Doc Copilot Estancos


Artículos

La sección "Artículos" es una parte fundamental del programa Estancos Elite, diseñada para la gestión integral de los productos en su establecimiento. Desde esta pantalla, usted puede dar de alta, modificar, listar, anular y consultar todos los artículos. Además, permite la modificación de precios y un control exhaustivo de la gestión de stock. El programa incluye, por defecto, artículos genéricos que pueden servir como plantillas para nuevas entradas o ser utilizados en casos específicos.

Artículos

Crear nuevo artículo

Crear un artículo (también llamado dar de alta un artículo o alta de artículo) permite registrar un nuevo producto o servicio en el sistema para poder venderlo, gestionarlo y controlar su stock.

Este procedimiento se utiliza cuando se quiere dar de alta un producto o servicio que aún no existe en el sistema, ya sea tabaco, prensa u otro tipo de artículo, para poder utilizarlo posteriormente en ventas, pedidos o control de stock.

Si el artículo ya existía anteriormente y fue dado de baja, no debe crearse de nuevo. En ese caso, es necesario reactivarlo.

Las publicaciones periódicas (periódicos, revistas o coleccionables) no deben crearse con este procedimiento.
Para esos casos se debe utilizar el procedimiento específico de alta de artículos de prensa desde el módulo de Prensa.

Para dar de alta un artículo, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo
Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

2. Código del artículo
Al entrar en Artículos, el campo Código aparece rellenado automáticamente.

3. Campos obligatorios del artículo
Los campos indicados a continuación son necesarios para poder guardar el artículo.
Si falta alguno de ellos, el sistema no permitirá completar el alta.

Además de los campos obligatorios, existen otros campos opcionales que permiten ampliar la información del artículo, como precios adicionales (PVP2, PVP3, PVP4) por ejemplo un precio específico para fin de semana, observaciones, imágenes o configuraciones específicas según el tipo de producto.
Estos campos son informativos u opcionales y no impiden guardar el artículo si se dejan vacíos.

4. Guardar el artículo
Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar para finalizar el alta del artículo.
Una vez guardado, el artículo queda creado en el sistema y disponible según su configuración (venta, pedidos y control de stock).

Tras guardar el artículo, el sistema puede solicitar las siguientes opciones:

Códigos de barras en artículos ya creados

Si el artículo ya está creado y necesitas:

Debes utilizar la opción de Asignaciones de artículos. No es necesario crear un nuevo artículo para añadir códigos de barras

Notas importantes sobre la creación de artículos

Problemas habituales

El producto recibido no coincide con el pedido

Puede deberse a:

✔️ Solución:

Revisar el campo Cod.Prov en la ficha del artículo.

El proveedor envía un producto diferente (Logista, Comet, etc.)

Normalmente ocurre porque el código de proveedor no corresponde exactamente con el artículo esperado.

✔️ Solución:

Verificar y corregir el código de proveedor en el artículo antes de realizar el pedido.

Artículos

Cómo Modificar un artículo

Modificar artículo permite actualizar la información de un artículo ya existente en el sistema, como precios, descripción, proveedor, familia u otros datos asociados.
Este procedimiento se utiliza cuando un artículo ya está creado y es necesario corregir o actualizar alguno de sus datos, sin necesidad de eliminarlo ni volver a crearlo.

Para modificar un artículo, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

2. Búsqueda del artículo

Localiza el artículo que deseas modificar utilizando alguno de los siguientes métodos:

Una vez localizado, accede al artículo para editarlo.

3. Modificación de los campos

Cuando el artículo esté en pantalla, sitúate sobre el campo que quieras cambiar (por ejemplo: PVP1, Familia o Descripción) y realiza la modificación correspondiente.

4. Guardar el artículo

Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar.
Los cambios quedarán guardados y el artículo se actualizará automáticamente en el sistema.
Las modificaciones se aplicarán a partir de ese momento.

Notas importantes sobre la modificación de artículos

Aclaración

Modificar la familia del artículo solo es necesario cuando el producto está clasificado en una familia incorrecta.
Si la familia es correcta, el cambio debe realizarse en los datos contables del artículo.

El producto ya existe en el sistema

Si al intentar añadir un producto el sistema indica que ya existe, significa que ese código ya está asociado a un artículo en el sistema.

Posibles causas
Cómo solucionarlo

Antes de crear un nuevo artículo:

  1. Busca el producto utilizando:

    • el código de barras

    • el código de proveedor

    • la descripción del artículo

  2. Si encuentras el artículo:

    • revisa si corresponde al producto que deseas crear

    • si es el mismo producto, simplemente modifica los datos necesarios

  3. Si el sistema indica que el código ya existe pero pertenece a otro artículo:

    • comprueba si el fabricante ha reutilizado ese código de barras

    • en ese caso puede ser necesario liberar el código del artículo anterior.

Para realizar esta operación utiliza ALT+B Liberar código de artículo, desde la ficha de artículo.

Importante

El sistema no permite duplicar artículos con el mismo código para evitar errores en ventas y control de stock.

Preguntas relacionadas

Datos para Copilot (agente clásico)

Intención: Modificar precio de compra / coste

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Para modificar el precio de compra de un artículo (coste), es necesario realizar un movimiento de stock.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión.
  2. Entra en Artículos y Prensa.
  3. Busca el artículo que deseas modificar.
  4. Pulsa F2 – Entradas.
  5. Realiza una entrada de stock (puedes introducir cantidad 1 si no necesitas ajustar el stock).
  6. Introduce el nuevo coste en el campo correspondiente.
  7. Pulsa Intro hasta guardar los cambios.

Nota:
En el sistema, el “precio de compra” se corresponde con el coste del artículo.

Artículos

Dar de baja artículo

Dar de baja un artículo permite dejarlo inactivo en el sistema, de forma que ya no pueda utilizarse.
El artículo no se elimina definitivamente de la base de datos y puede reactivarse en el futuro si fuera necesario.

Antes de realizar la baja, deben cumplirse las dos condiciones siguientes.
Si alguna no se cumple, el sistema no permitirá continuar.

Para dar de baja un artículo, sigue estos pasos:

  1. Ve al menú Control y Gestión > Artículos y Prensa.

  2. Busca el artículo utilizando:

    • el lector de códigos de barras,

    • el código del artículo,

    • el nombre o descripción,

    • o la lupa para ver el listado.

  3. Una vez en la ficha del artículo, pulsa el botón F5 - Baja

  4. Confirma el mensaje del sistema.

Información importante

Artículos

Liberar código de artículo

Liberar un código permite desvincular un código de barras (EAN) de un artículo existente para que quede libre y pueda asignarse a otro producto distinto.

Este procedimiento también se utiliza cuando al crear un artículo el sistema indica que el código de barras ya existe, porque ese código está asociado a otro artículo.

Para liberar un código de un artículo, sigue estos pasos:

    1. Ve al menú Control y Gestión > Artículos y Prensa.

    2. Busca el artículo que tiene el código asignado, utilizando:

      • el lector de códigos de barras,

      • el código del artículo,

      • el nombre o descripción,

      • o la lupa para ver el listado.

    3. Una vez en la ficha del artículo, pulsa las teclas ALT + B (Liberar códigos).

    4. El sistema te pedirá que escribas o escanees el código exacto que quieres liberar.

    5. Introdúcelo y confirma la operación.

Una vez confirmada la operación:

Notas importantes sobre la liberación de códigos

Preguntas relacionadas
Artículos

Asignaciones de artículos

Las asignaciones son una funcionalidad que permite vincular uno o varios códigos de barras a un artículo.

Se utilizan tanto para:

Por ejemplo, se utiliza para definir los códigos de los cartones especificando que un cartón contiene X cajetillas.

Asignación simple

Uso: asignar nuevo código a un artículo existente. Por ejemplo, un cartón de tabaco que contiene 10 cajetillas de un mismo tipo de cigarrillo.

Para crear una asignación simple, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.

2. Código de la asignación

3. Tipo de Asignación 

Al preguntar si es asignación múltiple, selecciona NO.

4. Datos de la Asignación 

⚠️ En tabaco, el descuento siempre debe ser 0

5. Guardar la asignación

Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación simple.

Problemas habituales

¿Por qué cuando paso un artículo me sale otro?

Si al escanear un artículo el sistema muestra otro diferente, normalmente significa que el código de barras está asignado incorrectamente dentro del sistema.

Las causas más habituales son:

Comprobaciones recomendadas:

  1. Revisar la ficha del artículo.

Comprobar:

  1. Revisar las asignaciones del artículo.

Verificar que el código de barras no esté asociado a otro producto.

  1. Revisar Asignaciones múltiples.

Acceder a:

Control y Gestión → Asignaciones múltiples

Comprobar que no existan códigos duplicados o asignaciones incorrectas.

Importante:

Si un mismo código está asociado a varios artículos, el sistema puede reconocer un producto diferente al esperado.

Datos para Copilot

Intención: artículo incorrecto al escanear

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Si al escanear un artículo aparece otro diferente, normalmente el código de barras está asociado incorrectamente dentro del sistema o existe una asignación duplicada.

Se recomienda revisar:

Problema habitual: el cartón de tabaco aparece con precio incorrecto

Cuando un cartón de tabaco aparece con un precio incorrecto, normalmente no debe corregirse creando un artículo nuevo ni modificando manualmente el precio del cartón.

En el sistema, los cartones deben estar configurados como asignaciones de la cajetilla. Por tanto, el precio del cartón se calcula según la cajetilla asociada y la cantidad de unidades indicadas en la asignación.

Qué revisar

Accede a:

Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones

Busca el código del cartón y comprueba:

Importante

Los cartones de tabaco no deben crearse como artículos independientes si corresponden al mismo producto en formato cartón. Deben gestionarse desde Asignaciones, vinculando el código del cartón con la cajetilla correspondiente e indicando cuántas unidades contiene.

Si la asignación está mal configurada, el sistema puede mostrar un precio incorrecto, calcular mal el importe de venta o descontar mal el stock.

Datos para Copilot

Intención: Cartón de tabaco con precio incorrecto

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Los cartones de tabaco deben estar configurados como asignaciones de la cajetilla, no como artículos independientes.

Si un cartón aparece con el precio incorrecto, hay que revisar la asignación del cartón y comprobar que esté asociada a la cajetilla correcta y que la cantidad indicada sea la adecuada.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión.
  2. Entra en Artículos y Prensa.
  3. Abre la pestaña Asignaciones.
  4. Busca el código del cartón.
  5. Comprueba que el campo Artículo corresponde a la cajetilla correcta.
  6. Revisa el campo Cdad. e indica las unidades que contiene el cartón.
    • Por ejemplo, si el cartón contiene 10 cajetillas, debe indicar 10.
  7. Comprueba que el campo Descuento esté a 0.
  8. Guarda los cambios con Insertar / Guardar.

Importante:
En tabaco, el descuento debe estar siempre a 0. El cartón debe venderse mediante asignación a la cajetilla, indicando las unidades que contiene.

 

Asignación múltiple

Uso: Varios artículos diferentes, como pack de mechero + papel

Para crear una asignación múltiple, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.

2. Código de la asignación

3. Tipo de Asignación 

Al preguntar si es asignación múltiple, selecciona SI

4. Datos de la asignación

5. Añadir artículos a la asignación

Desde la grilla de artículos, selecciona los productos y sus cantidades.

6. Finalizar asignación

Pulsa F2 – Finalizar Asignación e indica el precio de venta del conjunto (Por defecto, mostrará la suma de los PVP de los artículos)

Opcionalmente:

7. Guardar la asignación

Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación múltiple.

Notas importantes sobre las asignaciones

Cuándo modificar o dar de baja una asignación

En la mayoría de casos, si una asignación está mal configurada no es necesario eliminarla, basta con modificarla.

Pasos

  1. Accede a Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones.

  2. Localiza la asignación introduciendo su código.

  3. Ábrela en pantalla.

  4. Modifica el campo necesario, por ejemplo:

    • el artículo asociado es incorrecto

    • la cantidad incluida en la asignación es errónea

    • es necesario ajustar algún dato de la asignación

  5. Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Utiliza F5 – Baja cuando:

Dar de baja una asignación

Para eliminar una asignación:

  1. Accede a Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones.

  2. Introduce el código de la asignación.

  3. Abre la asignación en pantalla.

  4. Pulsa F5 – Baja para eliminarla.

Una vez eliminada, el código dejará de funcionar como asignación en las ventas.

Corregir errores habituales en asignaciones

Si una asignación no funciona correctamente o se ha creado con datos incorrectos, revisa las siguientes situaciones:

El artículo asociado es incorrecto
Abre la asignación desde Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones y modifica el campo Artículo con el producto correcto.
Pulsa Insertar / Guardar para aplicar el cambio.

La cantidad incluida en la asignación es errónea
Accede a la asignación y modifica el campo Cdad. con la cantidad correcta.
Guarda los cambios.

El código de asignación ya no debe utilizarse
Localiza la asignación por su código y pulsa F5 – Baja para eliminarla del sistema.

El código escaneado no corresponde al artículo esperado
Comprueba que el código está asociado al artículo correcto dentro de la asignación.
Si es necesario, modifica la asignación o crea una nueva con el código adecuado.

Preguntas relacionadas

Importante sobre formatos de artículos (cartones, cajetillas, packs)

En el sistema, cuando un mismo producto se trabaja en distintos formatos (por ejemplo, cajetillas y cartones), la relación entre ellos se gestiona siempre desde Asignaciones.

Esto significa que:

Esta configuración permite que el sistema:

Importante

La gestión de formatos de un mismo producto (como cartones y cajetillas) se realiza desde Asignaciones, no desde el módulo de Artículos ni desde el campo Unidad de Caja.

Artículos

Entradas y Salidas de Stock

El control de stock es esencial para un inventario preciso. Estancos Elite exige que cualquier modificación manual se realice mediante Entradas o Salidas para mantener la seguridad y el registro histórico de movimientos.

Entrada de Stock

(Uso: Para pedidos manuales o correcciones de stock al alza)

Para realizar una entrada de stock, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo
Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

2. Búsqueda del artículo

Localiza el artículo utilizando alguno de los siguientes métodos:

3. Entrada de stock

Pulsa la tecla F2 (entradas).

4. Introduce los datos

    • Cdad.: cantidad de artículos a entrar en el stock.

    • Coste: coste sin IVA (se calcula automáticamente en artículos a comisión).

    • IVA %: confirme el porcentaje de IVA de compra.

    • Nuevo PVP 1: verifique o modifique el precio de venta.

    • Nuevo: confirme el proveedor del producto.

5. Guardar el artículo

Pulsa Intro  o haz clic en Insertar / Guardar para finalizar. Pulsa ESC para cancelar.

6. Etiquetas: Indique el número de etiquetas a generar (introduzca 0 si no necesita ninguna).

Salida de Stock

(Uso: Para restar stock, registrar roturas, productos caducados o devoluciones)

Poner stock a 0

Es importante diferenciar entre poner a 0 el stock de un artículo concreto y poner a 0 el stock de todos los artículos de una familia.

1. Poner a 0 el stock de un artículo concreto

Este procedimiento debe utilizarse cuando el cliente quiera poner a 0 el stock de un único artículo.

Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

Búsqueda del artículo

Localiza el artículo utilizando alguno de los siguientes métodos:

Salida de stock

Pulsa la tecla F3 Salidas para realizar la salida de stock del artículo seleccionado.

2. Poner a 0 el stock de todos los artículos de una familia

Este procedimiento debe utilizarse solo cuando el cliente quiera poner a 0 todos los artículos pertenecientes a una familia.

Para ello, debe acceder a:

Modificación de artículos > Modificar stock > Seleccionar familia > F6 Poner el stock a 0

Es muy importante indicar al cliente que esta opción pondrá a 0 el stock de todos los artículos pertenecientes a la familia seleccionada.

Antes de realizar esta acción, debe comprobar que ha seleccionado la familia correcta.

6. Destino de la salida (solo para mermas):

 

Notas importantes sobre el stock

Salida de stock a mermas

¿Qué es una merma?

Una merma es un artículo que, por deterioro o caducidad, no se puede vender ni devolver al proveedor.

Al pasarlo a mermas:

Pasos para pasar un artículo a mermas

  1. Seleccionar el artículo sobre el que se desea realizar la salida de stock.
  2. Pulsar la tecla F4 Pasar a mermas.
  3. Aparecerá un mensaje donde se debe indicar la cantidad de mermas:
    • Valor positivo: el artículo se descuenta del stock y pasa a mermas.
    • Valor negativo: el artículo se recupera de mermas y vuelve al stock.
  4. En la casilla “Cdad.”, introducir la cantidad de artículos a ajustar.
Artículos

Unidades de Caja

La unidad de caja indica al sistema cómo se compra, vende y controla el stock de un artículo, si se trabaja por unidades sueltas o por cajas/lotes completos.

Configurar este valor correctamente es vital, ya que afecta directamente al Precio de Venta (PVP) y al Control de Stock.

¿Qué valor debo indicar en la unidad de caja?

Para definir este valor correctamente, debe preguntarse cuántas unidades contiene el formato con el que trabaja el artículo y cómo debe gestionarlo el sistema.

Ejemplos prácticos

Trabajar por Unidades (Valor = 1)

Se utiliza cuando la unidad de venta es el paquete individual, independientemente de cómo venga embalado de fábrica.

Trabajar por Unidades Sueltas (Valor > 1)

Se utiliza cuando recibes un envase grande (mazo, caja, bote) pero vendes el contenido por unidades individuales.

Notas importantes 

Artículos

Listado de Artículos

El Listado de Artículos permite generar listados de los productos existentes en la base de datos.
Estos listados permiten consultar información de los artículos, como el stock actual registrado en el sistema, sin realizar modificaciones y pueden incluir distintos campos (por ejemplo precio, IVA o familias) según las opciones seleccionadas al imprimir.
Esta pantalla incluye un sistema de filtros avanzados que permite realizar búsquedas muy específicas antes de generar el listado.

Cómo acceder al listado de artículos:
  1. Desde el menú Control y Gestión.
  2. Accede a Artículos y Prensa.
  3. Al entrar en Artículos, pulsa F7 – Listado.
Configuración del Filtro de Búsqueda

La pantalla de filtro se divide en dos partes: la superior para seleccionar el tipo de agrupación y la inferior para la búsqueda propiamente dicha.

Agrupaciones

Estas opciones son excluyentes entre sí para agrupar, pero se pueden combinar con otros filtros:

Filtros de Búsqueda

Los filtros pueden combinarse entre sí para afinar el resultado del listado.

Importante:
Este listado muestra el stock a una fecha, pero el coste y pvp utilizado es el actual del artículo.
No es válido para obtener el coste total del stock en una fecha pasada (por ejemplo, cierre de ejercicio).

Ejecutar la búsqueda

  1. Rellena las casillas del filtro según tus necesidades.

  2. Pulsa F2 – Realizar búsqueda o pulsar intro hasta el final.

  3. El sistema mostrará un listado de los artículos encontrados.

Funciones disponibles tras la búsqueda

Una vez mostrado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

Teclas disponibles
Para qué se utiliza el listado de artículos

Ejemplos:

Importante

Este listado es la forma recomendada para consultar el stock de los artículos.

No se debe utilizar el inventario para consultar el stock, ya que el inventario se utiliza únicamente para ajustar o regularizar las cantidades.

Artículos

Reutilización de códigos de artículo

La reutilización de códigos permite decidir qué hacer con los códigos de artículos que han sido dados de baja.
Dependiendo de la acción que se desee realizar, el sistema ofrece diferentes opciones para gestionar estos códigos.

Opciones disponibles para reutilizar un código

Al buscar un código de un artículo dado de baja en el módulo de artículos, el sistema mostrará las siguientes opciones:

Opción Acción que realiza el sistema ¿Cuándo usarla?
Liberar Código Desvincula el código del artículo antiguo totalmente. Cuando quieres que ese código quede libre para cualquier producto nuevo en el futuro.
Reasignar Código Permite asignar ese código específico a un nuevo artículo que estás creando ahora mismo. Cuando tienes un producto nuevo y quieres aprovechar el código de uno que ya no existe.
Reactivar Código Recupera la ficha original del artículo sin el cod.prov ni las asignaciones. Cuando borraste un artículo por error y quieres volver a trabajar con él.
No Hacer Nada Cierra la ventana sin realizar cambios en el código. Si has introducido el código por error y no quieres tocar nada.

Notas importantes

Artículos

Cambio de precios de artículos

El cambio de precios permite modificar el PVP de los artículos.

El método a utilizar depende de lo que necesite:

Cambio de precios manual

Se utiliza cuando desea modificar el precio de un artículo concreto.

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona la opción Artículos y Prensa.

  3. En el campo Código, introduce:

    • El código de barras del producto

    • El código del artículo.

  4. Selecciona el artículo cuyo precio deseas modificar.

  5. En el campo PVP, introduce el nuevo precio.

  6. Pulsa Insert/Guardar para guardar los cambios.

Importante

Cambio de precios automático

Este proceso aparece automáticamente al abrir el programa cuando el sistema detecta actualizaciones disponibles.

Si existen actualizaciones, se muestra una pantalla con las siguientes opciones:

Importante

Cambio de precios semiautomático

Se utiliza cuando desea actualizar los precios de un proveedor concreto revisando cada cambio..

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona la opción Portales de Proveedor.

  3. Elige el proveedor al que deseas actualizar los precios.

  4. Accede a la segunda pestaña Act. Precios.

  5. Pulsa Intro para iniciar el proceso.

  6. El sistema mostrará cada cambio de precio detectado:

    • Pulsa Intro para aceptar el cambio.

    • Pulsa AvPag para rechazar el cambio.

  7. Al finalizar, el sistema mostrará un listado con todos los precios modificados.

Importante

¿Por qué no se actualiza un precio?

Si un precio no se actualiza automáticamente o desde portal, revise:

  1. Conexión a Internet activa.

  2. Si aparece el mensaje:
    “No es posible comprobar si existen actualizaciones disponibles…” puede existir un problema de configuración o conexión.

  3. Que el portal del proveedor esté activado.

  4. Que el código de proveedor esté correctamente informado en la ficha del artículo.

  5. Que el proveedor esté correctamente asignado al artículo.

  6. Que la unidad de caja esté correctamente configurada.

Una configuración incorrecta puede impedir la actualización del precio.

Artículos

FAQ de Artículos

Este apartado recoge las preguntas más frecuentes relacionadas con la gestión de artículos en el sistema.

¿Cómo realizar un cambio de régimen?

El cambio de régimen permite pasar de Recargo de Equivalencia a Régimen General, o viceversa.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Ve a Parámetros y Configuración.

  3. En la sección Empresa, pulsa F4 para realizar el cambio de régimen.

  4. El sistema mostrará una pantalla de confirmación del cambio.

Nota: Si el cambio se realiza dentro de los dos primeros meses del año, el sistema avisará para recalcular costes (compras/ventas) automáticamente.

Verificación de artículos

Accede a:
Control y Gestión → Artículos y Prensa → F7 Listados

Comprueba:

Verificación de clientes

¿Cómo corregir los beneficios de un artículo?

Los beneficios se ajustan desde los datos contables del artículo.

Pasos: 

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Artículos y Prensa.

  3. Busca y selecciona el artículo.

  4. Accede a la sección Datos Contables y revisa:

  1. Realiza los ajustes necesarios.

  2. Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

¿Cómo modificar los costes de los artículos?

Para modificar el coste de un artículo es necesario realizar un movimiento de stock.

Pasos

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Ve a Artículos y Prensa.

  3. Busca el artículo que deseas modificar.

  4. Pulsa F2 – Entradas y realiza una entrada de stock
    (puedes introducir cantidad 1 si el stock ya es correcto. Opcionalmente, puedes realizar una salida de stock con F3 – Salidas para equilibrar el stock.).

  5. Introduce el nuevo coste en el apartado correspondiente.

  6. Pulsa Intro hasta guardar los cambios.

¿Por qué no puedo modificar el coste de un artículo?

Puede deberse a que el artículo tiene una comisión configurada.

En estos casos, el sistema no permite modificar directamente el coste.

¿Por qué no puedo modificar un artículo?

Puede deberse a:

Revisa el estado del artículo en Datos Contables, Bloquear artículo=S

¿Cómo bloquear los campos en la ficha de un artículo?

El bloqueo de un artículo impide modificar ciertos campos de su ficha.

Pasos

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Artículos y Prensa.

  3. Selecciona el artículo.

  4. Accede a Datos Contables.

  5. En la opción Bloquear artículo:

    • S: bloquea el artículo.

    • N: desbloquea el artículo.

  6. Pulsa Insertar / Guardar para confirmar.

¿Puedo tener varios códigos de barras en un mismo artículo?

Sí. Un artículo puede tener varios códigos de barras asociados.

Para ello, se debe utilizar la opción de Asignaciones de artículos

No es necesario crear varios artículos para el mismo producto

Importante:
Aunque un artículo puede tener varios códigos de barras, estos no pueden estar duplicados en otros artículos.

¿Cómo obtener el código de proveedor de un artículo?

Para obtener el código de proveedor de artículos como, puedes hacerlo de varias formas:

1. Buscarlo desde el portal del proveedor (Logista,Comet,Aldista).

2. Buscarlo desde el propio programa

3. Si el artículo ya existe en el sistema

Importante:
El código de proveedor es necesario para que el sistema identifique correctamente el artículo, especialmente en productos de tabaco o relacionados.

Pregunta frecuente: No encuentro un artículo en el portal o catálogo del proveedor

Si no conseguimos localizar un artículo dentro del portal o catálogo de un proveedor, lo primero que debemos hacer es realizar la descarga o actualización del portal que estamos visualizando.

Una vez realizada la descarga:

Si después de actualizar el portal el artículo continúa sin aparecer, el cliente deberá ponerse en contacto directamente con el proveedor correspondiente.

En estos casos, normalmente la incidencia se debe a que el proveedor todavía no ha publicado o cargado el artículo en su portal.

¿Problemas con códigos de proveedor en artículos?

El sistema no permite tener códigos de proveedor ni códigos de barras duplicados..

Si detectas un problema en un artículo (por ejemplo, que no coincide con el pedido o con el producto recibido), normalmente se debe a que el código de proveedor es incorrecto o no está informado.

Cómo corregirlo:

¿Por qué parece que hay artículos duplicados?

El sistema no permite tener artículos duplicados con los mismos códigos.

Sin embargo, puede ocurrir que existan artículos con la misma descripción pero configurados de forma diferente.

Por ejemplo:

En estos casos, el sistema los trata como artículos distintos, aunque parezcan iguales.

Cómo corregirlo:

Importante:
Antes de eliminar un artículo, asegúrate de que no tenga movimientos de stock o ventas asociados.

¿Cuándo utilizar asignaciones de artículos?

Las asignaciones de artículos se utilizan cuando un mismo producto necesita:

No se deben crear varios artículos si se pueden usar asignaciones.

El producto recibido no coincide con el pedido

Si un producto recibido no corresponde con el pedido, normalmente se debe a un código de proveedor incorrecto.

Qué debes revisar:

¿Por qué un artículo tiene un precio incorrecto?

Depende del tipo de artículo:

Artículos de tabaco

El precio del tabaco está regulado y se actualiza automáticamente según los datos oficiales del BOE.

Si un artículo tiene un precio incorrecto, normalmente se debe a:

El precio no puede modificarse manualmente, ya que se actualiza automáticamente.

Resto de artículos (precio libre)

En los artículos con precio libre, el precio depende de la configuración del artículo.

Puede variar por:

En estos casos, se recomienda revisar la ficha del artículo y sus datos contables.

Importante:
Antes de realizar cambios, comprueba siempre si se trata de un artículo de tabaco o no.

¿Por qué un artículo de tabaco vuelve a tener un precio incorrecto después de actualizar precios?

Los precios del tabaco se actualizan automáticamente en el sistema según los datos oficiales publicados en el BOE.

Si después de una actualización un artículo vuelve a tener un precio incorrecto, normalmente se debe a una configuración errónea del artículo.

Qué debes revisar

Importante

¿Se puede desglosar el IVA en una factura de sellos?

No.

Los sellos no llevan IVA desglosado, ya que se consideran efectos timbrados y se venden por su valor oficial.

Por este motivo, no es posible emitir facturas con IVA para este tipo de artículos.

Importante

Si un cliente solicita IVA desglosado:

¿Cómo obtener el coste total del stock a 31 de diciembre o cierre de ejercicio?

Para obtener el coste total del stock a cierre de año, debes utilizar el módulo Resumen de ejercicio (F5), ya que el listado de artículos no muestra el coste de ese momento.

¿Cómo puedo analizar compras o ventas por promotor?

Para poder realizar análisis de compras o ventas por promotor, es necesario que los artículos tengan informado este dato en su ficha.

Si el campo “Promotor” no está rellenado en los artículos, el sistema no podrá agrupar ni mostrar la información correctamente en los informes.

Pasos recomendados:

Una vez informado el promotor en los artículos, podrás utilizar los distintos listados y análisis para obtener información filtrada o agrupada por promotor.

 

¿Cómo puedo consultar qué artículos se han dado de baja?

Actualmente no existe un filtro específico para visualizar artículos dados de baja desde los listados de artículos.

Para consultar las bajas realizadas:

  1. Accede a Control y Gestión → Vendedores y Horarios.
  2. Abre la pestaña Incidencias.
  3. Selecciona el rango de fechas que deseas consultar.
  4. En el campo Incidencias, selecciona Baja del artículo.

El sistema mostrará todas las bajas de artículos registradas en el periodo seleccionado, indicando la fecha y hora en la que se realizó cada baja.

Nota: La consulta de artículos dados de baja no se realiza desde Artículos → F7 Listados, ya que actualmente no existe un filtro específico para ello.

Artículos

Inventario

El Inventario es el proceso mediante el cual se revisa, comprueba y ajusta el stock del almacén para que coincida con el stock registrado en el sistema.
Este proceso se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para verificar posibles diferencias, corregir errores y asegurar la fiabilidad de los datos de ventas, compras y cierres de ejercicio.

¿Para qué sirve el Inventario?

Importante

El Inventario no se utiliza para consultar el stock de los artículos.

Para consultar el stock actual, debe utilizarse el listado de artículos.

El Inventario se utiliza únicamente para ajustar o regularizar el stock tras un recuento físico.

¿Cuándo NO se debe usar el Inventario?

No debe utilizarse el Inventario en los siguientes casos:

En estos casos, debe utilizarse:

El inventario se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para revisar el stock existente.
No se utiliza para consultar el stock de los artículos ni para obtener listados.
Para estas acciones debe utilizarse el listado de artículos.

Como acceder a Inventario

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Modificación de artículos.

  3. Elige la opción Inventario.

Cómo localizar un inventario ya iniciado

Si has empezado un inventario y lo has guardado con un nombre, puedes volver a él desde la pantalla de inventario.

Para ello:

Una vez seleccionado, podrás continuar con el inventario.

Como realizar un Inventario

Pasos para crear un inventario:

    1. Introduce un nombre de inventario.

    2. Añade los artículos al inventario desde el campo Artículo mediante:

      • Introducción manual del artículo.

      • Pulsando F3 Añadir selección, que permite elegir:

        • Familia

        • Subfamilia

        • Proveedor

    3. Realiza el recuento físico de los artículos.

    4. Introduce en el campo Recuento la cantidad real contada.

Campos importantes del Inventario

Al introducir los artículos en la grilla del inventario, se muestran los siguientes campos relevantes.

Funciones disponibles en el Inventario

Una vez mostrado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

Importante sobre los inventarios

Una vez creado un inventario en el programa:

Artículos

Catálogo Unificado

¿Qué es el Catálogo Unificado?

El Catálogo Unificado (CU) es una base de datos centralizada que contiene información sobre los productos de tabaco y otros productos que pueden comercializarse en los estancos.

Trabajar con el Catálogo Unificado permite:

El papel del BOE en la actualización de precios

El BOE (Boletín Oficial del Estado) es el diario oficial del Estado español, donde se publican leyes, reglamentos y otras disposiciones normativas.

En el sector del tabaco, el BOE publica las actualizaciones de precios regulados. Por este motivo es necesario mantener los precios de estos productos actualizados conforme a la normativa vigente.

Cuando la actualización de precios se realiza utilizando como fuente el BOE, se garantiza que el precio aplicado es el precio oficial publicado. De esta forma no se depende únicamente de la información proporcionada por los proveedores.

Sincronización entre los productos del programa y el catálogo

La sincronización es el proceso mediante el cual se vinculan los productos existentes en la base de datos del programa con los productos del Catálogo Unificado.

Este proceso permite automatizar la actualización de precios y facilitar el alta de nuevos productos.

La sincronización implica:

Identificación de productos comunes
El sistema identifica los productos del programa que coinciden con los del Catálogo Unificado. Esta identificación se realiza mediante distintos datos del producto, como:

Comparación de precios
Una vez identificados los productos, el sistema compara el precio registrado en el programa con el precio actualizado publicado en el BOE.

Actualización automática de precios
Si se detectan diferencias, el sistema actualiza automáticamente el precio del producto para mantenerlo conforme a la normativa vigente.

Alta automática de productos
Si el sistema detecta un producto existente en el catálogo que no está dado de alta en el programa, puede realizar su alta de forma automática.

Beneficios del Catálogo Unificado

Actualización de precios mediante BOE

Trabajar con el Catálogo Unificado junto con la información publicada en el BOE ofrece las siguientes ventajas:

Alta automática de productos

El Catálogo Unificado también facilita el alta de nuevos productos:

Frecuencia del proceso de sincronización

La sincronización es un proceso automático que permite actualizar precios y detectar nuevos productos del catálogo.

Este proceso se ejecuta al salir del programa, una vez al día, y tiene en cuenta los productos que hayan sido dados de alta o modificados desde el software.

Consulta de novedades del catálogo

El sistema permite consultar los productos disponibles en el Catálogo Unificado desde la pantalla Novedades catálogo.

Para acceder a esta pantalla:

Control y Gestión > Catálogo Unificado > Novedades catálogo

Desde esta pantalla se pueden consultar los productos existentes en el catálogo y las novedades recientes.

Los productos pueden aparecer identificados con las siguientes etiquetas:

Novedad
Productos creados en el catálogo en los últimos 7 días.

Modificado
Productos que han sufrido algún cambio reciente.

Alta de artículos desde Novedades

Desde la pantalla de novedades es posible dar de alta artículos en el sistema utilizando la información del catálogo.

Para dar de alta un artículo:

  1. Seleccionar el producto deseado en el listado.

  2. Acceder a la pantalla de información del producto.

  3. Pulsar Insert / Alta.

Funciones disponibles en la pantalla de novedades

La pantalla dispone de las siguientes funciones:

F2 Selección: Sitúa el cursor en el primer campo del apartado de selección.

F6 Buscar: Ejecuta la búsqueda utilizando los filtros definidos.

F7 Imprimir: Permite imprimir un listado de artículos.

F8 Mostrar grilla: Muestra el listado de artículos en formato de tabla.

AvPag / RePag: Permite avanzar o retroceder entre las páginas del listado.

F9 Novedades: Muestra únicamente los artículos marcados como novedad.

F10 Modificaciones: Muestra los artículos que han sido modificados.

Actualización manual de precios

La actualización de precios se realiza normalmente de forma automática al iniciar el programa.

