vez seleccionado, podrás continuar con el inventario.

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8. Otras modificaciones (herramientas avanzadas)

Esta sección incluye distintas herramientas para realizar modificaciones y ajustes sobre los artículos del sistema. Permiten realizar cambios sobre tarifas, artículos sin movimientos, códigos de barras, costes y stock de los artículos.

Acceso general

1. Dirígete a la sección Control y Gestión desde el menú principal de Estancos Élite.
2. Entra en el apartado Modificación de artículos.
3. Selecciona Modificar otros.

8.1 Establecer tarifas de venta en base a otra tarifa

Esta función permite modificar una tarifa de venta tomando como referencia otra tarifa existente.

Para realizar la modificación se deben indicar los siguientes campos:

• Tarifa Origen: tarifa que se utilizará como base para el cálculo.
• Tarifa Destino: tarifa que se modificará utilizando la tarifa origen.
• Incremento (%): porcentaje de incremento que se aplicará sobre la tarifa origen.
• Redondeo: permite definir el tipo de redondeo que se aplicará al resultado.

Una vez finalizado el proceso, el programa mostrará un mensaje indicando que la modificación se ha completado.

8.2 Anulación global de artículos sin movimientos

Esta función permite eliminar artículos que no han tenido actividad durante el ejercicio actual.

Un artículo puede considerarse sin movimientos cuando no tiene ventas, entradas de stock ni salidas de stock.

Es posible seleccionar los artículos a revisar utilizando los siguientes filtros: Familia, Subfamilia o Proveedor.

El proceso puede realizarse de dos formas:

• Proceso manual (N): el sistema muestra un listado de artículos para confirmar cada eliminación. Opciones disponibles: F4 Sacar No Eliminar excluye el artículo del proceso; F5 Eliminar Todos elimina todos los artículos del listado.
• Proceso masivo (S): el sistema elimina automáticamente todos los artículos seleccionados.

8.3 Cambiar el código principal de un artículo (EAN)

Esta función permite cambiar el código principal de un artículo por uno nuevo. Este es el código que se define al dar de alta el producto y que no puede modificarse ni eliminarse directamente desde la ficha del artículo. Por este motivo, el sistema dispone de este proceso específico para realizar el cambio.

Cuándo utilizar esta función

Utiliza esta función solo cuando necesites sustituir el código principal del artículo, por ejemplo si has introducido el EAN como código principal y ahora necesitas utilizarlo para otro producto.

Importante

• Este proceso sustituye el código principal actual por uno nuevo.
• No añade códigos adicionales.
• Si necesitas trabajar con varios códigos de barras, debes utilizar la opción de Asignaciones (ver sección 2).

Durante el proceso también se puede modificar la descripción del artículo de forma opcional.

Pasos para realizar el cambio

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Modificación de artículos.
3. Selecciona Modificar otros.
4. Accede a la opción de Cambio de código de artículo.
5. Busca y selecciona el artículo que deseas modificar.
6. Introduce el nuevo código EAN.
7. Opcionalmente, introduce una nueva descripción.
8. Confirma y guarda los cambios.

Si el código EAN introducido ya está siendo utilizado por otro artículo, el sistema mostrará un aviso.

8.4 Regenerar los precios medios y los costes de los artículos

Esta función permite recalcular el coste medio de los artículos.

El proceso utiliza el último coste registrado y el IVA aplicado en la última compra. Con esta información, el sistema actualiza el coste medio de los artículos.

La regeneración se puede aplicar a artículos filtrados por Familia, Subfamilia o Proveedor.

8.5 Modificación puntual de stock desde ficha

Esta opción permite modificar directamente el stock de los artículos desde la ficha de artículos. Se utiliza para ajustar el stock manualmente en casos puntuales.

Pasos para modificar el stock

1. Acceder a la pestaña Modificaciones.
2. Entrar en la opción Modificar stock.
3. Aplicar filtros si se desea: Familia, Subfamilia, Proveedor. Si no se indica nada, se mostrarán todos los artículos.
4. Localizar el artículo mediante código de barras, código de proveedor o descripción.
5. Seleccionar el artículo.
6. El campo stock aparecerá resaltado en azul.
7. Introducir el valor correcto de stock.

El cambio se aplica directamente y queda reflejado en la ficha del artículo.

Aviso importante

Esta opción debe utilizarse solo en casos puntuales:

• No registra movimientos de stock.
• No queda reflejado como inventario.
• No se registra como entrada ni como salida.

Aunque se puede consultar desde el apartado de incidencias que se ha realizado una modificación, no sustituye a un inventario. Para regularizar stock tras un recuento físico, usar Inventario (sección 7).

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9. Preguntas frecuentes

Este apartado recoge las preguntas más frecuentes relacionadas con la gestión de artículos en el sistema.

9.1 Cambio de régimen (Recargo de Equivalencia ↔︎ General)

El cambio de régimen permite pasar de Recargo de Equivalencia a Régimen General, o viceversa.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión.
2. Ve a Parámetros y Configuración.
3. En la sección Empresa, pulsa F4 para realizar el cambio de régimen.
4. El sistema mostrará una pantalla de confirmación del cambio.

Si el cambio se realiza dentro de los dos primeros meses del año, el sistema avisará para recalcular costes de compras y ventas automáticamente.

Verificación de artículos

Accede a Control y Gestión, Artículos y Prensa, F7 Listados. Comprueba:

• En Régimen General: IVA compra al 21%, beneficio aproximado entre 10,29% y 10,89%. En familia TA1: Recargo Ventas = 1,75 y “Rec. Ventas incluido en PVP” = S.
• En Recargo de Equivalencia: IVA compra al 22,75%, beneficio aproximado de 8,5% o 9%.

Verificación de clientes

• Régimen de equivalencia: consultar con el gestor qué clientes deben llevar recargo. Marcar S en la ficha del cliente.
• Régimen general: marcar N en la ficha del cliente.

9.2 Beneficios, costes y comisiones

Cómo corregir los beneficios de un artículo

Los beneficios se ajustan desde los datos contables del artículo.

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Artículos y Prensa.
3. Busca y selecciona el artículo.
4. Accede a la sección Datos Contables y revisa: IVA (porcentaje correcto según el producto); Recargo de compras (configurado correctamente si aplica); Beneficio sobre PVP (en artículos sin coste definido); Comisión del artículo (en tabaco suele ser del 8,5%).
5. Realiza los ajustes necesarios.
6. Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Cómo modificar los costes de los artículos

Para modificar el coste de un artículo es necesario realizar un movimiento de stock. Ver sección 3.6.

Por qué no puedo modificar el coste de un artículo

Puede deberse a que el artículo tiene una comisión configurada. En estos casos, el sistema no permite modificar directamente el coste.

9.3 Bloqueo de artículos

Por qué no puedo modificar un artículo

Puede deberse a que el artículo está bloqueado, o a que tiene una configuración que limita cambios (por ejemplo, comisión).

Revisa el estado del artículo en Datos Contables, Bloquear artículo = S.

Cómo bloquear los campos en la ficha de un artículo

El bloqueo de un artículo impide modificar ciertos campos de su ficha.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Artículos y Prensa.
3. Selecciona el artículo.
4. Accede a Datos Contables.
5. En la opción Bloquear artículo, con S bloquea el artículo y con N lo desbloquea.
6. Pulsa Insertar / Guardar para confirmar.

9.4 Códigos de proveedor

Cómo obtener el código de proveedor de un artículo

Para obtener el código de proveedor de artículos como el tabaco, puedes hacerlo de varias formas.

Buscarlo desde el portal del proveedor (Logista, Comet, Aldista):

• Accede al portal del proveedor.
• Entra en el apartado de artículos.
• Busca el producto.
• Consulta el código de proveedor correspondiente.

Buscarlo desde el propio programa:

• Accede a Artículos y Prensa.
• Entra en la ficha del artículo (o créalo si no existe).
• En el campo Cod.Prov, pulsa la lupa.
• Busca el producto en el listado del proveedor y selecciónalo.

Si el artículo ya existe en el sistema:

• Revisa el campo Cod.Prov.
• Si está vacío o incorrecto, utiliza la lupa para asignar el código correcto.

El código de proveedor es necesario para que el sistema identifique correctamente el artículo, especialmente en productos de tabaco o relacionados.

No encuentro un artículo en el portal o catálogo del proveedor

Si no conseguimos localizar un artículo dentro del portal o catálogo de un proveedor, lo primero que debemos hacer es realizar la descarga o actualización del portal que estamos visualizando.

Una vez realizada la descarga, volver a buscar el artículo y comprobar si ya aparece disponible en el catálogo.

Si después de actualizar el portal el artículo continúa sin aparecer, el cliente deberá ponerse en contacto directamente con el proveedor correspondiente. En estos casos, normalmente la incidencia se debe a que el proveedor todavía no ha publicado o cargado el artículo en su portal.

Problemas con códigos de proveedor en artículos

El sistema no permite tener códigos de proveedor ni códigos de barras duplicados.

Si detectas un problema en un artículo (por ejemplo, que no coincide con el pedido o con el producto recibido), normalmente se debe a que el código de proveedor es incorrecto o no está informado.

Cómo corregirlo: accede a la ficha del artículo, revisa el campo Cod.Prov, comprueba que corresponde exactamente al producto del proveedor, corrígelo si es necesario, y guarda los cambios.

9.5 Duplicados aparentes

Por qué parece que hay artículos duplicados

El sistema no permite tener artículos duplicados con los mismos códigos. Sin embargo, puede ocurrir que existan artículos con la misma descripción pero configurados de forma diferente.

Por ejemplo, puede haber un artículo con el código de proveedor correcto, y otro artículo con la misma descripción pero sin código de proveedor y con código de barras. En estos casos, el sistema los trata como artículos distintos, aunque parezcan iguales.

Cómo corregirlo: identifica el artículo correcto, elimina el artículo incorrecto o duplicado, corrige los datos si es necesario.

Antes de eliminar un artículo, asegúrate de que no tenga movimientos de stock o ventas asociados.

Puedo tener varios códigos de barras en un mismo artículo

Sí. Un artículo puede tener varios códigos de barras asociados. Para ello, se debe utilizar la opción de Asignaciones de artículos (ver sección 2). No es necesario crear varios artículos para el mismo producto.

Aunque un artículo puede tener varios códigos de barras, estos no pueden estar duplicados en otros artículos.

Cuándo utilizar asignaciones de artículos

Las asignaciones de artículos se utilizan cuando un mismo producto necesita varios códigos de barras, diferentes cantidades según el código de barras (por ejemplo cartones), o diferentes configuraciones según proveedor. No se deben crear varios artículos si se pueden usar asignaciones.

El producto recibido no coincide con el pedido

Si un producto recibido no corresponde con el pedido, normalmente se debe a un código de proveedor incorrecto. Qué debes revisar: el campo Cod.Prov en la ficha del artículo, y que el código corresponde al producto del proveedor.

9.6 Precios de tabaco vs precios libres

Por qué un artículo tiene un precio incorrecto

Depende del tipo de artículo.

Artículos de tabaco. El precio del tabaco está regulado y se actualiza automáticamente según los datos oficiales del BOE. Si un artículo tiene un precio incorrecto, normalmente se debe a código de proveedor incorrecto o a unidades por caja mal configuradas. El precio no puede modificarse manualmente, ya que se actualiza automáticamente.

Resto de artículos (precio libre). En los artículos con precio libre, el precio depende de la configuración del artículo. Puede variar por coste incorrecto, beneficio configurado, comisión del artículo o configuración de la familia. En estos casos, se recomienda revisar la ficha del artículo y sus datos contables.

Antes de realizar cambios, comprueba siempre si se trata de un artículo de tabaco o no.

Por qué un artículo de tabaco vuelve a tener un precio incorrecto después de actualizar precios

Los precios del tabaco se actualizan automáticamente en el sistema según los datos oficiales publicados en el BOE.

Si después de una actualización un artículo vuelve a tener un precio incorrecto, normalmente se debe a una configuración errónea del artículo.

Qué debes revisar:

• Código de proveedor: es el dato clave para identificar el artículo en las actualizaciones de precios. Si es incorrecto, el artículo puede no actualizarse o puede tomar el precio de otro producto.
• Unidades por caja: si están mal configuradas, el sistema puede dividir el precio incorrectamente, mostrando importes erróneos en venta.

Importante: el precio del tabaco no es editable libremente. Se actualiza automáticamente. Cualquier corrección manual puede perderse tras una actualización.

9.7 IVA en sellos

Se puede desglosar el IVA en una factura de sellos

No. Los sellos no llevan IVA desglosado, ya que se consideran efectos timbrados y se venden por su valor oficial. Por este motivo, no es posible emitir facturas con IVA para este tipo de artículos.

Si un cliente solicita IVA desglosado, debe informarse de que no es posible. Si necesita un documento con tratamiento fiscal distinto, puede consultarlo con el organismo oficial correspondiente o el punto de venta que lo emita según su normativa.

9.8 Coste total de stock a cierre de ejercicio

Cómo obtener el coste total del stock a 31 de diciembre o cierre de ejercicio

Para obtener el coste total del stock a cierre de año, debes utilizar el módulo Resumen de ejercicio (F5), ya que el listado de artículos no muestra el coste de ese momento.

9.9 Análisis por promotor

Cómo puedo analizar compras o ventas por promotor

Para poder realizar análisis de compras o ventas por promotor, es necesario que los artículos tengan informado este dato en su ficha.

Si el campo Promotor no está rellenado en los artículos, el sistema no podrá agrupar ni mostrar la información correctamente en los informes.

Pasos recomendados

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Artículos y Prensa.
3. Busca y selecciona el artículo.
4. Indica el nombre del promotor en el campo correspondiente dentro de la ficha.
5. Guarda los cambios.

Una vez informado el promotor en los artículos, podrás utilizar los distintos listados y análisis para obtener información filtrada o agrupada por promotor.

9.10 Cómo localizar o buscar un artículo (sin código de barras)

Esta sección se utiliza únicamente cuando el usuario quiere localizar o consultar un artículo que ya existe. No debe utilizarse cuando el usuario quiere crear, meter, añadir o dar de alta un producto nuevo.

(Instrucción CRUCIAL para el agente: Si el cliente pregunta cómo buscar, localizar o encontrar un artículo en su programa y no tiene el código de barras, NO le hables de portales de proveedores ni de descargas. Dale estas opciones sencillas).

Para buscar un artículo en el sistema cuando no se tiene el código de barras a mano, el cliente puede acceder a Artículos y Prensa y utilizar cualquiera de estos métodos:

1. Por la lupa (Listado): Pulsa sobre el icono de la lupa que hay junto al campo de búsqueda para abrir el listado de todos los artículos y búscalo visualmente.

2. Por Descripción (Nombre): Escribe parte del nombre del producto directamente en el buscador y pulsa Intro.

3. Por Código Interno: Si recuerda el código corto del artículo (el número interno del programa), puede escribirlo y pulsar Intro.

Análisis

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title: Análisis y reportes
scope: Módulos de análisis estadístico de ventas y compras, análisis predefinidos, cuadro de mando y cuenta de explotación en Estancos Élite
consolidated_from: [Análisis_de_Ventas, Análisis_de_compras, Análisis_predefinidos, Cuadro_de_mando, Cuenta_de_explotación]
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Análisis y reportes

Alcance de este documento

Este documento cubre los módulos de análisis y reporting de Estancos Élite: el Análisis de Ventas con sus filtros, agrupaciones y casos habituales (ventas diarias, por forma de pago, por artículo, localización de referencias de tickets); el Análisis de Compras y sus filtros; los Análisis Predefinidos con el listado completo de informes ya configurados por categoría (ventas, compras, stock, clientes, fiscales); el Cuadro de Mando como panel visual de indicadores clave del negocio; y la Cuenta de Explotación como resumen global consolidado.

Este documento no cubre:

• Los listados fiscales para gestoría o Hacienda (Listado contable, Modelo 347, Listados de Cierre de Ejercicio). Ver la documentación de Facturación y Contabilidad. Aquí se explica cuándo debe usarse esa vía en lugar de Análisis de Ventas.
• El arqueo y cierre de caja. Ver la documentación específica de Caja / Arqueo. Aquí se explica la relación entre los importes de caja y los de Análisis de Ventas.
• La consulta de facturas o cuenta de un cliente concreto. Ver la documentación de Clientes.

Regla práctica de desambiguación. Análisis de Ventas es para consultas internas, análisis y toma de decisiones. Listado contable es para uso fiscal (gestoría, trimestrales, mensuales, Hacienda). Si el usuario pide un listado para su gestor o asesor contable, la vía correcta es el Listado contable, no Análisis de Ventas.

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1. Análisis de Ventas

1.1 Qué es y para qué sirve

El Análisis de Ventas permite analizar las ventas realizadas en el sistema y generar listados personalizados según diferentes criterios. Se utiliza para obtener información detallada o resumida de las ventas en un periodo determinado.

Se puede utilizar para: obtener listados de ventas por número de ticket, consultar ventas por artículo, analizar ventas por cliente, ver importes por forma de pago (efectivo, tarjeta, etc.), obtener resúmenes por días, meses o trimestres, consultar ventas totales de un día concreto, ver las ventas realizadas ayer, consultar importes vendidos entre fechas, comparar ventas entre diferentes días o periodos, y exportar datos a Excel, PDF o TXT.

Las consultas relacionadas con ventas diarias, ventas totales, ventas de ayer o importes vendidos deben realizarse desde el módulo Análisis de Ventas.

1.2 Relación con la caja y con el listado contable

Relación con la caja. Análisis de Ventas muestra únicamente operaciones de venta. Se utiliza cuando el usuario solicita expresamente ventas por fechas, artículos, clientes, terminales o formas de pago.
Análisis de Ventas no incluye pagos, ingresos, retiradas, cambio inicial ni otros movimientos manuales de dinero.
Si el usuario pregunta cuánto dinero tiene, cuánto dinero debería haber, cuál es el saldo actual o dónde puede ver todo el dinero registrado, utiliza Caja. La ruta completa es Control y Gestión, Caja y F1 – Info Caja.
Si pregunta cuánto ha cobrado exclusivamente por ventas, por ejemplo en efectivo o tarjeta durante un periodo, utiliza Análisis de Ventas.

Relación con el Listado contable. El módulo Análisis de Ventas también permite obtener listados, pero está orientado a consultas internas y análisis, no específicamente a uso fiscal. Cuando el cliente solicite listados para gestoría, listados trimestrales, mensuales o resúmenes de facturación, debe utilizarse el Listado contable, no el Análisis de Ventas. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Listado contable.

1.3 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis de Ventas.

Instrucción para el agente de voz: siempre que indiques al usuario que acceda a Análisis de Ventas, proporciona la ruta completa desde el menú principal: Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas. No digas únicamente «entra en Análisis de Ventas», aunque después continúes guiándolo paso a paso.

1.4 Filtros disponibles

En la pantalla de análisis se pueden completar los siguientes campos según necesidad. Rango de Fechas define el periodo sobre el que realizar el análisis. Artículo filtra las ventas de un artículo concreto. Familia / Subfamilia filtra por categorías de productos. Proveedor filtra las ventas según el proveedor del artículo. Vendedor permite analizar ventas realizadas por un vendedor específico. Forma de Pago filtra por el método de pago utilizado. Cliente muestra ventas asociadas a un cliente. Terminal filtra ventas realizadas en un terminal concreto. Empresa permite seleccionar la empresa o usar el asterisco para todas. Descripción es búsqueda por descripción del producto. Factura (S/N) filtra ventas asociadas o no a una factura. Facturable (S/N) filtra ventas facturables o no. Promotor filtra ventas asociadas a un promotor.

1.5 Agrupación del análisis

1.5 Agrupación del análisis

Si no se selecciona ninguna agrupación, el sistema muestra cada línea de venta de forma individual, con el detalle por artículo. Esto puede generar un resultado con muchas líneas separadas.

Los resultados pueden agruparse por uno o varios de los siguientes campos: Artículo, FamSub, Proveedor, Vendedor, Forma de Pago, Cliente, Terminal, Empresa, IVA, Día o Día de la Semana, Mes, Trimestre, Hora del Día, Venta, Promotor y Descripción.

Para activar una agrupación, escribe una S en el campo correspondiente del bloque Agrupaciones. Puedes escribir una S en uno o en varios campos, dependiendo de cómo quieras organizar los resultados.

1.5.1 Agrupación por familia y subfamilia: FamSub

Para agrupar simultáneamente las ventas por familia y subfamilia se utiliza un único campo de agrupación llamado FamSub.

Escribe una sola S en FamSub. No escribas una S en Familia y otra en Subfamilia, porque no son dos campos de agrupación separados.

Los campos Familia y Subfamilia que aparecen en la zona de filtros sirven para limitar los artículos incluidos en el análisis. Para organizar el resultado por familia y subfamilia se utiliza la agrupación FamSub.

1.5.2 Instrucción para el agente de voz

No digas únicamente que el usuario debe seleccionar una agrupación. Indica expresamente que debe escribir una S en el campo correspondiente.

Si el usuario solicita varias agrupaciones diferentes, debe escribir una S en cada campo solicitado.

Excepción importante: si solicita agrupar por familia y subfamilia, no son dos agrupaciones diferentes. Debe escribir una única S en FamSub.

Para consultar las ventas por familia y subfamilia, guía al usuario en este orden:

1. Indica la ruta completa: Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas.

2. Pide que seleccione la fecha o el intervalo de fechas que quiere consultar.

3. Indica que, en el bloque Agrupaciones, debe escribir una S en FamSub.

4. Indica que pulse F4 – Ejecuta Análisis.

Guía al usuario paso a paso y espera su confirmación antes de continuar con el siguiente paso.

La primera respuesta recomendada es: “Sí. Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas. Cuando lo tengas, te indico los filtros”.

1.5.3 Ejemplos habituales de agrupación

Para ver las ventas por día, se escribe una S en Día.

Para ver las ventas por forma de pago, se escribe una S en Forma de Pago.

Para ver las ventas diarias separadas por forma de pago, se escribe una S en Día y otra S en Forma de Pago.

Para ver las ventas por familia y subfamilia, se escribe una única S en FamSub.

Para ver las ventas por referencia, se escribe una S en Venta. Si el sistema pregunta si se desea agrupar por referencia de venta, hay que responder que sí.

1.6 Ejecutar el análisis

Una vez seleccionados los filtros y agrupaciones, se pulsa F4 Ejecuta Análisis. El sistema genera el listado con los resultados.

1.7 Generar e imprimir el listado

Se pulsa F7 Listados. Se seleccionan los campos que se desean incluir (descripción, PVP, beneficio, etc.). En el tipo de impresión se selecciona una opción: I para imprimir en impresora de listados, A para guardar como archivo Excel o TXT, P para guardar como PDF. Se pulsa nuevamente F7 Imprimir para finalizar el proceso.

1.7.1 Dónde ver y cómo consultar el beneficio de las ventas

El beneficio de las ventas se puede consultar desde Análisis de Ventas.

En el resultado existen dos campos diferentes relacionados con el beneficio:

• Beneficio muestra el importe monetario obtenido como beneficio.

• Porcentaje de beneficio muestra el beneficio expresado como porcentaje.

El usuario puede consultar el importe, el porcentaje o incluir ambos campos en el resultado.

Procedimiento

1. Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas.

2. Indica la fecha o el intervalo de fechas que quieres consultar.

3. Selecciona los filtros o agrupaciones que necesites. Si no se selecciona ninguna agrupación, el resultado mostrará el detalle de las ventas por artículo.

4. Pulsa F4 – Ejecuta Análisis.

5. En el resultado del análisis estarán disponibles los campos Beneficio y Porcentaje de beneficio.

6. Si quieres imprimir o exportar el resultado, pulsa F7 – Listados y selecciona Beneficio, Porcentaje de beneficio o ambos campos.

Instrucción para el agente de voz

Si el usuario pregunta dónde puede ver el beneficio de las ventas, explícale desde el principio que Análisis de Ventas dispone de dos campos: Beneficio, que muestra el importe, y Porcentaje de beneficio, que muestra el porcentaje.

Si no ha especificado cuál necesita, pregúntale: “¿Quieres ver el beneficio en importe, en porcentaje o los dos?”.

No indiques que el beneficio no está documentado.

No cambies automáticamente al usuario al Listado Contable. Utiliza el Listado Contable solamente si solicita un documento contable, fiscal o para la gestoría con IVA, comisión especial y beneficio.

No indiques que pulse F4 – Ejecuta Análisis antes de seleccionar el rango de fechas.

Guía el procedimiento paso a paso y espera la confirmación del usuario antes de continuar.

La primera respuesta recomendada es: “Puedes verlo desde Análisis de Ventas. Hay dos campos: Beneficio, que muestra el importe, y Porcentaje de beneficio, que muestra el porcentaje. ¿Quieres consultar uno de ellos o los dos?”.

1.8 Consultar lo cobrado en efectivo y tarjeta

Para consultar cuánto se ha cobrado en efectivo y cuánto con tarjeta:

1. Accede a Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas.

2. Indica el rango de fechas que quieres consultar.

3. En el bloque Agrupaciones, escribe una S en Forma de Pago. Si también quieres separar los resultados por día, escribe otra S en Día.

4. Pulsa F4 – Ejecuta Análisis.

El resultado mostrará los importes separados según la forma de pago.

Instrucción para el agente de voz: en la primera respuesta, proporciona la ruta completa de acceso y espera a que el usuario confirme que está dentro. Después, continúa con el rango de fechas, la agrupación y la ejecución del análisis.

1.9 Localizar una referencia de venta para reimprimir un ticket

1.9 Localizar un ticket por fecha e importe mediante RefVenta

Si el usuario conoce la fecha y el importe aproximado, puede localizar la referencia mediante Análisis de Ventas.

1. Accede a Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas.

2. Indica la fecha o el intervalo de fechas de la operación.

3. En el bloque Agrupaciones, activa la agrupación por Venta escribiendo una S en el campo correspondiente.

4. Pulsa F4 – Ejecuta Análisis.
5. A la pregunta de si desea realizar la agrupación por Referencia de venta, pulsa Sí

6. Agrupación por dia de la semana dile No

7. Busca el importe conocido en el resultado.

8. Cuando encuentres la venta, anota la RefVenta antes de salir del listado.

9. Accede a Ventas y abre Ventas Anteriores.

10. Pulsa F9 – Buscar venta, introduce la RefVenta y pulsa Intro.

11. Comprueba que sea la venta correcta y pulsa F3 – Ticket para reimprimirlo.

Instrucción para el agente de voz: presenta una sola forma de búsqueda cada vez. Puedes utilizar este procedimiento como alternativa a Listado Contable, Ventas 1. No confirmes que el ticket se ha reimpreso hasta que el usuario indique que ha pulsado F3 y que la impresión se ha realizado.

1.10 Preguntas habituales

¿Cómo sacar un listado de tickets o ventas agrupadas? Se selecciona Agrupación: Venta y se confirma la agrupación por referencia.

¿Cómo ver ventas de un artículo concreto? Se usa el filtro de Artículo y, si se necesita, se agrupa por Artículo.

¿Cómo ver lo cobrado en efectivo y tarjeta? Se agrupa o filtra por Forma de Pago.

¿Cómo ver ventas por día? Se agrupa por Día.

¿Cómo ver ventas por forma de pago en un periodo? Se indica el rango de fechas y se agrupa por Forma de Pago.

¿Cómo ver un resumen diario separado por efectivo y tarjeta? Se agrupa por Día y Forma de Pago.

¿Cómo ver la caja por días o periodos? Para este tipo de consultas debe utilizarse el Análisis de Ventas, agrupando por Día y Forma de Pago.

¿Por qué el listado tiene demasiadas líneas? Porque el análisis muestra el detalle por artículo. Solución: usar agrupaciones (por ejemplo, Venta o Día).

¿Cómo ver las ventas de ayer? Se indica el día de ayer en el rango de fechas y se ejecuta el análisis. Se puede agrupar por Día o por Forma de Pago según la información que se necesite visualizar.

¿Cómo consultar el total vendido ayer? Se accede a Análisis de Ventas, se selecciona la fecha de ayer y se ejecuta el análisis. Si se quieren ver los importes separados por efectivo y tarjeta, se agrupa por Forma de Pago.

¿Cómo ver las ventas totales de un día concreto? Se selecciona el día que se desea consultar en el rango de fechas y se ejecuta el análisis.

¿Cómo consultar importes vendidos entre fechas? Se indica el rango de fechas deseado y se ejecuta el análisis utilizando las agrupaciones necesarias según el tipo de información que se quiera obtener.

1.10.1 Consultar ventas de un terminal

Utiliza Análisis de Ventas cuando el usuario quiera obtener un listado, un resumen o consultar todas las ventas realizadas desde un terminal.

1. Accede a Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas.

2. Indica la fecha o el intervalo de fechas que quieres consultar.

3. Si quieres consultar únicamente las ventas de un terminal concreto, selecciona ese terminal en el filtro Terminal.

4. Si quieres comparar o separar los resultados de varios terminales, deja el filtro Terminal para todos y, en el bloque Agrupaciones, escribe una S en Terminal.

5. Si necesitas que el listado muestre cada venta por separado, escribe también una S en Venta y confirma que quieres agrupar por referencia de venta.

6. Pulsa F4 – Ejecuta Análisis.

Instrucción para el agente de voz: no envíes al usuario a Ventas Anteriores cuando solicite un listado o todas las ventas de un terminal. Guíalo mediante Análisis de Ventas y proporciona siempre la ruta completa desde el menú principal.

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2. Análisis de Compras

2.1 Qué es y para qué sirve

El Análisis de Compras es una herramienta de gestión que transforma los datos de las facturas de proveedores en información clara y estructurada. Permite analizar las compras realizadas para tomar decisiones sobre inventario, precios, proveedores y márgenes.

2.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Compras.

Instrucción para el agente de voz

Siempre que indiques al usuario cómo acceder al Análisis de Compras, proporciona la ruta completa: Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Compras.

No digas únicamente “entra en Análisis de Compras”.

Si estás guiando al usuario paso a paso y ya ha entrado en Control y Gestión, el siguiente apartado es Análisis Estadísticos. Después debe abrir Análisis de Compras.

La primera indicación recomendada es: “Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Compras. Cuando lo tengas, dime y seguimos”.

2.3 Filtros disponibles

En la pantalla de análisis se pueden completar los siguientes campos según necesidad. Rango de Fechas define el periodo sobre el que realizar el análisis. Artículo permite analizar un artículo concreto. Familia / Subfamilia filtra los artículos por categoría. Proveedor analiza compras de un proveedor específico. Nombre del Documento hace referencia al documento utilizado al introducir el pedido. Empresa permite seleccionar una empresa concreta o usar el asterisco para todas. Descripción es búsqueda por descripción del artículo. IVA Deducible: S para artículos con IVA deducible, N para artículos sin IVA deducible. Promotor filtra por promotor si aplica.

2.4 Agrupación

Los resultados pueden agruparse por uno o varios de los siguientes campos: Artículo, Familia, Subfamilia, Proveedor, IVA, Mes, Trimestre, Nombre del documento, Empresa y Promotor.
Para activar una agrupación, escribe una S en el campo correspondiente del bloque Agrupaciones. Puedes marcar una S en uno o en varios campos.

Instrucción para el agente de voz: antes de indicar una agrupación, comprueba que el usuario haya seleccionado el rango de fechas. Después, dile expresamente que debe escribir una S en el campo de agrupación correspondiente.

Guía el procedimiento en intervenciones separadas:

1. Primero, indica el rango de fechas y espera la confirmación del usuario.

2. Después, indica la agrupación y espera otra confirmación.

3. Finalmente, indica que debe pulsar F4 – Ejecuta Análisis.

No indiques la fecha, la agrupación y la ejecución en una misma respuesta. Si el usuario ya ha confirmado alguno de estos pasos, no vuelvas a preguntárselo. No confirmes que el análisis está generado hasta que el usuario indique que ha pulsado F4.

2.4.1 Consultar qué artículos se han comprado más

Para consultar y comparar las compras realizadas de cada artículo se utiliza el Análisis de Compras agrupado por Artículo.

Procedimiento

1. Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Compras.

2. Indica la fecha o el intervalo de fechas que quieres consultar.

3. En el bloque Agrupaciones, escribe una S en Artículo.

4. Pulsa F4 – Ejecuta Análisis.

El resultado mostrará las compras agrupadas por artículo dentro del periodo seleccionado, lo que permite comparar la información de los distintos artículos.

Instrucción para el agente de voz

Guía al usuario en este orden: ruta completa, rango de fechas, agrupación por Artículo y ejecución con F4.

No indiques la agrupación antes de que el usuario haya seleccionado las fechas.

No digas que el resultado está listo hasta que el usuario confirme que ha pulsado F4 – Ejecuta Análisis.

No afirmes que los artículos aparecerán ordenados de mayor a menor. La documentación disponible no indica que exista un orden automático ni una función concreta para ordenar este resultado.

Si el usuario pregunta cómo ordenar el listado, indica que esa función no está documentada y no inventes ninguna tecla u opción.

2.5 Ejecutar el análisis

Una vez seleccionados los filtros y agrupaciones, se pulsa F4 Ejecuta Análisis. El sistema genera el listado con el análisis de compras según los criterios seleccionados.

2.6 Generar e imprimir el listado

Se pulsa F7 Listados. Se seleccionan los campos que se desean incluir (descripción, PVP, beneficio, etc.). En el tipo de impresión se selecciona una opción: I para imprimir en impresora de listados, A para guardar como archivo Excel o TXT, P para guardar como PDF. Se pulsa nuevamente F7 Imprimir para finalizar el proceso.

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3. Análisis Predefinidos

3.1 Qué son y para qué sirven

Los Análisis Predefinidos son informes ya configurados dentro del programa que permiten consultar de forma rápida la información más relevante del negocio, sin necesidad de definir filtros manuales. Están pensados para consultas habituales, controles periódicos y necesidades contables o fiscales.

3.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Análisis Estadísticos. Se pulsa F8 Análisis Predefinidos.

3.3 Análisis Predefinidos disponibles

Están organizados en cinco categorías: Ventas, Compras, Stock y Artículos, Clientes y Deuda, y Fiscales y Contables.

3.3.1 Análisis de Ventas

Análisis de Ventas por Meses. Análisis de Ventas por Meses. Muestra las ventas totales agrupadas por mes. Los campos Familia y Subfamilia únicamente filtran los artículos incluidos; no agrupan el resultado por familia ni por subfamilia. Utiliza este análisis solo cuando el usuario quiera consultar las ventas agrupadas por meses. Filtros: Rango de Fechas, Artículo, Familia, Subfamilia y Proveedor.

Análisis de Ventas por Familias. Muestra las ventas agrupadas únicamente por familia y permite indicar el rango de fechas. Utiliza este análisis cuando el usuario quiera consultar solamente las ventas por familias. Si necesita agrupar simultáneamente por familia y subfamilia, utiliza el Análisis de Ventas normal y escribe una única S en FamSub dentro del bloque Agrupaciones.

Análisis de Ventas a Clientes y Mostrador. Permite obtener listados de ventas comparando ventas a clientes registrados y ventas de mostrador (sin cliente) en un periodo determinado. Filtros: Rango de Fechas.

Análisis de Ventas por Formas de Pago. Muestra las ventas según el método de pago utilizado. Filtros: Rango de Fechas.

Análisis de Ventas de clientes por facturas. Análisis de Ventas de clientes por facturas. Muestra las facturas de un cliente concreto o de todos los clientes. Utiliza este análisis únicamente cuando el usuario solicite información sobre clientes o facturas. Los campos Familia y Subfamilia actúan como filtros y no agrupan el resultado por esas categorías. Filtros: Cliente, Detalle S/N, Rango de Fechas, Empresa, Terminal, Familia y Subfamilia.

Análisis de Ventas a clientes por Meses. Muestra las ventas a clientes por mes. Filtros: Año.

Análisis de Ventas cruzadas. Muestra las ventas de artículos que se han vendido conjuntamente. Filtros: Rango de Fechas, Artículos, Incluir PVR S/N, Familia.

Análisis de Ventas Diarias (Modelos 140, aplicable a la hacienda foral). Muestra las ventas diarias en el formato del modelo fiscal indicado. Filtros: Rango de Fechas, Empresa, Detalle por Familia S/N.

Análisis de Ventas por Día/Semana. Muestra las ventas agrupadas por día o por días de la semana. Filtros: Rango de Fechas, Forma de pago, Terminal, Agrupar por día S/N, Agrupar por forma de pago S/N, Mostrar albaranes S/N.

3.3.2 Análisis de Compras

Análisis de compras por Meses. Muestra las compras totales agrupadas por mes. Filtros: Rango de Fechas, Artículo, Familia, Subfamilia, Proveedor.

Análisis de compras por Familias. Muestra las compras agrupadas por familias. Filtros: Rango de Fechas.

3.3.3 Análisis de Stock y Artículos

Valoración de Stock. Muestra el valor económico del stock actual. Filtros: Fecha de valoración, Descartar nulos y negativos, Descartar genéricos, Ejercicio (selección del año).

Análisis de Artículos Poco / Mucho movimiento. Muestra los artículos con baja o alta rotación. Selección: Poco / Mucho. Filtros: Rango de fechas, Máximo, Famsub, Proveedor, Con artículos sin ventas (solo para análisis de poco movimiento).

Análisis de Artículos por Compras, Ventas y Stock. Muestra una relación entre las compras, ventas y el stock de los artículos. Filtros: Rango de fechas, Artículo, Familia, Subfamilia, Proveedor, Agrupar por fecha.

3.3.4 Análisis de Clientes y Deuda

Análisis de Deuda Actual Global de Clientes. Muestra la deuda total pendiente de todos los clientes.

Valoración de Deuda Actual por Cliente. Muestra la deuda pendiente desglosada por cliente.

3.3.5 Análisis Fiscales y Contables

Declaración 347 de Ventas a clientes. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Declaración 347 - Ventas a Clientes.

Declaración 347 de Compras a Proveedores. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Declaración 347 - Compras a Proveedores.

3.4 Obtener el stock a una fecha determinada

Para obtener el stock en una fecha determinada se utilizan los Análisis Predefinidos.

Pasos. Se accede a Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis Ventas. Se pulsa F8 Análisis Predefinidos. Se selecciona el análisis correspondiente a Valoración de Stock. Se indica la fecha deseada (por ejemplo, 31 de diciembre). Se ajustan los filtros necesarios según el listado que se quiera obtener. Se ejecuta el análisis para visualizar o exportar el resultado.

Importante sobre el coste del stock a cierre de ejercicio. Si lo que se necesita es el coste total del stock a 31 de diciembre (cierre de ejercicio), la vía correcta NO es el listado de artículos ni Valoración de Stock. La vía correcta es el Resumen de Ejercicio (F5 Listado Artículos), que utiliza los datos guardados en el momento del cierre y refleja la valoración real del inventario en esa fecha. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Resumen de ejercicio.

3.5 Generar e imprimir el listado

Una vez generado cualquiera de los análisis, el resultado se muestra en pantalla. Se pulsa F7 Listados. Se seleccionan los campos que se desean incluir. En el tipo de impresión se selecciona una opción: I para impresora, A para Excel/TXT, P para PDF. Se pulsa nuevamente F7 Imprimir para finalizar.

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4. Cuadro de Mando

4.1 Qué es y para qué sirve

El Cuadro de Mando es una herramienta de análisis visual que muestra, de forma clara y resumida, los indicadores clave del negocio, permitiendo conocer la situación actual de la empresa en tiempo real.

Permite: evaluar la evolución del negocio, comparar resultados con el mismo periodo del año anterior, detectar tendencias de ventas y beneficio, y facilitar la toma de decisiones rápidas.

4.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Cuadro de Mando.

4.3 Parámetros de análisis

Antes de visualizar la información se puede configurar el rango de fechas (periodo a analizar) y el terminal (permite filtrar por terminal si el establecimiento dispone de más de uno).

4.4 Información general mostrada

El Cuadro de Mando muestra, de forma comparativa respecto al mismo periodo del ejercicio anterior: número de tickets, unidades vendidas, ventas totales, beneficio, y evolución del negocio (ascendente o descendente).

4.5 Gráficos disponibles

Tickets, ventas y beneficio por día de la semana. Permite identificar los días con mayor volumen de ventas y beneficio, facilitando la planificación del personal y recursos.

Tabaco vs Otros: ventas por familias (no tabaco). Permite conocer la influencia de los productos complementarios (no tabaco) en el negocio. Potenciar la venta de estos productos suele traducirse en una evolución positiva de la empresa.

Tickets, ventas y beneficio por hora del día. Permite detectar las franjas horarias con mayor actividad. Es útil para optimizar turnos y reforzar el personal en horas punta.

Tickets por día. Muestra los días del mes con mayor movimiento y la media diaria de tickets en el periodo seleccionado.

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5. Cuenta de Explotación

5.1 Qué es y para qué sirve

La Cuenta de Explotación se utiliza principalmente cuando el cliente registra en el programa gastos adicionales, como alquiler, luz, comisiones bancarias u otros gastos del negocio, y quiere incluirlos en el cálculo del resultado.

No es la opción predeterminada para solicitar una visión general del negocio, ya que muchos clientes no registran estos gastos en el programa. Si el usuario pide una visión general, un resumen del negocio o los resultados de un ejercicio sin mencionar gastos, utiliza Resumen de ejercicio.

5.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Gestión de Cuentas, Cuenta de Explotación.

5.3 Filtros de consulta

Permite filtrar la información por Familia, Subfamilia, Proveedor y Empresa. Usando el asterisco se muestran todos los datos.

5.4 Visualización de datos

La información se muestra agrupada por meses. Los datos son calculados automáticamente y no se pueden modificar.

Incluye: ventas, costes, beneficio, compras y gastos (comisiones, bancarios, etc.).

En la parte inferior se muestran los totales de gastos por mes y el beneficio neto.

5.5 Gastos adicionales

Se pueden añadir gastos manuales (por ejemplo, alquiler o luz), que se incluirán en los cálculos.

5.6 Funciones disponibles

F2 Nueva Selección permite cambiar filtros. F3 Poner Gastos a 0 reinicia gastos manuales. F7 Imprimir imprime el informe.

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6. Regla de desambiguación entre módulos

Cuando el usuario solicita un listado, informe o análisis, la vía correcta depende del propósito.

• Uso fiscal, gestoría, Hacienda, listados trimestrales o mensuales, resúmenes de facturación → Listado contable. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad. NO usar Análisis de Ventas.
• Modelo 347 → Declaración 347 de Ventas a Clientes o de Compras a Proveedores (accesibles también desde Análisis Predefinidos). Ver Facturación y Contabilidad.
• Ventas por artículo, cliente, forma de pago, día, análisis interno o gestión → Análisis de Ventas.

• Ventas agrupadas únicamente por familia → Análisis Predefinido de Ventas por Familias o Análisis de Ventas normal.

• Ventas agrupadas simultáneamente por familia y subfamilia → Análisis de Ventas normal, seleccionando el rango de fechas y escribiendo una única S en FamSub dentro del bloque Agrupaciones. 

• Dónde ver, consultar o calcular el beneficio de las ventas → Análisis de Ventas. Existen dos campos: Beneficio muestra el importe monetario y Porcentaje de beneficio muestra el porcentaje. El usuario puede consultar uno de ellos o los dos. No indicar que esta información no está documentada. Si necesita un listado contable o fiscal con IVA, comisión especial y beneficio, utilizar el Listado Contable con Ventas 2 o Familias 2.
• Listado, resumen o conjunto de ventas de un terminal → Análisis de Ventas, filtrando por un terminal concreto o agrupando por Terminal. Ventas Anteriores con F7 – Terminal solo permite consultar las ventas una por una y no genera un listado conjunto.
• Compras a proveedores para análisis de inventario, precios y márgenes → Análisis de Compras.
• Consulta rápida de indicadores del negocio, comparativa con año anterior, gráficos → Cuadro de Mando.

• Visión general del negocio, resumen global, resultados del año o consulta conjunta de stock, compras, ventas y beneficio → Resumen de ejercicio. Esta es la opción predeterminada cuando el usuario no menciona gastos

• Consulta del resultado incluyendo gastos introducidos manualmente en el programa, como alquiler, luz, comisiones bancarias u otros gastos → Cuenta de Explotación.

• Localizar la referencia de un ticket cuando no se conoce el número → Análisis de Ventas agrupando por Venta (luego reimprimir desde Ventas Anteriores).
• Reimprimir una factura conociendo el número → Ventas Anteriores. Ver documentación de Ventas.
• Ver todas las facturas de un cliente → Cuenta de cliente o Listado F3 Ventas por facturas desde Fichas de clientes. Ver documentación de Clientes.
• Coste total del stock a 31 de diciembre → Resumen de Ejercicio (F5 Listado Artículos), NO Análisis Predefinidos ni Listado de Artículos.
• Stock a una fecha determinada (información general, no cierre de ejercicio) → Análisis Predefinidos, Valoración de Stock.

Caja

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title: Caja y arqueo
scope: Consulta del estado de caja, arqueo (cierre de caja), opciones avanzadas del arqueo, pagos e ingresos manuales, límite legal de pagos en efectivo y relación con otros módulos en Estancos Élite
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Caja y arqueo

Alcance de este documento

Este documento cubre todo lo relacionado con la caja en Estancos Élite: la consulta del estado de la caja sin cerrarla (F1 Info Caja); el arqueo o cierre de caja en sus dos modalidades (simple con F2 No Contar y recomendado con F5 Contar); las opciones avanzadas del arqueo (ver arqueos anteriores, consolidar arqueos, definir cambio inicial, integración con cajón inteligente); el registro manual de pagos e ingresos que no corresponden a ventas; las diferencias habituales entre los distintos listados de caja y su relación con el Análisis de Ventas y el Listado contable; y el límite legal de pagos en efectivo.

Este documento no cubre:

• El Análisis de Ventas para consultas por periodos, día a día o forma de pago en un rango de fechas. Ver la documentación de Análisis y reportes. Aquí se explica cuándo debe usarse esa vía en lugar de la información de caja.
• El Listado contable para uso fiscal (gestoría, trimestrales, mensuales). Ver la documentación de Facturación y Contabilidad. Aquí se explica cuándo hay diferencias entre los tickets de caja y el Listado contable, y por qué.
• La gestión de deuda y cobros de clientes. Ver la documentación de Clientes, sección Cuenta de cliente. Aquí se explica cuándo un cobro se registra desde caja y por qué no es lo recomendable para gestionar deudas.
• La configuración del cajón portamonedas y otros periféricos. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.
• La configuración del cajón inteligente como módulo. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.

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1. Conceptos básicos

1.1 Qué es la caja

La caja es el registro de movimientos económicos del punto de venta durante una sesión de trabajo. Recoge las operaciones de venta (por forma de pago), los movimientos manuales de dinero (pagos e ingresos), el cambio inicial, las retiradas y los cobros a cuenta de clientes.

