Artículos

La sección "Artículos" es una parte fundamental del programa Estancos Elite, diseñada para la gestión integral de los productos en su establecimiento. Desde esta pantalla, usted puede dar de alta, modificar, listar, anular y consultar todos los artículos. Además, permite la modificación de precios y un control exhaustivo de la gestión de stock. El programa incluye, por defecto, artículos genéricos que pueden servir como plantillas para nuevas entradas o ser utilizados en casos específicos.

Crear nuevo artículo

Crear un artículo (también llamado dar de alta un artículo o alta de artículo) permite registrar un nuevo producto o servicio en el sistema para poder venderlo, gestionarlo y controlar su stock.

Este procedimiento se utiliza cuando se quiere dar de alta un producto o servicio que aún no existe en el sistema, ya sea tabaco, prensa u otro tipo de artículo, para poder utilizarlo posteriormente en ventas, pedidos o control de stock.

Si el artículo ya existía anteriormente y fue dado de baja, no debe crearse de nuevo. En ese caso, es necesario reactivarlo.

Las publicaciones periódicas (periódicos, revistas o coleccionables) no deben crearse con este procedimiento.
Para esos casos se debe utilizar el procedimiento específico de alta de artículos de prensa desde el módulo de Prensa.

Para dar de alta un artículo, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo
Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

2. Código del artículo
Al entrar en Artículos, el campo Código aparece rellenado automáticamente.

3. Campos obligatorios del artículo
Los campos indicados a continuación son necesarios para poder guardar el artículo.
Si falta alguno de ellos, el sistema no permitirá completar el alta.

Además de los campos obligatorios, existen otros campos opcionales que permiten ampliar la información del artículo, como precios adicionales (PVP2, PVP3, PVP4) por ejemplo un precio específico para fin de semana, observaciones, imágenes o configuraciones específicas según el tipo de producto.
Estos campos son informativos u opcionales y no impiden guardar el artículo si se dejan vacíos.

4. Guardar el artículo
Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar para finalizar el alta del artículo.
Una vez guardado, el artículo queda creado en el sistema y disponible según su configuración (venta, pedidos y control de stock).

Tras guardar el artículo, el sistema puede solicitar las siguientes opciones:

Códigos de barras en artículos ya creados

Si el artículo ya está creado y necesitas:

Debes utilizar la opción de Asignaciones de artículos. No es necesario crear un nuevo artículo para añadir códigos de barras

Notas importantes sobre la creación de artículos

Problemas habituales

El producto recibido no coincide con el pedido

Puede deberse a:

✔️ Solución:

Revisar el campo Cod.Prov en la ficha del artículo.

El proveedor envía un producto diferente (Logista, Comet, etc.)

Normalmente ocurre porque el código de proveedor no corresponde exactamente con el artículo esperado.

✔️ Solución:

Verificar y corregir el código de proveedor en el artículo antes de realizar el pedido.

Cómo Modificar un artículo

Modificar artículo permite actualizar la información de un artículo ya existente en el sistema, como precios, descripción, proveedor, familia u otros datos asociados.
Este procedimiento se utiliza cuando un artículo ya está creado y es necesario corregir o actualizar alguno de sus datos, sin necesidad de eliminarlo ni volver a crearlo.

Para modificar un artículo, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

2. Búsqueda del artículo

Localiza el artículo que deseas modificar utilizando alguno de los siguientes métodos:

Una vez localizado, accede al artículo para editarlo.

3. Modificación de los campos

Cuando el artículo esté en pantalla, sitúate sobre el campo que quieras cambiar (por ejemplo: PVP1, Familia o Descripción) y realiza la modificación correspondiente.

4. Guardar el artículo

Pulsa Intro hasta el final o haz clic en Insertar / Guardar.
Los cambios quedarán guardados y el artículo se actualizará automáticamente en el sistema.
Las modificaciones se aplicarán a partir de ese momento.

Notas importantes sobre la modificación de artículos

Aclaración

Modificar la familia del artículo solo es necesario cuando el producto está clasificado en una familia incorrecta.
Si la familia es correcta, el cambio debe realizarse en los datos contables del artículo.

El producto ya existe en el sistema

Si al intentar añadir un producto el sistema indica que ya existe, significa que ese código ya está asociado a un artículo en el sistema.

Posibles causas
Cómo solucionarlo

Antes de crear un nuevo artículo:

  1. Busca el producto utilizando:

    • el código de barras

    • el código de proveedor

    • la descripción del artículo

  2. Si encuentras el artículo:

    • revisa si corresponde al producto que deseas crear

    • si es el mismo producto, simplemente modifica los datos necesarios

  3. Si el sistema indica que el código ya existe pero pertenece a otro artículo:

    • comprueba si el fabricante ha reutilizado ese código de barras

    • en ese caso puede ser necesario liberar el código del artículo anterior.

Para realizar esta operación utiliza ALT+B Liberar código de artículo, desde la ficha de artículo.

Importante

El sistema no permite duplicar artículos con el mismo código para evitar errores en ventas y control de stock.

Preguntas relacionadas

Datos para Copilot (agente clásico)

Intención: Modificar precio de compra / coste

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Para modificar el precio de compra de un artículo (coste), es necesario realizar un movimiento de stock.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión.
  2. Entra en Artículos y Prensa.
  3. Busca el artículo que deseas modificar.
  4. Pulsa F2 – Entradas.
  5. Realiza una entrada de stock (puedes introducir cantidad 1 si no necesitas ajustar el stock).
  6. Introduce el nuevo coste en el campo correspondiente.
  7. Pulsa Intro hasta guardar los cambios.