Si es necesario realizar la actualización manualmente, se puede acceder desde:

Control y Gestión > Catálogo Unificado > Actualizar precios

Al pulsar la opción Actualizar, el sistema inicia el proceso de actualización de precios.

Datos para Copilot (agente clásico)

Intención: Problemas al dar de alta productos en catálogo

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Esto suele ocurrir cuando el producto ya existe en el sistema o en el Catálogo Unificado.

Causas habituales:

Recomendaciones:

  1. Busca el artículo utilizando:
    • Código de barras
    • Código de proveedor
    • Descripción
  2. Si el artículo ya existe:
    • Utiliza ese artículo en lugar de crear uno nuevo.
  3. Si el código está duplicado en otro artículo:
    • Revisa si corresponde al mismo producto.
    • En caso necesario, libera el código desde la ficha del artículo (ALT+B – Liberar código).

Importante:

El sistema no permite duplicar códigos para evitar errores en ventas y control de stock dentro del catálogo.

Incidencia: Error al descargar el catálogo unificado

Si al entrar en el programa aparece un mensaje indicando que no se puede descargar el catálogo unificado, se recomienda seguir estos pasos:

  1. Cerrar completamente el programa.
  2. Volver a abrir el programa nuevamente.
  3. Comprobar si el mensaje ha desaparecido.

Si el error continúa:

  1. Acceder al apartado de Catálogo unificado.
  2. Forzar nuevamente la sincronización del catálogo.
  3. Esperar a que finalice el proceso de sincronización.

Importante:
Es recomendable disponer de conexión a internet activa durante la sincronización del catálogo.

Frases de entrenamiento:

Respuesta recomendada:

Si al entrar en el programa aparece un error indicando que no se puede descargar el catálogo unificado:

  1. Cierre completamente el programa.
  2. Vuelva a abrirlo nuevamente.

Si el mensaje continúa:

  1. Acceda al apartado de Catálogo unificado.
  2. Fuerce nuevamente la sincronización del catálogo.
  3. Espere a que finalice el proceso.

Es recomendable comprobar que dispone de conexión a internet activa.

Artículos

Sincronización del Catálogo Unificado

La sincronización del catálogo permite vincular los productos existentes en el programa con los productos del Catálogo Unificado.

Esta vinculación es necesaria para que el sistema pueda:

La gestión de la sincronización se realiza desde una pantalla específica del programa.

Qué significa que un artículo esté sincronizado

Un artículo está sincronizado cuando el producto del programa está vinculado con el mismo producto en el Catálogo Unificado.

Cuando un artículo está sincronizado, el sistema puede:

Acceso a la pantalla de sincronización

Para acceder a la gestión de sincronización del catálogo:

Control y Gestión > Catálogo Unificado > Sincronizar catálogo

Desde esta pantalla se pueden sincronizar distintos elementos del sistema:

Sincronización de Familias (F2)

En esta pantalla se muestra la relación entre las familias del programa y las familias del Catálogo Unificado.

Se visualizan los siguientes campos:

Código Estancos: Código de la familia en el programa.

Nombre Estancos: Nombre de la familia en el programa.

Código catálogo: Código de la familia en el Catálogo Unificado.

Nombre catálogo: Nombre de la familia en el Catálogo Unificado.

Para sincronizar una familia se puede:

Es importante que las familias estén correctamente sincronizadas, ya que los artículos nuevos utilizarán la familia asociada en el catálogo.

Sincronización de Subfamilias (F4)

Esta pantalla muestra la relación entre las subfamilias del programa y las subfamilias del Catálogo Unificado.

Se muestran los siguientes campos:

La sincronización se puede realizar seleccionando el código de catálogo o utilizando el botón Insert Sincronizar.

Es importante que las subfamilias estén correctamente sincronizadas para que los artículos nuevos se asignen correctamente.

Sincronización de Proveedores (F6)

En esta pantalla se muestra la relación entre los proveedores del programa y los proveedores del Catálogo Unificado.

Los campos visibles son:

Para sincronizar un proveedor se puede seleccionar el proveedor correspondiente del catálogo o utilizar Insert Sincronizar.

Los proveedores disponibles en el catálogo son:

Sincronización de artículos (F7)

En este apartado se gestiona la sincronización entre los artículos del programa y los artículos del Catálogo Unificado.

La pantalla muestra información de los artículos del sistema y su correspondencia con los artículos del catálogo.

Las primeras columnas corresponden a los artículos del programa:

Las columnas finales corresponden a los artículos del Catálogo Unificado:

Si el artículo dispone de códigos de barras, estos se muestran en el apartado Códigos de barras de Estancos.

Funciones para sincronizar artículos

F12 Sincronizar

Permite sincronizar todos los artículos de una familia con el Catálogo Unificado.

Al utilizar esta función se debe indicar el código de la familia del programa.

La sincronización se realiza utilizando:

F6 Añadir sincronización

Permite sincronizar manualmente un artículo que todavía no está vinculado con el catálogo.

Al utilizar esta opción se muestra un listado de artículos del Catálogo Unificado para seleccionar el artículo correspondiente.

F8 Sincronización manual por EAN

Permite sincronizar un artículo introduciendo directamente su código de barras (EAN).

Otras funciones de la pantalla

F3 Pendientes

Muestra un listado de artículos que no han podido sincronizarse.

Esto puede ocurrir cuando el artículo no dispone de los datos necesarios para identificarlo en el catálogo, como el código de proveedor o el EAN.

En estos casos, las columnas correspondientes al catálogo aparecen vacías.

El botón cambia entre:

para mostrar distintos tipos de artículos.

F5 Eliminar sincronización

Permite eliminar la vinculación entre un artículo del programa y el artículo correspondiente del Catálogo Unificado.

Esta opción se activa al seleccionar un artículo que ya está sincronizado.

F9 Discrepancias

Muestra situaciones que requieren revisión en la sincronización.

En esta pantalla se pueden visualizar:

Artículos

Reactivar o recuperar un artículo dado de baja.

Un artículo dado de baja no se elimina definitivamente del sistema y puede volver a activarse en cualquier momento.

Si un artículo ya existe en el sistema y fue dado de baja:

El alta de artículo solo se utiliza para productos que nunca han existido en el sistema.

¿Cuándo debo reactivar un artículo?

Debes reactivarlo cuando:

Formas de reactivar el artículo

Existen dos formas de recuperarlo:

Mediante código de barras

Si el artículo conserva su código de barras:

  1. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
  2. Introduce o escanea el código de barras.
  3. El sistema avisará de que el artículo está dado de baja.
  4. Confirma la opción de reactivarlo.

El artículo volverá a estar disponible para la venta.

Mediante listado de artículos

Si no se dispone del código de barras:

  1. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
  2. Pulsa F7 – Listados.
  3. Filtra por artículos en estado de baja (muestra = B).
  4. Localiza el artículo deseado.
  5. Introduce su código en la pantalla de artículos.

El sistema mostrará un aviso indicando que está dado de baja y permitirá reactivarlo.

Preguntas relacionadas


Artículos

Otros artículos / Servicios

Configuración de tarjetas Nikel

Este procedimiento permite configurar en el sistema la venta de tarjetas Nikel y las operaciones de recarga o retirada de dinero.

1. Crear familia

Crear una familia común para el servicio Nikel.

Configuración:

Esta familia se utilizará tanto para la venta de tarjetas como para las recargas.

2. Crear subfamilias

Subfamilia: Venta de tarjeta

  1. Crear una subfamilia dentro de la familia Nikel
  2. Guardar la subfamilia
  3. Pulsar ALT + F (Comisión fija)
  4. Introducir la comisión correspondiente a la venta de la tarjeta

Subfamilia: Recargas / retiradas

Crear una segunda subfamilia para las operaciones de recarga.

3. Crear artículos

Artículo: Venta tarjeta Nikel

Artículo: Recarga Nikel

Configuración:

4. Configuración importante

Retirada de dinero

Para permitir operaciones de retirada:

Funcionamiento:

Funcionamiento en ventas

El artículo de recarga:

Resumen

Para configurar Nikel:

Análisis Estadísticos

Análisis Estadísticos

Análisis de compras

El Análisis de Compras es una herramienta de gestión que transforma los datos de las facturas de proveedores en información clara y estructurada.
Permite analizar las compras realizadas para tomar decisiones sobre inventario, precios, proveedores...

Cómo acceder al Análisis de Compras

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Análisis Estadísticos.

  3. Elige la opción Análisis de Compras.

Filtros disponibles en el Análisis de Compras

En la pantalla de análisis, puedes completar los siguientes campos según tus necesidades:

Agrupación del análisis

Los resultados del análisis pueden agruparse por uno o varios de los siguientes campos:

Ejecutar el Análisis de Compras

  1. Una vez seleccionados los filtros y agrupaciones deseadas, pulsa F4 – Ejecuta Análisis.

  2. El sistema generará el listado con el análisis de compras según los criterios seleccionados.

Generar e imprimir el listado del análisis

  1. Pulsa F7 – Listados.

  2. Selecciona los campos que deseas incluir en el listado, como descripción, pvp, beneficio...

  3. En el tipo de impresión, selecciona una opción:

    • I → imprimir en impresora de listados

    • A → guardar como archivo Excel o TXT

    • P → guardar como PDF

  4. Pulsa nuevamente F7 – Imprimir para finalizar el proceso.

Análisis Estadísticos

Análisis de Ventas

Permite analizar las ventas realizadas en el sistema y generar listados personalizados según diferentes criterios.

Se utiliza para obtener información detallada o resumida de las ventas en un periodo determinado.

¿Para qué sirve?

Se puede utilizar para:

Obtener listados de ventas por número de tiquet

Consultar ventas por artículo

Analizar ventas por cliente

Ver importes por forma de pago (efectivo, tarjeta, etc.)

Obtener resúmenes por días, meses o trimestres

Consultar ventas totales de un día concreto

Ver las ventas realizadas ayer

Consultar importes vendidos entre fechas

Comparar ventas entre diferentes días o periodos

Exportar datos a Excel, PDF o TXT

Las consultas relacionadas con ventas diarias, ventas totales, ventas de ayer o importes vendidos deben realizarse desde el módulo Análisis de Ventas.

Relación con la caja

Aunque la caja permite consultar importes de una sesión o día concreto, el Análisis de Ventas es la herramienta adecuada para:

Para consultas como:

debe utilizarse este módulo.

Cómo acceder al Análisis de Ventas

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Análisis Estadísticos.

  3. Elige la opción Análisis de Ventas.

Filtros disponibles en el Análisis de Ventas

En la pantalla de análisis, puedes completar los siguientes campos según tus necesidades:

Agrupación del análisis

Si no se selecciona ninguna agrupación, el sistema mostrará cada línea de venta de forma individual (detalle por artículo), lo que puede generar listados con muchas líneas separadas.

Los resultados del análisis pueden agruparse por uno o varios de los siguientes campos:

Importante

Para obtener resultados claros, es recomendable utilizar agrupaciones.

Ejemplos habituales:

Si seleccionas Venta, el sistema preguntará si deseas agrupar por referencia de venta.
Debes indicar que sí para agrupar correctamente cada venta.

Ejecutar el Análisis de Ventas

Una vez seleccionados los filtros y agrupaciones:

Pulsa F4 – Ejecuta Análisis.

El sistema generará el listado con los resultados.

Generar e imprimir el listado del análisis

Pulsa F7 – Listados.

Selecciona los campos que deseas incluir (descripción, pvp, beneficio...)

En el tipo de impresión, selecciona una opción:

I → imprimir en impresora de listados

A → guardar como archivo Excel o TXT

P → guardar como PDF

Pulsa nuevamente F7 – Imprimir para finalizar el proceso.

Ejemplo práctico

Ventas por efectivo y tarjeta por día

Para obtener un resumen diario separado por forma de pago:

  1. Indica el rango de fechas (por ejemplo, un trimestre)
  2. En agrupación selecciona:
    • Día
    • Forma de Pago
  3. Ejecuta el análisis

El resultado mostrará los importes diarios separados por efectivo y tarjeta.

Preguntas habituales

¿Cómo sacar un listado de tiquets o ventas agrupadas?

Selecciona Agrupación: Venta y confirma la agrupación por referencia.

¿Cómo ver ventas de un artículo concreto?

Usa el filtro de Artículo y, si lo necesitas, agrupa por Artículo.

¿Cómo ver lo cobrado en efectivo y tarjeta?
Agrupa o filtra por Forma de Pago.

¿Cómo ver ventas por día?
Agrupa por Día.

¿Cómo reimprimir un tiquet si no recuerdo el número de venta?

Agrupa por Venta, y cuando nos pregunte si queremos que agrupe por referencia de venta le tenemos que decir que Si

Buscar referencias de venta para posteriormente reimprimir tiquets desde Ventas Anteriores.

¿Cómo ver ventas por forma de pago en un periodo?
Indica el rango de fechas y agrupa por Forma de Pago.

¿Cómo ver un resumen diario separado por efectivo y tarjeta?
Agrupa por Día y Forma de Pago.

¿Cómo ver la caja por días o periodos?
Para este tipo de consultas debes utilizar el Análisis de Ventas, agrupando por Día y Forma de Pago.

¿Por qué el listado tiene demasiadas líneas?
Porque el análisis muestra el detalle por artículo.

Solución: usar agrupaciones (por ejemplo, Venta o Día).

Y dentro de “Preguntas habituales”, añade estas preguntas nuevas:

¿Cómo ver las ventas de ayer?

Indica el día de ayer en el rango de fechas y ejecuta el análisis.

Puedes agrupar por Día o por Forma de Pago según la información que necesites visualizar.

¿Cómo consultar el total vendido ayer?

Accede a Análisis de Ventas, selecciona la fecha de ayer y ejecuta el análisis.

Si quieres ver los importes separados por efectivo y tarjeta, agrupa por Forma de Pago.

¿Cómo ver las ventas totales de un día concreto?

Selecciona el día que deseas consultar en el rango de fechas y ejecuta el análisis.

El sistema mostrará las ventas realizadas en ese periodo.

¿Dónde consultar las ventas diarias?

Las ventas diarias deben consultarse desde el módulo Análisis de Ventas.

Puedes obtener resúmenes por día, forma de pago, vendedor, artículo y otros filtros disponibles.

¿Cómo consultar importes vendidos entre fechas?

Indica el rango de fechas deseado y ejecuta el análisis utilizando las agrupaciones necesarias según el tipo de información que quieras obtener.

Si no recuerdas la referencia de venta, primero debes localizarla desde Análisis de Ventas agrupando por Venta.

Una vez localizada la referencia:

“Análisis de Ventas permite localizar referencias de venta, pero la reimpresión del tiquet debe realizarse desde Ventas Anteriores.”





Análisis Estadísticos

Análisis predefinidos

Los Análisis Predefinidos son informes ya configurados dentro del programa que permiten consultar de forma rápida la información más relevante del negocio sin necesidad de definir filtros manuales.

Están pensados para consultas habituales, controles periódicos y necesidades contables o fiscales.

Cómo acceder a los Análisis Predefinidos

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Análisis Estadísticos.

  3. Pulsa F8 – Análisis Predefinidos.

Análisis Predefinidos disponibles

Análisis de Ventas

Análisis de Compras

Análisis de Stock y Artículos

Análisis de Clientes y Deuda

Análisis Fiscales y Contables

Generar e imprimir el listado del análisis

Una vez generado cualquiera de los análisis, el resultado se muestra en pantalla.

  1. Pulsa F7 – Listados.

  2. Selecciona los campos que deseas incluir en el listado, como descripción, pvp, beneficio...

  3. En el tipo de impresión, selecciona una opción:

    • I → imprimir en impresora de listados

    • A → guardar como archivo Excel o TXT

    • P → guardar como PDF

  4. Pulsa nuevamente F7 – Imprimir para finalizar el proceso.

Análisis Estadísticos

Cuadro de mando

El Cuadro de Mando es una herramienta de análisis visual que muestra, de forma clara y resumida, los indicadores clave del negocio, permitiendo conocer la situación actual de la empresa en tiempo real.

El Cuadro de Mando permite:
Cómo acceder al Cuadro de Mando

  1. Accede a Control y Gestión

  2. Selecciona la opción Cuadro de Mando

Parámetros de análisis

Antes de visualizar la información, es posible configurar:

Información general mostrada

El Cuadro de Mando muestra, de forma comparativa respecto al mismo periodo del ejercicio anterior:

Gráficos disponibles

Tiquets, ventas y beneficio por día de la semana
Permite identificar los días con mayor volumen de ventas y beneficio, facilitando la planificación del personal y recursos.

Tabaco vs Otros – Ventas por familias (no tabaco)
Conoce la influencia que tiene en tu negocio los productos complementarios (no tabaco). Cada vez más, la venta de estos productos tiene más importancia. 
Potenciar la venta de productos complementarios, ocasiona una evolución positiva de tu empresa.

Tiquets, ventas y beneficio por hora del día
Permite detectar las franjas horarias con mayor actividad. Esta información es útil para optimizar turnos y reforzar el personal en horas punta.

Tiquets por día
Muestra los días del mes con mayor movimiento y la media diaria de tiquets en el período seleccionado.

Análisis Estadísticos

Resumen de ejercicio

El Resumen de Ejercicio es una pantalla de análisis que muestra el resultado global de un ejercicio económico, ya sea el ejercicio en curso o ejercicios anteriores que hayan sido cerrados y almacenados en el sistema.

Esta herramienta permite consultar de forma consolidada la información de stock, compras y ventas correspondiente a un año concreto.

Cómo acceder al Resumen de ejercicio

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Análisis Estadísticos.

  3. Elige la opción Resumen de ejercicio

Parámetros de selección

Para ejecutar el resumen es necesario indicar:

Una vez indicados los datos, pulsa Intro para ejecutar el análisis.

Información mostrada en el Resumen de Ejercicio

La pantalla del Resumen de Ejercicio se divide en tres zonas diferenciadas:

Stock Actual

Total de Compras por tipo de IVA

Total de Ventas por Meses

Listado de Artículos a Fecha de Cierre

Cuando se selecciona un ejercicio anterior ya cerrado, se activa la opción F5 Listado Artículos.

Esta opción permite generar un listado de artículos correspondiente a la fecha del cierre del ejercicio. 

Qué muestra este listado

Importante

Este es el método correcto para obtener el coste total del stock a 31 de diciembre (cierre de ejercicio).

El sistema utiliza los datos guardados en el momento del cierre, por lo que refleja la valoración real del inventario en esa fecha.

A diferencia del listado de artículos, no utiliza el coste actual de la ficha, sino el que correspondía en el momento del cierre.

Imprimir el listado del análisis

Una vez generado, pulsa F7 – Imprimir.
El listado se enviará directamente a la impresora predeterminada.

Importante

Este listado no permite generar directamente un archivo PDF ni enviarlo por correo desde el programa.

Si se necesita el documento en PDF, se puede:

Análisis Estadísticos

Listado contable

El Listado Contable es un conjunto de informes contables diseñados para mostrar la información necesaria para la contabilidad del negocio o para facilitar el trabajo del gestor o asesor contable.

Estos listados permiten analizar las ventas desde un punto de vista fiscal, con desglose de IVA, comisiones, beneficios y situación de facturación.

Cómo acceder al Listado Contable

  1. Accede a Control y Gestión

  2. Selecciona Análisis Estadísticos

  3. Elige la opción Listado Contable

Parámetros de selección del Listado Contable

En la parte superior de la pantalla se muestran las casillas que definen el contenido del listado:

Tipos de listados disponibles

El Listado Contable incluye cinco tipos principales de listados:

Ventas 1

Ventas 2

Familias 1

Familias 2

Gestor

Ejecución del Listado Contable

Funciones disponibles tras la ejecución

Una vez generado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

Localizar una factura por importe y fecha

El listado contable permite localizar facturas cuando no se dispone del cliente.

¿Cómo hacerlo?

  1. Indica la fecha de la operación

  2. En el campo De Facturas, selecciona S (solo facturadas)

  3. Selecciona Gestor S

¿Cómo identificar la factura?

Este método es el más eficaz cuando solo se conoce la fecha y el importe.

Una vez localizada la operación:

Importante:

Importante:
Cuando el cliente solicite listados para gestoría, listados trimestrales, mensuales o resúmenes de facturación, debe utilizarse el módulo Listado contable.

Este tipo de consultas suelen referirse a información fiscal o de facturación, y el Listado contable es la opción más adecuada para obtener estos datos de forma correcta.

Ejemplos habituales:

Nota:
El módulo Análisis de Ventas también permite obtener listados, pero está orientado a consultas internas y análisis, no específicamente a uso fiscal.

Intención: Exportar listado de ventas

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Para generar o exportar un listado de ventas por periodo (mensual, trimestral, etc.), debes utilizar el módulo Listado contable.

Pasos:

  1. Accede a Listado contable.
  2. Indica el rango de fechas correspondiente al periodo deseado.
  3. Selecciona el tipo de documento (facturas, tickets, etc.).
  4. Pulsa F7 – Listados.
  5. Elige los campos que necesites incluir.
  6. Selecciona el formato de salida:
    • I → Impresora
    • A → Excel / TXT
    • P → PDF

Este tipo de consultas corresponde a la obtención de listados de facturación, no a la creación o gestión de artículos.

IMPORTANTE PARA COPILOT

Este módulo está orientado a listados contables, fiscales y administrativos.

NO es el método recomendado para localizar o reimprimir facturas individuales.

Si el usuario solicita:

El agente debe priorizar:
Análisis predefinidos → Ventas de clientes por factura.

Análisis Estadísticos

Declaración 347 - Ventas a Clientes

El Listado 347 de Ventas a Clientes es un informe que permite obtener la información necesaria para la Declaración Modelo 347, una declaración informativa anual que se presenta ante la Agencia Tributaria (Hacienda) en España.

Este modelo informa de los clientes con los que se han realizado operaciones cuyo importe anual supera los 3.000,00 €.

Cómo acceder al Listado 347 de Ventas a Clientes

  1. Accede a Control y Gestión

  2. Selecciona Análisis Estadísticos

  3. Accede a Análisis Predefinidos

  4. Selecciona Declaración 347 de Ventas a Clientes.

Parámetros y filtros disponibles

El Listado 347 de Ventas a Clientes dispone de los siguientes filtros:

Información mostrada en el Listado 347 de Ventas a Clientes

El listado muestra:

Funciones disponibles tras la ejecución

Una vez generado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

Generar e imprimir el listado del análisis

Una vez generado el análisis, el resultado se muestra en pantalla.
Para obtener una copia del listado o exportarlo a diferentes formatos, sigue estos pasos:

  1. Pulsa F7 – Listados.
  2. Selecciona los campos que deseas incluir en el listado, como:
    • Nombre del cliente
    • NIF/DNI
    • Trimestre
    • Importe total
    • Otros campos disponibles según el análisis
  3. En el tipo de impresión, selecciona una opción:
    • I → Imprimir en impresora de listados
    • A → Guardar como archivo Excel o TXT
    • P → Guardar como PDF
  4. Pulsa nuevamente F7 – Imprimir para finalizar el proceso.
Consideraciones importantes

Los datos del 347 se obtienen de las ventas registradas en el sistema.
En caso de cambio de titular, los importes corresponden a la información existente en ese momento. Deberás consultar los datos del titular anterior.

Preguntas relacionadas

Análisis Estadísticos

Declaración 347 - Compras a Proveedores

El Listado 347 de Compras a proveedores es un informe que permite obtener la información necesaria para la Declaración Modelo 347, una declaración informativa anual que se presenta ante la Agencia Tributaria (Hacienda) en España.

Este modelo informa de los Proveedores con los que se han realizado operaciones cuyo importe anual supera los 3.005,06 €.

Cómo acceder al Listado 347 de Compras a Proveedores

  1. Accede a Control y Gestión

  2. Selecciona Análisis Estadísticos

  3. Accede a Análisis Predefinidos

  4. Selecciona Declaración 347 de Compras a Proveedores 

Parámetros y filtros disponibles

El Listado 347 de Compras a Proveedores dispone de los siguientes filtros:

Información mostrada en el Listado 347 de Compras a Proveedores 

El listado muestra:

Funciones disponibles tras la ejecución

Una vez generado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

Análisis Estadísticos

Listado del Comisionado

El Listado del Comisionado de Tabaco es un listado oficial de ventas de tabaco que se genera en formato TXT, destinado a ser entregado a la Guardia Civil o al Comisionado para el Mercado de Tabacos en caso de inspección.

Este listado incluye únicamente las líneas de venta correspondientes a artículos de tabaco, excluyendo cualquier otro producto vendido en la misma operación.

Cómo acceder al Listado del Comisionado de Tabaco

  1. Accede a Control y Gestión

  2. Selecciona Análisis Estadísticos

  3. Pulsa F5 – Listado del Comisionado

Parámetros y opciones del listado

Al generar el Listado del Comisionado de Tabaco, el programa solicita los siguientes datos:

Contenido del fichero generado

Notas importantes

Pedidos y Proveedores

Pedidos y Proveedores

Gestión de pedidos

La sección Pedidos y Proveedores de Estancos Élite permite gestionar y generar órdenes de compra a proveedores, ofreciendo un control completo sobre las compras, el inventario y la reposición de productos.

Desde este módulo es posible crear pedidos manuales, automáticos, reutilizar pedidos existentes y gestionar su entrada en stock.

Cómo acceder a la gestión de pedidos

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Pedidos proveedores y almacenes.

Tipos de pedidos disponibles

El programa ofrece distintos tipos de pedidos, adaptados a las necesidades del negocio.

Pedido en Blanco

Permite crear un pedido desde cero, con una tabla de artículos vacía.
Es ideal para pedidos puntuales o cuando se desea introducir los artículos manualmente.

Pasos

  1. Accede a Pedidos proveedores y almacenes.

  2. En nombre de pedido pulsar intro y selecciona Pedido Nuevo en Blanco.

  3. Introduce el nombre del pedido al pulsar intro pedirá el proveedor.

  4. Añade los artículos manualmente o mediante el buscador.

  5. Revisa el pedido.

  6. Envía el pedido al proveedor pulsando F8 Enviar o exporta el pedido desde F7 Listados.

Pedido de Plantilla

Permite crear un pedido nuevo a partir de uno ya existente, reutilizando su estructura.

Pasos

  1. Accede a Pedidos proveedores y almacenes.

  2. En nombre de pedido pulsar intro y selecciona Pedido Nuevo de Plantilla.

  3. Introduce un nuevo nombre para el pedido.

  4. Selecciona el pedido que servirá como plantilla.

  5. Indica si deseas conservar o no las cantidades.

  6. Ajusta el pedido si es necesario.

  7. Envía el pedido al proveedor pulsando F8 Enviar o exporta el pedido desde F7 Listados.
Pedido Automático

El sistema genera automáticamente el pedido basándose en el historial de ventas del proveedor y teniendo en cuenta los lotes mínimos.

Pasos

  1. Accede a Pedidos proveedores y almacenes.

  2. En nombre de pedido pulsar intro y selecciona Pedido Nuevo Automático.

  3. Introduce el nombre del pedido.

  4. Selecciona la antigüedad de ventas y el proveedor.

  5. Revisa y ajusta el pedido.

  6. Envía el pedido al proveedor pulsando F8 Enviar o exporta el pedido desde F7 Listados.

Nota:
Esta opción se utiliza para generar pedidos automáticos basados en ventas realizadas en el programa.
No debe utilizarse para productos recogidos directamente en tienda, ya que estos pedidos deben crearse manualmente como “Pedido nuevo en blanco”.

Pedido de Selección

Pedido automático avanzado que permite seleccionar artículos según ventas, filtros y parámetros personalizados.

Pasos

  1. Accede a Pedidos proveedores y almacenes.

  2. En nombre de pedido pulsar intro y selecciona Pedido Nuevo de Selección.

  3. Define los filtros:

    • Familia, subfamilia o proveedor

    • Fechas de venta

    • Porcentaje corrector

    • Considerar stock mínimo (S/N)

    • Mostrar todos los artículos (S/N)

    • Terminal
    • Promotor / Fabricante
    • Ver sugerencia de compra S/N
    • Compras desde 

  4. Confirma si deseas tener en cuenta otros pedidos pendientes.

  5. Revisa la tabla generada.

  6. Ajusta cantidades si es necesario.

  7. Envía o exporta el pedido desde F7 Listados.

Envío del pedido a Logista

Al pulsar F8 – Enviar, el programa transmite el pedido a Logista y este queda registrado en su sistema (Portal Logista) para su finalización.

No es necesario acceder al módulo del programa Portal Logista para realizar el envío, ya que el proceso se realiza íntegramente desde la gestión de pedidos.

Se pueden elegir las siguientes opciones:

Selecciona el tipo de pedido correspondiente antes de confirmar el envío.

Esta opción está disponible para cualquier tipo de pedido (en blanco, plantilla, automático o de selección).

Pedido enviado pero no finalizado en Logista

Frases de entrenamiento:

Cuando envías un pedido desde el programa, este se envía correctamente al portal de Logista.

Sin embargo, ese envío es solo el primer paso.

En el portal de Logista, el pedido aparecerá como enviado desde el terminal, pero no queda finalizado automáticamente.

Para completar el proceso, debes:

Importante:
Hasta que no completes este paso en la web de Logista, el pedido no quedará totalmente tramitado.

Introducir pedido en stock

(consultar documento propio)

Para conocer cómo introducir un pedido recibido en stock, tanto desde pedidos creados en el programa como desde el portal de Logista, consulta el documento específico “Introducir pedido en stock”.

Trazabilidad en pedidos (Sacas)

(consultar documento propio)

La trazabilidad de productos de tabaco debe realizarse al recibir una saca.
Los distintos métodos de trazado (manual, rápido, vinculado o no a pedido) se explican en el documento “Trazabilidad en pedidos”.

Imprimir o exportar un pedido

En cualquier momento es posible generar un listado del pedido.

Para hacerlo:

  1. Pulsa F7 – Listados desde la pantalla del pedido.

  2. Selecciona los campos que deseas incluir en el listado.

  3. Define el orden en el que se imprimirán los campos.

  4. Elige el tipo de salida:

  1. Pulsa F7 – Imprimir para generar el listado.

Esto permite consultar o imprimir el pedido cuando sea necesario.

Si no es posible enviar el pedido, realiza las siguientes comprobaciones:

Error al enviar el pedido / No puedo enviar el pedido.

Modificar un pedido antes de enviarlo

Mientras el pedido no haya sido enviado al proveedor, es posible modificar su contenido.

Para eliminar un artículo añadido por error, o que ya no necesitamos.

  1. Accede a Control y Gestión → Pedidos, Proveedores y Almacenes.
  2. Localiza el pedido.
  3. Abre el pedido en pantalla.
  4. Sitúate sobre la línea del artículo que deseas eliminar.
  5. Utiliza la opción Eliminar línea o la tecla SUPR.
  6. Revisa nuevamente el pedido antes de enviarlo.

Esto permite corregir artículos añadidos por error antes de enviar el pedido al proveedor.

Si el pedido ya ha sido enviado al proveedor, la modificación deberá realizarse directamente con el proveedor.

Preguntas relacionadas

Eliminar/Borrar un pedido

Para eliminar un pedido:

  1. Accede a Control y Gestión → Pedidos, Proveedores y Almacenes.

  2. Localiza el pedido.

  3. Abre el pedido en pantalla.

  4. Pulsa F5 para eliminarlo/borrarlo.

Importante
Una vez eliminado, el pedido no puede recuperarse.
Antes de eliminarlo, asegúrate de que no lo necesitas o de haber guardado la información necesaria.

Preguntas relacionadas

Otras funcionalidades en la pantalla de pedidos

En la pantalla de pedidos existen atajos que permiten organizar y consultar la información de forma más rápida.

Orden de columnas (F11)

Permite modificar la posición de las columnas.

¿Cómo hacerlo?

  1. Sitúate en la columna que quieres mover

  2. Pulsa F11

La columna seleccionada pasará a la primera posición

Puedes repetir este proceso con otras columnas hasta dejar el orden deseado.

Ordenar datos (F9)

Permite ordenar la información de la columna seleccionada.

¿Cómo hacerlo?

  1. Sitúate en la columna que quieres ordenar

  2. Pulsa F9

El sistema ordenará los datos:

Puedes pulsar varias veces para cambiar el tipo de orden.

Guardar configuración de columnas (Alt + R)

Permite guardar el orden actual de las columnas.

Guarda:

Uso recomendado:
Después de organizar las columnas a tu gusto, utiliza esta opción para mantener la configuración en ese equipo.

Fijar columnas (Bloq Despl)

Permite fijar columnas en pantalla para que permanezcan visibles al desplazarte horizontalmente, similar a Excel.

¿Cómo hacerlo?

  1. Activa la tecla Bloq Despl

  2. Sitúate en la columna deseada

Las columnas quedarán fijas para facilitar la visualización de datos

Importante

Pedidos y Proveedores

Introducir Pedido en Stock

Introducir un pedido recibido en stock es un paso fundamental para que el sistema refleje correctamente la realidad del negocio.
Este proceso actualiza las existencias, costes y movimientos de almacén según la mercancía realmente recibida del proveedor.

Cómo introducir un pedido en stock creado en el programa

Cuándo usar este método

Pasos

  1. Accede a Pedidos y Proveedores.

  2. Pulsa el icono de la lupa para acceder a las opciones.

  3. Selecciona Buscar Pedido existente.

  4. Busca y selecciona el pedido correspondiente.

  5. Revisa el pedido y compáralo con la factura del proveedor:

    • Ajusta costes si es necesario.

    • Modifica cantidades si hay diferencias.

  6. Pulsa F2 Entrar stock para introducir el pedido en el almacén.

Introducir pedido en stock desde el Portal de Logista

Cuándo usar este método

Pasos

  1. Accede a Portales de Proveedores.

  2. Selecciona Portal de Logista.

  3. Asegúrate de que el portal esté actualizado:

    • Pulsa F2 para descargar clientes.

    • Pulsa F3 para descargar artículos.

  4. Accede a la cuarta pestaña: Pedidos.

  5. Pulsa Ver Pedidos Entregados.

  6. Selecciona el pedido utilizando la fecha como referencia.

  7. Verifica que el pedido sea correcto.

  8. Pulsa F2 para entrar el pedido en stock o F4 para guardarlo y modificar si fuera necesario.

Relación con la trazabilidad

Si el pedido contiene productos de tabaco, será necesario realizar la trazabilidad al recibir la mercancía.
Consulta el documento específico “Trazabilidad en pedidos” para conocer los métodos disponibles.

Importante:

Si se intenta introducir en stock un pedido que ya ha sido registrado anteriormente, el sistema mostrará un aviso indicando que ya fue introducido.

Si aun así se procesa de nuevo, el stock quedará duplicado. En ese caso, será necesario realizar un ajuste de stock para corregirlo.

Intención: Introducir pedido en stock
Frases de entrenamiento:

Y añadiría también una mini protección semántica:

Frases relacionadas NO asociadas a esta intención

Así ayudas bastante a que el agente no mezcle “pedidos” de proveedor con “boletos” de clientes/promotores.

Pedidos y Proveedores

Trazabilidad en Pedidos

La trazabilidad es obligatoria para los productos de tabaco destinados a PVR (Puntos de Venta con Recargo).
Permite registrar la recepción de sacas mediante el escaneo de códigos TTT, una vez que los artículos ya están dados de alta en el sistema garantizando el cumplimiento normativo. Se recomienda escanear siempre la unidad agregada más grande (cajón o caja de picos), en lugar de cada paquete individual.