1.2 Qué es el arqueo

El arqueo de caja es el proceso que permite comprobar que el dinero registrado en el sistema coincide con el dinero real que hay en la caja al final del turno o del día. También se conoce como cierre de caja.

Se utiliza para comprobar el efectivo real en caja, verificar que no existen descuadres, registrar diferencias entre sistema y dinero físico, cerrar una sesión de caja, y establecer el cambio inicial para la siguiente sesión.

1.3 Qué incluye el arqueo

En el arqueo se tienen en cuenta las ventas realizadas (agrupadas por forma de pago: efectivo, tarjeta, etc.), los pagos realizados desde caja, los ingresos manuales, los cobros a cuenta de clientes, el cambio inicial y las retiradas de efectivo.

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2. Consultar el estado de la caja sin cerrarla

2.1 Para qué sirve

Las consultas de caja permiten ver la situación actual sin realizar un arqueo. Sirven para comprobar cómo va el día en cualquier momento.

Esta consulta puede realizarse tantas veces como se necesite durante el día. No cierra la caja ni afecta al arqueo.

2.2 Qué información muestra

Total de ventas por forma de pago. Pagos e ingresos realizados. Saldo actual de caja. Detalle de movimientos del día.

2.3 Cómo acceder

Se accede a Control y Gestión, Caja. Se pulsa F1 Info Caja.

Desde esta pantalla se puede ver el resumen general. Desde la pestaña Detalle del arqueo se puede consultar cada movimiento individual.

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3. Realizar el arqueo (cierre de caja)

3.1 Cómo acceder

Se accede desde la pantalla principal a Control y Gestión, Arqueo de Caja.

3.2 Formas de realizar el arqueo

Existen dos formas: arqueo simple (F2 No Contar) y arqueo recomendado (F5 Contar Caja).

3.3 Arqueo simple (No Contar)

Es la forma rápida de cerrar la caja sin contar físicamente el dinero.

Pasos. Dentro de Arqueo se pulsa F2 No Contar. El sistema muestra los totales. Se revisa el campo de cambio siguiente. Se pulsa F8 Finalizar arqueo. Se elige si se desea imprimir: ticket, listado o no imprimir.

Importante. Este método no guarda información de descuadres si existen. No es el sistema recomendado.

3.4 Arqueo recomendado (Contar Caja)

Es la forma aconsejada porque permite registrar correctamente el efectivo y los descuadres.

Utiliza este procedimiento cuando el usuario quiera introducir, contar o registrar las monedas y billetes que hay físicamente en la caja. También puede expresarlo como contar el efectivo, introducir las denominaciones o poner cuántos billetes y monedas tiene.

Instrucción para el agente de voz: si el usuario menciona monedas, billetes o denominaciones, dirígelo al apartado Contar Caja. No utilices F6 – Def. Cambio. No menciones el cajón inteligente salvo que el usuario indique que utiliza uno o que las cantidades aparecen automáticamente.

Pasos. En la pantalla de Arqueo, en el apartado Contar Caja, se introduce la cantidad de cada tipo de billete y moneda. Se pulsa F5 Arqueo. Se revisan los totales y el descuadre. Se confirma el cambio siguiente si es necesario. Se pulsa F8 Finalizar arqueo. Se elige el tipo de impresión.

3.5 Descuadre con cambio y sin cambio

El sistema puede mostrar dos tipos de descuadre: descuadre con cambio y descuadre sin cambio. El resultado depende de si se ha contado o no el cambio inicial junto con el efectivo.

Si el conteo es correcto, el descuadre debe coincidir con la lógica del cambio anterior.

3.6 Información importante sobre el arqueo

El arqueo corresponde a una sesión concreta de caja. El efectivo mostrado depende de los movimientos registrados (ventas, pagos, ingresos). Si no se realiza conteo, no se detectan errores reales. El cambio inicial influye en el resultado final. El sistema permite cerrar caja aunque exista descuadre.

3.7 Situaciones habituales durante el arqueo

El efectivo no cuadra con la caja. Puede deberse a errores al contar el dinero, no haber incluido el cambio inicial, pagos o retiradas no tenidas en cuenta, o cierres realizados sin contar.

Hay importes de otros días en la caja. Puede ocurrir si la caja no se cerró correctamente o si se han acumulado movimientos de varias sesiones.

El descuadre no es cero. Puede ser normal si el conteo no coincide con el dinero real, si hay errores manuales, o si falta incluir algún movimiento.

3.8 Preguntas habituales sobre el arqueo

¿Cómo hacer un cierre de caja? Se accede a Arqueo de Caja y se finaliza el proceso con F8.

¿Es obligatorio contar la caja? No, pero es recomendable para detectar descuadres.

¿Por qué no cuadra la caja? Porque el dinero real no coincide con el sistema o faltan movimientos.

¿Cómo ver lo cobrado en efectivo o tarjeta? El arqueo muestra un resumen, pero para análisis detallado se debe usar el módulo de Análisis de Ventas.

¿Cómo ver la caja por días o periodos? El arqueo solo muestra una sesión. Para periodos se debe usar Análisis de Ventas (ver sección 6.2). Para consultar varios arqueos ya realizados, ver sección 4.2 (F10 Consolidar arqueos).

3.9 Arqueo de caja con varios terminales

Cuando existen varios terminales, el procedimiento depende de si se trabaja con Sistema Comunica o con Red Directa. También debe distinguirse entre realizar un único arqueo con todos los terminales o realizar el arqueo de cada terminal por separado.

Sistema Comunica:

En Sistema Comunica, cada terminal trabaja con su propia base de datos. Existen dos formas de realizar los arqueos.

Arqueo individual desde cada terminal

Se realiza el arqueo directamente en cada terminal. Cada terminal tendrá su propio cierre de caja.

Una vez realizados los arqueos, se puede utilizar F10 – Consolida Arqueos para consultar o imprimir varios arqueos ya cerrados como si fueran uno solo.

Importante: F10 – Consolida Arqueos no realiza el cierre de los terminales. Solamente agrupa arqueos que ya se han realizado.

Arqueo desde el Terminal 1 o Master

Si se quieren realizar los arqueos desde el Terminal 1, primero hay que comunicar los terminales para que las ventas de los demás terminales pasen al Master.

1. Desde el Terminal 1, entra en Control y Gestión, Comunicar terminales.

2. Pulsa F2 – Comunica para recibir las ventas de los demás terminales.

3. Entra en Control y Gestión, Caja, y abre el arqueo.

4. En el campo Terminal, indica qué terminales quieres incluir:

T: incluye todos los terminales y suma sus cajas en un único arqueo.

1, 2, 3 y siguientes: realiza únicamente el arqueo del terminal indicado.

5. Continúa con el arqueo normal, contando la caja o utilizando la modalidad que corresponda, y finaliza el proceso con F8 – Finalizar arqueo.

Red Directa:

En Red Directa, todos los terminales trabajan sobre la misma base de datos. No es necesario realizar ninguna comunicación antes del arqueo.

El arqueo puede realizarse desde cualquiera de los terminales.

1. Entra en Control y Gestión, Caja, y abre el arqueo.

2. En el campo Terminal, indica qué terminales quieres incluir:

T: incluye todos los terminales y suma sus cajas en un único arqueo.

1, 2, 3 y siguientes: realiza únicamente el arqueo del terminal indicado.

3. Continúa con el arqueo normal y finaliza el proceso con F8 – Finalizar arqueo.

Instrucción para el agente de voz

Si el usuario quiere cerrar la caja de varios terminales, primero identifica si trabaja con Sistema Comunica o con Red Directa.

En Sistema Comunica, pregunta si quiere hacer el arqueo individualmente en cada terminal o comunicar las ventas y hacerlo desde el Terminal 1.

En Red Directa, no indiques que debe comunicar los terminales.

Antes de continuar, confirma si quiere sumar todos los terminales o realizar el arqueo de uno concreto.

Para sumar todos los terminales, debe escribir una T en el campo Terminal. Para realizar un arqueo individual, debe indicar el número del terminal.

No utilices F10 – Consolida Arqueos para realizar el cierre. Esta opción solamente sirve para consultar o imprimir conjuntamente arqueos que ya están cerrados.

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4. Opciones avanzadas del arqueo

4.1 Ver arqueos anteriores (F9)

Para visualizar, imprimir o consultar arqueos de otros días o días anteriores: dentro de Arqueo se pulsa F9 Anteriores. Se selecciona el arqueo que se desea consultar. Se pulsa Intro para visualizarlo. Desde esa pantalla también es posible imprimir el arqueo si es necesario.

4.2 Consolidar arqueos (F10)

Permite ver varios arqueos como si fueran uno solo.

Pasos. Se pulsa F10 Consolida Arqueos. Se indica el intervalo de números de arqueo. Se muestran los datos consolidados. Se puede volver a imprimir.

Esta opción es la alternativa correcta cuando el usuario pide "un informe diario de cajas", "cajas por fechas" o "consultar cajas anteriores agrupadas". Se accede desde Arqueos de caja, F9 Anteriores, F10 Consolida arqueo. Desde ahí se puede seleccionar por fechas, filtrar por números de arqueo, consultar varios cierres agrupados y revisar información consolidada de caja.

4.3 Imprimir detalles del arqueo (F7)

Desde la pantalla de detalles se pulsa F7 Imprimir.

4.4 Ver detalle del cambio entregado

Desde la pantalla de detalle del arqueo es posible consultar el desglose del cambio entregado en las operaciones realizadas. Este detalle es útil para comprobar el efectivo entregado sin necesidad de revisar o reimprimir tickets.

4.5 Definir cambio inicial (F6)

F6 – Def. Cambio se utiliza únicamente para indicar el importe total que se dejó como cambio el día anterior y que estará disponible al comenzar el nuevo día. No se utiliza para contar el dinero actual ni para introducir las cantidades de cada moneda o billete.

Instrucción para el agente de voz: utiliza esta opción cuando el usuario hable del cambio inicial, el fondo de caja o el dinero que deja preparado para el día siguiente. Si quiere introducir monedas y billetes por denominaciones, utiliza Contar Caja.

Pasos. Se accede a F1 Info Caja. Se pulsa F6 Def. Cambio. Se introduce el importe de cambio inicial.

Este acceso puede estar protegido por clave (ver documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de contraseñas y claves de acceso).

El cambio inicial definido para un terminal es el mismo para todos sus turnos.

4.6 Arqueo con Cajón Inteligente

Si se utiliza cajón inteligente, los arqueos siempre se realizan del terminal completo. No se pueden hacer por turno individual. Las cantidades de "Contar Caja" se rellenan automáticamente. Se puede consultar el estado con F6 Ver CashKeeper. Pagos e ingresos pueden gestionarse directamente desde el dispositivo.

Para la configuración del cajón inteligente como módulo, ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.

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5. Pagos e ingresos (movimientos manuales de caja)

5.1 Qué son

El apartado de Pagos e Ingresos permite registrar movimientos de dinero en caja que no corresponden a ventas normales. Incluye pagos (salidas de dinero) e ingresos (entradas de dinero). Estos movimientos afectan directamente al arqueo de caja.

Permite registrar entradas y salidas de dinero en caja, ajustar y controlar la caja, y llevar un control de movimientos no asociados a ventas.

Pagos e Ingresos se utiliza para registrar o consultar movimientos manuales concretos. No es la pantalla adecuada para consultar cuánto dinero hay actualmente en caja ni para obtener una visión general del dinero registrado.

Instrucción para el agente de voz: si el usuario quiere ver el total, el saldo o todo el dinero que debería haber en caja, no lo envíes a Pagos e Ingresos. Utiliza Control y Gestión, Caja y F1 – Info Caja.

5.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Pagos e Ingresos.

5.3 Tipos de movimientos

Pago. Un pago es una salida de dinero de la caja. Ejemplos: pago a proveedor, ingreso en banco, gastos.

Ingreso. Un ingreso es una entrada de dinero en caja. Ejemplos: aporte de efectivo, ajustes de caja, cobros puntuales.

5.4 Cómo realizar un pago o ingreso

Selección de tipo. Se pulsa F2 Ingreso para alternar entre Pago e Ingreso.

Datos a introducir. Importe (cantidad total). Concepto (descripción). Forma de pago (seleccionable; algunas no están permitidas: Albarán, Deuda, Puntos, Vales). Vendedor (asignado por defecto, modificable). Cuenta contable (opcional). Comentario (opcional).

Confirmar operación. Se pulsa Insert/Guardar. El movimiento se registra y afecta al arqueo de caja.

5.5 Modificar o anular movimientos

No se pueden editar ni eliminar directamente. Los movimientos se corrigen mediante movimientos compensatorios.

Rectificar un importe incorrecto. Se realiza el movimiento contrario por la diferencia. Ejemplo: si se hizo un pago incorrecto de 500 € y lo correcto era 50 €, se hace un ingreso de 450 €.

Anular un movimiento. Se realiza el movimiento contrario por el mismo importe. Ejemplo: para anular un ingreso de 100 €, se hace un pago de 100 €.

Se recomienda añadir siempre un comentario explicativo al hacer una corrección.

5.6 Consultar movimientos

Buscar movimientos. F3 Anteriores permite consultar movimientos previos.

Opciones disponibles. F3 Pág/Ingr cambia tipo de movimiento. F6 Buscar por fecha filtra por fecha. F8 Ticket imprime justificante. F7 Listados consulta por filtros. F5 Guardar plantilla para movimientos recurrentes. AvPág / RePág navegar entre registros. F4 Teclado teclado en pantalla.

5.7 Relación con clientes (importante)

Este apartado puede utilizarse para registrar cobros de clientes, indicando el cliente en el movimiento. Sin embargo, no es la forma recomendada para gestionar deudas o facturas de clientes.

Uso recomendado. Para cobrar deudas o facturas se utiliza el apartado de Cuenta de cliente. Así se gestiona correctamente la deuda y su seguimiento. Ver la documentación de Clientes, sección Cuenta de cliente.

Uso alternativo. Desde Pagos e Ingresos se puede registrar un cobro como ingreso, indicando el cliente, a efectos de caja. Esto puede provocar que aparezca en el arqueo como un ingreso genérico y no como una regularización de deuda.

5.8 Preguntas habituales sobre pagos e ingresos

¿Puedo cobrar una deuda desde aquí? Sí, indicando el cliente en el movimiento. Sin embargo, no es lo recomendable. Para un control correcto, debe hacerse desde la Cuenta de cliente.

¿Se pueden modificar los movimientos? No, deben corregirse con movimientos contrarios (ver 5.5).

¿Afecta al arqueo de caja? Sí, todos los movimientos afectan directamente al arqueo.

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6. Diferencias entre listados de caja (FAQ)

6.1 Por qué hay diferencias entre los tickets de caja y el Listado contable de ventas

Puede haber diferencias porque los tickets de caja y el Listado contable utilizan información distinta del sistema.

Los tickets de caja muestran las operaciones registradas en el terminal de venta en el momento en que se realizan. Por ejemplo, pueden incluir operaciones como ventas, albaranes, pagos o ingresos.

El Listado contable de ventas muestra las ventas registradas en la contabilidad del sistema. En este listado las operaciones pueden agruparse o registrarse de forma distinta según el tipo de venta o la forma de pago. Por ejemplo, cuando se factura un albarán creado anteriormente, esa facturación aparece en el Listado contable, pero el albarán original no aparece como venta en ese listado.

Por este motivo, el número de tickets o el volumen total de ventas puede no coincidir exactamente entre ambos listados. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Listado contable.

6.2 Por qué no coincide el efectivo de ventas de caja con el efectivo del análisis de ventas

Si el efectivo de caja no coincide con el efectivo mostrado en el Análisis de Ventas, se revisan las siguientes situaciones habituales.

La caja incluye ventas de varios días. Si la caja no se ha cerrado al finalizar la jornada, puede acumular ventas de días anteriores.

La caja se ha cerrado antes de finalizar las ventas del día. En ese caso, las ventas realizadas después del cierre no aparecen en esa caja.

El periodo que se está revisando no es el mismo. La caja puede estar mostrando un periodo distinto al seleccionado en el Análisis de Ventas.

Se están comparando datos de cajas diferentes. Si existen varios terminales o cajas, es posible que el análisis incluya ventas que no pertenecen a la misma caja.

Ver la documentación de Análisis y reportes, sección Análisis de Ventas.

6.3 Cómo obtener un listado de cajas diarias en Excel

El sistema no dispone de un listado detallado de cajas diarias que permita obtener el desglose completo por periodos (como trimestres) en formato Excel.

Qué sí se puede consultar. Información de los cierres de caja: fecha del cierre, número de arqueo y terminal. Este listado permite revisar los cierres realizados, pero no ofrece un desglose detallado de cada caja ni permite aplicar filtros por trimestres.

Alternativa recomendada. Si se necesita obtener información por periodos (por ejemplo, primer trimestre) y exportarla a Excel, se utiliza el Análisis de Ventas: Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis de Ventas. Se puede filtrar por rango de fechas, agrupar la información (por ejemplo, por día) y exportar los resultados a Excel. El Análisis de Ventas muestra información agregada de ventas, pero no sustituye el detalle de los cierres de caja, ya que se trata de funcionalidades diferentes dentro del sistema.

6.4 Informe diario de cajas (consolidado de arqueos)

Si se necesita consultar un informe diario de cajas o revisar varios arqueos agrupados, la ruta es Arqueos de caja, F9 Anteriores, F10 Consolida arqueo (ver sección 4.2). Esta opción permite seleccionar por fechas, filtrar por números de arqueo, consultar varios cierres agrupados y revisar información consolidada de caja.

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7. Relación de la caja con otros módulos

7.1 Con el Análisis de Ventas

El arqueo y el Análisis de Ventas no siempre muestran lo mismo. El arqueo incluye movimientos de caja (pagos, retiradas, cambio). El Análisis muestra únicamente ventas.

Para consultas como ventas por días, totales por tarjeta o efectivo en un periodo, o informes o listados, se debe utilizar el módulo Análisis de Ventas, no la caja. Ver la documentación de Análisis y reportes.

7.2 Con el Listado contable

La caja muestra el resultado de una sesión concreta de caja. El Listado contable está orientado a uso fiscal (gestoría, trimestrales, mensuales) y muestra las ventas de forma distinta (ver sección 6.1).

7.3 Con la Cuenta de cliente

Los cobros de deudas de clientes deben registrarse desde Cuenta de cliente, no desde Pagos e Ingresos (ver sección 5.7). Ver la documentación de Clientes.

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8. Límite legal de pagos en efectivo

8.1 Qué es

Es la limitación legal para realizar pagos en efectivo cuando una de las partes actúa como empresario o profesional.

8.2 Límite actual

El límite general en España es de 1.000 euros por operación.

8.3 Qué significa en la práctica

No se puede cobrar en efectivo una operación superior a 1.000 €. El pago debe realizarse mediante tarjeta, transferencia u otros medios electrónicos.

Aspectos importantes. El límite se aplica por operación. No se pueden dividir pagos para evitar la normativa. Aplica tanto a ventas como a cobros.

8.4 Obligaciones del negocio

No aceptar pagos en efectivo por encima del límite. Informar al cliente si se supera el importe permitido. Ofrecer medios de pago alternativos.

8.5 Sanciones

El incumplimiento puede conllevar sanciones económicas tanto para el negocio como para el cliente.

8.6 Alcance normativo

Esta normativa es de carácter legal. El programa permite registrar los cobros, pero no define los límites legales. Para dudas normativas concretas debe consultarse con la gestoría o asesoría.

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9. Regla de desambiguación entre módulos de caja

Cuando el usuario habla de "caja", conviene identificar de qué necesita.

• Ver la caja actual sin cerrarla → F1 Info Caja (sección 2).

• Ver cuánto dinero hay o debería haber en el programa, consultar el saldo actual o revisar conjuntamente ventas, pagos, ingresos y otros movimientos del día → Control y Gestión, Caja, F1 – Info Caja.

• Consultar únicamente el dinero cobrado mediante ventas durante un periodo, separado por efectivo, tarjeta u otras formas de pago → Análisis de Ventas.

• Cerrar la caja al final del día o turno → Arqueo de Caja, Contar caja, F5 Arqueo + F8 Finalizar (sección 3).
• Cerrar caja rápido sin contar → Arqueo, F2 No Contar + F8 (sección 3.3).
• Consultar arqueos ya realizados → Arqueo, F9 Anteriores (sección 4.1).
• Informe consolidado de varios arqueos por fechas → Arqueo, F9 Anteriores, F10 Consolida arqueo (sección 4.2).

• Introducir o contar las monedas y billetes que hay actualmente en caja → Arqueo de Caja, apartado Contar Caja. NO utilizar F6 – Def. Cambio.

• Indicar el importe total que se dejó como cambio el día anterior o que se prepara como fondo para el día siguiente → F1 Info Caja, F6 – Def. Cambio.

• Registrar un pago o ingreso manual → Pagos e Ingresos (sección 5).
• Corregir un pago o ingreso mal registrado → Movimiento contrario, no edición directa (sección 5.5).
• Cobrar deuda de un cliente → Cuenta de cliente, NO Pagos e Ingresos (sección 5.7).
• Ver caja por días o por periodos → Análisis de Ventas o F10 Consolida arqueo (secciones 6.4 y 7.1).
• Listado para gestoría → Listado contable, NO tickets de caja (sección 6.1).
• El cajón se abre al cobrar con tarjeta y no se quiere → parámetro local 36. Ver Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.
• Cajón inteligente → integración específica, sección 4.6 y Configuración del sistema, sección Módulos.

Canales especiales

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title: Canales especiales de venta
scope: Ventas a través de canales especiales en Estancos Élite (Disashop para recargas y servicios electrónicos, Telemetría para máquinas de vending, ventas y abonos con trazabilidad a segundo canal, agenda de recargas)
consolidated_from: [Ventas_Disashop, Ventas_con_Telemetría, Ventas_y_Abonos_con_trazabilidad, Agenda_de_recargas]

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Canales especiales de venta

Alcance de este documento

Este documento cubre las modalidades especiales de venta en Estancos Élite que se diferencian de la venta habitual y que requieren procesos específicos: las ventas a través de Disashop (recargas de móvil, pago de servicios, productos electrónicos); las ventas a máquinas de vending mediante el sistema de Telemetría; las ventas y abonos con trazabilidad para segundo canal (PVR, bares, hostelería, gasolineras); y la agenda de recargas periódicas.

Este documento no cubre:

• La venta habitual y su totalización. Ver la documentación de Ventas operativa.
• Los abonos normales de ventas ya finalizadas. Ver la documentación de Ventas operativa, sección Abonar. Los abonos de canales especiales tienen procedimientos propios que se detallan aquí.
• El funcionamiento general de la trazabilidad (activación, licencia, entradas). Ver la documentación de Trazabilidad. Aquí solo se cubre el uso operativo en la venta a segundo canal.
• La activación de los módulos correspondientes (Disashop, Telemetría). Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.

Regla crítica. Los abonos de estos canales especiales NO se hacen con F5 Abonar desde Ventas Anteriores como una venta normal. Cada canal tiene su procedimiento específico que se describe en su sección.

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1. Ventas Disashop (recargas y servicios electrónicos)

1.1 Qué es

Disashop es la plataforma que permite comercializar productos electrónicos desde Estancos Élite: recargas de móvil, pago de servicios (luz, agua, gas), tarjetas prepago, entradas de eventos, y otros servicios electrónicos.

Cuando se realiza una venta Disashop, la operación se realiza en tiempo real con la plataforma. Se envía la solicitud, se recibe la confirmación (o el rechazo) y se emite el comprobante para el cliente.

1.2 Realizar una venta Disashop

La forma más sencilla y recomendada de realizar una recarga o vender un producto de DisaShop es abrir su menú directamente desde la pantalla de Ventas.

Pasos:

1. Entra en la pantalla de Ventas.

2. Pulsa R y, a continuación, pulsa Intro.

3. Se abrirá el menú de DisaShop.

4. Selecciona el tipo de operación que necesites, por ejemplo, Recarga de móvil, Productos electrónicos o el servicio correspondiente.

5. Selecciona el producto y completa los datos que solicite el sistema (nº de telefono, importe...). En una recarga de móvil, pedirá los datos necesarios para realizar la recarga.

6. Confirma la operación y finaliza la venta de la forma habitual. El sistema conectará con DisaShop y emitirá el comprobante correspondiente.

Instrucción para el agente de voz

Cuando el usuario pregunte cómo hacer una recarga de móvil o vender un producto de DisaShop, utiliza siempre como primera opción la ruta Ventas, R e Intro.

No solicites el código del artículo y no dirijas al usuario a Artículos y Prensa para buscar el producto.

No utilices F1 – Opciones ni Alt+R – PVP con recargo. La opción PVP con recargo es una función diferente y no abre el menú de DisaShop.

Guía al usuario paso a paso. La primera indicación recomendada es: “Entra en Ventas. Cuando estés dentro, pulsa R y después Intro. Se abrirá el menú de DisaShop. Dime cuando lo tengas y seguimos”.

1.3 Anular, cancelar o abonar una venta DisaShop

Importante

Las operaciones de DisaShop no se anulan como una venta normal desde Ventas Anteriores.

No debe utilizarse Ventas Anteriores ni F5 – Abonar, porque se anularía la venta en el programa, pero la recarga o la operación electrónica podría continuar activa en la plataforma de DisaShop.

Procedimiento correcto

1. Entra en la pantalla de Ventas.

2. Pulsa R y, a continuación, pulsa Intro para abrir el menú de DisaShop.

3. Dentro del menú de DisaShop, pulsa F2 – Historial.

4. Busca y selecciona la recarga u operación que necesitas anular.

5. Pulsa F5 para anular la operación seleccionada.

6. Confirma la anulación cuando el sistema lo solicite.

7. Espera a que DisaShop finalice la operación y muestre el resultado.

La solicitud se enviará a la plataforma de DisaShop. El sistema indicará si la anulación puede realizarse, ya que algunas recargas o servicios podrían no admitir la cancelación una vez procesados por el operador.

Qué hacer después de finalizar la operación

Cuando la operación haya finalizado correctamente, la recarga quedará disponible en la pantalla de Ventas.

Desde ese momento se continúa como con cualquier otra venta. Se puede cobrar utilizando la forma de pago correspondiente o cerrar y finalizar la venta mediante el procedimiento habitual.

No es necesario cerrar la pantalla de Ventas ni quedarse esperando después de que DisaShop haya confirmado que la operación ha finalizado.

Instrucción para el agente de voz

Cuando el usuario quiera anular, cancelar, devolver o abonar una recarga de DisaShop, utiliza siempre la ruta Ventas, R, Intro, F2 – Historial, seleccionar la operación y F5 – Anular.

No dirijas al usuario a Ventas Anteriores.

No confundas las dos funciones de F5:

• En el Historial de DisaShop, F5 sirve para anular la operación seleccionada y es la opción correcta.

• En Ventas Anteriores, F5 – Abonar no debe utilizarse para anular operaciones de DisaShop.

Después de confirmar la operación, espera a que el usuario indique que ha finalizado correctamente.

Cuando DisaShop haya completado la operación, no le indiques que cierre la pantalla y espere. Explícale que la recarga ya está disponible en Ventas y que puede cobrarla como cualquier otra venta o cerrar y finalizar la venta.

La respuesta recomendada para el último paso es: “Cuando la operación haya finalizado, la recarga quedará disponible en la pantalla de Ventas. Desde ahí puedes cobrarla como cualquier otra venta o cerrar y finalizar la venta”.

1.4 Solicitar reintegro de recargas

Cuando una recarga no ha llegado al cliente o se ha realizado por error, se solicita un reintegro. El proceso se realiza desde el propio módulo Disashop dentro del programa, no manualmente desde Ventas Anteriores. El reintegro depende del operador y puede tardar en confirmarse.

1.5 Consideraciones

Las ventas Disashop requieren conexión a internet en el momento de la operación. Si falla la conexión, la operación no puede completarse. Los productos Disashop no deben enviarse a Verifactu/TicketBAI porque el estanco actúa como comisionista (ver documentación de Verifactu y TicketBAI, sección Configurar productos que se envían).

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2. Ventas con Telemetría (máquinas de vending)

2.1 Qué es

El módulo de Telemetría permite recibir y gestionar las cargas de tabaco realizadas en máquinas expendedoras conectadas a una plataforma de vending.

La plataforma descarga en Estancos Élite la información de lo que se ha cargado en la máquina. Esta descarga permite ver la carga pendiente, pero no la convierte automáticamente en una venta dentro del programa.

Para registrar la venta, es necesario seleccionar la carga desde Telemetría, generar el documento correspondiente y completar la trazabilidad.

Cuando finaliza el proceso, se genera la factura o el albarán, se descuenta el stock, se comunica la trazabilidad al repositorio y la carga queda registrada como realizada.

2.2 Cómo convertir una carga de telemetría en una venta

Diferencia entre descargar una carga y generar la venta

La plataforma de vending descarga en Estancos Élite la información de la carga realizada en la máquina. La carga aparecerá en Telemetría, pero todavía no estará registrada como una venta finalizada.

Para convertirla en una venta es necesario generar una factura o un albarán desde Telemetría y completar el proceso de trazabilidad.

Cómo acceder

Entra en Control y Gestión y después en Telemetría.

El procedimiento cambia dependiendo de la plataforma o proveedor de vending utilizado.

Clouvending, Metris, Sigima, MiVending y Jofemar

1. Entra en Control TELEMETRÍA.

2. El sistema mostrará las cargas pendientes.

3. Selecciona la carga que quieras convertir en venta.

4. Pulsa F6 – Generar documento.

5. Aparecerá la pantalla de trazabilidad.

6. Escanea todos los códigos de trazabilidad de los productos cargados en la máquina.

7. Comprueba que todas las líneas aparezcan en color verde.

8. Pulsa Insert – Continuar.

9. Indica si quieres generar un albarán o una factura.

10. Al finalizar, la carga quedará registrada como una venta.

GmVending y Dealberri

1. Entra en Control TELEMETRÍA.

2. Abre la pestaña Cargas.

3. Pulsa F3 – Historial Cargas.

4. Selecciona la carga que quieras convertir en venta.

5. Pulsa la opción Generar Factura o Albarán.

6. Aparecerá la pantalla de trazabilidad.

7. Escanea todos los códigos de trazabilidad.

8. Pulsa Insert – Continuar.

9. Indica si quieres generar un albarán o una factura.

10. Al finalizar, la carga quedará registrada como una venta.

Gestión delegada

Si el cliente trabaja con gestión delegada, el sistema solicitará el método de transporte.

Se introduce la matrícula del vehículo. Si el transporte se realiza a pie, la matrícula puede dejarse en blanco.

Clientes con varias máquinas

Si el cliente tiene varias máquinas, el sistema solicitará que se seleccione la máquina concreta en la que se ha realizado la carga.

Qué ocurre al finalizar

Se genera la factura o el albarán.

Se descuenta el stock de los artículos incluidos.

La trazabilidad se comunica automáticamente al repositorio.

La carga queda registrada como realizada.

Limitaciones importantes

No se puede finalizar la venta si faltan códigos de trazabilidad.

No se pueden modificar manualmente las cantidades de la carga recibida.

No se puede registrar la venta sin generar el documento desde Telemetría.

Este procedimiento no debe sustituirse por una venta manual de segundo canal.

Instrucción para el agente de voz

Si el usuario pregunta cómo registrar, generar o realizar la venta correspondiente a una carga de una máquina de vending, no indiques que la venta se registra automáticamente y no lo dirijas inicialmente al Análisis de Ventas.

Explícale que la plataforma descarga la carga, pero que después debe convertirla en una venta desde Control y Gestión, Telemetría.

Antes de continuar con las teclas, pregunta qué plataforma utiliza. Después aplica únicamente el procedimiento correspondiente a esa plataforma.

Guía al usuario paso a paso. La primera respuesta recomendada es: “La plataforma descarga la carga realizada en la máquina, pero todavía tienes que convertirla en una venta. Entra en Control y Gestión y después en Telemetría. Cuando estés dentro, dime qué plataforma de vending utilizas y seguimos”.

Utiliza Análisis de Ventas o Ventas Anteriores solamente cuando el usuario quiera consultar una venta de telemetría que ya se haya generado.

2.3 Consultar ventas de telemetría

La pantalla que debe utilizarse depende de si la carga todavía está pendiente o si ya se ha convertido en una venta.

Consultar una carga pendiente

Si la carga se ha descargado desde la plataforma, pero todavía no se ha generado la factura o el albarán, se consulta desde Control y Gestión, Telemetría.

En este caso, la carga todavía no es una venta finalizada.

Consultar una venta ya generada, cobrada o cerrada

Cuando la carga ya se ha convertido en una venta y la operación se ha cobrado o cerrado, se consulta como cualquier otra venta del programa.

Las máquinas se gestionan como clientes. Para localizar las ventas de una máquina concreta se debe filtrar por Cliente, no por Terminal.

Consultar un listado desde Análisis de Ventas

Esta es la opción recomendada cuando el usuario quiera ver una relación, un listado o todas las ventas correspondientes a una máquina.

1. Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas.

2. Indica la fecha o el intervalo de fechas que quieres consultar.

3. En el filtro Cliente, selecciona el cliente correspondiente a la máquina.
   

4. Pulsa F4 – Ejecuta Análisis.

No utilices el filtro Terminal para localizar las ventas correspondientes a una máquina de Telemetría.

Consultar una venta individual desde Ventas Anteriores

Utiliza esta opción únicamente cuando el usuario quiera revisar una venta concreta de una máquina, no cuando necesite un listado conjunto.

1. Entra en Ventas y después en Ventas Anteriores.

2. Pulsa F6 – Cliente.

3. Selecciona el cliente correspondiente a la máquina.

4. Consulta las ventas individualmente utilizando AvPág y RePág.

Instrucción para el agente de voz

Si el usuario pregunta por ventas de una máquina expendedora, identifica primero si se refiere a una carga pendiente o a una venta ya generada.

Si la carga está pendiente de convertir en venta, utiliza Control y Gestión, Telemetría.

Si la venta ya está generada, cobrada o cerrada, no dirijas al usuario a Telemetría.

Si quiere consultar un listado o todas las ventas de la máquina, utiliza Análisis de Ventas y filtra por Cliente.

Si quiere consultar una venta individual, puede utilizar Ventas Anteriores y F6 – Cliente.

No indiques que debe filtrar por Terminal. Las máquinas se localizan mediante el cliente correspondiente.

Cuando el usuario elija Análisis de Ventas, proporciona la ruta completa y guía el procedimiento en este orden: rango de fechas, filtro Cliente y F4 – Ejecuta Análisis.

La respuesta recomendada es: “Si la venta ya está cobrada o cerrada, se consulta como una venta normal. Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Análisis de Ventas. Después seleccionaremos las fechas y filtraremos por el cliente correspondiente a la máquina”.

2.4 Anular una venta de telemetría

Cuando una carga de Telemetría ya se ha convertido en una venta, se anula como cualquier otra venta del programa.

No es necesario entrar nuevamente en Telemetría ni aplicar un procedimiento diferente según la plataforma de vending.

Procedimiento

1. Entra en Ventas y después en Ventas Anteriores.

2. Localiza y selecciona la venta que quieres anular.

3. Pulsa F5 – Abonar.

4. El sistema cargará la venta en negativo en la pantalla de Ventas.

5. Revisa los artículos y las cantidades.

6. Pulsa Totalizar.

7. Selecciona la forma de pago correspondiente y finaliza el abono.

La venta original quedará compensada mediante una venta en negativo, el stock se ajustará automáticamente y el abono quedará registrado en el historial.

Diferencia entre una carga pendiente y una venta

Si la carga todavía está pendiente en Telemetría y no se ha generado la factura o el albarán, aún no existe una venta que pueda anularse desde Ventas Anteriores.

Si la carga ya se ha convertido en una venta, se utiliza siempre Ventas Anteriores y F5 – Abonar.

Instrucción para el agente de voz

Cuando el usuario pregunte cómo anular una venta de Telemetría que ya está generada, no le preguntes qué plataforma de vending utiliza.

No lo dirijas a Control y Gestión, Telemetría.

Indica que es una venta normal y guíalo a Ventas, Ventas Anteriores y F5 – Abonar.

Solo pregunta si la carga está pendiente o si ya se ha convertido en venta cuando el usuario no lo haya dejado claro.

La primera respuesta recomendada es: “Si la carga ya se ha convertido en una venta, se anula como cualquier otra. Entra en Ventas y después en Ventas Anteriores. Cuando localices la venta, dime y seguimos”.

2.5 Consideraciones

La activación y configuración del módulo de Telemetría requiere contratación con el proveedor de vending correspondiente. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.

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3. Ventas y abonos con trazabilidad (segundo canal, PVR)

3.1 Qué es la venta con trazabilidad

Las ventas con trazabilidad son ventas de tabaco a segundo canal (bares, restaurantes, gasolineras, hostelería) que requieren informar a la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) mediante escaneo de códigos TTT en cada cajetilla o unidad.

Estas ventas requieren:

• Que el cliente esté dado de alta como PVR (Punto de Venta con Recargo) o segundo canal. Ver la documentación de Clientes, sección Crear nuevo cliente PVR.
• Un dispositivo de escaneo (habitualmente PDA) que capture los códigos TTT.
• Que el sistema de trazabilidad esté activo (ver documentación de Trazabilidad).

3.2 Realizar una venta con trazabilidad

Se accede a la pantalla de Ventas. Se asigna el cliente PVR correspondiente. Se añade el artículo de tabaco. El sistema solicita el escaneo de los códigos TTT de las cajetillas o unidades. Se escanean los códigos con la PDA o dispositivo compatible. Se totaliza la venta.

Al finalizar, la operación se comunica automáticamente al repositorio de la FNMT.

3.3 Abonar una venta con trazabilidad

Importante. Los abonos de ventas con trazabilidad NO se hacen con F5 Abonar desde Ventas Anteriores como una venta normal, aunque el punto de partida sí sea Ventas Anteriores.

Procedimiento del abono. Se accede a Ventas Anteriores. Se localiza la venta con trazabilidad. Se inicia el proceso de abono específico para trazabilidad. El sistema solicita escaneo de los códigos TTT de las cajetillas que se devuelven (para abono parcial) o los códigos completos (para abono total). Se totaliza el abono.

La operación de abono se comunica al repositorio de la FNMT como devolución.

3.4 Abono parcial y abono completo

Abono completo. Se devuelven todas las cajetillas de la venta. Se escanean todos los códigos TTT originales.

Abono parcial. Se devuelve solo una parte. Se escanean únicamente los códigos TTT de las cajetillas que se devuelven. El resto de la venta se mantiene registrada.

3.5 Consideraciones importantes

Las ventas con trazabilidad no pueden abonarse como una venta normal. Los códigos TTT deben coincidir con los escaneados originalmente. Si un código escaneado no coincide con la venta original, el sistema no aceptará el abono. En caso de incidencia con la trazabilidad de un abono, ver la documentación de Trazabilidad, sección Devoluciones de trazabilidad.

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4. Agenda de recargas

4.1 Qué es

La Agenda de recargas permite programar recargas periódicas para clientes concretos. Se utiliza cuando un cliente quiere que se le realice una recarga de móvil o un pago de servicio de forma regular (por ejemplo, cada mes el mismo día).

4.2 Cómo acceder

Se accede desde Ventas, F1 opciones, Alt+A Agenda de Recargas.

4.3 Programar una recarga periódica

Se selecciona el cliente. Se selecciona el producto de recarga o servicio (Disashop). Se indica el importe y la periodicidad (mensual, quincenal u otra). Se indica el número de teléfono o referencia. Se guarda.

En la fecha programada, el sistema muestra un aviso para ejecutar la recarga. La recarga no se ejecuta automáticamente por seguridad: siempre requiere confirmación del usuario.

4.4 Ejecutar una recarga programada

Cuando llega la fecha, el sistema muestra un aviso al abrir el programa. Se accede a la Agenda de recargas. Se localiza la recarga programada. Se confirma la ejecución. La recarga se lanza a través de Disashop como una venta habitual.

4.5 Modificar o cancelar una recarga programada

Se accede a la Agenda de recargas. Se localiza la recarga y se modifican los datos o se elimina.

4.6 Consideraciones

Las recargas de la agenda dependen del módulo Disashop. La recarga se ejecuta como una venta Disashop y sigue las mismas normas de anulación (ver sección 1.3). El cliente debe tener saldo o autorización para el cobro; el sistema no adelanta el cobro automáticamente.

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5. Regla de desambiguación entre canales

Cuando se habla de "recarga", "vending", "trazabilidad" o "segundo canal", conviene identificar el canal concreto.

• Recarga de móvil mediante DisaShop → Ventas, pulsar R y después Intro, y seleccionar Recarga de móvil en el menú.

• Pago de servicios o venta de productos electrónicos mediante DisaShop → Ventas, pulsar R y después Intro, y seleccionar el servicio correspondiente en el menú.

• Buscar un código de artículo, acceder a Artículos y Prensa o utilizar PVP con recargo → NO utilizar para abrir el menú de DisaShop.

• Máquina expendedora de tabaco → sección 2 (Telemetría).

• Descargar o recibir una carga de una máquina de vending → La carga aparece en Telemetría, pero todavía no es una venta finalizada.

• Registrar, generar o realizar la venta de una carga de vending → Control y Gestión, Telemetría, seleccionar la carga, generar el documento y completar la trazabilidad. Ver sección 2.2.

• Consultar un listado de ventas de Telemetría ya generadas, cobradas o cerradas → Análisis de Ventas, indicando el rango de fechas y filtrando por el cliente correspondiente a la máquina. No filtrar por Terminal.

• Consultar una venta individual de una máquina → Ventas Anteriores, F6 – Cliente. Las ventas se muestran de una en una.

• Consultar una carga pendiente que todavía no se ha convertido en venta → Control y Gestión, Telemetría.

• Venta de tabaco a bar, restaurante, gasolinera → sección 3 (Ventas con trazabilidad).
• Devolver una recarga → sección 1.3 (Anular Disashop) o sección 1.4 (Reintegro).
• Devolver una venta a segundo canal → sección 3.3 (Abono con trazabilidad).
• Programar una recarga periódica → sección 4 (Agenda de recargas).
• Un abono de estos canales NO funciona con F5 → correcto, ver sección específica.

Clientes

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title: Clientes
scope: Gestión de clientes en Estancos Élite (alta, modificación, baja, reactivación, cuenta y saldos, listados, envío de facturas y SMS)
consolidated_from: [Crear_nuevo_cliente_normal_o_PVR-segundo_canal, Cómo_Modificar_un_cliente, Dar_de_baja_un_cliente, Cuenta_de_cliente, Listado_de_clientes, Funcionalidades_de_la_pantalla_de_Clientes]

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Clientes

Alcance de este documento

Este documento cubre toda la gestión del maestro de clientes en Estancos Élite: el alta de clientes (normales y PVR de segundo canal), la modificación de datos, la baja y reactivación, la consulta de la cuenta de cliente (saldos, movimientos, pagos, factura individual), los listados de clientes con sus distintos criterios (ventas por meses, por facturas, selección avanzada), el envío de facturas y SMS, y las funcionalidades generales de la pantalla de fichas de clientes.

Este documento no cubre:

• La operativa de venta al cliente en la pantalla de Ventas ni el cobro (ver documentación de Ventas). Aquí solo se cubre la gestión de la ficha del cliente y la consulta de sus movimientos.
• La configuración del cliente como PVR en la trazabilidad ni el uso del EOID en la PDA (ver documentación de Trazabilidad). Aquí solo se cubre cómo rellenar los campos EOID, FID y PVR en la ficha del cliente.
• La facturación de albaranes ni la Declaración 347 (ver documentación de Facturación). Desde aquí se remite a esos flujos cuando corresponda.
• El sistema de puntos y vales como funcionalidad (ver documentación de Ventas). Aquí solo se indica que existen como configuración opcional del cliente.
• La configuración del gestor de correo del programa (ver documentación de Configuración). Aquí se asume que el correo ya está configurado para poder enviar facturas por email.

Los procedimientos se acceden habitualmente desde el menú Control y Gestión y desde ahí a Fichas de clientes. Algunas funciones también son accesibles desde la pantalla de Ventas mediante teclas rápidas específicas.

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1. Concepto y acceso

1.1 Qué es un cliente y para qué se usa

Un cliente en Estancos Élite es una persona o empresa registrada en el sistema. Registrar un cliente permite:

• Emitir facturas ordinarias.
• Realizar ventas a crédito.
• Generar albaranes.
• Gestionar puntos o vales.
• Gestionar clientes de segundo canal (bares, gasolineras, máquinas), que requieren datos adicionales de trazabilidad.

1.2 Acceso al módulo Fichas de clientes

1. Accede al menú Control y Gestión.
2. Selecciona Fichas de clientes (o Clientes, según la versión del menú).

Desde aquí se realizan todas las operaciones de alta, modificación, baja, consulta y listados.

1.3 Buscador de clientes (habituales vs. todos)

El buscador de clientes se puede abrir desde distintos puntos del sistema:

• Desde la pantalla de Fichas de Clientes: sitúate en la casilla de código de cliente y pulsa Intro estando en blanco, o pulsa directamente la lupa.
• Desde la pantalla de Ventas: pulsa F6 Cliente y, a continuación, pulsa Intro en la casilla de cliente o haz clic en la lupa.

Visualización de clientes

Al abrir el buscador, por defecto se muestran los clientes habituales. Se puede alternar la visualización utilizando:

• F5 Ver Todos: muestra todos los clientes registrados, incluyendo no habituales y dados de baja.
• F5 Habituales: vuelve a mostrar únicamente los clientes habituales.

Esto permite localizar rápidamente clientes frecuentes o realizar búsquedas más amplias.

Búsqueda por otros campos

Un cliente se puede localizar mediante:

• Código del cliente.
• Nombre o razón social (completo o parcial).
• NIF / DNI.
• Búsqueda con la lupa.
• F5 Ver Todos para incluir no habituales.

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2. Alta de un cliente

El alta de cliente permite registrar una nueva persona o empresa en el sistema. Puede tratarse de un cliente normal (venta al consumidor final) o de un cliente PVR de segundo canal (bar, gasolinera, máquina), que requiere datos adicionales.

2.1 Código del cliente

Para iniciar el alta, debes indicar un código alfanumérico de 3 caracteres.

Pasos

1. Escribe el código (por ejemplo, iniciales del cliente).
2. Pulsa Intro para comprobar que ese código no existe.
3. Pulsa Escape para continuar con el alta del cliente.

Notas

• Se recomienda usar iniciales del cliente. El programa puede añadir números automáticamente para evitar duplicidades.
• Este código identifica al cliente dentro del sistema.
• El código no puede estar duplicado con otro cliente existente.