Nota:
En el sistema, el “precio de compra” se corresponde con el coste del artículo.

Dar de baja artículo

Dar de baja un artículo permite dejarlo inactivo en el sistema, de forma que ya no pueda utilizarse.
El artículo no se elimina definitivamente de la base de datos y puede reactivarse en el futuro si fuera necesario.

Antes de realizar la baja, deben cumplirse las dos condiciones siguientes.
Si alguna no se cumple, el sistema no permitirá continuar.

Para dar de baja un artículo, sigue estos pasos:

  1. Ve al menú Control y Gestión > Artículos y Prensa.

  2. Busca el artículo utilizando:

    • el lector de códigos de barras,

    • el código del artículo,

    • el nombre o descripción,

    • o la lupa para ver el listado.

  3. Una vez en la ficha del artículo, pulsa el botón F5 - Baja

  4. Confirma el mensaje del sistema.

Información importante

Liberar código de artículo

Liberar un código permite desvincular un código de barras (EAN) de un artículo existente para que quede libre y pueda asignarse a otro producto distinto.

Este procedimiento también se utiliza cuando al crear un artículo el sistema indica que el código de barras ya existe, porque ese código está asociado a otro artículo.

Para liberar un código de un artículo, sigue estos pasos:

    1. Ve al menú Control y Gestión > Artículos y Prensa.

    2. Busca el artículo que tiene el código asignado, utilizando:

      • el lector de códigos de barras,

      • el código del artículo,

      • el nombre o descripción,

      • o la lupa para ver el listado.

    3. Una vez en la ficha del artículo, pulsa las teclas ALT + B (Liberar códigos).

    4. El sistema te pedirá que escribas o escanees el código exacto que quieres liberar.

    5. Introdúcelo y confirma la operación.

Una vez confirmada la operación:

Notas importantes sobre la liberación de códigos

Preguntas relacionadas

Asignaciones de artículos

Las asignaciones son una funcionalidad que permite vincular uno o varios códigos de barras a un artículo.

Se utilizan tanto para:

Por ejemplo, se utiliza para definir los códigos de los cartones especificando que un cartón contiene X cajetillas.

Asignación simple

Uso: asignar nuevo código a un artículo existente. Por ejemplo, un cartón de tabaco que contiene 10 cajetillas de un mismo tipo de cigarrillo.

Para crear una asignación simple, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.

2. Código de la asignación

3. Tipo de Asignación 

Al preguntar si es asignación múltiple, selecciona NO.

4. Datos de la Asignación 

⚠️ En tabaco, el descuento siempre debe ser 0

5. Guardar la asignación

Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación simple.

Problemas habituales

¿Por qué cuando paso un artículo me sale otro?

Si al escanear un artículo el sistema muestra otro diferente, normalmente significa que el código de barras está asignado incorrectamente dentro del sistema.

Las causas más habituales son:

Comprobaciones recomendadas:

  1. Revisar la ficha del artículo.

Comprobar:

  1. Revisar las asignaciones del artículo.

Verificar que el código de barras no esté asociado a otro producto.

  1. Revisar Asignaciones múltiples.

Acceder a:

Control y Gestión → Asignaciones múltiples

Comprobar que no existan códigos duplicados o asignaciones incorrectas.

Importante:

Si un mismo código está asociado a varios artículos, el sistema puede reconocer un producto diferente al esperado.

Datos para Copilot

Intención: artículo incorrecto al escanear

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Si al escanear un artículo aparece otro diferente, normalmente el código de barras está asociado incorrectamente dentro del sistema o existe una asignación duplicada.

Se recomienda revisar:

Problema habitual: el cartón de tabaco aparece con precio incorrecto

Cuando un cartón de tabaco aparece con un precio incorrecto, normalmente no debe corregirse creando un artículo nuevo ni modificando manualmente el precio del cartón.

En el sistema, los cartones deben estar configurados como asignaciones de la cajetilla. Por tanto, el precio del cartón se calcula según la cajetilla asociada y la cantidad de unidades indicadas en la asignación.

Qué revisar

Accede a:

Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones

Busca el código del cartón y comprueba:

Importante

Los cartones de tabaco no deben crearse como artículos independientes si corresponden al mismo producto en formato cartón. Deben gestionarse desde Asignaciones, vinculando el código del cartón con la cajetilla correspondiente e indicando cuántas unidades contiene.

Si la asignación está mal configurada, el sistema puede mostrar un precio incorrecto, calcular mal el importe de venta o descontar mal el stock.

Datos para Copilot

Intención: Cartón de tabaco con precio incorrecto

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Los cartones de tabaco deben estar configurados como asignaciones de la cajetilla, no como artículos independientes.

Si un cartón aparece con el precio incorrecto, hay que revisar la asignación del cartón y comprobar que esté asociada a la cajetilla correcta y que la cantidad indicada sea la adecuada.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión.
  2. Entra en Artículos y Prensa.
  3. Abre la pestaña Asignaciones.
  4. Busca el código del cartón.
  5. Comprueba que el campo Artículo corresponde a la cajetilla correcta.
  6. Revisa el campo Cdad. e indica las unidades que contiene el cartón.
    • Por ejemplo, si el cartón contiene 10 cajetillas, debe indicar 10.
  7. Comprueba que el campo Descuento esté a 0.
  8. Guarda los cambios con Insertar / Guardar.

Importante:
En tabaco, el descuento debe estar siempre a 0. El cartón debe venderse mediante asignación a la cajetilla, indicando las unidades que contiene.

 

Asignación múltiple

Uso: Varios artículos diferentes, como pack de mechero + papel

Para crear una asignación múltiple, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa y selecciona la pestaña Asignaciones.