Documento específico de Trazabilidad o FNMT

Preguntas habituales

¿Cómo doy de alta un cliente/PVR en la FNMT?

¿Cómo registrar un PVR en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre?

¿Cómo se da de alta un cliente en la Casa de la Moneda?

¿Dónde se tramita el alta de un PVR?

¿Cómo obtener el código FNMT?

El alta de clientes o PVR en la FNMT no se realiza desde el programa.

El cliente debe ponerse en contacto directamente con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Teléfonos:

Web oficial:
https://www.sede.fnmt.gob.es/tramites/trazabilidad-productos-de-tabaco


Importante

Este proceso se utiliza únicamente para registrar la trazabilidad de productos de tabaco que ya existen en el sistema.

La trazabilidad no crea ni da de alta artículos.

Si un producto no existe o no se reconoce, debe revisarse o crearse previamente desde Artículos y Prensa.

Métodos disponibles para registrar la trazabilidad

Método A: Pedido nuevo en blanco (sin entrar stock)

Cuándo usarlo

Pasos

  1. Accede a Pedidos y Proveedores.

  2. Crea un Pedido Nuevo en Blanco.

  3. Introduce el nombre del pedido y el proveedor.

  4. Escanea los códigos TTT (unidad agregada).

  5. Pulsa Insert / Continuar.

  6. Pulsa F4 Trazar y confirma con Sí.

Método B: Trazabilidad y entrada de stock simultánea

Cuándo usarlo

Pasos

  1. Accede a Pedidos y Proveedores.

  2. Buscar pedido existente abre el pedido enviado al proveedor.

  3. Escanea los códigos TTT (unidad agregada).

  4. Pulsa Insert / Continuar.

  5. Ajusta el pedido si es necesario (punteo).

  6. Pulsa F2 Entrar Stock y confirma la trazabilidad.

Método C: Traza rápida vinculada a un pedido existente

Cuándo usarlo

Pasos

  1. Accede a Pedidos y Proveedores.

  2. Pulsa F4 Trazar rápido.

  3. Selecciona Sí para vincular a un pedido existente.

  4. Selecciona el pedido correspondiente.

  5. Escanea los códigos TTT.

  6. Pulsa Ins Finalizar y confirma con Sí.

Método D: Traza rápida sin vincular a pedido

Cuándo usarlo

Pasos

  1. Accede a Pedidos y Proveedores.

  2. Pulsa F4 Trazar rápido.

  3. Selecciona NO para no vincular a pedido.

  4. Elige la opción Entrada.

  5. Introduce nombre del pedido y proveedor.

  6. Escanea los códigos TTT.

  7. Pulsa Ins Finalizar.

Control de trazabilidad

Tras completar cualquiera de los métodos, se recomienda revisar el estado de la trazabilidad desde el Centro de control de trazabilidad, ubicado en el Terminal 1.

Importante:

Si aparece el mensaje "el proveedor especificado no tiene código FID", debe revisar el campo FID en la ficha del proveedor.

Problema: al trazar un código aparece "Código no válido"

Si al introducir o escanear un código de trazabilidad el sistema muestra el mensaje "Código no válido":

  1. Comprueba que el código se ha leído correctamente y no contiene errores de lectura.
  2. Realiza la prueba utilizando el código TTT.
  3. Si el código TTT funciona, revisa nuevamente el código que se está intentando trazar.
  4. Si al utilizar el código TTT también aparece el mensaje "Código no válido", el cliente deberá ponerse en contacto con su proveedor para verificar el código de trazabilidad facilitado.

Clasificación de la incidencia:

Problema: al trazar un artículo en la PDA aparece duplicado

Si al trazar un artículo desde la PDA aparece como duplicado, no debe interpretarse como un problema de artículos duplicados en la ficha de artículos.

Este mensaje normalmente indica que ese código de trazabilidad ya ha sido leído, registrado o enviado anteriormente en el proceso de trazabilidad.

Qué revisar

  1. Comprueba si el código ya se ha escaneado previamente en la misma operación.
  2. Revisa si el artículo o la unidad logística ya aparece en el listado de códigos trazados.
  3. Verifica si la trazabilidad ya fue enviada anteriormente al repositorio.
  4. Accede al Centro de control de trazabilidad para comprobar el estado del registro.

Importante

No se debe eliminar ningún artículo ni modificar la ficha del producto por este mensaje.

El aviso de duplicado en la PDA está relacionado con el código de trazabilidad escaneado, no con que existan artículos repetidos en el programa.

Si el código ya fue trazado correctamente, no debe volver a registrarse. Si hay dudas sobre el estado del envío, debe revisarse desde el Centro de control de trazabilidad.

Datos para Copilot

Intención: Código duplicado al trazar en PDA

Frases de entrenamiento:

 

Respuesta del bot:

Si al trazar un artículo desde la PDA aparece como duplicado, normalmente significa que ese código de trazabilidad ya ha sido leído o registrado anteriormente.

Este aviso no indica que exista un artículo duplicado en la ficha de artículos.

Pasos:

  1. Comprueba si el código ya se ha escaneado en la misma operación.
  2. Revisa el listado de códigos trazados para confirmar si ya aparece registrado.
  3. Comprueba si la trazabilidad ya fue enviada anteriormente.
  4. Accede al Centro de control de trazabilidad para revisar el estado del registro.

Importante:
No elimines artículos ni modifiques la ficha del producto por este aviso. El mensaje de duplicado está relacionado con el código de trazabilidad escaneado, no con artículos duplicados en el programa.

 

Pedidos y Proveedores

Devoluciones de trazabilidad (Trazabilidad inversa)

Una devolución a trazabilidad, también conocida como trazabilidad inversa, es el proceso de devolver productos a un proveedor manteniendo el seguimiento del lote o unidad original. Este procedimiento es fundamental para asegurar que, al devolver artículos, se registre correctamente su origen y se mantenga un control preciso sobre su historial dentro de la cadena de suministro.

Pasos para realizar una devolución al proveedor utilizando la trazabilidad inversa (destrazar)

  1. Accede a Pedidos y Proveedores.

  2. Pulsa F3 – Devolución.

  3. El sistema pedirá confirmación para generar la devolución.

  4. Introduce un nombre identificativo para la devolución.

  5. Selecciona el proveedor al que se realizará la devolución.

  6. Escanea con el lector los códigos TTT de los productos a devolver.

    Recuerda: siempre debe escanearse la unidad más grande recibida.

  7. Una vez finalizado el escaneo, pulsa Ins – Finalizar.

  8. Confirma el envío de la trazabilidad al repositorio seleccionando Sí.

  9. Indica el método de transporte utilizado para la devolución.

Consideraciones importantes
Responsabilidad y alcance del sistema

Es importante tener en cuenta que:

Trazabilidad rápida

La opción Trazabilidad rápida permite registrar de forma ágil tanto entradas de pedidos como devoluciones, sin necesidad de seguir el proceso completo de gestión.

Acceso:

Control y Gestión → Pedidos
Pulsa F4 – Traza rápida

Devoluciones

Permite registrar devoluciones de artículos al proveedor de forma rápida.

Pasos:

  1. ¿Desea asignarlo a una devolución existente?
    • Sí: vincula la devolución a un registro existente.
    • No: se crea una nueva devolución.
  2. Tipo de operación
    • Selecciona Devolución.
  3. Nombre del registro
    • Introduce un nombre o acepta el propuesto por el sistema.
  4. Proveedor
    • Selecciona el proveedor correspondiente.
  5. Escaneo de artículos
    • Escanea los códigos de trazabilidad (QR) de los artículos a devolver.
  6. Finalización
    • Pulsa Insertar / Finalizar para completar la devolución.

Comprobaciones / notas importantes

  • Esta opción permite trabajar de forma rápida mediante escaneo.
  • No es necesario crear previamente pedidos o devoluciones completos.
  • Es recomendable para gestiones ágiles en el día a día.

Resumen rápido

La trazabilidad rápida permite registrar entradas y devoluciones directamente escaneando artículos, reduciendo pasos y agilizando la operativa diaria.


Comprobaciones / notas importantes

¿Cómo hacer un pantallazo de una devolución para enviarlo al proveedor?

Para obtener la imagen de una devolución con traza, debes hacerlo desde el sistema de trazabilidad.

Pasos:

  1. Accede a Centro de Trazabilidad.
  2. Entra en Control de pedidos.
  3. Selecciona la fecha de la devolución.
  4. Localiza la devolución correspondiente.
  5. Comprueba que el estado esté como aceptada por el repositorio.

Una vez esté en estado aceptada, ya puedes realizar el pantallazo de la pantalla y enviarlo al proveedor.

Importante:
Si la devolución no está aceptada todavía, el proveedor puede rechazar la imagen como comprobante.

Devolver producto trazado sin código QR

Frases de entrenamiento:

  • devolver producto sin código QR
  • devolución sin QR trazabilidad
  • traza inversa sin QR
  • devolver tabaco sin código de trazabilidad
  • no tengo el QR para hacer la devolución
  • devolución de producto trazado sin escanear código
  • se puede devolver sin código QR
  • devolución sin identificador de trazabilidad
  • cómo hacer traza inversa sin código
  • devolver producto sin código T&T

Respuesta del bot:

Para realizar una devolución con trazabilidad (traza inversa), es necesario disponer del código de trazabilidad del producto.

Si no se dispone del código QR o identificador:

  • No es posible realizar la devolución de forma normal mediante el proceso de trazabilidad.
  • El sistema requiere escanear el código para poder registrar correctamente la operación.

Recomendaciones:

  • Localizar el código de trazabilidad del producto antes de realizar la devolución.
  • Revisar si el código está disponible en el propio paquete o en documentación previa.
  • En caso de no disponer del código, consultar con soporte o con el proveedor para valorar alternativas.

Importante:
Las operaciones con trazabilidad requieren siempre el identificador del producto para garantizar el control y registro correcto según normativa.


Pedidos y Proveedores

Proveedores

Los Proveedores representan las entidades externas que suministran productos o servicios al establecimiento.

Este apartado se refiere únicamente a la gestión de proveedores y no a códigos de artículos o asignaciones.

Son un elemento clave para:

Los proveedores se asignan a los artículos durante su alta o modificación, por lo que deben existir previamente en el sistema.

Cómo acceder a la pantalla de Proveedores

  1. Accede al menú “Control y Gestión”.

  2. Selecciona la opción “Pedidos, Proveedores y Almacenes”.

  3. Accede a la ficha de Proveedores.

Crear un nuevo Proveedor (dar de alta proveedor)

Crear un proveedor permite registrar una entidad suministradora que posteriormente podrá asignarse a los artículos.

Para dar de alta un nuevo proveedor, sigue estos pasos:

  1. Accede a la pantalla de Proveedores.

  2. Sitúate en la casilla “Código”.

  3. Cuando aparezca el buscador de proveedores, pulsa la tecla ESC.

  4. Se abrirá una ficha nueva en blanco para el alta del proveedor.

  5. Rellena las siguientes casillas:

Datos de trazabilidad (tabaco)

  1. Pulsa Intro para avanzar por las casillas o Insert / Guardar para guardar el proveedor.

Modificar un Proveedor

Permite actualizar los datos de un proveedor existente.

  1. Accede a la pantalla de Proveedores.

  2. Busca el proveedor:

    • Introduciendo directamente su código, o

    • Utilizando la lupa para buscarlo en el listado.

  3. Selecciona el proveedor y pulsa Intro.

  4. Modifica los campos necesarios.

  5. Pulsa Insert / Guardar para guardar los cambios.

Importante:
El código del proveedor no se puede modificar.
Si necesitas cambiarlo, debes:

  1. Dar de baja el proveedor actual.

  2. Crear uno nuevo con el nuevo código.

Borrar (dar de baja) un Proveedor

Permite eliminar un proveedor que ya no se utiliza.

  1. Accede a la pantalla de Proveedores.

  2. Selecciona el proveedor que deseas eliminar.

  3. Pulsa la tecla F5 Baja.

  4. Confirma la operación cuando el sistema lo solicite.

Condiciones obligatorias:
Para poder dar de baja un proveedor:

Si no se cumplen estas condiciones, el sistema mostrará un mensaje indicando el motivo.

Proveedor sin código FID en trazabilidad

Si al realizar una operación de trazabilidad aparece un aviso indicando que el proveedor no tiene código FID, significa que el campo FID no está configurado en la ficha del proveedor.

PASOS:

  1. Acceder al módulo Proveedores.
  2. Buscar el proveedor correspondiente.
  3. Abrir su ficha.
  4. Revisar el campo FID.
  5. Introducir el código correcto proporcionado por el proveedor.
  6. Guardar los cambios.

Resultado:

El proveedor quedará correctamente configurado para operaciones de trazabilidad y PDA.

Intención: proveedor sin FID

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Este aviso indica que el proveedor no tiene configurado el código FID en su ficha.

Debe acceder al módulo Proveedores, abrir la ficha del proveedor e informar correctamente el campo FID antes de volver a realizar la operación de trazabilidad.

Pedidos y Proveedores

Solución de problemas con pedidos y portal de Logista

Este documento recoge algunos problemas habituales relacionados con pedidos a proveedores y el portal de Logista, junto con las acciones recomendadas para solucionarlos.

Los casos descritos a continuación pueden ocurrir durante el envío de pedidos, la descarga del portal o la gestión de artículos del proveedor.

El pedido aparece enviado pero no aparece en Logista

Este problema puede ocurrir cuando el pedido se ha enviado desde el programa pero no se refleja correctamente en el portal de Logista.

En este caso se recomienda reenviar el pedido utilizando un nombre diferente para evitar conflictos con envíos anteriores.

Antes de intentar reenviar el pedido, es recomendable actualizar la información del Portal Logista.

Accede a:
Control y Gestión → Portales Proveedores → Portal Logista

Realiza las siguientes opciones:

Una vez realizadas ambas descargas:

Cambiar el nombre del pedido evita conflictos con envíos anteriores ya enviados al portal.

¿Cómo puedo borrar un pedido duplicado en el portal después de haberlo enviado dos veces?

No es posible eliminar pedidos del portal de Logista desde el programa.

Todo lo relacionado con pedidos ya enviados y gestionados en el portal web de Logista debe realizarse directamente en el propio portal o a través de Logista.

Qué puedes hacer:

El código de proveedor de un artículo es incorrecto

Si un artículo tiene asignado un código de proveedor incorrecto, el pedido puede no coincidir con el producto recibido.

Esto puede provocar situaciones como:

Solución: Revisar y corregir el código de proveedor desde la ficha del artículo.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión → Artículos y Prensa.

  2. Introduce el código del artículo.

  3. Localiza el campo CODPROV.

  4. Pulsa la lupa para seleccionar código de artículo del proveedor correcto, o si sabes el código indícalo directamente (ves al paso 6)

  5. Pulsa F2 para buscar el artículo en el maestro del proveedor.

  6. Selecciona el producto y pulsa Intro / Aceptar.

  7. Guarda los cambios con Insert / Guardar.

El producto recibido no coincide con el pedido

Si al recibir un pedido el producto no coincide con el solicitado:

Puede deberse a:

Comprobaciones recomendadas

Modificar un pedido descargado del portal de Logista

Cuando un pedido se ha realizado o descargado desde el portal de Logista, es necesario guardarlo como pedido editable antes de introducirlo en stock.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión → Portales de Proveedores → Portal de Logista.

  2. Asegúrate de tener el portal actualizado:

    • F2 Descargar clientes

    • F3 Descargar artículos

  3. Accede a la pestaña Pedidos.

  4. Selecciona Ver Pedidos Entregados.

  5. Selecciona el pedido por fecha.

  6. Pulsa F4 para guardarlo e introduce un nombre.

  7. Una vez guardado, ve a Pedidos, Proveedores y Almacenes.

  8. Busca el pedido guardado.

  9. Revisa costes y cantidades según la factura.

    Cómo identificar un precio incorrecto en un parcial de la saca

    Si detectas diferencias de precio al revisar el pedido, es necesario comparar los parciales de la saca con la factura recibida del proveedor.

    La factura es la referencia válida para comprobar los precios.

    Comparando ambos, podrás identificar qué parcial o artículo no coincide en precio.

  10. Pulsa F2 – Entrar Stock.

Para más información consulta el documento Introducir pedido en stock.

Imprimir o consultar un pedido si no hay conexión a Internet

Si no hay conexión en el momento de enviar la saca, es posible generar un listado del pedido.

Esto permite consultar o imprimir el pedido aunque no haya conexión con el portal del proveedor.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión → Pedidos, Proveedores y Almacenes.

  2. Busca el pedido con la lupa.

  3. Pulsa F7 – Imprimir.

  4. Introduce un título para el listado.

  5. Selecciona los datos a imprimir (descripción, código proveedor, etc.).

  6. Elige el tipo de salida:

    • I Impresora

    • A Excel / TXT

    • P PDF

  7. Pulsa F7 para generar el listado.

Problemas con la descarga del portal de Logista

Si el portal no se descarga correctamente o aparecen errores al enviar pedidos, puede ser necesario realizar una Descarga Completa del portal.

Este problema puede provocar situaciones como:

En estos casos se recomienda realizar una descarga completa del portal.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión → Portales de Proveedores → Portal de Logista.

  2. Realiza la descarga completa:

    • Alt + F2 Descargar clientes

    • Alt + F3 Descargar artículos

  3. Verifica nuevamente los pedidos e intenta enviarlos otra vez.

Pedido introducido en stock dos veces

Si un pedido se ha introducido en stock más de una vez, el stock de los artículos quedará duplicado.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, si se vuelve a entrar un pedido ya introducido.

Puedes identificar este caso si:

Cómo corregirlo

Para ajustar el stock correctamente:

De este modo, el stock volverá a su valor correcto.

¿Se puede añadir un artículo a un pedido ya enviado a Logista?

No es posible modificar un pedido desde el programa una vez ha sido enviado a Logista.

Cuando el pedido ya ha sido enviado:

¿Qué hacer en este caso?

Existen dos opciones:

  1. Acceder al portal web de Logista

    • Localizar el pedido enviado

    • Añadir los productos si el portal lo permite

  2. Si no es posible modificarlo desde la web:

    • Contactar con Logista para solicitar la modificación del pedido

¿Cómo crear un pedido de productos recogidos directamente en tienda?

Cuando los productos se han recogido directamente en tienda (por ejemplo, en Logista), no deben gestionarse mediante descarga desde el portal.

En estos casos, es necesario crear un pedido manual.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión.
  2. Entra en Pedidos proveedores y almacenes.
  3. Pulsa Intro en Nombre de pedido.
  4. Selecciona Pedido nuevo en blanco.
  5. Introduce manualmente los artículos correspondientes.
  6. Guarda el pedido y continúa con el proceso habitual.

Importante:

Pedidos y Proveedores

Portal Logista

El Portal Logista en Estancos Élite es una herramienta integrada que permite al estanco comunicarse directamente con la distribuidora Logista desde el propio programa, sin necesidad de realizar gestiones externas.

Acceso al Portal Logista

El acceso a Logista puede realizarse de dos formas:

Requisitos previos

Para utilizar el Portal Logista, es necesario que el módulo esté activado previamente en:

Parámetros y Configuración → Módulos → Portales de Proveedores

Durante la activación se solicitarán datos facilitados por Logista, como:

Los datos para la activación deben solicitarse previamente a Logista con la suficiente antelación.
Sin esta información, el sistema no podrá activarse ni utilizar el portal.

Cómo acceder al Portal Logista

  1. Accede al menú Control y Gestión

  2. Selecciona Portales de Proveedores

  3. Elige Portal Logista

Desde esta pantalla también es posible acceder directamente a la web de Logista pulsando F4 Web Logista.

Apartados disponibles en el Portal Logista

El Portal Logista se organiza en varios apartados, cada uno con una función específica:

Descargas

Permite actualizar la información de Logista en la base de datos del programa. Desde este apartado se descargan datos de cliente, artículos y precios.

Para realizar la descarga de clientes pulsa F2, descarga y/o actualiza los datos específicos del cliente de Logista.

Para realizar la descarga de artículos pulsa F3, descarga y/o actualiza los artículos y precios de Logista.

Actualización de precios

Permite sincronizar los precios de los artículos de Logista. Es fundamental tener el código de proveedor y el proveedor asignados correctamente en la ficha del artículo 

La actualización puede realizarse:

Para conocer los pasos completos y la resolución de incidencias, consulta el documento: “Cambio de precios de artículos”

Consultar artículos con precios modificados

Dentro del proceso de actualización de precios, es posible consultar qué artículos han cambiado su precio.

Pasos:

El sistema mostrará un listado con los artículos que han tenido cambios de precio, incluyendo:

Importante:

Recomendación:

Si necesitas conservar esta información, es recomendable:

Artículos

Muestra el maestro de artículos de Logista, con información como:

Desde este apartado se pueden:

Este apartado es solo informativo y no modifica directamente los artículos del sistema.

Pedidos

Permite gestionar la comunicación de pedidos entre Estancos Élite y Logista.

La creación y envío de pedidos a Logista se realiza desde el módulo de Gestión de pedidos, mediante la opción F8 – Enviar.

Este apartado no permite crear ni enviar pedidos, solo consultarlos.

Ver pedidos procesados: Permite consultar pedidos que ya han sido tramitados por Logista, pero aún no entregados. Es solo para consulta y se puede imprimir.

Ver pedidos entregados: Permite consultar y entrar en stock los pedidos ya entregados por Logista (sacas).

Calendario de sacas: Muestra las fechas límite de envío y las fechas de entrega de las sacas de Logista. Se puede añadir avisos automáticos a la agenda del programa.

Datos generales: Permite consultar los datos generales del estanco descargados desde Logista.

Descargar calendario de sacas (Logista)

Este procedimiento permite descargar el calendario de sacas desde Logista y configurar avisos en el sistema.

Cómo descargar el calendario

  1. Accede a Portales de proveedores
  2. Entra en Portal Logista
  3. Pulsa F2 – Cliente (Realizar descarga)
  4. Accede a la pestaña Calendario de sacas
  5. Pulsa Intro

El sistema:

Añadir aviso en agenda

Si deseas que el sistema avise de las sacas:

  1. Desde el calendario de sacas
  2. Pulsa F8 – Poner en agenda

Configuración importante

Para que funcionen los avisos en agenda:

Si este parámetro no está activado:

Pedidos y Proveedores

Portal Comet

La sección "Portal Comet" es una herramienta diseñada para facilitar la gestión de tu estanco. A través de esta utilidad, podrás actualizar precios y enviar pedidos (sacas).

Requisitos previos

Para utilizar el Portal Comet, es necesario que el módulo esté activado previamente en:

Parámetros y Configuración → Módulos → Portales de Proveedores

Durante la activación se solicitarán datos como código cliente, expendeduria...

Cómo acceder al Portal Comet

  1. Accede al menú Control y Gestión

  2. Selecciona Portales de Proveedores

  3. Elige Portal Comet

Desde esta pantalla también es posible acceder directamente a la web de Comet pulsando F4 Web Comet.

Apartados disponibles en el Portal Comet

El Portal Comet se organiza en varios apartados, cada uno con una función específica:

Descargas

Este apartado te permite mantener la información de Comet actualizada en tu base de datos, lo cual es crucial para la correcta gestión de precios y artículos. 

Pulsa F3 para descargar los Artículos y precios de Comet desde su portal a la misma base de datos.

Actualización de precios

Permite sincronizar los precios de los artículos de Comet. Es fundamental tener el código de proveedor y el proveedor asignados correctamente en la ficha del artículo 

La actualización puede realizarse:

Para conocer los pasos completos y la resolución de incidencias, consulta el documento: “Cambio de precios de artículos”

Artículos

Muestra el maestro de artículos de Comet, con información como:

Desde este apartado se pueden:

Este apartado es solo informativo y no modifica directamente los artículos del sistema.

Pedidos y Proveedores

Otros Portales

El programa Estancos permite activar hasta 6 portales de proveedores.

En los apartados anteriores hemos visto la activación del portal de Logista y Portal Comet, para el resto de portales la activación y funcionamiento será igual.

Deberemos acceder al Menú de Control y Gestión, Módulos, Activación Portales. 

Desde aquí seleccionaremos el portal que queremos activar y pulsando F5, nos permitirá introducir los datos correspondientes a cada proveedor.

Portal Global Premium
Portal Estanclick
Portal Aldista
Portal DTC

Una vez activados los portales con los que se va a trabajar, accederemos al Menú de Control y Gestión, Portales de Proveedores.

Desde aquí seleccionaremos el portal del cual queremos hacer una descarga y/o consulta y accederemos a las distintas pestañas. 

Pedidos y Proveedores

Enviar pedidos por email portales de proveedores

Enviar pedidos por portales de proveedores

Para enviar un pedido por un portal de proveedor, primero es necesario crear el pedido desde el apartado de Pedidos y Proveedores.

Una vez creado el pedido, se enviará desde el portal correspondiente del proveedor.

Importante:

Para poder realizar este proceso, es necesario cumplir los siguientes requisitos:

Tener dado de alta, configurado y activado el portal del proveedor correspondiente

Tener configurado el gestor de correo en el programa

Disponer de conexión a internet

El funcionamiento es similar para los siguientes portales:

Comet
Logista
Global Premium
Portal Estanclick
Aldista

Pasos generales:

Acceder a Control y Gestión.

Entrar en Portales de Proveedores.

Seleccionar el proveedor al que queremos enviar el pedido.

Entrar en la pestaña Pedidos.

Pulsar Enviar nuevo pedido.

Se abrirá la pantalla Selección de pedidos.

Seleccionar el pedido que queremos enviar.

Pulsar Intro.

El programa preguntará si queremos enviar el pedido.

Responder Sí.

Resultado:

El pedido queda enviado al proveedor seleccionado a través de su portal correspondiente.

Importante:

El pedido debe estar creado previamente desde Pedidos y Proveedores.

No se puede enviar un pedido por portal si el portal del proveedor no está configurado o activado.

Si el gestor de correo no está correctamente configurado, el envío del pedido por email puede fallar.

Sin conexión a internet no será posible realizar el envío.

Cada proveedor debe tener correctamente configurado su propio portal.





Familias, Subfamilias, Formas de Pago y Divisas


Familias, Subfamilias, Formas de Pago y Divisas

Familias

En Estancos Élite, las Familias forman parte de los datos maestros del sistema.
Su función es organizar los productos y servicios en grandes grupos lógicos, facilitando:

Las familias se utilizan al dar de alta artículos, por lo que deben existir previamente en el sistema.

Cómo acceder

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Familias y F.pago.

Acciones disponibles en Familias

Desde este apartado se pueden realizar tres acciones principales:

Crear Nueva Familia (dar de alta familia)

Para crear una nueva familia, rellene los campos disponibles en la ficha de Familias:

Una vez completados los campos:

Modificar una Familia

Permite cambiar la configuración de una familia existente.

  1. Recupere la familia deseada.

  2. Modifique los campos necesarios.

  3. Guarde los cambios pulsando INTRO hasta el último campo o INSERT / GUARDAR.

Importante:
Los cambios de IVA o configuración fiscal afectan a todos los artículos asociados.

Dar de baja una Familia

Permite eliminar una familia que ya no se utiliza.

  1. Seleccione la familia.

  2. Pulse F5 – Baja.

  3. Confirme la operación cuando el sistema lo solicite.

Restricción Importante:

No es posible dar de baja una familia si existen artículos asociados.
En ese caso, primero debes cambiar los artículos a otra familia o darlos de baja.

Familias, Subfamilias, Formas de Pago y Divisas

Subfamilias

Las Subfamilias en Estancos Élite representan el segundo nivel de organización de productos y servicios dentro del sistema.

Se utilizan para refinar la clasificación definida por las Familias y permiten una gestión más precisa y flexible del catálogo de artículos.

Las subfamilias se utilizan al dar de alta artículos, por lo que deben existir previamente en el sistema.

Cómo acceder

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Familias y F.pago.

  3. Accede a la pestaña Subfamilia
Acciones disponibles en Familias 

Desde este apartado se pueden realizar tres acciones principales:

Crear Nueva Subfamilia (dar de alta subfamilia)

Crear una subfamilia permite añadir un nuevo nivel de clasificación que podrá asignarse posteriormente al dar de alta artículos.

Una vez completados los campos:

Modificar una Subfamilia

Permite cambiar la configuración de una subfamilia existente.

  1. Recupere la subfamilia deseada.

  2. Modifique los campos necesarios.

  3. Guarde los cambios pulsando INTRO hasta el último campo o INSERT / GUARDAR.

Importante:
Los cambios afectan a todos los artículos asociados a la subfamilia.

Dar de baja una Subfamilia

Permite eliminar una subfamilia que ya no se utiliza.

  1. Seleccione la subfamilia.

  2. Pulse F5 – Baja.

  3. Confirme la operación.

Restricción importante:
No es posible dar de baja una subfamilia si existen artículos asociados.
En ese caso, primero debes cambiar los artículos a otra subfamilia o darlos de baja.

Familias, Subfamilias, Formas de Pago y Divisas

Formas de Pago

¿Qué es?

Las Formas de Pago son los distintos métodos que los clientes pueden utilizar para realizar sus compras dentro del sistema.

Permiten definir cómo se cobra una venta y cómo se registra ese cobro en el programa.

¿Para qué sirve?

Permite:

¿Dónde se gestiona?

  1. Accede a Control y Gestión
  2. Entra en Familias y Formas de Pago

Listado / pantalla principal

En esta pantalla se muestran todas las formas de pago creadas en el sistema.

Desde aquí podrás:

Crear

  1. Accede al módulo de Formas de Pago
  2. Introduce los siguientes campos:

Código

Descripción

Tipo de Pago

Ejemplos:

Para Efectivo:

Para Tarjeta de Crédito/Débito:

Comisión Banco (%)

Cuota adicional (%)

Para importe mínimo

Hasta máximo

Imagen

Comentario

Muestra

  1. Guarda los cambios pulsando INTRO hasta el final o usando el botón Guardar

Modificar

  1. Busca la forma de pago
  2. Accede a su ficha
  3. Modifica los campos necesarios
  4. Guarda los cambios

Eliminar

  1. Selecciona la forma de pago
  2. Pulsa F5 – Baja
  3. Confirma la acción

Comprobaciones / notas importantes

Importante:

Resumen rápido

Familias, Subfamilias, Formas de Pago y Divisas

Divisas

Las Divisas permiten cobrar ventas en monedas distintas al euro durante la totalización.

En este apartado se configuran las monedas extranjeras disponibles para su uso en el cobro.

Sirven para:

Acceso

Ruta de acceso:
Control y Gestión > Familias y F.Pago Divisas

Datos de una divisa

Al crear o editar una divisa, se deben completar los siguientes campos:

Cada campo se confirma pulsando INTRO.

Crear una divisa

Para dar de alta una nueva divisa:

  1. Introduce un código de Divisa.
  2. Completar todos los campos.
  3. Confirmar cada campo con INTRO.

Modificar una divisa

Para modificar una divisa existente:

  1. Situarse sobre la línea correspondiente.
  2. Escribir directamente el nuevo valor en el campo deseado.
  3. Confirmar con INTRO.

Eliminar una divisa

Para eliminar una divisa:

  1. Situarse en la línea de la divisa.
  2. Pulsar F5 Baja.
  3. Confirmar la eliminación cuando el programa lo solicite.

Imprimir listado

Para obtener un listado de las divisas configuradas:

Uso en ventas

Para cobrar una venta en una moneda distinta al euro:

  1. Desde la pantalla de ventas pulsa Totaliza.
  2. Pulsar F6 Divisas.
  3. Seleccionar la moneda deseada.

Observaciones para el agente

Ventas

Ventas

Cómo realizar una venta

Este documento describe el proceso básico para realizar una venta en Estancos Élite, desde el acceso a la pantalla de ventas hasta la finalización de la operación.

No se utiliza para consultar ventas ya realizadas, facturas emitidas o saldos de clientes.

Para esos casos:

Acceso a la pantalla de ventas

Accede a la pantalla de Ventas desde el menú principal del programa.

Al abrir la pantalla:

Definir vendedor

Si necesitas cambiar el vendedor:

  1. Pulsa la lupa del campo Vendedor, o

  2. Pulsa F4 Vendedor.

  3. Selecciona el vendedor y pulsa Intro.

Definir tipo de venta

Venta sin cliente (mostrador)

La factura simplificada es el documento habitual para ventas directas en mostrador.

Se utiliza para cualquier tipo de artículo, como:

No existe un proceso distinto según el tipo de producto.

Venta con cliente

Si la venta requiere:

Debes asignar un cliente:

  1. Pulsa la lupa del campo Cliente, o

  2. Pulsa F6 Cliente.

  3. Selecciona el cliente y pulsa Intro.

Añadir productos a la venta

Los productos pueden añadirse mediante:

Los artículos se añadirán a la grilla de venta.

Modificar productos antes de finalizar (opcional)

Mientras la venta no esté totalizada, puedes:

Estas acciones solo pueden realizarse antes de finalizar la venta.

Totalizar la venta

Cuando hayas terminado de añadir productos:

  1. Pulsa + Totalizar.

  2. Indica el importe entregado (si procede).

  3. Selecciona la forma de pago que se utilizará para esa venta:

    • Efectivo

    • Tarjeta (Visa)

    • A crédito

    • Albarán

    • Otras disponibles según configuración

Pulsa Intro Totaliza para confirmar.

6. Finalizar la venta

Pulsa Intro Totaliza para confirmar la operación.

Al finalizar la venta:

Qué ocurre al finalizar la venta

Al confirmar la venta:

El descuento de stock se produce únicamente al finalizar la venta.

Si no se totaliza, el stock no se modifica.

Acciones posteriores a la venta

Después de finalizar la venta se puede:

Estas opciones se utilizan para la venta recién realizada.

Para consultar ventas anteriores, debe utilizarse la pantalla de ventas anteriores.

Qué no se puede hacer

Una vez finalizada la venta:

Información importante


Ventas

Gestión de vendedor y cliente en una venta

Este documento explica cómo asignar o cambiar el vendedor y el cliente durante una venta antes de finalizarla.

Estas acciones solo pueden realizarse mientras la venta no esté totalizada.

Gestión del vendedor

Asignación automática

Al abrir la pantalla de Ventas:

Cambiar el vendedor

Si es necesario modificar el vendedor de la venta:

  1. Pulsa la lupa del campo Vendedor, o

  2. Pulsa F4 Vendedor.

  3. Selecciona el vendedor deseado.

  4. Pulsa Intro.

El cambio se aplica a la venta actual.

Importante sobre el vendedor

Gestión del cliente

Venta sin cliente (mostrador)

Por defecto, la venta se realiza sin cliente asignado.

En este caso:

Asignar cliente a la venta

  1. Pulsa la lupa del campo Cliente, o

  2. Pulsa F6 Cliente.

  3. Selecciona el cliente.

  4. Pulsa Intro.

La venta quedará asociada al cliente seleccionado.

Cuándo es obligatorio asignar cliente

El cliente es obligatorio cuando:

Sin cliente asignado no se puede:

Qué no se puede hacer
Importante
Ventas

Modificar productos en una venta

Este documento explica cómo modificar los artículos añadidos a una venta antes de finalizarla.