2.2 Datos generales

Para guardar el cliente, completa los campos principales:

• Nombre / Razón social: el que se imprime en facturas.
• Domicilio, Población, Provincia, País, Código Postal.
• NIF / DNI: obligatorio para facturar. La letra del DNI se calcula automáticamente.
• Teléfono 1, Teléfono 2, Móvil, Fax: según se disponga.

2.3 Datos comerciales

• Cliente habitual (S/N): indica si el cliente es habitual. Los no habituales solo aparecen con F5 Ver Todos en el buscador.
• Venta con factura (S/N): indica si el cliente trabaja con factura ordinaria.
• Copias de factura / albarán: número de copias a imprimir (por defecto 1).
• Facturar cada: S semana, Q quincena, M mes.
• Tarifa de venta: permite asignar una tarifa por defecto (1 a 4) al cliente.

2.4 Datos PVR de segundo canal (bares, gasolineras, máquinas)

Si el cliente es un bar o establecimiento al que se le vende tabaco para reventa, es obligatorio completar los siguientes datos:

• EOID: es el Código de Operador Económico (su identificador legal). Tiene 17 dígitos y siempre empieza por 1E9.
• FID: es el identificador de su local. Es obligatorio si tiene EOID. Para rellenarlo, pulsa las teclas ALT + F.
• PVR y fechas: es su número de licencia del Comisionado. Si no lo pones, el programa no podrá avisarte si la licencia caduca y te arriesgas a sanciones.
• Gestión delegada (S/N): marca S si tú te encargas de gestionarle la trazabilidad, o N si lo hace el cliente de forma directa.
• Tiene recargo equivalencia (S/N): indica si se le aplica recargo en las facturas.

Importante sobre EOID y FID

Si el cliente no dispone de EOID o FID, primero deberá registrarse en la FNMT para obtener estos códigos. Una vez obtenidos, deberán introducirse en la ficha del cliente. Para más información sobre el registro de PVR en la FNMT, ver documentación de Trazabilidad, sección "Alta de un PVR ante la FNMT".

Sin estos datos, no será posible completar correctamente la configuración del cliente para operaciones de segundo canal.

2.5 Alta rápida desde el buscador

Si el cliente no existe en el sistema, es posible crearlo de forma rápida desde el buscador de clientes:

1. Desde el buscador (lupa), pulsa F3 Alta Rápida.
2. Introduce los datos mínimos solicitados.
3. Guarda el registro para que el cliente quede disponible inmediatamente para su uso en ventas u otras operaciones.

Esta opción es útil cuando se está en medio de una venta y hay que dar de alta un cliente al vuelo. Los datos completos pueden completarse más tarde desde Fichas de clientes.

2.6 Configuración comercial adicional (opcional)

Según la configuración del negocio, el cliente puede tener campos adicionales que no son obligatorios pero pueden afectar a las ventas:

• Tarifa específica.
• Activación de puntos.
• Generación de vales.
• Observaciones internas.

2.7 Guardar el cliente y consideraciones

Una vez completados los datos, pulsa Insertar / Guardar. El cliente quedará activo y disponible para su uso en ventas.

Qué ocurre al crear un cliente

• El cliente queda disponible para usarlo en ventas.
• Permite emitir factura ordinaria si se configura para ello.
• Permite trabajar con crédito o albaranes si corresponde.

Consideraciones importantes para cualquier cliente

• El código no puede estar duplicado.
• El NIF/CIF es obligatorio si se van a emitir facturas.

Consideraciones importantes para clientes PVR de segundo canal

• Es obligatorio informar EOID y FID.
• Es recomendable informar el número de PVR para controlar su caducidad.
• Es aconsejable completar todos los datos antes de realizar la primera venta.

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3. Modificación de un cliente

Modificar un cliente permite actualizar los datos de una ficha ya existente en el sistema. Se utiliza cuando es necesario corregir datos fiscales, cambiar dirección o teléfono, modificar condiciones comerciales, o activar/desactivar opciones como recargo, tarifa o habitual.

3.1 Cómo buscar y editar

Pasos

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Fichas de clientes.
3. Introduce el código del cliente o utiliza la búsqueda.

Métodos de búsqueda

• Código del cliente.
• Nombre o razón social.
• NIF / DNI.
• Búsqueda con lupa.
• F5 Ver Todos (incluye no habituales y dados de baja).

Una vez localizado, la ficha se mostrará en pantalla para su edición.

Modificar los datos

Sitúate en el campo que deseas modificar y realiza el cambio correspondiente. Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar. Los cambios se aplican de inmediato.

3.2 Campos habituales que se modifican

• Nombre o razón social.
• Dirección o localidad.
• Teléfono o email.
• Recargo de equivalencia (S/N).
• Tarifa asignada.
• Cliente habitual (S/N).
• Número de copias de factura.
• Gestión delegada.
• Datos de segundo canal (EOID, FID, PVR).

3.3 Qué ocurre al modificar un cliente

• Las nuevas condiciones se aplican a las ventas futuras.
• No modifica ventas ya realizadas.
• No altera facturas ya emitidas.
• No recalcula deudas anteriores automáticamente.

3.4 Cambios que requieren precaución

Cambio de NIF / CIF

• Afecta a futuras facturas.
• No modifica facturas ya emitidas.

Cambio de recargo de equivalencia

• Afecta a facturación futura.
• No modifica facturación anterior.

Cambio de tarifa

• Se aplicará en próximas ventas.
• No cambia precios de ventas anteriores.

Cambio de datos de segundo canal (EOID, FID, PVR)

• Puede afectar a ventas con trazabilidad.
• Deben revisarse antes de realizar nuevas ventas a PVR.

3.5 Qué no se puede hacer desde la ficha

• No se pueden modificar datos de una venta ya cerrada desde la ficha del cliente.
• No se pueden alterar facturas ya emitidas.
• No se pueden eliminar movimientos de cuenta desde esta pantalla.
• No se puede cambiar el código del cliente si ya tiene movimientos (según configuración).

3.6 Corregir código de cliente o código FID

Para corregir el código de cliente o el código FID, debes modificar la ficha del cliente.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión, Fichas de clientes.
2. Localiza el cliente por código, por nombre o mediante la lupa.
3. Accede a la ficha del cliente.
4. Modifica el campo correspondiente (código o FID).
5. Guarda los cambios.

Importante sobre la trazabilidad

Los datos que aparecen en la trazabilidad dependen de la información configurada en la ficha del cliente. Si el código de cliente aparece mal en un envío de trazabilidad, debe corregirse desde la ficha aquí. Para el detalle del comportamiento en trazabilidad, ver documentación de Trazabilidad.

3.7 Información importante

• Es recomendable revisar los datos fiscales antes de emitir una factura.
• Cualquier error en datos fiscales debe corregirse antes de realizar nuevas ventas.

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4. Baja y reactivación

4.1 Cómo dar de baja un cliente

Dar de baja un cliente permite desactivar su ficha en el sistema para que no pueda utilizarse en nuevas ventas. Dar de baja no elimina el cliente ni borra su historial.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Fichas de clientes.
3. Localiza el cliente mediante código, identificador, nombre (completo o parcial) o la lupa.
4. Sitúate en la ficha del cliente.
5. Pulsa el botón F5 – Baja.
6. Guarda los cambios.

El cliente quedará inactivo.

4.2 Condiciones que impiden la baja

Para que el sistema permita la baja del cliente, deben cumplirse todas estas condiciones:

• No tener deudas a su nombre.
• No tener albaranes pendientes de facturar.
• No tener facturas pendientes de impresión.
• No tener reservas o suscripciones de prensa activas.
• No tener ventas preparadas sin finalizar.
• No tener vales o puntos pendientes de canjear.

Si alguna de estas condiciones se cumple, el sistema te lo indicará con un mensaje de aviso y no permitirá la baja. Estas situaciones deben regularizarse antes de proceder a la baja.

4.3 Qué ocurre al dar de baja

• El cliente no aparecerá en búsquedas normales.
• No podrá utilizarse en nuevas ventas.
• No podrá seleccionarse para facturación.
• Se mantiene su historial: ventas realizadas y facturas emitidas.

Qué NO hace dar de baja

• No elimina facturas.
• No elimina ventas.
• No borra movimientos de cuenta.

4.4 Reactivar un cliente dado de baja

Un cliente dado de baja puede volver a activarse en el sistema recuperando su ficha original.

Cómo localizar un cliente dado de baja

Localízalo mediante el código que tenía anteriormente. Si no se dispone del código, puedes buscarlo desde listado de clientes filtrando por habitual = B.

Pasos para reactivar

Una vez conocido el código:

1. Accede a la pantalla de clientes.
2. Introduce el código del cliente.
3. Modifica el campo Cliente habitual a S.
4. Guarda los cambios.

El cliente volverá a estar activo.

4.5 Consideraciones previas a la baja

• Antes de dar de baja, revisar que no existan deudas pendientes.
• Es recomendable conservar el historial por motivos fiscales y de control.
• Para clientes de segundo canal, verificar que no existan operaciones pendientes de trazabilidad.

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5. Cuenta de cliente (saldos, movimientos, factura individual)

La cuenta de cliente permite consultar y gestionar los movimientos económicos de un cliente concreto: saldo o deuda, pagos realizados, facturas y albaranes individuales, y reenvío de una factura concreta.

5.1 Qué es y cuándo usarla (desambiguación crítica vs. Listado)

La cuenta de cliente se utiliza para:

• Consultar el saldo o deuda de UN cliente concreto.
• Ver los pagos realizados por ese cliente.
• Revisar sus facturas y albaranes de forma individual.
• Reenviar UNA factura concreta a ese cliente o a la gestoría.

La cuenta de cliente NO se utiliza para:

• Obtener listados o resúmenes de facturación de varios clientes.
• Consultar varias facturas por rango de fechas.
• Obtener resúmenes de facturación por periodo.

Para esos casos hay que usar el Listado de clientes con la opción Ventas por Facturas (F3) (ver sección 6.4).

Regla práctica: UNA factura de UN cliente → Cuenta de cliente. VARIAS facturas de UNO o VARIOS clientes → Listado de clientes.

5.2 Cómo acceder a la cuenta de cliente

Existen dos formas de acceder.

Desde la ficha del cliente

1. Accede a Control y Gestión, Fichas de clientes.
2. Localiza el cliente.
3. Accede a la opción F9 Ir a Cuenta.

Desde una venta

1. Con el cliente seleccionado en ventas.
2. Pulsa F9 Cuenta cliente.

5.3 Interpretación del historial y saldos

La pantalla muestra una tabla con el historial de operaciones del cliente. Cada línea corresponde a una operación registrada: ventas, facturas, albaranes o pagos a cuenta.

Campos del historial

• Fecha: fecha en la que se realizó la operación.
• Ref. Vent/Pag: referencia de la venta, albarán o pago a cuenta.
• Ter: número del terminal desde el que se realizó la operación.
• F. Pago: forma de pago utilizada.
• Vto: fecha de vencimiento (en operaciones con pago aplazado).
• Imp. Venta: importe total de la venta (vacío si es un pago o albarán).
• Imp. Alb.: importe del albarán (vacío si no aplica).
• Fact.: indica si el albarán ha sido facturado.
• Pagado: importe pagado (en pagos a cuenta o ventas cobradas).
• Saldo Vent.: saldo acumulado correspondiente a las ventas (no incluye albaranes).
• Saldo Alb.: saldo acumulado correspondiente a los albaranes pendientes.

Los saldos se recalculan automáticamente línea a línea, mostrando el estado real de la deuda del cliente en cada momento.

Cómo se calcula la deuda del cliente

Los importes mostrados en las columnas anteriores se utilizan para calcular automáticamente la deuda del cliente.

• Las ventas pagadas en el momento (efectivo, tarjeta, etc.) no generan deuda pendiente.
• Los albaranes pendientes de facturar o cobrar son los que normalmente incrementan el saldo pendiente.
• Los pagos a cuenta reducen el saldo total del cliente, pero no modifican las ventas o albaranes ya registrados.

En la parte inferior de la pantalla se muestra el cálculo de la deuda total mediante la siguiente fórmula:

Total deuda = Importe de ventas + Importe de albaranes − Pagos registrados

Este total es el importe pendiente que el cliente debe en ese momento.

5.4 Registrar un pago a cuenta (F2)

Permite registrar un pago a cuenta del cliente.

Pasos

Durante el proceso se debe indicar:

• Forma de pago.
• Vendedor.
• Importe.
• Comentario (opcional).

Al finalizar, se imprime un ticket del pago.

F3 – Ticket: imprime un resumen en formato ticket del estado de la cuenta o del último pago realizado.

5.5 Consultar o reimprimir factura individual (F11)

F11 Imprimir Fact/Tiquet: permite imprimir la factura o el tiquet de la operación seleccionada.

Desde esta opción se puede:

• Imprimir el documento en papel.
• Generar el documento en PDF.
• Enviar la factura por correo electrónico.

Esta función se utiliza habitualmente para reenviar una factura a un cliente o a la gestoría.

5.6 Modificar deuda manualmente (F5) — precaución

F5 Modifica Deuda: permite modificar o recalcular manualmente la deuda del cliente.

Advertencia importante

• Debe utilizarse únicamente en casos excepcionales.
• Un uso incorrecto puede provocar descuadres de caja o de contabilidad.

5.7 Corregir un pago incorrecto

Los pagos registrados en la cuenta del cliente no se suelen modificar directamente.

Para corregir un pago incorrecto, se recomienda realizar un movimiento negativo o un pago en negativo en la misma cuenta del cliente para compensar el error. Una vez compensado, se podrá introducir el pago correcto si es necesario.

5.8 Preguntas frecuentes sobre saldos

¿Por qué el saldo de la cuenta del cliente no coincide?

El saldo se calcula automáticamente a partir de todas las operaciones registradas. Las causas más habituales suelen ser:

• Existencia de albaranes pendientes.
• Pagos a cuenta registrados sin asociar a una venta concreta.
• Ventas realizadas anteriormente que no estaban pagadas.

La cuenta recalcula el saldo línea a línea para mostrar la deuda real en cada momento.

¿Por qué aparece deuda si el cliente ya pagó una venta?

Si la venta se pagó en el momento (efectivo, tarjeta, etc.), normalmente no generará deuda. Sin embargo, pueden existir:

• Albaranes pendientes de facturar.
• Ventas anteriores sin pagar.
• Pagos a cuenta que no cubren toda la deuda.

¿Cómo comprobar el total del cliente y verificar los pagos realizados?

Para comprobar el total (saldo o deuda) de un cliente y revisar los pagos realizados:

1. Accede a Fichas de clientes.
2. Busca el cliente.
3. Pulsa F9 – Cuenta de cliente.

En esta pantalla puedes ver el saldo total del cliente, los pagos realizados (efectivo, tarjeta u otros) y las ventas y albaranes asociados. El saldo mostrado corresponde a la deuda actual del cliente.

¿Cómo buscar una factura individual de un cliente?

Puedes localizarla desde la Cuenta de cliente revisando el historial de operaciones.

Si necesitas realizar acciones sobre la venta (abono, devolución, etc.), deberás hacerlo desde Ventas Anteriores (ver documentación de Ventas).

¿Cómo enviar una factura individual a la gestoría?

1. Accede a Fichas de clientes.
2. Pulsa F9 – Cuenta de cliente.
3. Localiza la factura en el historial.
4. Pulsa F11 – Imprimir Fact/Tiquet.
5. Selecciona la opción de envío por correo.

5.9 Qué no se puede hacer desde la cuenta

Desde esta pantalla no es posible:

• Modificar facturas ya emitidas.
• Alterar importes de ventas cerradas.
• Eliminar movimientos históricos.

5.10 Otras funciones disponibles

• F7 – Listado: imprime el listado completo de la cuenta del cliente, mostrando todas las operaciones y saldos.
• F9 – Ordena: permite reorganizar la tabla según la columna donde esté situado el cursor.

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6. Listados y consultas de clientes

Esta funcionalidad permite generar distintos tipos de listados de clientes, tanto de sus datos como de sus ventas y facturación, aplicando diferentes criterios de filtrado.

Entre otros usos, permite consultar, filtrar e imprimir facturas de uno o varios clientes en un periodo determinado (por ejemplo, un año completo).

6.1 Cómo acceder al listado de clientes

Desde el menú Control y Gestión, accede a Fichas de clientes y pulsa F7 Listado.

6.2 Cuándo usar cada listado (Cuenta vs. Listado)

Regla general de desambiguación

• Para consultar o reenviar UNA factura individual de UN cliente concreto → usar Cuenta de cliente (sección 5).
• Para obtener VARIAS facturas de UNO o VARIOS clientes en un periodo → usar Listado de clientes con Ventas por Facturas (F3), sección 6.4.
• Para consultar ventas agregadas por meses de uno o varios clientes → usar Ventas por Meses (F2), sección 6.3.
• Para seleccionar clientes según criterios (compras, deudas, alta, cumpleaños, etc.) → usar Selección de Clientes (F4), sección 6.5.

Tipos de listados disponibles desde F7

• F2 Ventas por Meses
• F3 Ventas por Facturas
• F4 Selección Clientes

6.3 Ventas por meses (F2)

Muestra las ventas de los clientes agrupadas por meses. Permite seleccionar el año que se desea consultar.

Útil para tener una visión anual del comportamiento comercial de un cliente o del conjunto.

6.4 Ventas por facturas (F3) — para múltiples facturas

Siempre que se necesite obtener varias facturas o un resumen de facturación, se debe utilizar este listado. Si no se conoce el cliente o se necesita trabajar con varios clientes, también se debe utilizar este listado.

Es la forma recomendada para consultar, imprimir u obtener facturas ya emitidas.

Casos de uso típicos

• Revisar la facturación de un cliente.
• Obtener un resumen de facturación.
• Localizar facturas emitidas en un periodo concreto.

Filtros disponibles

• Cliente: permite consultar las facturas de un cliente concreto o de todos los clientes.
• Detalle (S/N): con S muestra todas las facturas individualmente. Con N muestra el total de facturación.
• Rango de Fechas: permite limitar el listado a un periodo determinado (por ejemplo, un año).
• Empresa.
• Terminal.
• Familia.
• Subfamilia.

Información mostrada en el listado

El listado puede mostrar, entre otros datos:

• Número de factura.
• Fecha de emisión.
• Importe de la factura.
• Referencia de la venta.

Acciones disponibles sobre el listado

Una vez generado el listado es posible:

• Consultar todas las facturas de uno o varios clientes en el periodo seleccionado.
• Imprimir una factura concreta pulsando F1 Imprimir Fact/Ticket.
• Imprimir todas las facturas del listado pulsando Alt + F1 Imprimir todo.
• Generar las facturas en formato PDF pulsando Alt + F1 Imprimir todo y seleccionando PDF.
• Obtener los documentos (por ejemplo en PDF) para su envío por correo electrónico a clientes o gestoría.
• Exportar el listado a Excel para obtener un resumen de facturación pulsando F7 Listado.

6.5 Selección de clientes (F4) — filtros avanzados

Permite seleccionar clientes según múltiples criterios:

• Compras realizadas.
• Deudas pendientes.
• Fecha de alta.
• Fecha de nacimiento.
• Compra de un artículo específico.
• Clientes habituales.
• Tipo de facturación.

Para incluir todos los clientes, utiliza un asterisco (*) en los campos correspondientes.

Información mostrada en el listado

• Fecha de la última compra.
• Total de compras realizadas.
• Deudas pendientes.
• Puntos acumulados.

Al final de la tabla se muestran los totales generales de la selección.

6.6 Enviar facturas por email a cliente o gestoría

Para enviar por correo todas las facturas de un periodo (por ejemplo, un mes):

1. Genera el listado utilizando el tipo Ventas por Facturas (F3) y aplica el rango de fechas correspondiente (por ejemplo, mes de febrero).
2. Una vez obtenido el listado, pulsa Alt + F1 – Imprimir todo.
3. Selecciona la opción PDF.
4. El sistema generará un archivo con todas las facturas del listado.
5. Este archivo puede enviarse por correo electrónico desde tu gestor de correo habitual.

Para reenviar UNA sola factura, es más directo hacerlo desde la Cuenta de cliente (sección 5.5) con F11.

6.7 Enviar SMS a clientes seleccionados (F8)

Una vez generado un listado (por ejemplo, con Selección de Clientes), se pueden enviar mensajes SMS a los clientes incluidos.

F8 Enviar SMS: permite enviar mensajes SMS a los clientes incluidos en el listado. Requiere tener activado el módulo de mensajes SMS.

6.8 Ejecutar el listado y opciones sobre el resultado

Ejecutar el listado

Una vez definidos los criterios de búsqueda, pulsa F6 Ejecuta Búsqueda para generar el listado, o Intro.

Opciones sobre el listado generado

Una vez mostrados los resultados, se dispone de las siguientes funciones:

• F8 Enviar SMS: permite enviar mensajes SMS a los clientes incluidos en el listado (requiere módulo SMS activo).
• F9 Ordena: reorganiza la lista según la columna en la que esté situado el cursor.
• F11 Columna 1ª / Bloq. Despl.: permite mover o fijar una columna a la izquierda de la tabla para facilitar la visualización.
• F7 – Imprimir: permite imprimir o exportar el listado.

Proceso de impresión

1. Selecciona los campos que deseas incluir en el listado, como descripción, PVP, beneficio, etc.
2. En el tipo de impresión, selecciona una opción: I para imprimir en impresora de listados, A para guardar como archivo Excel o TXT, P para guardar como PDF.
3. Pulsa nuevamente F7 – Imprimir para finalizar el proceso.

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7. Otras funcionalidades de la pantalla

Este apartado recoge las teclas rápidas disponibles cuando un cliente está seleccionado en pantalla, además de las ya descritas para búsqueda (sección 1.3) y alta rápida (sección 2.5).

7.1 Foto del cliente (F4)

F4 Hacer foto: permite capturar y asociar una fotografía del cliente mediante una webcam.

7.2 Protección de datos (F8)

F8 Protección de datos: muestra el documento de protección de datos del cliente para su impresión o entrega.

7.3 Acceso rápido a la cuenta (F9)

F9 Ir a cuenta: accede directamente a la pantalla de la cuenta del cliente, donde se pueden consultar movimientos, saldos y operaciones asociadas. Ver sección 5 para el detalle completo.

7.4 Otras teclas rápidas con cliente seleccionado

• F5 Baja: da de baja al cliente seleccionado en el sistema (ver sección 4.1).
• F7 Listados: permite generar listados de clientes según los criterios disponibles (ver sección 6).

Configuración

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title: Configuración del sistema
scope: Configuración del correo electrónico, copias de seguridad, pantalla táctil, periféricos, contraseñas, actualización de versión, activación de módulos y sistemas multi-terminal (Comunica y Red directa) en Estancos Élite
consolidated_from: [Configuración_del_correo_electrónico, Copias_de_seguridad, Definir_la_pantalla_táctil, Configuración_de_periféricos, Configuración_de_contraseñas_claves_de_acceso, Actualizar_versión_del_programa, Módulos, Sistema_Comunica_y_Red_directa]

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Configuración del sistema

Alcance de este documento

Este documento cubre la configuración transversal de Estancos Élite: la configuración del correo electrónico para enviar facturas y documentos desde el programa; las copias de seguridad manuales y automáticas y su recuperación; la definición de la pantalla táctil para ventas; la configuración de periféricos (impresora de tickets, cajón portamonedas, visor de cliente, balanza); la protección con contraseñas por apartado; la actualización automática de la versión del programa; la activación y consulta de módulos opcionales; y la configuración de instalaciones con varios terminales (Sistema Comunica off-line y Red directa on-line).

Este documento no cubre:

• La activación de TicketBAI ni Verifactu, aunque ambos son configuraciones del sistema. Ver la documentación de Verifactu y TicketBAI, sección Activación y configuración.
• Los parámetros locales concretos que aparecen mencionados por su número (parámetro 11 bloqueo de descuentos, parámetro 13 bloqueo de negativos en ventas, parámetro 16 pantalla táctil, parámetro 18 avisos en agenda, parámetro 25 vendedor por defecto, parámetro 36 apertura de cajón con VISA, etc.). Aquí se referencian los que se necesitan para cada configuración, pero el maestro de parámetros no se documenta en este archivo.
• La configuración de portales de proveedores (Logista, Comet). Ver la documentación de Pedidos.
• La configuración de la trazabilidad y de las PDA. Ver la documentación de Trazabilidad y la de PDA.
• Las incidencias al abrir el programa (base de datos, ejecutable no encontrado). Se tratan como soporte técnico separado.

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1. Configuración del correo electrónico

1.1 Qué es y para qué sirve

El sistema permite enviar documentos por correo electrónico directamente desde el programa. Esta función se utiliza para enviar, por ejemplo: facturas a clientes, tickets de venta, listados o informes, y otros documentos generados desde el sistema.

Para poder enviar estos documentos es necesario configurar previamente una cuenta de correo electrónico en el sistema.

1.2 Acceso a la configuración

Se accede desde Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Empresas, F8 Configurar Correo. Se abre la ventana Configuración Servidor de Correo, donde se introducen los datos de la cuenta de correo.

1.3 Campos de configuración

En la pantalla Configuración Servidor de Correo se completan los siguientes campos.

Servidor SMTP. Servidor utilizado para el envío de correos. Ejemplos habituales: smtp.gmail.com, smtp.office365.com.

Cuenta de correo. Dirección de correo desde la que se enviarán los mensajes. Ejemplo: correo@dominio.com.

Puerto. Puerto de conexión utilizado por el servidor SMTP. Ejemplos habituales: 465, 587.

Usuario. Usuario de la cuenta de correo. Normalmente coincide con la dirección de correo electrónico.

Password. Contraseña de la cuenta de correo.

Esta cuenta requiere autenticación. Indica si el servidor de correo requiere autenticación para enviar mensajes. En la mayoría de servicios de correo debe estar activado. Valores: S requiere autenticación; N no requiere autenticación.

Usar SSL (necesario en algunos servidores). Activa la conexión segura con el servidor de correo. Muchos proveedores de correo requieren SSL para poder enviar mensajes. Valores: S usar conexión segura SSL; N no usar SSL.

1.4 Probar la configuración

Una vez introducidos los datos es recomendable comprobar que la configuración es correcta. Se pulsa F6 Test. El sistema realiza una prueba de conexión con el servidor de correo. Si la prueba es correcta, el correo queda listo para utilizarse en el envío de documentos.

1.5 Problemas al enviar correos

Si el sistema no puede enviar correos electrónicos, se revisan los siguientes puntos: servidor SMTP incorrecto, puerto incorrecto, usuario o contraseña incorrectos, opción SSL mal configurada, u opción "requiere autenticación" desactivada cuando el servidor la necesita.

Si es necesario, se revisan los datos del proveedor de correo y se introduce nuevamente la configuración.

1.6 Envío de documentos por correo

El sistema permite enviar por correo, por ejemplo: facturas de clientes, tickets de venta, listados o informes, y otros documentos generados desde el sistema. El envío puede realizarse en el momento de generar el documento o posteriormente recuperándolo desde el sistema.

1.7 Enviar una factura o ticket después de una venta

Cuando se realiza una venta, el documento puede enviarse por correo al finalizar la operación.

Pasos. Se realiza la venta de forma habitual y se finaliza. Se selecciona la opción F4 Enviar por correo. Se introduce o confirma el correo electrónico del cliente. Se introduce o modifica el asunto. Se confirma el envío. El sistema envía automáticamente el documento al correo indicado.

1.8 Enviar una factura o ticket de una venta anterior

Si la venta ya se ha realizado, también es posible recuperar el documento y enviarlo posteriormente por correo.

Pasos. Se accede a la pantalla de Ventas Anteriores. Se localiza la factura o ticket. Se pulsa Alt+E Envío por email. Se introduce o confirma el correo electrónico. Se introduce o modifica el asunto. Se confirma el envío.

1.9 Enviar otros documentos del sistema

Algunos documentos del sistema, como listados o informes, también pueden enviarse por correo electrónico. Cuando se genera el documento, el sistema permite seleccionar la opción Enviar por correo si la configuración de correo está activa.

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2. Copias de seguridad

2.1 Qué son y para qué sirven

Las copias de seguridad permiten guardar una copia de los datos del programa para poder recuperarlos en caso de problema. Realizar copias de seguridad con regularidad es importante para proteger la información del negocio.

El sistema permite crear copias de seguridad manualmente, generar copias automáticas al iniciar o cerrar el programa, y recuperar una copia de seguridad anterior.

2.2 Acceso al módulo

Desde el menú principal se accede a Control y Gestión, Copias de Seguridad. Desde esta pantalla se pueden crear nuevas copias o recuperar una copia existente.

2.3 Crear una copia de seguridad manual

Se accede a Control y Gestión, Copias de Seguridad. En la pantalla de copias se pulsa Intro para iniciar el proceso. El programa genera primero una copia interna en el disco del sistema (normalmente en c:\estancos\). El sistema muestra el tamaño de la copia. A continuación solicita la ruta donde se guardará la copia.

Dónde guardar la copia. Se puede guardar en un disco externo, un pendrive, una carpeta de red u otra unidad del equipo. Para seleccionar la ubicación se puede utilizar la lupa de exploración. Una vez indicada la ruta, se pulsa Intro para confirmar. El sistema informa cuando el proceso ha finalizado correctamente.

2.4 Nombres de los archivos de copia

Las copias de seguridad se guardan con distintos nombres según el tipo de copia.

Copias manuales. Se guardan con el nombre CopiaEst.7za.

Copias automáticas. Se guardan como CopiaEstX.7za, donde X corresponde al día de la semana: 1 lunes, 2 martes, 3 miércoles, 4 jueves, 5 viernes, 6 sábado, 7 domingo. Estas copias automáticas se generan según la configuración definida en los parámetros globales del sistema.

2.5 Recuperar una copia de seguridad

La recuperación permite restaurar los datos del sistema a una copia anterior.

Importante. Al recuperar una copia, se perderán los datos introducidos después de la fecha de esa copia.

Pasos generales. Se accede a Control y Gestión, Copias de Seguridad. Se cambia a la pestaña Recuperación de Copia (TAB o ratón). El sistema muestra un aviso indicando que se pueden perder datos. Se confirma la operación introduciendo S y pulsando Intro.

2.6 Opciones de recuperación

Recuperar la copia interna. Si existe una copia interna, el sistema muestra la fecha y hora de la copia. Para restaurarla solo hay que indicar Sí cuando el sistema lo pregunte. La recuperación se realiza automáticamente.

Recuperar otra copia. Si se selecciona No, el sistema permite elegir otra copia de seguridad. Se indica la ruta donde está guardada la copia (disco externo, pendrive, carpeta de red u otro disco). Se puede usar la lupa de exploración para localizar el archivo.

2.7 Ver copias automáticas

Para visualizar las copias automáticas del sistema se pulsa F3 Ver Copias Automáticas. El sistema muestra las copias disponibles con su fecha y hora. El número que aparece en el nombre del archivo indica el día de la semana en que se creó la copia (ver sección 2.4).

2.8 Recomendaciones importantes

Para evitar problemas durante la copia o recuperación: si hay terminales conectados en red (on-line), deben salir del programa antes de realizar la copia o recuperación (ver sección 8 sobre Red directa). Es recomendable guardar las copias en un dispositivo externo. No se recomienda guardar las copias únicamente en el mismo disco del equipo. Se recomienda realizar copias de seguridad diariamente.

Antes de un cierre de ejercicio, es imprescindible realizar una copia manual específica y guardarla en un dispositivo externo distinto al de las copias diarias. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Recomendaciones antes del cierre de ejercicio.

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3. Pantalla táctil (Definir)

3.1 Qué es y para qué sirve

Definir la pantalla táctil permite configurar la interfaz de ventas para su uso con monitores táctiles. Su objetivo es agilizar el proceso de venta, permitiendo seleccionar artículos y realizar operaciones directamente desde la pantalla, sin depender únicamente del teclado o del escáner.

No es necesario disponer de una pantalla táctil física para definir y configurar esta pantalla. Sin embargo, para que funcione en el proceso de venta, es imprescindible activar el parámetro correspondiente.

3.2 Activar el uso de la pantalla táctil en Ventas

Para usar la pantalla táctil en ventas: se accede a Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Parámetros Locales. Se activa el parámetro 16 "Utiliza para Ventas Sistema de pantalla Táctil" con valor S.

3.3 Acceso a la configuración

En el menú principal se entra en Control y Gestión, Especial Datos. Se abre la pestaña Definir Pantalla Táctil. Se recomienda utilizar un ratón para facilitar la configuración.

3.4 Estructura de la pantalla táctil

La configuración se organiza en dos niveles.

Nivel 1 (Categorías o carpetas). Son los botones principales que agrupan artículos. Ejemplo: Cigarrillos Negros.

Nivel 2 (Artículos). Son los botones de artículos dentro de cada categoría. Ejemplo: Ducados Blando dentro de Cigarrillos Negros.

3.5 Creación manual de botones

Crear un Nivel 1 (categoría). Se pulsa Nuevo Nivel. Se introduce el nombre de la categoría. Opcionalmente se selecciona una imagen para el botón (la imagen debe estar en C:\Estancos\Imagen, formato JPG). Se indica el orden (de 0 a 99). Los botones se ordenan de izquierda a derecha por número; si coinciden en el mismo número, se ordenan alfabéticamente.

Crear un Nivel 2 (artículo). Se selecciona previamente la categoría (Nivel 1). Se pulsa Nuevo Nivel. Se introduce el código del artículo o se busca con la lupa.

Importante. El artículo debe estar previamente dado de alta en el apartado de artículos. Si no existe, no podrá añadirse a la pantalla táctil.

La descripción y la imagen se cargan automáticamente. Se puede cambiar la imagen opcionalmente. Se indica el orden (de 0 a 99). Se pueden añadir tantos artículos como sea necesario dentro de cada categoría.

3.6 Creación automática

Permite generar botones de forma masiva a partir de Familias o Subfamilias.

Pasos. Se pulsa F2 Añadir Selección. Se indican las Familias o Subfamilias (usando * para incluir todas). El sistema crea los Niveles 1 a partir de las Subfamilias y añade automáticamente los Niveles 2 con sus artículos.

Importante. No elimina niveles existentes. No duplica artículos si ya están creados.

3.7 Modificar y eliminar botones

Modificar botones. Se selecciona el botón en la vista previa, se pulsa Modificar y se realizan los cambios necesarios.

Eliminar botones. Para eliminar un artículo (Nivel 2), se selecciona y se pulsa Borra en su sección. Para eliminar una categoría (Nivel 1), se selecciona y se pulsa Borra. Al eliminar una categoría, se eliminan también todos sus artículos.

3.8 Uso en la venta

Con la pantalla táctil activa, la pantalla se adapta al uso táctil. Se pueden introducir artículos con escáner o teclado, y también seleccionarlos directamente en pantalla.

Proceso de venta. Se pulsa una categoría (Nivel 1). Se pulsa el artículo (Nivel 2). Si hay más botones, aparece "Más…" para navegar. Se puede indicar la cantidad desde el teclado numérico en pantalla.

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4. Configuración de periféricos

4.1 Qué es

Este apartado permite configurar los dispositivos conectados al sistema: impresora de tickets, cajón portamonedas, visor de cliente y balanza. Permite que los dispositivos funcionen correctamente con el programa: imprimir tickets, abrir el cajón automáticamente, mostrar información al cliente y leer pesos desde la balanza.

4.2 Impresora de tickets

Permite configurar la impresora utilizada para los tickets de venta.

Datos principales. Puerto: para conexión serie se indica COM1, COM2, etc.; para USB normalmente DRV1. Modo: para serie se indica la velocidad (9600, 19200, etc.); para USB se selecciona la impresora. Columnas (Cols): define el ancho del ticket (por ejemplo 32, 42). Líneas por artículo: número de líneas que ocupa cada producto en el ticket. Imprimir logo: S sí, N no.

Configuración avanzada. Parámetros como Inicia, Normal, Expandido, Doble, Resalta y Corte generalmente no es necesario modificarlos.

4.3 Cajón portamonedas

Permite configurar la apertura automática del cajón. Los campos son Puerto y Modo. Normalmente utiliza la misma configuración que la impresora de tickets.

4.4 Visor de cliente

Permite mostrar información al cliente durante la venta.

Datos principales. Puerto: COM1, COM2, etc. Modo: velocidad (9600, 19200, etc.). Columnas: ancho del visor.

Textos configurables. Texto 1 y Texto 2. Ejemplo: "Bienvenido".

Configuración avanzada. Opciones como Inicia, Reset, Ir a línea y Borrar línea. Generalmente ya vienen configuradas.

4.5 Logo de impresora

Si se activa la opción de imprimir logo, se configura desde F3 Logo impresora. El formato es .BMP en blanco y negro. Se debe indicar la ruta del archivo.

4.6 Balanza

Permite configurar la conexión con una balanza. Datos principales: Puerto COM, Modo de comunicación, Comando de lectura de peso, Longitud de datos, Posición decimal, y Unidad (kilos o gramos).

4.7 Problemas comunes de periféricos

Los problemas más habituales vienen de: puerto incorrecto, velocidad incorrecta, o dispositivo no conectado. No todos los clientes utilizan todos los periféricos. Muchos valores ya vienen preconfigurados.

Casos frecuentes. Si la impresora no imprime, revisar puerto incorrecto, impresora no seleccionada o problema en Windows. Si el cajón no se abre, revisar configuración incorrecta, conexión con la impresora, o impresora apagada.

4.8 Cajón que se abre al cobrar con tarjeta

Si se quiere que el cajón portamonedas NO se abra al realizar cobros con tarjeta o VISA, se modifica el parámetro 36 "En ventas abrir el cajón si venta VISA" cambiando su valor a N. Ruta: Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Parámetros Locales, parámetro 36.

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5. Configuración de contraseñas y claves de acceso

5.1 Qué es y para qué sirve

El programa permite configurar contraseñas para restringir el acceso a diferentes apartados del sistema. Esta funcionalidad es útil para limitar el acceso a determinadas opciones o configuraciones únicamente a usuarios autorizados.

Por ejemplo, se puede proteger el acceso a Artículos, Clientes, Configuraciones, Ventas, Informes u otros apartados del programa.

5.2 Cómo configurar una contraseña

Ruta: Control y Gestión, Parámetros y configuración, Conf. accesos.

Pasos. Se accede a Conf. accesos. Se pulsa Intro para abrir la configuración. El sistema muestra los diferentes apartados y opciones del programa. Se sitúa el cursor sobre la casilla o apartado al que se quiere asignar una contraseña. Se pulsa F6 Clave nueva. Se introduce la contraseña deseada.

5.3 Resultado

A partir de ese momento, cada vez que un usuario intente acceder a ese apartado, el sistema solicitará la contraseña configurada. Solo podrán acceder las personas que conozcan dicha clave.

Por ejemplo, si se configura una contraseña en Artículos, cada vez que se intente entrar en ese módulo el programa pedirá la clave de acceso.

5.4 Recomendaciones

Es recomendable utilizar esta opción para proteger apartados sensibles del programa o evitar modificaciones no autorizadas.

Importante. Si la contraseña configurada se olvida y no se dispone de acceso autorizado, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico.

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6. Actualizar versión del programa

6.1 Actualización automática

El programa se actualiza automáticamente al iniciarse. Cada vez que se arranca, el sistema comprueba si existe una nueva versión. Si hay una versión disponible, se actualiza automáticamente.

6.2 Cuándo se actualiza

La actualización se realiza siempre que se cierre y se vuelva a abrir el programa, exista conexión a internet, y haya una versión más reciente disponible.

6.3 Importante

Es necesario tener conexión a internet. Si el programa no se cierra, no se aplicarán nuevas versiones. No existe opción de actualización manual desde el programa. Si al cerrar y volver a abrir el programa no se actualiza o aparece algún error, se debe contactar con soporte.

6.4 Preguntas habituales

¿El programa se actualiza solo? Sí, al iniciar el programa.

¿Por qué no se ha actualizado? Puede que el programa no se haya cerrado o que no hubiera conexión a internet.

¿Puedo actualizar manualmente? No existe actualización manual desde el programa. Si se necesita actualizar o hay problemas con la versión, hay que ponerse en contacto con soporte.

¿Qué hacer si no se actualiza o da error? Cerrar y volver a abrir el programa. Si el problema continúa, contactar con soporte.

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7. Módulos (activación de funcionalidades opcionales)

7.1 Qué son y para qué sirven

El apartado de Módulos permite activar o desactivar funcionalidades adicionales del sistema según las necesidades del negocio. Cada módulo añade una funcionalidad específica. Permite adaptar el programa al tipo de negocio, activar integraciones externas, y conectar dispositivos o servicios adicionales.

7.2 Cómo acceder

Para acceder a la configuración de módulos: se entra en Control y Gestión, se accede a Parámetros y configuración, se abre la pestaña Módulos. Desde esta pantalla se comprueba si un módulo está activado y se accede a su configuración correspondiente.

7.3 Módulos disponibles

Servicios electrónicos. Activa servicios en la nube como Trazabilidad (envíos y respuestas al repositorio) y Recargas electrónicas.

Sistema de tarjetas de crédito. Permite conectar con datáfonos y pasarelas de pago para gestionar pagos con tarjeta desde el sistema.

Sistema de mensajes SMS. Permite enviar SMS desde el programa (promociones, avisos). Requiere compra previa de bonos (Mundo SMS).

Sistema OFF-LINE. Permite trabajar con varios terminales sin conexión constante, sincronizando datos con el equipo principal. Ver sección 8.

Sistema MULTI-TIENDA. Permite conectar varios estancos para centralizar información y consultar y gestionar datos desde un equipo principal.

Cajón inteligente. Permite conectar sistemas de gestión de efectivo: CashKeeper, Cashlogy, Glory, SmartTill.

Módulo de prensa. Activa la gestión avanzada de prensa (ediciones, entradas, devoluciones).

Western Union. Permite operar con la plataforma de envío de dinero.

Actualización por internet. Permite mantener el programa actualizado automáticamente (ver sección 6).

Sistema de telemetría. Permite conectar con plataformas de vending: GM Vending, Jofemar, MiVending, etc.

Sistema DHL. Permite gestionar envíos con DHL desde el sistema.

Visor avanzado. Activa un visor multimedia (imágenes, GIFs).

Entradas.com. Permite vender o gestionar entradas desde el sistema.

Importación Anviz. Permite importar datos de control horario desde dispositivos Anviz.

Dispensadores automáticos. Permite gestionar máquinas expendedoras de tabaco.

Lector OCR DNI/Pasaporte. Permite leer documentos y dar de alta clientes automáticamente.

Sistema de ayuda al gestor (SAG). Permite enviar informes al gestor automáticamente o programando envíos.

Huella dactilar. Permite controlar accesos o fichajes mediante huella.

Etiquetas electrónicas. Permite actualizar precios en etiquetas digitales del establecimiento.

Multi-almacén. Permite gestionar varios almacenes dentro del sistema.

Sistema Tax Free. Permite gestionar documentos Tax Free para clientes. Requiere activación con proveedor externo (Planet).

Tienda online. Permite conectar el sistema con una tienda online.

7.4 Consideraciones

Los módulos se activan según necesidad. Algunos requieren configuración adicional. Otros necesitan contratación externa. No todos los negocios utilizan todos los módulos.

Activar un módulo no implica que esté configurado: muchos requieren configuración posterior. Ejemplos de módulos que dependen de proveedores externos: SMS, Tax Free, Western Union, Telemetría.

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8. Sistema Comunica y Red directa (multi-terminal)

8.1 Introducción

En un estanco con varios terminales de venta existen dos formas de funcionamiento: Sistema Comunica (OFF-LINE) y Red Directa (ON-LINE). Es fundamental identificar qué sistema usa el cliente antes de resolver una incidencia, porque el comportamiento es distinto y no deben mezclarse ambos modos.

Regla resumida. Comunica = autonomía (cada terminal independiente). Red directa = tiempo real (todos comparten la misma base de datos).

8.2 Sistema Comunica (OFF-LINE)

Qué es. El Sistema Comunica permite que varios terminales (Slaves) trabajen de forma independiente del ordenador principal (Master). Cada terminal tiene su propia base de datos.

Para qué sirve. Permite que los terminales sigan vendiendo aunque el Master esté apagado, trabajen de forma autónoma, y sincronicen datos posteriormente.

Funcionamiento. Cada terminal (Slave) registra ventas, pagos e ingresos, y clientes. El Master centraliza la información y envía actualizaciones. La comunicación se realiza manualmente.

Características clave. Cada terminal es independiente. Las ventas no se ven en tiempo real. Es necesario comunicar manualmente.

8.3 Comunicación de datos en Sistema Comunica

Todas las opciones se ejecutan desde el Terminal 1 (Master), Control y Gestión, Comunicar terminales.

F2 Comunica. Envía datos de los Slaves al Master y recibe actualizaciones del Master. Recomendado: hacer arqueo antes de comunicar.

F6 Actualiza datos. Solo envía datos del Master a los Slaves. No recoge información de los Slaves. Es la opción segura para actualizar sin traer las ventas.

F4 Ver cajas. Muestra el estado de todas las cajas y permite ver datos consolidados.

F8 Traspasar imágenes. Copia imágenes del Master a los Slaves.

Requisitos. Todos los equipos deben estar en la misma red. El programa en los Slaves debe estar en menú principal o cerrado para poder comunicar.

8.4 Red Directa (ON-LINE)

Qué es. La Red Directa permite que todos los terminales trabajen conectados al mismo tiempo sobre una única base de datos.

Para qué sirve. Permite ver ventas en tiempo real, compartir información al instante, y trabajar de forma centralizada.

Funcionamiento. Todos los terminales usan la misma base de datos, comparten numeración de ventas y ven los cambios al momento.

Características clave. No requiere comunicación manual. Todo es en tiempo real. No hay independencia entre terminales.

Importante. Si el terminal principal (Master) está apagado o no tiene red, el resto de terminales no funcionarán.

8.5 Diferencias clave entre Comunica y Red Directa

Funcionamiento: Comunica OFF-LINE, Red Directa ON-LINE. Base de datos: en Comunica independiente por terminal, en Red Directa única. Ventas en tiempo real: en Comunica no, en Red Directa sí. Necesita comunicación manual: en Comunica sí, en Red Directa no. Funciona sin Master: en Comunica sí, en Red Directa no. Riesgo si falla el Master: en Comunica bajo, en Red Directa alto.

8.6 Errores de comunicación en Sistema Comunica

Si la comunicación entre terminales no se realiza correctamente, se corta la sincronización o aparece algún error durante el proceso, se pueden detectar incidencias en los terminales de venta, por ejemplo: no reconoce algunos artículos, no aparecen todos los clientes dados de alta, faltan datos en los terminales, o algunos cambios realizados en el terminal principal no aparecen en el resto de puestos.