2. Código de la asignación

3. Tipo de Asignación 

Al preguntar si es asignación múltiple, selecciona SI

4. Datos de la asignación

5. Añadir artículos a la asignación

Desde la grilla de artículos, selecciona los productos y sus cantidades.

6. Finalizar asignación

Pulsa F2 – Finalizar Asignación e indica el precio de venta del conjunto (Por defecto, mostrará la suma de los PVP de los artículos)

Opcionalmente:

7. Guardar la asignación

Pulsa Insertar / Guardar para finalizar el alta de la asignación múltiple.

Notas importantes sobre las asignaciones

Cuándo modificar o dar de baja una asignación

En la mayoría de casos, si una asignación está mal configurada no es necesario eliminarla, basta con modificarla.

Pasos

  1. Accede a Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones.

  2. Localiza la asignación introduciendo su código.

  3. Ábrela en pantalla.

  4. Modifica el campo necesario, por ejemplo:

    • el artículo asociado es incorrecto

    • la cantidad incluida en la asignación es errónea

    • es necesario ajustar algún dato de la asignación

  5. Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

Utiliza F5 – Baja cuando:

Dar de baja una asignación

Para eliminar una asignación:

  1. Accede a Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones.

  2. Introduce el código de la asignación.

  3. Abre la asignación en pantalla.

  4. Pulsa F5 – Baja para eliminarla.

Una vez eliminada, el código dejará de funcionar como asignación en las ventas.

Corregir errores habituales en asignaciones

Si una asignación no funciona correctamente o se ha creado con datos incorrectos, revisa las siguientes situaciones:

El artículo asociado es incorrecto
Abre la asignación desde Control y Gestión → Artículos y Prensa → pestaña Asignaciones y modifica el campo Artículo con el producto correcto.
Pulsa Insertar / Guardar para aplicar el cambio.

La cantidad incluida en la asignación es errónea
Accede a la asignación y modifica el campo Cdad. con la cantidad correcta.
Guarda los cambios.

El código de asignación ya no debe utilizarse
Localiza la asignación por su código y pulsa F5 – Baja para eliminarla del sistema.

El código escaneado no corresponde al artículo esperado
Comprueba que el código está asociado al artículo correcto dentro de la asignación.
Si es necesario, modifica la asignación o crea una nueva con el código adecuado.

Preguntas relacionadas

Importante sobre formatos de artículos (cartones, cajetillas, packs)

En el sistema, cuando un mismo producto se trabaja en distintos formatos (por ejemplo, cajetillas y cartones), la relación entre ellos se gestiona siempre desde Asignaciones.

Esto significa que:

Esta configuración permite que el sistema:

Importante

La gestión de formatos de un mismo producto (como cartones y cajetillas) se realiza desde Asignaciones, no desde el módulo de Artículos ni desde el campo Unidad de Caja.

Entradas y Salidas de Stock

El control de stock es esencial para un inventario preciso. Estancos Elite exige que cualquier modificación manual se realice mediante Entradas o Salidas para mantener la seguridad y el registro histórico de movimientos.

Entrada de Stock

(Uso: Para pedidos manuales o correcciones de stock al alza)

Para realizar una entrada de stock, sigue estos pasos:

1. Acceso al módulo
Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

2. Búsqueda del artículo

Localiza el artículo utilizando alguno de los siguientes métodos:

3. Entrada de stock

Pulsa la tecla F2 (entradas).

4. Introduce los datos

    • Cdad.: cantidad de artículos a entrar en el stock.

    • Coste: coste sin IVA (se calcula automáticamente en artículos a comisión).

    • IVA %: confirme el porcentaje de IVA de compra.

    • Nuevo PVP 1: verifique o modifique el precio de venta.

    • Nuevo: confirme el proveedor del producto.

5. Guardar el artículo

Pulsa Intro  o haz clic en Insertar / Guardar para finalizar. Pulsa ESC para cancelar.

6. Etiquetas: Indique el número de etiquetas a generar (introduzca 0 si no necesita ninguna).

Salida de Stock

(Uso: Para restar stock, registrar roturas, productos caducados o devoluciones)

Poner stock a 0

Es importante diferenciar entre poner a 0 el stock de un artículo concreto y poner a 0 el stock de todos los artículos de una familia.

1. Poner a 0 el stock de un artículo concreto

Este procedimiento debe utilizarse cuando el cliente quiera poner a 0 el stock de un único artículo.

Acceso al módulo

Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.

Búsqueda del artículo

Localiza el artículo utilizando alguno de los siguientes métodos:

Salida de stock

Pulsa la tecla F3 Salidas para realizar la salida de stock del artículo seleccionado.

2. Poner a 0 el stock de todos los artículos de una familia

Este procedimiento debe utilizarse solo cuando el cliente quiera poner a 0 todos los artículos pertenecientes a una familia.

Para ello, debe acceder a:

Modificación de artículos > Modificar stock > Seleccionar familia > F6 Poner el stock a 0

Es muy importante indicar al cliente que esta opción pondrá a 0 el stock de todos los artículos pertenecientes a la familia seleccionada.

Antes de realizar esta acción, debe comprobar que ha seleccionado la familia correcta.

6. Destino de la salida (solo para mermas):

 

Notas importantes sobre el stock

Salida de stock a mermas

¿Qué es una merma?

Una merma es un artículo que, por deterioro o caducidad, no se puede vender ni devolver al proveedor.