Las modificaciones solo pueden realizarse mientras la venta no esté totalizada.

Una vez finalizada la venta, no es posible modificar los productos.
Cualquier corrección debe realizarse mediante un abono.

Modificar cantidad

Para cambiar la cantidad de un artículo:

El importe de la línea se recalcula automáticamente.

Aplicar descuento

Puedes aplicar descuento de dos formas:

Opción 1: Modificando el campo

Opción 2: Con tecla rápida

El sistema preguntará:

Importante sobre descuentos

Cambiar precio de venta (PVP)

Para modificar el precio:

El sistema recalcula el importe automáticamente.

Importante sobre el cambio de precio

Cambiar tarifa

Permite aplicar una tarifa distinta a un artículo o a toda la venta.

  1. Sitúate en la línea del artículo.

  2. Pulsa F8 Tarifa.

  3. Selecciona la tarifa deseada.

Opciones:

Importante sobre tarifas

Eliminar una línea de producto

Para eliminar un artículo:

El artículo desaparece de la venta.

Qué no se puede hacer

Si la venta ya está cerrada, debe realizarse un abono.

Ventas

Formas de pago disponibles en una venta

Este documento describe las formas de pago disponibles al finalizar una venta en Estancos Élite y el efecto que tiene cada una sobre el documento generado, el stock y el cobro.

Efectivo

Sin Cliente asignado:

Con Cliente asignado:

Visa (tarjeta de crédito o débito)

Sin Cliente asignado:

Con Cliente asignado:

Datáfono enlazado

Si el sistema dispone de datáfono enlazado:

A crédito

Requisitos:

Documento generado:

Afectación:

Cobro:

Albarán

Requisitos:

Documento generado:

Afectación:

Facturación posterior:

Importante

Qué tener en cuenta

Ventas

Cómo crear un prepara venta

Un prepara venta permite adelantar la preparación de una venta sin cerrarla de forma definitiva.
Se utiliza como presupuesto o pedido para agilizar la venta cuando el cliente decida formalizarla más adelante.

Acceso a la pantalla de Prepara Ventas

  1. Accede al menú principal.

  2. Entra en Ventas.

  3. Selecciona la pestaña Prepara Venta.

Definir referencia

Al crear un prepara venta se debe indicar una referencia.

Asignar cliente (opcional)

Por defecto, el prepara venta se crea sin cliente.

Para asignar un cliente:

Selecciona el cliente y pulsa Intro.

Añadir productos

Los productos pueden añadirse mediante:

Los productos se añaden a la grilla del prepara venta.

Guardar el prepara venta

Para guardar el prepara venta:

El sistema mostrará un mensaje confirmando que la venta ha sido guardada.

Qué ocurre al guardar
Qué tener en cuenta
Crear presupuestos

La opción Prepara venta también puede utilizarse como herramienta para realizar presupuestos.

Las ventas preparadas:

La operación solo tendrá efecto cuando la venta se pase a la pantalla de Ventas y se finalice.

Esto permite preparar propuestas para clientes sin afectar a los datos reales del negocio hasta su confirmación.

¿Cómo eliminar (cancelar) una venta en aparca venta?


  1. Accede a la opción de Prepara venta.
  2. Pulsa en la lupa para ver las ventas aparcadas.
  3. Localiza la venta que deseas cancelar.
  4. Selecciónala y pulsa Totalizar.
    • El programa cargará la venta en la pantalla de ventas.
    • La colocará automáticamente en una pestaña libre (entre la 1 y la 4).
  5. Una vez la venta está en pantalla:
    • Pulsa ESC (Escape).
  6. El sistema mostrará un mensaje preguntando si deseas eliminar la venta.
    • Responde Sí.

Ventas

Cómo convertir un prepara venta en una venta

Este documento explica cómo transformar un prepara venta guardado en una venta definitiva.

Al convertirlo en venta:

Recuperar el prepara venta

  1. Accede a la pantalla de Ventas, pestaña de Prepara venta.

  2. Introduce la referencia con la que se guardó el prepara venta.

  3. Pulsa Intro.

El sistema mostrará el contenido del prepara venta.

Mantener o actualizar precios

Al recuperar el prepara venta, el sistema preguntará:

Esta decisión solo afecta a la venta que se va a generar.

Generar la venta definitiva

Una vez revisados los productos:

El sistema convertirá el prepara venta en una venta activa en la pantalla de ventas.

Finalizar la venta

Después de pulsar F5:

  1. Pulsa + Totalizar.

  2. Selecciona la forma de pago.

  3. Confirma la operación.

En este momento:

Qué ocurre al convertirlo en venta
Qué tener en cuenta
Ventas

Pantalla de Ventas Anteriores

La pantalla de Ventas Anteriores permite consultar todas las ventas ya finalizadas en el sistema y realizar determinadas acciones sobre ellas.

Desde esta pantalla se pueden:

No permite modificar una venta ya finalizada.

Nota:
Si solo se desea consultar el historial de ventas de un cliente o revisar sus facturas, puede hacerse de forma más directa desde la Cuenta de cliente.

¿Qué incluye Ventas Anteriores?

En esta pantalla se muestran:

Todas las operaciones que ya han sido totalizadas y registradas en el sistema.

Acceso a la pantalla de Ventas Anteriores

  1. Accede al menú principal.

  2. Entra en Ventas.

  3. Selecciona la pestaña Ventas Anteriores.

Cómo buscar y consultar ventas anteriores

Desde la pantalla de Ventas Anteriores se puede buscar por:

Navegación entre ventas

Funciones principales

Asignar una venta a un cliente

Esta opción solo se puede utilizar en ventas que no tienen cliente asignado.

No permite cambiar un cliente por otro en una venta ya finalizada.

Si una venta ya tiene cliente y es necesario corregirlo, se debe realizar un abono y generar una nueva factura con el cliente correcto.

Pasos

  1. Busca la venta utilizando los filtros disponibles.

  2. Pulsa F6 – Cliente.

  3. El sistema mostrará el mensaje:

“¿Desea asignar esta venta a un cliente?”

  1. Al confirmar, aparecerá un segundo aviso:

“Se va a generar una factura con fecha de hoy. ¿Continuar?”

  1. Confirma la operación para completar el proceso.

Cómo funciona internamente

Esta operación no modifica la venta original.

El sistema realiza automáticamente:

Importante

¿Cómo localizar y reimprimir un tiquet si no recordamos el número de venta?

Si necesitamos reimprimir un tiquet y no recordamos la referencia o número de venta, primero debemos localizar la venta desde el módulo Análisis de Ventas.

Pasos para localizar la referencia de venta:

El sistema mostrará las referencias de venta de los tiquets encontrados.

Importante:

Desde Análisis de Ventas únicamente podremos localizar la referencia de la venta, pero no reimprimir directamente el tiquet.

Para reimprimir el tiquet:

El sistema mostrará la venta correspondiente.

Una vez localizada:

 

Qué no se puede hacer desde Ventas Anteriores

No es posible:

Cualquier corrección debe realizarse mediante un abono o mediante la opción de asignar cliente en ventas sin cliente.

Importante:
Las ventas de ejercicios cerrados no pueden modificarse ni rectificarse. Si es necesario corregir una operación, debe realizarse un ajuste en el ejercicio actual.

Información importante

Una vez finalizada una venta:

En el caso de ventas realizadas sin cliente, es posible asignar un cliente posteriormente (según el proceso descrito anteriormente), lo que generará automáticamente:

Importante
Si al acceder a Ventas Anteriores el programa funciona de forma lenta o tarda demasiado en cargar la información, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para revisar la base de datos.

Ventas

Abonar, anular o corregir una venta

Este procedimiento permite:

Todas estas acciones se realizan desde la pantalla de Ventas Anteriores mediante la opción F5 – Abonar.

Qué es un abono

Un abono es una operación que genera una venta en negativo para compensar o anular una venta anterior.

Al realizar un abono:

Iniciar un abono o devolución (anulación de venta)

  1. Accede a la pantalla de Ventas Anteriores.

  2. Selecciona la venta que deseas abonar.

  3. Pulsa F5 Abonar.

El sistema:

Revisa los artículos y las cantidades antes de continuar.

Finalizar el abono

  1. Pulsa Totalizar para confirmar la operación.

  2. Selecciona la forma de pago correspondiente.

Al finalizar:

Tipos de abono

El tipo de abono depende del parámetro local nº13: “Bloquear la cantidad negativa en ventas”.

Abono clásico

Configuración requerida:
Parámetro nº13 desactivado.

Al iniciar el abono, el sistema mostrará una pregunta.
Selecciona la opción SI.

Características:

Abono rectificativo (venta rectificativa)

Configuración requerida:
Parámetro nº13 activado.

Características:

Casos habituales

Anular una venta

Para anular una venta completa:

  1. Accede a Ventas Anteriores
  2. Selecciona la venta
  3. Pulsa F5 – Abonar
  4. Totaliza la operación

Resultado:

Realizar una devolución parcial

Si solo deseas devolver algunos artículos:

  1. Accede a Ventas Anteriores
  2. Selecciona la venta
  3. Pulsa F5 – Abonar
  4. Modifica las líneas necesarias (si el sistema lo permite)
  5. Totaliza

Resultado:

Corregir una forma de pago incorrecta

No es posible modificar directamente la forma de pago de una venta ya finalizada.
Para corregirla es necesario realizar un doble abono.

Paso 1: Anular la venta original
  1. Accede a Ventas Anteriores
  2. Localiza la venta
  3. Pulsa F5 – Abonar
  4. Totaliza utilizando la misma forma de pago original

Resultado:

Paso 2: Recuperar la venta
  1. Vuelve a Ventas Anteriores
  2. Localiza la venta en negativo
  3. Pulsa de nuevo F5 – Abonar

El sistema:

Paso 3: Finalizar correctamente
  1. Pulsa Totalizar
  2. Selecciona la forma de pago correcta

Resultado final:

Preguntas habituales

¿Puedo cambiar la forma de pago sin abonar la venta?
No. Es obligatorio realizar el proceso de abono.

¿Por qué hay que abonar dos veces?
El primer abono anula la venta original y el segundo permite recuperarla para volver a cobrarla correctamente.

¿Dónde aparece la venta después del primer abono?
En Ventas Anteriores, en negativo.

¿El abono afecta al stock?
Sí. El stock se ajusta automáticamente en función de los artículos abonados.

 
Resumen
Ventas

Funcionalidades de la pantalla de Ventas

Este documento describe las principales funciones disponibles en la pantalla principal de Ventas y las teclas rápidas asociadas.

Opciones generales
Gestión de tickets e impresión
Gestión de vendedor y cliente
Gestión de productos y precios
Funciones de stock y operaciones especiales
Caja y control interno
Preparación y cierre de venta
Qué tener en cuenta

Comprobaciones / notas importantes

Importante:

Para obtener un listado de artículos con PVP con recargo (PVR), por ejemplo para bares, se puede generar directamente desde la pantalla de Ventas:

Ruta:
- Accede a Ventas  
- Pulsa F1 – Opciones  
- Pulsa ALT + R – PVP con recargo  

Este listado mostrará los artículos con el recargo aplicado.

Condición necesaria:
Para que los artículos aparezcan en este listado, es necesario que en su ficha (Alta de artículos) tengan informado el campo:

Incremento PVR = 0,15  

Si este valor no está configurado, el artículo no se incluirá en el listado.

Datos para Copilot

Intención: Listado de PVP con recargo para bares

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Para obtener un listado de artículos con PVP con recargo (PVR), por ejemplo para bares, se puede generar desde la pantalla de Ventas.

Pasos:

  1. Accede a Ventas.
  2. Pulsa F1 – Opciones.
  3. Pulsa ALT + R – PVP con recargo.

El sistema mostrará el listado con los precios con recargo.

Importante:
Para que los artículos aparezcan en este listado, deben tener configurado el campo:

Incremento PVR = 0,15

Este valor se define en la ficha del artículo. Si no está informado, el artículo no se incluirá en el listado.

Incidencias habituales en Ventas

Problema: al entrar en Ventas el programa se cierra o expulsa al usuario

Si al acceder a la pantalla de Ventas el programa se cierra automáticamente, expulsa al usuario o aparece un error inesperado, puede deberse a una incidencia en la base de datos.

En este caso:

Cerrar completamente el programa.
Volver a abrir el programa e intentar acceder de nuevo a Ventas.

Si el problema continúa:

Será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para revisar y reparar la base de datos.

Problema: no permite totalizar la venta

Si al pulsar + Totaliza el sistema no permite finalizar la venta, revisar los siguientes puntos:

Comprobar que la impresora de tickets esté encendida.
Verificar que la impresora tenga papel.
Comprobar que la impresora siga configurada correctamente y no haya cambiado de puerto.

Importante:

En algunas ocasiones, después de actualizaciones del sistema o cambios de conexión, Windows puede modificar automáticamente el puerto de la impresora.

También se recomienda:

Reiniciar el equipo completamente.
Volver a abrir el programa y probar de nuevo.

Si después de estas comprobaciones la incidencia continúa:

Será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico.

Y además aquí sí te recomiendo añadir un pequeño bloque de Copilot porque son preguntas muy típicas de soporte operativo.

Por ejemplo:

Intención: No puedo totalizar venta
Frases de entrenamiento:

Y otra intención aparte:

Intención: Ventas se cierra
Frases de entrenamiento:

Ventas

Ventas Disashop

Disashop es una empresa de distribución de productos electrónicos como:

Estas operaciones:

Importante

La anulación de una operación Disashop no se realiza mediante un abono normal desde Ventas Anteriores.

No debe utilizarse:

La cancelación debe hacerse desde el módulo de Ventas, siguiendo el procedimiento específico de Disashop.

Cómo realizar una transacción

    1. Accede a Ventas desde el menú principal.

    2. Desde la grilla de ventas, pulsa la tecla R.

    3. Pulsa Intro.

    4. Se abrirá el menú de ventas electrónicas.

Recarga telefónica: 

    1. Selecciona la operadora.

    2. Indica el importe o tarifa.

    3. Introduce el número de teléfono.

    4. Confirma la operación.

Producto tipo PIN

    1. Selecciona el importe.

    2. Marca el check “Soy mayor de 18 años” (si procede).

    3. Pulsa Intro.

    4. Confirma la operación pulsando F1.

Al finalizar:

Cómo cancelar o anular una operación Disashop

Las anulaciones dependen de la operadora y del tiempo transcurrido.

Para cancelar una operación:

  1. Accede a Ventas.

  2. Pulsa R + Intro.

  3. Pulsa F2 Historial.

  4. Selecciona la operación.

  5. Pulsa F5 Cancelar.

  6. Confirma la anulación.

Al finalizar:

Anulación de recargas

La anulación de recargas solo será posible en los casos permitidos por el sistema.

En el caso de que no sea posible anular una recarga, será necesario ponerse en contacto con el proveedor de recargas para su gestión.

Consulta de movimientos

Desde el módulo de ventas electrónicas (Disashop), puedes consultar todas las operaciones realizadas.

¿Cómo acceder?

  1. Accede a Ventas

  2. Pulsa R + Intro

  3. Pulsa F2 – Historial

Desde esta pantalla podrás consultar todas las recargas realizadas, los importes y estado de la recarga.

Condiciones de anulación

Qué no se puede hacer

Problema: no se abre el panel de recargas

Si al pulsar R + Intro no se abre el panel de recargas, normalmente el terminal está Offline.

Comprobar estado del terminal

  1. Salir de la pantalla de ventas.
  2. Desde el menú principal del programa, revisar la parte superior derecha de la pantalla.

En esa zona se muestra:

El estado debe aparecer como:

Si el terminal aparece Offline

Paso 1: Reiniciar el programa

Después de reiniciar, el terminal debería pasar a Online.

Paso 2: Si continúa Offline

Si después de reiniciar el programa el terminal sigue apareciendo Offline:

Si todo es correcto y continúa Offline:

Puede ser necesario revisar o reactivar el servicio Cloud.

Importante

Si el terminal está Offline:


Intención: disashop offline

Frases de entrenamiento:


Si al pulsar R + Intro no se abre el panel de recargas, revise primero el estado del terminal desde el menú principal del programa.

El terminal debe aparecer en estado Online.

Si aparece Offline:

  1. Cierre completamente el programa
  2. Vuelva a abrirlo
  3. Compruebe nuevamente el estado

Si continúa Offline, revise la conexión a internet y contacte con soporte técnico si el problema persiste.

Ventas

Ventas y Abonos con trazabilidad

Son las ventas de tabaco a puntos de venta con recargo (bares, gasolineras, máquinas, etc.), cada venta queda automáticamente trazada, cumpliendo la normativa y manteniendo actualizado el stock del estanco.


Ventas a segundo canal (trazabilidad)

Requisitos previos

  1. Accede a la pantalla de Ventas.

  2. Pulsa F6 Cliente y selecciona el cliente.

  3. Escanea los códigos de trazabilidad con el escáner.

  4. Verifica que todas las líneas estén en verde.

  5. Pulsa Totalizar.

  6. Selecciona la forma de pago.

  7. Confirma la operación.

Clientes en gestión delegada: 

Si el cliente está configurado como gestión delegada:

Clientes con varias máquinas

Si el cliente tiene varias máquinas:

Qué ocurre al finalizar

Notas importantes:


Abonar una venta a segundo canal (Trazabilidad)

  1. Accede a Ventas > Ventas Anteriores.

  2. Localiza la venta.

  3. Pulsa F5 Abonar.

El sistema preguntará:

Abono completo

Selecciona SI si deseas abonar todos los productos.

Abono parcial

Selecciona NO si deseas abonar solo parte de la venta.

Qué ocurre al finalizar el abono

Qué no se puede hacer

Ventas

Ventas con Telemetría

La telemetría permite gestionar y preparar automáticamente las cargas de tabaco destinadas a máquinas expendedoras conectadas al sistema del proveedor de vending.

Estas ventas:

Acceso a la pantalla de Telemetría

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Telemetría.

Procedimiento según proveedor

Existen dos tipos de integración.

A. Clouvending, Metris, Sigima, MiVending, Jofemar

  1. Accede a Control TELEMETRÍA.

  2. Se muestran las cargas pendientes.

  3. Sitúate en la carga correspondiente.

  4. Pulsa F6 Generar documento.

  5. Aparecerá la pantalla de trazabilidad.

  6. Escanea todos los códigos de trazabilidad.

  7. Verifica que todas las líneas estén en verde.

  8. Pulsa Insert / Continuar.

  9. Indica si deseas imprimir Albarán o Factura.

  10. La venta queda trazada y comunicada al repositorio.

B. GmVending, Dealberri

  1. Accede a Control TELEMETRÍA.

  2. Entra en la pestaña Cargas.

  3. Pulsa F3 Historial Cargas.

  4. Selecciona la carga.

  5. Pulsa Generar Factura o Albarán.

  6. Aparecerá la pantalla de trazabilidad.

  7. Escanea todos los códigos.

  8. Pulsa Insert / Continuar.

  9. Indica si deseas imprimir Albarán o Factura.

  10. Venta trazada y comunicada al repositorio.

Gestión delegada

Si el cliente está en gestión delegada:

Clientes con varias máquinas

Si el cliente tiene varias máquinas:

Qué ocurre al finalizar

Qué no se puede hacer

Ventas

Aplicar descuento en una venta

Este procedimiento permite aplicar descuentos en una venta para artículos distintos al tabaco.

Importante:
No es posible aplicar descuentos a artículos de tabaco.

Cómo aplicar un descuento

  1. Introduce los artículos en la pantalla de ventas
  2. Antes de totalizar, pulsa F7 – % DTO

Funcionamiento del descuento

Al pulsar F7, el sistema realiza las siguientes preguntas:

1. ¿Desea aplicarlo a toda la venta?

Finalizar la venta

  1. Introduce el porcentaje de descuento
  2. Totaliza la venta

En el ticket:

Configuración importante

Parámetro de bloqueo de descuentos

Existe un parámetro que puede impedir aplicar descuentos:

Si este parámetro está activado:

Bloqueo de descuentos en tabaco

Para evitar que se apliquen descuentos al tabaco:

Preguntas habituales

¿Cómo hago un descuento en una venta?
Pulsa F7 antes de totalizar. El sistema te preguntará si quieres aplicarlo a toda la venta.

¿Qué pasa si digo que sí?
Se aplicará el mismo porcentaje de descuento a todas las líneas (excepto tabaco).

¿Qué pasa si digo que no?
El descuento solo se aplicará a los artículos seleccionados.

¿Por qué no me deja hacer descuentos?
Revisa el parámetro local Nº 11.

¿Cómo evitar descuentos en tabaco?
Configura la familia con Bloquear descuento = S.

 

Ventas

Cobro con varias formas de pago

Cobrar una venta con varias formas de pago

Este procedimiento permite finalizar una venta utilizando más de una forma de pago.

Cómo realizar el cobro

  1. Introduce los artículos en la venta
  2. Pulsa Totalizar

En la pantalla de cobro:

  1. En el campo Entregado euros, introduce el importe parcial
  2. Selecciona la primera forma de pago (por ejemplo, EF – Efectivo)

El sistema:

Completar el cobro

  1. Selecciona la segunda forma de pago (por ejemplo, VI – Tarjeta)
  2. Confirma la operación

Ejemplo

Venta total: 10 €

Resultado

Importante

Preguntas habituales

¿Puedo pagar una venta con dos formas de pago?
Sí, introduciendo un importe parcial en la primera forma de pago.

¿Cómo pongo parte en efectivo y parte en tarjeta?
Introduce el importe en efectivo y el sistema generará el resto para cobrarlo con otra forma de pago.

¿Tengo que calcular el importe restante?
No, el sistema lo calcula automáticamente.

Ventas

Agenda de recargas

Este apartado permite gestionar la agenda de recargas de móviles, donde se pueden guardar clientes habituales para realizar recargas de forma rápida.

Desde esta opción es posible:

Esta funcionalidad está pensada para agilizar el proceso de venta en recargas de móviles.

Alta rápida de cliente en agenda de recargas
  1. Desde la pantalla de ventas, pulsa F1 – Opciones
  2. Accede a Agenda de recargas
  3. Pulsa F3 – Alta rápida

Rellena los siguientes campos:

Pulsa Intro para guardar.

Realizar una recarga a cliente habitual

  1. Desde la pantalla de ventas, pulsa F1 – Opciones
  2. Accede a Agenda de recargas
  3. Selecciona el cliente de la lista

El sistema:

Finalizar la operación

  1. Confirma la recarga
  2. Finaliza la venta

Resultado

Preguntas habituales

¿Cómo guardar un cliente para recargas?
Desde F1 → Agenda de recargas → F3 Alta rápida.

¿Cómo hacer una recarga a un cliente habitual?
Selecciona el cliente desde la agenda y el sistema cargará automáticamente los datos.

¿Tengo que introducir el número cada vez?
No, si el cliente está guardado en la agenda.

Dar de baja clientes de la agenda de recargas:

Para dar de baja un cliente en la agenda de recargas, la gestión se realiza desde la ficha de clientes.

  1. Acceder a Fichas de clientes.
  2. Pulsar en la lupa.
  3. Presionar F5 – Ver todos para mostrar el listado completo de clientes.
  4. Seleccionar el cliente que se desea dar de baja.
  5. Pulsar F5 – Baja.

Ventas

Definir la pantalla táctil

La sección “Definir la pantalla táctil” permite configurar la interfaz de ventas para su uso con monitores táctiles.

No es necesario disponer de una pantalla táctil física para definir y configurar esta pantalla. Sin embargo, para que funcione en el proceso de venta, es imprescindible activar el parámetro correspondiente.

Su objetivo es agilizar el proceso de venta, permitiendo seleccionar artículos y realizar operaciones directamente desde la pantalla, sin depender únicamente del teclado o del escáner.

Esta opción se encuentra dentro del apartado Especial Datos y forma parte de la configuración general del sistema.

Para usar la pantalla táctil en ventas:

  1. Ir a Control y Gestión > Parámetros y Configuración.
  2. Acceder a Parámetros Locales.
  3. Activar el parámetro 16:
    “Utiliza para Ventas Sistema de pantalla Táctil” = S

Acceso a la pantalla

Para acceder a esta opción:

  1. En el menú principal, entrar en Control y Gestión.
  2. Seleccionar Especial Datos.
  3. Abrir la pestaña Definir Pantalla Táctil.

Estructura de la pantalla táctil

La configuración se organiza en dos niveles:

Se recomienda utilizar un ratón para facilitar la configuración.

Creación de botones

Existen dos formas de crear los botones: manual o automática.

1. Creación manual

Crear un Nivel 1 (categoría)

  1. Pulsar Nuevo Nivel.
  2. Introducir el nombre de la categoría.
  3. (Opcional) Seleccionar una imagen para el botón.
    • La imagen debe estar en: C:\Estancos\Imagen
    • Formato: JPG
  4. Indicar el orden (de 0 a 99).

Los botones se ordenan de izquierda a derecha por número.
Si coinciden en el mismo número, se ordenan alfabéticamente.

Crear un Nivel 2 (artículo)

  1. Seleccionar previamente la categoría (Nivel 1).
  2. Pulsar Nuevo Nivel.
  3. Introducir el código del artículo o buscarlo con la lupa.

Importante:
El artículo debe estar previamente dado de alta en el apartado de artículos.
Si no existe, no podrá añadirse a la pantalla táctil.

  1. La descripción y la imagen se cargarán automáticamente.
  2. (Opcional) Cambiar la imagen.
  3. Indicar el orden (de 0 a 99).

Se pueden añadir tantos artículos como sea necesario dentro de cada categoría.

2. Creación automática

Permite generar botones de forma masiva a partir de Familias o Subfamilias.

  1. Pulsar F2 Añadir Selección.
  2. Indicar las Familias o Subfamilias:
    • Usar * para incluir todas.

El sistema:

Importante:

Modificación y eliminación

Modificar botones

  1. Seleccionar el botón en la vista previa.
  2. Pulsar Modificar.
  3. Realizar los cambios necesarios.

Eliminar botones

Al eliminar una categoría, se eliminan también todos sus artículos.

 

Uso en la venta

Con la pantalla táctil activa:

Proceso de venta:

  1. Pulsar una categoría (Nivel 1).
  2. Pulsar el artículo (Nivel 2).

Otras funciones:

Ventas

Incidencia Datafono

Incidencias con el datafono


Si el datáfono no funciona correctamente o no conecta con el programa, revisa los siguientes puntos:

Para comprobar el puerto configurado:

Si una vez realizadas todas estas comprobaciones el datáfono continúa sin funcionar, será necesario ponerse en contacto con nuestro soporte técnico.

Terminología habitual de clientes

Importante:

Algunos clientes también utilizan la palabra “TPV” para referirse al datáfono o terminal bancario de cobro con tarjeta.

Dependiendo del contexto, una incidencia relacionada con “TPV” puede estar haciendo referencia al terminal bancario y no al programa de ventas.

Por ejemplo:

“El TPV no conecta”
“El TPV da error al cobrar”
“El TPV no responde”

En estos casos, normalmente se refieren al datáfono.

2. Documento “Datáfono / Redsys”

Aquí sí debes poner el bloque de TPV.

Yo lo pondría CERCA DEL PRINCIPIO del documento, justo después de la introducción o del “¿Qué es?”.

Por ejemplo:

Terminología habitual de clientes

Importante:

Algunos clientes utilizan la palabra “TPV” para referirse al datáfono o terminal bancario de cobro con tarjeta.

Cuando el cliente habla de:

Cobros con tarjeta
Errores VISA
Redsys
Pagos bancarios
Conexión del TPV

Normalmente se está refiriendo al datáfono y no al programa ni a un cambio de equipo.

¿Puedo trabajar con dos datáfonos desde un mismo equipo?

Sí. Es posible trabajar con dos datáfonos desde un mismo equipo, siempre que los datáfonos sean de distinta marca.

Frases de entrenamiento

Clientes

Clientes

Crear nuevo cliente (normal o PVR-segundo canal)

Crear un cliente permite registrar una persona o empresa en el sistema para poder:

Acceso a Clientes

  1. Accede al menú Control y Gestión.

  2. Selecciona Clientes.

Código del cliente

Para iniciar el alta, debes indicar un código alfanumérico de 3 caracteres.

  1. Escribe el código (ejemplo: iniciales del cliente).

  2. Pulsa Intro para comprobar que ese código no existe.

  3. Pulsa Escape para continuar con el alta del cliente.

Datos necesarios

Para guardar el cliente, completa los campos principales:

Clientes PVR - Segundo Canal (bares, gasolineras, máquinas) 

Si el cliente es un bar o establecimiento al que se le vende tabaco para reventa, es obligatorio completar los siguientes datos:

Comprobaciones / notas importantes

Para completar correctamente el alta de un cliente (especialmente en el caso de PVR - segundo canal), es necesario disponer de los códigos FID y EOID.

Estos códigos se obtienen accediendo a la página oficial de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Sin estos datos, no será posible completar correctamente la configuración del cliente para este tipo de operaciones.

Configuración comercial adicional (opcional)

Según la configuración del negocio, el cliente puede tener:

Estos campos no son obligatorios, pero pueden afectar a las ventas.

Guardar el cliente

Una vez completados los datos:

El cliente quedará activo y disponible para su uso en ventas.

Qué ocurre al crear un cliente

Consideraciones importantes

Para cualquier cliente
Para Clientes PVR - Segundo Canal

Clientes

Cómo Modificar un cliente

Modificar un cliente/bar permite actualizar los datos de una ficha ya existente en el sistema.

Se utiliza cuando es necesario:

Acceso al módulo

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Fichas de clientes.

  3. Introduce el código del cliente o utiliza la búsqueda.

Buscar un cliente

Puedes localizar un cliente/bar mediante:

Una vez localizado, la ficha se mostrará en pantalla para su edición.

Modificar los datos

Sitúate en el campo que deseas modificar y realiza el cambio correspondiente.

Ejemplos habituales:

Guardar los cambios

Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar.

Los cambios se aplican de inmediato.

Qué ocurre al modificar un cliente/bar

Cambios que requieren precaución

Cambio de NIF / CIF

Cambio de recargo de equivalencia

Cambio de tarifa

Cambio de datos segundo canal

Qué no se puede hacer

Información importante

Preguntas habituales

¿Cómo puedo corregir el código de cliente/bar o código FID?

Para corregir el código de cliente/bar o el código FID, debes modificar la ficha del cliente.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión → Fichas de clientes
  2. Localiza el cliente:
    • Por código
    • Por nombre
    • O mediante la lupa
  3. Accede a la ficha del cliente
  4. Modifica el campo correspondiente (código / FID)
  5. Guarda los cambios

Importante

Los datos que aparecen en la trazabilidad dependen de la información configurada en la ficha del cliente/bar.
Si el código no es correcto, debe corregirse desde la ficha.

¿Por qué aparece mal el código de cliente en la trazabilidad?

Porque el dato proviene de la ficha del cliente/bar.

Si es incorrecto, debe modificarse desde la ficha del cliente.

Clientes

Dar de baja un cliente

Dar de baja un cliente permite desactivar su ficha en el sistema para que no pueda utilizarse en nuevas ventas.

Dar de baja no elimina el cliente ni borra su historial.

Acceso al módulo

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Fichas de clientes.

  3. Localiza el cliente:

    • Introduciendo el código del cliente existente.

    • Introduciendo el identificador (opcional)

    • Búsqueda por Nombre (completo o parcial).

    • Pulsando sobre la lupa, que muestra el listado de todos los clientes

Procedimiento para dar de baja

El cliente quedará inactivo.

Qué ocurre al dar de baja

Condiciones que pueden impedir la baja

Para que el sistema permita la baja del cliente, deben cumplirse todas estas condiciones:

Si alguna de estas condiciones se cumple, el sistema te lo indicará con un mensaje de aviso y no permitirá la baja. 
Estas situaciones deben regularizarse antes de proceder a la baja.

Reactivar un cliente

Un cliente dado de baja puede volver a activarse en el sistema recuperando su ficha original.

Localízalo mediante el código que tenía anteriormente.
Si no se dispone del código, puedes buscarlo desde listado de clientes filtrando por habitual = B.

Una vez conocido el código:

Accede a la pantalla de clientes e introduce el código del cliente.

Modifica el campo Cliente habitual a S.

Guarda los cambios.

El cliente volverá a estar activo.

Qué no hace dar de baja

Información importante

Clientes

Funcionalidades de la pantalla de Clientes

Este documento describe las principales funciones disponibles en la pantalla de Fichas de Clientes, así como las teclas rápidas asociadas. Desde esta pantalla es posible buscar clientes, crear nuevos registros y acceder a información clave relacionada con cada cliente.

Búsqueda y selección de clientes

Acceso al buscador de clientes

El buscador de clientes se puede abrir desde distintos puntos del sistema:

Visualización de clientes

Al abrir el buscador:

Esto permite localizar rápidamente clientes frecuentes o realizar búsquedas más amplias.

Alta rápida de clientes

Si el cliente no existe en el sistema, es posible crearlo de forma rápida:

Funciones disponibles con un cliente seleccionado

Una vez el cliente está cargado en pantalla, se dispone de las siguientes funciones:

Clientes

Listado de clientes

Esta funcionalidad permite generar distintos tipos de listados de clientes, tanto de sus datos como de sus ventas y facturación, aplicando diferentes criterios de filtrado.

Entre otros usos, permite consultar, filtrar e imprimir facturas de uno o varios clientes en un periodo determinado (por ejemplo, un año completo).

Acceso al listado de clientes, sigue estos pasos:

Desde el menú Control y Gestión, accede a Fichas de clientes y pulsa F7 Listado.

Tipos de listados disponibles

Este módulo incluye distintos tipos de listados, como los que se detallan a continuación.

Ventas por meses

Tecla: F2 Ventas por Meses

Muestra las ventas de los clientes agrupadas por meses.

Permite seleccionar el año que se desea consultar.

Ventas por facturas

Tecla: F3 Ventas por Facturas

Siempre que se necesite obtener varias facturas o un resumen de facturación, se debe utilizar este listado.

Si no se conoce el cliente o se necesita trabajar con varios clientes, se debe utilizar este listado.

La Cuenta de cliente se utiliza únicamente cuando se necesita consultar o reenviar una factura individual de un cliente concreto.

Este listado es la forma recomendada para consultar, imprimir u obtener facturas ya emitidas...

Se puede utilizar, por ejemplo, para:

Filtros disponibles

Al generar el listado se pueden aplicar los siguientes filtros:

Cliente: Permite consultar las facturas de un cliente concreto o de todos los clientes.

Detalle (S/N)

Rango de Fechas: Permite limitar el listado a un periodo determinado (por ejemplo, un año).

Empresa

Terminal

Familia

Subfamilia

Información mostrada en el listado

El listado puede mostrar, entre otros datos:

Acciones disponibles sobre el listado

Una vez generado el listado es posible:

Preguntas relacionadas

Selección de clientes

Tecla: F4 Selección Clientes

Permite seleccionar clientes según múltiples criterios, como:

Para incluir todos los clientes, utiliza un asterisco (*) en los campos correspondientes.

Información mostrada en el listado

Al final de la tabla se muestran los totales generales de la selección.