Comprobaciones antes de repetir la comunicación. Que todos los terminales estén situados en la pantalla del menú principal del programa. Que todos los terminales tengan conexión a internet. Que todos los terminales tengan la misma versión del programa (para comprobar la versión, revisar la parte superior derecha de la pantalla del menú principal).

Pasos recomendados. Desde el Terminal 1 (Master) se accede a Control y Gestión, Comunicar terminales. Primero se realiza F6 Actualiza datos (envía solo los datos del terminal principal a los terminales de venta, sin traer las ventas realizadas). Si el problema continúa, se realiza F2 Comunicación completa (todas las ventas realizadas en los puntos de venta se enviarán al terminal principal).

Si después de realizar estas comprobaciones los terminales continúan sin comunicar correctamente, será necesario ponerse en contacto con el soporte técnico.

INSTRUCCIÓN CRUCIAL PARA EL AGENTE (Caso Slave sin conexión): Si el cliente menciona que un terminal Slave puede vender pero no comunica momentáneamente con el Master, el agente debe advertir proactivamente al cliente que bajo ningún concepto elimine o repita las ventas registradas en ese Slave. Los pasos a seguir son: revisar la conexión de red, asegurar la misma versión de programa, situar los Slaves en el menú principal y volver a intentar F2 - Comunica desde el Master

8.7 Error al conectar con la base de datos

Si al realizar la comunicación aparece un error de conexión con la base de datos, se recomienda pulsar F4 Reparar para intentar corregir automáticamente la incidencia.

Si después de realizar la reparación el problema continúa, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para que puedan revisar y solucionar la incidencia.

En general, si al intentar acceder al programa aparece algún aviso o error relacionado con la base de datos, es necesario ponerse en contacto con el servicio técnico. No se recomienda continuar realizando pruebas ni reiniciar repetidamente el programa, ya que podría empeorar la incidencia.

Regla importante para el agente: No confundir "F4 Reparar" con "F4 Ver cajas". F4 Reparar solo aparece dentro de las ventanas de error para intentar corregir fallos de base de datos. F4 Ver cajas aparece en el menú de Comunicar terminales para ver el estado del efectivo.

8.8 Error 3159: No es un marcador válido

Si durante la comunicación aparece el mensaje "ERROR 3159: No es un marcador válido", el agente debe indicar los siguientes pasos.

1. Pulsar Aceptar. 2. Salir de Comunicar terminales. 3. Ir a Control y Gestión, Verificar datos. 4. Pulsar Intro y esperar a que finalice. 5. Volver a Comunicar terminales y realizar F2 Comunica.

Importante para el agente: Indicar al cliente que no intente repetir la comunicación continuamente sin haber compactado (verificado) antes los datos. Si tras esto falla, derivar a soporte técnico.

8.9 Preguntas habituales

¿Puedo vender si el servidor está apagado? En Sistema Comunica, sí. En Red Directa, no.

¿Por qué no veo ventas en otro terminal? Es posible que se trabaje en Sistema Comunica: en este caso solo se ven las ventas del propio terminal desde la última comunicación.

¿Cuándo debo usar F2 Comunica? Para sincronizar datos entre terminales y el Master.

¿Qué hace F6 Actualiza datos? Envía datos del Master a los Slaves, pero no recoge información.

¿Por qué no funcionan los terminales? Puede ser porque se está en Red Directa y el Master está apagado, o porque no hay conexión de red.

No me aparece un artículo en otro terminal: Como trabajas con Sistema Comunica, ve al Master, entra en Control y Gestión, luego Comunicar terminales y ejecuta 'F6 Actualiza datos'. Si sigue sin aparecer, haz 'F2 Comunica'.

No veo las ventas del otro terminal: En Sistema Comunica las ventas no se ven en tiempo real. Para enviarlas al Master tienes que hacer 'F2 Comunica'

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9. Regla de desambiguación entre configuraciones

Cuando el usuario habla de "configuración" es útil identificar de qué configuración se trata.

• Envío de facturas por correo → sección 1 (Configuración del correo electrónico).
• Proteger datos ante fallos → sección 2 (Copias de seguridad).
• Pantalla táctil para ventas → sección 3 y parámetro local 16.
• Impresora, cajón, visor o balanza → sección 4 (Periféricos).
• Cajón que se abre al cobrar con tarjeta → sección 4.8, parámetro local 36.
• Restringir acceso a apartados → sección 5 (Contraseñas).
• Nueva versión del programa → sección 6 (Actualización automática).
• Activar funcionalidades opcionales (SMS, cajón inteligente, telemetría, etc.) → sección 7 (Módulos).
• Configuración de trabajo con varios terminales → sección 8 (Comunica vs Red directa).
• Configuración de TicketBAI / Verifactu → ver documentación de Verifactu y TicketBAI, sección Activación y configuración.
• Configuración de portales de proveedores → ver documentación de Pedidos.
• Configuración de la trazabilidad → ver documentación de Trazabilidad.
• Configuración de PDA → ver documentación de PDA.

Contabilidad, gestión y fidelización

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title: Contabilidad de gestión y fidelización
scope: Gestión de proveedores, cuentas de proveedores y cuentas de gastos, y sistemas de fidelización mediante vales, puntos y comisionado en Estancos Élite
consolidated_from: [Proveedores, Cuentas_de_proveedores, Cuentas_de_gastos, Gestión_de_Vales, Gestión_de_puntos, Listado_del_Comisionado]

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Contabilidad de gestión y fidelización

Alcance de este documento

Este documento cubre dos ámbitos que en el uso diario suelen aparecer combinados: la contabilidad de gestión del negocio (maestro de proveedores, cuentas de proveedores para el control de deuda con ellos, y cuentas de gastos para el registro de pagos ordinarios); y los sistemas de fidelización de clientes disponibles en Estancos Élite (vales, puntos y listado del comisionado).

Este documento no cubre:

• La facturación de albaranes ni la Declaración 347. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad.
• El registro de pagos y cobros manuales en caja. Ver la documentación de Caja y arqueo, sección Pagos e Ingresos.
• La cuenta de cliente ni la deuda de clientes. Ver la documentación de Clientes, sección Cuenta de cliente.
• La configuración del sistema como tal (contraseñas, módulos). Ver la documentación de Configuración del sistema.

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1. Proveedores

1.1 Qué es el maestro de proveedores

El maestro de proveedores es la ficha de las empresas o particulares a los que el negocio realiza compras. Incluye datos fiscales, condiciones comerciales y datos de contacto.

1.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Fichas de Proveedores.

1.3 Datos principales de la ficha

Código, Nombre / Razón social, NIF / CIF, Dirección, Teléfono, Email, Forma de pago habitual, Datos bancarios (IBAN), Descuentos habituales, Observaciones.

1.4 Alta de un proveedor

Se sitúa el cursor en Código. Se introduce un código nuevo. Se completan los datos fiscales y comerciales. Se guarda con Intro o la opción correspondiente.

1.5 Modificar o dar de baja un proveedor

Modificar. Se localiza el proveedor, se cambian los datos y se guardan.

Baja. Se selecciona el proveedor, se pulsa la opción de baja. No se puede eliminar un proveedor con movimientos activos: se debe primero cerrar los movimientos pendientes.

1.6 Relación con otros módulos

Los proveedores dados de alta aparecen como opciones en Introducir Pedidos en Stock, Facturación de Compras y Declaración 347 de Compras. Los distribuidores y portales de proveedores (Logista, Comet) se dan de alta también como proveedores. Ver la documentación de Pedidos.

1.7 Cambio de titular

En caso de cambio de titular del negocio, los proveedores dados de alta se mantienen en el sistema. Los datos históricos de compras pueden requerir consulta al titular anterior si el sistema ha migrado. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Consultar datos de ejercicios anteriores.

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2. Cuentas de proveedores

2.1 Qué es

La cuenta de proveedor es el registro de todos los movimientos económicos con un proveedor concreto: compras registradas, pagos realizados, saldo pendiente.

Es equivalente a la Cuenta de cliente, pero aplicado a proveedores.

2.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Cuentas de Proveedores, o desde la ficha del proveedor mediante la opción correspondiente.

2.3 Qué información muestra

Movimientos de compra (facturas y albaranes de proveedor). Pagos realizados al proveedor. Saldo actual (positivo si hay deuda pendiente, cero si está cuadrado). Fecha del último movimiento.

2.4 Registrar un pago a proveedor

Se accede a la cuenta del proveedor. Se selecciona la opción de nuevo pago. Se introduce el importe, la fecha y la forma de pago. Se guarda.

El saldo del proveedor se actualiza automáticamente.

2.5 Consultar el histórico de un proveedor

Desde la cuenta se pueden consultar movimientos por rango de fechas, filtrar por tipo de movimiento (compras, pagos), imprimir el histórico o exportarlo.

2.6 Regularización de la cuenta

Si el saldo mostrado no coincide con el real (por errores manuales, movimientos duplicados, etc.), se pueden hacer ajustes mediante movimientos compensatorios. Se recomienda comentar siempre el motivo del ajuste.

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3. Cuentas de gastos

3.1 Qué son

Las cuentas de gastos permiten registrar y clasificar los gastos ordinarios del negocio: alquiler, luz, agua, teléfono, mantenimiento, gestoría, y otros pagos que no corresponden a compra de mercancía.

Se utilizan para llevar un control contable de los gastos, incluirlos en la Cuenta de Explotación y facilitar la información al gestor.

3.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Cuentas de Gastos.

3.3 Registrar un gasto

Se pulsa Nuevo. Se selecciona la categoría de gasto (o se crea una nueva). Se introduce el importe, la fecha y una descripción. Se puede indicar el proveedor si aplica (por ejemplo, la compañía eléctrica). Se puede indicar la forma de pago. Se guarda.

3.4 Categorías habituales de gastos

Alquiler, Suministros (luz, agua, gas, teléfono, internet), Mantenimiento (limpieza, reparaciones), Gestoría / asesoría, Seguros, Marketing y publicidad, Otros.

Cada negocio puede personalizar las categorías según sus necesidades.

3.5 Consulta de gastos

Se pueden consultar los gastos por rango de fechas, por categoría, o por proveedor. El sistema muestra un desglose que puede imprimirse o exportarse.

3.6 Relación con la Cuenta de Explotación

Los gastos registrados aparecen automáticamente en la Cuenta de Explotación (ver documentación de Análisis y reportes, sección Cuenta de Explotación), donde se calcula el beneficio neto del negocio.

3.7 Diferencia con Pagos e Ingresos de caja

Los Pagos e Ingresos son movimientos manuales de caja que afectan directamente al arqueo (ver documentación de Caja y arqueo). Las Cuentas de Gastos son un registro contable clasificado del gasto que afecta a la Cuenta de Explotación.

Algunos gastos pueden registrarse en ambos apartados: en Pagos e Ingresos si el pago se hace desde la caja, y en Cuentas de Gastos para la clasificación contable. Depende de la operativa contable del negocio.

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4. Gestión de Vales

4.1 Qué son

Los vales son documentos con un importe asignado que el cliente puede utilizar como forma de pago en compras futuras. Se utilizan como sistema de fidelización, promoción o compensación.

4.2 Tipos de vales

Vale de compra. Se entrega al cliente por un importe determinado, canjeable en el negocio.

Vale de descuento. Se entrega con un porcentaje o importe fijo aplicable a una compra.

Vale postventa. Se genera después de una venta como parte de una promoción o devolución.

4.3 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Gestión de Vales.

4.4 Generar un vale

Se pulsa Nuevo. Se indica el tipo de vale, el importe o el porcentaje, y la fecha de caducidad si aplica. Se puede asociar a un cliente concreto o dejar al portador. Se guarda.

El sistema genera un identificador único del vale (habitualmente un código o número).

4.5 Canjear un vale en una venta

En la pantalla de Ventas, al totalizar, se selecciona Vale como forma de pago. Se introduce el código del vale. El sistema comprueba que el vale es válido (no caducado, no utilizado) y aplica el importe.

Si el importe del vale es superior al importe de la venta, según la configuración del sistema el sobrante se pierde o queda como saldo del vale para futuras compras. Depende de la configuración del negocio.

4.6 Consultar y anular vales

Se accede a Gestión de Vales. Se localiza el vale por código, cliente o rango de fechas. Se pueden ver el estado (activo, canjeado, caducado, anulado) y los movimientos asociados. Se puede anular un vale si aún no ha sido canjeado.

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5. Gestión de puntos

5.1 Qué es

El sistema de puntos permite acumular puntos por las compras de un cliente y canjearlos por descuentos o vales. Es un sistema clásico de fidelización.

5.2 Cómo se acumulan puntos

Los puntos se acumulan automáticamente en las compras del cliente, según una regla configurada. Ejemplos habituales: 1 punto por cada euro gastado; 1 punto por cada 5 euros gastados; puntos dobles en determinadas familias.

La regla se configura en Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Puntos.

5.3 Consultar los puntos de un cliente

Se accede a la ficha del cliente o a la Cuenta de cliente (ver documentación de Clientes). Los puntos acumulados aparecen en la ficha.

5.4 Canjear puntos

Los puntos pueden canjearse en la venta como forma de pago, según la equivalencia configurada. Ejemplo: cada 100 puntos equivalen a 1 euro de descuento.

En la pantalla de cobro se selecciona Puntos como forma de pago (si está habilitado) o se aplica un descuento equivalente. Depende de la configuración del negocio.

5.5 Ajustes manuales de puntos

Se pueden hacer ajustes manuales de puntos en la ficha del cliente si es necesario (por errores, regalos, promociones). Se recomienda comentar el motivo del ajuste.

5.6 Consideraciones

El sistema de puntos requiere que el cliente esté dado de alta y asignado a la venta. Los puntos no se acumulan en ventas de mostrador (sin cliente). El sistema no envía notificaciones automáticas al cliente sobre sus puntos; el cliente debe consultar en el propio negocio.

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6. Listado del Comisionado

6.1 Qué es

El Listado del Comisionado es un informe específico que muestra las operaciones comisionadas del negocio: ventas de productos donde el estanco actúa como comisionista (recargas, sellos, loterías, apuestas, servicios de terceros).

Es útil para el control interno de las comisiones cobradas y para facilitar información al gestor.

6.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Listado del Comisionado, o desde el apartado de análisis correspondiente según la versión.

6.3 Información mostrada

Ventas de productos comisionados. Comisión aplicada a cada operación. Total de comisiones cobradas en el periodo. Desglose por tipo de producto o proveedor comisionista.

6.4 Filtros disponibles

Rango de fechas, tipo de producto comisionado, proveedor o plataforma (Disashop, Western Union, DHL, etc.).

6.5 Generar e imprimir el listado

Una vez seleccionados los filtros, se ejecuta el análisis. El resultado puede imprimirse, exportarse a Excel o guardarse en PDF, siguiendo el mismo procedimiento que otros análisis (F7 Listados). Ver la documentación de Análisis y reportes.

6.6 Relación con Verifactu/TicketBAI

Los productos comisionados normalmente NO se envían a Verifactu ni a TicketBAI, porque la facturación corresponde a un tercero. La configuración de qué se envía y qué no se realiza en las subfamilias. Ver la documentación de Verifactu y TicketBAI, sección Configurar productos que se envían a Hacienda.

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7. Regla de desambiguación

• Alta de un proveedor nuevo → sección 1 (Fichas de proveedores).
• Saldo pendiente con un proveedor → sección 2 (Cuenta de proveedor).
• Registrar un pago al proveedor → sección 2.4.
• Registrar el pago del alquiler o la luz → sección 3 (Cuentas de gastos) para clasificación contable, o Pagos e Ingresos (Caja y arqueo) si el pago se hace de caja.
• Entregar un vale al cliente → sección 4 (Gestión de vales).
• Aceptar un vale como pago → sección 4.5.
• Sistema de puntos por compras → sección 5 (Gestión de puntos).
• Ver cuántos puntos tiene un cliente → sección 5.3 (Ficha del cliente).
• Listado de comisiones para el gestor → sección 6 (Listado del Comisionado).
• Comisiones y Verifactu/TicketBAI → sección 6.6 y Verifactu y TicketBAI, Configurar productos.

Etiquetas e impresión

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title: Etiquetas e impresión
scope: Generación, diseño e impresión de etiquetas de artículos (manual y automática) y opciones generales de impresión en Estancos Élite
consolidated_from: [Diseñar_etiquetas, Generar_etiquetas, Imprimir_etiquetas, Generación_automática_de_etiquetas, Opciones_de_Impresión]

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Etiquetas e impresión

Alcance de este documento

Este documento cubre la generación, el diseño y la impresión de etiquetas de artículos en Estancos Élite: cómo diseñar el formato de una etiqueta; cómo generar etiquetas manualmente para artículos concretos; cómo imprimir las etiquetas generadas; la generación automática de etiquetas al realizar cambios de precio o al recibir un pedido; y las opciones generales de impresión aplicables a etiquetas y otros documentos.

Este documento no cubre:

• La configuración de la impresora de tickets. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.
• El cambio de precios de artículos que dispara la generación automática. Ver la documentación de Artículos.
• La entrada de pedidos que dispara la generación automática. Ver la documentación de Pedidos, sección Introducir pedido en stock.
• Las etiquetas electrónicas (módulo específico). Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.

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1. Diseñar etiquetas

1.1 Qué es

El diseño de etiquetas permite definir el formato con el que se van a imprimir las etiquetas: tamaño, campos que se muestran (descripción, PVP, código de barras, familia, etc.), tipo de letra, y disposición general.

1.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Etiquetas, Diseñar etiquetas.

1.3 Crear un nuevo diseño

Se pulsa Nuevo. Se introduce el nombre del diseño. Se definen las medidas de la etiqueta: ancho, alto, márgenes. Se añaden los campos que se quieren mostrar (descripción del artículo, PVP, código de barras, familia, etc.). Se define la posición y tamaño de cada campo dentro de la etiqueta. Se guarda el diseño.

1.4 Modificar un diseño existente

Se localiza el diseño. Se modifican los datos necesarios. Se guarda.

1.5 Consideraciones

El diseño debe adaptarse al modelo de etiquetas físicas que se va a utilizar (papel de etiquetas de una fila, dos columnas, etc.). El código de barras es imprescindible si las etiquetas se van a leer con escáner. El PVP debe destacarse visualmente.

Se pueden tener varios diseños para distintos usos (etiquetas grandes para expositor, etiquetas pequeñas para estantería).

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2. Generar etiquetas (manual)

2.1 Qué es

Generar etiquetas manualmente permite crear la lista de etiquetas que se van a imprimir para artículos concretos. Se utiliza cuando no se dispara la generación automática y se necesita imprimir etiquetas de un artículo, un pedido o una selección concreta.

2.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Etiquetas, Generar etiquetas.

2.3 Seleccionar artículos

Se pueden seleccionar los artículos para generar etiquetas mediante distintos criterios: por familia, por subfamilia, por proveedor, por fecha de alta, por rango de códigos, o artículo por artículo.

Se indica la cantidad de etiquetas por artículo. Se añaden los artículos a la lista de generación.

2.4 Confirmar la generación

Una vez seleccionados los artículos, se pulsa Aceptar o Generar. El sistema añade los artículos a la cola de impresión de etiquetas.

2.5 Consideraciones

Generar etiquetas no las imprime automáticamente. La impresión se realiza desde el apartado de Imprimir etiquetas (ver sección 3).

Se puede acumular varias generaciones antes de imprimir, para lanzar una impresión conjunta.

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3. Imprimir etiquetas

3.1 Qué es

La impresión de etiquetas es el paso final: envía a la impresora las etiquetas generadas previamente (manual o automáticamente).

3.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Etiquetas, Imprimir etiquetas.

3.3 Revisar la lista de etiquetas pendientes

El sistema muestra la lista de artículos pendientes de imprimir etiqueta. Se pueden revisar los artículos y las cantidades. Se pueden eliminar artículos de la lista antes de imprimir si es necesario.

3.4 Seleccionar el diseño

Se selecciona el diseño de etiqueta con el que se quiere imprimir (ver sección 1). Se pueden imprimir distintas selecciones con distintos diseños si es necesario.

3.5 Configurar la posición inicial

Si se utiliza papel de etiquetas ya usado (queda una parte de la hoja sin etiquetas), se puede indicar la posición inicial desde la que empieza a imprimir. De esta forma se aprovecha el papel restante.

3.6 Imprimir

Se pulsa Imprimir. Las etiquetas se envían a la impresora predeterminada de etiquetas configurada en el sistema.

Una vez impresas, los artículos se eliminan de la lista de pendientes.

3.7 Reimprimir etiquetas ya impresas

Si es necesario reimprimir etiquetas ya impresas (por ejemplo, porque han salido mal), se pueden generar de nuevo desde Generar etiquetas (ver sección 2) y volver a imprimir.

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4. Generación automática de etiquetas

4.1 Qué es

La generación automática permite que el sistema genere las etiquetas de forma automática cuando ocurren ciertos eventos: cambio de precio de un artículo, recepción de un pedido, alta de un artículo nuevo, u otros eventos configurables.

Con la generación automática activada, no es necesario generar manualmente las etiquetas de estos eventos. El sistema las añade automáticamente a la cola de impresión.

4.2 Cuándo se dispara

Al cambiar el PVP de un artículo. Cuando se modifica el precio de venta al público de un artículo, el sistema añade automáticamente una etiqueta a la cola. Ver la documentación de Artículos, sección Modificación del PVP.

Al recibir un pedido. Cuando se introduce un pedido en stock, el sistema puede añadir automáticamente etiquetas para los artículos recibidos, especialmente si han tenido cambio de precio o son nuevos. Ver la documentación de Pedidos, sección Introducir pedido en stock.

Al dar de alta un artículo nuevo. Se pueden añadir automáticamente etiquetas para el nuevo artículo.

4.3 Cómo configurar la generación automática

Se accede a Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Etiquetas. Se activan las opciones deseadas de generación automática.

Importante. La generación automática solo añade etiquetas a la cola de impresión: no las imprime. La impresión sigue realizándose desde Imprimir etiquetas (ver sección 3).

4.4 Ventajas y consideraciones

Ventajas. Evita olvidos de imprimir etiquetas cuando cambia un precio. Agiliza la gestión de etiquetas en la recepción de pedidos. Reduce el trabajo manual.

Consideraciones. Puede acumular muchas etiquetas si no se imprime con regularidad. Conviene revisar la cola de pendientes antes de imprimir para eliminar los artículos que no requieren etiqueta.

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5. Opciones generales de impresión

5.1 Qué es

El apartado de Opciones de Impresión agrupa las configuraciones generales de impresión aplicables a distintos documentos del programa: tickets, facturas, listados, etiquetas.

5.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Opciones de Impresión.

5.3 Configuraciones principales

Impresora predeterminada de tickets. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.

Impresora predeterminada de facturas. Se selecciona la impresora en la que se imprimen las facturas A4 (habitualmente distinta de la de tickets).

Impresora predeterminada de listados. Se selecciona la impresora en la que se imprimen los listados (Análisis de Ventas, Listado contable, etc.).

Impresora predeterminada de etiquetas. Se selecciona la impresora dedicada a etiquetas.

Formato de PDF. Configuración por defecto para generación de PDF (Análisis, listados, facturas).

5.4 Opciones específicas por tipo de documento

Ticket. Ancho del ticket, líneas por artículo, imprimir logo, imprimir mensaje al pie, imprimir código QR (aplicable a Verifactu/TicketBAI).

Factura. Formato de la factura A4, imprimir logo, incluir datos bancarios, texto legal al pie.

Listado. Orientación (vertical/horizontal), imprimir cabecera, incluir totales.

Etiqueta. Diseño por defecto (ver sección 1).

5.5 Impresora virtual PDF

Si se necesita generar documentos en PDF que el sistema no permite exportar directamente (por ejemplo, algunos listados), se puede configurar una impresora virtual PDF como predeterminada. Al imprimir en esa impresora, el documento se guarda como PDF en lugar de imprimirse en papel.

5.6 Preguntas habituales

¿Puedo tener distintas impresoras para distintos documentos? Sí. Se configura una impresora por tipo (tickets, facturas, listados, etiquetas).

¿Puedo cambiar el logo del ticket? Sí. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos, y sección 3.4 sobre impresión de logo.

¿Puedo enviar un documento por correo en lugar de imprimirlo? Sí, en muchos documentos. Requiere haber configurado el correo electrónico. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración del correo electrónico.

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6. Regla de desambiguación

Cuando el usuario habla de "etiquetas" o "impresión", conviene identificar la operación concreta.

• Definir cómo se ve una etiqueta → sección 1 (Diseñar).
• Crear etiquetas de artículos concretos → sección 2 (Generar).
• Enviar las etiquetas a la impresora → sección 3 (Imprimir).
• Que las etiquetas se creen solas al cambiar precio o recibir pedido → sección 4 (Generación automática).
• Cambiar la impresora por defecto → sección 5 (Opciones de Impresión).
• Impresora de tickets no funciona → Configuración del sistema, Configuración de periféricos.
• Guardar un documento como PDF → sección 5.5.
• Enviar documento por correo → Configuración del sistema, Configuración del correo electrónico.

Facturación

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title: Facturación y Contabilidad
scope: Facturación de albaranes, consulta y reimpresión de facturas, listado contable, Modelo 347, cierre de ejercicio y resumen de ejercicio en Estancos Élite
consolidated_from: [Declaración_347_-_Ventas_a_Clientes, Declaración_347_-_Compras_a_Proveedores, Facturación_de_albaranes, FAQ_Facturas_y_consulta_de_facturas, Facturar_todos_los_albaranes_pendientes, Facturar_albaranes_pendientes_por_fechas_y_clientes, Seleccionar_albaranes_por_fecha_y_cliente, Generar_resumen_de_Facturas_emitidas, Listado_contable, Listados_Cierre_de_Ejercicio, Resumen_de_ejercicio, Tipos_de_facturas, Cómo_realizar_el_cierre_de_ejercicio, Recomendaciones_antes_del_cierre_de_ejercicio, Consultar_datos_de_ejercicios_anteriores, Cómo_añadir_un_comentario_automático_en_las_facturas_de_un_cliente]

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Facturación y Contabilidad

Alcance de este documento

Este documento cubre todo lo relacionado con la facturación y la contabilidad en Estancos Élite: los tipos de facturas y cómo consultarlas o reimprimirlas; la facturación de albaranes en sus cuatro modalidades (todos, por fechas y cliente, selección manual, resumen); el listado contable con sus cinco tipos de informes fiscales; la Declaración Modelo 347 tanto de ventas a clientes como de compras a proveedores; el cierre de ejercicio y las recomendaciones previas; la consulta de datos de ejercicios anteriores; y el Resumen de Ejercicio con su valoración global de stock, compras y ventas.

Este documento no cubre:

• Los envíos de facturas a Hacienda mediante TicketBAI ni el estado de esos envíos. Ver la documentación de Verifactu/TicketBAI. Aquí se cubre solo el listado y la gestión interna de facturas, no su comunicación a Hacienda.
• La consulta general de saldos y movimientos de un cliente concreto. Ver la documentación de Clientes, sección Cuenta de cliente. Desde aquí se remite a esa documentación cuando corresponde.
• Los abonos y devoluciones sobre una venta ya finalizada (ticket o factura directa). Ver la documentación de Ventas. Aquí se explica cuándo debe usarse esa vía, pero no el procedimiento en sí.

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1. Facturas: conceptos y consulta

1.1 Tipos de facturas

En Estancos Élite existen tres tipos de facturas, identificadas por la letra que aparece delante del número. La S corresponde a factura simplificada. La F corresponde a factura ordinaria. La R corresponde a factura rectificativa. Cada tipo tiene su propia numeración independiente.

1.2 Cómo consultar una factura: guía de desambiguación

Regla práctica: UNA factura de UN cliente concreto se consulta desde Cuenta de cliente o Ventas Anteriores. VARIAS facturas, o facturas sin cliente conocido, se consultan desde listados. La vía correcta depende de qué se sabe de la factura y de qué se quiere hacer.

• Se conoce el número de la factura → Ventas Anteriores, F9 Venta (sección 1.3).
• Se conoce el cliente y se quiere reimprimir una factura suya → Cuenta de cliente, o Listado F3 Ventas por facturas desde Fichas de clientes (sección 1.4).
• Se quieren todas las facturas de un periodo o de un cliente → Listado F3 Ventas por facturas desde Fichas de clientes (sección 1.4).
• No se conoce el cliente, pero se conoce el importe y la fecha → Listado contable (sección 1.5, y ver también sección 3.6).
• Se necesitan listados fiscales, para gestor, trimestrales o mensuales → Listado contable (sección 3).

1.3 Consultar una factura por número (Ventas Anteriores)

Cuando se conoce el número de la factura, la vía más rápida es Ventas Anteriores. Se accede desde Ventas y se selecciona Ventas Anteriores. A continuación se pulsa F9 Venta, se introduce el número de factura y se imprime. Este método es el más eficiente para localizar una factura concreta cuando se dispone de su número.

1.4 Consultar facturas de un cliente

Para consultar o reimprimir las facturas de un cliente existen dos vías equivalentes.

Desde la Cuenta de cliente. Se accede desde Ventas pulsando F9 Ir a cuenta e indicando el cliente. También desde Fichas de clientes pulsando F9 Ir a cuenta.

Desde el listado de Ventas por facturas. Se accede desde Control y Gestión, Fichas de clientes. Se pulsa F7 Listado y se selecciona F3 Ventas por facturas. Se indica el cliente y, si es necesario, el rango de fechas. Se genera el listado.

Este mismo listado permite trabajar con varias facturas a la vez. Se puede filtrar por rango de fechas para obtener, por ejemplo, todas las facturas de un mes. Una vez generado el listado, con Alt+F1 Imprimir todo se pueden imprimir todas las facturas del listado, tanto en impresión directa como en PDF. Si se generan en PDF, quedan guardadas en la carpeta de facturas del programa (ver sección 1.6) y desde ahí se pueden adjuntar a un correo electrónico.

Ambas vías (Cuenta de cliente y Listado F3) permiten consultar facturas. Se recomienda usar una u otra según la forma de trabajo y la cantidad de facturas a gestionar.

1.5 Localizar una factura por importe y fecha (Listado contable)

Cuando no se conoce el cliente pero sí se conoce el importe y la fecha, la vía correcta es el Listado contable. Se explica en detalle en la sección 3.6.

1.6 Dónde se guardan las facturas en PDF

Cuando se generan facturas en formato PDF, el sistema las guarda automáticamente en la carpeta de facturas del programa.

Para localizarlas, se sale o se minimiza el programa y se accede a: Este equipo, Disco local (C:), Estancos, Facturas. Dentro de esa carpeta se almacenan todos los archivos PDF generados.

Se recomienda crear un acceso directo a esta carpeta en el escritorio. Para ello, situar el ratón sobre la carpeta Facturas, pulsar botón derecho y seleccionar Enviar a, Escritorio (crear acceso directo). De esta forma la carpeta queda accesible directamente desde el escritorio.

1.7 Qué no se puede hacer con una factura

Una factura emitida no puede eliminarse. Las facturas emitidas forman parte del registro fiscal.

Una factura emitida tampoco puede modificarse directamente. Cualquier corrección debe realizarse mediante los procesos habilitados en el sistema, que dependen del origen de la factura (ver sección 1.8).

1.8 Corregir una factura ya emitida

La forma de corregir una factura ya emitida depende de cómo se generó.

Si la factura procede de una venta directa (un ticket que se convirtió en factura o una factura directa desde Ventas), no puede retrocederse. La corrección se realiza desde Ventas Anteriores mediante F5 Abonar. Esto genera un movimiento en negativo y permite volver a realizar la venta correctamente. Ver la documentación de Ventas para el procedimiento de abono.

Si la factura procede de Facturación de albaranes, se debe utilizar F6 Retroceder Facturación desde la pantalla de Facturación de albaranes. Al retroceder, los albaranes vuelven al estado pendiente y pueden facturarse de nuevo. Ver sección 2.8.

Importante. Las facturas de ejercicios cerrados no pueden modificarse ni retrocederse.

1.9 Por qué algunos artículos no llevan IVA en la factura

Algunos artículos, como los sellos, no llevan IVA. Esto es correcto y depende de la configuración del artículo y de su tratamiento fiscal. No es un error del sistema.

1.10 Comentarios automáticos en las facturas de un cliente (COMENTFAC:)

Es posible incluir un texto fijo que aparecerá automáticamente en todas las facturas de un cliente concreto. Para configurarlo:

Se accede a la ficha del cliente desde Control y Gestión, Fichas de clientes. Se localiza el campo Comentario2. Se introduce el texto con el siguiente formato exacto: la palabra COMENTFAC seguida de dos puntos, un espacio y el texto del comentario. Por ejemplo: COMENTFAC: Entrega siempre en horario de mañana.

Importante. Es obligatorio escribir COMENTFAC: al inicio para que el sistema reconozca el comentario. El texto que se escriba a continuación será el que aparecerá impreso en la factura. Si no se utiliza este formato exacto, el comentario no se mostrará.

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2. Facturación de albaranes

2.1 Qué es y cómo acceder

La opción Facturación de Albaranes permite convertir uno o varios albaranes en facturas. Se accede desde Control y Gestión, Facturación de Albaranes.

La pantalla se divide en tres zonas. La parte superior muestra un resumen de los albaranes pendientes de facturar. La parte superior izquierda permite seleccionar el tipo de facturación. La parte inferior izquierda muestra el número de facturas pendientes de imprimir. Si existen facturas pendientes de impresión, el sistema muestra un mensaje informativo al entrar.

En la pantalla hay cuatro tipos de facturación disponibles, que se describen en las secciones 2.3, 2.4, 2.5 y 2.6.

2.2 Diferencia entre facturar y cobrar

Al facturar un albarán se genera una factura, pero no se registra ningún cobro en caja. Los cobros se realizan de forma independiente desde la Cuenta de cliente. Facturar y cobrar son dos operaciones distintas.

2.3 Opción A: Facturar todos los albaranes pendientes

Esta opción está seleccionada por defecto al entrar en Facturación de Albaranes. Factura automáticamente todos los albaranes pendientes del sistema, sin permitir seleccionar cliente ni fechas. El sistema genera una factura por cada cliente, agrupando todos los albaranes pendientes que tenga.

La pantalla muestra tres datos informativos: Albaranes sin facturar (número total de albaranes pendientes), Fecha 1er albarán (fecha del albarán más antiguo pendiente) y Cliente (cliente del primer albarán pendiente).

Procedimiento. Pulsar Intro. El sistema pide confirmación; se selecciona Sí. Se introduce la fecha de facturación y se pulsa Intro para confirmar. Importante: la fecha de facturación no puede ser anterior a la fecha de la última venta registrada.

Al confirmar, el sistema agrupa los albaranes pendientes por cliente, genera una factura por cada uno, no registra ningún cobro, muestra un mensaje recordando la posible impresión y actualiza el contador de facturas pendientes de imprimir. Las facturas quedan registradas en el sistema pero no se imprimen automáticamente: permanecen en la cola de impresión hasta que se utilice F3 Imprimir facturados (ver sección 2.7).

2.4 Opción B: Facturar albaranes pendientes por fechas y clientes

Permite generar una única factura para un cliente concreto, agrupando todos los albaranes pendientes que estén dentro de un rango de fechas determinado. A diferencia de la Opción A, aquí se selecciona un cliente específico y un intervalo de fechas.

Procedimiento. En la pantalla se introduce la fecha inicial en Fecha desde y la fecha final en Fecha hasta. Se selecciona el cliente y se pulsa Intro. Se introduce la fecha de facturación y se pulsa Intro para confirmar.

Al confirmar, el sistema busca los albaranes pendientes del cliente indicado, filtra los que estén dentro del rango de fechas y genera una única factura que los agrupa. No registra ningún cobro y actualiza el contador de facturas pendientes de imprimir.

Consideraciones. Si el cliente no tiene albaranes pendientes dentro del rango indicado, no se generará factura. La fecha de facturación no puede ser anterior a la fecha de la última venta registrada. Esta opción no permite elegir albaranes uno por uno; para eso existe la Opción C.

2.5 Opción C: Seleccionar albaranes por fecha y cliente (selección manual)

Permite generar una única factura agrupando únicamente los albaranes que se seleccionen manualmente. Se utiliza cuando no se quieren facturar todos los albaranes de un cliente, cuando no se quiere facturar todo el rango completo, o cuando se necesita decidir albarán por albarán cuáles se incluyen.

Procedimiento. Se introduce la fecha inicial en Fecha desde, la fecha final en Fecha hasta, se selecciona el cliente y se pulsa Intro. El sistema muestra una nueva pantalla con los albaranes pendientes que cumplen los criterios. En la columna Facturar aparece Sí o No, y la selección se puede cambiar con el ratón, con los cursores del teclado o con F5 Conmutar facturación. Se marcan como Sí los albaranes que se desean facturar. Se pulsa F8 Ejecutar. Se introduce la fecha de facturación y se pulsa Intro para confirmar.

Al confirmar, el sistema genera una única factura de los albaranes marcados como Sí. No registra ningún cobro y actualiza el contador de facturas pendientes de imprimir.

Consideraciones. Si no se marca ningún albarán como Sí, no se generará factura. La fecha de facturación no puede ser anterior a la fecha de la última venta registrada. Esta opción ofrece mayor control que las opciones automáticas.

2.6 Opción D: Generar resumen de Facturas emitidas

Esta opción solo genera un listado informativo de facturas emitidas. No permite exportar facturas ni generar archivos en otros formatos. El resumen solo puede obtenerse para un cliente cada vez.

Procedimiento. Se introduce la fecha inicial en Fecha desde y la fecha final en Fecha hasta. Se indica el cliente si se desea filtrar por uno concreto. Se pulsa Intro. El sistema pregunta si se desea incluir el contenido detallado de los albaranes; se confirma pulsando Intro.

Al confirmar, el sistema genera un listado de las facturas emitidas dentro del periodo indicado. Si se ha indicado un cliente, solo mostrará las facturas de ese cliente. Puede incluir el detalle de los artículos si se ha seleccionado esa opción. El listado se envía a la impresora predeterminada.

Consideraciones. Es necesario tener una impresora predeterminada correctamente configurada. Esta opción es solo informativa, no afecta a la contabilidad ni al estado de las facturas.

2.7 Cola de impresión de facturas

Las facturas generadas mediante cualquiera de las opciones anteriores quedan en una cola de impresión. En la pantalla de Facturación de Albaranes están disponibles las siguientes funciones para gestionarla.

F2 Opciones de impresión permite seleccionar distintos ajustes de impresión.

F3 Imprimir facturados imprime o genera en PDF las facturas que se han realizado y que están pendientes en la cola.

F4 Borrar facturados elimina de la cola de impresión las facturas generadas recientemente. Importante: F4 no elimina las facturas del sistema ni las anula. Solo las quita de la cola de impresión.

F8 Ejecutar confirma y ejecuta el proceso de facturación según la opción seleccionada.

2.8 Retroceder facturación (F6)

F6 Retrocede Facturación permite anular una factura generada desde Facturación de Albaranes. Al retroceder, la factura queda anulada y los albaranes vuelven al estado pendiente, con lo que pueden facturarse de nuevo.

Importante. F6 solo funciona con facturas generadas desde Facturación de Albaranes. Las ventas ya finalizadas (tickets o facturas directas) no pueden retrocederse: en esos casos hay que abonar desde Ventas Anteriores con F5 Abonar (ver sección 1.8). Las facturas de ejercicios cerrados tampoco pueden retrocederse.

2.9 Facturar un albarán antiguo (F1, ejercicio cerrado)

Si existen albaranes pendientes de ejercicios anteriores, en la pantalla de Facturación de Albaranes aparece la opción F1 Facturar. Esta opción genera la factura con fecha 31/12 del ejercicio correspondiente al albarán.

Aunque el ejercicio esté cerrado, el programa sí permite facturar esos albaranes pendientes mediante F1 Facturar. Importante: si el Modelo 347 ya se ha presentado, las cifras declaradas variarán respecto a lo ya presentado.

2.10 Facturar un cliente en varias facturas separadas

Es posible generar varias facturas independientes para un mismo cliente. Para hacerlo se utiliza la Opción C (selección manual, sección 2.5): se marcan como Sí únicamente los albaranes que se desean incluir en la primera factura y se deja el resto como No. Se ejecuta la facturación. Los albaranes no seleccionados permanecen pendientes de facturar y podrán seleccionarse posteriormente para generar una nueva factura. Esto permite dividir los albaranes de un cliente en distintas facturas según necesidad.

2.11 Recomendaciones para la facturación de albaranes

Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de iniciar un proceso de facturación. Es necesario tener una impresora predeterminada correctamente configurada para poder imprimir facturas o listados. Las facturas de ejercicios cerrados no pueden modificarse ni retrocederse.

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3. Listado contable

3.1 Qué es y cuándo usarlo

El Listado Contable es un conjunto de informes contables diseñados para mostrar la información necesaria para la contabilidad del negocio o para facilitar el trabajo del gestor o asesor contable. Permite analizar las ventas desde un punto de vista fiscal, con desglose de IVA, comisiones, beneficios y situación de facturación.

Cuándo usar el Listado contable. Es la vía correcta cuando el cliente solicita listados para gestoría, listados trimestrales o mensuales, o resúmenes de facturación. También cuando se necesita localizar una factura conociendo el importe y la fecha pero no el cliente (ver sección 3.6).

Cuándo NO usar el Listado contable. No es el método recomendado para localizar o reimprimir facturas individuales cuando se conoce el número o el cliente. En esos casos hay que usar Ventas Anteriores (sección 1.3) o el Listado F3 Ventas por facturas desde Fichas de clientes (sección 1.4). El módulo Análisis de Ventas también permite obtener listados, pero está orientado a consultas internas y análisis, no específicamente a uso fiscal.

3.2 Cómo acceder y parámetros

Se accede desde Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Listado Contable.

En la parte superior de la pantalla se muestran las casillas que definen el contenido del listado. Empresa define los listados para una empresa concreta. Forma de pago permite seleccionar una forma de pago concreta o dejar el asterisco para mostrarlas todas. De Facturas define el tipo de ventas a mostrar: S (solo ventas a clientes con factura), N (ventas sin factura) o asterisco (todas las ventas). No Facturable muestra las ventas no facturables según la selección: S (mostrar) o N (no mostrar). Fechas define el intervalo de fechas a listar en formato dd/MM/aa.

En cualquier momento se puede ejecutar el listado pulsando F4 Ejecutar Contable, que equivale a pulsar Intro en todas las casillas y agiliza el proceso.

Cuando se utilice uno de los cinco tipos de listado, escribe una S únicamente en el listado que necesites y una N en los demás. No dejes sin indicar los listados que no se van a utilizar.

3.3 Los cinco tipos de listados

El Listado Contable incluye cinco tipos principales de listados.

Ventas 1 muestra las ventas realizadas con desglose de IVA por tipo. Está enfocado a revisión fiscal básica.

Ventas 2 muestra las ventas realizadas e incluye los albaranes sin facturar. Desglosa IVA, comisión especial y beneficio.

Familias 1 agrupa las ventas por familias de artículos y desglosa el IVA de cada familia. Incluye todas las familias, aunque no tengan ventas. Si se responde S a la pregunta indicada, el listado se agrupa además por día dentro del intervalo seleccionado.

Familias 2 agrupa las ventas por familias de artículos e incluye IVA, comisión especial, beneficio y albaranes no facturados. Puede agruparse por día según la opción seleccionada.

Gestor es un listado especialmente diseñado para entregar al gestor. Incluye ventas sin factura agrupadas por tipo de IVA, con intervalo de fechas y numeración; y ventas con factura a cliente, mostrando número de factura y tipos de IVA.

3.4 Funciones tras la ejecución

Una vez generado el listado están disponibles las siguientes opciones.

F7 Listado permite imprimir o generar el listado. Al pulsar F7 se seleccionan los campos que se desean incluir y se elige el tipo de impresión: I para impresora de listados, A para guardar como archivo Excel o TXT, P para guardar como PDF. Se pulsa nuevamente F7 Imprimir para finalizar.

AvPág y RePág permiten alternar entre listados cuando se han activado varias opciones (Ventas y Familias). El listado activo se indica mediante sombreado amarillo en la casilla correspondiente.

BloqDsp. / Fija Columna fija la columna donde se encuentra el cursor como primera columna a la izquierda, evitando el desplazamiento horizontal.

3.5 Cuándo es el método recomendado y cuándo no

El listado contable es el método recomendado cuando el usuario pide listados para gestoría, listados trimestrales, mensuales o resúmenes de facturación, listados de ventas por periodo, o cuando quiere exportar ventas para el asesor. También es el método recomendado para localizar una factura por importe y fecha cuando no se conoce el cliente (sección 3.6).

El listado contable NO es el método recomendado para localizar o reimprimir facturas individuales cuando se conoce el número o el cliente. Si el usuario pide imprimir o reimprimir una factura, buscar o localizar una factura por número, o sacar copia de una factura, el agente debe priorizar Ventas Anteriores con F9 Venta (sección 1.3) o Fichas de clientes con F7 Listado, F3 Ventas por facturas (sección 1.4).

3.6 Localizar una factura por importe y fecha

El listado contable permite localizar facturas cuando no se dispone del cliente. Es el método más eficaz cuando solo se conoce la fecha y el importe.

Instrucción para el agente de voz: utiliza este procedimiento únicamente cuando el usuario indique que busca una factura. Si busca un ticket o no sabe si la operación tenía factura, no indiques De Facturas = S ni Gestor = S. En ese caso, utiliza Ventas 1 o Análisis de Ventas.

Procedimiento. Se accede al Listado contable. En el campo De Facturas se selecciona S (solo facturadas). Se indica la fecha de la operación. En Gestor se selecciona S. Se ejecuta el listado.

Una vez generado, se busca el importe dentro del listado y se localiza la operación correspondiente. Situándose sobre la línea correspondiente, se pulsa F11 Imprimir Fact/Tiquet para reimprimir la factura o el ticket.

Importante. No es necesario conocer el cliente para localizar la factura por este método. Es más preciso que otros listados cuando se dispone del importe.

3.7 Localizar un ticket conociendo la fecha y el importe

Utiliza este procedimiento cuando el usuario busque un ticket y conozca la fecha aproximada y el importe, pero no recuerde el número o la referencia de la venta.

Procedimiento

1. Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Listado Contable.