Al pasarlo a mermas:

Pasos para pasar un artículo a mermas

  1. Seleccionar el artículo sobre el que se desea realizar la salida de stock.
  2. Pulsar la tecla F4 Pasar a mermas.
  3. Aparecerá un mensaje donde se debe indicar la cantidad de mermas:
    • Valor positivo: el artículo se descuenta del stock y pasa a mermas.
    • Valor negativo: el artículo se recupera de mermas y vuelve al stock.
  4. En la casilla “Cdad.”, introducir la cantidad de artículos a ajustar.

Unidades de Caja

La unidad de caja indica al sistema cómo se compra, vende y controla el stock de un artículo, si se trabaja por unidades sueltas o por cajas/lotes completos.

Configurar este valor correctamente es vital, ya que afecta directamente al Precio de Venta (PVP) y al Control de Stock.

¿Qué valor debo indicar en la unidad de caja?

Para definir este valor correctamente, debe preguntarse cuántas unidades contiene el formato con el que trabaja el artículo y cómo debe gestionarlo el sistema.

Ejemplos prácticos

Trabajar por Unidades (Valor = 1)

Se utiliza cuando la unidad de venta es el paquete individual, independientemente de cómo venga embalado de fábrica.

Trabajar por Unidades Sueltas (Valor > 1)

Se utiliza cuando recibes un envase grande (mazo, caja, bote) pero vendes el contenido por unidades individuales.

Notas importantes 

Listado de Artículos

El Listado de Artículos permite generar listados de los productos existentes en la base de datos.
Estos listados permiten consultar información de los artículos, como el stock actual registrado en el sistema, sin realizar modificaciones y pueden incluir distintos campos (por ejemplo precio, IVA o familias) según las opciones seleccionadas al imprimir.
Esta pantalla incluye un sistema de filtros avanzados que permite realizar búsquedas muy específicas antes de generar el listado.

Cómo acceder al listado de artículos:
  1. Desde el menú Control y Gestión.
  2. Accede a Artículos y Prensa.
  3. Al entrar en Artículos, pulsa F7 – Listado.
Configuración del Filtro de Búsqueda

La pantalla de filtro se divide en dos partes: la superior para seleccionar el tipo de agrupación y la inferior para la búsqueda propiamente dicha.

Agrupaciones

Estas opciones son excluyentes entre sí para agrupar, pero se pueden combinar con otros filtros:

Filtros de Búsqueda

Los filtros pueden combinarse entre sí para afinar el resultado del listado.

Importante:
Este listado muestra el stock a una fecha, pero el coste y pvp utilizado es el actual del artículo.
No es válido para obtener el coste total del stock en una fecha pasada (por ejemplo, cierre de ejercicio).

Ejecutar la búsqueda

  1. Rellena las casillas del filtro según tus necesidades.

  2. Pulsa F2 – Realizar búsqueda o pulsar intro hasta el final.

  3. El sistema mostrará un listado de los artículos encontrados.

Funciones disponibles tras la búsqueda

Una vez mostrado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

Teclas disponibles
Para qué se utiliza el listado de artículos

Ejemplos:

Importante

Este listado es la forma recomendada para consultar el stock de los artículos.

No se debe utilizar el inventario para consultar el stock, ya que el inventario se utiliza únicamente para ajustar o regularizar las cantidades.

Reutilización de códigos de artículo

La reutilización de códigos permite decidir qué hacer con los códigos de artículos que han sido dados de baja.
Dependiendo de la acción que se desee realizar, el sistema ofrece diferentes opciones para gestionar estos códigos.

Opciones disponibles para reutilizar un código

Al buscar un código de un artículo dado de baja en el módulo de artículos, el sistema mostrará las siguientes opciones:

Opción Acción que realiza el sistema ¿Cuándo usarla?
Liberar Código Desvincula el código del artículo antiguo totalmente. Cuando quieres que ese código quede libre para cualquier producto nuevo en el futuro.
Reasignar Código Permite asignar ese código específico a un nuevo artículo que estás creando ahora mismo. Cuando tienes un producto nuevo y quieres aprovechar el código de uno que ya no existe.
Reactivar Código Recupera la ficha original del artículo sin el cod.prov ni las asignaciones. Cuando borraste un artículo por error y quieres volver a trabajar con él.
No Hacer Nada Cierra la ventana sin realizar cambios en el código. Si has introducido el código por error y no quieres tocar nada.

Notas importantes

Cambio de precios de artículos

El cambio de precios permite modificar el PVP de los artículos.

El método a utilizar depende de lo que necesite:

Cambio de precios manual

Se utiliza cuando desea modificar el precio de un artículo concreto.

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona la opción Artículos y Prensa.

  3. En el campo Código, introduce:

    • El código de barras del producto

    • El código del artículo.

  4. Selecciona el artículo cuyo precio deseas modificar.

  5. En el campo PVP, introduce el nuevo precio.

  6. Pulsa Insert/Guardar para guardar los cambios.

Importante

Cambio de precios automático

Este proceso aparece automáticamente al abrir el programa cuando el sistema detecta actualizaciones disponibles.

Si existen actualizaciones, se muestra una pantalla con las siguientes opciones:

Importante

Cambio de precios semiautomático

Se utiliza cuando desea actualizar los precios de un proveedor concreto revisando cada cambio..

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona la opción Portales de Proveedor.

  3. Elige el proveedor al que deseas actualizar los precios.

  4. Accede a la segunda pestaña Act. Precios.

  5. Pulsa Intro para iniciar el proceso.

  6. El sistema mostrará cada cambio de precio detectado:

    • Pulsa Intro para aceptar el cambio.

    • Pulsa AvPag para rechazar el cambio.

  7. Al finalizar, el sistema mostrará un listado con todos los precios modificados.

Importante

¿Por qué no se actualiza un precio?