Ejecutar el listado

Una vez definidos los criterios de búsqueda:

Opciones sobre el listado generado

Una vez mostrados los resultados, se dispone de las siguientes funciones:

Clientes

Gestión de puntos

El sistema de puntos es una funcionalidad de fidelización que permite:

Los puntos se asignan automáticamente según la configuración establecida.

Activación del sistema de puntos

Para que el sistema funcione correctamente, deben configurarse los siguientes parámetros en:

Control y Gestión → Parámetros y configuración → Parámetros Globales

Configuración de artículos que generan puntos

No todos los artículos generan puntos.

Para que un artículo genere puntos:

  1. Accede a Familias y F. de pago.

  2. Entra en la pestaña Subfamilias.

  3. Marca la opción Sistema de Puntos = “S” en las subfamilias correspondientes.

Solo los artículos pertenecientes a subfamilias activadas generarán puntos.

Funcionamiento en la venta

Requisito obligatorio

Los puntos solo se generan en ventas con cliente seleccionado.

Si la venta no tiene cliente, no se asignan puntos.

Asignación de puntos

Cuando se realiza una venta:

Canje de puntos

Los puntos pueden utilizarse como forma de pago al finalizar una venta.

Requisitos
Funcionamiento del canje

Al seleccionar el pago con puntos:

Consulta de puntos

Desde:

Control y Gestión → Fichas de clientes → Gestión de puntos

Se puede visualizar:

Qué no hace el sistema de puntos

Para evitar errores de uso:

Consideraciones importantes

Clientes

Gestión de Vales

Un vale es un documento digital que funciona como medio de pago para futuras compras.

Se utiliza principalmente cuando:

El vale permite reutilizar ese importe en otra compra posterior.

Un vale no es un crédito.
No genera deuda al cliente.
Es un importe a favor del cliente.

Activación del sistema de vales

Para que el sistema funcione correctamente, deben configurarse los siguientes parámetros en:

Control y Gestión → Parámetros y configuración → Parámetros Globales

Además:

Generación de un vale

Un vale se genera automáticamente cuando:

El vale puede generarse:

No es obligatorio tener cliente para generar un vale.

Uso de un vale en una venta

El vale puede utilizarse como forma de pago en el momento del cobro.

Una vez introducidos los artículos y al proceder al cobro, se debe pulsar el botón Vale.

El comportamiento dependerá del valor configurado en el parámetro:

Opción 13 – Mostrar los vales disponibles en ventas

"S": Al pulsar el botón Vale, el sistema mostrará una pantalla con los vales disponibles.
Desde esta pantalla se pueden visualizar y seleccionar los vales para aplicarlos a la venta.

"N": Al pulsar el botón Vale, el sistema mostrará una pantalla de búsqueda.
En esta pantalla el vale debe localizarse con los siguientes datos:
Refventa, Año del vale, Terminal.

El vale no se muestra automáticamente en este caso.

Comportamiento según el importe del vale

Una vez aplicado el vale en la venta:

Consulta de vales

Desde:

Control y Gestión → Fichas de clientes → Gestión de Vales

Pulsa F6 – Realizar Consulta

Se puede filtrar por:

En la parte inferior se muestra el importe total de los vales listados.

Registro y control

Consideraciones importantes

Solución de dudas frecuentes

Clientes

Cuenta de cliente

La cuenta de cliente permite consultar y gestionar los movimientos económicos de un cliente.

Se utiliza principalmente para:

Importante:

La cuenta de cliente muestra el detalle de operaciones de un cliente concreto.

No se utiliza para obtener listados o resúmenes de facturación.

Para consultar varias facturas o listados por fechas, debe utilizarse el listado de Ventas por Facturas (F3).

Acceso a la cuenta del cliente

Existen dos formas de acceder:

Desde la ficha del cliente

  1. Accede a Control y Gestión > Fichas de clientes.

  2. Localiza el cliente.

  3. Accede a la opción F9 ir a Cuenta. 

Desde una venta

Información del historial de movimientos

La pantalla muestra una tabla con el historial de operaciones del cliente.

Cada línea corresponde a una operación registrada, como:

Desde la cuenta de cliente se pueden consultar y reimprimir facturas individuales.
Esta opción no permite obtener listados de facturas filtradas por fechas

Campos del historial

Los saldos se recalculan automáticamente línea a línea, mostrando el estado real de la deuda del cliente en cada momento.

Interpretación de los saldos

Los importes mostrados en las columnas anteriores se utilizan para calcular automáticamente la deuda del cliente.

Es importante tener en cuenta lo siguiente:

En la parte inferior de la pantalla se muestra el cálculo de la deuda total mediante la siguiente fórmula:

Total deuda = Importe de ventas + Importe de albaranes − Pagos registrados

Este total es el importe pendiente que el cliente debe en ese momento.

Opciones de gestión disponibles

F2 – Pago: Permite registrar un pago a cuenta del cliente.

Durante el proceso se debe indicar:

Al finalizar, se imprime un ticket del pago.

F3 – Ticket: Imprime un resumen en formato ticket del estado de la cuenta o del último pago realizado.

F5 – Modifica Deuda: Permite modificar o recalcular manualmente la deuda del cliente.

⚠️ Advertencia importante:

F7 – Listado: Imprime el listado completo de la cuenta del cliente, mostrando todas las operaciones y saldos.

F9 – Ordena: Permite reorganizar la tabla según la columna donde esté situado el cursor.

F11-Imprimir Fact/Tiquet: Permite imprimir la factura o el tiquet de la operación seleccionada.

Desde esta opción se puede:

Esta función se utiliza habitualmente para reenviar una factura a un cliente o a la gestoría.

Consideraciones importantes

Qué no se puede hacer desde la cuenta

Desde esta pantalla no es posible:

Cuándo utilizar la cuenta de cliente

Utiliza la cuenta de cliente cuando necesites:

Preguntas frecuentes

Estas acciones se realizan sobre facturas individuales de un cliente concreto.

¿Por qué el saldo de la cuenta del cliente no coincide?

El saldo se calcula automáticamente a partir de todas las operaciones registradas.

Las causas más habituales suelen ser:

La cuenta recalcula el saldo línea a línea para mostrar la deuda real en cada momento.

¿Por qué aparece deuda si el cliente ya pagó una venta?

Si la venta se pagó en el momento (efectivo, tarjeta, etc.), normalmente no generará deuda.

Sin embargo, pueden existir:

¿Cómo buscar una factura individual de un cliente?

Puedes localizarla desde la Cuenta de cliente revisando el historial de operaciones.

Si necesitas realizar acciones sobre la venta (abono, devolución, etc.), deberás hacerlo desde Ventas Anteriores.

¿Cómo enviar una factura individual a la gestoría?

  1. Accede a Fichas de clientes.

  2. Pulsa F9 – Cuenta de cliente.

  3. Localiza la factura en el historial.

  4. Pulsa F11 – Imprimir Fact/Tiquet.

  5. Selecciona la opción de envío por correo.

¿Se puede modificar o eliminar un pago registrado?


Intención:
Corregir pagos incorrectos de clientes.

Frases de entrenamiento:

Respuesta recomendada:

Los pagos registrados en la cuenta del cliente no se suelen modificar directamente.

Para corregir un pago incorrecto, se recomienda realizar un movimiento negativo o un pago en negativo en la misma cuenta del cliente para compensar el error.

Una vez compensado, se podrá introducir el pago correcto si es necesario.

 

Cómo puedo comprobar el total del cliente y verificar los pagos realizados?

Para comprobar el total (saldo o deuda) de un cliente y revisar los pagos realizados:

En esta pantalla puedes ver:

El saldo mostrado corresponde a la deuda actual del cliente.

Clientes

¿Cómo añadir un comentario automático en las facturas de un cliente?

Comentarios automáticos en facturas

Permite:

Funcionamiento:

Para añadir un comentario automático en las facturas:

  1. Accede a la ficha del cliente
  2. Localiza el campo Comentario2
  3. Introduce el texto con el siguiente formato:
COMENTFAC: texto del comentario

Ejemplo:

COMENTFAC: Entrega siempre en horario de mañana

Importante:

Faq Trazabilidad

Faq Trazabilidad

Consultar respuestas repositorio

Este documento solo se aplica a errores de trazabilidad devueltos por el repositorio europeo cuando se envían operaciones de trazabilidad (ventas, recepciones o devoluciones).

No se aplica a errores del programa relacionados con pedidos, precios, unidades mínimas o gestión de artículos.

El repositorio rechaza un envío cuando detecta una o varias incidencias en los datos de trazabilidad enviados.
Para conocer el motivo exacto del rechazo es necesario consultar el código de error asociado al envío.

Desde el Centro de trazabilidad se puede consultar el estado de los pedidos, ventas, recepciones y devoluciones enviados al repositorio.

Si un envío aparece con estado “Rechazado”, se puede consultar el motivo y aplicar la solución correspondiente.

Cómo consultar el motivo de un rechazo

  1. Sitúate sobre el envío rechazado (venta, recepción o devolución).

  2. Pulsa F3 Datos.

  3. En la ventana que se abre, revisa las líneas del envío.

    1. Las líneas en rojo indican incidencias.

  4. Pulsa F3 Ver errores para ver el detalle del error.

  5. Anota el código de error y consulta su solución.

Errores más habituales y soluciones

Si el error devuelto por el repositorio no corresponde a ninguno de los errores habituales, se trata de una incidencia poco frecuente.
En este caso, se recomienda contactar con el operador económico anterior en la cadena para obtener más información.

•        ERROR 1: EOID_NOT_EXIST_OR_ACTIVE

Descripción: el código de Operador Económico (EOID) no es correcto.
Solución: modifica el campo EOID (en rojo) con el valor correcto y pulsa Insert/Reenviar.

•        ERROR 2: FID_NOT_EXIST_OR_ACTIVE

Descripción: el código de Instalación (FID) no es correcto.
Solución: modifica el campo FID (en rojo) con el valor correcto y pulsa Insert/Reenviar.

•        ERROR 3: UI_NOT_EXIST

Descripción: se ha escaneado un código de trazabilidad (UI) no válido o inexistente en el repositorio.
Solución:

Si no se dispone del producto:

•        ERROR 4: ARRIVAL_NOTALLOWED

Descripción: el repositorio indica que el artículo ya consta en stock, no ha sido expedido correctamente por el proveedor o aún no ha sido procesado por el repositorio.

Solución en recepciones (pedidos o devoluciones):

Solución en abonos de venta:

•        ERROR 5: UI_SEQUENCE_ERROR

Descripción: el producto ya consta como vendido en el repositorio de la UE.
Solución si se puede sustituir el producto:

Si no se puede sustituir el producto:

•        ERROR 6: MULTIPLE_UID

Descripción: Indica que existen códigos de trazabilidad duplicados en el envío, normalmente porque se ha escaneado más de una vez el mismo código, normalmente al recepcionar cajones o cajas de picos.
Solución: elimina los códigos duplicados con F5 Borrar UI y pulsa Insert/Reenviar.

•        ERROR 7: LOCATION_MISMATCH

Descripción: se intenta vender un producto cuya recepción no ha sido aceptada por el repositorio.
Solución:

 •        ERROR 8: ERROR_NO_HABITUAL

Solución: contactar con el operador económico anterior en la cadena para más información.

 

Notas importantes:

Cuándo utilizar este documento

Este documento se utiliza únicamente cuando:

Si el problema ocurre al:

el problema no está relacionado con la trazabilidad.

Preguntas relacionadas

¿Cómo ver los errores del repositorio de trazabilidad?
¿Por qué un envío aparece rechazado en trazabilidad?
¿Cómo consultar el código de error de trazabilidad?

Faq Trazabilidad

PDA -Instalación y vinculación

¿Cuál es el procedimiento para instalar o vincular una PDA al programa Estancos Élite?

Para realizar la configuración inicial de la PDA es necesario leer los códigos indicados desde el programa, utilizando el lector de la PDA.

El escáner se encuentra en la parte delantera del dispositivo y se puede activar con cualquiera de los botones laterales.

Conectar la PDA al Wi-Fi del establecimiento

Para vincular una PDA es necesario que esté conectada a la red Wi-Fi del estanco.

  1. Desbloquea la PDA deslizando el dedo desde la parte inferior hacia la parte superior de la pantalla.

  2. Accede a Ajustes.

  3. Accede a Red e Internet.

  4. Accede a Wi-Fi.

  5. Selecciona la red Wi-Fi del estanco.

  6. Introduce la contraseña.

    • Si marcas Mostrar contraseña, puedes comprobar que esté correctamente escrita.

  7. Pulsa Conectar.

Una vez conectada la PDA al Wi-Fi, se puede iniciar la configuración del dispositivo.

Frases de entrenamiento:

Configuración inicial de la PDA

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Centro de Control de Trazabilidad.

  3. Selecciona la pestaña Gestión PDA.

  4. Pulsa F3 Alta PDA para iniciar el proceso.

  5. Pulsa F5 Siguiente cuando el programa haya realizado las comprobaciones necesarias.

  6. Si el Wi-Fi está activo, pulsa Sí.

    • Si en ese momento no hay conexión Wi-Fi, pulsa No y repite el proceso cuando dispongas de conexión.

  7. Introduce el número de terminal que se va a asignar a la PDA.

A partir de este punto es necesario tener la PDA en la mano:

  1. Escanea con la PDA el primer código que aparece en pantalla.

    • Se puede usar cualquiera de los dos botones laterales para escanear.

    • Si el código no se puede leer desde la pantalla, pulsa F7 para imprimirlo.
      En la impresión aparecerán los códigos QR necesarios.

  2. La PDA se reiniciará automáticamente.

  3. Escanea el siguiente código, con el que se instalará la aplicación en la PDA.

  4. En la PDA, abre la aplicación eTrace Élite.

  5. Cuando el dispositivo solicite permisos, pulsa Permitir.

  6. Escanea el último código QR que aparece en el ordenador para finalizar la vinculación.

Frases de entrenamiento:


Realizar ventas con trazabilidad desde la PDA

En la PDA solo se muestran los clientes que tienen informado su EOID en Estancos Élite.
Si un cliente no tiene EOID, no aparecerá disponible para realizar ventas desde la PDA.

Para realizar una venta con trazabilidad desde la PDA, sigue estos pasos:

  1. Desde el menú principal de eTrace Élite, accede a Salidas.

  2. Selecciona Ventas PVR.

  3. Selecciona el cliente.

  4. Pulsa Nuevo para iniciar la venta.

  5. Escanea los códigos de trazabilidad (TTT) de los productos.

    • Tras cada lectura correcta, se mostrará un mensaje de confirmación.

  6. Si necesitas eliminar un código:

    • Pulsa el botón menos.

    • Escanea el código que deseas eliminar.

  7. Pulsa Resumen para revisar los productos trazados.

  8. Pulsa Finalizar y totaliza la venta con la forma de pago deseada.

Frases de entrenamiento:

IMPORTANTE - Cuándo NO utilizar esta respuesta

No utilizar esta respuesta cuando el cliente indique que un artículo aparece duplicado durante la trazabilidad en la PDA.

Consultas como:

NO están relacionadas con códigos de proveedor duplicados ni con códigos de barras duplicados.

En estos casos debe utilizarse la documentación de PDA > Trazabilidad > Artículo duplicado durante la trazabilidad.

.

No remitir al cliente a comprobaciones de códigos de proveedor, códigos de barras duplicados, ALT+B Liberar código ni eliminación de artículos, salvo que la consulta haga referencia explícita a la ficha del artículo o a artículos duplicados en el maestro.

Problemas de conexión o sincronización de la PDA

Si la PDA tiene conexión a Wi-Fi pero no sincroniza correctamente con el programa, revisa los siguientes puntos:

Cambio de equipo o de CPU

Si se ha cambiado el ordenador o la CPU del equipo donde está instalado el programa, es posible que el equipo haya obtenido una dirección IP diferente en la red.

En estos casos, la PDA puede tener conexión a internet pero no conseguir sincronizar con el programa.

Si ocurre esto:

Frases de entrenamiento:

7. Hard reset / reinstalación PDA

Intención: hard reset PDA

Frases de entrenamiento:

Devoluciones desde PDA

Las devoluciones no pueden gestionarse desde la PDA.

Si el cliente necesita realizar una devolución, deberá efectuarla desde el programa principal en un terminal del sistema.

Clasificación de la incidencia:

Faq Trazabilidad

Documento específico de Trazabilidad o FNMT


Preguntas habituales

¿Cómo doy de alta un cliente/PVR en la FNMT?
¿Cómo registrar un PVR en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre?
¿Cómo se da de alta un cliente en la Casa de la Moneda?
¿Dónde se tramita el alta de un PVR?
¿Cómo obtener el código FNMT?

El alta de clientes o PVR en la FNMT no se realiza desde el programa.

El cliente debe ponerse en contacto directamente con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Teléfonos:

Web oficial:
https://www.sede.fnmt.gob.es/tramites/trazabilidad-productos-de-tabaco

Faq Trazabilidad

Activación de trazabilidad

Importante: Licencia necesaria para activar la trazabilidad para Bares/segundo canal/PVR

Para poder activar el centro de control de trazabilidad en el programa y realizar el envío de información al repositorio, es necesario disponer de la licencia de trazabilidad activa.

Sin esta licencia, la trazabilidad no podrá activarse ni utilizarse correctamente en el programa.

Para más información sobre esta licencia o su activación, el cliente deberá ponerse en contacto con el departamento comercial.

Preguntas habituales

¿Qué necesito para activar la trazabilidad?; ¿Hace falta licencia para la trazabilidad?

Para poder activar la trazabilidad en el programa y enviar información al repositorio, es necesario disponer de la licencia de trazabilidad activa.

La activación de la trazabilidad requiere una licencia específica para el envío de información al repositorio.

Sin esta licencia no será posible activar correctamente la trazabilidad en el programa.

Para más información sobre esta licencia, el cliente deberá ponerse en contacto nuestro departamento comercial.

Faq Trazabilidad

Funcionamiento básico trazabilidad

Problemas de conexión en trazabilidad

Problemas de conexión en trazabilidad

Si la trazabilidad no funciona correctamente o el terminal aparece Offline, la primera comprobación recomendada es revisar el estado de conexión del terminal.

¿Dónde comprobar el estado Online / Offline?

Desde el menú principal del programa, en la parte superior derecha de la pantalla, se muestra el estado del terminal.

Allí podremos ver si el terminal aparece:

Pasos recomendados:

  1. Comprobar si el terminal aparece Online u Offline.
  2. Si el terminal aparece Offline:
  1. Si después de reiniciar continúa Offline:
  1. Si todo es correcto y continúa sin conectar:

Importante:

Muchos problemas de trazabilidad están relacionados con terminales offline o problemas de conexión a internet.

Intención: Estado del terminal de trazabilidad no válido

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Problema: estado del terminal de trazabilidad no válido

Si aparece el mensaje “sistema de trazabilidad no válido”, debe interpretarse como una incidencia relacionada con el estado del terminal de trazabilidad.

No debe tratarse como un problema del código TTT escaneado, ni como un problema de artículos duplicados o mal configurados.

Este mensaje puede aparecer cuando el terminal de trazabilidad no está correctamente disponible para trabajar o no se ha inicializado correctamente.

Qué revisar

  1. Comprueba el estado del terminal de trazabilidad.
  2. Verifica si el terminal aparece correctamente activo o disponible para trabajar.
  3. Si el estado del terminal no es correcto, cierra completamente Estancos Élite.
  4. Vuelve a abrir el programa.
  5. Comprueba de nuevo el estado del terminal.
  6. Si el estado del terminal sigue apareciendo como no válido, contacta con soporte técnico.

Importante

Este mensaje no debe confundirse con “código de trazabilidad no válido”.

No revises inicialmente el código TTT por este mensaje.
No modifiques artículos, códigos de proveedor ni códigos de barras.

La incidencia corresponde al estado del terminal de trazabilidad, no al código escaneado ni al estado de la PDA.

Datos para Copilot

Intención: Estado del terminal de trazabilidad no válido

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

El mensaje “sistema de trazabilidad no válido” hace referencia al estado del terminal de trazabilidad.

No debe confundirse con un código TTT incorrecto, con un artículo mal configurado ni con el estado de la PDA.

Pasos:

  1. Revise el estado del terminal de trazabilidad.
  2. Compruebe si el terminal aparece correctamente activo o disponible para trabajar.
  3. Si el estado del terminal no es correcto, cierre completamente Estancos Élite.
  4. Vuelva a abrir el programa.
  5. Compruebe de nuevo el estado del terminal.
  6. Si el estado del terminal sigue apareciendo como no válido, contacte con soporte técnico.

Importante:
No revise el código TTT por este mensaje.
No modifique artículos, códigos de proveedor ni códigos de barras.
La incidencia corresponde al estado del terminal de trazabilidad, no al código escaneado ni al estado de la PDA.

Facturación de Albaranes

Facturación de Albaranes

Opciones de Impresión

Esta subsección permite configurar cómo se imprimirán las facturas y recibos generados a partir de los albaranes. Para acceder, pulsa F2 Opciones Impresión.

Las casillas disponibles para configurar son:

Facturación de Albaranes

Facturación de albaranes

La opción Facturación de Albaranes permite convertir uno o varios albaranes en facturas.

Al facturar un albarán:

Los cobros se realizan desde la cuenta del cliente.

¿Cómo acceder?

Desde el menú de control y gestión accedemos a Facturación de albaranes.

¿Qué opciones existen en la pantalla?

En la pantalla de Facturación de Albaranes están disponibles las siguientes opciones:

Cada opción tiene su propio procedimiento y permite realizar un tipo de facturación distinto.

¿Qué muestra la pantalla?

La pantalla se divide en tres zonas:

  1. Parte superior
    Muestra un resumen de los albaranes pendientes de facturar.

  2. Parte superior izquierda
    Permite seleccionar el tipo de facturación.

  3. Parte inferior izquierda
    Muestra el número de facturas pendientes de imprimir.

Si existen facturas pendientes de impresión:

Funciones disponibles en esta pantalla

F2 - Opciones de impresión
Permite seleccionar distintos ajustes de impresión.

F3 – Imprimir facturados
Imprime o genera en PDF las facturas que se han realizado.

F4 – Borrar facturados
Elimina de la cola de impresión las facturas generadas recientemente.
No elimina las facturas del sistema ni anula facturas ya emitidas.

F8 – Ejecutar
Confirma y ejecuta el proceso de facturación según la opción seleccionada.

F6 - Retrocede Facturación
Permite anular una factura anterior y los albaranes quedan pendientes de facturación.

Cómo anular una factura según el tipo

La forma de anular una factura depende de cómo se haya generado:

Recomendaciones importantes

¿Puedo facturar un albarán del año pasado?

Sí.

Si existen albaranes pendientes de ejercicios anteriores, desde Facturación de Albaranes aparecerá la opción F1 – Facturar.

Esta opción genera la factura con fecha 31/12 del ejercicio correspondiente al albarán.

Importante:

Aunque el ejercicio esté cerrado, el programa sí permite facturar esos albaranes pendientes mediante F1 – Facturar.

Si el Modelo 347 ya ha sido presentado, las cifras declaradas variarán.

Frases de entrenamiento:



 

Facturación de Albaranes

Facturar todos los albaranes pendientes

Permite generar facturas de todos los albaranes que estén pendientes de facturar en el sistema.

El sistema genera una factura por cada cliente, agrupando todos los albaranes pendientes que tenga ese cliente.

¿Cómo acceder?

Desde el menú de control y gestión accedemos a Facturación de albaranes.

Información que muestra la pantalla

Al entrar en Facturación de Albaranes, esta opción aparece seleccionada por defecto.

La pantalla muestra:

Estos datos son informativos.

Procedimiento

  1. Pulsar Intro.

  2. El sistema solicitará confirmación del proceso.

  3. Confirmar seleccionando “Sí”.

  4. Introducir la fecha de facturación.

⚠ La fecha de facturación no puede ser anterior a la fecha de la última venta registrada.

  1. Pulsar Intro para confirmar.

¿Qué hace el sistema?

¿Qué ocurre después de facturar?

Las facturas generadas:

Facturación de Albaranes

Facturar albaranes pendientes por fechas y clientes

Permite generar una única factura para un cliente concreto, agrupando todos los albaranes pendientes que estén dentro de un rango de fechas determinado.

A diferencia de la opción Facturar todos los albaranes pendientes:

¿Cómo acceder?

Desde el menú de control y gestión accedemos a Facturación de albaranes.

Información que muestra la pantalla

La pantalla muestra información general:

Además, permite introducir:

Procedimiento

  1. Introducir la fecha inicial en “Fecha desde”.

  2. Introducir la fecha final en “Fecha hasta”.

  3. Seleccionar el cliente.

  4. Pulsar Intro.

  5. Introducir la fecha de facturación.

  6. Pulsar Intro para confirmar.

¿Qué hace el sistema?

Al confirmar:

Consideraciones importantes

Facturación de Albaranes

Seleccionar albaranes por fecha y cliente (Facturación por selección de albaranes)

Permite generar una única factura agrupando únicamente los albaranes que se seleccionen manualmente.

Se utiliza cuando:

¿Cómo acceder?

Desde el menú de control y gestión accedemos a Facturación de albaranes.

Información disponible en pantalla

La pantalla muestra información general:

Además, permite introducir:

Procedimiento

  1. Introducir la fecha inicial en “Fecha desde”.

  2. Introducir la fecha final en “Fecha hasta”.

  3. Seleccionar el cliente.

  4. Pulsar Intro.

El sistema mostrará una nueva pantalla con los albaranes pendientes que cumplen los criterios indicados.

En la columna Facturar se puede indicar:

La selección puede realizarse mediante:

  1. Marcar como “Sí” los albaranes que se desean facturar.

  2. Pulsar F8 – Ejecutar.

  3. Introducir la fecha de facturación.

  4. Pulsar Intro para confirmar.

¿Qué hace el sistema?

Al confirmar:

Consideraciones importantes

Pregunta habituales.

¿Puedo facturar albaranes del mismo cliente en facturas separadas?
Sí. Marca solo los albaranes que deseas incluir en cada factura. Los no seleccionados quedarán pendientes para facturarse posteriormente.

Facturación de Albaranes

Generar resumen de Facturas emitidas

Esta opción solo genera un listado informativo de facturas emitidas.
No permite exportar facturas ni generar archivos en otros formatos.
El resumen solo puede obtenerse para un cliente cada vez.

¿Cómo acceder?

Desde el menú de control y gestión accedemos a Facturación de albaranes.

Información disponible en pantalla

La pantalla muestra información general:

Además, permite indicar:

Procedimiento

  1. Introducir la fecha inicial en “Fecha desde”.

  2. Introducir la fecha final en “Fecha hasta”.

  3. Indicar el cliente si se desea filtrar por uno concreto.

  4. Pulsar Intro.

  5. El sistema preguntará si se desea incluir el contenido detallado de los albaranes.

  6. Confirmar pulsando Intro.

¿Qué hace el sistema?

Al confirmar:

Consideraciones importantes

Facturación de Albaranes

FAQ – Facturas y consulta de facturas

Este documento recoge las preguntas más habituales relacionadas con la búsqueda, consulta, impresión y gestión de facturas en el sistema.

¿Cómo puedo buscar e imprimir facturas específicas por número?

Cuando se necesita buscar facturas por número, existen varias opciones.

Para localizar una única factura de forma rápida

Puedes utilizar Ventas → Ventas Anteriores:

  1. Accede a Ventas → Ventas Anteriores
  2. Pulsa F9 Venta
  3. Introduce el número
  4. Imprime la factura

Para buscar varias facturas o trabajar con números de forma más rápida

Se recomienda utilizar el Listado contable:

  1. Accede a Control y Gestión → Listado Contable
  2. Filtra por:
    • Tipo de documento: Facturas (S)
  3. Genera el listado
  4. Localiza las facturas por número
  5. Imprime desde el listado

Importante

¿Cómo puedo obtener todas las facturas de un cliente?

Puedes hacerlo desde el listado de clientes.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión → Fichas de clientes
  2. Pulsa F7 – Listado
  3. Selecciona F3 – Ventas por facturas
  4. Indica el cliente
  5. Genera el listado

¿Cómo puedo obtener todas las facturas de un periodo (por ejemplo, un mes)?

  1. Accede a Fichas de clientes → F7 Listado
  2. Selecciona F3 – Ventas por facturas
  3. Indica el rango de fechas
  4. Genera el listado

¿Cómo puedo imprimir todas las facturas de un listado?

¿Cómo puedo enviar por correo todas las facturas de un mes?

  1. Genera el listado desde Fichas de clientes → F7 Listado →Ventas por facturas (F3) filtrando por fechas
  2. Pulsa Alt+F1 – Imprimir todo
  3. Selecciona PDF
  4. Envía el archivo generado por correo electrónico desde tu gestor de correo

¿Dónde se guardan las facturas exportadas en PDF?

Cuando se generan facturas en formato PDF, el sistema las guarda automáticamente en la carpeta de facturas del programa.

Para localizar las facturas exportadas:

Salir o minimizar el programa.

Acceder a:

Este equipo → Disco local (C:) → Estancos → Facturas

Dentro de esta carpeta se almacenan los archivos PDF generados.


Recomendación

Para acceder más fácilmente a esta carpeta en futuras ocasiones, se recomienda crear un acceso directo en el escritorio.

Pasos:

Situarse con el ratón sobre la carpeta Facturas.
Pulsar botón derecho del ratón.
Seleccionar Enviar a → Escritorio (crear acceso directo).

De esta manera, la carpeta quedará accesible directamente desde el escritorio.


 Datos para Copilot:

  • dónde se guardan las facturas pdf
  • no encuentro las facturas pdf
  • carpeta facturas
  • localizar facturas exportadas
  • pdf facturas
  • dónde guarda las facturas
  • ruta facturas pdf
  • acceso directo carpeta facturas
  • facturas pdf escritorio
  • ver facturas exportadas
  • localizar pdf factura

 


 

¿Cómo puedo ver o reenviar una factura de un cliente concreto?

Existen varias formas de consultar o reenviar una factura de un cliente.

Desde la Cuenta de cliente

Puedes acceder desde:

Desde listados de clientes

  1. Accede a Control y Gestión → Fichas de clientes
  2. Pulsa F7 – Listado
  3. Selecciona F3 – Ventas por facturas
  4. Indica el cliente o filtros necesarios
  5. Genera el listado.

Importante

Ambas opciones permiten consultar facturas.
Se recomienda utilizar una u otra según la forma de trabajo o la cantidad de facturas a gestionar.

¿Puedo eliminar una factura?

No.

Las facturas emitidas forman parte del registro fiscal y no pueden eliminarse.

¿Puedo modificar una factura ya emitida?

No.

Una factura ya emitida no puede modificarse directamente.

¿Qué hacer en este caso?

Depende del origen de la factura:

Importante

Las facturas forman parte del registro fiscal y no pueden modificarse directamente.
Cualquier corrección debe realizarse mediante los procesos habilitados en el sistema.

¿Por qué no aparece IVA en algunos artículos de la factura?

Algunos artículos, como los sellos, no llevan IVA.

Esto es correcto y depende de la configuración del artículo y su tratamiento fiscal.

¿Cómo puedo recuperar una factura antigua, imprimirla y convertirla en PDF?

Si necesitas localizar una factura antigua y no conoces el cliente, la forma más adecuada es utilizar listados de facturas.

Desde Ventas por facturas (F3)

  1. Accede a Control y Gestión → Fichas de clientes
  2. Pulsa F7 – Listado
  3. Selecciona F3 – Ventas por facturas
  4. Indica el rango de fechas
  5. Genera el listado
  6. Pulsa Alt+F1 – Imprimir todo
  7. Selecciona PDF

También es posible desde el listado contable

  1. Accede a Control y Gestión → Listado Contable
  2. Filtra por:
    • Tipo de documento: Facturas (S)
  3. Genera el listado
  4. Localiza la factura
  5. Imprime o genera el PDF

Datos para Copilot

Método recomendado para localizar e imprimir facturas individuales:
Análisis predefinidos → Ventas de clientes por factura.

Arqueo de Caja

Arqueo de Caja

Cómo hacer un arqueo de caja (Cierre de caja)

El arqueo de caja es el proceso que permite comprobar que el dinero registrado en el sistema coincide con el dinero real que hay en la caja al final del turno o del día.

También se conoce como cierre de caja.

¿Para qué sirve?

Se utiliza para:

Qué incluye el arqueo

En el arqueo se tienen en cuenta:

Relación con el Análisis de Ventas

El arqueo de caja muestra el resultado de una sesión concreta de caja.

No permite:

Para consultas como:

debe utilizarse el módulo Análisis de Ventas.

Cómo acceder al arqueo

  1. Ir a la pantalla principal.

  2. Entrar en Control y Gestión.

  3. Seleccionar Arqueo de Caja.

Formas de realizar el arqueo

Existen dos formas:

Arqueo simple (No contar)

Es la forma rápida de cerrar la caja sin contar físicamente el dinero.

Pasos:

  1. Dentro de Arqueo, pulsar F2 – No Contar.

  2. El sistema mostrará los totales.

  3. Revisar el campo de cambio siguiente.

  4. Pulsar F8 – Finalizar arqueo.

  5. Elegir si se desea imprimir:

    • Ticket

    • Listado

    • O no imprimir

Importante:
Este método no guarda información de descuadres si existen. No es el sistema recomendado.

Arqueo recomendado (Contar caja)

Es la forma aconsejada porque permite registrar correctamente el efectivo y los descuadres.

Pasos:

  1. En la pantalla de Arqueo, introducir en el apartado Contar Caja la cantidad de cada tipo de billete y moneda.

  2. Pulsar F5 – Arqueo.

  3. Revisar los totales y el descuadre.

  4. Confirmar el cambio siguiente si es necesario.

  5. Pulsar F8 – Finalizar arqueo.

  6. Elegir tipo de impresión.

Sobre el descuadre

El sistema puede mostrar:

El resultado dependerá de si se ha contado o no el cambio inicial junto con el efectivo.

Si el conteo es correcto, el descuadre debe coincidir con la lógica del cambio anterior.

Información importante

Situaciones habituales

El efectivo no cuadra con la caja

Puede deberse a:

Hay importes de otros días en la caja

Puede ocurrir si:

La caja no coincide con el análisis de ventas

El arqueo y el análisis de ventas no siempre muestran lo mismo:

El descuadre no es cero

Puede ser normal si:

Preguntas habituales

¿Cómo hacer un cierre de caja?
Accede a Arqueo de Caja y finaliza el proceso con F8.

¿Es obligatorio contar la caja?
No, pero es recomendable para detectar descuadres.

¿Por qué no cuadra la caja?
Porque el dinero real no coincide con el sistema o faltan movimientos.

¿Cómo ver lo cobrado en efectivo o tarjeta?
El arqueo muestra un resumen, pero para análisis detallado se debe usar el módulo de Análisis de Ventas.

¿Cómo ver la caja por días o periodos?
El arqueo solo muestra una sesión. Para periodos se debe usar Análisis de Ventas.

Arqueo de Caja

Cómo consultar el estado de la caja sin cerrar

Las consultas de caja permiten ver la situación actual sin realizar un arqueo.

Sirven para comprobar cómo va el día en cualquier momento.

Qué información muestra

Cómo acceder

  1. Ir a Control y Gestión.

  2. Acceder a Caja.

  3. Pulsar F1 – Info Caja.

Desde esta pantalla:

Esta consulta puede realizarse tantas veces como se necesite durante el día.