2. Indica la fecha o el intervalo de fechas en el que se realizó la venta.

3. En De Facturas, escribe *.

4. En No Facturable, escribe N, salvo que el usuario sepa expresamente que se trata de una venta no facturable.

5. En Ventas 1, escribe S.

6. En Ventas 2, Familias 1, Familias 2 y Gestor, escribe N.

7. Pulsa F4 – Ejecutar Contable y busca el importe conocido en el resultado.

8. Cuando encuentres la venta, si quieres reimprimir el documento, sitúate sobre la línea correspondiente y pulsa F11 – Imprimir factura/ticket.

Instrucción para el agente de voz

Guía al usuario paso a paso y espera su confirmación antes de continuar.

No le indiques que ejecute el listado hasta que haya completado la fecha, De Facturas, No Facturable y los cinco tipos de listado.

Cuando el usuario busque un ticket, indica directamente que debe escribir una S en Ventas 1 y una N en Ventas 2, Familias 1, Familias 2 y Gestor. No le preguntes cuál de los cinco listados quiere utilizar.

No menciones Ventas 2 como alternativa cuando la intención sea localizar un ticket concreto.

Cuando el usuario diga que ya ha encontrado la venta, no le pidas la referencia y no lo envíes a Ventas Anteriores. Si quiere reimprimirla, debe pulsar directamente F11 – Imprimir factura/ticket.

F9 – Buscar venta no existe en el Listado Contable. Esta función pertenece a Ventas Anteriores y no debe utilizarse en este procedimiento.

La primera respuesta recomendada es: “Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Listado Contable. Cuando lo tengas, te indico qué campos debes completar”.

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4. Declaración Modelo 347

4.1 Qué es el Modelo 347

El Modelo 347 es una declaración informativa anual que se presenta ante la Agencia Tributaria (Hacienda) en España. Informa de los clientes y proveedores con los que se han realizado operaciones cuyo importe anual supera un umbral determinado.

Estancos Élite dispone de dos listados independientes para preparar esta declaración: el listado 347 de Ventas a Clientes (sección 4.2) y el listado 347 de Compras a Proveedores (sección 4.3). Ambos se acceden desde Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis Predefinidos.

4.2 Listado 347 de Ventas a Clientes

Este listado informa de los clientes con los que se han realizado operaciones cuyo importe anual supera los 3.000,00 €.

Cómo acceder. Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis Predefinidos, Declaración 347 de Ventas a Clientes.

Parámetros y filtros disponibles. Selección de Fechas define el periodo a analizar, normalmente el ejercicio completo. Selección de Importe permite indicar el importe mínimo a partir del cual se incluirán los clientes; por defecto igual o superior a 3.000,00 €. Empresa permite seleccionar la empresa a la que corresponde la información. Solo Facturas permite indicar si se desean incluir únicamente ventas con factura. Cliente permite seleccionar un cliente concreto o usar el asterisco para incluir todos; si se selecciona un cliente específico, el listado se generará únicamente para ese cliente, lo que permite obtener el modelo 347 de forma individual.

Información mostrada. Clientes incluidos en el Modelo 347. Importe total anual por cliente e importe total anual de efectivo. Importes totales por trimestre y cliente. Importes totales por trimestre y cliente solo en efectivo. Información fiscal necesaria para la declaración.

Funciones disponibles tras la ejecución. F3 imprimir detalle permite imprimir el detalle de todas las facturas de los clientes por trimestres. F4 ver detalle permite visualizar en pantalla el detalle de todas las facturas de los clientes por trimestres.

Generar e imprimir el listado. Una vez generado el análisis, para obtener una copia o exportarlo: se pulsa F7 Listados, se seleccionan los campos que se desean incluir (nombre del cliente, NIF/DNI, trimestre, importe total, otros campos disponibles), en el tipo de impresión se selecciona I para imprimir en impresora de listados, A para guardar como archivo Excel o TXT, o P para guardar como PDF. Se pulsa nuevamente F7 Imprimir para finalizar.

Importante. El sistema no dispone de una opción para enviar automáticamente el modelo 347 a los clientes. Para compartir la información hay que generar el listado y enviarlo por correo o entregarlo personalmente.

4.3 Listado 347 de Compras a Proveedores

Este listado informa de los proveedores con los que se han realizado operaciones cuyo importe anual supera los 3.005,06 €.

Cómo acceder. Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis Predefinidos, Declaración 347 de Compras a Proveedores.

Parámetros y filtros disponibles. Selección de Fechas define el periodo a analizar. Selección de Importe permite indicar el importe mínimo a partir del cual se incluirán los proveedores; por defecto igual o superior a 3.005,06 €. Empresa permite seleccionar la empresa a la que corresponde la información.

Información mostrada. Proveedores incluidos en el Modelo 347. Importe total anual por proveedor. Importes totales por trimestre y proveedor. Información fiscal necesaria para la declaración.

Funciones disponibles tras la ejecución. F7 Listado permite imprimir o generar el listado.

4.4 Cambio de titular

Los datos del 347 se obtienen de las ventas registradas en el sistema. En caso de cambio de titular, los importes corresponden a la información existente en ese momento en el sistema del titular actual. Para obtener información de operaciones anteriores al cambio, habrá que consultar los datos del titular anterior. Ver también sección 5.7.

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5. Cierre de ejercicio

5.1 Qué es el cierre de ejercicio

El cierre de ejercicio es el proceso que finaliza el año en el sistema y prepara el siguiente periodo para trabajar con datos nuevos. Permite mantener el orden contable, iniciar el nuevo año correctamente y trabajar con datos fiables.

Importante. El cierre no elimina los datos anteriores. Toda la información histórica queda accesible después del cierre (ver sección 5.6). El cierre es automático, pero depende de una correcta preparación previa (ver sección 5.2).

5.2 Recomendaciones antes del cierre (checklist)

Antes de realizar el cierre de ejercicio es fundamental comprobar que toda la información del periodo es correcta y está completa. Esto evita errores que puedan trasladarse al nuevo año.

Ventas. Verificar que todas las ventas están registradas. Comprobar que no hay albaranes pendientes de facturar.

Inventario. Realizar el inventario antes del cierre y asegurarse de que el stock es correcto. El inventario es clave para que los valores del cierre sean fiables.

Cuentas de clientes. Revisar las cuentas de clientes y comprobar que toda la facturación está correcta.

Copia de seguridad. Es imprescindible realizar una copia de seguridad antes del cierre. Se recomienda guardar la copia en un dispositivo externo, distinto al que se utiliza para las copias diarias, y mantener una copia específica del cierre de ejercicio.

5.3 Proceso del cierre (automático)

El cierre de ejercicio es un proceso automático. No hay que ejecutarlo manualmente. Se ejecuta automáticamente al iniciar el programa en el nuevo año.

Al acceder al programa en el nuevo año: se inicia automáticamente el cierre, el sistema realiza internamente una copia de seguridad de los datos, prepara el nuevo ejercicio y muestra un aviso indicando que el proceso ha finalizado correctamente.

Recomendaciones durante el proceso. No cerrar el programa mientras se está ejecutando. Esperar a que finalice completamente. Asegurarse de que la copia de seguridad interna se ha realizado correctamente (esto no sustituye a la copia manual previa recomendada en la sección 5.2).

5.4 Comprobación posterior al cierre

Para verificar que el cierre se ha realizado correctamente hay que acceder a Ventas y comprobar que la numeración comienza desde 1. Si es así, el cierre se ha ejecutado correctamente.

5.5 Listados de Cierre de Ejercicio

Los Listados de Cierre de Ejercicio son un conjunto de informes contables y fiscales que permiten revisar y documentar la actividad del negocio una vez finalizado el año. Se utilizan para revisión contable, preparación de impuestos y entrega de información al gestor o asesor.

Importante. Los listados de cierre no son listados nuevos, sino agrupaciones de informes ya existentes en el programa. Se recomienda generar estos listados una vez cerrado el ejercicio.

Cómo acceder. Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Análisis Predefinidos (F8), Listados de Cierre de Ejercicio.

Listados incluidos. Se accede desde este menú a los siguientes informes ya existentes:

• Listado 347 de Ventas a Clientes. Utilizado para la declaración informativa Modelo 347. Debe ejecutarse una vez cerrado el ejercicio. Ver sección 4.2.
• Listado de Facturas de Clientes. Permite obtener un listado de facturas emitidas a clientes. Útil para revisión y entrega al gestor.
• Valoración de Stock / Resumen de Ejercicio. Muestra la valoración global del almacén al cierre del año. No detalla artículos, solo valores totales. Ver sección 6.
• Listado Contable por Familias. Muestra las ventas del ejercicio agrupadas por familias. Permite analizar el peso de cada familia en la facturación anual. Ver sección 3.

5.6 Consultar datos de ejercicios anteriores

El programa permite consultar información de ejercicios anteriores en cualquier momento. Aunque el ejercicio esté cerrado, los datos no se eliminan ni se ocultan.

Cómo consultar. Se accede al listado o consulta que se necesite: Ventas, Compras, Clientes, Resúmenes de ejercicio u otros listados. En el filtro de fechas se introduce el periodo correspondiente al año que se quiere consultar. Se ejecuta la consulta. El sistema mostrará la información del ejercicio seleccionado.

Importante. El cierre de ejercicio no bloquea la consulta de datos. Todos los datos históricos siguen disponibles. Solo es necesario filtrar correctamente por fechas.

5.7 Cambio de titular y datos históricos

Si no aparecen datos de ejercicios anteriores al filtrar por fechas, puede deberse a un cambio de titular. Si el sistema ha tenido un cambio de titular, los datos del titular anterior pueden no estar disponibles en el sistema actual. En ese caso, la información deberá solicitarse al titular anterior.

Esto afecta tanto a la consulta de datos históricos generales (ventas, compras, clientes) como al Modelo 347 y a otros listados fiscales de años anteriores al cambio.

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6. Resumen de ejercicio

6.1 Qué es y cómo acceder

El Resumen de Ejercicio es una pantalla de análisis que muestra el resultado global de un ejercicio económico, ya sea el ejercicio en curso o ejercicios anteriores que hayan sido cerrados y almacenados en el sistema. Permite consultar de forma consolidada la información de stock, compras y ventas correspondiente a un año concreto.

Resumen de ejercicio es la opción habitual para obtener una visión general del negocio. Permite consultar conjuntamente el stock, las compras, las ventas y el beneficio de un ejercicio.

Instrucción para el agente de voz: utiliza este módulo como primera opción cuando el usuario solicite una visión general, un resumen del negocio o los resultados de un año. Solo utiliza Cuenta de Explotación si el usuario necesita incluir los gastos registrados en el programa.

Cómo acceder. Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Resumen de ejercicio.

Parámetros de selección. Para ejecutar el resumen es necesario indicar el año del ejercicio que se desea consultar y la empresa a la que corresponde. Una vez indicados los datos, se pulsa Intro para ejecutar el análisis.

6.2 Información mostrada

La pantalla del Resumen de Ejercicio se divide en tres zonas diferenciadas.

Stock Actual. Muestra el valor total del stock. Para el ejercicio en curso, se calcula con el stock actual. Para ejercicios anteriores, se calcula con el stock existente en el momento del cierre del ejercicio.

Total de Compras por tipo de IVA. Tabla que muestra el total de compras realizadas durante el ejercicio, agrupadas por tipo de IVA. Incluye casillas de totales correspondientes al ejercicio seleccionado.

Total de Ventas por Meses. Muestra el resumen mensual de ventas del ejercicio, con totales acumulados en la parte inferior de la tabla. La columna Ben.Final indica el beneficio bruto del ejercicio.

6.3 Listado de artículos a fecha de cierre (F5)

Cuando se selecciona un ejercicio anterior ya cerrado se activa la opción F5 Listado Artículos. Esta opción permite generar un listado de artículos correspondiente a la fecha del cierre del ejercicio.

Qué muestra este listado. El stock de los artículos a la fecha de cierre y la valoración económica del stock.

Importante. Este es el método correcto para obtener el coste total del stock a 31 de diciembre (cierre de ejercicio). El sistema utiliza los datos guardados en el momento del cierre, por lo que refleja la valoración real del inventario en esa fecha. A diferencia del listado de artículos general, no utiliza el coste actual de la ficha, sino el que correspondía en el momento del cierre.

6.4 Imprimir el análisis

Una vez generado el análisis se pulsa F7 Imprimir. El listado se envía directamente a la impresora predeterminada.

Importante. Este listado no permite generar directamente un archivo PDF ni enviarlo por correo desde el programa. Si se necesita el documento en PDF, se puede utilizar una impresora virtual PDF configurada como predeterminada, o imprimir el listado y escanearlo posteriormente.

Pda e incidencias

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title: PDA e incidencias TPV
scope: Instalación y vinculación de la PDA para trazabilidad, incidencias con el datáfono, incidencias al abrir el programa, incidencias generales del TPV y gestión de cajones inteligentes en Estancos Élite
consolidated_from: [PDA_-Instalación_y_vinculación, Incidencia_Datafono, Incidencias_al_abrir_el_programa, Incidencias, Cajones_Inteligentes]

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PDA e incidencias TPV

Alcance de este documento

Este documento cubre la instalación y vinculación de la PDA (dispositivo de escaneo utilizado principalmente para trazabilidad); las incidencias frecuentes con el datáfono (cobros con tarjeta); las incidencias al abrir el programa (base de datos, red directa, arranque); las incidencias generales del TPV que no encajan en otros módulos; y la operativa con cajones inteligentes de gestión automática de efectivo (CashKeeper, Cashlogy, Glory, SmartTill).

Este documento no cubre:

• El uso funcional de la trazabilidad y las devoluciones de trazabilidad. Ver la documentación de Trazabilidad. Aquí solo se cubre la instalación y vinculación del dispositivo PDA.
• La configuración de periféricos habituales (impresora de tickets, cajón portamonedas simple, visor, balanza). Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.
• La activación del módulo Cajón Inteligente. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.
• El arqueo con cajón inteligente. Ver la documentación de Caja y arqueo, sección Arqueo con Cajón Inteligente.

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1. PDA: instalación y vinculación

1.1 Qué es la PDA

La PDA es un dispositivo portátil de escaneo utilizado principalmente para tareas de trazabilidad de tabaco: escaneo de códigos TTT en entradas y devoluciones, y ventas a segundo canal. También se puede utilizar para inventarios, entradas manuales y otras tareas donde se requiera escaneo móvil.

1.2 Requisitos previos

Antes de instalar la PDA se debe cumplir: el sistema de trazabilidad debe estar activo (ver documentación de Trazabilidad, sección Activación); el equipo debe estar conectado a la misma red que el TPV principal; la PDA debe estar cargada y encendida.

1.3 Proceso de instalación de la aplicación en la PDA

Se descarga la aplicación desde el enlace facilitado por el servicio técnico o desde el propio menú de configuración del programa. Se instala la aplicación en la PDA siguiendo los pasos habituales de instalación en dispositivos Android o iOS según corresponda.

Una vez instalada la aplicación, se abre por primera vez. La aplicación solicita los datos necesarios para conectarse con el TPV principal.

1.4 Vinculación de la PDA con el TPV

Desde el TPV. Se accede a Control y Gestión, PDA, Vinculación. El sistema muestra un código o QR de vinculación.

Desde la PDA. Se abre la aplicación. Se selecciona la opción Vincular. Se escanea el QR o se introduce el código mostrado en el TPV. La aplicación conecta con el sistema y muestra confirmación de la vinculación.

Una vez vinculada, la PDA queda registrada como dispositivo asociado al TPV y puede utilizarse para las operaciones de trazabilidad.

1.5 Incidencias frecuentes en la vinculación

La PDA no encuentra el TPV. Verificar que ambos dispositivos están en la misma red WiFi. Comprobar que el firewall del equipo no bloquea la conexión.

El código de vinculación caduca. El código de vinculación tiene una validez limitada. Si expira, se genera uno nuevo desde el TPV.

La PDA aparece duplicada en el sistema. Se accede a la configuración de PDA en el TPV, se identifica el dispositivo duplicado y se elimina el registro obsoleto.

La PDA no lee correctamente los códigos TTT. Se comprueba que el lector está limpio y calibrado. Se verifica que el modo de escaneo está configurado para códigos GS1 o el formato que corresponda.

1.6 Sustituir una PDA

Si se sustituye la PDA (por avería, cambio de dispositivo o pérdida): se elimina el registro de la PDA antigua desde el TPV. Se instala la aplicación en el nuevo dispositivo. Se vincula la nueva PDA siguiendo los pasos de la sección 1.4.

1.7 Uso de la PDA en operaciones

Una vez vinculada, la PDA se utiliza en las siguientes operaciones habituales.

Entradas de trazabilidad. Escaneo de códigos TTT al recibir el pedido. Ver la documentación de Pedidos, sección Trazabilidad en pedidos.

Devoluciones de trazabilidad (trazabilidad inversa). Escaneo de códigos TTT en devoluciones. Ver la documentación de Trazabilidad.

Ventas a segundo canal (PVR). Escaneo de códigos TTT en la venta a bares, gasolineras u hostelería. Ver la documentación de Canales especiales de venta, sección Ventas y abonos con trazabilidad.

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2. Incidencias con el datáfono

2.1 Qué es el datáfono enlazado

El datáfono enlazado es el terminal de cobro con tarjeta conectado directamente con Estancos Élite. Cuando se totaliza una venta con forma de pago Visa o Tarjeta, el importe se envía automáticamente al datáfono. No es necesario introducir el importe manualmente en el terminal.

2.2 Incidencias frecuentes

El importe no se envía al datáfono. Se revisan las siguientes causas. La forma de pago seleccionada no es Visa o la asociada al datáfono. El datáfono está apagado o desconectado. El datáfono no está enlazado en la configuración del programa. La red o el cable de conexión con el datáfono está desconectado.

El datáfono no responde. Se reinicia el datáfono y se vuelve a intentar la operación. Si persiste, se contacta con el proveedor del datáfono o con el servicio técnico.

La venta se ha totalizado pero el datáfono no ha cobrado. Si por cualquier motivo el datáfono no completa la operación pero la venta sí se ha totalizado en el programa, hay que revisar cómo ha quedado registrada. Si es necesario corregirla, se realiza un doble abono para cambiar la forma de pago (ver documentación de Ventas operativa, sección Corregir una forma de pago incorrecta).

El cajón portamonedas se abre al cobrar con tarjeta y no se desea. Se desactiva el parámetro local 36. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de periféricos.

2.3 Comisiones y cuota adicional

En la ficha de la forma de pago se pueden configurar la comisión bancaria y una cuota adicional. Ver la documentación de Ventas operativa, sección Formas de pago.

2.4 Cuándo contactar con soporte

Cuando el datáfono no responde después de reiniciarlo. Cuando la conexión con Estancos Élite falla de forma repetida. Cuando las operaciones enviadas quedan bloqueadas o con estado inconsistente.

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3. Incidencias al abrir el programa

3.1 El programa no arranca (Master en Red Directa)

En instalaciones con Red Directa (ver documentación de Configuración del sistema, sección Sistema Comunica y Red directa), si el terminal principal (Master) no arranca, el resto de terminales tampoco pueden trabajar.

Comprobaciones. Que el Master esté encendido y conectado a la red. Que la base de datos del Master esté accesible. Que el resto de terminales tengan conexión con el Master.

Si el Master no arranca por un error de base de datos, es necesario ponerse en contacto con el servicio técnico. No se recomienda continuar realizando pruebas ni reiniciar repetidamente el programa, ya que podría empeorar la incidencia.

3.2 Aviso rojo al entrar en Ventas (base de datos con TicketBAI)

Si al acceder a la pantalla de Ventas aparece un aviso en rojo y el sistema no permite entrar en ventas, puede tratarse de una incidencia relacionada con la base de datos en instalaciones con TicketBAI activo. Ver la documentación de Verifactu y TicketBAI, sección Incidencias específicas de TicketBAI.

3.3 Error de red al arrancar en un terminal Slave (Sistema Comunica)

Si un terminal Slave no arranca en Sistema Comunica: se comprueba que la red WiFi o cableada está operativa; se comprueba que el Master está encendido (aunque en Comunica no es imprescindible, sí es recomendable); se verifica la versión del programa (todos los terminales deben tener la misma versión, ver documentación de Configuración del sistema, sección Sistema Comunica).

3.4 Error al conectar con la base de datos

Si al arrancar aparece un error de conexión con la base de datos, se recomienda pulsar F4 Reparar (si la opción aparece) para intentar corregir automáticamente la incidencia. Si después de realizar la reparación el problema continúa, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico.

3.5 Aviso del Control de Cuentas de Usuario de Windows (UAC)

En la primera instalación o después de una actualización, Windows puede mostrar el aviso del Control de Cuentas de Usuario preguntando si permite ejecutar el programa. Se debe responder Sí para permitir la ejecución. Si se responde No, el programa no arranca.

3.6 Ejecutable no encontrado

Si al hacer doble clic en el acceso directo el sistema informa de que no encuentra el ejecutable: se comprueba que el programa está instalado en la ruta habitual (habitualmente C:\Estancos). Se verifica que el acceso directo apunta a la ruta correcta. Si el ejecutable ha sido movido o eliminado, se contacta con el servicio técnico.

3.7 Cuándo contactar con soporte

Cuando aparecen mensajes de error relacionados con la base de datos. Cuando el programa se cierra al abrir sin motivo aparente. Cuando aparece el aviso rojo al entrar en Ventas (TicketBAI). Cuando los intentos de F4 Reparar no resuelven la incidencia.

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4. Incidencias generales del TPV

4.1 Qué se considera una incidencia general

Se consideran incidencias generales aquellas que no encajan en otros módulos y afectan al funcionamiento habitual del TPV: el programa se ralentiza sin motivo aparente; ventanas o pantallas del programa que no se cargan correctamente; comportamientos inesperados de la interfaz; mensajes o avisos que no tienen explicación funcional.

4.2 Comprobaciones básicas antes de contactar con soporte

Se cierra completamente el programa y se vuelve a abrir. Se reinicia el equipo. Se comprueba que hay conexión a internet (si es necesaria para la operación). Se comprueba que no hay actualizaciones pendientes de Windows o del sistema. Se comprueba que el antivirus no está bloqueando el programa (ver documentación específica sobre configuración de antivirus).

4.3 Si el problema continúa

Si después de las comprobaciones básicas el problema persiste, se debe ponerse en contacto con el servicio técnico. Es útil aportar los siguientes datos: versión del programa (visible en la parte superior derecha del menú principal); tipo de instalación (Sistema Comunica o Red Directa); si se trata de un terminal Master o Slave; descripción concreta de la incidencia y pasos para reproducirla; si el problema afecta a un solo terminal o a todos.

4.4 Qué NO hacer ante una incidencia

No modificar la configuración de parámetros o módulos sin conocer el efecto. No modificar directamente la base de datos. No instalar software no autorizado en el equipo del TPV. No cerrar el programa a la fuerza si hay procesos en marcha (envíos a Hacienda, comunicaciones entre terminales, arqueo).

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5. Cajones inteligentes

5.1 Qué son y para qué sirven

Los cajones inteligentes son sistemas automatizados de gestión de efectivo que sustituyen o complementan al cajón portamonedas tradicional. Aceptan monedas y billetes, devuelven el cambio automáticamente, y llevan un control en tiempo real del efectivo disponible.

Ventajas principales. Reducen errores en el manejo de efectivo. Reducen tiempos de cobro. Reducen diferencias en el arqueo. Mejoran la seguridad del efectivo.

5.2 Sistemas compatibles

Estancos Élite es compatible con los siguientes cajones inteligentes: CashKeeper, Cashlogy, Glory, SmartTill.

La compatibilidad con otros modelos debe consultarse con el servicio técnico.

5.3 Cómo se integran con el TPV

El cajón inteligente se conecta al TPV mediante un puerto USB o de red, según el modelo. La operativa de venta no cambia para el usuario: al totalizar una venta con forma de pago Efectivo, el cajón inteligente acepta el importe entregado por el cliente y devuelve automáticamente el cambio.

Para activar la integración: se activa el módulo Cajón Inteligente. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.

5.4 Efecto en el arqueo

Cuando se utiliza cajón inteligente, los arqueos siempre se realizan del terminal completo. No se pueden hacer por turno individual. Las cantidades de la sección Contar Caja se rellenan automáticamente con la información del cajón. Se puede consultar el estado con F6 Ver CashKeeper (o el sistema conectado). Pagos e ingresos pueden gestionarse directamente desde el dispositivo.

Ver la documentación de Caja y arqueo, sección Arqueo con Cajón Inteligente.

5.5 Incidencias frecuentes

El cajón no acepta un billete o moneda. Puede deberse a que el billete está deteriorado o a que el sensor necesita mantenimiento. Se contacta con el proveedor del cajón para revisión.

El cajón no devuelve cambio correcto. Se comprueba que hay suficiente moneda disponible en los depósitos. Si el cambio disponible es insuficiente, el cajón muestra un aviso.

La comunicación con el TPV falla. Se comprueba el cable de conexión. Se reinicia el cajón. Si el problema persiste, se contacta con el servicio técnico.

Diferencias en el arqueo con cajón inteligente. Cuando se utiliza cajón inteligente, las diferencias deberían ser mínimas o inexistentes. Si aparecen diferencias, se comprueba si se han realizado retiradas o pagos manuales sin registrar, si se han añadido monedas o billetes sin pasarlos por el cajón, o si el cajón ha tenido un error de recuento.

5.6 Mantenimiento

Los cajones inteligentes requieren mantenimiento periódico: limpieza de sensores, revisión mecánica, actualización de firmware si aplica. El mantenimiento habitual lo realiza el proveedor del cajón.

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6. Regla de desambiguación

Cuando el usuario habla de "hardware", "PDA", "datáfono", "cajón" o "incidencias", conviene identificar el ámbito.

• PDA para trazabilidad → sección 1 (Instalación y vinculación).
• PDA no lee códigos → sección 1.5.
• Cobro con tarjeta que no se envía al datáfono → sección 2.
• Cambiar forma de pago porque el datáfono no ha cobrado → sección 2.2 y doble abono en Ventas operativa.
• Programa no arranca → sección 3.
• Aviso rojo en Ventas → sección 3.2, y Verifactu y TicketBAI.
• Aviso de Windows al abrir el programa → sección 3.5.
• Incidencia genérica que no encaja en otro módulo → sección 4.
• Cajón inteligente (CashKeeper, Cashlogy, Glory, SmartTill) → sección 5.
• Configurar cajón inteligente como módulo → sección 5.3 y Configuración del sistema, Módulos.
• Arqueo con cajón inteligente → sección 5.4 y Caja y arqueo.
• Cajón portamonedas simple (no inteligente) → Configuración del sistema, Configuración de periféricos.

Pedidos

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title: Pedidos y Portales de Proveedores
scope: Gestión de pedidos a proveedores, portales de proveedor (Logista, Comet y otros), Catálogo Unificado y sincronización, entrada de pedidos en stock y proveedores en Estancos Élite
consolidated_from: [Solución_de_problemas_con_pedidos_y_portal_de_Logista, Gestión_de_pedidos, Introducir_Pedido_en_Stock, Portal_Logista, Catálogo_Unificado, Portal_Comet, Sincronización_del_Catálogo_Unificado, Proveedores, Enviar_pedidos_por_email_portales_de_proveedores, Otros_Portales]

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Pedidos y Portales de Proveedores

Alcance de este documento

Este documento cubre toda la operativa relacionada con pedidos a proveedores en Estancos Élite: la gestión del maestro de proveedores; la creación y envío de pedidos (en blanco, plantilla, automático y de selección); la entrada de pedidos recibidos en stock; los portales de proveedores integrados en el programa (Logista, Comet y otros disponibles); el Catálogo Unificado y su sincronización con el maestro de artículos; y los problemas frecuentes con envíos, descargas del portal y actualización de datos tras un cambio de titular.

Este documento no cubre:

• La gestión detallada de artículos ni la corrección de la ficha de artículos (ver documentación de Artículos). Aquí solo se cubre lo específico para pedidos: qué código de proveedor debe llevar el artículo, cómo revisarlo para que el pedido sea correcto, y la sincronización con el catálogo.
• La trazabilidad de productos de tabaco durante la recepción del pedido (ver documentación de Trazabilidad). Aquí solo se remite al proceso.
• Los envíos de ventas a Hacienda por TicketBAI (ver documentación de Verifactu/TicketBAI). El "seguimiento de envíos" en el contexto fiscal es un tema distinto que no se cubre aquí.
• La configuración de datos del cliente en el maestro (ver documentación de Clientes).

Los procedimientos se acceden habitualmente desde el menú Control y Gestión y desde ahí, según el caso, a Pedidos, Proveedores y Almacenes, a Portales de Proveedores (donde están Portal Logista, Portal Comet y otros), o a Catálogo Unificado.

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1. Proveedores en el sistema

Los proveedores representan las entidades externas que suministran productos o servicios al establecimiento. Son un elemento clave para la gestión del inventario, el control de compras, la trazabilidad y el análisis de costes.

Los proveedores se asignan a los artículos durante su alta o modificación, por lo que deben existir previamente en el sistema.

Este apartado se refiere únicamente a la gestión de proveedores como entidad, no a códigos de artículos ni a asignaciones (ver documentación de Artículos para esos temas).

1.1 Cómo acceder a la pantalla de Proveedores

1. Accede al menú Control y Gestión.
2. Selecciona la opción Pedidos, Proveedores y Almacenes.
3. Accede a la ficha de Proveedores.

1.2 Alta de un proveedor

Crear un proveedor permite registrar una entidad suministradora que posteriormente podrá asignarse a los artículos.

Pasos

1. Accede a la pantalla de Proveedores.
2. Sitúate en la casilla Código.
3. Cuando aparezca el buscador de proveedores, pulsa la tecla ESC.
4. Se abrirá una ficha nueva en blanco para el alta del proveedor.
5. Rellena los siguientes campos:

Campos generales

• Código (obligatorio): identificador único de 3 caracteres. Se recomienda que tenga relación con el nombre del proveedor para facilitar su identificación.
• Identifica: código adicional que puede usarse para la búsqueda.
• Código Cliente del Proveedor: código que el proveedor te asigna como cliente.
• Nombre (obligatorio): nombre del proveedor.
• Contacto: persona de contacto del proveedor.
• Domicilio, Población, Provincia, País, Código Postal: datos de la dirección del proveedor.
• Datos de contacto: teléfono, e-mail, dirección.
• NIF / DNI: número de identificación fiscal del proveedor.

Datos de trazabilidad (obligatorios si el proveedor suministra tabaco)

• Código de Operador Económico (EOID): obligatorio si el proveedor suministra productos de tabaco.
• Código FID: necesario para una correcta gestión de la trazabilidad del tabaco. Sin FID informado, no será posible trazar pedidos ni devoluciones de ese proveedor.

1. Pulsa Intro para avanzar por las casillas o Insert / Guardar para guardar el proveedor.

1.3 Modificar un proveedor

Permite actualizar los datos de un proveedor existente.

Pasos

1. Accede a la pantalla de Proveedores.
2. Busca el proveedor introduciendo directamente su código o utilizando la lupa para buscarlo en el listado.
3. Selecciona el proveedor y pulsa Intro.
4. Modifica los campos necesarios.
5. Pulsa Insert / Guardar para guardar los cambios.

Importante

El código del proveedor no se puede modificar. Si necesitas cambiarlo, debes dar de baja el proveedor actual y crear uno nuevo con el nuevo código.

1.4 Dar de baja un proveedor

Permite eliminar un proveedor que ya no se utiliza.

Pasos

1. Accede a la pantalla de Proveedores.
2. Selecciona el proveedor que deseas eliminar.
3. Pulsa la tecla F5 Baja.
4. Confirma la operación cuando el sistema lo solicite.

Condiciones obligatorias

Para poder dar de baja un proveedor:

• No debe tener pedidos pendientes.
• Su saldo debe ser cero en la cuenta de proveedor.

Si no se cumplen estas condiciones, el sistema mostrará un mensaje indicando el motivo.

1.5 Proveedor sin código FID en trazabilidad

Si al realizar una operación de trazabilidad aparece un aviso indicando que el proveedor no tiene código FID, significa que el campo FID no está configurado en la ficha del proveedor.

Pasos para configurar el FID

1. Acceder al módulo Proveedores.
2. Buscar el proveedor correspondiente.
3. Abrir su ficha.
4. Revisar el campo FID.
5. Introducir el código correcto proporcionado por el proveedor.
6. Guardar los cambios.

Una vez configurado, el proveedor quedará correctamente preparado para operaciones de trazabilidad y PDA. Para el detalle del uso del FID en trazabilidad, ver documentación de Trazabilidad.

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2. Gestión de pedidos

La sección Pedidos y Proveedores de Estancos Élite permite gestionar y generar órdenes de compra a proveedores, ofreciendo un control completo sobre las compras, el inventario y la reposición de productos.

Desde este módulo es posible crear pedidos manuales, automáticos, reutilizar pedidos existentes y gestionar su entrada en stock. El envío al proveedor se cubre en la sección 3, la entrada en stock en la sección 4, y los portales concretos en las secciones 5, 6 y 7.

2.1 Cómo acceder a la gestión de pedidos

1. Accede a Control y Gestión.
2. Selecciona Pedidos, Proveedores y Almacenes.

2.2 Tipos de pedidos disponibles

El programa ofrece distintos tipos de pedidos, adaptados a las necesidades del negocio.

Pedido en Blanco

Permite crear un pedido desde cero, con una tabla de artículos vacía. Es ideal para pedidos puntuales o cuando se desea introducir los artículos manualmente.

Pasos:

1. Accede a Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. En Nombre de pedido pulsa Intro y selecciona Pedido Nuevo en Blanco.
3. Introduce el nombre del pedido. Al pulsar Intro pedirá el proveedor.
4. Añade los artículos manualmente o mediante el buscador.
5. Revisa el pedido.
6. Envía el pedido al proveedor pulsando F8 Enviar, o exporta el pedido desde F7 Listados.

Pedido de Plantilla

Permite crear un pedido nuevo a partir de uno ya existente, reutilizando su estructura.

Pasos:

1. Accede a Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. En Nombre de pedido pulsa Intro y selecciona Pedido Nuevo de Plantilla.
3. Introduce un nuevo nombre para el pedido.
4. Selecciona el pedido que servirá como plantilla.
5. Indica si deseas conservar o no las cantidades.
6. Ajusta el pedido si es necesario.
7. Envía el pedido al proveedor pulsando F8 Enviar, o exporta el pedido desde F7 Listados.

Pedido Automático

El sistema genera automáticamente el pedido basándose en el historial de ventas del proveedor y teniendo en cuenta los lotes mínimos.

Pasos:

1. Accede a Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. En Nombre de pedido pulsa Intro y selecciona Pedido Nuevo Automático.
3. Introduce el nombre del pedido.
4. Selecciona la antigüedad de ventas y el proveedor.
5. Revisa y ajusta el pedido.
6. Envía el pedido al proveedor pulsando F8 Enviar, o exporta el pedido desde F7 Listados.

Importante: esta opción se utiliza para generar pedidos automáticos basados en ventas realizadas en el programa. No debe utilizarse para productos recogidos directamente en tienda, ya que estos pedidos deben crearse manualmente como Pedido nuevo en blanco (ver sección 4.5).

Pedido de Selección

Pedido automático avanzado que permite seleccionar artículos según ventas, filtros y parámetros personalizados.

Pasos:

1. Accede a Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. En Nombre de pedido pulsa Intro y selecciona Pedido Nuevo de Selección.
3. Define los filtros: Familia, Subfamilia o Proveedor; Fechas de venta; Porcentaje corrector; Considerar stock mínimo (S/N); Mostrar todos los artículos (S/N); Terminal; Promotor / Fabricante; Ver sugerencia de compra (S/N); Compras desde.
4. Confirma si deseas tener en cuenta otros pedidos pendientes.
5. Revisa la tabla generada.
6. Ajusta cantidades si es necesario.
7. Envía o exporta el pedido desde F7 Listados.

2.3 Modificar un pedido antes de enviarlo

Mientras el pedido no haya sido enviado al proveedor, es posible modificar su contenido. Para eliminar un artículo añadido por error o que ya no se necesita:

1. Accede a Control y Gestión y de ahí a Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. Localiza el pedido.
3. Abre el pedido en pantalla.
4. Sitúate sobre la línea del artículo que deseas eliminar.
5. Utiliza la opción Eliminar línea o la tecla SUPR.
6. Revisa nuevamente el pedido antes de enviarlo.

Esto permite corregir artículos añadidos por error antes de enviar el pedido al proveedor.

Si el pedido ya ha sido enviado al proveedor, la modificación deberá realizarse directamente con el proveedor (ver sección 3.5).

2.4 Eliminar un pedido

Para eliminar un pedido:

1. Accede a Control y Gestión y de ahí a Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. Localiza el pedido.
3. Abre el pedido en pantalla.
4. Pulsa F5 para eliminarlo.

Importante

Una vez eliminado, el pedido no puede recuperarse. Antes de eliminarlo, asegúrate de que no lo necesitas o de haber guardado la información necesaria.

Recuperación de un pedido eliminado

No es posible recuperar un pedido eliminado desde el sistema. Si es necesario, deberá crearse un nuevo pedido manualmente con los mismos datos.

2.5 Imprimir o exportar un pedido

En cualquier momento es posible generar un listado del pedido.

Pasos

1. Pulsa F7 – Listados desde la pantalla del pedido.
2. Selecciona los campos que deseas incluir en el listado.
3. Define el orden en el que se imprimirán los campos.
4. Elige el tipo de salida: I para impresora, A para Excel o TXT, P para PDF.
5. Pulsa F7 – Imprimir para generar el listado.

Esto permite consultar o imprimir el pedido cuando sea necesario, incluso sin conexión al portal del proveedor.

2.6 Otras funcionalidades de la pantalla de pedidos

En la pantalla de pedidos existen atajos que permiten organizar y consultar la información de forma más rápida. Estos cambios afectan solo a la visualización en ese equipo y no se sincronizan automáticamente con otros ordenadores.

Orden de columnas (F11)

Permite modificar la posición de las columnas. Sitúate en la columna que quieres mover y pulsa F11. La columna seleccionada pasará a la primera posición. Puedes repetir este proceso con otras columnas hasta dejar el orden deseado.

Ordenar datos (F9)

Permite ordenar la información de la columna seleccionada. Sitúate en la columna que quieres ordenar y pulsa F9. Si la columna es de texto, se ordena alfabéticamente. Si es numérica, de mayor a menor o al contrario. Puedes pulsar varias veces para cambiar el tipo de orden.

Guardar configuración de columnas (Alt + R)

Permite guardar el orden actual de las columnas y la disposición actual de la pantalla. Uso recomendado: después de organizar las columnas a tu gusto, utiliza esta opción para mantener la configuración en ese equipo.

Fijar columnas (Bloq Despl)

Permite fijar columnas en pantalla para que permanezcan visibles al desplazarte horizontalmente, similar a Excel. Activa la tecla Bloq Despl y sitúate en la columna deseada. Las columnas quedarán fijas para facilitar la visualización de datos.

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3. Envío de pedidos a proveedores

Una vez creado el pedido en el módulo de Gestión de Pedidos (sección 2), el envío al proveedor puede realizarse por dos vías: envío integrado a Logista mediante F8 – Enviar (recomendado por su integración nativa), o envío a través de otros portales de proveedor configurados.

3.1 Envío a Logista desde Gestión de Pedidos (F8)

Al pulsar F8 – Enviar, el programa transmite el pedido a Logista y este queda registrado en su sistema (Portal Logista) para su finalización.

No es necesario acceder al módulo del programa Portal Logista para realizar el envío, ya que el proceso se realiza íntegramente desde la gestión de pedidos.

Esta opción está disponible para cualquier tipo de pedido (en blanco, plantilla, automático o de selección).

3.2 Envío por portales de otros proveedores

Para enviar un pedido por un portal de otro proveedor (Comet, Global Premium, Estanclick, Aldista, DTC), primero es necesario crear el pedido desde el apartado de Pedidos y Proveedores. Una vez creado, se envía desde el portal correspondiente.

Requisitos previos

Para poder realizar este proceso, es necesario cumplir los siguientes requisitos:

• Tener dado de alta, configurado y activado el portal del proveedor correspondiente (ver sección 7.2).
• Tener configurado el gestor de correo en el programa.
• Disponer de conexión a internet.

El funcionamiento es similar para los portales integrados: Comet, Logista, Global Premium, Portal Estanclick y Aldista.

Pasos generales

1. Acceder a Control y Gestión.
2. Entrar en Portales de Proveedores.
3. Seleccionar el proveedor al que queremos enviar el pedido.
4. Entrar en la pestaña Pedidos.
5. Pulsar Enviar nuevo pedido.
6. Se abrirá la pantalla Selección de pedidos.
7. Seleccionar el pedido que queremos enviar.
8. Pulsar Intro.
9. El programa preguntará si queremos enviar el pedido. Responder Sí.

El pedido queda enviado al proveedor seleccionado a través de su portal correspondiente.

Notas importantes

• El pedido debe estar creado previamente desde Pedidos y Proveedores.
• No se puede enviar un pedido por portal si el portal del proveedor no está configurado o activado.
• Si el gestor de correo no está correctamente configurado, el envío del pedido por email puede fallar.
• Sin conexión a internet no será posible realizar el envío.
• Cada proveedor debe tener correctamente configurado su propio portal.

3.3 Tipo de pedido en Logista (Ordinario o Extraordinario)

Al enviar un pedido a Logista con F8, el sistema permite elegir entre:

• Ordinario
• Extraordinario

Selecciona el tipo de pedido correspondiente antes de confirmar el envío.

3.4 Qué pasa después del envío (finalización en el portal web)

Cuando envías un pedido desde el programa a Logista, el envío es solo el primer paso. En el portal web de Logista, el pedido aparecerá como enviado desde el terminal, pero no queda finalizado automáticamente.

Para completar el proceso, debes:

• Acceder a la web de Logista.
• Localizar el pedido enviado.
• Finalizar o confirmar el pedido desde el propio portal.

Hasta que no completes este paso en la web de Logista, el pedido no quedará totalmente tramitado.

3.5 Modificar un pedido ya enviado a Logista

No es posible modificar un pedido desde el programa una vez ha sido enviado a Logista. Cuando el pedido ya ha sido enviado, queda registrado en el portal de Logista y el programa no permite añadir ni modificar artículos.

Qué hacer en este caso

Existen dos opciones:

1. Acceder al portal web de Logista, localizar el pedido enviado y añadir los productos si el portal lo permite.
2. Si no es posible modificarlo desde la web, contactar con Logista para solicitar la modificación del pedido.

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4. Recepción y entrada en stock

Introducir un pedido recibido en stock es un paso fundamental para que el sistema refleje correctamente la realidad del negocio. Este proceso actualiza las existencias, costes y movimientos de almacén según la mercancía realmente recibida del proveedor.

4.1 Introducir un pedido creado en el programa

Cuándo usar este método

• Cuando el pedido fue creado previamente en Estancos Élite.
• Cuando se recibe la mercancía junto con la factura del proveedor.

Pasos

1. Accede a Pedidos y Proveedores.
2. Pulsa el icono de la lupa para acceder a las opciones.
3. Selecciona Buscar Pedido existente.
4. Busca y selecciona el pedido correspondiente.
5. Revisa el pedido y compáralo con la factura del proveedor: ajusta costes si es necesario y modifica cantidades si hay diferencias.
6. Pulsa F2 Entrar stock para introducir el pedido en el almacén.

4.2 Introducir un pedido descargado del portal de Logista

Cuándo usar este método

• Cuando el pedido se ha realizado directamente desde el portal de Logista.
• Cuando deseas importar automáticamente los pedidos entregados.

Pasos

1. Accede a Portales de Proveedores.
2. Selecciona Portal de Logista.
3. Asegúrate de que el portal esté actualizado: pulsa F2 para descargar clientes; pulsa F3 para descargar artículos.
4. Accede a la cuarta pestaña: Pedidos.
5. Pulsa Ver Pedidos Entregados.
6. Selecciona el pedido utilizando la fecha como referencia.
7. Verifica que el pedido sea correcto.
8. Pulsa F2 para entrar el pedido en stock, o F4 para guardarlo y modificar si fuera necesario.

Cómo identificar un precio incorrecto en un parcial de la saca

Si detectas diferencias de precio al revisar el pedido, es necesario comparar los parciales de la saca con la factura recibida del proveedor. La factura es la referencia válida para comprobar los precios. Comparando ambos, podrás identificar qué parcial o artículo no coincide en precio.

4.3 Relación con la trazabilidad

Si el pedido contiene productos de tabaco, será necesario realizar la trazabilidad al recibir la mercancía. Los distintos métodos de trazado (manual, rápido, vinculado o no a pedido) se explican en la documentación de Trazabilidad, sección "Trazabilidad en la recepción de pedidos".

4.4 Pedido introducido en stock dos veces

Si un pedido se ha introducido en stock más de una vez, el stock de los artículos quedará duplicado. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si se vuelve a entrar un pedido ya introducido.

Cómo identificar el problema

• El stock de los artículos es superior al esperado tras la entrada del pedido.
• El mismo pedido se ha introducido en stock más de una vez.
• El sistema ha mostrado un aviso indicando que el pedido ya estaba introducido.

Cómo corregirlo

Para ajustar el stock correctamente, realizar una salida de stock (F3) con las mismas cantidades que se introdujeron de forma incorrecta. De este modo, el stock volverá a su valor correcto.

Aviso preventivo

Si se intenta introducir en stock un pedido que ya ha sido registrado anteriormente, el sistema mostrará un aviso indicando que ya fue introducido. Si aun así se procesa de nuevo, el stock quedará duplicado.

4.5 Productos recogidos directamente en tienda

Cuando los productos se han recogido directamente en tienda (por ejemplo, en Logista), no deben gestionarse mediante descarga desde el portal. En estos casos, es necesario crear un pedido manual.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Pedidos, Proveedores y Almacenes.
3. Pulsa Intro en Nombre de pedido.
4. Selecciona Pedido nuevo en blanco.
5. Introduce manualmente los artículos correspondientes.
6. Guarda el pedido y continúa con el proceso habitual.

Importante

• Estos pedidos no se pueden descargar desde el Portal de Logista, ya que no han sido generados allí.
• El pedido automático tampoco aplica en este caso.
• Este procedimiento permite registrar correctamente la mercancía recogida físicamente.

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5. Portal Logista

El Portal Logista en Estancos Élite es una herramienta integrada que permite al estanco comunicarse directamente con la distribuidora Logista desde el propio programa, sin necesidad de realizar gestiones externas.

5.1 Cómo acceder al Portal Logista

Dos formas de acceso

• Desde Estancos Élite (portal integrado): no se utiliza usuario ni contraseña. El acceso se realiza mediante los datos de activación facilitados por Logista (código SAP, código de cliente y GUID).
• Desde la web de Logista: se accede con usuario y contraseña facilitados directamente por Logista.