Si un precio no se actualiza automáticamente o desde portal, revise:

  1. Conexión a Internet activa.

  2. Si aparece el mensaje:
    “No es posible comprobar si existen actualizaciones disponibles…” puede existir un problema de configuración o conexión.

  3. Que el portal del proveedor esté activado.

  4. Que el código de proveedor esté correctamente informado en la ficha del artículo.

  5. Que el proveedor esté correctamente asignado al artículo.

  6. Que la unidad de caja esté correctamente configurada.

Una configuración incorrecta puede impedir la actualización del precio.

FAQ de Artículos

Este apartado recoge las preguntas más frecuentes relacionadas con la gestión de artículos en el sistema.

¿Cómo realizar un cambio de régimen?

El cambio de régimen permite pasar de Recargo de Equivalencia a Régimen General, o viceversa.

Pasos:

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Ve a Parámetros y Configuración.

  3. En la sección Empresa, pulsa F4 para realizar el cambio de régimen.

  4. El sistema mostrará una pantalla de confirmación del cambio.

Nota: Si el cambio se realiza dentro de los dos primeros meses del año, el sistema avisará para recalcular costes (compras/ventas) automáticamente.

Verificación de artículos

Accede a:
Control y Gestión → Artículos y Prensa → F7 Listados

Comprueba:

Verificación de clientes

¿Cómo corregir los beneficios de un artículo?

Los beneficios se ajustan desde los datos contables del artículo.

Pasos: 

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Artículos y Prensa.

  3. Busca y selecciona el artículo.

  4. Accede a la sección Datos Contables y revisa:

  1. Realiza los ajustes necesarios.

  2. Pulsa Insertar / Guardar para guardar los cambios.

¿Cómo modificar los costes de los artículos?

Para modificar el coste de un artículo es necesario realizar un movimiento de stock.

Pasos

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Ve a Artículos y Prensa.

  3. Busca el artículo que deseas modificar.

  4. Pulsa F2 – Entradas y realiza una entrada de stock
    (puedes introducir cantidad 1 si el stock ya es correcto. Opcionalmente, puedes realizar una salida de stock con F3 – Salidas para equilibrar el stock.).

  5. Introduce el nuevo coste en el apartado correspondiente.

  6. Pulsa Intro hasta guardar los cambios.

¿Por qué no puedo modificar el coste de un artículo?

Puede deberse a que el artículo tiene una comisión configurada.

En estos casos, el sistema no permite modificar directamente el coste.

¿Por qué no puedo modificar un artículo?

Puede deberse a:

Revisa el estado del artículo en Datos Contables, Bloquear artículo=S

¿Cómo bloquear los campos en la ficha de un artículo?

El bloqueo de un artículo impide modificar ciertos campos de su ficha.

Pasos

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Entra en Artículos y Prensa.

  3. Selecciona el artículo.

  4. Accede a Datos Contables.

  5. En la opción Bloquear artículo:

    • S: bloquea el artículo.

    • N: desbloquea el artículo.

  6. Pulsa Insertar / Guardar para confirmar.

¿Puedo tener varios códigos de barras en un mismo artículo?

Sí. Un artículo puede tener varios códigos de barras asociados.

Para ello, se debe utilizar la opción de Asignaciones de artículos

No es necesario crear varios artículos para el mismo producto

Importante:
Aunque un artículo puede tener varios códigos de barras, estos no pueden estar duplicados en otros artículos.

¿Cómo obtener el código de proveedor de un artículo?

Para obtener el código de proveedor de artículos como, puedes hacerlo de varias formas:

1. Buscarlo desde el portal del proveedor (Logista,Comet,Aldista).

2. Buscarlo desde el propio programa

3. Si el artículo ya existe en el sistema

Importante:
El código de proveedor es necesario para que el sistema identifique correctamente el artículo, especialmente en productos de tabaco o relacionados.

Pregunta frecuente: No encuentro un artículo en el portal o catálogo del proveedor

Si no conseguimos localizar un artículo dentro del portal o catálogo de un proveedor, lo primero que debemos hacer es realizar la descarga o actualización del portal que estamos visualizando.

Una vez realizada la descarga:

Si después de actualizar el portal el artículo continúa sin aparecer, el cliente deberá ponerse en contacto directamente con el proveedor correspondiente.

En estos casos, normalmente la incidencia se debe a que el proveedor todavía no ha publicado o cargado el artículo en su portal.

¿Problemas con códigos de proveedor en artículos?

El sistema no permite tener códigos de proveedor ni códigos de barras duplicados..

Si detectas un problema en un artículo (por ejemplo, que no coincide con el pedido o con el producto recibido), normalmente se debe a que el código de proveedor es incorrecto o no está informado.

Cómo corregirlo:

¿Por qué parece que hay artículos duplicados?

El sistema no permite tener artículos duplicados con los mismos códigos.

Sin embargo, puede ocurrir que existan artículos con la misma descripción pero configurados de forma diferente.

Por ejemplo:

En estos casos, el sistema los trata como artículos distintos, aunque parezcan iguales.

Cómo corregirlo:

Importante:
Antes de eliminar un artículo, asegúrate de que no tenga movimientos de stock o ventas asociados.

¿Cuándo utilizar asignaciones de artículos?

Las asignaciones de artículos se utilizan cuando un mismo producto necesita:

No se deben crear varios artículos si se pueden usar asignaciones.

El producto recibido no coincide con el pedido

Si un producto recibido no corresponde con el pedido, normalmente se debe a un código de proveedor incorrecto.

Qué debes revisar:

¿Por qué un artículo tiene un precio incorrecto?

