Cómo hacer un arqueo de caja (Cierre de caja)
El arqueo de caja es el proceso que permite comprobar que el dinero registrado en el sistema coincide con el dinero real que hay en la caja al final del turno o del día.
También se conoce como cierre de caja.
¿Para qué sirve?
Se utiliza para:
- comprobar el efectivo real en caja
- verificar que no existen descuadres
- registrar diferencias entre sistema y dinero físico
- cerrar una sesión de caja
- establecer el cambio inicial para la siguiente sesión
Qué incluye el arqueo
En el arqueo se tienen en cuenta:
-
Ventas realizadas (agrupadas por forma de pago: efectivo, tarjeta, etc.).
-
Pagos realizados desde caja.
-
Ingresos manuales.
-
Cobros a cuenta de clientes.
-
Cambio inicial.
-
Retiradas de efectivo.
Relación con el Análisis de Ventas
El arqueo de caja muestra el resultado de una sesión concreta de caja.
No permite:
- consultar periodos largos (meses, trimestres…)
- comparar varios días
- obtener listados detallados o personalizados
Para consultas como:
- ventas por días
- totales por tarjeta o efectivo en un periodo
- informes o listados
debe utilizarse el módulo Análisis de Ventas.
Cómo acceder al arqueo
-
Ir a la pantalla principal.
-
Entrar en Control y Gestión.
-
Seleccionar Arqueo de Caja.
Formas de realizar el arqueo
Existen dos formas:
-
Arqueo simple (No contar).
-
Arqueo recomendado (Contar caja).
Arqueo simple (No contar)
Es la forma rápida de cerrar la caja sin contar físicamente el dinero.
Pasos:
-
Dentro de Arqueo, pulsar F2 – No Contar.
-
El sistema mostrará los totales.
-
Revisar el campo de cambio siguiente.
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Pulsar F8 – Finalizar arqueo.
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Elegir si se desea imprimir:
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Ticket
-
Listado
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O no imprimir
-
Importante:
Este método no guarda información de descuadres si existen. No es el sistema recomendado.
Arqueo recomendado (Contar caja)
Es la forma aconsejada porque permite registrar correctamente el efectivo y los descuadres.
Pasos:
-
En la pantalla de Arqueo, introducir en el apartado Contar Caja la cantidad de cada tipo de billete y moneda.
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Pulsar F5 – Arqueo.
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Revisar los totales y el descuadre.
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Confirmar el cambio siguiente si es necesario.
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Pulsar F8 – Finalizar arqueo.
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Elegir tipo de impresión.
Sobre el descuadre
El sistema puede mostrar:
-
Descuadre con cambio.
-
Descuadre sin cambio.
El resultado dependerá de si se ha contado o no el cambio inicial junto con el efectivo.
Si el conteo es correcto, el descuadre debe coincidir con la lógica del cambio anterior.
Información importante
- El arqueo corresponde a una sesión concreta de caja
- El efectivo mostrado depende de los movimientos registrados (ventas, pagos, ingresos…)
- Si no se realiza conteo, no se detectan errores reales
- El cambio inicial influye en el resultado final
- El sistema permite cerrar caja aunque exista descuadre
Situaciones habituales
El efectivo no cuadra con la caja
Puede deberse a:
- errores al contar el dinero
- no haber incluido el cambio inicial
- pagos o retiradas no tenidas en cuenta
- cierres realizados sin contar
Hay importes de otros días en la caja
Puede ocurrir si:
- la caja no se cerró correctamente
- se han acumulado movimientos de varias sesiones
La caja no coincide con el análisis de ventas
El arqueo y el análisis de ventas no siempre muestran lo mismo:
- el arqueo incluye movimientos de caja (pagos, retiradas, cambio…)
- el análisis muestra únicamente ventas
El descuadre no es cero
Puede ser normal si:
- el conteo no coincide con el dinero real
- hay errores manuales
- falta incluir algún movimiento
Preguntas habituales
¿Cómo hacer un cierre de caja?
Accede a Arqueo de Caja y finaliza el proceso con F8.
¿Es obligatorio contar la caja?
No, pero es recomendable para detectar descuadres.
¿Por qué no cuadra la caja?
Porque el dinero real no coincide con el sistema o faltan movimientos.
¿Cómo ver lo cobrado en efectivo o tarjeta?
El arqueo muestra un resumen, pero para análisis detallado se debe usar el módulo de Análisis de Ventas.
¿Cómo ver la caja por días o periodos?
El arqueo solo muestra una sesión. Para periodos se debe usar Análisis de Ventas.