Pasos para acceder desde el programa

1. Accede al menú Control y Gestión.
2. Selecciona Portales de Proveedores.
3. Elige Portal Logista.

Desde esta pantalla también es posible acceder directamente a la web de Logista pulsando F4 Web Logista.

5.2 Requisitos previos para activar el Portal Logista

Para utilizar el Portal Logista, es necesario que el módulo esté activado previamente en Parámetros y Configuración, Módulos, Portales de Proveedores.

Durante la activación se solicitarán datos facilitados por Logista, como:

• Código SAP
• Código de cliente
• GUID

Los datos para la activación deben solicitarse previamente a Logista con la suficiente antelación. Sin esta información, el sistema no podrá activarse ni utilizar el portal.

5.3 Descargas del Portal Logista

El apartado Descargas permite actualizar la información de Logista en la base de datos del programa. Desde este apartado se descargan datos de cliente, artículos y precios.

Descargas rápidas (dentro del portal)

• F2: descarga y actualiza los datos específicos del cliente de Logista.
• F3: descarga y actualiza los artículos y precios de Logista.

Descarga completa (recomendada tras cambios importantes)

Cuando el portal no se descarga correctamente o hay errores al enviar pedidos, puede ser necesario realizar una descarga completa:

• Alt + F2: descargar clientes (descarga completa).
• Alt + F3: descargar artículos (descarga completa).

Ver sección 10.5 para el detalle de cuándo aplicar la descarga completa.

5.4 Apartado Artículos

Muestra el maestro de artículos de Logista, con información como código de proveedor, PVP, lote mínimo y estado del artículo.

Desde este apartado se pueden:

• Consultar artículos pulsando F2.
• Buscar por descripción.
• Imprimir listados pulsando F3.
• Ordenar por columnas pulsando F9.

Este apartado es solo informativo y no modifica directamente los artículos del sistema.

5.5 Apartado Pedidos del Portal Logista

Permite gestionar la comunicación de pedidos entre Estancos Élite y Logista.

Importante: la creación y envío de pedidos a Logista se realiza desde el módulo de Gestión de Pedidos, mediante la opción F8 – Enviar (ver sección 3.1). Este apartado del portal no permite crear ni enviar pedidos, solo consultarlos.

Ver pedidos procesados

Permite consultar pedidos que ya han sido tramitados por Logista pero aún no entregados. Es solo para consulta y se puede imprimir.

Ver pedidos entregados

Permite consultar y entrar en stock los pedidos ya entregados por Logista (sacas). Ver sección 4.2 para el proceso completo.

Calendario de sacas

Muestra las fechas límite de envío y las fechas de entrega de las sacas de Logista. Se pueden añadir avisos automáticos a la agenda del programa (ver sección 5.7).

Datos generales

Permite consultar los datos generales del estanco descargados desde Logista.

5.6 Actualización de precios desde Portal Logista

Permite sincronizar los precios de los artículos de Logista. Es fundamental tener el código de proveedor y el proveedor asignados correctamente en la ficha del artículo.

La actualización puede realizarse:

• De forma automática al iniciar el programa.
• De forma semiautomática desde el portal.
• De forma manual artículo a artículo.

Para conocer los pasos completos y la resolución de incidencias, consulta el detalle en la documentación de Artículos, sección "Cambio de precios de artículos".

Consultar artículos con precios modificados

Dentro del proceso de actualización de precios, es posible consultar qué artículos han cambiado su precio:

1. Acceder a Control y Gestión.
2. Entrar en Portal Logista.
3. Ir a la pestaña Actualización de precios.
4. Pulsar F6 – Modificados.

El sistema mostrará un listado con los artículos que han tenido cambios de precio, incluyendo precio anterior y precio nuevo.

Importante

• Este listado es temporal.
• Se elimina automáticamente al realizar una nueva descarga de precios.
• Esto ocurre aunque no haya cambios en la nueva descarga.

Si necesitas conservar esta información, se recomienda imprimir el listado o exportarlo antes de realizar una nueva descarga.

5.7 Descargar calendario de sacas y avisos en agenda

Este procedimiento permite descargar el calendario de sacas desde Logista y configurar avisos en el sistema.

Cómo descargar el calendario

1. Accede a Portales de Proveedores.
2. Entra en Portal Logista.
3. Pulsa F2 – Cliente (Realizar descarga).
4. Accede a la pestaña Calendario de sacas.
5. Pulsa Intro.

El sistema descargará las sacas disponibles y mostrará las fechas correspondientes.

Añadir aviso en agenda

Si deseas que el sistema avise de las sacas, desde el calendario de sacas pulsa F8 – Poner en agenda.

Configuración importante para que funcionen los avisos

Para que funcionen los avisos en agenda, debe configurarse el siguiente parámetro:

• Ruta: Parámetros y Configuración, Parámetros locales.
• Parámetro: número 18.
• Valor: S.

Si este parámetro no está activado, no se generarán avisos en la agenda.

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6. Portal Comet

El Portal Comet es una herramienta diseñada para facilitar la gestión del estanco con la distribuidora Comet. A través de esta utilidad, se pueden actualizar precios y enviar pedidos (sacas).

6.1 Cómo acceder al Portal Comet

1. Accede al menú Control y Gestión.
2. Selecciona Portales de Proveedores.
3. Elige Portal Comet.

Desde esta pantalla también es posible acceder directamente a la web de Comet pulsando F4 Web Comet.

6.2 Requisitos previos para activar el Portal Comet

Para utilizar el Portal Comet, es necesario que el módulo esté activado previamente en Parámetros y Configuración, Módulos, Portales de Proveedores.

Durante la activación se solicitarán datos como código cliente y expendeduría.

6.3 Descargas y actualización de precios

Descargas

Este apartado permite mantener la información de Comet actualizada en la base de datos, lo cual es crucial para la correcta gestión de precios y artículos.

Pulsa F3 para descargar los Artículos y precios de Comet desde su portal.

Actualización de precios

Permite sincronizar los precios de los artículos de Comet. Es fundamental tener el código de proveedor y el proveedor asignados correctamente en la ficha del artículo.

La actualización puede realizarse:

• De forma automática al iniciar el programa.
• De forma semiautomática desde el portal.
• De forma manual artículo a artículo.

Para conocer los pasos completos y la resolución de incidencias, consulta el detalle en la documentación de Artículos, sección "Cambio de precios de artículos".

6.4 Apartado Artículos del Portal Comet

Muestra el maestro de artículos de Comet, con información como código de proveedor, PVP, lote mínimo y estado del artículo.

Desde este apartado se pueden:

• Consultar artículos pulsando F2.
• Buscar por descripción.
• Imprimir listados pulsando F7.
• Ordenar por columnas pulsando F9.

Este apartado es solo informativo y no modifica directamente los artículos del sistema.

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7. Otros portales de proveedores

El programa Estancos Élite permite activar hasta 6 portales de proveedores. Además de Logista (sección 5) y Comet (sección 6), están disponibles otros portales que se activan y funcionan de forma similar.

7.1 Portales disponibles

• Portal Global Premium
• Portal Estanclick
• Portal Aldista
• Portal DTC

7.2 Activación de portales adicionales

Para activar cualquier portal adicional:

1. Accede al menú Control y Gestión.
2. Entra en Módulos.
3. Accede a Activación Portales.
4. Selecciona el portal que quieres activar.
5. Pulsa F5 para introducir los datos correspondientes al proveedor.

Una vez activados los portales con los que se va a trabajar, se accede desde el menú Control y Gestión, Portales de Proveedores. Desde ahí se selecciona el portal del cual se quiere hacer una descarga o consulta y se accede a las distintas pestañas.

El funcionamiento de estos portales es equivalente al de Logista y Comet en cuanto a estructura de pestañas (Descargas, Actualización de precios, Artículos, Pedidos), aunque los datos de activación son específicos de cada proveedor.

7.3 Envío de pedidos por email a proveedores

Para el envío de pedidos a través de portales de otros proveedores, ver sección 3.2. El proceso es el mismo para Comet, Logista, Global Premium, Portal Estanclick y Aldista: crear el pedido desde Pedidos y Proveedores, entrar en el portal correspondiente, y usar la pestaña Pedidos para enviarlo.

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8. Catálogo Unificado (CU)

8.1 Qué es el Catálogo Unificado

El Catálogo Unificado (CU) es una base de datos centralizada que contiene información sobre los productos de tabaco y otros productos que pueden comercializarse en los estancos.

Trabajar con el Catálogo Unificado permite:

• Automatizar el proceso de alta de nuevos productos incluidos en el catálogo (como tabaco u otros artículos de proveedores relacionados con el tabaco).
• Actualizar los precios de las labores de tabaco y del timbre utilizando como referencia el BOE.
• Actualizar los precios de las labores de tabaco de cualquier proveedor.

Este catálogo no se utiliza para crear artículos manuales que no pertenecen a proveedores relacionados con el tabaco.

8.2 El papel del BOE en la actualización de precios

El BOE (Boletín Oficial del Estado) es el diario oficial del Estado español, donde se publican leyes, reglamentos y otras disposiciones normativas. En el sector del tabaco, el BOE publica las actualizaciones de precios regulados. Por este motivo es necesario mantener los precios de estos productos actualizados conforme a la normativa vigente.

Cuando la actualización de precios se realiza utilizando como fuente el BOE, se garantiza que el precio aplicado es el precio oficial publicado. De esta forma no se depende únicamente de la información proporcionada por los proveedores.

8.3 Sincronización entre productos del programa y el catálogo (concepto)

La sincronización es el proceso mediante el cual se vinculan los productos existentes en la base de datos del programa con los productos del Catálogo Unificado. Este proceso permite automatizar la actualización de precios y facilitar el alta de nuevos productos.

La sincronización implica

• Identificación de productos comunes: el sistema identifica los productos del programa que coinciden con los del Catálogo Unificado mediante identificadores únicos, códigos de proveedor y códigos de barras (EAN).
• Comparación de precios: una vez identificados los productos, el sistema compara el precio registrado en el programa con el precio actualizado publicado en el BOE.
• Actualización automática de precios: si se detectan diferencias, el sistema actualiza automáticamente el precio del producto para mantenerlo conforme a la normativa vigente.
• Alta automática de productos: si el sistema detecta un producto existente en el catálogo que no está dado de alta en el programa, puede realizar su alta de forma automática.

Para la operativa detallada de sincronización (Familias, Subfamilias, Proveedores, Artículos) ver sección 9.

8.4 Frecuencia del proceso de sincronización

La sincronización es un proceso automático que permite actualizar precios y detectar nuevos productos del catálogo.

Este proceso se ejecuta al salir del programa, una vez al día, y tiene en cuenta los productos que hayan sido dados de alta o modificados desde el software.

8.5 Consulta de novedades del catálogo

El sistema permite consultar los productos disponibles en el Catálogo Unificado desde la pantalla Novedades catálogo.

Cómo acceder

Control y Gestión, Catálogo Unificado, Novedades catálogo.

Desde esta pantalla se pueden consultar los productos existentes en el catálogo y las novedades recientes.

Los productos pueden aparecer identificados con las siguientes etiquetas:

• Novedad: productos creados en el catálogo en los últimos 7 días.
• Modificado: productos que han sufrido algún cambio reciente.

8.6 Alta de artículos desde Novedades

Desde la pantalla de novedades es posible dar de alta artículos en el sistema utilizando la información del catálogo.

Pasos

1. Seleccionar el producto deseado en el listado.
2. Acceder a la pantalla de información del producto.
3. Pulsar Insert / Alta.

8.7 Funciones disponibles en la pantalla de novedades

• F2 Selección: sitúa el cursor en el primer campo del apartado de selección.
• F6 Buscar: ejecuta la búsqueda utilizando los filtros definidos.
• F7 Imprimir: permite imprimir un listado de artículos.
• F8 Mostrar grilla: muestra el listado de artículos en formato de tabla.
• AvPag / RePag: permite avanzar o retroceder entre las páginas del listado.
• F9 Novedades: muestra únicamente los artículos marcados como novedad.
• F10 Modificaciones: muestra los artículos que han sido modificados.

8.8 Actualización manual de precios desde el Catálogo

La actualización de precios se realiza normalmente de forma automática al iniciar el programa.

Si es necesario realizar la actualización manualmente, se puede acceder desde Control y Gestión, Catálogo Unificado, Actualizar precios. Al pulsar la opción Actualizar, el sistema inicia el proceso de actualización de precios.

8.9 Error al descargar el Catálogo Unificado

Si al entrar en el programa aparece un mensaje indicando que no se puede descargar el catálogo unificado, se recomienda seguir estos pasos:

1. Cerrar completamente el programa.
2. Volver a abrir el programa nuevamente.
3. Comprobar si el mensaje ha desaparecido.

Si el error continúa

1. Acceder al apartado de Catálogo Unificado.
2. Forzar nuevamente la sincronización del catálogo.
3. Esperar a que finalice el proceso de sincronización.

Es recomendable disponer de conexión a internet activa durante la sincronización del catálogo.

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9. Sincronización del Catálogo Unificado

La sincronización del catálogo permite vincular los productos existentes en el programa con los productos del Catálogo Unificado. Esta vinculación es necesaria para que el sistema pueda identificar correctamente los productos, actualizar precios automáticamente y utilizar la información del catálogo al dar de alta artículos.

La gestión de la sincronización se realiza desde una pantalla específica del programa.

9.1 Qué significa que un artículo esté sincronizado

Un artículo está sincronizado cuando el producto del programa está vinculado con el mismo producto en el Catálogo Unificado.

Cuando un artículo está sincronizado, el sistema puede identificar correctamente el producto, comparar su precio con el precio publicado, y aplicar actualizaciones cuando corresponda.

9.2 Acceso a la pantalla de sincronización

Para acceder a la gestión de sincronización del catálogo:

Control y Gestión, Catálogo Unificado, Sincronizar catálogo.

Desde esta pantalla se pueden sincronizar distintos elementos del sistema: familias, subfamilias, proveedores y artículos.

9.3 Sincronización de Familias (F2)

En esta pantalla se muestra la relación entre las familias del programa y las familias del Catálogo Unificado.

Se visualizan los siguientes campos:

• Código Estancos: código de la familia en el programa.
• Nombre Estancos: nombre de la familia en el programa.
• Código catálogo: código de la familia en el Catálogo Unificado.
• Nombre catálogo: nombre de la familia en el Catálogo Unificado.

Para sincronizar una familia se puede seleccionar el código de catálogo desde el campo correspondiente, o utilizar el botón Insert Sincronizar en la fila deseada.

Es importante que las familias estén correctamente sincronizadas, ya que los artículos nuevos utilizarán la familia asociada en el catálogo.

9.4 Sincronización de Subfamilias (F4)

Esta pantalla muestra la relación entre las subfamilias del programa y las subfamilias del Catálogo Unificado.

Se muestran los siguientes campos: Código Estancos, Nombre Estancos, Código catálogo y Nombre catálogo.

La sincronización se puede realizar seleccionando el código de catálogo o utilizando el botón Insert Sincronizar.

Es importante que las subfamilias estén correctamente sincronizadas para que los artículos nuevos se asignen correctamente.

9.5 Sincronización de Proveedores (F6)

En esta pantalla se muestra la relación entre los proveedores del programa y los proveedores del Catálogo Unificado.

Los campos visibles son: Código Estancos, Nombre Estancos, Código catálogo y Nombre catálogo.

Para sincronizar un proveedor se puede seleccionar el proveedor correspondiente del catálogo o utilizar Insert Sincronizar.

Proveedores disponibles en el catálogo

• ALDISTA
• COMET
• DTC
• ESTANCLICK
• LA CASA DEL TABACO
• LOGISTA

9.6 Sincronización de Artículos (F7)

En este apartado se gestiona la sincronización entre los artículos del programa y los artículos del Catálogo Unificado. La pantalla muestra información de los artículos del sistema y su correspondencia con los artículos del catálogo.

Primeras columnas (artículos del programa)

• Descripción Estancos
• Proveedor
• Código proveedor

Columnas finales (artículos del Catálogo Unificado)

• Descripción Catálogo
• Proveedor
• Código proveedor

Si el artículo dispone de códigos de barras, estos se muestran en el apartado Códigos de barras de Estancos.

Funciones para sincronizar artículos

• F12 Sincronizar: permite sincronizar todos los artículos de una familia con el Catálogo Unificado. Al utilizar esta función se debe indicar el código de la familia del programa. La sincronización se realiza utilizando el código de proveedor del artículo y el código de barras (EAN).
• F6 Añadir sincronización: permite sincronizar manualmente un artículo que todavía no está vinculado con el catálogo. Al utilizar esta opción se muestra un listado de artículos del Catálogo Unificado para seleccionar el artículo correspondiente.
• F8 Sincronización manual por EAN: permite sincronizar un artículo introduciendo directamente su código de barras (EAN).

9.7 Funciones adicionales de la pantalla de sincronización

F3 Pendientes

Muestra un listado de artículos que no han podido sincronizarse. Esto puede ocurrir cuando el artículo no dispone de los datos necesarios para identificarlo en el catálogo, como el código de proveedor o el EAN. En estos casos, las columnas correspondientes al catálogo aparecen vacías.

El botón cambia entre Pendientes, Sincronizados y Todos para mostrar distintos tipos de artículos.

F5 Eliminar sincronización

Permite eliminar la vinculación entre un artículo del programa y el artículo correspondiente del Catálogo Unificado. Esta opción se activa al seleccionar un artículo que ya está sincronizado.

F9 Discrepancias

Muestra situaciones que requieren revisión en la sincronización. En esta pantalla se pueden visualizar:

• Artículos sincronizados cuyo PVP es diferente entre el programa y el catálogo.
• Artículos duplicados.
• Artículos en los que un registro contiene el código de proveedor y otro contiene el EAN, pero ambos corresponden al mismo producto del catálogo.

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10. Solución de problemas y casos frecuentes

Esta sección recoge los problemas más habituales relacionados con pedidos a proveedores y el portal de Logista, junto con las acciones recomendadas para solucionarlos. Los casos descritos pueden ocurrir durante el envío de pedidos, la descarga del portal o la gestión de artículos del proveedor.

10.1 Pedido enviado pero no aparece en Logista

Este problema puede ocurrir cuando el pedido se ha enviado desde el programa pero no se refleja correctamente en el portal de Logista. En este caso se recomienda reenviar el pedido utilizando un nombre diferente para evitar conflictos con envíos anteriores.

Antes de intentar reenviar, actualizar el Portal Logista

Accede a Control y Gestión, Portales Proveedores, Portal Logista, y realiza las siguientes opciones:

• Alt + F2 – Descargar datos.
• Alt + F3 – Descargar pedidos.

Una vez realizadas ambas descargas

1. Accede desde Control y Gestión, Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. Busca el pedido existente y selecciona el que quieres reenviar.
3. Pulsa F8 – Enviar a Logista.
4. Selecciona la opción Reenviar a Logista.
5. En la pantalla de envío, modifica el campo Código Pedido introduciendo un nombre distinto.
6. Confirma el envío.

Cambiar el nombre del pedido evita conflictos con envíos anteriores ya enviados al portal.

10.2 Pedido duplicado enviado dos veces al portal

No es posible eliminar pedidos del portal de Logista desde el programa. Todo lo relacionado con pedidos ya enviados y gestionados en el portal web de Logista debe realizarse directamente en el propio portal o a través de Logista.

Qué puedes hacer

• Acceder al portal web de Logista y comprobar si permite la modificación o eliminación del pedido.
• Si no es posible, contactar con Logista para que gestionen la incidencia.

10.3 Código de proveedor incorrecto en un artículo

Si un artículo tiene asignado un código de proveedor incorrecto, el pedido puede no coincidir con el producto recibido. Esto puede provocar situaciones como que el proveedor envía un artículo diferente al solicitado, que el producto recibido no corresponde con el pedido, o diferencias entre lo pedido y lo entregado (por ejemplo, en Logista o Comet).

Solución

Revisar y corregir el código de proveedor desde la ficha del artículo.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión, Artículos y Prensa.
2. Introduce el código del artículo.
3. Localiza el campo CODPROV.
4. Pulsa la lupa para seleccionar el código de artículo del proveedor correcto. Si sabes el código, indícalo directamente y ve al paso 6.
5. Pulsa F2 para buscar el artículo en el maestro del proveedor.
6. Selecciona el producto y pulsa Intro / Aceptar.
7. Guarda los cambios con Insert / Guardar.

10.4 Producto recibido no coincide con el pedido

Si al recibir un pedido el producto no coincide con el solicitado, puede deberse a código de proveedor incorrecto en el artículo, error en la selección del producto, o desactualización del portal.

Comprobaciones recomendadas

• Revisar el campo Cod.Prov en la ficha del artículo.
• Verificar que el código corresponde exactamente al producto del proveedor.
• Actualizar el portal (descarga de artículos) si es necesario.

10.5 Problemas con la descarga del portal de Logista

Si el portal no se descarga correctamente o aparecen errores al enviar pedidos, puede ser necesario realizar una descarga completa del portal.

Este problema puede provocar situaciones como

• Artículos que no se pueden enviar.
• Errores al enviar pedidos.
• Artículos que el sistema no reconoce.
• El mensaje "Este artículo NO pertenece a la Sociedad del pedido".

Solución: descarga completa del portal

1. Accede a Control y Gestión, Portales de Proveedores, Portal de Logista.
2. Realiza la descarga completa:

• Alt + F2: descargar clientes.
• Alt + F3: descargar artículos.

1. Verifica nuevamente los pedidos e intenta enviarlos otra vez.

10.6 Error al enviar el pedido

Si no es posible enviar el pedido, realiza las siguientes comprobaciones:

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Pedidos y Proveedores.
3. Accede a Portal Logista.
4. Realiza la descarga pulsando Alt + F2 y Alt + F3.
5. Una vez finalizada la descarga, vuelve a Gestión de pedidos.
6. Reenvía de nuevo el pedido.

10.7 Aparecen datos del antiguo titular tras cambio de titularidad

Si después de un cambio de titular, al realizar un pedido siguen apareciendo los datos del antiguo titular, normalmente se debe a que la descarga del Portal de Logista no se ha realizado correctamente.

Pasos recomendados

1. Acceder a Control y Gestión, Portales de Proveedores, Portal Logista.
2. Realizar nuevamente las descargas:

• Alt + F2
• Alt + F3

1. Es necesario esperar a que ambas descargas finalicen correctamente.

Una vez finalizadas, acceder a la pestaña Datos Generales y comprobar que ya aparecen los datos del titular actual.

Si después de las descargas continúan apareciendo los datos del anterior titular

Será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para revisar la GUID del cliente.

10.8 Añadir un artículo a un pedido ya enviado a Logista

No es posible modificar un pedido desde el programa una vez ha sido enviado a Logista. Ver sección 3.5 para el detalle.

10.9 Modificar un pedido descargado del portal de Logista

Cuando un pedido se ha realizado o descargado desde el portal de Logista, es necesario guardarlo como pedido editable antes de introducirlo en stock.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión, Portales de Proveedores, Portal de Logista.
2. Asegúrate de tener el portal actualizado: F2 Descargar clientes, F3 Descargar artículos.
3. Accede a la pestaña Pedidos.
4. Selecciona Ver Pedidos Entregados.
5. Selecciona el pedido por fecha.
6. Pulsa F4 para guardarlo e introduce un nombre.
7. Una vez guardado, ve a Pedidos, Proveedores y Almacenes.
8. Busca el pedido guardado.
9. Revisa costes y cantidades según la factura.
10. Pulsa F2 – Entrar Stock.

Para más información sobre la entrada en stock, ver sección 4.2.

10.10 Imprimir o consultar un pedido si no hay conexión a Internet

Si no hay conexión en el momento de enviar la saca, es posible generar un listado del pedido. Esto permite consultar o imprimir el pedido aunque no haya conexión con el portal del proveedor.

Pasos

1. Accede a Control y Gestión, Pedidos, Proveedores y Almacenes.
2. Busca el pedido con la lupa.
3. Pulsa F7 – Imprimir.
4. Introduce un título para el listado.
5. Selecciona los datos a imprimir (descripción, código proveedor, etc.).
6. Elige el tipo de salida: I Impresora, A Excel / TXT, P PDF.
7. Pulsa F7 para generar el listado.

Prensa

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title: Prensa
scope: Gestión completa de artículos de prensa en Estancos Élite (alta, entradas diarias, devoluciones, reservas y suscripciones, seguimiento de faltas)
consolidated_from: [Alta_de_Artículos_de_prensa, Entradas_de_prensa, Devoluciones_de_prensa, Reservas_Suscripciones_y_Vinculados, Seguimiento_de_faltas]

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Prensa

Alcance de este documento

Este documento cubre la gestión de artículos de prensa en Estancos Élite: el alta de artículos de prensa con sus particularidades (agrupación semanal, IVA reducido, código único de suministrador); la entrada diaria de ejemplares y el ajuste de la retención; las devoluciones de prensa (manuales y automáticas); las reservas y suscripciones de prensa vinculadas a clientes; y el seguimiento de faltas de entregas.

Este documento no cubre:

• El alta general de artículos que no son prensa. Ver la documentación de Artículos.
• La configuración del módulo de prensa como funcionalidad opcional. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.
• Los pedidos generales al distribuidor de prensa. Ver la documentación de Pedidos.

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1. Alta de artículos de prensa

1.1 Particularidades de los artículos de prensa

Los artículos de prensa tienen algunas diferencias respecto al resto de artículos. Su familia y subfamilia identifican que son prensa (habitualmente en subfamilias específicas). Suelen tener IVA reducido, según la normativa vigente. Se identifican con un código único de suministrador o distribuidor. Se agrupan a menudo por periodicidad: diaria, semanal, mensual.

1.2 Acceso al alta

Se accede desde Control y Gestión, Prensa, Alta de artículos de prensa. También puede accederse desde el módulo general de artículos si el artículo se registra manualmente.

1.3 Datos principales del alta

Código del artículo. Se introduce el código con el que se identifica el artículo en el sistema. Si el artículo se recibe del distribuidor con un código preasignado, se utiliza ese código.

Descripción. Nombre del artículo (por ejemplo: "El País", "Marca sábado").

Suministrador o distribuidor. Se selecciona el suministrador del artículo, habitualmente Logista Publicaciones u otro distribuidor de prensa.

Familia y subfamilia. Se asigna la familia correspondiente a prensa. La subfamilia distingue por periodicidad (diaria, dominical, revistas) según la configuración de cada negocio.

PVP. Precio de venta al público.

IVA. Se asigna el tipo de IVA correspondiente. Habitualmente, prensa tiene IVA reducido o superreducido según la normativa vigente.

1.4 Periodicidad y agrupación

En los artículos de prensa es habitual configurar la periodicidad para que el sistema pueda gestionar correctamente las entradas y devoluciones.

Ejemplos habituales de periodicidad. Diaria: cada día se recibe un ejemplar. Semanal: se recibe un día concreto de la semana. Quincenal o mensual: según el tipo de publicación.

1.5 Consideraciones para el alta

Los artículos de prensa se dan de alta con el código y la información que envía el distribuidor. No es recomendable modificar códigos oficiales, ya que pueden afectar a las entradas y devoluciones automáticas. Los cambios de PVP suelen depender del distribuidor.

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2. Entradas de prensa

2.1 Qué es

Las entradas de prensa son el registro de los ejemplares recibidos del distribuidor. Se utilizan para actualizar el stock de artículos de prensa y controlar las devoluciones posteriores.

2.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Prensa, Entradas de Prensa.

También puede accederse directamente desde la pantalla de Ventas mediante Alt+P Entrada de prensa (ver documentación de Ventas operativa, sección La pantalla de Ventas).

2.3 Introducir una entrada de prensa

El sistema muestra el listado de artículos de prensa configurados con su periodicidad. Para cada artículo se indica el número de ejemplares recibidos.

Si el distribuidor envía la información en formato electrónico, algunas entradas pueden cargarse automáticamente. En caso contrario, se introduce la cantidad manualmente artículo por artículo.

Una vez completada la entrada, se pulsa Intro o F8 para guardar.

2.4 Ajustar la retención

En la entrada de prensa se puede ajustar la retención del artículo. La retención es el número máximo de ejemplares que se prevé vender. Los ejemplares que no se vendan se devolverán al distribuidor.

Ajustar correctamente la retención evita quedarse corto de stock y minimiza las devoluciones innecesarias.

2.5 Efecto en el stock

Al registrar una entrada, el stock de los artículos de prensa se incrementa con la cantidad indicada. Esta operación no genera factura ni albarán: la facturación del distribuidor se gestiona por separado.

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3. Devoluciones de prensa

3.1 Qué son

Las devoluciones de prensa son el registro de los ejemplares no vendidos que se devuelven al distribuidor. Se realizan al final del periodo de venta (fin del día para diarios, fin de la semana para semanales, etc.).

3.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Prensa, Devoluciones de Prensa.

3.3 Devolución automática

El sistema calcula automáticamente los ejemplares no vendidos según la diferencia entre entradas y ventas registradas. Muestra el listado de artículos con las devoluciones sugeridas.

El usuario revisa las cantidades. Puede ajustar manualmente si es necesario. Confirma la devolución con Intro o F8.

3.4 Devolución manual

Si se prefiere, la devolución puede introducirse manualmente indicando la cantidad devuelta de cada artículo.

3.5 Efecto en el stock

Al registrar la devolución, el stock de los artículos disminuye con la cantidad devuelta. Esta operación no genera factura ni albarán.

3.6 Consideraciones importantes

Es importante realizar las devoluciones dentro del plazo del distribuidor. Devolver fuera de plazo puede ocasionar que el ejemplar no sea aceptado y quede como stock del negocio. Un mal ajuste de la retención puede provocar exceso de devoluciones o falta de stock.

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4. Reservas, suscripciones y vinculados

4.1 Qué son

Las reservas, suscripciones y vinculados permiten gestionar la entrega recurrente de artículos de prensa a un cliente concreto. Se utilizan cuando un cliente quiere recibir un ejemplar de forma regular (por ejemplo, todos los domingos su periódico, o todos los meses su revista).

Tipos habituales. Reserva puntual: se guarda un ejemplar para un cliente concreto en una fecha determinada. Suscripción: entrega recurrente con periodicidad definida (diaria, semanal, mensual). Vinculado: producto asociado a otro cliente o suscripción.

4.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Prensa, Reservas, Suscripciones y Vinculados.

4.3 Alta de una reserva o suscripción

Se selecciona el cliente. Se selecciona el artículo. Se indica el tipo (reserva puntual o suscripción). Se indica la periodicidad si aplica. Se guarda con Intro o F8.

A partir de ese momento, el sistema tiene registrado que ese cliente debe recibir el artículo con la periodicidad indicada.

4.4 Efecto sobre las entradas y las devoluciones

El sistema tiene en cuenta las reservas y suscripciones activas al calcular la retención sugerida en las entradas. Cuando el cliente recoge el ejemplar reservado, se registra como venta. Los ejemplares reservados no deben devolverse.

4.5 Modificar o cancelar una reserva o suscripción

Se accede al mismo apartado. Se localiza la reserva o suscripción. Se modifican los datos o se da de baja. Cancelar una suscripción no afecta a los movimientos ya registrados.

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5. Seguimiento de faltas

5.1 Qué es

El seguimiento de faltas permite registrar los ejemplares que no han sido entregados por el distribuidor. Se utiliza para reclamar al distribuidor los ejemplares no servidos y llevar un control de las incidencias recurrentes.

5.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Prensa, Seguimiento de faltas.

5.3 Registrar una falta

Se selecciona el artículo o los artículos que no han sido entregados. Se indica la fecha y la cantidad. Se puede añadir un comentario. Se guarda.

5.4 Utilidad del seguimiento

El listado de faltas sirve para reclamar al distribuidor los ejemplares no servidos, tener constancia documental de las incidencias, e identificar problemas recurrentes.

5.5 Consideraciones

El registro de faltas no ajusta automáticamente el stock ni las devoluciones: es un registro informativo. Es recomendable revisar el listado de faltas regularmente y contrastar con el distribuidor.

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6. Regla de desambiguación

Cuando el usuario habla de "prensa", conviene identificar la operación concreta.

• Dar de alta un periódico o revista nuevo → sección 1 (Alta de artículos de prensa).
• Recibir los periódicos del día → sección 2 (Entradas de prensa).
• Devolver ejemplares no vendidos → sección 3 (Devoluciones de prensa).
• Guardar el periódico para un cliente concreto → sección 4 (Reservas).
• Cliente que quiere recibir periódico o revista de forma regular → sección 4 (Suscripciones).
• El distribuidor no ha entregado algún ejemplar → sección 5 (Seguimiento de faltas).
• Ajustar la retención de un artículo → sección 2.4.
• Configuración de la funcionalidad de prensa → ver Configuración del sistema, Módulos.

Seguridad y hardware auxiliar

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title: Seguridad y hardware auxiliar
scope: Antivirus (Kaspersky), seguridad informática avanzada (EDR) y gestión de divisas en Estancos Élite
consolidated_from: [Antivirus_Kaspersky, Seguridad_informática_en_el_estanco_EDR, Divisas]

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Seguridad y hardware auxiliar

Alcance de este documento

Este documento cubre los sistemas complementarios de seguridad informática y hardware auxiliar disponibles con Estancos Élite: el antivirus Kaspersky recomendado para proteger los equipos del negocio; el sistema EDR (Endpoint Detection and Response) para una protección avanzada contra amenazas; y la gestión de divisas para operar con monedas distintas al euro.

Este documento no cubre:

• La configuración general de módulos y funcionalidades. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Módulos.
• Las incidencias generales del equipo o del TPV. Ver la documentación de PDA e incidencias TPV.
• La configuración de contraseñas de acceso al programa. Ver la documentación de Configuración del sistema, sección Configuración de contraseñas y claves de acceso.

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1. Antivirus (Kaspersky)

1.1 Por qué es importante un antivirus en el estanco

El equipo del estanco maneja información sensible (clientes, ventas, facturación, envíos a Hacienda). Un antivirus adecuado protege el sistema frente a virus, ransomware, ataques de red y otros riesgos que pueden bloquear el negocio.

El proveedor recomienda Kaspersky por su compatibilidad con Estancos Élite y por su relación entre protección y consumo de recursos.

1.2 Instalación

La instalación se realiza siguiendo el instalador proporcionado por el proveedor. Durante la instalación, no es necesario desinstalar previamente Windows Defender (Windows lo desactiva automáticamente cuando detecta otro antivirus).

1.3 Configuración recomendada

Se activa la protección en tiempo real. Se activa el análisis de correos electrónicos si se utiliza el correo desde el equipo. Se activa el análisis de dispositivos externos (USB, discos externos).

Se recomienda excluir del análisis en tiempo real las carpetas del programa Estancos Élite para evitar bloqueos o ralentizaciones. Habitualmente se excluye la carpeta C:\Estancos y sus subcarpetas.

1.4 Actualizaciones

Kaspersky actualiza automáticamente sus definiciones de virus. Es imprescindible que el equipo tenga conexión a internet para que las actualizaciones se realicen.

1.5 Análisis programados

Se recomienda programar un análisis completo del equipo periódicamente (por ejemplo, una vez a la semana) fuera del horario de venta, para no afectar al rendimiento durante las horas de mayor actividad.

1.6 Incidencias frecuentes

Kaspersky bloquea Estancos Élite. Se comprueban las exclusiones del antivirus. Se añade la carpeta del programa a la lista de exclusiones si no está.

El equipo va lento tras instalar Kaspersky. Se revisan las tareas programadas. Se ajusta la sensibilidad del análisis. Se contacta con el servicio técnico si el problema persiste.

Aparece un aviso de amenaza detectada. No se debe ignorar. Se contacta con el servicio técnico para valorar el aviso antes de tomar acciones que puedan afectar al sistema.

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2. Seguridad informática avanzada (EDR)

2.1 Qué es un EDR

Un EDR (Endpoint Detection and Response) es un sistema avanzado de seguridad informática que va más allá del antivirus tradicional. No solo detecta amenazas conocidas, sino que analiza el comportamiento del sistema para detectar actividades sospechosas y responder ante posibles ataques.

Se recomienda para negocios que quieren un nivel adicional de protección o que gestionan información especialmente sensible.

2.2 Diferencias con un antivirus tradicional

Un antivirus tradicional (como Kaspersky) detecta virus y amenazas conocidas mediante firmas y análisis. Un EDR incorpora análisis de comportamiento, detección proactiva de anomalías, monitorización continua del sistema, y capacidad de respuesta ante incidencias.

En un negocio pequeño, el antivirus tradicional suele ser suficiente. El EDR es recomendable en instalaciones grandes, en cadenas de estancos, o cuando se ha sufrido previamente algún incidente de seguridad.

2.3 Cómo se implementa

La implementación de un EDR requiere contratación con un proveedor especializado. No se trata de una instalación como la del antivirus tradicional: implica configuración específica, monitorización profesional y respuesta ante incidencias.

Para valorar la conveniencia de un EDR en un negocio concreto, se recomienda consultar con el servicio técnico o con un proveedor de ciberseguridad.

2.4 Compatibilidad con Estancos Élite

El EDR debe configurarse teniendo en cuenta los procesos de Estancos Élite para evitar falsos positivos y bloqueos. Habitualmente se coordina con el servicio técnico del proveedor del programa para definir las exclusiones necesarias.

2.5 Buenas prácticas de seguridad complementarias

Independientemente del antivirus o EDR utilizado, se recomienda: no descargar software desconocido en el equipo del TPV; no navegar por internet desde el equipo del TPV salvo por necesidades operativas; utilizar contraseñas robustas en el sistema operativo y en el programa (ver Configuración de contraseñas); realizar copias de seguridad periódicas y guardarlas en un dispositivo externo (ver Configuración del sistema, sección Copias de seguridad); mantener el sistema operativo actualizado.

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3. Divisas

3.1 Qué es

El módulo de Divisas permite operar con monedas distintas al euro. Es útil en negocios ubicados en zonas turísticas o cerca de fronteras, donde los clientes pueden pagar en otras monedas.

3.2 Configuración

Para configurar las divisas se accede a Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Divisas.

Se dan de alta las divisas con las que se quiere operar. Para cada divisa se indica: código (por ejemplo USD, GBP), descripción, tipo de cambio respecto al euro, y símbolo.

El tipo de cambio se actualiza manualmente. El sistema no descarga automáticamente el tipo de cambio del día.

3.3 Uso en la venta

Al totalizar una venta se puede seleccionar la divisa en la que se cobra. El sistema calcula el importe equivalente en la divisa seleccionada según el tipo de cambio configurado.

La venta se registra internamente en euros. El importe cobrado en la divisa queda registrado para el arqueo.

3.4 Cambio de divisa a euros

El cambio devuelto al cliente puede darse en euros. El sistema muestra el importe equivalente en euros del cambio a devolver.

3.5 Efecto en el arqueo

Las cantidades cobradas en divisas distintas del euro aparecen separadas en el arqueo. Ver la documentación de Caja y arqueo.

3.6 Consideraciones

Es importante mantener actualizado el tipo de cambio para evitar pérdidas por diferencias. El sistema no realiza conversiones automáticas basadas en tipos de cambio en tiempo real. Las divisas se utilizan principalmente para cobros; la gestión de compras en divisas requiere contabilidad específica externa al programa.

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4. Regla de desambiguación

• Antivirus recomendado para el estanco → sección 1 (Kaspersky).
• Kaspersky bloquea el programa → sección 1.6.
• Protección avanzada de ciberseguridad → sección 2 (EDR).
• Buenas prácticas generales de seguridad → sección 2.5.
• Cobros en dólares, libras u otra moneda → sección 3 (Divisas).
• Actualizar el tipo de cambio → sección 3.2.
• Cambio de divisa en euros → sección 3.4.

Trazabilidad

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title: Trazabilidad
scope: Trazabilidad de productos de tabaco en Estancos Élite (recepción, ventas PVR, devoluciones, PDA eTrace Élite, repositorio europeo)
consolidated_from: [Consultar_respuestas_repositorio, Devoluciones_de_trazabilidad_Trazabilidad_inversa, Trazabilidad_en_Pedidos, PDA_Instalación_y_vinculación, Ventas_y_Abonos_con_trazabilidad, Activación_de_trazabilidad, Funcionamiento_básico_trazabilidad, Licencia_Trazabilidad, Documento_específico_de_Trazabilidad_o_FNMT]

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Trazabilidad

Alcance de este documento

Este documento cubre todo lo relacionado con la trazabilidad de productos de tabaco en Estancos Élite: los conceptos y responsabilidades del sistema; la licencia necesaria; el registro de trazabilidad en la recepción de pedidos (los cuatro métodos disponibles); las ventas y abonos a segundo canal (PVR) con trazabilidad; las devoluciones al proveedor con trazabilidad inversa; la instalación, vinculación y uso de la PDA eTrace Élite; el Centro de control de trazabilidad para consulta de estado y motivos de rechazo; los códigos de error devueltos por el repositorio europeo y su solución; y los problemas frecuentes de desambiguación (terminal offline, código no válido, códigos duplicados en PDA).

Este documento no cubre:

• La gestión de artículos ni la corrección de la ficha de artículos, códigos de proveedor o códigos de barras del maestro (ver documentación de Artículos). Un mensaje de "duplicado" durante la trazabilidad no debe llevar a modificar el maestro de artículos.
• La creación o alta de artículos de tabaco en el sistema. La trazabilidad no crea artículos: si un producto no existe, debe crearse previamente en Artículos y Prensa.
• La configuración general del cliente en el maestro (ver documentación de Clientes). Aquí solo se cubre lo específico para que un cliente pueda operar con trazabilidad (PVR, EOID).
• La gestión ordinaria de pedidos y su proceso general (ver documentación de Pedidos). Aquí solo se cubre lo relativo al escaneo de códigos TTT durante la recepción.
• El alta de un PVR ante la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre): esto es un trámite externo al programa y se indica solo el contacto oficial de la FNMT como referencia.
• La operativa de venta general al cliente (ver documentación de Ventas). Aquí solo se cubre la venta específica a segundo canal (PVR) que requiere trazabilidad.

Los procedimientos se acceden habitualmente desde el menú Control y Gestión y desde ahí, según el caso, a Pedidos y Proveedores, Centro de Control de Trazabilidad, o directamente a la pantalla de Ventas. La PDA eTrace Élite es un dispositivo complementario que se vincula al programa y permite operativa en movilidad.

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1. Conceptos y responsabilidades

1.1 Qué es la trazabilidad y para qué sirve

La trazabilidad es obligatoria para los productos de tabaco destinados a PVR (Puntos de Venta con Recargo). Permite registrar la recepción de sacas, las ventas al segundo canal y las devoluciones al proveedor mediante el escaneo de códigos TTT, garantizando el cumplimiento normativo europeo y manteniendo actualizado el stock del estanco.

El sistema de trazabilidad se apoya en el envío de operaciones al repositorio europeo, que valida cada movimiento (recepción, venta, devolución) contra los datos declarados por operadores económicos y unidades identificadas. Cuando el repositorio detecta una incidencia, devuelve un código de error que debe consultarse desde el Centro de Control de Trazabilidad (ver sección 6).

1.2 Papel de Estancos Élite (herramienta, no repositorio)

Es importante entender el alcance real del programa:

• Estancos Élite es una herramienta de gestión que facilita el envío de información de trazabilidad al repositorio europeo.
• El software no forma parte de la cadena física de trazabilidad ni actúa como repositorio de la Unión Europea.
• En caso de errores, rechazos o incidencias en el envío, el sistema ayudará a identificar el problema, pero la resolución y la comunicación con el proveedor o el operador económico anterior son responsabilidad del estanco.

1.3 Terminología clave

• PVR (Punto de Venta con Recargo): cliente de segundo canal autorizado para vender tabaco (bares, gasolineras, máquinas expendedoras, etc.). Los PVR requieren estar dados de alta ante la FNMT y configurados en el sistema con su EOID.
• EOID (Economic Operator Identifier): código identificador del Operador Económico. Debe estar informado en la ficha del cliente para que pueda operar con trazabilidad y aparecer en la PDA para ventas PVR.
• FID (Facility Identifier): código identificador de la Instalación. Es el código del proveedor u operador. Si falta en la ficha del proveedor, el sistema mostrará el aviso "el proveedor especificado no tiene código FID" al intentar trazar.
• TTT: el código de trazabilidad del producto que se escanea al recibir o vender. Suele estar en formato QR o similar. Se debe escanear siempre la unidad agregada más grande recibida (cajón o caja de picos), no cada paquete individual.
• UI (Unit Identifier): identificador único de unidad de tabaco reconocido por el repositorio. Es lo que el sistema envía al repositorio para cada operación.
• Segundo canal: cadena de venta al PVR (bares, gasolineras, máquinas, etc.), distinta de la venta directa al consumidor final desde el estanco.
• Trazabilidad inversa: proceso de devolución de productos trazados al proveedor manteniendo el seguimiento del lote o unidad original (ver sección 4).
• eTrace Élite: la aplicación instalada en la PDA que permite operativa de trazabilidad en movilidad, principalmente ventas PVR (ver sección 5).
• Centro de Control de Trazabilidad: módulo del programa desde el que se consulta el estado de todos los envíos al repositorio y sus posibles rechazos (ver sección 6).

1.4 Licencia necesaria y activación

Para poder activar el Centro de Control de Trazabilidad en el programa y realizar el envío de información al repositorio, es necesario disponer de la licencia de trazabilidad activa.

Sin esta licencia, la trazabilidad no podrá activarse ni utilizarse correctamente en el programa. La conexión con el repositorio y el uso de trazabilidad requieren disponer de la licencia correspondiente.

Para clientes de bares, segundo canal o PVR la licencia de trazabilidad es imprescindible.

Para más información sobre esta licencia o su activación, el cliente deberá ponerse en contacto con el departamento comercial de LK Bitronic.

1.5 Alta de un PVR ante la FNMT

El alta de clientes o PVR en la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) no se realiza desde el programa. Es un trámite externo que el cliente debe gestionar directamente con el organismo.

Contacto de la FNMT para trazabilidad de productos de tabaco:

• Teléfonos: 913 463 875 y 910 288 447.
• Web oficial: https://www.sede.fnmt.gob.es/tramites/trazabilidad-productos-de-tabaco

Una vez el PVR esté dado de alta en la FNMT y disponga de su EOID, este código debe informarse en la ficha del cliente dentro del programa. Solo entonces el cliente aparecerá disponible en la PDA para ventas PVR y podrá operarse con trazabilidad sobre él.

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2. Trazabilidad en la recepción de pedidos

Este apartado describe cómo registrar la trazabilidad de los productos recibidos del proveedor. El sistema ofrece cuatro métodos que se eligen según el escenario: si se lleva o no stock, si el pedido ya estaba enviado al proveedor, y si se quiere entrar stock al mismo tiempo o solo trazar.