Depende del tipo de artículo:

Artículos de tabaco

El precio del tabaco está regulado y se actualiza automáticamente según los datos oficiales del BOE.

Si un artículo tiene un precio incorrecto, normalmente se debe a:

El precio no puede modificarse manualmente, ya que se actualiza automáticamente.

Resto de artículos (precio libre)

En los artículos con precio libre, el precio depende de la configuración del artículo.

Puede variar por:

En estos casos, se recomienda revisar la ficha del artículo y sus datos contables.

Importante:
Antes de realizar cambios, comprueba siempre si se trata de un artículo de tabaco o no.

¿Por qué un artículo de tabaco vuelve a tener un precio incorrecto después de actualizar precios?

Los precios del tabaco se actualizan automáticamente en el sistema según los datos oficiales publicados en el BOE.

Si después de una actualización un artículo vuelve a tener un precio incorrecto, normalmente se debe a una configuración errónea del artículo.

Qué debes revisar

Importante

¿Se puede desglosar el IVA en una factura de sellos?

No.

Los sellos no llevan IVA desglosado, ya que se consideran efectos timbrados y se venden por su valor oficial.

Por este motivo, no es posible emitir facturas con IVA para este tipo de artículos.

Importante

Si un cliente solicita IVA desglosado:

¿Cómo obtener el coste total del stock a 31 de diciembre o cierre de ejercicio?

Para obtener el coste total del stock a cierre de año, debes utilizar el módulo Resumen de ejercicio (F5), ya que el listado de artículos no muestra el coste de ese momento.

¿Cómo puedo analizar compras o ventas por promotor?

Para poder realizar análisis de compras o ventas por promotor, es necesario que los artículos tengan informado este dato en su ficha.

Si el campo “Promotor” no está rellenado en los artículos, el sistema no podrá agrupar ni mostrar la información correctamente en los informes.

Pasos recomendados:

Una vez informado el promotor en los artículos, podrás utilizar los distintos listados y análisis para obtener información filtrada o agrupada por promotor.

 

¿Cómo puedo consultar qué artículos se han dado de baja?

Actualmente no existe un filtro específico para visualizar artículos dados de baja desde los listados de artículos.

Para consultar las bajas realizadas:

  1. Accede a Control y Gestión → Vendedores y Horarios.
  2. Abre la pestaña Incidencias.
  3. Selecciona el rango de fechas que deseas consultar.
  4. En el campo Incidencias, selecciona Baja del artículo.

El sistema mostrará todas las bajas de artículos registradas en el periodo seleccionado, indicando la fecha y hora en la que se realizó cada baja.

Nota: La consulta de artículos dados de baja no se realiza desde Artículos → F7 Listados, ya que actualmente no existe un filtro específico para ello.

Inventario

El Inventario es el proceso mediante el cual se revisa, comprueba y ajusta el stock del almacén para que coincida con el stock registrado en el sistema.
Este proceso se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para verificar posibles diferencias, corregir errores y asegurar la fiabilidad de los datos de ventas, compras y cierres de ejercicio.

¿Para qué sirve el Inventario?

Importante

El Inventario no se utiliza para consultar el stock de los artículos.

Para consultar el stock actual, debe utilizarse el listado de artículos.

El Inventario se utiliza únicamente para ajustar o regularizar el stock tras un recuento físico.

¿Cuándo NO se debe usar el Inventario?

No debe utilizarse el Inventario en los siguientes casos:

En estos casos, debe utilizarse:

El inventario se utiliza cuando se realiza un recuento físico de los artículos para revisar el stock existente.
No se utiliza para consultar el stock de los artículos ni para obtener listados.
Para estas acciones debe utilizarse el listado de artículos.

Como acceder a Inventario

  1. Accede a Control y Gestión.

  2. Selecciona Modificación de artículos.

  3. Elige la opción Inventario.

Cómo localizar un inventario ya iniciado

Si has empezado un inventario y lo has guardado con un nombre, puedes volver a él desde la pantalla de inventario.

Para ello:

Una vez seleccionado, podrás continuar con el inventario.

Como realizar un Inventario

Pasos para crear un inventario:

    1. Introduce un nombre de inventario.

    2. Añade los artículos al inventario desde el campo Artículo mediante:

      • Introducción manual del artículo.

      • Pulsando F3 Añadir selección, que permite elegir:

        • Familia

        • Subfamilia

        • Proveedor

    3. Realiza el recuento físico de los artículos.

    4. Introduce en el campo Recuento la cantidad real contada.

Campos importantes del Inventario

Al introducir los artículos en la grilla del inventario, se muestran los siguientes campos relevantes.

Funciones disponibles en el Inventario

Una vez mostrado el listado, están disponibles las siguientes opciones:

Importante sobre los inventarios

Una vez creado un inventario en el programa:

Catálogo Unificado

¿Qué es el Catálogo Unificado?

El Catálogo Unificado (CU) es una base de datos centralizada que contiene información sobre los productos de tabaco y otros productos que pueden comercializarse en los estancos.

Trabajar con el Catálogo Unificado permite:

El papel del BOE en la actualización de precios

El BOE (Boletín Oficial del Estado) es el diario oficial del Estado español, donde se publican leyes, reglamentos y otras disposiciones normativas.

En el sector del tabaco, el BOE publica las actualizaciones de precios regulados. Por este motivo es necesario mantener los precios de estos productos actualizados conforme a la normativa vigente.

Cuando la actualización de precios se realiza utilizando como fuente el BOE, se garantiza que el precio aplicado es el precio oficial publicado. De esta forma no se depende únicamente de la información proporcionada por los proveedores.