 

 

Arqueo de Caja

Opciones avanzadas del arqueo de caja

Ver arqueos anteriores

Para visualizar, imprimir o consultar arqueos de otros días o días anteriores:

Consolidar arqueos

Permite ver varios arqueos como si fueran uno solo.

  1. Pulsar F10 – Consolida Arqueos.

  2. Indicar el intervalo de números de arqueo.

  3. Se mostrarán los datos consolidados.

  4. Se puede volver a imprimir.

Imprimir detalles del arqueo

Desde la pantalla de detalles:

Ver detalle del cambio entregado

Desde la pantalla de detalle del arqueo es posible consultar el desglose del cambio entregado en las operaciones realizadas.

Este detalle es útil para comprobar el efectivo entregado sin necesidad de revisar o reimprimir tickets.

Definir cambio inicial

  1. Acceder a F1 – Info Caja.

  2. Pulsar F6 – Def. Cambio.

  3. Introducir el importe de cambio inicial.

Este acceso puede estar protegido por clave.

El cambio inicial definido para un terminal es el mismo para todos sus turnos.

Arqueo con Cajón Inteligente

Si se utiliza cajón inteligente:

Arqueo de Caja

FAQ Caja – Consultas y diferencias habituales

Este documento recoge preguntas frecuentes relacionadas con posibles diferencias entre los datos mostrados en los tickets de caja y en distintos listados de ventas del sistema.

¿Por qué hay diferencias entre los tickets de caja y el listado contable de ventas?

Puede haber diferencias porque los tickets de caja y el listado contable utilizan información distinta del sistema.

Los tickets de caja muestran las operaciones registradas en el terminal de venta en el momento en que se realizan.
Por ejemplo, pueden incluir operaciones como ventas, albaranes, pagos o ingresos.

El listado contable de ventas muestra las ventas registradas en la contabilidad del sistema. En este listado las operaciones pueden agruparse o registrarse de forma distinta según el tipo de venta o la forma de pago.

Por ejemplo, cuando se factura un albarán creado anteriormente, esa facturación aparece en el listado contable. Sin embargo, el albarán original no aparece como venta en ese listado.

Por este motivo, el número de tickets o el volumen total de ventas puede no coincidir exactamente entre ambos listados.

Otras formas de preguntar lo mismo

¿Por qué no coincide el efectivo de ventas de caja con el efectivo del análisis de ventas?

Si el efectivo de caja no coincide con el efectivo mostrado en el análisis de ventas, revisa las siguientes situaciones habituales:

Si alguna de estas situaciones se produce, el efectivo mostrado en caja puede no coincidir con el efectivo que aparece en el análisis de ventas.

Otras formas de preguntar lo mismo

¿Cómo obtener un listado de cajas diarias en Excel?

El sistema no dispone de un listado detallado de cajas diarias que permita obtener el desglose completo por periodos (como trimestres) en formato Excel.

Qué se puede consultar

Desde el sistema es posible obtener información de los cierres de caja, que incluye:

Este listado permite revisar los cierres realizados, pero no ofrece un desglose detallado de cada caja ni permite aplicar filtros por trimestres.

Alternativa recomendada

Si necesitas obtener información por periodos (por ejemplo, primer trimestre) y exportarla a Excel, puedes utilizar:

Control y Gestión → Análisis Estadísticos → Análisis de Ventas

Desde esta opción podrás:

Importante

El análisis de ventas muestra información agregada de ventas, pero no sustituye el detalle de los cierres de caja, ya que se trata de funcionalidades diferentes dentro del sistema.

Otras formas de preguntar lo mismo

¿Cómo sacar las cajas diarias en Excel?

¿Se puede exportar el arqueo de caja a Excel?

¿Puedo obtener las cajas por trimestre?

¿Cómo ver los cierres de caja en Excel?

Informe diario de cajas

Si necesitas consultar un informe diario de cajas o revisar varios arqueos agrupados, puedes hacerlo desde:

Arqueos de caja → F9 Anteriores → F10 Consolida arqueo

Desde esta opción podrás:

Seleccionar por fechas
Filtrar por números de arqueo
Consultar varios cierres agrupados
Revisar información consolidada de caja

Importante:

Esta opción permite consultar y consolidar arqueos realizados, siendo una alternativa útil para revisar cajas diarias o periodos concretos.


Y aquí sí añadiría frases de entrenamiento porque es una consulta muy habitual y además el agente puede confundirlo con análisis de ventas.


Intención: Informe diario de cajas

Frases de entrenamiento:
  • informe diario de cajas
  • listado diario de caja
  • ver cajas diarias
  • sacar cajas diarias
  • informe de arqueos
  • listado de arqueos
  • consultar arqueos anteriores
  • consolidar arqueos
  • informe consolidado de caja
  • ver cierres de caja
  • cajas por fechas
  • arqueos por fechas
  • listado de cierres de caja
  • sacar informe de caja
  • ver cajas anteriores
  • consultar cajas antiguas
  • listado de cajas por día
  • informe de cierres diarios
  • arqueos diarios
  • cajas diarias en sistema


Para consultar un informe diario de cajas o revisar varios arqueos agrupados:

Ruta:

Arqueos de caja → F9 Anteriores → F10 Consolida arqueo

Desde esta opción podrás:

Seleccionar arqueos por fechas
Filtrar por número de arqueo
Consultar varios cierres agrupados
Revisar información consolidada de caja

Esta opción es útil para consultar cajas diarias o revisar periodos concretos de arqueos.

Parámetros y configuración

Parámetros y configuración

Configuración del correo electrónico

El sistema permite enviar documentos por correo electrónico directamente desde el programa.

Esta función se utiliza para enviar, por ejemplo:

Para poder enviar estos documentos es necesario configurar previamente una cuenta de correo electrónico en el sistema.

Acceso a la configuración del correo

Para configurar el correo electrónico del sistema:

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Parámetros y Configuración.

  3. Selecciona Empresas.

  4. F8 Configurar Correo.

Se abrirá la ventana Configuración Servidor de Correo, donde se introducen los datos de la cuenta de correo.

Campos de configuración del correo

En la pantalla Configuración Servidor de Correo se deben completar los siguientes campos.

Servidor SMTP: Servidor utilizado para el envío de correos.

Ejemplos:

Cuenta de correo: Dirección de correo desde la que se enviarán los mensajes.

Ejemplo: correo@dominio.com

Puerto: Puerto de conexión utilizado por el servidor SMTP.

Ejemplos habituales:

Usuario: Usuario de la cuenta de correo.
Normalmente coincide con la dirección de correo electrónico.

Password: Contraseña de la cuenta de correo.

Esta cuenta requiere autenticación: Indica si el servidor de correo requiere autenticación para enviar mensajes.
En la mayoría de servicios de correo debe estar activado.

Valores:

Usar SSL (Necesario algunos servidores): Activa la conexión segura con el servidor de correo.
Muchos proveedores de correo requieren SSL para poder enviar mensajes.

Valores:

Probar la configuración del correo: Una vez introducidos los datos, es recomendable comprobar que la configuración es correcta.

Para ello:

  1. Pulsa F6 – Test.

  2. El sistema realizará una prueba de conexión con el servidor de correo.

Si la prueba es correcta, el correo quedará listo para utilizarse en el envío de documentos.

Problemas al enviar correos

Si el sistema no puede enviar correos electrónicos, revisa los siguientes puntos:

Si es necesario, revisa los datos del proveedor de correo e introduce nuevamente la configuración.

Enviar documentos por correo

El sistema permite enviar documentos por correo electrónico directamente desde el programa.

Se pueden enviar por correo, por ejemplo:

El envío puede realizarse en el momento de generar el documento o posteriormente recuperándolo desde el sistema.

Enviar una factura o ticket después de una venta

Cuando se realiza una venta, el documento puede enviarse por correo al finalizar la operación.

Pasos:

  1. Realiza la venta de forma habitual.

  2. Finaliza la venta.

  3. Selecciona la opción F4 Enviar por correo.

  4. Introduce o confirma el correo electrónico del cliente.

  5. Introduce o modifica el asunto

  6. Confirma el envío.

El sistema enviará automáticamente el documento al correo indicado.

Enviar una factura o ticket de una venta anterior

Si la venta ya se ha realizado, también es posible recuperar el documento y enviarlo posteriormente por correo.

Pasos:

  1. Accede a la pantalla de ventas anteriores

  2. Localiza la factura o ticket

  3. Pulsa Alt + E – Envío por email.

  4. Introduce o confirma el correo electrónico.

  5. Introduce o modifica el asunto

  6. Confirma el envío.

El documento se enviará al correo indicado.

Enviar otros documentos del sistema

Algunos documentos del sistema, como listados o informes, también pueden enviarse por correo electrónico.

Cuando se genera el documento, el sistema permite seleccionar la opción Enviar por correo si la configuración de correo está activa.

Parámetros y configuración

Actualizar versión del programa

Actualización automática

El programa se actualiza automáticamente al iniciarse.

Cada vez que se arranca:

Cuándo se actualiza

La actualización se realiza siempre que:

Importante

Preguntas habituales

¿El programa se actualiza solo?
Sí, al iniciar el programa.

¿Por qué no se ha actualizado?
Puede que el programa no se haya cerrado o que no hubiera conexión a internet.

¿Puedo actualizar manualmente?
No existe actualización manual desde el programa.
Si necesitas actualizar o tienes problemas con la versión, ponte en contacto con soporte y te ayudarán con la actualización.

¿Qué hago si no se actualiza o da error?
Cierra y vuelve a abrir el programa. Si el problema continúa, contacta con soporte.

Resumen

Parámetros y configuración

Configuración de periféricos

Este apartado permite configurar los dispositivos conectados al sistema, como:

¿Para qué sirve?

Permite que los dispositivos funcionen correctamente con el programa:

Impresora de tickets

Permite configurar la impresora utilizada para los tickets de venta.

Datos principales

Configuración avanzada

Parámetros como:

Generalmente no es necesario modificarlos.

Cajón portamonedas

Permite configurar la apertura automática del cajón.

Normalmente utiliza la misma configuración que la impresora de tickets.

Visor de cliente

Permite mostrar información al cliente durante la venta.

Datos principales

Textos configurables

Ejemplo: “Bienvenido”

Configuración avanzada

Opciones como:

Generalmente ya vienen configuradas.

Logo de impresora

Si se activa la opción de imprimir logo:

Balanza

Permite configurar la conexión con una balanza.

Datos principales

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Dónde configuro la impresora de tickets?

En Parámetros y Configuración, periféricos, apartado impresora.

¿Qué puerto debo poner?

Depende del tipo:

¿Por qué no imprime la impresora?

Puede ser por:

¿El cajón de monedas se configura aparte?

Sí, pero normalmente usa la misma configuración que la impresora.

¿Cómo pongo el logo en el ticket?

Activando “Imprimir logo” y configurándolo con F3 Logo impresora.

¿Por qué no se abre el cajón?

Puede ser por:

¿Para qué sirve el visor de cliente?

Para mostrar información durante la venta.

¿Cómo funciona la balanza?

Envía el peso al sistema según la configuración del puerto.

Parámetros y configuración

Módulos

El apartado de Módulos permite activar o desactivar funcionalidades adicionales del sistema según las necesidades del negocio.

Cada módulo añade una funcionalidad específica.

¿Para qué sirve?

Permite:

Módulos Disponibles

Servicios electrónicos

Activa servicios en la nube como:

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Sistema de tarjetas de crédito

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Permite conectar con:

Para gestionar pagos con tarjeta desde el sistema.

Sistema de mensajes SMS

Permite enviar SMS desde el programa:

Requiere compra previa de bonos (Mundo SMS)

Sistema OFF-LINE

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Permite trabajar con varios terminales:

Sistema MULTI-TIENDA

Permite conectar varios estancos:

Cajón inteligente

Permite conectar sistemas de gestión de efectivo:

Módulo de prensa

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Activa la gestión avanzada de prensa:

Western Union

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Permite operar con la plataforma de envío de dinero.

Actualización por internet

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Permite mantener el programa actualizado automáticamente.

Sistema de telemetría

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Permite conectar con plataformas de vending:

Sistema DHL

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Permite gestionar envíos con DHL desde el sistema.

Visor avanzado

Acceso a módulos

Para acceder a la configuración de módulos del programa:

Desde esta pantalla podremos comprobar si un módulo está activado en el sistema y acceder a su configuración correspondiente.

Activa un visor multimedia:

Entradas.com

Permite vender o gestionar entradas desde el sistema.

Importación Anviz

Permite importar datos de control horario desde dispositivos Anviz.

Dispensadores automáticos

Permite gestionar máquinas expendedoras de tabaco.

Lector OCR DNI/Pasaporte

Permite leer documentos y dar de alta clientes automáticamente.

Sistema de ayuda al gestor (SAG)

Permite enviar informes al gestor:

Huella dactilar

Permite controlar accesos o fichajes mediante huella.

Etiquetas electrónicas

Permite actualizar precios en etiquetas digitales del establecimiento.

Multi-almacén

Permite gestionar varios almacenes dentro del sistema.

Sistema Tax Free

Permite gestionar documentos Tax Free para clientes.

Requiere activación con proveedor externo (Planet)

Tienda online

Permite conectar el sistema con una tienda online.

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Para qué sirven los módulos?

Para activar funcionalidades adicionales en el sistema.

¿Tengo que activar todos los módulos?

No, solo los necesarios para el negocio.

¿Por qué un módulo no funciona?

Puede ser porque:

¿Los módulos requieren configuración?

Sí, muchos requieren configuración adicional.

¿Qué módulos necesitan proveedores externos?

Ejemplos:

¿Activar un módulo es suficiente?

No, normalmente requiere configuración posterior.

Parámetros y configuración

Configuración de contraseñas/claves de acceso

 

El programa permite configurar contraseñas para restringir el acceso a diferentes apartados del sistema.

Esta funcionalidad es útil para limitar el acceso a determinadas opciones o configuraciones únicamente a usuarios autorizados.

Por ejemplo, se puede proteger el acceso a:

Artículos
Clientes
Configuraciones
Ventas
Informes
Y otros apartados del programa

Cómo configurar contraseñas/claves de acceso

Ruta:

Control y Gestión → Parámetros y configuración → Conf. accesos

Pasos:

Accede a Conf. accesos.
Pulsa Intro para abrir la configuración.
El sistema mostrará los diferentes apartados y opciones del programa.
Sitúate sobre la casilla o apartado al que quieras asignar una contraseña.
Pulsa F6 – Clave nueva.
Introduce la contraseña deseada.

Resultado

A partir de ese momento, cada vez que un usuario intente acceder a ese apartado, el sistema solicitará la contraseña configurada.

Solo podrán acceder las personas que conozcan dicha clave.

Por ejemplo:

Si se configura una contraseña en Artículos, cada vez que se intente entrar en ese módulo el programa pedirá la clave de acceso.

Qué tener en cuenta

Es recomendable utilizar esta opción para proteger apartados sensibles del programa o evitar modificaciones no autorizadas.

Importante:

Si la contraseña configurada se olvida y no se dispone de acceso autorizado, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico.


Intención: Configurar contraseña de acceso

Frases de entrenamiento

Respuesta del bot

El programa permite configurar contraseñas para restringir el acceso a diferentes apartados.

Ruta:

Control y Gestión → Parámetros y configuración → Conf. accesos

Pasos:

Accede a Conf. accesos.
Pulsa Intro.
Selecciona el apartado que deseas proteger.
Pulsa F6 – Clave nueva.
Introduce la contraseña.

A partir de ese momento, cada vez que se intente acceder a ese apartado, el sistema solicitará la clave configurada.

Copias de seguridad

Las copias de seguridad permiten guardar una copia de los datos del programa para poder recuperarlos en caso de problema.

Realizar copias de seguridad con regularidad es importante para proteger la información del negocio.

El sistema permite:

Acceso al módulo de copias de seguridad

Para acceder a esta función:

  1. Desde el menú principal entra en Control y Gestión.

  2. Selecciona Copias de Seguridad.

Desde esta pantalla se pueden crear nuevas copias o recuperar una copia existente.

Crear una copia de seguridad manual

Para crear una copia de seguridad manual:

  1. Accede a Control y Gestión → Copias de Seguridad.

  2. En la pantalla de copias, pulsa INTRO para iniciar el proceso.

  3. El programa generará primero una copia interna en el disco del sistema (normalmente en c:\estancos\).

  4. El sistema mostrará el tamaño de la copia.

  5. A continuación solicita la ruta donde se guardará la copia.

Puedes guardar la copia en:

Para seleccionar la ubicación puedes utilizar la lupa de exploración.

Una vez indicada la ruta, pulsa INTRO para confirmar.

El sistema informará cuando el proceso haya finalizado correctamente.

Nombre de los archivos de copia

Las copias de seguridad se guardan con distintos nombres según el tipo de copia:

Copias manuales

Se guardan con el nombre:

CopiaEst.7za

Copias automáticas

Se guardan como:

CopiaEstX.7za

donde X corresponde al día de la semana:

Estas copias automáticas se generan según la configuración definida en los parámetros globales del sistema.

Recuperar una copia de seguridad

La recuperación permite restaurar los datos del sistema a una copia anterior.

⚠️ Al recuperar una copia, se perderán los datos introducidos después de la fecha de esa copia.

Pasos para recuperar una copia

  1. Accede a Control y Gestión → Copias de Seguridad.

  2. Cambia a la pestaña Recuperación de Copia (TAB o ratón).

  3. El sistema mostrará un aviso indicando que se pueden perder datos.

  4. Confirma la operación introduciendo S y pulsa INTRO.

Opciones de recuperación

Recuperar la copia interna

Si existe una copia interna, el sistema mostrará:

Para restaurarla solo hay que indicar Sí cuando el sistema lo pregunte.

La recuperación se realizará automáticamente.

Recuperar otra copia

Si se selecciona NO, el sistema permitirá elegir otra copia de seguridad.

En este caso:

  1. Indica la ruta donde está guardada la copia.

  2. Puede ser:

Puedes usar la lupa de exploración para localizar el archivo.

Ver copias automáticas

También es posible visualizar las copias automáticas del sistema.

Para ello:

  1. Pulsa F3 – Ver Copias Automáticas.

  2. El sistema mostrará las copias disponibles con su fecha y hora.

El número que aparece en el nombre del archivo indica el día de la semana en que se creó la copia.

Recomendaciones importantes

Para evitar problemas durante la copia o recuperación:

Cuándo usar las copias de seguridad

Las copias de seguridad se utilizan principalmente para:

Se recomienda realizar copias de seguridad diariamente.

Verifactu

Verifactu

Sistema Verifactu activo

Este documento explica el uso de VeriFactu dentro del programa. No define la normativa legal.
VeriFactu es una normativa fiscal. Este documento describe cómo se aplica dentro del programa.

Cuando el sistema Verifactu está activo en el software, la operativa diaria de ventas sigue siendo la misma para el usuario.
El programa se encarga automáticamente de enviar la información de cada venta a la Agencia Tributaria.

Qué ventas se envían a Verifactu

El programa envía a la Agencia Tributaria las ventas que se cobran en el momento, por ejemplo:

Los albaranes no se envían, ya que no se consideran ventas finales.

Si posteriormente se genera una factura a partir de un albarán, será entonces cuando se envíe la información a Hacienda.

Cambios visibles en tickets y facturas

Con Verifactu activo aparecerá un código QR en todos los tickets y facturas.

Este código permite verificar la información enviada a la Agencia Tributaria.

Cabecera de tickets con Verifactu

Cuando el sistema Verifactu está activo, la cabecera de los tickets no se puede modificar manualmente desde la configuración de tickets.

Los datos que aparecen en la cabecera del ticket se toman directamente de la configuración de la empresa.

Por lo tanto, si es necesario modificar datos como:

deberán modificarse en Control y Gestión → Parámetros y configuración → Empresas.

Una vez modificados los datos de la empresa, aparecerán automáticamente en los nuevos tickets y facturas.

Indicar qué productos se envían a Verifactu

Una vez activado el sistema, en las subfamilias de artículos aparece un nuevo campo:

Enviar a Verifactu: Por defecto este campo tiene el valor S (Sí)

Esto significa que las ventas de los productos de esa subfamilia se enviarán a la Agencia Tributaria.

Productos que no deben enviarse a Verifactu

Algunos productos no deben enviarse a Verifactu porque la facturación corresponde a un tercero.

Ejemplos habituales:

En estos casos se debe cambiar el campo Enviar a Verifactu a: N (No)

De esta forma las ventas de esos productos no se enviarán a Hacienda.

Seguimiento de envíos a Verifactu

Una vez activado el sistema, aparecerá un botón nuevo llamado Verifactu en la parte inferior derecha de Control y Gestión.

Desde este botón se puede:

Tiempo de envío de las ventas

Los envíos no son inmediatos.

Cuando se realiza una venta, inicialmente aparece con estado: En cola

Aproximadamente 5 minutos después, el sistema envía la información a la Agencia Tributaria y recibe la respuesta automáticamente.

Información del certificado

En la pantalla de Verifactu se puede consultar el certificado utilizado para el envío.

Con la opción: F3 – Certificado se muestra la información del certificado y sus fechas de vigencia.

⚠️ Los certificados tienen fecha de caducidad.
Si el certificado caduca, no se podrán realizar ventas hasta renovarlo.

El sistema avisará con antelación cuando el certificado esté próximo a caducar.

Ver la información enviada a Hacienda

Desde la pantalla de Verifactu se pueden consultar los datos enviados.

F5 – Ver petición
Muestra el fichero enviado a Hacienda en formato XML.

F6 – Ver respuesta
Muestra la respuesta recibida de la Agencia Tributaria.

Esto permite comprobar el motivo en caso de que un envío sea rechazado.

Tipos de facturas enviadas

En el seguimiento de envíos aparece una numeración en la primera columna.

Esta numeración indica el tipo de documento:

Cada tipo de factura tiene su propia numeración.

Otras opciones del módulo Verifactu

Desde esta pantalla también se puede acceder a:

F10 – Declaración responsable
Permite obtener la declaración responsable.

F12 – Asistente de configuración
Permite iniciar nuevamente el asistente de configuración de Verifactu.

Qué ocurre si Verifactu no puede enviar una venta

Si una venta no puede enviarse a la Agencia Tributaria, el sistema mostrará el motivo en la respuesta del envío.

Puedes consultar esta información desde:

Control y Gestión → Verifactu → F6 Ver Respuesta

Verifactu

FAQ – Sistema Verifactu

Las siguientes preguntas corresponden a normativa legal y se incluyen como información complementaria.

1. Obligaciones y normativa

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

La entrada en vigor inicialmente prevista para 2027 se ha aplazado nuevamente.

Según la previsión comunicada por el Ministerio de Hacienda el 5 de octubre de 2026, las obligaciones pendientes de aplicación del Real Decreto 1007/2023 se trasladarían hasta octubre de 2028, para alinearlas con el calendario de la factura electrónica obligatoria.

Esta fecha es provisional y queda pendiente de formalización normativa.

¿Quién está obligado a utilizar VeriFactu?

Todas las sociedades y autónomos que emitan facturas, salvo aquellos que:

¿Qué debo hacer si estoy exento?

Si estás exento debes ejecutar el Asistente de configuración de VeriFactu y seguir las instrucciones para usuarios exentos.

El programa solicitará completar una declaración responsable indicando que no estás obligado a cumplir con VeriFactu.

¿Estoy obligado a imprimir las facturas?

No necesariamente.

Las facturas pueden entregarse:

¿Se envían los albaranes a VeriFactu?

No.

Los albaranes no se consideran ventas finales y por tanto no se envían a la Agencia Tributaria.

La información se enviará cuando se genere la factura correspondiente.

¿Qué productos o servicios deben reportarse mediante VeriFactu?

Se deben reportar aquellos productos o servicios facturados directamente por el negocio.

No deben enviarse aquellos en los que el negocio actúa como agente o intermediario.

Ejemplos habituales:

2. Configuración del sistema

¿Qué necesito para activar VeriFactu?

Para poder activar VeriFactu necesitas:

¿Cómo obtengo mi certificado digital?

Necesitas un certificado digital en formato .p12 o .pfx con contraseña.

Puede obtenerse:

¿Cómo instalo .Net Framework 4.8 si no lo tengo?

Puedes descargarlo desde el siguiente enlace:

www.soportelkb.com/frame4.8.exe

Si utilizas sistemas anteriores a Windows 10, puede ser necesario actualizar el equipo.

Si ya cumplo los requisitos, ¿Cuál es el siguiente paso?

Debes ejecutar el Asistente de configuración de VeriFactu dentro del software.

3. Funcionamiento dentro del programa

¿Qué ocurre cuando VeriFactu está activo?

Cuando VeriFactu está activo, el programa envía automáticamente la información de las ventas a la Agencia Tributaria.

El usuario puede seguir trabajando con normalidad.

¿Por qué aparece un código QR en los tickets?

Cuando VeriFactu está activo, todos los tickets y facturas incluyen un código QR.

Este código permite verificar la información enviada a la Agencia Tributaria.

¿Por qué una venta aparece con estado "En cola"?

Cuando se realiza una venta, inicialmente aparece con estado En cola.

Esto significa que la venta está pendiente de enviarse a la Agencia Tributaria.

El sistema envía la información automáticamente unos minutos después.

¿Dónde puedo ver los envíos realizados a VeriFactu?

Los envíos se pueden consultar desde el botón Verifactu situado en la parte inferior de Control y Gestión.

Desde esta pantalla se puede:

¿Por qué no puedo modificar la cabecera de los tickets?

Cuando VeriFactu está activo, la cabecera de los tickets no se puede modificar manualmente.

Los datos del ticket se toman automáticamente de la configuración de la empresa.

Si necesitas modificar datos como:

debes hacerlo en:

Control y Gestión → Empresas

¿Debo comprobar el QR de las facturas de mis proveedores?

No.

La normativa solo exige emitir correctamente las facturas del propio negocio.

No existe obligación de verificar los QR de las facturas recibidas de proveedores.

¿Puedo hacer abonos de venta?

Sí.

Las devoluciones o cambios deben realizarse mediante facturas rectificativas.

¿Cada tienda tiene su propia serie de facturación?

Sí.

Cada tienda tiene su propia serie de facturación independiente.

¿Se envía a la Agencia Tributaria el método de pago de las facturas?

No.

El sistema no comparte con la Agencia Tributaria el método de pago de las facturas simplificadas.

Modificación de Artículos

Modificación de Artículos

Otras modificaciones de artículos

Esta sección incluye distintas herramientas para realizar modificaciones y ajustes sobre los artículos del sistema.

Estas herramientas permiten realizar cambios sobre tarifas, artículos sin movimientos, códigos de barras y costes de los artículos.

Acceso:

  1. Dirígete a la sección "Control y Gestión" desde el menú principal de Estancos Élite.
  2. Entra en el apartado de "Modificación de artículos".
  3. Modificar otros.

Establecer tarifas de venta en base a otra tarifa

Esta función permite modificar una tarifa de venta tomando como referencia otra tarifa existente.

Para realizar la modificación se deben indicar los siguientes campos:

Tarifa Origen: Tarifa que se utilizará como base para el cálculo.

Tarifa Destino: Tarifa que se modificará utilizando la tarifa origen.

Incremento (%): Porcentaje de incremento que se aplicará sobre la tarifa origen.

Redondeo: Permite definir el tipo de redondeo que se aplicará al resultado.

Una vez finalizado el proceso, el programa mostrará un mensaje indicando que la modificación se ha completado.

Anulación global de artículos sin movimientos

Esta función permite eliminar artículos que no han tenido actividad durante el ejercicio actual.

Un artículo puede considerarse sin movimientos cuando no tiene:

Es posible seleccionar los artículos a revisar utilizando los siguientes filtros:

El proceso puede realizarse de dos formas:

Proceso Manual (N): El sistema muestra un listado de artículos para confirmar cada eliminación.

Opciones disponibles:

Proceso masivo (S): El sistema elimina automáticamente todos los artículos seleccionados.

Cambiar el código de un artículo por otro código nuevo

Esta función permite cambiar el código principal de un artículo por uno nuevo.
Este es el código que se define al dar de alta el producto y que no puede modificarse ni eliminarse directamente desde la ficha del artículo.
Por este motivo, el sistema dispone de este proceso específico para realizar el cambio.

Utiliza esta función solo cuando necesites sustituir el código principal del artículo, por ejemplo:
Si has introducido el EAN como código principal y ahora necesitas utilizarlo para otro producto.

Importante

Durante el proceso también se puede modificar la descripción del artículo de forma opcional.

Pasos para realizar el cambio

  1. Accede a Control y Gestión.
  2. Entra en Modificación de artículos.
  3. Selecciona Modificar otros.
  4. Accede a la opción de Cambio de código de artículo.
  5. Busca y selecciona el artículo que deseas modificar.
  6. Introduce el nuevo código EAN.
  7. (Opcional) Introduce una nueva descripción.
  8. Confirma y guarda los cambios.

Si el código EAN introducido ya está siendo utilizado por otro artículo, el sistema mostrará un aviso.

Regenerar los precios medios y los costes de los artículos

Esta función permite recalcular el coste medio de los artículos.

El proceso utiliza:

Con esta información, el sistema actualiza el coste medio de los artículos.

La regeneración se puede aplicar a artículos filtrados por:

Modificación de stock desde artículos

Descripción

Esta opción permite modificar directamente el stock de los artículos desde la ficha de artículos.

Se utiliza para ajustar el stock manualmente en casos puntuales.

Pasos para modificar el stock

  1. Acceder a la pestaña Modificaciones.
  2. Entrar en la opción Modificar stock.
  3. Aplicar filtros si se desea:
    • Familia
    • Subfamilia
    • Proveedor
    • Si no se indica nada, se mostrarán todos los artículos.
  4. Localizar el artículo:
    • Código de barras
    • Código de proveedor
    • Descripción
  5. Seleccionar el artículo.
  6. El campo stock aparecerá resaltado en azul.
  7. Introducir el valor correcto de stock.

El cambio se aplica directamente y queda reflejado en la ficha del artículo.

Aviso importante

Esta opción debe utilizarse solo en casos puntuales.

Aunque se puede consultar desde el apartado de incidencias que se ha realizado una modificación, no sustituye a un inventario.

Modificación de Artículos

Modificación del PVP de Asignaciones Múltiples

Este proceso es similar a la modificación de precios de artículos, pero aplicado a asignaciones múltiples (packs de varios productos).

Accede a "Control y Gestión" y selecciona "Modificación de Precios".

Modificación de Artículos

Modificación del PVP de los artículos

Esta opción permite modificar el precio de venta al público (PVP) de los artículos registrados en el sistema.

Se utiliza principalmente para cambiar de forma manual o automática el precio de artículos distintos al tabaco, ya sea modificando artículos concretos o aplicando incrementos o reducciones de precio mediante un porcentaje.

Esta opción no se utiliza para actualizar los precios oficiales del tabaco ni para aplicar actualizaciones automáticas de precios procedentes del portal.

    1. Dirígete a la sección "Control y Gestión" desde el menú principal de Estancos Élite.
    2. Entra en el apartado de "Modificación de artículos".
    3. Selecciona la opción "Modificación de precios".

  1. Selección de artículos

Puedes seleccionar los artículos utilizando los filtros:

Si introduces un asterisco (*), se seleccionarán todos los artículos.

También puedes buscar un artículo concreto:

  1. En la casilla Automático, introduce la letra N.

  2. El sistema preguntará si deseas añadir el IVA al precio introducido.
    Esto se utiliza cuando el precio que introduces no incluye el IVA y deseas que el programa lo calcule automáticamente.

  3. El sistema mostrará una tabla con los artículos seleccionados.
    Modifica el precio en el campo PVP1 según sea necesario.

Importante:
Si se trata de un producto regulado, los campos PVP2, PVP3 y PVP4 deben tener el mismo precio.

  1. Confirma cada cambio pulsando INTRO en el campo modificado.

  2. Cuando hayas terminado, pulsa ESC para guardar los cambios y salir de la tabla.

  1. Selección de artículos

Utiliza los filtros disponibles (Familia, Subfamilia, Proveedor) o el asterisco (*) para seleccionar todos los artículos.

  1. En la casilla Automático, introduce la letra S.

  2. Define los parámetros de modificación automática.

Incremento (%)
Indica el porcentaje de aumento o disminución del precio.

Ejemplos:

El valor -99.99 puede utilizarse para volver al precio anterior después de una oferta o promoción.

Tarifa
Indica la tarifa (1 a 4) en la que se aplicarán los cambios.

Sobre (C = Coste / P = PVP)
Indica si el cálculo se realizará:

Redondeo a (0 = sin redondeo)
Permite redondear el precio final.

Ejemplo:
Si se indica 0.50, los precios se redondearán para que terminen en X.00 o X.50.

Etiquetas (0, 1, T)

Define si se generarán etiquetas con el nuevo precio:

  1. El sistema preguntará si deseas añadir el IVA en los precios modificados. Esta opción se utiliza cuando el precio introducido no incluye el IVA y se desea que el programa lo calcule automáticamente.
    Normalmente se responde “No”, ya que el PVP que se introduce suele incluir ya el IVA.

  2. El programa aplicará los cambios automáticamente.
    Una vez finalizado el proceso, se mostrará una tabla con los artículos y sus nuevos precios.

En esta tabla aún es posible realizar ajustes manuales si es necesario.

  1. Pulsa ESC para salir de la tabla.

Modificación de Artículos

Modificación de Descuentos de los Artículos

Permite ajustar los descuentos aplicables a los artículos de forma manual o automática.

Etiquetas


Etiquetas

Generar etiquetas

Descripción

El apartado “Generar y Definir Etiquetas” permite seleccionar los artículos para los que se desean imprimir etiquetas e indicar la cantidad.

Se encuentra en:
Control y Gestión > Generar y Definir Etiquetas.

Selección de artículos

Incluir artículos manualmente

  1. Buscar el artículo por nombre o código (artículo, EAN, proveedor…).
  2. Indicar la cantidad en la columna Cdad.

Incluir artículos de forma masiva

  1. Pulsar F2 Selección.
  2. Indicar:
    • Familia
    • Subfamilia
    • Proveedor
    • * para incluir todos
  3. Indicar cantidad:
    • Número fijo
    • T → según stock

El sistema permite incluir artículos sin stock.

Modificación del listado

Se puede:

Funciones disponibles

Etiquetas

Generación automática de etiquetas

Descripción

El sistema puede generar etiquetas automáticamente en distintos procesos.

Casos en los que se generan

Consideraciones

Etiquetas

Diseñar etiquetas

Descripción

La pantalla Definir e Imprimir permite configurar el diseño de las etiquetas.

Configuración del formato

Importante: comprobar que coincide con el formato físico.

Información de la etiqueta

Se puede definir si se imprime:

Etiquetas

Imprimir etiquetas

Proceso de impresión

  1. Seleccionar la impresora.
  2. Pulsar F7 Imprimir.

Control antes de imprimir

Consideraciones

 

Tipos de etiquetas

Tipos disponibles

Gestión económica / Gestión de cuentas

Gestión económica / Gestión de cuentas

Cuenta de explotación

Descripción

La pantalla Cuenta de Explotación permite visualizar un resumen global del negocio, incluyendo:

Se accede desde:
Control y Gestión > Gestión de Cuentas > Cuenta de Explotación.