2.1 Cuándo y qué escanear

La trazabilidad en pedidos se registra siempre después de haber recibido físicamente la mercancía. Consideraciones fundamentales:

• Los artículos deben existir previamente en el sistema. La trazabilidad no crea artículos. Si un producto no se reconoce, debe revisarse o crearse previamente desde Artículos y Prensa (ver documentación de Artículos).
• Se escanea siempre la unidad agregada más grande recibida (cajón o caja de picos), no cada paquete individual. Esto es la buena práctica recomendada, más rápida y menos propensa a errores.
• Los códigos escaneados son códigos TTT (el código de trazabilidad, generalmente en formato QR).
• Se recomienda revisar el estado tras cualquier trazabilidad desde el Centro de Control de Trazabilidad (ver sección 6), para confirmar que el envío ha sido aceptado por el repositorio.
• Si aparece el mensaje "el proveedor especificado no tiene código FID", debe revisarse el campo FID en la ficha del proveedor antes de continuar.

2.2 Método A: Pedido nuevo en blanco (sin entrar stock)

Cuándo usarlo

• Cuando no se lleva stock.
• Cuando se quiere trazar la recepción y entrar el stock en otro momento distinto.

Pasos

1. Accede a Pedidos y Proveedores.
2. Crea un Pedido Nuevo en Blanco.
3. Introduce el nombre del pedido y el proveedor.
4. Escanea los códigos TTT (unidad agregada más grande).
5. Pulsa Insert / Continuar.
6. Pulsa F4 Trazar y confirma con Sí.

2.3 Método B: Trazabilidad y entrada de stock simultánea

Cuándo usarlo

• Cuando ya existe un pedido enviado al proveedor.
• Cuando se quiere trazar y entrar el stock al mismo tiempo.

Pasos

1. Accede a Pedidos y Proveedores.
2. Buscar pedido existente y abre el pedido enviado al proveedor.
3. Escanea los códigos TTT (unidad agregada).
4. Pulsa Insert / Continuar.
5. Ajusta el pedido si es necesario (punteo).
6. Pulsa F2 Entrar Stock y confirma la trazabilidad.

2.4 Método C: Traza rápida vinculada a un pedido existente

Cuándo usarlo

• Cuando deseas vincular la trazabilidad a un pedido ya creado sin pasar por el proceso completo.

Pasos

1. Accede a Pedidos y Proveedores.
2. Pulsa F4 Trazar rápido.
3. Selecciona Sí para vincular a un pedido existente.
4. Selecciona el pedido correspondiente.
5. Escanea los códigos TTT.
6. Pulsa Ins Finalizar y confirma con Sí.

2.5 Método D: Traza rápida sin vincular a pedido

Cuándo usarlo

• Cuando no existe ningún pedido previo (pero los artículos ya existen en el sistema).
• Para registrar únicamente la trazabilidad sin entrada de stock.

Pasos

1. Accede a Pedidos y Proveedores.
2. Pulsa F4 Trazar rápido.
3. Selecciona NO para no vincular a pedido.
4. Elige la opción Entrada.
5. Introduce nombre del pedido y proveedor.
6. Escanea los códigos TTT.
7. Pulsa Ins Finalizar.

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3. Ventas y abonos a segundo canal (PVR) con trazabilidad

Las ventas a segundo canal son las ventas de tabaco a puntos de venta con recargo (bares, gasolineras, máquinas, etc.). Cada venta queda automáticamente trazada, cumpliendo la normativa y manteniendo actualizado el stock del estanco.

3.1 Requisitos previos del cliente

Para poder operar con trazabilidad sobre un cliente, este debe cumplir los siguientes requisitos:

• El cliente debe estar configurado como cliente de segundo canal.
• Debe tener asignado PVR.
• Debe tener activados los códigos de trazabilidad.
• Debe tener informado su EOID en la ficha del cliente. Solo los clientes con EOID informado aparecen en la PDA para ventas PVR.

Si alguno de estos requisitos falta, el cliente no podrá operarse con trazabilidad hasta que se configure correctamente.

3.2 Realizar una venta a segundo canal con trazabilidad

Pasos

1. Accede a la pantalla de Ventas.
2. Pulsa F6 Cliente y selecciona el cliente PVR.
3. Escanea los códigos de trazabilidad (TTT) con el escáner.
4. Verifica que todas las líneas estén en verde.
5. Pulsa Totalizar.
6. Selecciona la forma de pago.
7. Confirma la operación.

Notas importantes

• Todos los códigos deben escanearse. Si falta alguno, el sistema no permitirá finalizar la venta.
• Si se leen directamente los códigos de trazabilidad, se agiliza el proceso.

3.3 Casos especiales

Clientes en gestión delegada

Si el cliente está configurado como gestión delegada, el sistema pedirá indicar el método de transporte. Debes introducir la matrícula del vehículo o dejarlo en blanco si es a pie.

Clientes con varias máquinas

Si el cliente tiene varias máquinas, el sistema pedirá seleccionar la máquina correspondiente antes de finalizar la venta.

3.4 Qué ocurre al finalizar la venta

Al confirmar la operación con trazabilidad:

• Se descuenta el stock del estanco automáticamente.
• La venta queda registrada.
• Se comunica automáticamente al repositorio europeo.

3.5 Abonar una venta a segundo canal (trazabilidad)

Para abonar una venta con trazabilidad ya realizada:

1. Accede a Ventas y luego a Ventas Anteriores.
2. Localiza la venta.
3. Pulsa F5 Abonar.

El sistema preguntará si el abono es completo o parcial.

Abono completo

Selecciona SI si deseas abonar todos los productos de la venta.

1. Los artículos aparecerán en negativo.
2. Pulsa Totalizar.
3. Selecciona forma de pago.

Abono parcial

Selecciona NO si deseas abonar solo parte de la venta.

1. Escanea el código de trazabilidad (TTT) del producto que quieres abonar.
2. Verifica que estén correctamente leídos.
3. Pulsa Insert / Continuar.
4. Pulsa Totalizar.
5. Selecciona forma de pago.

Qué ocurre al finalizar el abono

• El stock se regulariza.
• El abono queda registrado.
• Se comunica al repositorio.

3.6 Qué NO se puede hacer

• No se puede vender segundo canal sin escanear trazabilidad.
• No se puede finalizar una venta si faltan códigos por escanear.
• No se puede modificar una venta ya cerrada: para corregirla hay que realizar un abono.

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4. Devoluciones al proveedor (trazabilidad inversa)

Una devolución con trazabilidad, también conocida como trazabilidad inversa o "destrazar", es el proceso de devolver productos a un proveedor manteniendo el seguimiento del lote o unidad original. Este procedimiento es fundamental para asegurar que, al devolver artículos, se registre correctamente su origen y se mantenga un control preciso sobre su historial dentro de la cadena de suministro.

4.1 Proceso completo desde Pedidos y Proveedores

Pasos para realizar una devolución al proveedor utilizando la trazabilidad inversa

1. Accede a Pedidos y Proveedores.
2. Pulsa F3 – Devolución.
3. El sistema pedirá confirmación para generar la devolución.
4. Introduce un nombre identificativo para la devolución.
5. Selecciona el proveedor al que se realizará la devolución.
6. Escanea con el lector los códigos TTT de los productos a devolver. Recuerda: siempre debe escanearse la unidad más grande recibida.
7. Una vez finalizado el escaneo, pulsa Ins – Finalizar.
8. Confirma el envío de la trazabilidad al repositorio seleccionando Sí.
9. Indica el método de transporte utilizado para la devolución.

Consideraciones importantes

• La devolución se realiza sin vincularla a un pedido existente.
• Siempre se debe escanear la unidad logística más grande recibida (cajón, caja de picos, etc.).
• El control final del estado de la operación debe realizarse desde el Centro de Control de Trazabilidad (ver sección 6).

4.2 Trazabilidad rápida para devoluciones

La opción Trazabilidad rápida permite registrar de forma ágil tanto entradas de pedidos como devoluciones, sin necesidad de seguir el proceso completo de gestión.

Acceso: Control y Gestión, Pedidos, pulsa F4 – Traza rápida.

Pasos para una devolución rápida

1. ¿Desea asignarlo a una devolución existente? Con Sí vincula la devolución a un registro existente. Con No se crea una nueva devolución.
2. Tipo de operación: selecciona Devolución.
3. Nombre del registro: introduce un nombre o acepta el propuesto por el sistema.
4. Proveedor: selecciona el proveedor correspondiente.
5. Escaneo de artículos: escanea los códigos de trazabilidad (QR) de los artículos a devolver.
6. Finalización: pulsa Insertar / Finalizar para completar la devolución.

Notas

• Esta opción permite trabajar de forma rápida mediante escaneo, sin necesidad de crear previamente pedidos o devoluciones completos.
• Es recomendable para gestiones ágiles en el día a día.

4.3 Devolver un producto trazado sin código QR

Para realizar una devolución con trazabilidad es imprescindible disponer del código de trazabilidad del producto.

Si no se dispone del código QR o identificador:

• No es posible realizar la devolución mediante el proceso normal de trazabilidad.
• El sistema requiere escanear el código para poder registrar correctamente la operación.

Recomendaciones

• Localizar el código de trazabilidad del producto antes de realizar la devolución.
• Revisar si el código está disponible en el propio paquete o en documentación previa.
• En caso de no disponer del código, consultar con soporte o con el proveedor para valorar alternativas.

Las operaciones con trazabilidad requieren siempre el identificador del producto para garantizar el control y registro correcto según normativa.

4.4 Pantallazo de una devolución para el proveedor

Para obtener la imagen de una devolución con traza y enviarla al proveedor como comprobante:

1. Accede al Centro de Trazabilidad.
2. Entra en Control de pedidos.
3. Selecciona la fecha de la devolución.
4. Localiza la devolución correspondiente.
5. Comprueba que el estado esté como aceptada por el repositorio.

Una vez esté en estado aceptada, ya puedes realizar el pantallazo y enviarlo al proveedor.

Si la devolución no está aceptada todavía, el proveedor puede rechazar la imagen como comprobante. Espera a que el repositorio confirme la aceptación antes de enviarla.

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5. PDA (eTrace Élite)

La PDA es un dispositivo complementario que se vincula al programa Estancos Élite y permite operativa de trazabilidad en movilidad, principalmente ventas PVR a segundo canal desde la ubicación del cliente. La aplicación instalada en la PDA se llama eTrace Élite.

Para la configuración inicial de la PDA es necesario leer los códigos indicados desde el programa utilizando el lector de la PDA. El escáner se encuentra en la parte delantera del dispositivo y se puede activar con cualquiera de los botones laterales.

5.1 Conectar la PDA al Wi-Fi del establecimiento

Para vincular una PDA es necesario que esté conectada a la red Wi-Fi del estanco.

Pasos

1. Desbloquea la PDA deslizando el dedo desde la parte inferior hacia la parte superior de la pantalla.
2. Accede a Ajustes.
3. Accede a Red e Internet.
4. Accede a Wi-Fi.
5. Selecciona la red Wi-Fi del estanco.
6. Introduce la contraseña. Si marcas Mostrar contraseña puedes comprobar que esté correctamente escrita.
7. Pulsa Conectar.

Una vez conectada la PDA al Wi-Fi, se puede iniciar la configuración del dispositivo.

5.2 Configuración inicial y vinculación con el programa

Pasos desde el programa

1. Accede a Control y Gestión.
2. Entra en Centro de Control de Trazabilidad.
3. Selecciona la pestaña Gestión PDA.
4. Pulsa F3 Alta PDA para iniciar el proceso.
5. Pulsa F5 Siguiente cuando el programa haya realizado las comprobaciones necesarias.
6. Si el Wi-Fi está activo, pulsa Sí. Si en ese momento no hay conexión Wi-Fi, pulsa No y repite el proceso cuando dispongas de conexión.
7. Introduce el número de terminal que se va a asignar a la PDA.

Pasos desde la PDA (a partir de este punto es necesario tener la PDA en la mano)

1. Escanea con la PDA el primer código que aparece en pantalla. Se puede usar cualquiera de los dos botones laterales para escanear. Si el código no se puede leer desde la pantalla, pulsa F7 en el programa para imprimirlo. En la impresión aparecerán los códigos QR necesarios.
2. La PDA se reiniciará automáticamente.
3. Escanea el siguiente código, con el que se instalará la aplicación en la PDA.
4. En la PDA, abre la aplicación eTrace Élite.
5. Cuando el dispositivo solicite permisos, pulsa Permitir.
6. Escanea el último código QR que aparece en el ordenador para finalizar la vinculación.

Al terminar, la PDA queda vinculada al programa y lista para su uso.

5.3 Realizar ventas trazadas desde la PDA

En la PDA solo se muestran los clientes que tienen informado su EOID en Estancos Élite. Si un cliente no tiene EOID, no aparecerá disponible para realizar ventas desde la PDA.

Pasos

1. Desde el menú principal de eTrace Élite, accede a Salidas.
2. Selecciona Ventas PVR.
3. Selecciona el cliente.
4. Pulsa Nuevo para iniciar la venta.
5. Escanea los códigos de trazabilidad (TTT) de los productos. Tras cada lectura correcta, se mostrará un mensaje de confirmación.
6. Si necesitas eliminar un código, pulsa el botón menos y luego escanea el código que deseas eliminar.
7. Pulsa Resumen para revisar los productos trazados.
8. Pulsa Finalizar y totaliza la venta con la forma de pago deseada.

5.4 Devoluciones desde la PDA

Las devoluciones no pueden gestionarse desde la PDA.

Si el cliente necesita realizar una devolución, deberá efectuarla desde el programa principal en un terminal del sistema (ver sección 4). Esto no es una avería ni un error de la PDA: es el funcionamiento esperado del sistema.

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6. Centro de Control de Trazabilidad

6.1 Qué es y para qué sirve

El Centro de Control de Trazabilidad es el módulo del programa desde el que se consulta el estado de todos los envíos al repositorio europeo. Desde aquí se puede consultar el estado de los pedidos, ventas, recepciones y devoluciones enviados al repositorio, y aplicar la solución correspondiente cuando un envío ha sido rechazado.

Es el punto central de control para trazabilidad: cualquier duda sobre si una operación se ha comunicado correctamente al repositorio, o el motivo por el que ha sido rechazada, se resuelve desde aquí.

6.2 Consultar el estado de envíos

El Centro de Control de Trazabilidad muestra cada envío al repositorio con su estado. Los estados posibles reflejan si la operación ha sido:

• Aceptada por el repositorio (la comunicación se completó correctamente).
• Rechazada (el repositorio ha devuelto un código de error que debe resolverse).
• Pendiente de respuesta (aún no se ha recibido confirmación del repositorio).

Para comprobar si una devolución u operación específica ha sido aceptada, se accede al Centro de Trazabilidad, se entra en Control de pedidos, se selecciona la fecha y se localiza la operación.

6.3 Consultar el motivo de un rechazo

Si un envío aparece con estado "Rechazado", se puede consultar el motivo y aplicar la solución correspondiente.

Pasos

1. Sitúate sobre el envío rechazado (venta, recepción o devolución).
2. Pulsa F3 Datos.
3. En la ventana que se abre, revisa las líneas del envío. Las líneas en rojo indican incidencias.
4. Pulsa F3 Ver errores para ver el detalle del error.
5. Anota el código de error y consulta su solución en la sección 7 de este documento.

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7. Errores devueltos por el repositorio europeo

Este apartado documenta los códigos de error más habituales que puede devolver el repositorio europeo, junto con su significado y solución.

Reglas generales antes de actuar

• Identifica siempre el código de error exacto antes de actuar.
• Si hay varias líneas en rojo, resuelve todas antes de reenviar.
• Usa Insert / Reenviar solo cuando ya no queden incidencias.
• Si el error devuelto no corresponde a ninguno de los habituales, se trata de una incidencia poco frecuente. Contacta con el operador económico anterior en la cadena para obtener más información.

Este apartado solo se aplica a errores de trazabilidad devueltos por el repositorio europeo. No se aplica a errores del programa relacionados con pedidos, precios, unidades mínimas o gestión de artículos.

7.1 EOID_NOT_EXIST_OR_ACTIVE

Descripción: el código de Operador Económico (EOID) no es correcto.

Solución: modifica el campo EOID (en rojo) con el valor correcto y pulsa Insert / Reenviar.

7.2 FID_NOT_EXIST_OR_ACTIVE

Descripción: el código de Instalación (FID) no es correcto.

Solución: modifica el campo FID (en rojo) con el valor correcto y pulsa Insert / Reenviar.

7.3 UI_NOT_EXIST

Descripción: se ha escaneado un código de trazabilidad (UI) no válido o inexistente en el repositorio.

Solución si se dispone del producto

• Selecciona la línea con error.
• Pulsa F6 Modificar UI y escanea de nuevo el producto.
• Pulsa Insert / Reenviar.

Solución si no se dispone del producto

• Elimina el código conflictivo con F5 Borrar UI.
• Pulsa Insert / Reenviar.

7.4 ARRIVAL_NOTALLOWED

Descripción: el repositorio indica que el artículo ya consta en stock, no ha sido expedido correctamente por el proveedor o aún no ha sido procesado por el repositorio.

Solución en recepciones (pedidos o devoluciones)

• Pulsa Insert / Reenviar.
• Si el repositorio sigue rechazando: guarda físicamente el código de trazabilidad del producto conflictivo; elimina ese código del pedido con F5 Borrar UI; pulsa Insert / Reenviar para confirmar el resto del pedido; y crea una nueva recepción de trazabilidad solo con ese código y envíala al repositorio.

Solución en abonos de venta

• Elimina la línea afectada con F5 Borrar UI.
• Pulsa Insert / Reenviar.

7.5 UI_SEQUENCE_ERROR

Descripción: el producto ya consta como vendido en el repositorio de la UE.

Solución si se puede sustituir el producto

• Selecciona la línea con error.
• Pulsa F6 Modificar UI.
• Escanea otro código de trazabilidad válido.
• Pulsa Insert / Reenviar.

Solución si no se puede sustituir el producto

• Elimina el UI conflictivo con F5 Borrar UI.
• Pulsa Insert / Reenviar.

7.6 MULTIPLE_UID

Descripción: existen códigos de trazabilidad duplicados en el envío, normalmente porque se ha escaneado más de una vez el mismo código. Sucede habitualmente al recepcionar cajones o cajas de picos.

Solución: elimina los códigos duplicados con F5 Borrar UI y pulsa Insert / Reenviar.

Este error se refiere a un duplicado dentro de un mismo envío al repositorio. Para el caso "en la PDA aparece duplicado", que es una situación distinta, ver sección 8.3.

7.7 LOCATION_MISMATCH

Descripción: se intenta vender un producto cuya recepción no ha sido aceptada por el repositorio.

Solución

• En el Centro de Trazabilidad, accede a Pedidos.
• Localiza el pedido en el que se recibió el producto.
• Revisa el motivo del rechazo del pedido y resuélvelo.
• Cuando el repositorio confirme la recepción, recupera la venta desde el Centro de Trazabilidad y pulsa Insert / Reenviar.

7.8 Otros errores no habituales

Si el error devuelto por el repositorio no corresponde a ninguno de los anteriores, contactar con el operador económico anterior en la cadena para obtener más información.

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8. Problemas frecuentes (desambiguación crítica)

Esta sección recoge los problemas más frecuentes en trazabilidad. Es especialmente importante distinguir con precisión entre incidencias que suenan parecidas (por ejemplo, mensajes que usan la palabra "no válido" o "duplicado") pero que en realidad son problemas totalmente distintos y requieren soluciones opuestas. Confundir una incidencia con otra puede llevar a modificar por error datos del maestro que no deberían tocarse.

8.1 Terminal offline o "Sistema de trazabilidad no válido"

Este es probablemente el problema más frecuente. Si la trazabilidad no funciona correctamente, si el terminal aparece Offline, o si aparece el mensaje "sistema de trazabilidad no válido", en la mayoría de casos se trata de un problema de conexión del terminal.

El mensaje "sistema de trazabilidad no válido" debe interpretarse como una incidencia relacionada con el estado del terminal de trazabilidad. No debe tratarse como un problema del código TTT escaneado, ni como un problema de artículos duplicados o mal configurados.

Dónde comprobar el estado Online / Offline

Desde el menú principal del programa, en la parte superior derecha de la pantalla, se muestra el estado del terminal. Allí podremos ver si el terminal aparece Online u Offline.

Pasos recomendados

1. Comprobar si el terminal aparece Online u Offline.
2. Si el terminal aparece Offline: cerrar completamente el programa, volver a abrir el programa, y comprobar nuevamente si el estado cambia a Online.
3. Si después de reiniciar continúa Offline: comprobar que el terminal tenga conexión a internet y verificar que la red funciona correctamente.
4. Si todo es correcto y continúa sin conectar: contactar con el servicio técnico.

Importante

• Muchos problemas de trazabilidad están relacionados con terminales offline o problemas de conexión a internet.
• No revises el código TTT por este mensaje.
• No modifiques artículos, códigos de proveedor ni códigos de barras.
• La incidencia corresponde al estado del terminal de trazabilidad, no al código escaneado ni al estado de la PDA.

8.2 Código de trazabilidad "no válido"

Este mensaje es distinto al de la sección 8.1. Aquí el sistema indica que el código concreto que se está intentando trazar no es válido, no que el sistema entero esté desconectado.

Qué hacer si al introducir o escanear un código de trazabilidad el sistema muestra "Código no válido"

1. Comprobar que el código se ha leído correctamente y no contiene errores de lectura.
2. Realizar la prueba utilizando el código TTT.
3. Si el código TTT funciona, revisar nuevamente el código que se está intentando trazar.
4. Si al utilizar el código TTT también aparece el mensaje "Código no válido", el cliente deberá ponerse en contacto con su proveedor para verificar el código de trazabilidad facilitado.

Clasificación de la incidencia

• Si el código TTT funciona: consulta de uso o validación de código. Se resuelve con el propio cliente.
• Si el código TTT tampoco es válido: derivar al proveedor para revisión del código suministrado.

8.3 En la PDA aparece "duplicado"

Este es otro caso de desambiguación crítica. Si al trazar un artículo desde la PDA aparece como duplicado, no debe interpretarse como un problema de artículos duplicados en la ficha de artículos ni como un problema de códigos de proveedor duplicados.

Este mensaje normalmente indica que ese código de trazabilidad ya ha sido leído, registrado o enviado anteriormente en el proceso de trazabilidad.

Qué revisar

1. Comprueba si el código ya se ha escaneado previamente en la misma operación.
2. Revisa si el artículo o la unidad logística ya aparece en el listado de códigos trazados.
3. Verifica si la trazabilidad ya fue enviada anteriormente al repositorio.
4. Accede al Centro de Control de Trazabilidad para comprobar el estado del registro.

Importante — qué NO hacer

• No se debe eliminar ningún artículo del maestro por este mensaje.
• No se debe modificar la ficha del producto.
• No se debe usar ALT+B (Liberar código) por este mensaje.
• No se deben revisar códigos de proveedor ni códigos de barras duplicados en el maestro.

El aviso de duplicado en la PDA está relacionado con el código de trazabilidad escaneado, no con que existan artículos repetidos en el programa. Si el código ya fue trazado correctamente, no debe volver a registrarse. Si hay dudas sobre el estado del envío, debe revisarse desde el Centro de Control de Trazabilidad.

Cuándo sí revisar el maestro

Solo si la consulta hace referencia explícita a la ficha del artículo o a artículos duplicados en el maestro, se aplica la documentación de Artículos (ALT+B Liberar código, revisión de códigos de proveedor, etc.). En cualquier otro caso relacionado con trazabilidad, se sigue esta sección.

8.4 PDA con Wi-Fi pero sin sincronizar

Si la PDA tiene conexión a Wi-Fi pero no sincroniza correctamente con el programa, revisa los siguientes puntos:

• Que la fecha y hora del dispositivo sean correctas.
• Que la zona horaria esté configurada correctamente.
• Que la PDA esté conectada a la red Wi-Fi del estanco (no a otra red distinta).
• Que la aplicación eTrace Élite esté abierta y funcionando.
• Que la PDA no esté en modo avión.
• Que el firewall o antivirus del ordenador no esté bloqueando la comunicación con la PDA o con eTrace Élite.

8.5 Cambio de ordenador, CPU o dirección IP

Si se ha cambiado el ordenador o la CPU del equipo donde está instalado el programa, es posible que el equipo haya obtenido una dirección IP diferente en la red. En estos casos, la PDA puede tener conexión a internet pero no conseguir sincronizar con el programa.

Qué comprobar

• Que el ordenador y la PDA estén conectados a la misma red Wi-Fi.
• Que la dirección IP del ordenador no haya cambiado.
• Si la IP ha cambiado, puede ser necesario revisar la configuración de conexión de la PDA o repetir el proceso de vinculación (ver sección 5.2).

8.6 "El proveedor especificado no tiene código FID"

Si al intentar trazar aparece este mensaje, debe revisarse el campo FID en la ficha del proveedor. Sin FID informado, el sistema no puede enviar la operación de trazabilidad al repositorio para ese proveedor.

Una vez actualizado el FID en la ficha del proveedor, la operación puede reintentarse.

8.7 Hard reset o reinstalación de la PDA

En casos donde la PDA presenta problemas persistentes que no se resuelven con las comprobaciones habituales de conexión y sincronización, puede ser necesario realizar un hard reset del dispositivo. Este es un procedimiento excepcional que restaura la PDA a su configuración de fábrica.

Tras un hard reset será necesario:

• Volver a conectar la PDA al Wi-Fi del estanco (sección 5.1).
• Volver a instalar la aplicación eTrace Élite y vincular la PDA con el programa (sección 5.2).

Para el procedimiento concreto de hard reset del modelo específico de PDA, contactar con soporte técnico.

Utilidades transversales

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title: Utilidades y transversales
scope: Agenda y dietario, horario de vendedores (control horario), protección de datos (RGPD/LOPD), consultas externas al software y guía rápida de accesos y navegación en Estancos Élite
consolidated_from: [Agenda_Dietario, Horario_de_Vendedores, RGPDLOPD, Consultas_externas_al_software, Guía_rápida_de_accesos_y_navegación]

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Utilidades y transversales

Alcance de este documento

Este documento agrupa funcionalidades transversales de Estancos Élite que no encajan en clusters específicos y que resultan útiles para el uso general del programa: la agenda o dietario para anotaciones y recordatorios; el control horario de los vendedores; el marco de protección de datos (RGPD/LOPD) aplicado al programa; las consultas externas al software (cuando el usuario necesita información que el programa no proporciona directamente); y una guía rápida de accesos y navegación por los menús principales.

Este documento no cubre:

• La agenda de recargas (recargas periódicas de móvil o servicios). Ver la documentación de Canales especiales de venta.
• La gestión de vendedores en cuanto a alta, comisiones y su uso en ventas. Ver la documentación de Ventas operativa, sección Gestión mínima de vendedor.
• La configuración general del sistema. Ver la documentación de Configuración del sistema.

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1. Agenda / Dietario

1.1 Qué es

La Agenda o Dietario es una utilidad interna del programa que permite anotar recordatorios, tareas pendientes o eventos importantes vinculados al día a día del negocio. Sirve como bloc de notas integrado, sin necesidad de utilizar herramientas externas.

Usos habituales. Recordar vencimientos (pagos, seguros, cierres). Anotar reservas o encargos de clientes que no son suscripciones formales. Marcar tareas administrativas (revisar stock, hacer arqueo especial). Recordar citas con proveedores o gestoría.

1.2 Cómo acceder

Se accede desde Control y Gestión, Agenda, o desde el menú principal si existe acceso directo.

1.3 Crear una nota o recordatorio

Se pulsa Nuevo. Se indica la fecha del recordatorio. Se introduce el texto de la nota. Opcionalmente se puede indicar la hora, si se desea que aparezca a una hora concreta. Se guarda.

1.4 Avisos de la agenda

Según la configuración, la agenda puede mostrar avisos al abrir el programa o al entrar en determinadas pantallas si hay notas para el día.

El aviso al abrir el programa se configura habitualmente mediante un parámetro local. Se recomienda revisar la agenda al inicio de la jornada.

1.5 Consultar y modificar notas

Se accede a la agenda. Se pueden filtrar las notas por rango de fechas, o consultar las del día actual. Se pueden modificar, marcar como completadas o eliminar.

1.6 Consideraciones

La agenda es una utilidad interna del programa: no envía notificaciones por email ni por SMS. Para SMS a clientes existe el módulo específico (ver Configuración del sistema, sección Módulos). Las notas no forman parte de la información fiscal ni contable: no se comunican a Hacienda ni al gestor.

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2. Horario de vendedores (control horario)

2.1 Qué es

El horario de vendedores permite llevar un control horario del personal del negocio. Cada vendedor puede registrar su entrada y salida del trabajo, dejando constancia en el sistema.

Es útil para el cumplimiento de la normativa laboral vigente sobre registro de jornada y para el control interno del equipo.

2.2 Cómo se registra la entrada o salida

Desde la pantalla de Ventas se pulsa Alt+H Control horario. Se selecciona el vendedor. El sistema registra la marca de entrada o salida según corresponda.

También puede utilizarse el código de barras o la huella dactilar del vendedor si están habilitados (ver documentación de Configuración del sistema, sección Módulos, subsecciones Huella dactilar e Importación Anviz).

2.3 Consultar el histórico horario

Se accede al histórico de horario del vendedor desde su ficha (F3 Detalle) o desde el apartado específico de control horario según la configuración.

Se puede consultar por rango de fechas, imprimir el listado o exportarlo.

2.4 Ajustes manuales

Si es necesario corregir una marca de horario (por olvido de fichar, error), se puede introducir una marca manual desde la ficha del vendedor. Se recomienda comentar el motivo del ajuste.

2.5 Obligación legal

El registro de jornada es una obligación legal para las empresas. El programa permite cumplir con esta obligación, pero la interpretación normativa concreta corresponde a la gestoría o asesoría laboral.

2.6 Relación con otras funcionalidades

Cada vendedor debe estar dado de alta en el sistema para poder utilizar el control horario. Ver la documentación de Ventas operativa, sección Gestión mínima de vendedor.

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3. Protección de datos (RGPD/LOPD)

3.1 Qué es

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos, europeo) y la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos, española) regulan cómo deben tratarse los datos personales de clientes, proveedores y empleados.

Cualquier negocio que gestione datos personales está obligado a cumplir con esta normativa: informar al titular de los datos, obtener consentimiento cuando es necesario, garantizar la seguridad de la información, y facilitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

3.2 Datos personales que gestiona Estancos Élite

Ficha de clientes (nombre, NIF, dirección, teléfono, email). Ficha de proveedores (datos fiscales). Ficha de vendedores (datos personales, control horario). Historial de compras de clientes.

3.3 Consentimiento e informativa

Al dar de alta un cliente con datos personales, es recomendable haber informado al cliente sobre el tratamiento de sus datos. El texto informativo y de consentimiento debe adaptarse a la normativa vigente y suele proporcionarlo la gestoría o asesoría legal.

3.4 Documento de firma para vendedores

Desde la ficha del vendedor, F8 Protección de datos permite imprimir un documento para la firma del vendedor sobre el tratamiento de sus datos. Ver la documentación de Ventas operativa, sección Opciones de la ficha de vendedor.

3.5 Derechos del titular

Los titulares de los datos (clientes, proveedores, empleados) tienen derechos que el negocio debe atender: acceso a sus datos, rectificación de datos incorrectos, cancelación (baja) de sus datos, oposición al tratamiento.

Para cancelar un cliente por solicitud del titular, se da de baja. Ver la documentación de Clientes, sección Dar de baja un cliente. La cancelación se aplica a la ficha; los datos históricos de operaciones pueden mantenerse por obligación fiscal.

3.6 Seguridad de la información

Se recomienda proteger los apartados sensibles del programa con contraseñas (ver Configuración del sistema, sección Configuración de contraseñas). Se recomienda tener antivirus y sistema operativo actualizados (ver Seguridad y hardware auxiliar). Se recomienda realizar copias de seguridad periódicas y guardarlas de forma segura (ver Configuración del sistema, sección Copias de seguridad).

3.7 Alcance del programa

El programa permite cumplir con la normativa proporcionando las herramientas (protección con contraseñas, control de acceso, baja de clientes), pero la responsabilidad del cumplimiento corresponde al titular del negocio. Para dudas normativas concretas debe consultarse con la gestoría o asesoría legal.

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4. Consultas externas al software

4.1 Qué son

Se consideran consultas externas aquellas dudas o necesidades del usuario que no pueden resolverse dentro del programa Estancos Élite, ya sea porque afectan a la normativa fiscal, laboral o comercial, porque dependen de una plataforma externa (Logista, Comet, distribuidoras de prensa, Hacienda), o porque corresponden a datos históricos anteriores al sistema actual (cambios de titular).

4.2 Cuándo se remite fuera del programa

Dudas fiscales y contables. El programa permite generar la información y los listados necesarios, pero la interpretación fiscal y la presentación de impuestos corresponden a la gestoría o asesoría contable. Ejemplos: cómo declarar en el Modelo 347, cómo interpretar un resultado del cierre de ejercicio, obligaciones de facturación.

Dudas laborales. El control horario y la ficha de vendedores son herramientas del programa, pero la interpretación de la normativa laboral corresponde a la gestoría o asesoría laboral.

Dudas normativas sobre TicketBAI o Verifactu. Ver la documentación de Verifactu y TicketBAI. Para dudas concretas, gestoría.

Operaciones en portales externos. Cambio de titular en Logista, incidencias en Comet, operaciones con distribuidores de prensa. El programa se integra con estos portales pero muchas gestiones se realizan directamente en el portal externo. Ver la documentación de Pedidos.

Datos anteriores al cambio de titular. Si el sistema ha migrado por cambio de titular, los datos históricos anteriores pueden requerir consulta al titular anterior. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Consultar datos de ejercicios anteriores.

Configuración de proveedores externos. Cajones inteligentes, telemetría, Disashop, SMS, Tax Free: la configuración y las incidencias específicas se coordinan con el proveedor correspondiente.

4.3 Cómo comunicar al usuario que la consulta es externa

Cuando la respuesta correcta al usuario es "esto no se resuelve dentro del programa", conviene indicar claramente dónde debe dirigirse: gestoría o asesoría (para temas fiscales, contables, laborales, normativos); proveedor externo (para plataformas específicas: Logista, Comet, Disashop, etc.); servicio técnico del programa (para incidencias técnicas o dudas sobre el funcionamiento del programa).

Esta redirección no es una limitación, sino la forma correcta de resolver la duda del usuario.

4.4 Casos límite

Algunas dudas parecen "del programa" pero en realidad son externas. Ejemplos.

"¿Puedo emitir una factura con fecha anterior?". El programa puede permitirlo o no según la configuración, pero la validez fiscal de esa factura corresponde a la normativa. La respuesta operativa es que las facturas ya emitidas no pueden modificarse y las de ejercicios cerrados no pueden retrocederse (ver Facturación y Contabilidad); la interpretación normativa corresponde a la gestoría.

"¿Cuánto puedo cobrar en efectivo?". Es una consulta normativa (límite de 1.000 €, ver Caja y arqueo). El programa registra los cobros pero no define el límite legal.

"¿Cómo tengo que declarar mis ventas?". Es una consulta fiscal. El programa proporciona los listados (Listado contable, Modelo 347) pero la declaración corresponde a la gestoría.

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5. Guía rápida de accesos y navegación

5.1 Menú principal

Al abrir Estancos Élite aparece el menú principal, con los accesos a los apartados más habituales del programa: Ventas (acceso directo a la pantalla de venta), Control y Gestión (menú principal de configuración, mantenimiento y análisis), acceso a informes y análisis, apagado y salida del programa.

En la parte superior derecha del menú se muestra la versión actual del programa. Esta información es útil para comprobar si el equipo está actualizado o para facilitar información al servicio técnico.

5.2 Rutas principales por apartado

Ventas y ventas anteriores. Ventas (acceso directo desde el menú principal). Dentro: pestañas Ventas, Ventas Anteriores, Prepara venta.

Fichas de clientes, artículos y proveedores. Control y Gestión, Fichas de clientes / Fichas de artículos / Fichas de proveedores.

Facturación. Control y Gestión, Facturación de Albaranes.

Caja y arqueo. Control y Gestión, Arqueo de Caja, Info Caja, Pagos e Ingresos.

Análisis y listados. Control y Gestión, Análisis Estadísticos (Análisis de Ventas, Análisis de Compras, Análisis Predefinidos con F8, Listado Contable, Resumen de ejercicio).

Trazabilidad. Control y Gestión, Trazabilidad (y submenús). Ver documentación de Trazabilidad.

Pedidos. Control y Gestión, Pedidos e Introducir pedido en stock. Ver documentación de Pedidos.

Prensa. Control y Gestión, Prensa. Ver documentación de Prensa.

Configuración. Control y Gestión, Parámetros y Configuración (empresas, parámetros locales, formas de pago, familias, subfamilias, módulos, correo electrónico, periféricos).

Verifactu / TicketBAI. Control y Gestión, Verifactu (o el nombre de la Hacienda foral correspondiente).

Copias de seguridad. Control y Gestión, Copias de Seguridad.

Cuadro de mando. Control y Gestión, Cuadro de Mando.

Cuenta de explotación. Control y Gestión, Gestión de Cuentas, Cuenta de Explotación.

Etiquetas. Control y Gestión, Etiquetas.

Agenda. Control y Gestión, Agenda.

5.3 Teclas rápidas más frecuentes

En la pantalla de Ventas. F4 Vendedor. F6 Cliente. F7 %Descuento. F5 Guardar PPTO. F9 Cuenta cliente. F12 Abrir cajón. + Totalizar. Alt+P Entrada de prensa. Alt+H Control horario.

En Ventas Anteriores. F1 Recibo. F2 Imprimir factura. F3 Ticket. F5 Abonar. F9 Buscar venta.

En listados. F7 Listados / Imprimir. F4 Ejecutar análisis.

En arqueo. F1 Info Caja. F5 Contar Caja. F2 No Contar. F8 Finalizar. F9 Anteriores. F10 Consolidar.

En Facturación de albaranes. F3 Imprimir facturados. F4 Borrar facturados. F6 Retroceder Facturación.

En Verifactu/TicketBAI. F5 Ver petición. F6 Ver respuesta. F3 Certificado. F10 Declaración responsable. F12 Asistente configuración / Enviar pendientes.

5.4 Recomendación de uso

Antes de entrar en un apartado del programa, es útil identificar la operación exacta que se quiere realizar (consultar, crear, modificar, imprimir), porque la vía correcta puede diferir. Cada consolidado incluye una sección de Regla de desambiguación al final, precisamente para orientar en estas situaciones.

Ante cualquier duda sobre el flujo correcto, es preferible consultar la documentación específica del módulo antes que probar rutas aleatorias, especialmente en operaciones que afectan a datos fiscales, envíos a Hacienda o modificaciones de ventas ya finalizadas.

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6. Regla de desambiguación

• Anotar un recordatorio interno → sección 1 (Agenda / Dietario).
• Programar una recarga periódica → Canales especiales de venta, sección Agenda de recargas (NO Agenda / Dietario).
• Fichar entrada o salida del vendedor → sección 2 (Horario).
• Documento de firma RGPD para vendedor → sección 3.4 y Ventas operativa (Vendedores).
• Dar de baja un cliente por solicitud RGPD → sección 3.5 y Clientes.
• Duda fiscal, laboral o normativa → sección 4 (Consultas externas), remitir a gestoría.
• Duda sobre plataforma externa (Logista, Comet, Disashop) → sección 4, remitir al portal o proveedor.
• Encontrar dónde está una opción del programa → sección 5 (Guía rápida).
• Recordar teclas rápidas de Ventas o Ventas Anteriores → sección 5.3.

Ventas

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title: Ventas operativa
scope: Realización, modificación, cobro, prepara venta, consulta y abono de ventas en Estancos Élite; formas de pago y gestión mínima de vendedor
consolidated_from: [Cómo_realizar_una_venta, Funcionalidades_de_la_pantalla_de_Ventas, Modificar_productos_en_una_venta, Gestión_de_vendedor_y_cliente_en_una_venta, Formas_de_pago_disponibles_en_una_venta, Formas_de_Pago, Cobro_con_varias_formas_de_pago, Aplicar_descuento_en_una_venta, Cómo_crear_un_prepara_venta, Cómo_convertir_un_prepara_venta_en_una_venta, Pantalla_de_Ventas_Anteriores, Abonar_anular_o_corregir_una_venta, Vendedores]

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Ventas operativa

Alcance de este documento

Este documento cubre la operativa diaria de ventas en Estancos Élite: la pantalla de Ventas y sus funciones; el proceso de venta paso a paso (definir vendedor, asignar cliente, añadir artículos, modificar la venta antes de totalizar, aplicar descuentos, totalizar); las formas de pago disponibles y sus efectos; el cobro con varias formas de pago; la creación y conversión de un prepara venta; la pantalla de Ventas Anteriores (búsqueda, reimpresión, asignación de cliente); el proceso de abono (F5) con sus dos modalidades y sus casos habituales (anulación, devolución parcial, corrección de forma de pago); y la gestión mínima de vendedor necesaria para operar en ventas.

Este documento no cubre:

• Las ventas con trazabilidad a segundo canal (PVR, bares, gasolineras). Se remiten a la documentación específica de Ventas y Abonos con trazabilidad.
• Las ventas de recargas y productos electrónicos Disashop. Ver la documentación específica de Ventas Disashop; los abonos de recarga NO se hacen con F5 desde Ventas Anteriores.
• La recepción de cargas y la generación inicial de ventas mediante Telemetría se explican en Canales especiales. Una vez generadas, las ventas de Telemetría se consultan, reimprimen y abonan como ventas normales mediante los procedimientos de este documento.
• La facturación de albaranes pendientes. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Facturación de albaranes.
• La consulta general de saldos y facturas de un cliente. Ver la documentación de Clientes, sección Cuenta de cliente.
• La configuración avanzada del control horario de vendedores. Ver la documentación específica de Vendedores.

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1. La pantalla de Ventas

1.1 Cómo acceder

Al abrir el programa aparece el menú principal. Para acceder a Ventas se pulsa el botón Acceso a Ventas. También puede accederse mediante pantalla táctil o ratón.

Al abrir la pantalla, el sistema asigna automáticamente el vendedor por defecto (ver sección 7.2) y la venta se inicia sin cliente (venta de mostrador).

1.2 Teclas rápidas y funciones

La pantalla de Ventas dispone de las siguientes teclas rápidas, agrupadas por función.

Opciones generales. F1 Opciones accede a opciones de la tabla de ventas. F12 Abrir cajón realiza la apertura forzada del cajón portamonedas. Alt+C Comentario venta añade un comentario rápido a la venta.

Gestión de tickets e impresión. F2 Imprimir factura imprime una factura en formato DIN A4 de la última venta. F3 Ticket imprime el último ticket de venta. Alt+F3 Ticket sin precio genera un ticket sin mostrar precios (regalos o canjes). Alt+I Ticket reducido genera un ticket en formato reducido.

Gestión de vendedor y cliente. F4 Vendedor permite seleccionar o cambiar el vendedor de la venta. F6 Cliente permite seleccionar un cliente existente o acceder al buscador para altas rápidas. F9 Cuenta cliente accede a la cuenta del cliente para consultar movimientos o realizar pagos a cuenta.

Gestión de productos y precios. F7 %Descuento aplica un porcentaje de descuento a una línea o a toda la venta. F8 Tarifa permite seleccionar una tarifa de precios para un artículo o para toda la venta. Alt+R PVP con recargo muestra artículos con recargo aplicado. Supr Borrar línea elimina la línea de venta seleccionada.

Funciones de stock y operaciones especiales. Alt+P Entrada de prensa accede a la entrada de stock de prensa. Alt+T Ver otras tiendas consulta el stock de otras tiendas (requiere módulo MultiTienda).

Caja y control interno. Alt+U Caja cambio de turno registra y asigna un nuevo turno de caja. Alt+H Control horario registra la entrada o salida del vendedor actual.

Preparación y cierre de venta. F5 Guardar PPTO guarda la venta como prepara venta (ver sección 4). + Totaliza accede a la pantalla para finalizar la venta.

1.3 Listado de artículos con PVP con recargo (PVR) para bares

Desde la propia pantalla de Ventas se puede generar un listado de artículos con PVP con recargo. Pasos: se accede a Ventas, se pulsa F1 Opciones y a continuación Alt+R PVP con recargo. El sistema muestra el listado con los precios con recargo aplicado.

Condición necesaria. Para que un artículo aparezca en este listado, en su ficha (Alta de artículos) debe tener informado el campo Incremento PVR con valor 0,15. Si este valor no está configurado, el artículo no se incluirá en el listado.

1.4 Incidencias habituales al entrar en Ventas

El programa se cierra o expulsa al usuario al entrar en Ventas. Si al acceder a la pantalla de Ventas el programa se cierra automáticamente, expulsa al usuario o aparece un error inesperado, puede tratarse de una incidencia en la base de datos. En este caso: cerrar completamente el programa, volver a abrirlo e intentar acceder de nuevo a Ventas. Si el problema continúa, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para revisar y reparar la base de datos.

No permite totalizar la venta. Si al pulsar + Totaliza el sistema no permite finalizar la venta, revisar: que la impresora de tickets esté encendida, que tenga papel, y que siga configurada correctamente y no haya cambiado de puerto (Windows puede modificar automáticamente el puerto tras una actualización o cambio de conexión). También se recomienda reiniciar el equipo completamente y volver a abrir el programa. Si el problema continúa, contactar con el servicio técnico.

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2. Realizar una venta

2.1 Proceso básico

El proceso de venta en Estancos Élite se compone de cinco pasos: definir vendedor (opcional, ya viene asignado por defecto), definir el tipo de venta (con o sin cliente), añadir productos, modificar productos si es necesario antes de totalizar, y totalizar seleccionando la forma de pago.

2.2 Definir o cambiar el vendedor

Al abrir la pantalla, el sistema asigna automáticamente el vendedor por defecto. Si es necesario cambiarlo: se pulsa la lupa del campo Vendedor, o se pulsa F4 Vendedor. Se selecciona el vendedor deseado y se pulsa Intro. El cambio se aplica a la venta actual.

Importante sobre el vendedor. El vendedor debe estar creado previamente en el sistema (ver sección 7). El vendedor puede afectar a estadísticas y comisiones. No puede modificarse una vez finalizada la venta.

2.3 Venta con cliente o venta de mostrador

Existen dos tipos de venta según se asigne o no cliente.