Sincronización entre los productos del programa y el catálogo

La sincronización es el proceso mediante el cual se vinculan los productos existentes en la base de datos del programa con los productos del Catálogo Unificado.

Este proceso permite automatizar la actualización de precios y facilitar el alta de nuevos productos.

La sincronización implica:

Identificación de productos comunes
El sistema identifica los productos del programa que coinciden con los del Catálogo Unificado. Esta identificación se realiza mediante distintos datos del producto, como:

Comparación de precios
Una vez identificados los productos, el sistema compara el precio registrado en el programa con el precio actualizado publicado en el BOE.

Actualización automática de precios
Si se detectan diferencias, el sistema actualiza automáticamente el precio del producto para mantenerlo conforme a la normativa vigente.

Alta automática de productos
Si el sistema detecta un producto existente en el catálogo que no está dado de alta en el programa, puede realizar su alta de forma automática.

Beneficios del Catálogo Unificado

Actualización de precios mediante BOE

Trabajar con el Catálogo Unificado junto con la información publicada en el BOE ofrece las siguientes ventajas:

Alta automática de productos

El Catálogo Unificado también facilita el alta de nuevos productos:

Frecuencia del proceso de sincronización

La sincronización es un proceso automático que permite actualizar precios y detectar nuevos productos del catálogo.

Este proceso se ejecuta al salir del programa, una vez al día, y tiene en cuenta los productos que hayan sido dados de alta o modificados desde el software.

Consulta de novedades del catálogo

El sistema permite consultar los productos disponibles en el Catálogo Unificado desde la pantalla Novedades catálogo.

Para acceder a esta pantalla:

Control y Gestión > Catálogo Unificado > Novedades catálogo

Desde esta pantalla se pueden consultar los productos existentes en el catálogo y las novedades recientes.

Los productos pueden aparecer identificados con las siguientes etiquetas:

Novedad
Productos creados en el catálogo en los últimos 7 días.

Modificado
Productos que han sufrido algún cambio reciente.

Alta de artículos desde Novedades

Desde la pantalla de novedades es posible dar de alta artículos en el sistema utilizando la información del catálogo.

Para dar de alta un artículo:

  1. Seleccionar el producto deseado en el listado.

  2. Acceder a la pantalla de información del producto.

  3. Pulsar Insert / Alta.

Funciones disponibles en la pantalla de novedades

La pantalla dispone de las siguientes funciones:

F2 Selección: Sitúa el cursor en el primer campo del apartado de selección.

F6 Buscar: Ejecuta la búsqueda utilizando los filtros definidos.

F7 Imprimir: Permite imprimir un listado de artículos.

F8 Mostrar grilla: Muestra el listado de artículos en formato de tabla.

AvPag / RePag: Permite avanzar o retroceder entre las páginas del listado.

F9 Novedades: Muestra únicamente los artículos marcados como novedad.

F10 Modificaciones: Muestra los artículos que han sido modificados.

Actualización manual de precios

La actualización de precios se realiza normalmente de forma automática al iniciar el programa.

Si es necesario realizar la actualización manualmente, se puede acceder desde:

Control y Gestión > Catálogo Unificado > Actualizar precios

Al pulsar la opción Actualizar, el sistema inicia el proceso de actualización de precios.

Datos para Copilot (agente clásico)

Intención: Problemas al dar de alta productos en catálogo

Frases de entrenamiento:

Respuesta del bot:

Esto suele ocurrir cuando el producto ya existe en el sistema o en el Catálogo Unificado.

Causas habituales:

Recomendaciones:

  1. Busca el artículo utilizando:
    • Código de barras
    • Código de proveedor
    • Descripción
  2. Si el artículo ya existe:
    • Utiliza ese artículo en lugar de crear uno nuevo.
  3. Si el código está duplicado en otro artículo:
    • Revisa si corresponde al mismo producto.
    • En caso necesario, libera el código desde la ficha del artículo (ALT+B – Liberar código).

Importante:

El sistema no permite duplicar códigos para evitar errores en ventas y control de stock dentro del catálogo.

Incidencia: Error al descargar el catálogo unificado

Si al entrar en el programa aparece un mensaje indicando que no se puede descargar el catálogo unificado, se recomienda seguir estos pasos:

  1. Cerrar completamente el programa.
  2. Volver a abrir el programa nuevamente.
  3. Comprobar si el mensaje ha desaparecido.

Si el error continúa:

  1. Acceder al apartado de Catálogo unificado.
  2. Forzar nuevamente la sincronización del catálogo.
  3. Esperar a que finalice el proceso de sincronización.

Importante:
Es recomendable disponer de conexión a internet activa durante la sincronización del catálogo.

Frases de entrenamiento:

Respuesta recomendada:

Si al entrar en el programa aparece un error indicando que no se puede descargar el catálogo unificado:

  1. Cierre completamente el programa.
  2. Vuelva a abrirlo nuevamente.

Si el mensaje continúa:

  1. Acceda al apartado de Catálogo unificado.
  2. Fuerce nuevamente la sincronización del catálogo.
  3. Espere a que finalice el proceso.

Es recomendable comprobar que dispone de conexión a internet activa.

Sincronización del Catálogo Unificado

La sincronización del catálogo permite vincular los productos existentes en el programa con los productos del Catálogo Unificado.

Esta vinculación es necesaria para que el sistema pueda:

La gestión de la sincronización se realiza desde una pantalla específica del programa.

Qué significa que un artículo esté sincronizado

Un artículo está sincronizado cuando el producto del programa está vinculado con el mismo producto en el Catálogo Unificado.