Filtros de consulta

Permite filtrar la información por:

Usando * se muestran todos los datos.

Visualización de datos

Incluye:

En la parte inferior:

Gastos adicionales

Se pueden añadir gastos manuales (ej. alquiler, luz), que se incluirán en los cálculos.

Funciones disponibles

Gestión económica / Gestión de cuentas

Cuentas de proveedores

Descripción

Permite consultar y gestionar las cuentas de cada proveedor, incluyendo compras y pagos.

Se accede desde:
Control y Gestión > Gestión de Cuentas > Cuentas de Proveedores.

Consulta de proveedor

Para visualizar datos:

Compras

Muestra:

Notas importantes:

Totales:

Registro de compras

Importante:
Registrar una factura manual no modifica el stock.

Pagos a cuenta

Muestra:

Totales:

Funciones disponibles

Importante:
Modificar importes no afecta al stock ni al análisis de compras.

Gestión económica / Gestión de cuentas

Cuentas de gastos

Descripción

Permite registrar y consultar gastos no relacionados directamente con compras o ventas.

Se accede desde:
Control y Gestión > Gestión de Cuentas > Cuentas de Gastos.

Registro de un gasto

Campos:

El sistema calcula automáticamente:

Consulta de gastos

  1. Pulsar F5 Consultar Gastos
  2. Indicar:
    • Rango de fechas
    • Empresa

Se mostrará el listado de gastos.

Funciones disponibles

Ticket Bai


Ticket Bai

¿Qué es TicketBAI?

Este documento explica el uso dentro del programa. No define la normativa legal.

TicketBAI es un sistema fiscal obligatorio.
Este documento explica cómo funciona TicketBAI dentro del programa.

Su objetivo es evitar el fraude fiscal y obliga a utilizar un software adaptado.

Este sistema:

Afecta a autónomos, empresas y profesionales.

¿Para qué sirve?

Permite:

¿Qué cambia en el programa?

La forma de trabajar en ventas no cambia.

El programa:

¿Qué operaciones se envían a Hacienda?

Se envían:

No se envían:

Ticket Bai

Activación de TicketBAI

¿Qué necesito para activar TicketBAI?

¿Qué necesito para activar TicketBAI?

¿Dónde se gestiona?

  1. Accede a Control y Gestión
  2. Entra en Parámetros → Empresas
  3. Selecciona la empresa
  4. Pulsa F6 – Configurar TicketBAI

Una vez activado:

Qué se envía y qué no

No todos los productos deben enviarse a TicketBAI.

Ejemplo de productos que normalmente NO deben enviarse:

Configuración:

  1. Accede a Subfamilias
  2. Localiza la subfamilia
  3. Busca el campo Enviar a TicketBAI
  4. Marca:
    • S → Se envía
    • N → No se envía

Importante:

Es obligatorio revisar todas las familias y subfamilias tras activar TicketBAI para evitar envíos incorrectos o rechazos.

¿Cómo sé si está activado?

Configuración importante

¿Qué productos se envían a TicketBAI?

Se configura desde las subfamilias:

Ticket Bai

Seguimiento de envíos

¿Dónde puedo ver los envíos a Hacienda?

Desde el botón de la Hacienda correspondiente en Control y Gestión.> TiquetBai

¿Cuánto tardan en enviarse las ventas?

¿Qué puedo consultar en el seguimiento?

Envíos pendientes

Un envío queda pendiente cuando no se puede enviar correctamente en el momento de la venta.

Puede ocurrir por:

Qué ocurre:

  1. El ticket puede salir sin QR
  2. La venta queda pendiente
  3. Las siguientes ventas no se enviarán correctamente

Cómo solucionarlo:

  1. Recuperar la conexión a internet
  2. Acceder a TicketBAI o entrar en ventas
  3. Pulsar F12 – Enviar pendientes

Importante:

Si existen envíos pendientes:

Esto evita errores en cadena.

¿Qué pasa si un envío está pendiente/rechazado?

¿Por qué aparecen ventas pendientes con fondo rosado en TicketBAI 

Las ventas pendientes con fondo rosado en TicketBAI indican que no se han enviado correctamente a Hacienda y están en estado pendiente.

Esto puede ocurrir por varios motivos:

En el caso de recargas u otros servicios (sellos, loterías, Western Union, etc.), este problema suele estar relacionado con que el sistema está intentando enviar a Hacienda productos que no deben informarse.

El estanco, en estos casos, actúa como comisionista, por lo que estos artículos no son facturables y no deben enviarse a TicketBAI.

Envíos rechazados

Un envío rechazado indica que Hacienda no ha aceptado la información enviada.

Cómo actuar:

  1. Accede a seguimiento de envíos
  2. Localiza el envío rechazado
  3. Pulsa F6 – Ver respuesta
  4. Revisa el motivo del rechazo

Comprobaciones recomendadas:

Si el problema continúa :

Si las ventas siguen apareciendo en rosa y corresponden a un mismo tipo de artículos:

  1. Revisar que los artículos estén correctamente configurados:
    • Familia correcta
    • Epígrafe correcto
  2. Verificar que se trata de productos no facturables:
    • Recargas
    • Sellos
    • Loterías
    • Servicios (DHL, Western Union, etc.)
  3. Ajustar la configuración para que estos artículos no se envíen a TicketBAI.
  4. Pulsar F8 para intentar enviar los rechazados.

Nota importante:

Sobre los epígrafes:

Si tienes dudas sobre qué epígrafe corresponde a cada tipo de artículo, debes consultar con tu gestor o asesoría.

El programa permite configurarlos, pero la asignación correcta depende de la normativa fiscal aplicable a tu negocio.

Certificado digital

Requisitos:

Importante:

Consideraciones importantes

Importante:

Una mala configuración de subfamilias o epígrafes puede provocar rechazos en los envíos.

Ticket Bai

Tipos de facturas

¿Qué significan las letras en las facturas?

Cada tipo tiene su propia numeración.

Análisis de ventas

¿Cómo afecta TicketBAI al análisis de ventas?

Se añade una opción para incluir o excluir productos no facturables.

 

Resumen rápido

Ticket Bai

Incidencias TicketBAI

Problemas sin internet

¿Qué pasa si no tengo internet?

Problema: aviso en rojo al entrar en Ventas con TicketBAI

Si al acceder a la pantalla de Ventas aparece un aviso en rojo y el sistema no permite entrar en ventas, puede tratarse de una incidencia relacionada con la base de datos en instalaciones con TicketBAI.

Importante:

En este caso no se recomienda continuar realizando pruebas ni intentar modificar configuraciones del sistema.

Será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para que puedan revisar la base de datos y solucionar la incidencia correctamente.


Datos para Copilot

Intención: Error rojo TicketBAI ventas

Frases de entrenamiento
  • aviso rojo ventas
  • error rojo al entrar en ventas
  • no deja entrar en ventas
  • ventas bloqueadas ticketbai
  • error ticketbai ventas
  • aviso ticketbai en rojo
  • error bd ticketbai
  • ticketbai no deja vender
  • incidencia ticketbai ventas
  • no entra a ventas ticketbai

Respuesta del bot

Si al entrar en Ventas aparece un aviso en rojo y el sistema no permite acceder, puede tratarse de una incidencia relacionada con la base de datos en instalaciones con TicketBAI.

En este caso:

No se recomienda continuar realizando pruebas ni modificar configuraciones.

Será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para revisar la base de datos y solucionar la incidencia correctamente.

Prensa

Prensa

Alta de Artículos de prensa

Procedimiento para registrar periódicos, revistas y coleccionables en el módulo de Prensa.
No utilizar este procedimiento para crear artículos normales.

El alta de artículos de prensa permite registrar en el sistema publicaciones periódicas que se venden en el estanco, como periódicos, revistas o coleccionables.

Este procedimiento pertenece al módulo de Prensa y se utiliza cuando se quiere gestionar publicaciones con:

Cuándo utilizar el alta de artículos de prensa

Utiliza este procedimiento cuando el producto que se va a registrar es una publicación periódica, por ejemplo:

En estos casos el sistema permite gestionar:

Diferencia entre crear un artículo y crear un artículo de prensa

En el sistema existen dos procedimientos distintos para registrar productos.

Crear un artículo (artículo normal)

Se utiliza para productos habituales del estanco.

Características:

Este procedimiento se realiza desde Artículos.

Alta de artículo de prensa

Se utiliza únicamente para publicaciones periódicas.

Características:

Este procedimiento se realiza desde Prensa.

Es importante utilizar el procedimiento correcto para evitar errores en la gestión de la publicación.

Acceso al módulo de prensa

Para acceder al alta de artículos de prensa:

Control y Gestión → Artículos y Prensa → Prensa

Desde esta pantalla se registran los títulos de periódicos, revistas o coleccionables que se van a gestionar en el sistema.

Campos principales del artículo de prensa

Código: Campo obligatorio que identifica al artículo.

Código2: Campo opcional que permite añadir un código adicional de identificación.

Cod.Prov: Código utilizado por el proveedor o distribuidor. Este código aparece en los listados de devoluciones.

Cod.Asig: Código alternativo de identificación del artículo.

Familia, Subfamilia y Proveedor: Campos de clasificación del artículo que funcionan igual que en los artículos normales.

Descripción: Nombre de la publicación.

Configuración específica de prensa

Estos campos son importantes para poder gestionar correctamente las publicaciones.

TipoPeriodo: Indica la periodicidad de la publicación.

Ejemplos:

Código de tipo: Código abreviado que identifica el tipo de publicación.

Ejemplo: D → Diario

Estos dos campos permiten realizar entradas de prensa de forma rápida.

Días caduca: Indica el número de días que pasan desde la recepción de la publicación hasta su caducidad.

Ejemplo: Un periódico diario suele caducar al día siguiente, por lo que el valor sería 1.

Si este campo está configurado, el sistema calcula automáticamente la fecha de caducidad cuando se registra la entrada de prensa.

Márgenes y beneficios: En los artículos de prensa se puede configurar el margen de beneficio.

El sistema calcula automáticamente el beneficio teniendo en cuenta:

Campos opcionales

Tipo de comisión vendedor: Permite definir una comisión asociada a la venta de la publicación.

Imagen: Permite asociar una imagen o fotografía al artículo.

Comentario: Campo informativo visible desde la ficha del artículo.

Cuando no es necesario crear un artículo de prensa

Si no se necesita gestionar ediciones, caducidad o devoluciones, la publicación puede registrarse como un artículo normal.

En ese caso debe utilizarse el procedimiento Crear un artículo desde el apartado Artículos.

Esto puede ocurrir cuando:

Comprobaciones / notas importantes

Intención: Corregir entrada de prensa

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Para corregir una entrada errónea de prensa, no se debe modificar la ficha del artículo.

Las entradas de prensa afectan al stock, por lo que deben corregirse desde los movimientos realizados.

Pasos generales:

  1. Accede a Control y Gestión.
  2. Entra en Artículos y Prensa.
  3. Una vez dentro, selecciona la pestaña Prensa para gestionar las revistas.
  4. Localiza la entrada que se ha realizado de forma incorrecta.

Opciones:

Importante:
No se deben corregir estos errores modificando los datos del artículo (coste, IVA, comisión, etc.), ya que esto no corrige el movimiento realizado.

Importante:

I

Prensa

Entradas de prensa

La entrada de prensa permite registrar las revistas y periódicos recibidos del proveedor, indicando cantidades, edición y posibles incidencias (faltas, suscripciones, etc.).

Existen dos formas de realizar la entrada:

Entrada automática

Es la forma principal de trabajo.

Se puede acceder desde:

Funcionamiento

Al iniciar la entrada:

El sistema muestra una lista de publicaciones para introducir los datos de entrada.

Datos importantes en la entrada

Estado de la entrada

Cada línea puede tener un estado:

Teclas de función

Gestión de la entrada

Gestión de datos

Añadir artículos

Consulta

Entrada manual

Se utiliza en casos concretos, como correcciones.

Se realiza desde la ficha del artículo:

Permite:

Características:

Observaciones

Pregunta habituales

¿Qué cantidad tengo que introducir?

La cantidad realmente recibida, no la del albarán.

¿Qué pasa si recibo menos unidades?

Debes registrar la diferencia en faltas.

¿Puedo dejar una entrada sin terminar?

Sí, usando la entrada parcial. Podrás continuar más tarde.

¿Qué pasa si finalizo la entrada?

Queda en estado T y no se puede modificar.

¿Para qué sirve la referencia del albarán?

Para identificar la entrada y poder hacer seguimiento o consultas.

¿Qué pasa si introduzco una edición ya existente?

El sistema lo avisa y permite sumar cantidades a esa edición.

¿Se puede modificar el coste?

Sí, aunque se calcula automáticamente, se puede cambiar manualmente.

¿Qué ocurre si un artículo no aparece en la lista?

Se puede añadir mediante la opción de escáner.

¿Para qué sirve el documento de faltas?

Para registrar incidencias y reclamar al proveedor.

¿Cuándo usar la entrada manual?

Solo en casos puntuales, como correcciones o entradas individuales.

Prensa

Reservas, Suscripciones y Vinculados

Este apartado gestiona productos de prensa que no se tratan como stock de venta normal o que tienen un comportamiento especial.

Incluye:

Reservas

¿Qué son?

Las reservas son ejemplares que se guardan para clientes concretos.

Funcionamiento

Comportamiento

Cómo crear una reserva

Se puede crear desde:

Cómo vender una reserva

Desde la pantalla de ediciones en ventas:

Cómo eliminar una reserva

Desde la pantalla de reservas:

Cómo pasar una reserva a stock

Desde ventas:

FAQs – Reservas

¿Qué es una reserva?

Es un ejemplar que se guarda para un cliente.

¿Cuándo se aplica una reserva?

Siempre a una edición futura, nunca a la actual.

¿Qué pasa con las reservas al hacer la entrada?

El sistema descuenta automáticamente esas unidades del stock de venta.

¿Se pueden vender las reservas?

Sí, seleccionando la reserva del cliente en la pantalla de ediciones.

¿Se puede liberar una reserva?

Sí, pasando esas unidades a stock de venta.

¿Las reservas afectan al stock?

Sí, reducen el stock disponible.

Suscripciones

¿Qué son?

Las suscripciones son ejemplares asignados por la distribuidora a clientes concretos.

Funcionamiento

Comportamiento

Cómo crear una suscripción

Desde la ficha del artículo:

O desde entrada de prensa:

Cómo entregar una suscripción

Desde ventas:

Cómo pasar una suscripción a stock

Desde la pantalla de suscripciones:

⚠️ Puede requerir autorización de la distribuidora.

FAQs – Suscripciones

¿Qué es una suscripción?

Es un ejemplar asignado por la distribuidora a un cliente.

¿Las suscripciones forman parte del stock?

No, no son stock de venta.

¿Cómo se entrega una suscripción?

Desde la pantalla de ediciones en ventas.

¿Se puede vender a otro cliente?

No, está asignada a un cliente concreto.

¿Se puede pasar a stock?

Sí, pero normalmente requiere autorización de la distribuidora.

¿Por qué no aparece como stock disponible?

Porque no pertenece al stock del estanco.

Vinculados

¿Qué son?

Los vinculados son productos asociados a una publicación, como:

Funcionamiento

Comportamiento

Cómo añadir un vinculado en la entrada

Durante la entrada de prensa:

Cómo crear un vinculado manualmente

Desde la parrilla de prensa:

Cómo añadir cantidad a un vinculado existente

FAQs – Vinculados

¿Qué es un vinculado?

Es un producto asociado a una revista o periódico (por ejemplo, un regalo).

¿Los vinculados tienen stock propio?

Sí, se controlan de forma independiente.

¿Se pueden modificar los datos de un vinculado?

Sí, pero si ya existe en esa edición, normalmente solo la cantidad.

¿Qué pasa si recibo más unidades de un vinculado existente?

Debes añadir la cantidad sobre el vinculado ya existente.

¿Los vinculados pueden tener faltas?

Sí, igual que cualquier producto de prensa.

¿El vinculado puede tener distinto margen?

Sí, puede tener un margen diferente al de la publicación.

¿El vinculado tiene caducidad?

Sí, normalmente se asigna automáticamente, pero se puede modificar.

Observaciones para el agente

Prensa

Devoluciones de prensa

Las devoluciones de prensa permiten registrar los ejemplares que se envían de vuelta al proveedor.

Importante:
Devolver un artículo no significa que esté abonado.
El abono se confirma posteriormente.

Tipos de devolución

Existen dos formas:

Acceso

Desde:
Control y Gestión > Artículos y Prensa > Prensa Devol

Devolución automática

Funcionamiento

Al generar una devolución se deben indicar:

El sistema genera automáticamente un listado de artículos a devolver.

Opciones disponibles

Resultado de la devolución

Al pulsar F2 Devolver:

Devolución manual

Funcionamiento

Se realiza igual que la automática, pero:

Cómo añadir artículos

Uso recomendado

Confirmación del abono (seguimiento)

Concepto clave

Después de devolver, los artículos quedan pendientes de abono.

Es necesario confirmar cuando el proveedor abona la devolución.

Opciones de confirmación

Qué ocurre al confirmar

Opciones adicionales

Impresión

Al usar F6 Devolución todo OK:

Fecha del abono

El sistema solicita una fecha:

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Cómo hago una devolución automática?

Indicando proveedor, referencia, caducidad y tipo. El sistema genera el listado.

¿Cómo hago una devolución manual?

Indicando X en caducidad y añadiendo artículos con F11.

¿Qué hace la tecla F2 Devolver?

Marca los artículos como devueltos, pero no los abona.

¿Qué hace F4 Devolución línea OK?

Confirma el abono de una línea.

¿Qué hace F6 Devolución todo OK?

Confirma el abono completo.

¿Cuándo pasa a compras?

Cuando se confirma el abono.

¿Cómo veo devoluciones pendientes?

Con F7 Listados.

¿Puedo añadir artículos que no aparecen?

Sí, con F11 escáner.

¿Qué pasa si no confirmo una devolución?

Queda pendiente y no se registra en compras.

Prensa

Seguimiento de faltas

El seguimiento de faltas permite controlar los productos que no se recibieron en una entrada de prensa y verificar su posterior abono o recepción.

¿Qué es una falta?

Una falta es una unidad que aparece en el albarán del proveedor pero no se ha recibido físicamente.

Paso 1: Registrar la falta

Durante la entrada de prensa:

Documento de faltas

Para poder hacer seguimiento correctamente:

Paso 2: Seguimiento de la falta

Cuando el proveedor responde, pueden ocurrir dos casos:

Caso 1: El proveedor abona la falta

Qué hacer

  1. Acceder a la entrada de prensa original
    (buscar por proveedor y referencia)
  2. En la línea correspondiente:
    • Cambiar el campo Faltas a 0 si está totalmente abonado
    • O ajustar si el abono es parcial
  3. Volver a generar el documento:
    • F12 Documento de faltas

Sustituir el documento anterior

Caso 2: El proveedor envía las unidades faltantes

Qué hacer

  1. Realizar una entrada manual desde la parrilla
    (para añadir las unidades recibidas)
  2. Acceder al albarán original
  3. Modificar:
    • Cantidad recibida
    • Faltas (ajustar a lo pendiente o a 0)
  4. Volver a generar el documento:
    • F12 Documento de faltas

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Qué es una falta?

Es una unidad que el proveedor indica en el albarán pero no se ha recibido.

¿Cómo se registra una falta?

Durante la entrada de prensa, en el campo Faltas.

¿Para qué sirve el documento de faltas?

Para hacer seguimiento y reclamaciones al proveedor.

¿Es obligatorio generar el documento?

Es recomendable para poder hacer seguimiento correctamente.

¿Qué hago si el proveedor me abona la falta?

Debes ir a la entrada original, poner las faltas a 0 (o ajustar) y regenerar el documento.

¿Qué hago si me envían las unidades faltantes?

Debes hacer una entrada manual y actualizar la entrada original.

¿Se pueden tener faltas pendientes?

Sí, hasta que el proveedor las abone o las entregue.

¿Dónde se consultan las faltas?

En la entrada de prensa correspondiente.

Vendedores y Horarios

Vendedores y Horarios

Vendedores

El apartado de Vendedores permite gestionar las personas que trabajan en el negocio.

Incluye:

¿Para qué sirve?

Permite:

Importante (obligación legal)

Dar de alta los vendedores es necesario para:

Es recomendable que cada trabajador tenga su propio código de vendedor.

Acceso

Desde Control y Gestión, en el apartado de Vendedores.

Alta de vendedor

Cómo crear un vendedor

  1. Situarse en el campo Código
  2. Introducir un código (normalmente 2 letras)
  3. Si no existe, pulsar ESC para crear uno nuevo
  4. Rellenar los datos
  5. Guardar con INTRO o opción guardar

Datos principales

Funcionamiento

Modificar un vendedor

Cómo modificar

  1. Buscar el vendedor por código o nombre
  2. Cambiar los datos necesarios
  3. Guardar los cambios

¿Cómo configurar el vendedor por defecto?

Importante:
El vendedor por defecto se puede configurar desde:

Parámetros > Parámetros locales > 25 – Vendedor por defecto

En este campo se debe introducir el código del vendedor que se desea que aparezca automáticamente en las ventas.

Si no se configura, el programa utilizará por defecto el vendedor genérico.

Preguntas relacionadas:

¿Cómo configurar el vendedor por defecto?

Respuesta:

Para configurar el vendedor que aparecerá por defecto en las ventas:

Accede a Parámetros > Parámetros locales
Introduce el código del vendedor en el parámetro 25 – Vendedor por defecto

Si no se configura este parámetro, el sistema utilizará el vendedor genérico.

Baja de vendedor

Cómo dar de baja

Importante

Opciones disponibles

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Para qué sirve un vendedor?

Para identificar quién realiza cada venta y analizar resultados.

Se ha cambiado el vendedor por defecto

Respuesta:

El vendedor por defecto se configura desde:

Parámetros → Parámetros locales → Parámetro 25

¿Es obligatorio crear vendedores?

Sí, es necesario para llevar un control adecuado del personal y cumplir con el control horario.

¿Puede haber varios vendedores?

Sí, uno por cada empleado.

¿Qué pasa si no creo vendedores?

No podrás llevar control por empleado ni cumplir correctamente con el control horario.

¿Se puede modificar un vendedor?

Sí, en cualquier momento.

¿Se puede eliminar un vendedor?

Sí, pero no si está siendo utilizado.

¿Para qué sirve el campo “Identifica”?

Para usar sistemas de identificación como tarjetas o fichajes.

¿Cómo veo las ventas de un vendedor?

Con la opción F3 Detalle.

¿El vendedor afecta a las ventas?

Sí, permite asignarlas y analizarlas por empleado.

Vendedores y Horarios

Horario de Vendedores

El control horario de vendedores permite registrar las horas de entrada y salida de los empleados y consultar sus turnos.

Para que funcione correctamente:

Activar el control horario

Para activar el sistema:

  1. Ir a:
    Control y Gestión > Parámetros y Configuración
  2. Localizar el parámetro:
    nº 11 – Aplicar sistema de control horario de vendedores
  3. Introducir:
    • S → Activado
    • N → Desactivado
  4. Pulsar INTRO para guardar

Uso del control horario

El registro se realiza desde la pantalla de ventas.

Registrar entrada

Registrar salida

Funcionamiento

Si no se registran los movimientos, no habrá datos de horario.

Consultar horarios

Para ver los registros:

  1. Ir a:
    Control y Gestión > Vendedores y Horarios > Horario Vendedores

Filtros disponibles

Opciones

Información mostrada

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Cómo activo el control horario?

Desde parámetros, activando el parámetro nº 11 con valor S.

¿Cómo ficha un vendedor?

Con ALT + H desde la pantalla de ventas.

¿Dónde se registran las horas?

En la pantalla de ventas al hacer entrada y salida.

¿Por qué no aparecen horarios?

Puede ser porque:

¿Cómo consulto los horarios?

Desde Horario Vendedores, usando filtros y F6.

¿Se puede imprimir el horario?

Sí, con F7 Listado.

¿Es obligatorio usarlo?

Sí, es necesario para el control horario de los empleados.

Vendedores y Horarios

Incidencias

El apartado de Incidencias permite consultar los eventos o acciones registradas en el sistema, como:

¿Para qué sirven?

Permiten:

Acceso

Desde:
Control y Gestión > Vendedores y Horarios > Incidencias

Cómo consultar incidencias

Búsqueda general

Búsqueda filtrada

Se puede filtrar por:

Información mostrada

Cada incidencia incluye:

Opciones disponibles

Foto de la incidencia (opcional)

El sistema puede capturar una imagen en el momento de la incidencia si hay una cámara configurada.

Activación de la foto

Se activa en:

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Qué es una incidencia?

Es un registro de una acción o evento ocurrido en el sistema.

¿Dónde se consultan las incidencias?

En Control y Gestión > Vendedores y Horarios > Incidencias.

¿Cómo veo todas las incidencias?

Pulsando F6 Realizar búsqueda.

¿Puedo buscar incidencias concretas?

Sí, por fecha, vendedor o texto.

¿Qué información muestra una incidencia?

Descripción, fecha, hora, terminal y turno.

¿Qué hace la opción F9 Ordena?

Permite ordenar las columnas de la tabla.

¿Se registran automáticamente?

Sí, el sistema las genera automáticamente.

¿Por qué no veo incidencias?

Puede ser porque:

¿Se pueden ver imágenes de las incidencias?

Sí, si hay cámara configurada y la opción está activada.

¿Cómo se activa la captura de imágenes?

Desde parámetros locales, en el parámetro nº 14.

Cierre de ejercicio

Cierre de ejercicio

Recomendaciones antes del cierre de ejercicio

Antes de realizar el cierre de ejercicio, es fundamental comprobar que toda la información del periodo es correcta y está completa.

Esto evita errores que puedan trasladarse al nuevo año.

Ventas

Inventario

El inventario es clave para que los valores del cierre sean fiables.

Cuentas de clientes

Copia de seguridad

Es imprescindible realizar una copia de seguridad antes del cierre.

Recomendaciones:

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Qué debo revisar antes del cierre?

Ventas, inventario, cuentas de clientes y copia de seguridad.

¿Es obligatorio hacer inventario?

Sí, es necesario para que el stock sea correcto.

¿Qué pasa si no reviso las ventas?

Pueden quedar operaciones sin registrar o facturar.

¿Por qué es importante la copia de seguridad?

Porque permite recuperar los datos en caso de error.

¿Dónde debo guardar la copia?

En un dispositivo externo distinto al habitual.

Cierre de ejercicio

¿Cómo realizar el cierre de ejercicio?

¿Qué es el cierre de ejercicio?

El cierre de ejercicio es el proceso que finaliza el año en el sistema y prepara el siguiente periodo para trabajar con datos nuevos.

Permite:

¿Cómo se realiza?

El proceso es automático, pero requiere que previamente se hayan realizado las comprobaciones del ejercicio actual (ventas, inventario, etc.).

El cierre se ejecuta automáticamente al iniciar el programa en el nuevo año.

Funcionamiento del proceso

Al acceder al programa en el nuevo año:

  1. Se inicia automáticamente el cierre
  2. Se realiza internamente una copia de seguridad de los datos
  3. El sistema prepara el nuevo ejercicio
  4. Se muestra un aviso indicando que el proceso ha finalizado correctamente

Recomendaciones durante el proceso

Comprobación del cierre

Para verificar que el cierre se ha realizado correctamente:

Consulta de ejercicios anteriores

Para consultar datos de años anteriores:

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Tengo que hacer el cierre manualmente?

No, el proceso es automático.

¿Cuándo se realiza el cierre?

Al entrar en el programa en el nuevo año.

¿Qué hace el sistema durante el cierre?

Realiza una copia de seguridad y prepara el nuevo ejercicio.

¿Cómo sé si el cierre se ha hecho bien?

La numeración de ventas empieza desde 1.

¿Se pierden los datos del año anterior?

No, se pueden consultar en análisis estadísticos.

¿Puedo interrumpir el proceso?

No, se recomienda dejar que finalice completamente.

Cierre de ejercicio

Listados Cierre de Ejercicio

Los Listados de Cierre de Ejercicio son un conjunto de informes contables y fiscales que permiten revisar y documentar la actividad del negocio una vez finalizado el año.

Estos listados se utilizan principalmente para:

⚠️ Importante
Los listados de cierre no son listados nuevos, sino agrupaciones de informes ya existentes en el programa.

Se recomienda generar estos listados una vez cerrado el ejercicio.

Cómo acceder

  1. Accede a Control y Gestión

  2. Selecciona Análisis Estadísticos

  3. Accede a Análisis Predefinidos (F8)

  4. Selecciona Listados de Cierre de Ejercicio (una vez finalizado el año) 

Listados incluidos en el Cierre de Ejercicio

A continuación se detallan los listados más utilizados durante el cierre, indicando dónde se encuentran y dónde están documentados.

Listado 347 de Ventas a Clientes (Ver documento: “Listado 347 de Ventas a Clientes”)

Listado de Facturas de Clientes (Ver documento: “Listado de Facturas de Clientes”)

Valoración de Stock / Resumen de Ejercicio (Ver documento: “Resumen de Ejercicio”)

Listado Contable por Familias (Ver documento: “Listado Contable”)

Cierre de ejercicio

Consultar datos de ejercicios anteriores

El programa permite consultar información de ejercicios anteriores en cualquier momento.

Aunque el ejercicio esté cerrado, los datos no se eliminan ni se ocultan.

Cómo consultar información

  1. Accede al listado o consulta que necesites:
    • Ventas
    • Compras
    • Clientes
    • Resúmenes de ejercicio
    • Otros listados
  2. En el filtro de fechas:
    • Introduce el periodo correspondiente al año que quieres consultar
  3. Ejecuta la consulta

El sistema:

Importante

Preguntas habituales

¿Puedo ver datos de años anteriores?
Sí, el programa mantiene toda la información histórica.

¿El cierre de ejercicio elimina datos?
No, los datos siguen disponibles para consulta.

¿Cómo ver ventas de otro año?
Filtra por el rango de fechas del año que quieras consultar.

¿Por qué no veo datos de años anteriores?
Puede deberse a un cambio de titular. En ese caso, los datos deben solicitarse al titular anterior.

Casos especiales

Cambio de titular

Si el sistema ha tenido un cambio de titular:

En este caso:

Pagos e Ingresos

El apartado de Pagos e Ingresos permite registrar movimientos de dinero en caja que no corresponden a ventas normales.

Incluye:

Estos movimientos afectan directamente al arqueo de caja.

¿Para qué sirve?

Permite:

Relación con clientes (muy importante)

Este apartado puede utilizarse para registrar cobros de clientes, indicando el cliente en el movimiento.

Sin embargo:

No es la forma recomendada para gestionar deudas o facturas de clientes.

Uso recomendado

Para cobrar deudas o facturas:

Así se gestiona correctamente la deuda y su seguimiento.

Uso alternativo

Desde Pagos e Ingresos:

Acceso

Desde:
Control y Gestión > Pagos e Ingresos

Tipos de movimientos

Pago

Un pago es una salida de dinero de la caja.

Ejemplos:

Ingreso

Un ingreso es una entrada de dinero en caja.

Ejemplos:

Cómo realizar un pago o ingreso

Selección de tipo

Datos a introducir

Confirmar operación

El movimiento se registra y afecta al arqueo de caja.

Modificar o anular movimientos

No se pueden editar ni eliminar directamente.

Cómo corregir un error

Rectificar importe

Ejemplo:

Anular un movimiento

Ejemplo:

Recomendación

Consulta de movimientos

Buscar movimientos

Opciones disponibles

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Para qué sirve Pagos e Ingresos?

Para registrar movimientos de dinero en caja.

¿Puedo cobrar una deuda desde aquí?

Sí, indicando el cliente en el movimiento.

Sin embargo, no es lo recomendable.
Para un control correcto, debe hacerse desde la cuenta del cliente.

¿Qué es un pago?

Una salida de dinero de caja.

¿Qué es un ingreso?

Una entrada de dinero en caja.

¿Se pueden modificar los movimientos?

No, deben corregirse con movimientos contrarios.

¿Cómo anulo un movimiento?

Haciendo el movimiento contrario por el mismo importe.

¿Cómo corrijo un importe incorrecto?

Haciendo un movimiento por la diferencia.

¿Por qué aparece un cobro de cliente como ingreso?

Porque los cobros se registran como entradas de dinero en caja.

¿Afecta al arqueo de caja?

Sí, todos los movimientos afectan.

Agenda / Dietario

El módulo Agenda / Dietario permite organizar citas y gestionar recordatorios dentro del sistema.

Incluye dos partes:

¿Para qué sirve?

Permite:

Acceso

Desde:
Control y Gestión > Agenda / Dietario

Dietario (citas)

¿Qué es?

El Dietario es un calendario donde se gestionan citas por día y por vendedor.

Funcionamiento

Gestión de citas

Otras opciones

Uso típico

Agenda (avisos)

¿Qué es?

La Agenda permite crear avisos que aparecen al iniciar el programa.

Funcionamiento

Avisos en Agenda

Importante: Para que los avisos de la agenda se muestren automáticamente al iniciar el programa, es necesario que el parámetro local 18 tenga el valor S.

Si este parámetro tiene  valor N los avisos no aparecerán al iniciar la aplicación.

 

Crear avisos

Eliminar avisos

Opciones

Uso típico

Integraciones automáticas

El sistema puede generar avisos automáticamente en la Agenda:

Permisos PVR

Calendario de sacas (Logista)

Visualización de avisos

Funcionamiento general

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Qué diferencia hay entre Agenda y Dietario?

¿Cómo creo una cita?

Desde el Dietario, con F8 Nueva cita.

¿Cómo creo un aviso?

Desde la Agenda, seleccionando día y creando aviso.

¿Cuándo aparecen los avisos?

Al iniciar el programa.

¿Puedo poner avisos con antelación?

Sí, indicando los días al crear el aviso.

¿Para qué sirve el Dietario?

Para organizar citas y tareas diarias.

¿Se pueden imprimir las citas?

Sí, con F7 Listados.

¿El sistema crea avisos automáticamente?

Sí, en algunos casos como:

Cajones Inteligentes

El módulo de cajones inteligentes permite integrar dispositivos automáticos de gestión de efectivo en el sistema.

Estos dispositivos se encargan de:

¿Para qué sirve?

Permite:

Funcionamiento

Durante el proceso de venta:

  1. El sistema envía el importe al cajón inteligente
  2. El cliente introduce el dinero
  3. El cajón valida el importe
  4. Devuelve el cambio automáticamente

El empleado no interviene en el manejo del efectivo.

Modelos compatibles

El sistema permite trabajar con distintos tipos de cajones inteligentes:

Características principales

Ventajas

Funcionamiento en el sistema

Requisitos

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Qué es un cajón inteligente?

Un dispositivo que gestiona automáticamente el cobro en efectivo.

¿Para qué sirve?

Para automatizar el cobro y evitar manipular dinero.

¿El empleado tiene que tocar el dinero?

No, el cajón gestiona todo el proceso.

¿Qué ventajas tiene?

Reduce errores, mejora el control y aumenta la seguridad.

¿Dónde se usa?

Durante el cobro en la pantalla de ventas.

¿Todos los estancos lo tienen?

No, es un módulo opcional.

¿Qué modelos son compatibles?

CashKeeper, Cashlogy, CashDro, CashProtect, Glory y SmartTill.

¿Qué pasa si no está configurado?

No se podrá utilizar el cajón inteligente.

Diccionario de términos

Comprobaciones / notas importantes

Es habitual que los clientes utilicen términos distintos a los del programa. A continuación se indican las equivalencias más comunes

Diccionario de términos

Diccionario de términos (cliente vs sistema)

¿Qué es?

Es un conjunto de equivalencias entre los términos que utilizan los clientes y los que utiliza el sistema.

¿Para qué sirve?

Permite:

Listado / contenido principal

Equivalencias habituales:

Comprobaciones / notas importantes

Importante:
El agente debe interpretar siempre la intención del cliente utilizando estas equivalencias para dirigir la respuesta al módulo correcto.

Cursos / Formaciones / Cursillos

Acceso:

Diccionario de términos

Prioridades

Título del módulo

Prioridad de módulos según tipo de consulta

¿Qué es?

Define qué módulo debe utilizarse según la intención del cliente.

¿Para qué sirve?

Permite:

Listado / contenido principal

Prioridad de uso de módulos:

Comprobaciones / notas importantes

Importante:
Si la consulta está relacionada con gestoría, Hacienda o listados por periodo, debe priorizarse siempre el uso de Listado contable.

Datos para Copilot (agente clásico)

Intención: Prioridad de módulos

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
Según el tipo de consulta, el sistema utiliza distintos módulos. Para gestoría o listados por periodo se debe utilizar Listado contable. Para análisis interno se utiliza Análisis de Ventas.

Diccionario de términos

Casos típicos y resolución de consultas



¿Qué es?

Recopilación de consultas reales de clientes y el módulo correcto para resolverlas.

¿Para qué sirve?

Permite:

Listado / contenido principal

Casos habituales:

Comprobaciones / notas importantes

Importante:
Siempre debe interpretarse la intención real del cliente, aunque utilice términos distintos a los del sistema.

Datos para Copilot (agente clásico)

Intención: Consultas habituales

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
Según la consulta, el sistema utiliza distintos módulos. Indica qué necesitas y te guiaré al módulo correcto para resolverlo.

Caso típico: El cajón se abre al cobrar con tarjeta / VISA y no quiero que se abra. 

Si queremos que el cajón portamonedas no se abra al realizar cobros con tarjeta o VISA, debemos modificar un parámetro del sistema.

Pasos:

Con esta modificación, el cajón dejará de abrirse automáticamente en las ventas cobradas con tarjeta o VISA.

Pedido

En este documento, el término “pedido” hace referencia a pedidos de mercancía realizados a proveedores para introducir productos en stock.

Importante:

Algunos clientes también utilizan la palabra “pedido” para referirse a boletos o reservas gestionadas por promotores.
Ese uso no corresponde a la gestión de stock ni a pedidos de proveedor descritos en este documento.

TPV

En la documentación y dentro del programa, TPV hace referencia al Terminal Punto de Venta, es decir, el sistema o pantalla de ventas del programa.

Importante:

Algunos clientes también utilizan la palabra “TPV” para referirse al datáfono o terminal de cobro con tarjeta.

Dependiendo del contexto, una consulta sobre “TPV” puede estar relacionada con:

El programa de ventas
La pantalla de ventas
El datáfono o terminal bancario de cobro

Y si quieres reforzar todavía más al agente sin afectar módulos concretos, puedes añadir debajo:

Frases habituales relacionadas

Con esto ayudas muchísimo al enrutado semántico sin contaminar documentos funcionales de Ventas, Datáfono o Redsys.

 

Normativa y cumplimiento legal

Normativa y cumplimiento legal

Ticket Bai

Sistema: EstancosElite
Tipo: Normativa
Módulo: TicketBAI

Este documento explica la normativa legal. No incluye el uso dentro del programa.

¿Qué es?

TicketBAI es un sistema obligatorio de control fiscal implantado en el País Vasco que regula cómo se deben emitir, registrar y comunicar las ventas realizadas por un negocio.

Su objetivo es evitar el fraude fiscal mediante el envío automático de la información de las ventas a la Hacienda correspondiente.

¿Para qué sirve?

Funcionamiento general

Aspectos importantes

Obligaciones del negocio

Errores comunes

Importante

Esta normativa es de carácter legal.

El programa permite cumplir con TicketBAI, pero no define la normativa.

Si necesitas saber cómo se utiliza dentro del programa, debes consultar la documentación del módulo correspondiente.

Datos para Copilot

Intención: normativa ticketbai qué es

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
TicketBAI es un sistema obligatorio de control fiscal que registra y envía automáticamente las ventas a Hacienda para evitar el fraude.

Intención: normativa ticketbai obligatorio

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
TicketBAI es obligatorio en el País Vasco y exige que todas las ventas se registren y se envíen automáticamente a Hacienda.

Intención: errores ticketbai

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
Los problemas de TicketBAI suelen estar relacionados con la conexión a internet, el certificado digital o la configuración fiscal.

Normativa y cumplimiento legal

Verifactu

Sistema: EstancosElite
Tipo: Normativa
Módulo: VeriFactu

Este documento explica la normativa legal de VeriFactu. No incluye el uso dentro del programa.

¿Qué es?

VeriFactu es un sistema de control fiscal impulsado por la Agencia Tributaria que regula cómo se deben generar, registrar y conservar las facturas.

Forma parte de la normativa antifraude y obliga a utilizar sistemas que garanticen la integridad y trazabilidad de la información.

¿Para qué sirve?

Funcionamiento general

Aspectos importantes

Obligaciones del negocio

Errores comunes

Importante

Esta normativa es de carácter legal.

El programa permite cumplir con VeriFactu, pero no define la normativa.

Si necesitas saber cómo configurarlo o utilizarlo dentro del programa, consulta el módulo correspondiente.

Datos para Copilot

Intención: normativa verifactu qué es

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
VeriFactu es un sistema de control fiscal que obliga a que las facturas se generen y almacenen de forma segura para evitar manipulaciones.

Intención: diferencia verifactu ticketbai

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
No son lo mismo.

TicketBAI es obligatorio en el País Vasco y envía las ventas automáticamente a Hacienda.

VeriFactu es una normativa estatal que regula cómo deben generarse y almacenarse las facturas.

Intención: normativa verifactu obligatorio

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
VeriFactu obliga a utilizar sistemas de facturación que garanticen la integridad y trazabilidad de las facturas, dentro de la normativa antifraude.

Normativa y cumplimiento legal

Límite de pagos en efectivo

Sistema: EstancosElite
Tipo: Normativa
Módulo: Pagos en efectivo

¿Qué es?

Es la limitación legal para realizar pagos en efectivo cuando una de las partes actúa como empresario o profesional.

Límite actual

El límite general en España es de 1.000 euros por operación.

¿Qué significa en la práctica?

Aspectos importantes

Obligaciones del negocio

Sanciones

El incumplimiento puede conllevar sanciones económicas tanto para el negocio como para el cliente.

Importante

Esta normativa es de carácter legal.

El programa permite registrar los cobros, pero no define los límites legales.

Datos para Copilot

Intención: límite pago efectivo

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
El límite legal de pago en efectivo es de 1.000 euros por operación.

Si se supera, el pago debe realizarse mediante tarjeta u otro medio electrónico.

Normativa y cumplimiento legal

Licencia Trazabilidad

Importante: Licencia necesaria para la trazabilidad para: bares/segundo canal/pvr

Para poder activar el centro de control de trazabilidad en el programa y enviar información al repositorio, es necesario disponer de la licencia de trazabilidad activa.

Sin esta licencia no será posible activar correctamente la trazabilidad en el programa.

Para más información sobre esta licencia, el cliente deberá ponerse en contacto con el departamento comercial.

La conexión con el repositorio y el uso de trazabilidad requieren disponer de la licencia correspondiente.

Normativa y cumplimiento legal

RGPD/LOPD

Para cumplir con la normativa de RGPD/LOPD (Reglamento General de Protección de Datos), es necesario configurar el texto legal que aparecerá al pie de las facturas.

Este texto debe introducirse en:

Control y gestión → Parámetros y configuración → Configuración facturas → F8 Texto LOPD

En este apartado se copiará el texto facilitado por el consultor, asesor legal externo especializado o Delegado de Protección de Datos (DPD) de la empresa. Puede que sea Conversia quienes le hayan facilitado dicho texto.

 

Normativa y cumplimiento legal

Control de venta máxima en labores de tabaco

Sistema: EstancosElite
Tipo: Normativa y configuración
Módulos relacionados: Ventas, Artículos, Subfamilias y Modificación de artículos

¿Qué es?

EstancosElite dispone de un control de venta máxima para labores de tabaco. El sistema revisa la venta completa antes de finalizarla y muestra un aviso cuando se supera alguno de los límites configurados.

El control está pensado para las ventas directas de mostrador sin cliente asignado, es decir, operaciones que no llevan una factura ordinaria nominativa. Las ventas a puntos de venta con recargo y otras operaciones con trazabilidad deben consultarse en su documentación específica.

Valores máximos por operación

El criterio del control es no superar los siguientes valores:

Tipo de labor Valor máximo Unidad de control
Cigarrillos 800 Unidades
Cigarritos 400 Unidades
Puros 200 Unidades
Otras labores de tabaco 1.000 Gramos

¿Cómo realiza el cálculo el programa?

El programa utiliza el campo Unidades / Gramaje de la ficha del artículo. Este campo indica cuántas unidades contiene cada cajetilla o envase, o cuántos gramos contiene el producto.

El sistema no cuenta únicamente el número de líneas de la venta. Calcula las unidades reales o los gramos y suma todos los artículos que pertenecen al mismo tipo de labor.

Configuración inicial

1. Activar el control en parámetros globales

Accede a Control y Gestión > Parámetros y Configuración > Parámetros Globales.

2. Configurar el tipo de labor en las subfamilias

Accede a Control y Gestión > Familias y F. pago > Subfamilias y selecciona la subfamilia que quieras configurar.

En el campo Tipo labores, selecciona la clasificación correspondiente:

Código Tipo de labor Valor máximo
CIG Cigarrillos 800 unidades
CIT Cigarritos 400 unidades
PUR Puros 200 unidades
GRM Gramos 1.000 gramos

Al indicar el tipo de labor:

Por ejemplo, si una subfamilia contiene cajetillas de 20 unidades, se puede asignar inicialmente el valor 20. Después deben revisarse los artículos que tengan un formato diferente.

Revisar o modificar Unidades / Gramaje

Opción 1: modificar un artículo

Desde la ficha del artículo, revisa el campo Unidades / Gramaje y corrige manualmente el valor cuando el formato del producto sea diferente.

Opción 2: modificar varios artículos

Accede a Modificación de Artículos > Modificar unidades (labores de tabaco). Puedes filtrar por familia, subfamilia o proveedor y modificar directamente el valor de unidades o gramaje de los artículos mostrados.

Funcionamiento en el TPV

Preguntas frecuentes

¿Cuántos cigarrillos se pueden incluir en una venta?

El control permite hasta 800 unidades de cigarrillos por operación. El valor configurado no se debe superar.

¿Cuántos cigarritos se pueden vender?

El valor máximo configurado para cigarritos es de 400 unidades por operación.

¿Cuántos puros se pueden vender?

El valor máximo configurado para puros es de 200 unidades por operación.

¿Cuántos gramos de tabaco se pueden vender?

Para otras labores de tabaco, el valor máximo configurado es de 1.000 gramos por operación.

¿Cómo se controlan los gramos?

El programa multiplica la cantidad vendida por el valor del campo Unidades / Gramaje del artículo y acumula el resultado con el resto de productos del mismo tipo de labor.

¿Por qué aparece el aviso si ningún artículo supera el límite por separado?

Porque el programa suma todos los artículos del mismo tipo de labor. La superación puede deberse a la combinación de varios productos o de distintas subfamilias.

¿Qué debo revisar si el aviso aparece con un valor incorrecto?

Comprueba el tipo de labor de la subfamilia y el campo Unidades / Gramaje de los artículos. Revisa especialmente los formatos de 22 o 24 unidades y los envases con gramajes distintos.

Datos para Copilot

Intención: Control de venta máxima de tabaco, límites de unidades, control de gramos o configuración de unidades/gramaje.

Frases de entrenamiento:

Respuesta recomendada: EstancosElite controla la venta máxima por tipo de labor. Los valores configurados son: cigarrillos, 800 unidades; cigarritos, 400 unidades; puros, 200 unidades; y otras labores, 1.000 gramos. Para calcularlo utiliza el campo Unidades / Gramaje de cada artículo y suma los productos del mismo tipo de labor. Si se supera un valor, muestra un aviso al totalizar la venta.

Importante

Para que el control funcione correctamente, debe estar activo el parámetro 54, las subfamilias deben tener asignado el tipo de labor correcto y los artículos deben tener informado su valor real de Unidades / Gramaje.

Aclaración sobre tabaco rubio y tabaco negro

Las expresiones tabaco rubio y tabaco negro no son tipos de labor independientes para este control.

Si se trata de cigarrillos, todos se clasifican como Cigarrillos (CIG), con independencia de que sean rubios o negros, de la marca o del formato. El sistema suma todos los cigarrillos de la venta y no se deben superar 800 unidades en total. Este límite se controla por unidades, no por gramos.

Si se trata de tabaco rubio o negro para liar, picadura u otra presentación que no sea un cigarrillo, debe clasificarse como Otras labores de tabaco (GRM). En ese caso, se acumula el peso en gramos y no se deben superar 1.000 gramos en total.

¿Cuál es el límite del tabaco rubio o negro?

No existe un límite separado para el tabaco rubio y otro para el tabaco negro. Si son cigarrillos, se suman todos los cigarrillos de la venta y no se deben superar 800 unidades. Si es picadura o tabaco para liar, se controla como otras labores y no se deben superar 1.000 gramos. Para comprobar cómo se calcula un artículo concreto, revisa su tipo de labor y el campo Unidades / Gramaje.

Frases de entrenamiento adicionales:

Seguridad y buenas prácticas

Seguridad y buenas prácticas

Seguridad informática en el estanco (EDR)

Sistema: EstancosElite
Tipo: Normativa / Seguridad
Módulo: Seguridad informática (EDR)

¿Qué es?

EDR (Endpoint Detection and Response) es una solución de seguridad informática diseñada para proteger los equipos del estanco frente a amenazas como virus, malware, accesos no autorizados o ataques informáticos.

Su objetivo es detectar, analizar y responder a incidentes de seguridad en tiempo real.

¿Para qué sirve?

Funcionamiento general

Aspectos importantes

Riesgos que ayuda a prevenir

Obligaciones y buenas prácticas

Errores comunes

Importante

La seguridad informática es una responsabilidad del negocio.

El programa de gestión ayuda a operar el estanco, pero la protección de los equipos y la información depende de las medidas de seguridad implantadas.

Datos para Copilot (uso interno del agente)

Intención: seguridad estanco

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
Para proteger el estanco es importante contar con medidas de seguridad informática como soluciones EDR, que permiten detectar y bloquear amenazas en tiempo real.

Intención: qué es edr

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
EDR es una solución avanzada de seguridad que protege los equipos detectando y respondiendo a amenazas como virus, accesos no autorizados o ataques informáticos.

Intención: problemas seguridad

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:
Los problemas de seguridad suelen deberse a virus, software malicioso o accesos no autorizados.

Se recomienda utilizar soluciones avanzadas como EDR, mantener los equipos actualizados y evitar instalar software desconocido.

Incidencias al abrir el programa

Incidencias al abrir el programa

Sistema comunica

En comunica:

Si al intentar acceder al programa aparece algún aviso o error relacionado con la base de datos, es necesario ponerse en contacto con el servicio técnico para que puedan revisar y reparar la base de datos.

No se recomienda continuar realizando pruebas ni reiniciar repetidamente el programa, ya que podría empeorar la incidencia.

Incidencias al abrir el programa

Incidencias al abrir el programa

Terminales en Red Directa

El terminal (2, 3, 4...) no arranca: 
  1. Lo primero que deberemos revisar es si ese terminal tiene acceso a internet. Para ello abriremos el navegador (google chrome, firefox, edge...) y procederemos a hacer una búsqueda. Si responde correctamente, sabremos que tenemos conexión.
  2. Revisar si el terminal esta en la misma red que el ordenador principal. Para ello deberemos verificar si esta conectado a la misma red de internet.
  3. Dao

El ordenador principal (master) no arranca: 

  1. Revisar si al abrir el programa aparece algún error o mensaje. Por ejemplo: no se encuentra la base de datos. En este caso deberás ponerte en contacto con nosotros.
  2. Revisar la instalación de las herramientas de windows dao v7 o dao v10.
Error 3343 - No se reconoce el formato de la base de datos en RD

    Solución: Si es RD revisar en el master que este cerrado el “Qtrace.exe” “huella.exe”, “multitienda.exe” cualquier aplicación que este leyendo la BD y volver a ejecutar el programa para reparar la BD

Incidencias al abrir el programa

Si al abrir el programa aparece el siguiente mensaje de Windows:

“¿Quieres permitir que esta aplicación haga cambios en el dispositivo?”

Debemos pulsar Sí para permitir que el programa se ejecute correctamente.

Este mensaje es una confirmación de seguridad de Windows y puede aparecer dependiendo de la configuración del equipo o tras una actualización del programa.

Incidencias al abrir el programa

Reglas de clasificación de incidencias

Reglas de clasificación de incidencias

Reglas de clasificación de incidencias

Objetivo

Estas reglas tienen como finalidad evitar diagnósticos incorrectos y asegurar que las incidencias relacionadas con el programa Estancos se clasifican correctamente frente a problemas del terminal o sistema.

1. Incidencias de acceso al programa Estancos

Descripción del caso

El cliente indica que:

Comprobaciones obligatorias

Antes de escalar la incidencia, se debe comprobar:

1. Programa Estancos

2. Entorno del terminal

Resolución según resultado 

Si se localiza el ejecutable

Si NO se localiza el ejecutable

Y tras haber comprobado:

👉 Si el problema persiste, se debe contactar con el servicio técnico.

 2. Reglas de clasificación obligatorias

 Interpretación de incidencias

Cuando el usuario haga referencia a:

 Se debe considerar siempre una incidencia del software Estancos, nunca del terminal.

 Prohibido en estos casos

No se debe recomendar:

Acciones permitidas

 Escalado a servicio técnico

Se debe escalar al servicio técnico cuando:

Guía rápida de accesos y navegación

Este documento recoge rutas de acceso, accesos rápidos y pasos básicos de navegación dentro de Estancos Élite.

Incluye información sobre:

La información está orientada a consultas rápidas de navegación y soporte operativo.

Ventas

¿Cómo accedo a Ventas?

Al abrir el programa aparece el menú principal.

Para acceder a Ventas:

¿Cómo cerrar o totalizar una venta?

Desde la pantalla de Ventas:

La operación puede realizarse utilizando:

¿Cómo seleccionar la forma de pago?

Desde la pantalla de ventas:

En la pantalla de cobro:

Importante:

Por defecto, normalmente aparecerá seleccionada la forma de pago Efectivo.

Para cambiarla:

Al pulsar F5 – Forma de pago:

Ejemplos habituales:

Una vez localizada:

Ventas Anteriores

¿Cómo accedo a Ventas Anteriores?

Desde la pantalla de ventas:

¿Cómo buscar una venta?

Desde la pantalla de Ventas anteriores:

Buscar por referencia de venta

Si conocemos la referencia de la venta:

Buscar navegando entre ventas

Buscar por fecha

Si conocemos la fecha de la venta:

¿Cómo reimprimir un ticket?

Desde la pantalla de Ventas anteriores:

¿Cómo abono una venta?

Desde la pantalla de Ventas anteriores:

Si la venta no es de tabaco

Si la venta es de tabaco con trazabilidad

El programa preguntará si queremos abonar la venta completa.

Si pulsamos “Sí”

Si pulsamos “No”

Una vez revisado:

FAQ Soporte técnico / Incidencias habituales

FAQ Soporte técnico / Incidencias habituales

Antivirus / Kaspersky

 

Antivirus / Kaspersky
 

Algunos clientes pueden contactar indicando incidencias relacionadas con el antivirus o la renovación de Kaspersky.

Por ejemplo:

“El antivirus está caducado”
“Kaspersky ha expirado”
“Quiero renovar el antivirus”
“No me funciona el antivirus”
“No hemos recibido la renovación del antivirus”

En estos casos:

El cliente deberá ponerse en contacto con el servicio técnico para que puedan revisar la situación y gestionar la renovación o incidencia correspondiente.

Importante:

La renovación y gestión del antivirus se realiza desde el departamento técnico.

Intención: Renovación antivirus

Frases de entrenamiento
  • se me ha caducado el antivirus
  • kaspersky caducado
  • renovar antivirus
  • renovar kaspersky
  • quiero renovar el antivirus
  • no me funciona kaspersky
  • incidencia antivirus
  • problema antivirus
  • el antivirus ha expirado
  • aviso kaspersky
  • licencia antivirus
  • renovar licencia kaspersky
  • el antivirus está vencido
  • error antivirus
  • soporte kaspersky
  • necesito renovar el antivirus
  • me sale aviso de antivirus
  • el kaspersky dice que está caducado

Respuesta del bot

Si la incidencia está relacionada con el antivirus o la renovación de Kaspersky, será necesario ponerse en contacto con el servicio técnico.

Desde el departamento técnico podrán revisar la situación y gestionar la renovación o incidencia correspondiente.


Y además esto tiene otra ventaja importante:
evitas que el agente empiece a inventar pasos técnicos sobre:

  • desinstalar antivirus
  • activar licencias
  • buscar claves
  • configurar Kaspersky

que es exactamente el tipo de “alucinación técnica” que luego suele dar problemas.


 



FAQ Soporte técnico / Incidencias habituales

Consultas externas al software

Necesito la factura del mantenimiento

Respuesta completa que debe proporcionar:
Las facturas de mantenimiento son gestionadas por el departamento de Administración. Se debe informar al cliente de que puede contactar con dicho departamento de cualquiera de las siguientes formas:

Será el departamento de Administración quien pueda atender esta consulta y facilitar la información relacionada con facturas de mantenimiento, cobros o cualquier otra gestión administrativa.

No puedo acceder al Portal de Clientes

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que el acceso al portal de clientes es un servicio ajeno a nuestra aplicación y, por tanto, no disponemos de acceso a sus credenciales ni podemos gestionar incidencias relacionadas con dicho portal.

El cliente deberá ponerse en contacto directamente con el servicio de atención al cliente o soporte técnico del portal al que desea acceder, donde podrán ayudarle con problemas de acceso, recuperación de usuario o contraseña, bloqueos de cuenta u otras incidencias relacionadas.

No recuerdo el usuario o la contraseña del Portal de Clientes

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que las credenciales de acceso al portal de clientes son gestionadas por el propio portal y que no disponemos de acceso a dicha información.

El cliente deberá utilizar las opciones de recuperación de usuario o contraseña disponibles en el propio portal o ponerse en contacto directamente con su servicio de atención al cliente o soporte técnico para que puedan ayudarle a recuperar el acceso.

No puedo acceder a la página de la Casa de la Moneda (FNMT)

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que el acceso a la página de la Casa de la Moneda (FNMT) es un servicio ajeno a nuestra aplicación y, por tanto, no podemos gestionar incidencias relacionadas con dicho acceso.

El cliente deberá ponerse en contacto directamente con la FNMT para recibir asistencia sobre problemas de acceso, recuperación de credenciales, incidencias técnicas de la página web o cualquier otra consulta relacionada con sus servicios.

Tengo problemas con mi certificado digital o con su renovación

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que la gestión, renovación y soporte de los certificados digitales es ajena a nuestra aplicación y que no disponemos de acceso ni capacidad para realizar gestiones sobre los mismos.

El cliente deberá ponerse en contacto con el organismo o la página oficial donde tramitó su certificado digital para recibir asistencia sobre incidencias relacionadas con su emisión, renovación, instalación, caducidad o funcionamiento.

Quiero información sobre equipos, terminales o nuevas adquisiciones

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que las consultas relacionadas con la adquisición de nuevos equipos, terminales, ampliaciones de hardware o información comercial son gestionadas por nuestro departamento Comercial.

El cliente puede contactar con dicho departamento llamando al teléfono 900 118 694 o generando una llamada desde nuestro programa. Una vez recibida la solicitud, un compañero del equipo Comercial se pondrá en contacto con él a la mayor brevedad posible para asesorarle y facilitarle la información que necesite.

Necesito descargar o consultar una factura de DISA

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que las facturas y consultas relacionadas con los servicios de DISA son gestionadas directamente por dicha entidad, por lo que deberá ponerse en contacto con su servicio de atención al cliente.

Los datos de contacto de DISA pueden consultarse desde el propio programa accediendo al menú de Recargas y pulsando la tecla F10 - Contacto DISA. En esta opción encontrará los teléfonos de contacto, así como información sobre los horarios de atención para poder realizar su consulta.

No puedo descargar el trimestral de Logista

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que la descarga y gestión de los documentos trimestrales de Logista es un servicio ajeno a nuestra aplicación y, por tanto, no podemos intervenir ni gestionar incidencias relacionadas con dicho proceso.

El cliente deberá acceder al portal de Logista y ponerse en contacto con su servicio de soporte o atención al cliente, donde podrán ayudarle con cualquier incidencia relacionada con la descarga, consulta o acceso a la documentación trimestral.

Tengo problemas con la web de Logista

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que las incidencias relacionadas con la página web de Logista son ajenas a nuestra aplicación y que no disponemos de acceso ni capacidad para gestionar problemas relacionados con dicho servicio.

El cliente deberá ponerse en contacto directamente con el servicio de soporte o atención al cliente de Logista para recibir asistencia sobre problemas de acceso, funcionamiento de la página web, credenciales, consultas o cualquier otra incidencia relacionada con sus servicios.

Tengo problemas para acceder a mi correo

Respuesta completa que debe proporcionar:
Se debe informar al cliente de que las incidencias relacionadas con plataformas, páginas web o portales externos de proveedores son ajenas a nuestra aplicación y que no disponemos de acceso ni capacidad para gestionar problemas relacionados con dichos servicios.

El cliente deberá ponerse en contacto directamente con el servicio de soporte o atención al cliente del proveedor correspondiente para recibir asistencia sobre problemas de acceso, funcionamiento de la plataforma, recuperación de credenciales o cualquier otra incidencia relacionada con sus servicios.


Sistema comunica y Red directa

Sistema comunica y Red directa

Sistema Comunica y Red directa Explicación

Objetivo

Este documento explica las dos formas de trabajo con varios terminales de venta en un mismo estanco:

Antes de responder a cualquier consulta o realizar una comprobación, es fundamental identificar qué sistema utiliza el cliente.

Regla para el agente: No mezclar ambos modos. Sistema Comunica significa autonomía entre terminales. Red Directa significa trabajo en tiempo real sobre una única base de datos.

Sistema Comunica (OFF-LINE)

¿Qué es?

El Sistema Comunica permite que varios terminales de venta, llamados Slaves, trabajen de forma independiente del ordenador principal, llamado Master.

Cada terminal dispone de su propia base de datos y puede seguir trabajando aunque el Master esté apagado.

¿Para qué sirve?

Permite que los terminales de venta trabajen de manera autónoma y que la información se sincronice posteriormente con el Master.

Funcionamiento

Cada terminal Slave puede registrar:

El Master:

La comunicación de datos se realiza manualmente.

Opciones disponibles

F2 - Comunica

Realiza una comunicación completa entre el Master y los Slaves.

Recomendación: Realizar el arqueo antes de ejecutar F2 - Comunica.

F6 - Actualiza datos

Envía datos desde el Master a los Slaves.

Esta opción se utiliza cuando faltan artículos, clientes o cambios recientes en alguno de los terminales.

F4 - Ver cajas

Muestra el estado de las cajas y permite consultar información consolidada.

Importante: No confundir F4 - Ver cajas con F4 - Reparar, que aparece dentro de determinadas ventanas de error.

F8 - Traspasar imágenes

Copia las imágenes existentes en el Master a los terminales Slaves.

Requisitos

Características clave

Red Directa (ON-LINE)

¿Qué es?

La Red Directa permite que todos los terminales trabajen al mismo tiempo sobre una única base de datos.

¿Para qué sirve?

Funcionamiento

Características clave

Importante: Si el Master está apagado o no existe conexión de red con él, el resto de los terminales no podrá trabajar.

Diferencias clave

Característica Sistema Comunica Red Directa
Funcionamiento OFF-LINE ON-LINE
Base de datos Independiente por terminal Única
Ventas en tiempo real No Sí
Necesita comunicación manual Sí No
Funciona sin el Master Sí No
Dependencia de la red Menor durante la venta Total

Observaciones para el agente

Preguntas habituales

¿Qué es el Sistema Comunica?

Es un sistema en el que los terminales trabajan de forma independiente y sincronizan posteriormente la información con el Master.

¿Qué es la Red Directa?

Es un sistema en el que todos los terminales trabajan conectados en tiempo real sobre una única base de datos.

¿Cuál es la diferencia principal?

¿Puedo vender si el Master está apagado?

¿Por qué no veo las ventas realizadas en otro terminal?

Si trabajas con Sistema Comunica, cada terminal muestra sus propias ventas hasta que se realiza una comunicación completa mediante F2 - Comunica.

¿Cuándo debo usar F2 - Comunica?

Cuando sea necesario sincronizar completamente los datos entre los Slaves y el Master, incluidas las ventas y los movimientos realizados en los terminales.

¿Qué hace F6 - Actualiza datos?

Envía los datos del Master a los Slaves, pero no recoge las ventas ni los movimientos realizados en los terminales.

Sistema comunica y Red directa

Incidencias de Sistema Comunica y Red Directa

Antes de empezar

Antes de realizar cualquier comprobación, confirmar si el cliente trabaja con:

Importante: No aplicar procedimientos de Sistema Comunica a un cliente que trabaja con Red Directa, ni al contrario.

Comprobaciones generales

Antes de repetir una comunicación o realizar una reparación, comprobar:

En Sistema Comunica, comprobar además:

La versión del programa puede comprobarse en la parte superior derecha de la pantalla del menú principal.

No aparecen artículos, clientes o cambios en un terminal

Síntomas

Procedimiento recomendado

  1. Desde el Terminal 1 o Master, acceder a Control y Gestión.
  2. Entrar en Comunicar terminales.
  3. Ejecutar F6 - Actualiza datos.
  4. Comprobar si los datos ya aparecen en los terminales.
  5. Si el problema continúa, ejecutar F2 - Comunica.

F6 - Actualiza datos envía la información del Master a los Slaves, pero no recoge las ventas ni los movimientos realizados en los terminales.

Importante: F2 - Comunica realiza una comunicación completa. Las ventas y los movimientos registrados en los Slaves se enviarán al Master.

Error durante la comunicación

Síntomas

Procedimiento recomendado

  1. Comprobar la conexión de red entre todos los terminales.
  2. Comprobar que todos los terminales tengan la misma versión del programa.
  3. Comprobar que los Slaves estén en el menú principal o con el programa cerrado.
  4. Desde el Master, ejecutar F6 - Actualiza datos.
  5. Si el problema continúa, ejecutar F2 - Comunica.
  6. Si sigue fallando, contactar con el servicio técnico.

Error 3159: No es un marcador válido al comunicar

Este error puede aparecer durante el proceso de comunicación entre el Master y los terminales.

El mensaje mostrado es:

ERROR 3159: No es un marcador válido.

Procedimiento recomendado

  1. Pulsar Aceptar en el mensaje de error.
  2. Salir completamente de la pantalla de Comunicar terminales.
  3. Acceder a Control y Gestión.
  4. Entrar en Verificar datos.
  5. Pulsar intro en la pantalla que aparece.
  6. Esperar a que finalice el proceso.
  7. Volver a Comunicar terminales.
  8. Realizar nuevamente F2 – Comunica.

Importante

No debe intentarse solucionar este error repitiendo continuamente la comunicación sin haber compactado antes los datos.

Si después de compactar los datos el error vuelve a aparecer, será necesario contactar con el servicio técnico.

Error al conectar con la base de datos

Síntoma

Durante la comunicación aparece un mensaje indicando que no se puede conectar con la base de datos.

Procedimiento recomendado

  1. Pulsar F4 - Reparar dentro de la ventana del error.
  2. Esperar a que finalice el proceso de reparación.
  3. Volver a intentar la comunicación.
  4. Si el error continúa, contactar con el servicio técnico.

No confundir: F4 - Reparar no es la misma opción que F4 - Ver cajas.

No se ven las ventas de otro terminal

En Sistema Comunica

Es normal que cada terminal muestre únicamente sus propias ventas hasta que se realice una comunicación completa.

Solución

  1. Desde el Master, acceder a Control y Gestión > Comunicar terminales.
  2. Ejecutar F2 - Comunica.
  3. Comprobar las ventas una vez finalizada la comunicación.

F6 - Actualiza datos no recoge las ventas realizadas en los Slaves.

Los terminales no funcionan en Red Directa

Posibles causas

Procedimiento recomendado

  1. Comprobar que el Master esté encendido.
  2. Comprobar que el programa funcione correctamente en el Master.
  3. Comprobar la conexión de red entre los equipos.
  4. Volver a abrir el programa en el terminal afectado.
  5. Si el problema continúa, contactar con el servicio técnico.

Importante: En Red Directa, el resto de los terminales no puede trabajar si el Master está apagado o no existe conexión de red con él.

Un Slave puede vender, pero no comunica con el Master

En Sistema Comunica, un Slave puede seguir vendiendo aunque no exista comunicación momentánea con el Master.

Procedimiento recomendado

  1. No eliminar ni repetir las ventas registradas en el Slave.
  2. Comprobar la conexión de red.
  3. Comprobar que todos los terminales tengan la misma versión.
  4. Situar los Slaves en el menú principal o cerrar el programa.
  5. Desde el Master, volver a ejecutar F2 - Comunica.
  6. Si continúa sin comunicar, contactar con el servicio técnico.

Las imágenes no aparecen en los Slaves

Procedimiento recomendado

  1. Desde el Master, acceder a Control y Gestión > Comunicar terminales.
  2. Ejecutar F8 - Traspasar imágenes.
  3. Esperar a que finalice el proceso.
  4. Comprobar las imágenes en los Slaves.

Cuándo contactar con soporte técnico

Contactar con el servicio técnico cuando:

Respuestas breves para el agente

No me aparece un artículo en otro terminal

Si trabajas con Sistema Comunica, desde el Master entra en Control y Gestión > Comunicar terminales y ejecuta primero F6 - Actualiza datos. Si el artículo continúa sin aparecer, realiza F2 - Comunica.

No veo las ventas del otro terminal

En Sistema Comunica las ventas no se comparten en tiempo real. Para enviarlas al Master debes realizar F2 - Comunica.

Me aparece un error de base de datos al comunicar

Pulsa F4 - Reparar dentro de la ventana del error y vuelve a intentar la comunicación. Si continúa, contacta con soporte técnico.

Los terminales no funcionan

Primero confirma si trabajas con Sistema Comunica o Red Directa. En Red Directa, comprueba que el Master esté encendido y que exista conexión de red. En Sistema Comunica, los Slaves pueden seguir vendiendo, aunque no puedan sincronizar temporalmente.