Venta sin cliente (venta de mostrador). Es el modo por defecto al abrir la pantalla. Al finalizar se genera una factura simplificada (ticket). No se registra deuda. Es la venta habitual para cualquier tipo de artículo (tabaco, sellos, prensa u otros productos). No existe un proceso distinto según el tipo de producto.

Venta con cliente. Se utiliza cuando la venta requiere factura ordinaria, venta a crédito o albarán. Para asignar el cliente se pulsa la lupa del campo Cliente, o se pulsa F6 Cliente. Se selecciona el cliente y se pulsa Intro. La venta queda asociada al cliente seleccionado.

Cuándo es obligatorio asignar cliente. Es obligatorio cuando se realiza una venta a crédito, cuando se genera un albarán o cuando se necesita emitir factura ordinaria. Sin cliente asignado no se puede vender a crédito, generar albarán ni emitir factura ordinaria.

Asignar cliente no modifica el precio automáticamente, salvo que el cliente tenga tarifa asociada. Si el cliente tiene condiciones especiales (tarifa, recargo, crédito), se aplicarán en la venta.

2.4 Añadir productos a la venta

Los productos pueden añadirse mediante: escáner de código de barras, introducción manual del código, búsqueda por descripción, listado de artículos, o formato táctil (botones). Los artículos se añaden a la grilla de venta.

2.5 Modificar productos antes de finalizar

Mientras la venta no esté totalizada se pueden modificar cantidades, aplicar descuentos, cambiar el precio de venta, cambiar tarifa y eliminar líneas de producto. Una vez finalizada la venta, no es posible modificar los productos. Cualquier corrección debe realizarse mediante un abono (ver sección 6).

Modificar cantidad. Se sitúa el cursor en el campo Cantidad, se introduce el nuevo valor y se pulsa Intro. También se puede pulsar * sobre la línea del artículo e introducir la nueva cantidad. El importe de la línea se recalcula automáticamente.

Cambiar precio de venta (PVP). Se sitúa el cursor en el campo PVP, se introduce el nuevo precio y se pulsa Intro. El sistema recalcula el importe automáticamente. Solo puede realizarse antes de finalizar la venta. Puede estar limitado por permisos. Cambiar el precio en la venta no modifica el precio del artículo en su ficha, solo afecta a esa venta concreta.

Cambiar tarifa. Permite aplicar una tarifa distinta a un artículo o a toda la venta. Se sitúa el cursor en la línea del artículo, se pulsa F8 Tarifa y se selecciona la tarifa deseada. Con Intro se aplica solo al artículo seleccionado; con F8 Apli. Todos se aplica la tarifa a todos los artículos. Aplicar una tarifa no significa que todos los artículos tengan el mismo precio: cada artículo tomará el precio correspondiente a esa tarifa.

Eliminar una línea de producto. Se sitúa el cursor en la línea y se pulsa Supr. El artículo desaparece de la venta.

2.6 Aplicar descuento (F7)

Se aplican descuentos únicamente a artículos distintos al tabaco. No es posible aplicar descuentos a artículos de tabaco.

Se aplica de dos formas equivalentes: modificando directamente el campo %DTO en la línea (introducir el porcentaje y pulsar Intro), o pulsando F7 %Descuento antes de totalizar.

Al pulsar F7 el sistema pregunta si se desea aplicar el descuento a toda la venta. Si se responde Sí, el sistema pide el porcentaje y el descuento se aplica a todas las líneas de la venta (excepto tabaco). Si se responde No, el descuento se aplica únicamente a los artículos seleccionados en pantalla; se indica el porcentaje para esos artículos. Una vez introducido el porcentaje, se totaliza la venta.

En el ticket se mostrará el precio original de los artículos y el descuento se aplicará en el subtotal.

Bloqueos de descuento. Existe un parámetro que puede impedir aplicar descuentos: en Parámetros y Configuración, Parámetros locales, parámetro Nº 11. Si este parámetro está activado, no se podrán aplicar descuentos en ningún artículo. Para evitar descuentos específicamente en tabaco, en la familia de tabaco, casilla Bloquear descuento, se indica S.

Los descuentos también pueden estar limitados por permisos del usuario.

2.7 Totalizar y finalizar la venta

Cuando se han terminado de añadir productos, se pulsa + Totalizar. Se indica el importe entregado si procede. Se selecciona la forma de pago que se utilizará para esa venta (ver sección 3). Se pulsa Intro para confirmar la operación.

Al finalizar la venta se genera el documento correspondiente (ticket, factura o albarán, según cliente y forma de pago), el stock se actualiza según el tipo de venta, y el importe total mostrado en esta pantalla corresponde únicamente a la venta en curso: no refleja el saldo ni la deuda del cliente.

Qué ocurre según el tipo de venta. Sin cliente se genera factura simplificada (ticket). Con cliente se genera factura ordinaria. A crédito se genera factura ordinaria con deuda registrada. Con albarán se genera un documento de entrega pendiente de facturar.

Stock. El descuento de stock se produce únicamente al finalizar la venta. Si no se totaliza, el stock no se modifica. El sistema permite finalizar una venta aunque no haya stock suficiente: en ese caso el artículo queda con stock negativo, la venta no se bloquea por falta de stock, y el stock puede regularizarse posteriormente mediante la entrada correspondiente.

2.8 Acciones posteriores a la venta

Después de finalizar la venta se puede imprimir factura (F2), imprimir ticket (F3), o enviar factura por email (F4). Estas opciones se utilizan para la venta recién realizada. Para consultar ventas anteriores, ver sección 5.

2.9 Qué no se puede hacer una vez finalizada la venta

Una vez finalizada, la venta no se puede modificar, no se puede cambiar la forma de pago, no se puede eliminar. Cualquier corrección debe realizarse mediante un abono (ver sección 6).

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3. Formas de pago

3.1 Qué son y dónde se configuran

Las Formas de Pago son los distintos métodos que los clientes pueden utilizar para realizar sus compras. Definen cómo se cobra una venta y cómo se registra ese cobro en el programa. Permiten adaptarse a diferentes formas de pago (efectivo, tarjeta, etc.), controlar los movimientos de caja y gestionar posibles comisiones bancarias.

Se gestionan desde Control y Gestión, Familias y Formas de Pago. Desde esta pantalla se pueden consultar las formas de pago existentes, crear nuevas, modificar las existentes y dar de baja las que no se utilicen.

Los campos principales al crear una forma de pago son: Código (obligatorio, 3 dígitos, identifica la forma de pago), Descripción (obligatorio, nombre de la forma de pago), Tipo de Pago (obligatorio, define el comportamiento del sistema), Comisión Banco (%), Cuota adicional (%), Para importe mínimo, Hasta máximo, Imagen (opcional, se mostrará en la pantalla de ventas) y Muestra (indica si estará disponible en ventas).

Ejemplos de comportamiento según el tipo de pago. Para Efectivo: calcula automáticamente el cambio, se registra directamente en caja, afecta al arqueo, no aplica comisiones. Para Tarjeta de Crédito/Débito: puede integrarse con el datáfono, requiere validación bancaria, se registra en movimientos de tarjeta, permite gestionar comisiones.

Para modificar una forma de pago se busca, se accede a su ficha, se modifican los campos necesarios y se guarda. Para eliminar, se selecciona y se pulsa F5 Baja.

Las formas de pago afectan directamente al control de caja. Las formas desactivadas no estarán disponibles en ventas.

3.2 Efecto de cada forma de pago en la venta

Efectivo. Sin cliente asignado se genera factura simplificada (ticket) y el stock se descuenta automáticamente. Con cliente asignado se genera factura ordinaria y el stock se descuenta automáticamente.

Visa (tarjeta de crédito o débito). Mismos efectos que efectivo: sin cliente, ticket; con cliente, factura ordinaria. En ambos casos el stock se descuenta automáticamente.

Si el sistema dispone de datáfono enlazado, al seleccionar Visa el importe se envía automáticamente al terminal. No es necesario introducir el importe manualmente en el datáfono.

A crédito. Requiere cliente asignado obligatoriamente. Se genera factura ordinaria. El stock se descuenta automáticamente y el importe se registra como deuda del cliente. El pago se realiza posteriormente desde la cuenta del cliente (F9 Cuenta cliente).

Albarán. Requiere cliente asignado obligatoriamente. Se genera un albarán de entrega. El stock se descuenta automáticamente y se registra como deuda del cliente. El albarán debe convertirse en factura posteriormente (ver Facturación y Contabilidad); se pueden agrupar varios albaranes en una única factura. El albarán no es un documento de cobro: el pago se realiza posteriormente desde la cuenta del cliente.

Resumen práctico. El stock siempre se descuenta al finalizar la venta. Sin cliente solo puede generarse factura simplificada. Las ventas a crédito y los albaranes generan deuda. Una vez finalizada la venta no puede modificarse la forma de pago: para corregirla debe realizarse un doble abono (ver sección 6.6).

3.3 Cobro con varias formas de pago

Permite finalizar una venta utilizando más de una forma de pago.

Procedimiento. Se introducen los artículos en la venta y se pulsa Totalizar. En la pantalla de cobro, en el campo Entregado euros se introduce el importe parcial y se selecciona la primera forma de pago (por ejemplo, EF Efectivo). El sistema genera automáticamente una segunda línea con el importe restante. Se selecciona la segunda forma de pago (por ejemplo, VI Tarjeta) y se confirma la operación.

Ejemplo. Venta total de 10 €. Se introducen 5 € en EF (efectivo). El sistema genera automáticamente otra línea con los 5 € restantes. Ese importe se puede cobrar, por ejemplo, en VI (tarjeta).

Al finalizar, la venta queda finalizada y el ticket refleja ambas formas de pago. No es necesario calcular el importe restante: el sistema lo hace automáticamente. Se pueden utilizar tantas formas de pago como sea necesario.

3.4 Cómo seleccionar la forma de pago en el cobro

Desde la pantalla de Ventas se pulsa Totalizar. En la pantalla de cobro se muestran las diferentes formas de pago activadas en el sistema. Por defecto normalmente aparece seleccionada la forma de pago Efectivo.

Para cambiarla: se pulsa directamente sobre el botón de la forma de pago deseada, o se pulsa F5 Forma de pago. Al pulsar F5 se pueden escribir las iniciales de la forma de pago para localizarla rápidamente. Ejemplos habituales: EF Efectivo, AL Albarán, VI Visa. Una vez localizada, se pulsa Intro para seleccionarla.

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4. Prepara venta (presupuestos)

4.1 Qué es y cuándo usarlo

Un prepara venta permite adelantar la preparación de una venta sin cerrarla de forma definitiva. Se utiliza como presupuesto o pedido para agilizar la venta cuando el cliente decida formalizarla más adelante.

Características. No descuenta stock. Puede crearse con o sin cliente. Puede guardarse y recuperarse posteriormente. Puede convertirse en venta definitiva.

Uso como presupuesto. La opción Prepara venta también puede utilizarse como herramienta para realizar presupuestos. Las ventas preparadas no se contabilizan, no descuentan stock y no generan ningún movimiento en el sistema. La operación solo tendrá efecto cuando la venta se pase a la pantalla de Ventas y se finalice. Esto permite preparar propuestas para clientes sin afectar a los datos reales del negocio hasta su confirmación.

4.2 Crear un prepara venta

Se accede al menú principal, se entra en Ventas y se selecciona la pestaña Prepara Venta.

Al crear un prepara venta se debe indicar una referencia. Puede ser un nombre, código o texto libre. Sirve para recuperar el prepara venta más adelante. Si no se indica, el sistema genera una automáticamente.

Asignar cliente (opcional). Por defecto el prepara venta se crea sin cliente. Para asignar un cliente se pulsa la lupa del campo Cliente, o F6 Cliente. Se selecciona el cliente y se pulsa Intro.

Añadir productos. Se añaden mediante escáner de código de barras, código del artículo, búsqueda por descripción, listado de artículos o formato táctil. Los productos se añaden a la grilla del prepara venta.

Guardar el prepara venta. Se pulsa + Totalizar. El sistema muestra un mensaje confirmando que la venta ha sido guardada.

Al guardar no se descuenta stock, no se genera ticket ni factura, no se registra movimiento contable, y el prepara venta queda almacenado para su recuperación.

Consideraciones. Guardar un prepara venta no bloquea el stock. Si el stock cambia antes de convertirlo en venta, puede haber diferencias. El prepara venta puede modificarse antes de convertirlo en venta. No sustituye a una venta definitiva.

4.3 Convertir un prepara venta en una venta

Al convertirlo en venta se genera una venta real, se descuenta el stock, y se podrá emitir ticket, factura o albarán.

Recuperar el prepara venta. Se accede a la pantalla de Ventas, pestaña Prepara venta. Se introduce la referencia con la que se guardó el prepara venta y se pulsa Intro. El sistema muestra el contenido del prepara venta.

Mantener o actualizar precios. Al recuperar el prepara venta, el sistema pregunta: Mantener precios originales (se respetan los precios guardados en el momento de crear el prepara venta) o Actualizar a precios actuales (se aplican los precios vigentes en ese momento). Esta decisión solo afecta a la venta que se va a generar.

Generar la venta definitiva. Una vez revisados los productos y hechas las modificaciones necesarias, se pulsa F5 Pasar a Venta. El sistema convierte el prepara venta en una venta activa en la pantalla de ventas.

Finalizar. Se pulsa + Totalizar, se selecciona la forma de pago y se confirma la operación. Se genera el documento correspondiente, el stock se descuenta automáticamente y la venta queda registrada en el historial.

Qué tener en cuenta. Si la pantalla de ventas no está vacía, los productos del prepara venta se añadirán a los ya existentes. Se recomienda que la pantalla de ventas esté vacía antes de pulsar F5 Pasar a Venta. Si el stock ha cambiado desde que se creó el prepara venta, puede no haber disponibilidad suficiente. Una vez totalizada, la venta no puede modificarse.

4.4 Cancelar (eliminar) una venta preparada

Se accede a la opción de Prepara venta. Se pulsa en la lupa para ver las ventas aparcadas. Se localiza la venta que se desea cancelar. Se selecciona y se pulsa Totalizar. El programa carga la venta en la pantalla de ventas y la coloca automáticamente en una pestaña libre (entre la 1 y la 4). Una vez la venta está en pantalla se pulsa ESC. El sistema muestra un mensaje preguntando si se desea eliminar la venta; se responde Sí.

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5. Pantalla de Ventas Anteriores

5.1 Qué contiene y cómo acceder

La pantalla de Ventas Anteriores permite consultar todas las ventas ya finalizadas en el sistema y realizar determinadas acciones sobre ellas. Desde esta pantalla se pueden consultar ventas realizadas, filtrar por distintos criterios, reimprimir documentos y realizar abonos o devoluciones (ver sección 6). No permite modificar una venta ya finalizada.

En esta pantalla se muestran: facturas simplificadas (tickets), facturas ordinarias, albaranes, ventas a crédito y ventas con trazabilidad. Es decir, todas las operaciones que ya han sido totalizadas y registradas en el sistema.

Acceso. Se accede al menú principal, se entra en Ventas y se selecciona la pestaña Ventas Anteriores. También se puede pulsar la tecla Tabulador del teclado desde la pantalla de Ventas hasta situarse en dicha pestaña.

Nota. Si solo se desea consultar el historial de ventas de un cliente o revisar sus facturas, puede hacerse de forma más directa desde la Cuenta de cliente (ver documentación de Clientes).

5.2 Buscar una venta

Desde la pantalla de Ventas Anteriores se puede buscar por vendedor (F4 Vendedor), por cliente (F6 Cliente), por terminal (F7 Terminal), por fecha (F8 Fecha) o por número de venta (F9 Venta).

Importante: F7 – Terminal permite filtrar las ventas de un terminal dentro de Ventas Anteriores, pero no genera un listado conjunto. Las ventas se muestran de una en una y es necesario recorrerlas mediante AvPág y RePág.

Instrucción para el agente de voz: utiliza Ventas Anteriores cuando el usuario quiera localizar, consultar o reimprimir una venta individual. Si quiere ver un listado, un resumen o todas las ventas de uno o varios terminales, utiliza Análisis de Ventas.

Para navegar entre ventas: AvPág muestra ventas posteriores y RePág muestra ventas anteriores.

Buscar por referencia de venta. Si se conoce la referencia: se pulsa F9 Buscar venta, se introduce la referencia y se pulsa Intro.

Buscar por fecha. Si se conoce la fecha: se pulsa F8 Buscar fecha, se indica la fecha deseada y se pulsa Intro.

5.3 Reimprimir documentos

Desde la pantalla de Ventas Anteriores, con la venta localizada, están disponibles las siguientes funciones: F1 Recibo imprime un recibo con los datos de la venta. F2 Imprimir factura imprime la factura ordinaria. F3 Ticket imprime la factura simplificada.

Para reimprimir un ticket se localiza la venta y se pulsa F3 Imprimir ticket.

5.4 Localizar y reimprimir un ticket sin conocer el número de venta

Si el usuario no conoce el número o la referencia de la venta, pero sabe la fecha aproximada y el importe, debe utilizar el Listado Contable.

Procedimiento recomendado

1. Entra en Control y Gestión, Análisis Estadísticos y Listado Contable.

2. Indica la fecha o el intervalo de fechas de la venta.

3. Escribe * en De Facturas.

4. Escribe N en No Facturable.

5. Escribe S en Ventas 1.

6. Escribe N en Ventas 2, Familias 1, Familias 2 y Gestor.

7. Pulsa F4 – Ejecutar Contable y busca el importe.

8. Si quieres reimprimir el ticket, sitúate sobre la línea correspondiente y pulsa F11 – Imprimir factura/ticket.

Consulta también el documento Facturación, apartado 3.7 Localizar un ticket conociendo la fecha y el importe.

Instrucción para el agente de voz

No utilices como procedimiento principal Análisis de Ventas, anotar la referencia y entrar después en Ventas Anteriores.

No indiques F9 – Buscar venta cuando el usuario se encuentre en el Listado Contable.

Si el usuario ya ha localizado la venta, no necesita buscarla nuevamente ni introducir ninguna referencia. Puede reimprimirla directamente con F11.

5.5 Asignar un cliente a una venta ya realizada

Esta opción solo se puede utilizar en ventas que no tienen cliente asignado. No permite cambiar un cliente por otro en una venta ya finalizada. Si una venta ya tiene cliente y es necesario corregirlo, se debe realizar un abono y generar una nueva factura con el cliente correcto.

Pasos. Se busca la venta utilizando los filtros disponibles. Se pulsa F6 Cliente. El sistema muestra el mensaje: "¿Desea asignar esta venta a un cliente?". Al confirmar aparece un segundo aviso: "Se va a generar una factura con fecha de hoy. ¿Continuar?". Se confirma la operación para completar el proceso.

Cómo funciona internamente. Esta operación no modifica la venta original. El sistema realiza automáticamente un abono (movimiento negativo) de la venta original, la creación de una nueva venta/factura con la fecha actual (no la de la venta original) y la asignación del cliente a esta nueva venta.

Importante. La nueva factura se genera con la fecha actual, lo que implica que la operación se registra contablemente en el periodo actual y no en el original. Este comportamiento es necesario para mantener la coherencia contable y evitar modificar registros ya cerrados. La operación queda registrada en el historial.

5.6 Qué no se puede hacer desde Ventas Anteriores

No es posible modificar directamente una venta ya finalizada, cambiar la forma de pago, eliminar definitivamente una venta ni modificar operaciones de ejercicios ya cerrados. Cualquier corrección debe realizarse mediante un abono (sección 6) o mediante la opción de asignar cliente en ventas sin cliente (sección 5.5).

Las ventas de ejercicios cerrados no pueden modificarse ni rectificarse. Si es necesario corregir una operación, debe realizarse un ajuste en el ejercicio actual.

Una vez finalizada una venta, el stock ya ha sido descontado; no es posible modificar directamente la venta (artículos, importes o forma de pago); si es necesario corregir una venta, debe realizarse un abono.

Incidencia habitual. Si al acceder a Ventas Anteriores el programa funciona de forma lenta o tarda demasiado en cargar la información, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para revisar la base de datos.

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6. Abonar, anular o corregir una venta

6.1 Qué es un abono

Un abono es una operación que genera una venta en negativo para compensar o anular una venta anterior.

Las operaciones de anulación, devolución y corrección de ventas normales se realizan desde Ventas Anteriores mediante F5 – Abonar.

Al realizar un abono, el sistema carga la venta original en negativo, ajusta el stock automáticamente y registra la operación en el historial.

Regla práctica

Toda corrección sobre una venta ya finalizada, tanto un ticket como una factura directa, se realiza desde Ventas Anteriores con F5 – Abonar.

Una venta generada mediante Telemetría es una venta normal. Se anula desde Ventas Anteriores con F5 – Abonar y no requiere volver al módulo de Telemetría.

Las excepciones son las facturas generadas desde albaranes, las operaciones de DisaShop y las ventas con trazabilidad de segundo canal. Estas operaciones tienen procedimientos específicos.

6.2 Iniciar un abono o devolución

Se accede a la pantalla de Ventas Anteriores. Se selecciona la venta que se desea abonar. Se pulsa F5 Abonar.

El sistema cambia a una pantalla de venta libre y carga la venta seleccionada con las cantidades en negativo. Se revisan los artículos y las cantidades antes de continuar.

Finalizar el abono. Se pulsa Totalizar para confirmar la operación. Se selecciona la forma de pago correspondiente. Al finalizar, el stock se ajusta automáticamente y el abono queda registrado en el historial de ventas.

6.3 Tipos de abono: clásico vs rectificativo

El tipo de abono depende del parámetro local nº13 "Bloquear la cantidad negativa en ventas".

Abono clásico (parámetro nº13 desactivado). Al iniciar el abono el sistema muestra una pregunta; se selecciona Sí. Los productos aparecen en negativo. Permite modificar cantidades, añadir líneas de artículos y eliminar líneas de artículos. La numeración es correlativa con las ventas normales. La venta queda abonada y registrada.

Abono rectificativo (venta rectificativa) (parámetro nº13 activado). Genera numeración específica de abonos. Mantiene las cantidades originales en negativo. No permite modificar artículos. Permite eliminar líneas. Las ventas rectificadas aparecen marcadas con una etiqueta en rojo en la pantalla de Ventas Anteriores.

6.4 Anular una venta completa

Se accede a Ventas Anteriores, se selecciona la venta, se pulsa F5 Abonar y se totaliza la operación.

Resultado. La venta queda anulada, se genera una venta en negativo y el stock se ajusta automáticamente.

6.5 Realizar una devolución parcial

Si solo se desea devolver algunos artículos: se accede a Ventas Anteriores, se selecciona la venta, se pulsa F5 Abonar, se modifican las líneas necesarias (si el sistema lo permite: depende del tipo de abono, ver 6.3) y se totaliza.

Resultado. Solo se devuelven los artículos seleccionados.

6.6 Corregir una forma de pago incorrecta (doble abono)

No es posible modificar directamente la forma de pago de una venta ya finalizada. Para corregirla es necesario realizar un doble abono.

Paso 1: Anular la venta original. Se accede a Ventas Anteriores. Se localiza la venta. Se pulsa F5 Abonar. Se totaliza utilizando la misma forma de pago original. La venta queda en negativo.

Paso 2: Recuperar la venta. Se vuelve a Ventas Anteriores. Se localiza la venta en negativo. Se pulsa de nuevo F5 Abonar. El sistema convierte la venta en positivo y la envía a la pantalla de ventas.

Paso 3: Finalizar correctamente. Se pulsa Totalizar. Se selecciona la forma de pago correcta.

Resultado final. La venta original queda anulada y se genera una nueva venta con la forma de pago correcta.

Por qué hay que abonar dos veces. El primer abono anula la venta original y el segundo permite recuperarla para volver a cobrarla correctamente.

6.7 Corregir facturas generadas desde albaranes

Las facturas generadas desde Facturación de albaranes NO se anulan desde Ventas Anteriores. Se anulan mediante F6 Retroceder desde la pantalla de Facturación de albaranes, lo que devuelve los albaranes a estado pendiente y permite facturarlos de nuevo. Ver la documentación de Facturación y Contabilidad, sección Facturación de albaranes.

6.8 Casos especiales que NO usan F5 – Abonar

Recargas DisaShop y productos electrónicos

La anulación de una operación de DisaShop no se realiza mediante un abono normal desde Ventas Anteriores.

No debe utilizarse Ventas Anteriores ni F5 – Abonar, porque se anularía la venta en el programa, pero la recarga electrónica podría continuar activa en la plataforma.

La cancelación debe realizarse desde el menú específico de DisaShop. Ver el documento Canales especiales, apartado Ventas DisaShop.

Ventas con trazabilidad de segundo canal

Los abonos de ventas con trazabilidad requieren su procedimiento específico y el escaneo de los códigos TTT correspondientes.

La operación debe comunicarse correctamente al repositorio. Ver la documentación de Ventas y Abonos con trazabilidad.

Telemetría no es un caso especial

Las ventas generadas desde Telemetría no forman parte de las excepciones anteriores.

Una vez que la carga se ha convertido en venta, se anula como cualquier otra venta desde Ventas Anteriores mediante F5 – Abonar.

No es necesario acceder a Telemetría ni conocer la plataforma de vending utilizada para anular una venta ya generada.

6.9 Preguntas habituales sobre abonos

¿Puedo cambiar la forma de pago sin abonar la venta? No. Es obligatorio realizar el proceso de abono (ver 6.6).

¿Dónde aparece la venta después del primer abono? En Ventas Anteriores, en negativo.

¿El abono afecta al stock? Sí. El stock se ajusta automáticamente en función de los artículos abonados.

¿Se puede modificar directamente una venta ya finalizada? No. Todas las correcciones se realizan mediante F5 Abonar.

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7. Gestión mínima de vendedor

7.1 Qué es y para qué sirve

El módulo de Vendedores permite gestionar las personas que trabajan en el negocio. Sirve para identificar qué vendedor realiza cada venta, analizar ventas y resultados por empleado, gestionar comisiones (si están activadas) y llevar un control del equipo.

Importante (obligación legal). Dar de alta los vendedores es necesario para llevar un control horario de los empleados y cumplir con la normativa laboral vigente. Es recomendable que cada trabajador tenga su propio código de vendedor.

Se accede desde Control y Gestión, Vendedores. Siempre debe existir al menos un vendedor. El sistema incluye uno genérico por defecto "GE".

7.2 Configurar el vendedor por defecto

El vendedor por defecto se configura desde Parámetros, Parámetros locales, parámetro 25 Vendedor por defecto. En este campo se debe introducir el código del vendedor que se desea que aparezca automáticamente en las ventas. Si no se configura, el programa utilizará por defecto el vendedor genérico.

7.3 Alta de un vendedor

Se sitúa el cursor en el campo Código. Se introduce un código (normalmente 2 letras). Si no existe, se pulsa ESC para crear uno nuevo. Se rellenan los datos: Código (identificador del vendedor), Nombre (nombre completo), Identifica (código opcional para tarjetas o fichajes), Teléfono / Email (datos de contacto), Comisión (porcentaje si aplica) y Muestra (indica si aparece en búsquedas). Se guarda con Intro o con la opción guardar.

7.4 Modificar o dar de baja un vendedor

Modificar. Se busca el vendedor por código o nombre, se cambian los datos necesarios y se guardan los cambios.

Baja. Se selecciona el vendedor, se pulsa F5 Baja y se confirma. No se puede eliminar si está en uso; el sistema puede pedir un vendedor sustituto.

7.5 Opciones de la ficha de vendedor

F2 Crear código de barras genera un código para identificación. F3 Detalle muestra ventas, beneficios y comisiones. F4 Hacer foto permite asignar imagen al vendedor. F5 Baja da de baja al vendedor. F8 Protección de datos permite imprimir documento para firma.

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8. Cuándo NO usar la pantalla de Ventas

La pantalla de Ventas se utiliza para realizar ventas nuevas y para consultar ventas ya realizadas (Ventas Anteriores). No se utiliza para consultar ventas ya realizadas, facturas emitidas o saldos de clientes en modo listado o resumen. Cuando la necesidad es consultar historial, listados o facturación agregada, hay que ir a otras pantallas:

• Consulta de historial y saldo de un cliente concreto → utilizar Cuenta de cliente (F9 desde Ventas o desde Fichas de clientes). Ver documentación de Clientes.
• Listados de facturas de uno o varios clientes → utilizar Ventas por Facturas (F3 desde Fichas de clientes, F7 Listado). Ver documentación de Facturación y Contabilidad, sección FAQ Facturas.
• Ventas ya realizadas (individual) → utilizar Ventas Anteriores (ver sección 5).
• Listados fiscales, para gestoría, trimestrales o mensuales → utilizar el Listado contable. Ver documentación de Facturación y Contabilidad, sección Listado contable.
• Reimprimir un ticket sin conocer el número, pero conociendo la fecha aproximada y el importe → utilizar Control y Gestión, Análisis Estadísticos, Listado Contable, seleccionar Ventas 1 y localizar el importe. Desde la línea correspondiente se puede reimprimir directamente con F11 – Imprimir factura/ticket. No es necesario ir a Ventas Anteriores ni buscar la referencia.
• Análisis y estadísticas de ventas → utilizar Análisis de Ventas o Análisis Predefinidos. Ver documentación de Análisis.

Regla práctica de desambiguación.

• Realizar una venta nueva → Ventas.
• Reimprimir un ticket o factura conociendo el número → Ventas Anteriores, F9 Venta.
• Abonar, anular o corregir una venta ya finalizada → Ventas Anteriores, F5 Abonar (excepto casos especiales de sección 6.7 y 6.8).
• Consultar todas las facturas de un cliente → Cuenta de cliente o Listado F3 desde Fichas de clientes.
• Listados fiscales o trimestrales → Listado contable.

Verifactu y ticket bai

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title: Verifactu y TicketBAI
scope: Sistemas fiscales de comunicación de ventas a la Agencia Tributaria en Estancos Élite (Verifactu estatal y TicketBAI del País Vasco), su activación, funcionamiento dentro del programa y seguimiento de envíos
consolidated_from: [Verifactu, Sistema_Verifactu_activo, FAQ_Sistema_Verifactu, Ticket_Bai, Qué_es_TicketBAI, Activación_de_TicketBAI, Seguimiento_de_envíos, Incidencias_TicketBAI]

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Verifactu y TicketBAI

Alcance de este documento

Este documento cubre los dos sistemas fiscales de comunicación de ventas a la Agencia Tributaria que soporta Estancos Élite: Verifactu (normativa estatal antifraude) y TicketBAI (obligatorio en el País Vasco). Explica el marco normativo general de cada uno, los requisitos técnicos y el proceso de activación en el programa, cómo funciona dentro de la operativa diaria de ventas, la gestión de subfamilias para excluir productos no facturables, el seguimiento de envíos a Hacienda, la resolución de envíos pendientes y rechazados, y las incidencias más habituales.

Este documento no cubre:

• La normativa fiscal en detalle. La información legal que se incluye aquí es orientativa; para dudas normativas debe consultarse con la gestoría o asesoría.
• La operativa habitual de venta y su totalización. Ver la documentación de Ventas operativa. La activación de Verifactu o TicketBAI no cambia la forma de trabajar en ventas para el usuario.
• Los abonos y rectificaciones sobre ventas. Ver la documentación de Ventas operativa, sección Abonar. Aquí se explica el efecto que tienen los abonos sobre los envíos.
• La configuración general del correo electrónico o de los datos de empresa (excepto cuando afectan a la cabecera de los tickets emitidos bajo Verifactu/TicketBAI).

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1. Conceptos y marco normativo

1.1 Qué es TicketBAI

TicketBAI es un sistema obligatorio de control fiscal implantado en el País Vasco que regula cómo se deben emitir, registrar y comunicar las ventas realizadas por un negocio. Su objetivo es evitar el fraude fiscal mediante el envío automático de la información de las ventas a la Hacienda foral correspondiente.

Funcionamiento general. Cada venta genera un registro fiscal único. Se crea un fichero TicketBAI asociado a la operación. Este fichero se envía automáticamente a Hacienda. La información queda registrada y no puede ser modificada sin dejar rastro.

Es obligatorio en el País Vasco. Requiere conexión a internet para el envío de los registros. Si no hay conexión, las ventas quedan pendientes de envío.

1.2 Qué es Verifactu

Verifactu es un sistema de control fiscal impulsado por la Agencia Tributaria estatal que regula cómo se deben generar, registrar y conservar las facturas. Forma parte de la normativa antifraude y obliga a utilizar sistemas que garanticen la integridad y trazabilidad de la información.

Funcionamiento general. Cada factura genera un registro interno seguro. Este registro incluye un identificador único. El sistema debe impedir la modificación o eliminación sin registro. La información puede ser enviada o consultada por la Agencia Tributaria.

1.3 Diferencias entre Verifactu y TicketBAI

No son lo mismo, y es habitual que se confundan. Las diferencias principales:

• Ámbito. TicketBAI es obligatorio en el País Vasco. Verifactu es una normativa estatal (no aplica en País Vasco ni Navarra ni a contribuyentes del SII).
• Envío. TicketBAI envía automáticamente las ventas a Hacienda. Verifactu no siempre implica envío inmediato como TicketBAI: regula sobre todo la integridad de los registros.
• Objetivo común. Ambos garantizan que las facturas no puedan manipularse y aseguran la trazabilidad de las operaciones.

1.4 Cuándo entra en vigor Verifactu

La entrada en vigor depende de la forma jurídica del negocio: Sociedades el 1 de enero de 2027; Autónomos el 1 de julio de 2027.

1.5 Quién está obligado a utilizar Verifactu

Todas las sociedades y autónomos que emitan facturas, salvo aquellos que residan en País Vasco o Navarra o estén incluidos en el SII.

Si el negocio está exento, debe ejecutar el Asistente de configuración de Verifactu y seguir las instrucciones para usuarios exentos. El programa solicitará completar una declaración responsable indicando que no se está obligado a cumplir con Verifactu.

1.6 Obligaciones del negocio y errores comunes

Obligaciones generales. Utilizar un sistema de facturación adaptado a la normativa. No manipular ni eliminar facturas indebidamente. Mantener los datos fiscales correctos. Conservar la información durante el periodo legal.

Obligaciones específicas de TicketBAI. Emitir todos los tickets conforme a la normativa. No eliminar ni modificar ventas ya registradas. Asegurar el envío de la información a Hacienda. Mantener los datos fiscales correctamente configurados.

Errores comunes. Confundir Verifactu con TicketBAI. Pensar que siempre hay envío automático (no es así en Verifactu). Usar software no adaptado. No revisar la configuración fiscal. No enviar las ventas pendientes. Problemas de conexión a internet. Configuración incorrecta del certificado digital.

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2. Activación y configuración

2.1 Requisitos previos

Para activar tanto Verifactu como TicketBAI se necesita: tener una versión compatible del programa, disponer de certificado digital en formato .PFX o .P12 con contraseña, tener .Net Framework 4.8 o superior instalado, disponer de conexión a internet, y disponer de impresora con capacidad de imprimir códigos QR.

2.2 Certificado digital

El certificado digital se obtiene a través de la gestoría o desde la Agencia Tributaria. Debe entregarse en formato .P12 o .PFX con contraseña.

Caducidad. Los certificados tienen fecha de caducidad. Si el certificado caduca, no se podrán realizar ventas hasta renovarlo. El sistema avisará con antelación cuando el certificado esté próximo a caducar.

2.3 Instalación de .Net Framework 4.8

Si no está instalado se descarga desde: www.soportelkb.com/frame4.8.exe. Si se utilizan sistemas anteriores a Windows 10, puede ser necesario actualizar el equipo.

2.4 Asistente de configuración

Cuando se cumplen todos los requisitos, se ejecuta el Asistente de configuración dentro del software. En cualquier momento se puede volver a ejecutar el asistente pulsando F12 Asistente de configuración desde la pantalla de Verifactu.

2.5 Activación de TicketBAI (procedimiento específico)

Para activar TicketBAI en el programa: se accede a Control y Gestión, se entra en Parámetros, Empresas. Se selecciona la empresa. Se pulsa F6 Configurar TicketBAI.

Una vez activado: aparece un botón de TicketBAI en el menú, se habilita el acceso al seguimiento de envíos, y se activan opciones adicionales en subfamilias.

Comprobación. Aparece un indicador en la parte superior. Aparece un botón con el nombre de la Hacienda correspondiente.

2.6 Configurar productos que se envían a Hacienda (subfamilias)

No todos los productos deben enviarse a Verifactu o TicketBAI. Los productos en los que el negocio actúa como comisionista o intermediario no deben enviarse, porque la facturación corresponde a un tercero.

Ejemplos de productos que normalmente NO deben enviarse: loterías, sellos, servicios de terceros, productos con comisión (recargas, Western Union, etc.).

Cómo configurarlo. Una vez activado el sistema, en las subfamilias de artículos aparece un nuevo campo: Enviar a TicketBAI (o Enviar a Verifactu, según el sistema activo). Por defecto tiene el valor S (Sí), lo que significa que las ventas de esa subfamilia se enviarán a Hacienda.

Para excluir una subfamilia: se accede a Subfamilias. Se localiza la subfamilia. Se busca el campo Enviar a TicketBAI (o Enviar a Verifactu). Se marca N (No se envía).

Importante. Es obligatorio revisar todas las familias y subfamilias tras activar TicketBAI o Verifactu para evitar envíos incorrectos o rechazos. Una mala configuración de subfamilias o epígrafes puede provocar rechazos en los envíos.

2.7 Epígrafes

Si se tienen dudas sobre qué epígrafe corresponde a cada tipo de artículo, debe consultarse con la gestoría o asesoría. El programa permite configurarlos, pero la asignación correcta depende de la normativa fiscal aplicable al negocio.

En TicketBAI (Bizkaia), el campo Epígrafe es obligatorio en la subfamilia para el envío. Ver la documentación de Familias y Subfamilias.

2.8 Declaración responsable

Desde la pantalla de Verifactu, F10 Declaración responsable permite obtener la declaración responsable para usuarios exentos.

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3. Funcionamiento dentro del programa

3.1 La operativa de ventas no cambia

Cuando Verifactu o TicketBAI están activos en el software, la operativa diaria de ventas sigue siendo la misma para el usuario. El programa se encarga automáticamente de enviar la información de cada venta a la Agencia Tributaria correspondiente.

3.2 Qué ventas se envían y qué no

Se envían: las ventas que se cobran en el momento (efectivo, tarjeta, transferencia y otros medios de pago directos).

No se envían: los albaranes, ya que no se consideran ventas finales. Si posteriormente se genera una factura a partir de un albarán, será entonces cuando se envíe la información a Hacienda.

3.3 Código QR en tickets y facturas

Con Verifactu o TicketBAI activos, aparecerá un código QR en todos los tickets y facturas. Este código permite verificar la información enviada a la Agencia Tributaria.

3.4 Cabecera de tickets con Verifactu o TicketBAI

Cuando el sistema está activo, la cabecera de los tickets no se puede modificar manualmente desde la configuración de tickets. Los datos que aparecen en la cabecera del ticket se toman directamente de la configuración de la empresa.

Si es necesario modificar datos como nombre de la empresa, dirección, CIF u otros datos fiscales, deberán modificarse en Control y Gestión, Parámetros y Configuración, Empresas. Una vez modificados los datos de la empresa, aparecerán automáticamente en los nuevos tickets y facturas.

3.5 Tiempo de envío de las ventas

Los envíos no son inmediatos. Cuando se realiza una venta, inicialmente aparece con estado En cola. Aproximadamente 5 minutos después, el sistema envía la información a la Agencia Tributaria y recibe la respuesta automáticamente.

3.6 Abonos y facturas rectificativas

Las devoluciones o cambios deben realizarse mediante facturas rectificativas (abonos). Ver la documentación de Ventas operativa, sección Abonar.

Cada tienda tiene su propia serie de facturación independiente.

3.7 Cabecera y modificación de facturas

Una factura ya emitida no puede modificarse ni eliminarse. Las correcciones deben realizarse mediante abonos (facturas rectificativas), no manipulando la factura original.

Verifactu no envía a la Agencia Tributaria el método de pago de las facturas simplificadas.

3.8 Verificación de QR de proveedores

No es necesario comprobar el QR de las facturas recibidas de proveedores. La normativa solo exige emitir correctamente las facturas del propio negocio.

3.9 Impresión de facturas

Las facturas no tienen por qué imprimirse obligatoriamente. Pueden entregarse impresas, en formato digital o mediante otros sistemas de acceso al documento.

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4. Seguimiento de envíos a Hacienda

4.1 Acceso al seguimiento

Una vez activado el sistema, aparece un botón nuevo llamado Verifactu (o el nombre de la Hacienda correspondiente, en el caso de TicketBAI) en la parte inferior de Control y Gestión.

Desde este botón se puede consultar los envíos realizados, ver el estado de cada envío y revisar las respuestas de la Agencia Tributaria.

4.2 Estados de envío

• En cola: la venta está pendiente de enviarse a la Agencia Tributaria. Es el estado inicial de cualquier venta recién realizada; unos 5 minutos después pasa a enviado.
• Enviado/Aceptado: la Agencia Tributaria ha aceptado el envío.
• Pendiente (fondo rosado): el envío no se ha podido realizar correctamente (ver sección 5).
• Rechazado: la Agencia Tributaria no ha aceptado la información enviada (ver sección 5).

4.3 Ver la información enviada y la respuesta

F5 Ver petición muestra el fichero enviado a Hacienda en formato XML.

F6 Ver respuesta muestra la respuesta recibida de la Agencia Tributaria. Esto permite comprobar el motivo en caso de que un envío sea rechazado.

Los datos enviados también son consultables desde: Control y Gestión, Verifactu (o TicketBAI), F6 Ver Respuesta.

4.4 Tipos de facturas enviadas

En el seguimiento de envíos aparece una numeración en la primera columna que indica el tipo de documento: S para factura simplificada, F para factura ordinaria, R para factura rectificativa. Cada tipo de factura tiene su propia numeración.

4.5 Información del certificado

En la pantalla de Verifactu se puede consultar el certificado utilizado para el envío. Con la opción F3 Certificado se muestra la información del certificado y sus fechas de vigencia.

Los certificados tienen fecha de caducidad. Si el certificado caduca, no se podrán realizar ventas hasta renovarlo. El sistema avisa con antelación cuando el certificado esté próximo a caducar.

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5. Envíos pendientes y rechazados

5.1 Envíos pendientes: qué son

Un envío queda pendiente cuando no se puede enviar correctamente en el momento de la venta. Puede ocurrir por falta de conexión a internet o por problemas temporales de comunicación.

Qué ocurre. El ticket puede salir sin QR. La venta queda pendiente. Las siguientes ventas no se enviarán correctamente hasta resolver los pendientes.

5.2 Cómo resolver envíos pendientes

Se recupera la conexión a internet. Se accede a TicketBAI (o Verifactu), o se entra en ventas. Se pulsa F12 Enviar pendientes.

Importante. Si existen envíos pendientes, el sistema NO permitirá enviar nuevas ventas a Hacienda hasta que se resuelvan. Es prioritario revisar el motivo y solucionarlo.

Antes de reintentar, conviene revisar la conexión, revisar la configuración de subfamilias y comprobar qué productos se están enviando. Esto evita errores en cadena.

5.3 Ventas pendientes con fondo rosado

Las ventas pendientes con fondo rosado indican que no se han enviado correctamente a Hacienda y están en estado pendiente. Puede ocurrir por: falta de conexión a internet en el momento de la venta, errores en la configuración de los artículos, o problemas en la clasificación fiscal (familia / epígrafe).

En el caso de recargas u otros servicios (sellos, loterías, Western Union, etc.), este problema suele estar relacionado con que el sistema está intentando enviar a Hacienda productos que no deben informarse. En estos casos el estanco actúa como comisionista, por lo que estos artículos no son facturables y no deben enviarse a TicketBAI/Verifactu.

5.4 Envíos rechazados: cómo actuar

Un envío rechazado indica que Hacienda no ha aceptado la información enviada.

Pasos. Se accede al seguimiento de envíos. Se localiza el envío rechazado. Se pulsa F6 Ver respuesta. Se revisa el motivo del rechazo.

Comprobaciones recomendadas: verificar la configuración de subfamilias, revisar productos que no deben enviarse, comprobar datos fiscales, revisar certificado digital, verificar epígrafes.

5.5 Si el problema continúa

Si las ventas siguen apareciendo en rosa y corresponden a un mismo tipo de artículos, se revisa que los artículos estén correctamente configurados (familia correcta, epígrafe correcto). Se verifica que se trata de productos no facturables (recargas, sellos, loterías, servicios como DHL, Western Union, etc.). Se ajusta la configuración para que estos artículos no se envíen a TicketBAI/Verifactu. Se pulsa F8 para intentar enviar los rechazados.

5.6 Qué ocurre si Verifactu no puede enviar una venta

Si una venta no puede enviarse a la Agencia Tributaria, el sistema muestra el motivo en la respuesta del envío. Puede consultarse esta información desde Control y Gestión, Verifactu, F6 Ver Respuesta.

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6. Incidencias específicas de TicketBAI

6.1 Aviso en rojo al entrar en Ventas (base de datos con TicketBAI)

Si al acceder a la pantalla de Ventas aparece un aviso en rojo y el sistema no permite entrar en ventas, puede tratarse de una incidencia relacionada con la base de datos en instalaciones con TicketBAI.

Importante. En este caso no se recomienda continuar realizando pruebas ni intentar modificar configuraciones del sistema. Será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para que puedan revisar la base de datos y solucionar la incidencia correctamente.

6.2 Sin conexión a internet

Se puede seguir vendiendo aunque no haya internet. Pero: no se genera código QR y los envíos quedan pendientes hasta recuperar la conexión y ejecutar F12 Enviar pendientes (ver sección 5.2).

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7. Preguntas y consideraciones finales

7.1 Diferencia entre Verifactu y TicketBAI

TicketBAI es obligatorio en el País Vasco y envía las ventas automáticamente a Hacienda. Verifactu es una normativa estatal que regula cómo deben generarse y almacenarse las facturas. No son lo mismo. Un negocio en el País Vasco usa TicketBAI; un negocio en el resto de España (excepto contribuyentes del SII y de Navarra) usa Verifactu.

7.2 Impresión y formato de entrega

Las facturas pueden entregarse impresas, en formato digital o mediante otros sistemas de acceso al documento. No es obligatorio imprimirlas.

7.3 Series independientes por tienda

Cada tienda tiene su propia serie de facturación independiente.

7.4 Uso normativo vs uso operativo

Este documento describe cómo funcionan Verifactu y TicketBAI dentro del programa Estancos Élite. El programa permite cumplir con la normativa, pero no define la normativa. Para dudas normativas (obligatoriedad, plazos, exenciones, epígrafes) debe consultarse con la gestoría o asesoría.