Cuando un artículo está sincronizado, el sistema puede:

Acceso a la pantalla de sincronización

Para acceder a la gestión de sincronización del catálogo:

Control y Gestión > Catálogo Unificado > Sincronizar catálogo

Desde esta pantalla se pueden sincronizar distintos elementos del sistema:

Sincronización de Familias (F2)

En esta pantalla se muestra la relación entre las familias del programa y las familias del Catálogo Unificado.

Se visualizan los siguientes campos:

Código Estancos: Código de la familia en el programa.

Nombre Estancos: Nombre de la familia en el programa.

Código catálogo: Código de la familia en el Catálogo Unificado.

Nombre catálogo: Nombre de la familia en el Catálogo Unificado.

Para sincronizar una familia se puede:

Es importante que las familias estén correctamente sincronizadas, ya que los artículos nuevos utilizarán la familia asociada en el catálogo.

Sincronización de Subfamilias (F4)

Esta pantalla muestra la relación entre las subfamilias del programa y las subfamilias del Catálogo Unificado.

Se muestran los siguientes campos:

La sincronización se puede realizar seleccionando el código de catálogo o utilizando el botón Insert Sincronizar.

Es importante que las subfamilias estén correctamente sincronizadas para que los artículos nuevos se asignen correctamente.

Sincronización de Proveedores (F6)

En esta pantalla se muestra la relación entre los proveedores del programa y los proveedores del Catálogo Unificado.

Los campos visibles son:

Para sincronizar un proveedor se puede seleccionar el proveedor correspondiente del catálogo o utilizar Insert Sincronizar.

Los proveedores disponibles en el catálogo son:

Sincronización de artículos (F7)

En este apartado se gestiona la sincronización entre los artículos del programa y los artículos del Catálogo Unificado.

La pantalla muestra información de los artículos del sistema y su correspondencia con los artículos del catálogo.

Las primeras columnas corresponden a los artículos del programa:

Las columnas finales corresponden a los artículos del Catálogo Unificado:

Si el artículo dispone de códigos de barras, estos se muestran en el apartado Códigos de barras de Estancos.

Funciones para sincronizar artículos

F12 Sincronizar

Permite sincronizar todos los artículos de una familia con el Catálogo Unificado.

Al utilizar esta función se debe indicar el código de la familia del programa.

La sincronización se realiza utilizando:

F6 Añadir sincronización

Permite sincronizar manualmente un artículo que todavía no está vinculado con el catálogo.

Al utilizar esta opción se muestra un listado de artículos del Catálogo Unificado para seleccionar el artículo correspondiente.

F8 Sincronización manual por EAN

Permite sincronizar un artículo introduciendo directamente su código de barras (EAN).

Otras funciones de la pantalla

F3 Pendientes

Muestra un listado de artículos que no han podido sincronizarse.

Esto puede ocurrir cuando el artículo no dispone de los datos necesarios para identificarlo en el catálogo, como el código de proveedor o el EAN.

En estos casos, las columnas correspondientes al catálogo aparecen vacías.

El botón cambia entre:

para mostrar distintos tipos de artículos.

F5 Eliminar sincronización

Permite eliminar la vinculación entre un artículo del programa y el artículo correspondiente del Catálogo Unificado.

Esta opción se activa al seleccionar un artículo que ya está sincronizado.

F9 Discrepancias

Muestra situaciones que requieren revisión en la sincronización.

En esta pantalla se pueden visualizar:

Reactivar o recuperar un artículo dado de baja.

Un artículo dado de baja no se elimina definitivamente del sistema y puede volver a activarse en cualquier momento.

Si un artículo ya existe en el sistema y fue dado de baja:

El alta de artículo solo se utiliza para productos que nunca han existido en el sistema.

¿Cuándo debo reactivar un artículo?

Debes reactivarlo cuando:

Formas de reactivar el artículo

Existen dos formas de recuperarlo:

Mediante código de barras

Si el artículo conserva su código de barras:

  1. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
  2. Introduce o escanea el código de barras.
  3. El sistema avisará de que el artículo está dado de baja.
  4. Confirma la opción de reactivarlo.

El artículo volverá a estar disponible para la venta.

Mediante listado de artículos

Si no se dispone del código de barras:

  1. Desde el menú Control y Gestión, accede a Artículos y Prensa.
  2. Pulsa F7 – Listados.
  3. Filtra por artículos en estado de baja (muestra = B).
  4. Localiza el artículo deseado.
  5. Introduce su código en la pantalla de artículos.

El sistema mostrará un aviso indicando que está dado de baja y permitirá reactivarlo.

Preguntas relacionadas


Otros artículos / Servicios

Configuración de tarjetas Nikel

Este procedimiento permite configurar en el sistema la venta de tarjetas Nikel y las operaciones de recarga o retirada de dinero.

1. Crear familia

Crear una familia común para el servicio Nikel.

Configuración:

Esta familia se utilizará tanto para la venta de tarjetas como para las recargas.

2. Crear subfamilias

Subfamilia: Venta de tarjeta

  1. Crear una subfamilia dentro de la familia Nikel
  2. Guardar la subfamilia
  3. Pulsar ALT + F (Comisión fija)
  4. Introducir la comisión correspondiente a la venta de la tarjeta

Subfamilia: Recargas / retiradas

Crear una segunda subfamilia para las operaciones de recarga.

3. Crear artículos

Artículo: Venta tarjeta Nikel

Artículo: Recarga Nikel

Configuración:

4. Configuración importante

Retirada de dinero

Para permitir operaciones de retirada:

Funcionamiento:

Funcionamiento en ventas

El artículo de recarga:

Resumen

Para configurar Nikel: